KỸ NĂNG CĂN BẢN SỬ DỤNG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG

ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG KỸ NĂNG CĂN BẢN SỬ DỤNG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Báo cáo viên: Huỳnh Thanh Trực Cán Phòng Công tác HSSV Đại học Hùng Vương TP HCM Phó Bí thư Thường trực Đoàn Trường – Chủ tịch Hội Sinh viên [Face] www.facebook.com/huynhtruc111 [P] 0944.600.008 – 0939.864.072 I CĂN CỨ PHÁP LÝ VÀ THỦ TỤC SOẠN THẢO BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Căn Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/1/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành (Lưu ý thông tư áp dụng quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân không áp dụng Đảng tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội khác) II THIẾT LẬP IN VÀ LỆNH IN (dành cho win7 trở lên, win XP không hỗ trợ bảo mật nên không quan tâm đến) Truy cập vào địa chỉ: Control Panel \ Hardware and Sound \ Devices and Printers  click chọn Add a printer menu cửa sổ Click chọn cài đặt qua netwwork Bluetooth Sau dò tìm ta khung kết bên Việc lại chọn địa máy in mà cần kết nối  double click  Ok để cài đặt driver máy in Trở lại địa Control Panel \ Hardware and Sound \ Devices and Printers bạn thấy máy in cài đặt hiển thị với dấu check màu xanh cài đặt thành công 2 III SỬ DỤNG MÁY PHOTO VĂN BẢN Các thao tác sử dụng máy - Control Panel chức phím - Chức phím hình cảm ứng - Cơ vận hành chụp - Các thông báo máy bước thực Ýnghĩa phím Panel: Màn hình cảm ứng: Dùng để thực cài đặt cho người dùng, lập chương trình copy tiện ích chụp khác Phím Access: Nếu máy bị khóa mã, nhấn phím sau nhập tên mật mã để sử dụng máy Phím Box: Dùng để vào chế độ Box Khi máy chế độ Box, phím sáng màu xanh Phím Extra Scan: Dùng để vào chế độ Extra Scan Khi máy chế độ Extra Scan phím sáng màu xanh Phím Fax/Scan: Dùng để vào chế độ Fax/Scan Khi máy chế độ Fax/Scan phím sáng màu xanh Phím Copy: Dùng để vào chế độ Copy (Mặc định máy chế độ Copy) Khi máy chế độ Copy phím sáng màu xanh Phím RESET: Nhấn để đưa máy trở chế độ mặc định Phím Interrupt: Tạm dừng chu trình copy hành để copy công việc khác, muốn trở lại công việc copy ban đầu nhấn Interrupt lần Công tắc nguồn phụ: Dùng để tắt nguồn máy Tuy nhiên có Fax đến liệu từ máy in chuyển đến máy nhận, bật công tắc in 10 Phím STOP: Để chấm dứt chu kỳ copy thực 11 Phím START: Để bắt đầu chu kỳ copy (hoặc chu kỳ Scan/ in ấn) 12 Đèn báo Main Power: Đèn sáng xanh ta bật công tắc nguồn 13 Phím Proof Copy: Nhấn phím để in kiểm tra trước trước in với số lượng lớn 14 Khung phím số: Để nhập số cần copy nhập chức số 15 Phím CLEAR (C): Để xoá số copy hành (hoặc xoá cài đặt số khác thiết lập chương trình) 16 Phím MODE CHECK: Để kiểm tra cài đặt người dùng Từ hình ta nhập chương trình copy thay đổi chương trình có sẵn 3 17 Phím Utility/Counter: dùng để hiển thị hình Utility/Counter 18 Phím Mode Memory: dùng để lưu lại thiết lập copy gọi cần 19 Phím Contrast: Để hiệu chỉnh độ tương phản hình cảm ứng 20 Phím Enlarg Display: Để phóng to hình cảm ứng 21 Phím Accessibility: dùng để vào hình cho việc thiết lập chức cho người sử dụng Các phím hình cảm ứng: Màn hình Basic: Bao gồm chức bản, gồm khung sau: Finishing – Zoom – Paper a - Màn hình Finishing (để chọn kiểu hoàn thành) gồm có: Non-Sort (Không xếp – Ngầm định), Sort (khi chọn chức này, máy tự động xếp theo Crisscross sorting (tức chia theo ngang / dọc khay giấy có cỡ để khác chiều) Electric Sorting (tức chia không xếp ngang dọc có khay giấy cỡ với gốc) Group : Chia theo nhóm trang, có hai khay giấy cỡ khác chiều phân nhóm kiểu ngang/ dọc, có khay giấy cỡ hay khay chiều phân nhóm theo trang b - Zoom (Phóng to / thu nhỏ) X.1000 Máy có sẵn chế độ phóng to/ thu nhỏ theo cỡ giấy định sẵn(hãy nhấn vào ô định sẵn nếumuốn thu/ phóng) phóng to thu thỏ phần nghìn gốc từ 0.25 -> 4.00 c - Paper: Máy tự động nhận cỡ giấy gốc gương chụp tự động nạp gốc (ADF) để lấy giấy khay tương ứng Đặc biệt, máy có khả tự xoay hình để đảm bảo thời gian chụp nhanh hao mòn vật tư Ví dụ: ta để gốc A4 gương theo chiều dọc hay ngang, máy lấy giấy khay A4 ngang Màn hình Orig > Copy (Để chọn kiểu chụp từ gốc sao) Bản gốc có kiểu : Single (1 mặt)/ Double (2 mặt) Book Separation (chụp sách) Bản có kiểu : Single (1 mặt)/ Double (2 mặt) Single 2in1 4in1 Booklet - Bản gốc Single + Single chụp mặt gốc copy mặt - Bản gốc Single + Double chụp hai gốc mặt mặt - Bản gốc Double +bản Double chụp gốc mặt mặt Chọn Single 2in1 để copy tờ gốc thu nhỏ vào tờ copy mặt Tạo sách cách nhấn 4in1/Booklet > Book Creation để tạo sách từ tập gốc (khi máy tự động thu nhỏ để trang gốc mặt vào mặt Khi tạo sách nhập gốc Single, Double nhấn Booklet Creation, sau nhấn ENTER) Màn hình Density: Để thay đổi độ đậm nhạt so với gốc, bao gồm: - Exposure (chọn muốn đậm hay nhạt so với gốc) Nhấn phím Lighter(Nếu muốn nhạt hơn) Darker(nếu muốn đậm hơn) Các ô Text / Photo / Text/Photo để chỉnh hình ảnh tối ưu theo ý người dùng - Text: chế độ cho văn sắc nét (ngầm định) - Photo: tăng cường mức xám hình ảnh lên 256 mức nhằm làm cho hình ảnh có chiều sâu trung thực Text/ Photo: Máy tự động nhận dạng khu vực gốc văn bản, khu vực hình ảnh để tự động điều chỉnh nhằm cho hoàn hảo gồm mục: • Cover Mode:(để tạo trang bìa cho tập copy) • Pager Insertion: (để chèn trang giấy trắng vào tập copy Nhấn Pager Insert nhấn vị trí trang chèn, sau nhấn ENTER) • OHP Inter Leaving (Dùng copy giấy suốt, tờ copy giấy suốt máy chèn thêm trang giấy trắng không copy vào tập Nhấn OHP Inter Leaving, nhấn kiểu chèn (1 kiểu) nhấn ENTER • File Margin (Để tạo lề cho sao) Có kiểu tạo lề tạo lề trái tạo lề đầu trang (Độ rộng lề tạo từ -> 20mm) Nhấn File Margin – Chọn kiểu lề muốn tạo – Chọn độ rộng lề – ENTER • Edge/ Frame Erase : (Xoá cạnh/ khung) Để xoá lề nhằm tạo đẹp Có chế độ xóa là: Xoá lề trái, Xoá đầu trang, Xoá khung với độ rộng mép xóa từ -> 20mm - Nhấn Erase – nhấn chế độ xoá yêu cầu – nhập độ rộng lề cần xoá – ENTER • Image Repeat: Để tạo có hình ảnh lặp lại liên tục, thích hợp cho việc tạo nhãn hồ sơ Để thực hiện: - Với gốc nhỏ: nhấn Image Repeat – Nhấn Auto Size – nhập kích thước gốc (đơn vị: mm) – ENTER - Với gốc cỡ A4: Nhấn Image Repeat – Auto Size – ENTER – nhập kích thước yêu cầu hình cỡ giấy – ENTER • Distribution #: Để đánh số copy • Separator Scan: Tính để quét gốc vào nhớ (khi dùng ADF) quét trang gốc (khi đặt gốc gương chụp – với gốc dầy sách), sau quét xong nhấn START để in lần 5 IV THAO TÁC SỬ DỤNG MÁY FAX CƠ BẢN (Máy fax trực tiếp thông qua máy in đa năng) Gửi nhận fax trực tiếp máy in Bạn để tài liệu úp xuống khay giấy cần Fax Nhấn nút Fax bảng điều khiển máy in đa đèn sáng - Thực đầy đủ bước hình LCD nút lên/ xuống/ sang trái/ phải OK Lưu ý rằng, bạn cần nhập số Fax cần gửi thông số lại bạn nên để mặc định - Khi thiết lập xong, bạn nhấn nút Start để bắt đầu Fax Một số dòng máy sau thiết lập thông số, bạn đợi sau máy phát tiếng kêu “rít rít, u u…” nhấn Start để gửi Fax 6 Cách gửi nhận Fax Windows với máy in đa Bạn khởi động ứng dụng tích hợp có sẵn Windows hỗ trợ gửi nhận Fax cách vào Start > All Programs > Windows Fax and Scan Với công cụ này, việc gửi nhận Fax đơn giản giống bạn gửi thư điện tử Chú ý: Nếu bạn không tìm Windows Fax and Scan từ All Programs tiến hành bước sau để cài đặt: + Vào Start > Control Panel > nhấn chọn Programs and Features + Nhấn liên kết Turn Windows features on or off khung bên trái > nhấn dấu + trước Print and Document Services > đánh dấu chọn trước Windows Fax and Scan > OK khởi động lại máy tính - Nếu lần đầu bạn kết nối với thiết bị Fax, ấn nút New Fax, sau làm theo hướng dẫn Fax Setup Wizard để kết nối Nếu bạn kết nối với máy Fax hay thiết bị mạng trước đây, muốn chuyển thành Fax modem, vào menu Tools > Fax Accounts > Add, sau làm theo hướng dẫn Fax Setup Wizard để kết nối với Fax modem - Để bắt đầu tạo Fax mới, bạn nhấn nút New Fax menu File để sử dụng Fax mẫu với đầy đủ chức bạn cần - Trên dòng điền địa người nhận, bạn nhấn liên kết "To" để chuyển tới sổ danh bạ (Address Book) Outlook Windows Address Book Sau đó, bạn việc chọn tên người nhận danh bạ Windows Fax and Scan tự động nhập số điện thoại từ danh bạ Bạn gửi tới người danh bạ cách điền số Fax nhận vào 7 - Tiếp theo, bạn điền tiêu đề Fax ô Fax gõ tin nhắn, ý mà bạn muốn đưa vào khung soạn thảo chương trình Windows Fax and Scan cung cấp nhiều công cụ cần thiết cho việc ghi ý cho Fax Bạn chèn hình ảnh vào hay đính kèm tài liệu khác vào Fax (giống hệt bạn gửi email), trang đính kèm trở thành trang Fax bạn Bạn gửi kèm nhiều tài liệu Fax - Bạn nhấn nút có biểu tượng máy scan công cụ để quét tài liệu muốn đính kèm Fax Để cho tài liệu chuyển đẹp, bạn điều chỉnh thiết đặt cho tài liệu mà bạn muốn quét chọn kích cỡ giấy, điều chỉnh màu, độ phân giải - Cũng cửa sổ New Fax, bạn chọn bìa Cover hay đính kèm tài liệu cách ấn nút Attach công cụ Fax, chèn thêm ảnh nút Insert Picture - Để thiết lập thông số địa Fax người nhận, bạn nhấn biểu tượng bàn phím nhập tên người nhận (Recipient Name), số Fax (Fax Number Detail) Nếu bạn muốn Fax nước đánh dấu chọn trước Use country and area code > chọn tên nước (Country/Region), City/Area Code (mã tỉnh, thành phố), số Fax (Fax number) Cuối cùng, bạn nhấn OK để lưu lại - Sau đó, bạn cài đặt thông tin người gửi, bạn vào Tools > Sender Informations nhập đầu đủ thông tin yêu cầu > nhấn OK để lưu lại - Lúc này, bạn hoàn thành 80% công đoạn việc gửi Fax Windows 8 - Để xem lại Fax gửi đi, bạn nhấn nút Preview công cụ Khi cảm thấy ưng ý, bạn nhấn nútSend để bắt đầu gửi - Để kiểm tra tải Fax mới, bạn nhấn Receive a Fax Now để thực việc nhận Fax Cách gửi nhận Fax Windows XP với máy in đa Cài đặt thành phần bổ sung Fax Services: Tương tự Windows 7, bạn cần phải cài đặt thành phần bổ sung để kích hoạt Fax/modem máy tính cách: - Vào Start > Control Panel > Add or Remove Programs - Nhấn Add/Remove Windows Components để kích hoạt Windows Components Wizard - Trong danh sách Components, bạn chọn vào hộp kiểm Fax Services > Next - Hệ thống cài đặt thành phần Fax Nếu bạn bị nhắc nhở thực cài đặt, đưa đĩa Microsoft Windows XP CD vào, sau nhấn OK Cuối cùng, bạn nhấn Finish > Close Cài đặt tính gửi nhận Fax - Vào Start > All Programs > Accessories > Communications > Fax, sau nhấn Fax Console - Khi Fax Configuration Wizard xuất hiện, bạn nhấn Next Trên cửa sổ Sender Information, bạn đánh vào thông tin mà bạn muốn xuất trang lề Fax (tương tự Windows 7) Không thiết phải điền đầy đủ ô > nhấn Next để tiếp tục 9 - Fax Configuration Wizard hiển thị cửa sổ Select Device for Sending or Receiving Faxes Nếu bạn muốn nhận Fax gửi đến, chọn vào hộp kiểm Enable Receive Nếu đường điện thoại kết nối đến máy tính bạn để dùng cho Fax, kích Automatically answer after Nếu bạn muốn trả lời cách thủ công Fax gửi đến, kích Manual answer Sau nhấn Next để tiếp tục - Trên cửa sổ Transmitting Subscriber Identification (TSID), bạn đánh vào thông tin mà bạn muốn sử dụng hộp TSID Điển hình, thông tin thường gồm có số Fax tên doanh nghiệp tên bạn > nhấn Next Trên cửa sổ Called Subscriber Identification (CSID), bạn đánh vào thông tin hộp CSID CSID thông tin hiển thị số Fax gửi đến Số giúp xác nhận bạn gửi Fax đến người nhận CSID giống TSID, sau bạn nhấn Next - Trên cửa sổ Routing Options, chọn xem bạn có muốn in Fax tự động không Nếu không in cách tự động Fax gửi đến, chúng chứa Fax Console Nhấn chọn vào hộp kiểm Print it on bạn muốn Fax mà bạn nhận được in cách tự động > nhấn Next - Trên cửa sổ Completing the Fax Configuration Wizard, bạn chọn Finish để hoàn tất - Fax Configuration Wizard đóng thông báo Windows Security Alert xuất hiện, bạn nhấnUnblock Máy tính bạn sẵn sàng cho việc gửi nhận Fax thông qua bước trình thuật sĩ Bạn sử dụng Fax Console để duyệt Fax đến Fax đi, thực nhận cách thủ công cách vào File > Receive a Fax now 10 V HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MÁY SCAN CĂN BẢN - Bước 1: bật máy scan, đưa tài liệu cần scan vào máy - Bước 2: bật phần mềm scan máy tính, lựa chọn hình thức scan (như hình bên) - Bước 3: Đặt tên file, định dạng file thư mục lưu trữ (như hình bên) - Bước 4: Canh chỉnh hình ảnh scan xuất file 11 VI CÁC PHẦN MỀM TIỆN ÍCH HỖ TRỢ: Cam Scaner: CamScanner giải pháp quản lý tài liệu thông minh cho cá nhân , doanh nghiệp nhỏ, tổ chức , phủ trường học Nó hoàn toàn phù hợp cho người muốn quét, đồng , chỉnh sửa , chia sẻ quản lý nội dung khác tất thiết bị Dropbox: Dropbox dịch vụ miễn phí cho phép bạn mang theo tất tài liệu, ảnh video tới nơi Điều có nghĩa tập tin mà bạn lưu vào Dropbox tự động lưu vào máy tính, điện thoại bạn website Dropbox Phần mềm giúp cho bạn dễ dàng chia sẻ tài liệu cho nhiều người Thậm chí trường hợp ổ cứng máy tính bị hỏng, liệu điện thoại hoàn toàn bạn yên tâm có lưu trữ nội dung Dropbox Dung lượng tối đa lên đến 52GB (dành cho người sử dụng sở hữu account thiết bị SAMSUNG) OneDrive: dịch vụ lưu trữ đám mây cá nhân miễn phí Microsoft, giúp người dùng lưu trữ toàn hình ảnh, video tài liệu quan trọng, đồng thời truy cập liệu dễ dàng từ toàn thiết bị họ sử dụng Được biết đến trước với tên gọi SkyDrive, dịch vụ OneDrive Microsoft cung cấp cho người dùng 7GB lưu trữ liệu miễn phí - tương đương với khoảng 2800 hình chụp từ smartphone 8MP giúp người dùng truy cập xử lý tài liệu thiết bị di động máy tính  ...2 III SỬ DỤNG MÁY PHOTO VĂN BẢN Các thao tác sử dụng máy - Control Panel chức phím - Chức phím hình cảm ứng - Cơ vận hành chụp - Các thông báo máy bước thực Ýnghĩa phím Panel: Màn hình cảm... thành phần bổ sung Fax Services: Tương tự Windows 7, bạn cần phải cài đặt thành phần bổ sung để kích hoạt Fax/modem máy tính cách: - Vào Start > Control Panel > Add or Remove Programs - Nhấn Add/Remove... (1 mặt)/ Double (2 mặt) Single 2in1 4in1 Booklet - Bản gốc Single + Single chụp mặt gốc copy mặt - Bản gốc Single + Double chụp hai gốc mặt mặt - Bản gốc Double +bản Double chụp gốc mặt mặt Chọn