giáo trình tin học đại cương

Thanh công cụ mini Cách 3: Nháy chuột phải tại các chữ đã chọn, khi xuất hiện bảng chọn thì chọn lệnh Font để mở hộp thoại Font hoặc nháy chuột tại nút Dialog Box Launcher trong nhóm F

7.1 T ÓM TẮT LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CỦA MS W ORD 3

7.2 G IỚI THIỆU NỘI DUNG CHƯƠNG 2: B Ộ XỬ LÍ VĂN BẢN MS W ORD 4

7.3 L ÀM QUEN VỚI W ORD 2010 5

7.3.1 Khởi động Word 5

7.3.2 Giới thiệu màn hình làm việc của Word 2010 5

7.3.3 Chọn lệnh trên thanh Ribbon bằng sử dụng phím 8

7.3.4 Giới thiệu BackStage View 9

7.3.5 Các thao tác với tệp 10

7.4 N HẬP VÀ ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 13

7.4.1 Định dạng cơ bản 13

7.4.2 Chèn các đối tượng phi văn bản 26

7.5 Đ ỊNH DẠNG NÂNG CAO 37

7.5.1 Chia cột 37

7.5.2 Tạo chữ lớn đầu dòng (Drop Cap) 38

7.5.3 Đánh số trang 39

7.5.4 Tiêu đề trang 41

7.5.5 Chú thích chân trang 43

7.6 B ẢNG BIỂU 45

7.6.1 Tạo bảng 45

7.6.2 Định dạng bảng 46

7.6.3 Tính toán trong bảng 51

7.7 T ẠO MỤC LỤC VÀ THAM CHIẾU TỰ ĐỘNG 53

7.7.1 Tạo mục lục 53

7.7.2 Tham chiếu tự động 56

7.8 T RỘN VĂN BẢN 59

7.8.1 Khái niệm 59

7.8.2 Các bước thực hiện trộn văn bản 60

BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 7 BỘ XỬ LÝ VĂN BẢN (MICROSOFT WORD) 63

7.1 NHẬP VÀ ĐỊNH DẠNG CƠ BẢN 63

A- Bài tập có hướng dẫn giải 63

B- Bài tập bắt buộc 67

C- Bài tập làm thêm 69

7.2 CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG PHI VĂN BẢN 70

A- Bài tập có hướng dẫn giải 70

B- Bài tập bắt buộc 80

C- Bài tập làm thêm 81

7.3 ĐỊNH DẠNG NÂNG CAO 82

A- Bài tập có hướng dẫn giải 83

B- Bài tập bắt buộc 89

C- Bài tập làm thêm 90

7.4 LÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU 91

A- Bài tập có hướng dẫn giải 91

2

Hướng dẫn giải 91

B- Bài tập bắt buộc 94

C- Bài tập làm thêm 95

7.5 TRỘN VĂN BẢN 95

A- Bài tập có hướng dẫn giải 95

A B ÀI TẬP BẮT BUỘC 99

B- Bài tập làm thêm 100

7.6 TẠO MỤC LỤC VÀ THAM CHIẾU TỰ ĐỘNG 101

A- Bài tập có hướng dẫn giải 101

B- Bài tập bắt buộc 114

C- Bài tập làm thêm 117

3

Chương 7 BỘ XỬ LÍ VĂN BẢN (MS WORD)

7.1 Tóm tắt lịch sử phát triển của MS Word

Nội dung mục này dịch từ bài báo: "Short History of Microsoft Word" của Lou Martin1

Kể từ khi ra mắt công chúng vào năm 1983, ứng dụng xử lý văn bản MS Word (Microsoft Word)

đã được nâng cấp qua 13 phiên bản và phiên phản thứ 13 của nó là Microsoft Word 2010 Trong bộ Microsoft Office 2010, Word được đóng gói cùng với các phần mềm khác như Publisher, Excel và PowerPoint

Năm 1980: Bắt nguồn từ ứng dụng với tên gọi "Bravo", nền tảng cho phần mềm Word đã được

đưa đến công ti Microsoft vào năm 1981 từ Trung tâm nghiên cứu Xerox Palo Alto Charles Simonyi Năm 1982, Microsoft đã thành lập nhóm phát triển Word và vào năm 1983, phiên bản đầu tiên của Word dành cho hệ điều DOS đã được phát hành Trong phiên bản ban đầu của nó, chương

trình được xây dựng dựa trên triết lí "những gì bạn thấy là những gì bạn nhận được"2, nghĩa là người sử dụng được hứa hẹn rằng những gì xuất hiện trên màn hình sẽ xuất hiện trong in ấn Sau hai phiên bản nữa được phát hành, Word cho Windows 1.0 được công bố vào năm 1989

Năm 1990: Microsoft Word 2.0 cho Windows được phát hành vào năm 1991, và vào năm 1993,

Word 6.0 cho Windows được tung ra thị trường Số hiệu phiên bản Word là 6.0 được chọn để phù hợp với trình tự của các phiên bản của hệ điều hành DOS ban đầu Năm 1995, Microsoft đã tạo ra

bộ phần mềm Office trong đó có Word 7.0, rồi đổi tên là Word 95 Điều này bắt đầu đánh dấu một

xu hướng về cách đặt tên của các phiên bản Word gắn với năm mà nó ra đời thay vì số thứ tự phiên bản trong biệt danh chính thức của nó Vì thế, Word 97, Word 2000 tương ứng đã được phát hành vào năm 1997 và 1999

Năm 2000: Bước sang thế kỷ 21, ứng dụng Microsoft Word đã được nâng cấp và phát hành liền

bốn phiên bản: Word 2002 - còn được gọi là Word XP bởi vì nhãn của bộ công cụ phần mềm là Office XP, Word 2003, Word 2007 và Word 2010 Ứng dụng Word 2007 đánh dấu một bước ngoặt lớn về sự thay đổi giao diện người dùng, trong đó hệ thống "bảng chọn" (menu) và các thanh công

cụ (tools) được thay thế bởi một dải "ruy băng" (ribbon) chứa các lệnh thường xuyên dùng đến Nhiều ứng dụng tiên tiến cũng bắt đầu xuất hiện với Word 2007, bao gồm Ngôn ngữ đánh dấu mở

1 Lou Martin là nhà khoa học về lịch sử và truyền thông Ông còn là một cây viết chuyên nghiệp từ năm 1992 cho các tờ tạp chí nổi tiếng của Mĩ như ""Los Angeles Times," "Long Beach Press-Telegram" và "Deseret Morning News."

(Xem trên: http://www.ehow.com/info_8339161_short-history-microsoft-word.html )

2 Cụm chữ viết tắt là “WYSIWYG” - "what you see is what you get", cụm từ này trở thành một câu "thành ngữ" mà nhiều ứng dụng hướng tới, ví dụ như các phần mềm bảng tính có từ cách đây rất lâu như Lotus, Quatro

4

rộng (XML), khả năng chỉnh sửa ngữ pháp và kiểm tra chính tả cho các ngôn ngữ của các nước không nói tiếng Anh

Năm 2010: Phát hành vào năm 2009, Microsoft Word 2010 đi kèm với một loạt các nâng cấp,

chẳng hạn như hiệu ứng văn bản, khả năng kết hợp và các công cụ điều hướng (navigational tools)

nâng cao Word 2010 cho phép người dùng tạo ra nội dung văn bản bắt mắt thông qua một số hiệu ứng, như hiệu ứng chuyển màu (gradient) và phản xạ màu Đây là phiên bản Word đầu tiên mà nó cho phép nhiều người dùng đồng thời truy cập, viết và chỉnh sửa cùng một tệp từ các địa điểm khác nhau Word 2010 cũng cho phép người dùng tổ chức và duyệt nội dung của một tài liệu từ một cửa

sổ duy nhất, tiết kiệm thời gian và công sức phải sàng lọc từ các vị trí khác nhau để tìm thông tin mong muốn

7.2 Giới thiệu nội dung chương 2: Bộ xử lí văn bản MS Word

Phần kiến thức cơ bản về MS Word đã được dạy chính thức trong chương trình Tin học lớp 10 trung học phổ thông với thời lượng 20 tiết, trong đó có 8 tiết lí thuyết, 8 tiết thực hành trên máy và 4 tiết bài tập Với mục đích củng cố và nối tiếp chương trình MS Word ở bậc học phổ thông, cuốn giáo trình này trước hết hệ thống lại một số nội dung cơ bản và quan trọng cần phải nắm vững, sau

đó giới thiệu các chức năng nâng cao của một hệ soạn thảo chuyên nghiệp mà ở đây là MS Word

2010 Các nội dung cơ bản sau đây sẽ được đề cập:

 Nhập và định dạng văn bản (chữ, đoạn, chỉ mục, trang)

 Định dạng nâng cao (chia cột, đánh số trang, header, footer, footnote)

Có thể nói rằng, bất kì một phiên bản MS Word nào nói riêng, hay bất kì một bộ xử lí văn bản

chuyên nghiệp nào nói chung, cũng đều thỏa mãn một số chức năng cơ bản và mỗi chức năng đó có một nguyên tắc chung để thực hiện Ví dụ, để sao chép một khối văn bản, cần thực hiện 3 bước: (1)

chọn (selection), (2) gọi thực hiện lệnh sao chép (copy) và (3) gọi thực hiện lệnh "dán" (paste) Rõ

ràng phiên bản nào của MS Word cũng đều tuân theo ba bước đó Cách thực hiện cụ thể như thế nào

lại phụ thuộc vào giao diện và cách tổ chức tương tác với người dùng của từng phiên bản Tuy nhiên, nếu người dùng thành thạo cách thực hiện trên một phiên bản cụ thể thì sẽ dễ dàng suy đoán

ra cách thực hiện tương tự trên các phiên bản khác Bởi vậy, với mỗi một chức năng của MS Word được nêu ra, giáo trình sẽ trình bày nguyên tắc chung để thực hiện và sau đó mới mô tả cách thực hiện như là ví dụ minh họa trên một phiên bản cụ thể là MS Word 2010 Với cách tiếp cận kiến thức

Hình 7-1 Màn hình làm việc của Word 2010 Còn có những cách khác để mở ứng dụng Word, như nháy kép chuột vào biểu tượng Microsoft Word 2010 (nếu có) trên màn hình nền (Desktop); Hoặc thậm chí từ bảng chọn Start, chọn luôn lệnh Microsoft Word 2010 (nếu có) trên danh sách các chương trình mới mở của bảng chọn Start

7.3.2 Giới thiệu màn hình làm việc của Word 2010

Thanh tiêu đề của cửa sổ Word 2010 hiển thị tên của tệp văn bản đang mở và tên chương trình Microsoft Word như Hình 7-2 dưới đây Nếu tệp tin đang mở được tạo ra bởi các phiên bản Word trước (ví dụ như Word 2003) thì sau tên tệp sẽ có thêm thông báo [Compatility Mode] như Hình

Thanh tiêu đề Nút thu gọn, điều chỉnh, đóng cửa sổ

Thanh công cụ Quick Access

6

7-2 Thanh tiêu đề trong cửa sổ Word 2010dưới đây Cụm từ "Compatility Mode" ngụ ý tệp văn bản đang được mở ở chế độ tương thích với phiên bản cũ Cuối cùng, như mọi cửa sổ ứng dụng khác, phía ngoài cùng bên phải của thanh tiêu đề là ba nút lệnh: (1) Cực tiểu (Minimize) để thu nhỏ cửa sổ

về thanh taskbar; (2) Cực đại cửa sổ (Maximize) hoặc khôi phục cửa sổ (Restore down) về trạng thái trước đó, và (3) Close để đóng cửa sổ đang mở

Hình 7-2 Thanh tiêu đề trong cửa sổ Word 2010

Thanh công cụ Quick Access nằm ở góc trên bên trái cung cấp cách thực thi dễ dàng và nhanh

một số lệnh cơ bản đối với tập tin Mặc định, thanh công cụ Quick Access gồm có lệnh Save, Undo, Redo Nháy chuột vào mũi tên trỏ xuống ở phía cuối thanh công cụ để thêm hoặc bớt các lệnh

Hệ thống bảng chọn của Word 2010 được trình bày theo kiểu Ribbon (được hiểu là một “dải”

lệnh) Với thanh Ribbon, các lệnh thường dùng trong các thẻ sẽ được “phơi” ra trên “dải” lệnh thay

vì được dấu trong các bảng chọn nhiều tầng như các phiên bản Word 2003 trở về trước Mặc định,

trên thanh Ribbon bao gồm các thẻ File, Home, Insert, Paga Layout, References, Maillings, Review, View Mỗi thẻ lại được chia thành các nhóm lệnh theo chủ đề Ví dụ: thẻ Home chứa nhóm các lệnh thường gặp như Clipboard, Font, Paragraph, Styles, Editing Khi ta đưa chuột tới một

nút lệnh trên thanh Ribbon, sẽ xuất hiện một hướng dẫn tăng cường (Enhanced ScreenTip) mô tả về

biểu tượng này

Hình 7-3 Enhanced Screen Tip mô tả biểu tượng đánh dấu đầu dòng (Bullets)

Dialog Box Launcher: Nhiều nhóm trên thanh Ribbon có một biểu tượng mũi tên nhỏ ở góc

dưới bên phải Microsoft gọi đây là Dialog Box Launcher Khi ta nháy chuột vào biểu tượng này để

mở ra một hộp thoại tương ứng với nhóm lệnh đó Ví dụ: ta nháy vào biểu tượng Dialog Box Launcher trong nhóm lệnh Paragraph để mở hộp thoại Paragraph như Hình 7-4

Galary: một số nút lệnh trên thanh Ribbon có mũi tên nhỏ trỏ xuống bên cạnh Mũi tên này mang

thông điệp vẫn còn nhiều lựa chọn khác Nếu nháy chuột vào mũi tên thấy xuất hiện một danh sách

7

các lựa chọn Khi muốn đóng danh sách, nháy chuột lại tại mũi tên Hình 7-5, hiển thị danh sách

các lựa chọn đánh dấu đầu dòng khi nháy chuột vào mũi tên tại nút lệnh Bullets

Thanh trạng thái (Status bar): nằm phía cuối màn hình cho biết ta đang ở trang nào, có bao

nhiêu từ trong tệp tin Ta có thể tùy chỉnh thanh trạng thái bằng cách nháy chuột phải tại vị trí bất kỳ trên thanh trạng thái, khi thấy xuất hiện một bảng danh sách các lựa chọn như trong Hình 7-6 Nháy chuột vào lựa chọn đang có đánh dấu để tắt chức năng tương ứng hoặc nháy chuột vào lựa chọn không có đánh dấu để bật chức năng tương ứng

Hình 7-4 Hộp thoại Paragraph được mở bằng nháy chuột vào biểu tượng

Dialog Box Laucher

Hình 7-5 Danh sách các lựa chọn đánh dấu đầu dòng

Hộp thoại ParagraphDialog Box Launcher

8

Hình 7-6 Danh sách các lựa chọn trên thanh trạng thái

7.3.3 Chọn lệnh trên thanh Ribbon bằng sử dụng phím

Ta có thể sử dụng phím để chọn lệnh trên thanh Ribbon thay vì sử dụng chuột Các bước thực

hiện như sau:

Bước 1: Chọn đối tượng chịu tác động của lệnh sẽ chọn như chữ, đoạn, ô…

Bước 2: Nhấn phím Alt trên bàn phím để chuyển từ chế độ nhập dữ liệu sang chế độ dùng phím

để chọn lệnh trên thanh Ribbon Ta thấy xuất hiện các ký tự và các chữ số trên thanh Ribbon và thanh công cụ Quick Access Các chữ số và các chữ cái này được gọi là các Key Tip

Bước 3: Nhấn một ký tự để chọn một thẻ lệnh tương ứng Ví dụ: nhấn chữ N để chọn thẻ lệnh

Insert Khi đó, trên thanh Ribbon xuất hiện nhóm các lệnh trong thẻ Insert cùng các Key Tip tương

ứng tại mỗi lệnh

Bước 4: Nhấn một ký tự hoặc một nhóm ký tự để chọn một lệnh, lệnh được chọn tác động trên

đối tượng ta đã chọn ở bước 1

Nhấn phím Esc để đưa bàn phím trở lại trạng thái ở bước ngay trước đó

9

Hình 7-7 Ký tự và số xuất hiện khi nhấn phím Alt

Hình 7-8 Các ký tự, nhóm ký tự đại diện trong thẻ Insert

Với cách chọn lệnh bằng sử dụng phím như trên, không cần ghi nhớ các Key Tip tương ứng với từng lệnh Vì khi cần các Key Tip của các lệnh sẽ xuất hiện ngay tại vị trí của lệnh

7.3.4 Giới thiệu BackStage View

Backstage View trong Office 2010 là một sự cải tiến thực đơn File trong các phiên bản cũ

Microsoft coi phần văn bản đang soạn thảo như là phía “sân khấu”, còn tệp chứa văn bản đó thì được ví như là “hậu trường” Đúng như nghĩa tiếng Việt “duyệt ở hậu trường”, Backstage View chứa các lệnh để làm việc với tệp văn bản như đóng tệp, mở tệp, ghi tệp, ghi tệp với tên mới, quản lí phiên bản, gán quyền truy cập và chia sẻ, quay trở lại với tệp đang làm việc,… Để mở Backstage

View, ta chọn thẻ File trên thanh Ribbon, thấy xuất hiện giao diện như Hình 7-9

Hình 7-9 Giao diện Backstage View

10

Backstage View chia làm 3 cột thông tin Cột ở phía trái là danh sách các lệnh với tệp như lưu tệp, mở tệp, đóng tệp, xem thông tin về tệp, tạo tệp mới, in tệp… Cột ở giữa hiện thị các thông tin và lựa chọn tương ứng với lệnh được chọn ở cột bên trái Cột bên phải sẽ hiển thị thông tin tương ứng

với các lựa chọn ở cột giữa Ví dụ: ở Hình 7-10, khi chọn lệnh Print ở cột bên trái, cột ở giữa sẽ

hiện thị tất cả các lựa chọn in tệp như số bản in, máy in, kích thước giấy in… Cột bên phải cho phép xem trước kết quả in Nếu tại cột giữa chọn lại hướng giấy từ hướng dọc sang hướng ngang thì ngay lập tức cột bên phải cũng sẽ hiển thị kết quả in từ hướng giấy dọc chuyển sang hướng giấy ngang

Hình 7-10 Các lựa chọn cho việc in ấn xuất hiện ở cột giữa

Để đóng Backstage View nháy chuột vào thẻ File

7.3.5 Các thao tác với tệp

7.3.5.1 Tạo mới tệp

Tương tự như các phiên bản Word trước, tổ hợp phím tắt để tạo mới một tệp trắng là Crtl + N

Ngoài ra, có thể nháy tại biểu tượng tạo mới tệp trên thanh công cụ Quick Access Cách khác, nháy chọn File/New, rồi nháy đúp chuột vào biểu tượng Blank Document ở cột giữa Backstage

View

Word 2010 cho phép tạo mới một tệp theo khuôn mẫu Để tạo tệp mới theo khuôn mẫu, nháy

chọn File/New, chọn một mẫu trong danh sách ở cột giữa Backstage View, nháy chọn nút Creat ở

cột bên phải

thoại Save As như Hình 7-12, chọn thư mục lưu tệp, rồi nhập tên tệp tại ô File name, kiểu tệp mặc

định là tệp văn bản có phần mở rộng docx, sau đó nháy vào nút Save

Hình 7-12 Hộp thoại Save As Các tệp đã được lưu ít nhất một lần, nếu nhấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc nháy vào biểu tượng , chọn File/Save thì tệp được lưu mà không xuất hiện hộp thoại Save As

Chọn thư mục lưu tệp

Nhập tên tệp tại ô File name

Kiểu tệp

12

Với định dạng docx sẽ không thể mở trên các phiên bản Word 2003 trở về trước nếu không cài thêm bộ chuyển đổi Để mở được tệp trên Word 2003, phải lưu tệp với định dạng doc Khi lưu tệp,

tại ô Save as Type chọn Word 97-2003 document như trong 0

Hình 7-13 Lưu tệp với định dạng doc

Để tránh mất dữ liệu khi bị bất ngờ treo máy hoặc mất điện, nên bật tính năng tự động lưu tệp

theo chu kỳ Nháy chuột chọn File/Option/Save, bật tính năng Save AutoRecover information every

và chọn thời gian của một chu kỳ tự động lưu tệp tại ô bên cạnh (đơn vị thời gian được tính bằng phút)

Hình 7-14 Bật tính năng tự động lưu tệp sau mỗi 10 phút

7.3.5.3 Mở tệp

Để mở tệp, thực hiện một trong các cách: nhấn tổ hợp phím Ctrl + O, biểu tượng mở tệp trên thanh công cụ Quick Access Xuất hiện hộp thoại Open như Hình 7-15, chọn thư mục lưu tệp tại ô Look in, chọn tệp cần mở trong khung dưới ô Look in, nháy vào nút Open

Nếu tệp cần mở có định dạng doc thì trên thanh công cụ sẽ xuất hiện từ Compatibility Mod

ngay sau tên tệp Có một vài chức năng trong Word 2010 sẽ không thực hiện được trên tệp định

dạng doc Để có thể sử dụng mọi chức năng ưu việt của Word 2010, có thể chuyển đổi tệp sang định dạng docx Để chuyển đổi, nháy chọn File/Info, chọn Convert ở cột giữa, xuất hiện hộp thoại

Bước 1: Chọn các chữ cần định dạng Nếu không chọn thì các thuộc tính định dạng được áp dụng

cho các ký tự được nhập vào từ vị trí con trỏ soạn thảo trở đi

Nút Open Tệp cần mở được chọn

Thư mục chứa tệp

14

Bước 2: Chọn lệnh định dạng theo một trong các cách sau:

Cách 1: Chọn thẻ Home trên thanh Ribbon, chọn các lệnh tại nhóm Font

Hình 7-17 Nhóm lệnh Font trong thẻ Home trên thanh Ribbon

Cách 2: Di chuột trong vùng chọn khi xuất hiện thanh công cụ mini, nháy chọn lệnh định dạng

trên thanh công cụ này

Hình 7-18 Thanh công cụ mini

Cách 3: Nháy chuột phải tại các chữ đã chọn, khi xuất hiện bảng chọn thì chọn lệnh Font để mở

hộp thoại Font hoặc nháy chuột tại nút Dialog Box Launcher trong nhóm Font trong thẻ Home trên

thanh Ribbon (xem Hình 7.19)

Cách 4: Sử dụng phím tắt như Ctrl + B (chọn kiểu chữ đậm), Ctrl + I (chọn kiểu chữ nghiêng),

Ctrl + U (chọn kiểu chữ gạch chân đơn), Ctrl + ] (tăng cỡ chữ), Ctrl + [ (giảm cỡ chữ), Ctrl + Shift + F (thay đổi phông chữ), Ctrl + Shift + P (thay đổi cỡ chữ)

7.4.1.1 Định dạng đoạn

Định dạng cho đoạn bao gồm khoảng cách dòng, khoảng cách dòng đầu tiên với lề, khoảng cách các dòng còn lại so với lề, khoảng cách với đoạn trước, khoảng cách với đoạn sau, căn lề Để định dạng đoạn, thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Chọn đoạn cần định dạng bằng cách đặt con trỏ soạn thảo vào trong đoạn

Bước 2: Chọn lệnh định dạng theo các cách sau:

15

Hình 7-19 Hộp thoại Font

Cách 1: Chọn thẻ Home trên thanh Ribbon, chọn lệnh trong nhóm Paragraph (xem Hình 7-20)

Hình 7-20 Nhóm lệnh Paragraph trong thẻ Home trên thanh Ribbon

Cách 2: Mở hộp thoại Paragraph như Hình 7-21 bằng một trong các cách: nháy chuột phải tại

đoạn đã chọn, xuất hiện bảng chọn, nháy chọn Paragraph Hoặc nháy vào nút Dialog Box Launcher

tại nhóm Paragraph trong thẻ Home trên thanh Ribbon

Cách 3: Sử dụng phím tắt như: Ctrl + 1 (cách dòng đơn), Ctrl + 2 (cách dòng đôi), Ctrl + 1.5

(cách dòng 1.5), Ctrl + 0 (tăng thêm cách dòng đơn trước đoạn), Ctrl + M (tăng khoảng cách đoạn

so với lề trái thêm một tab, mặc định 1.27 cm), Ctrl + Shift + M (giảm khoảng cách đoạn so với lề

trái một tab)

Cỡ chữ Màu chữ

Xem trước

Các kiểu gạch chân

Kiểu chỉ số

Để định dạng kiểu chỉ mục, thực hiện theo các bước:

Bước 1: Chọn các đoạn văn bản cần định dạng

Bước 2: Nháy chọn thẻ Home, trong nhóm Paragraph, nháy chọn biểu tượng Bullets hoặc

Numbering

Hai biểu tượng Bullets hoặc Numbering trên thanh Ribbon đều có một mũi tên nhỏ hướng

xuống bên cạnh, nếu nháy chuột vào mũi tên này sẽ thấy xuất hiện một danh sách các lựa chọn như

Hình 7-22 Ví dụ định dạng kiểu Bullets và Numbering Khi đó, đưa con trỏ chuột đến kiểu đánh

dấu nào thì các đoạn đã chọn sẽ được đánh dấu theo kiểu đó để có thể xem trước khi chọn Khi chọn được kiểu phù hợp, nháy chuột tại kiểu đó

Khi muốn đổi từ đánh theo Bullets sang Numbering hoặc ngược lại, thực hiện theo hai bước như trên

17

Khi muốn gỡ bỏ đánh dấu kiểu chỉ mục, chọn các đoạn đã đánh dấu chỉ mục, nháy chuột lại tại

biểu tượng Bullets hoặc Numbering tương ứng

Hình 7-22 Ví dụ định dạng kiểu Bullets và Numbering

7.4.1.3 Định dạng Tab

Theo mặc định, mỗi lần nhấn phím Tab, con trỏ soạn thảo dịch chuyển sang trái một khoảng 1.27

cm, đồng thời tạo ra một khoảng trống Tuy nhiên, có thể thiết lập lại vị trí dừng của con trỏ soạn thảo tại một vị trí bất kỳ khi nhấn phím Tab và cách thể hiện khác khoảng trống của Tab

Để thiết lập Tab, thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Đặt con trỏ soạn thảo tại đoạn văn bản cần đặt Tab Nếu muốn đặt Tab cho nhiều đoạn

văn bản đã có sẵn thì chọn các đoạn văn bản này

Bước 2: Nếu chưa hiển thị thanh thước kẻ ngang và thước kẻ dọc, nháy chọn thẻ View trên thanh

Ribbon, đánh dấu chọn Ruler trong nhóm Show Nếu đã có thanh thước kẻ thì bỏ qua bước này

Bước 3: Nháy chuột tại góc giao của 2 thanh thước kẻ (phía trên của thước kẻ dọc, phía trái của

thước kẻ ngang) cho đến khi chọn được một biểu tượng tương ứng với kiểu Tab cần thiết Có các kiểu Tab và biểu tượng tương ứng như sau:

Tab trái: sau khi nhấn Tab, các ký tự được gõ sau sẽ dịch dần sang bên phải so với dị trí đặt Tab

Tab phải: sau khi nhấn Tab, các ký tự được gõ sau sẽ dịch dần sang bên trái so với vị trí đặt Tab

Tab giữa: sau khi nhấn Tab, các ký tự được gõ sau sẽ được căn giữa so với vị trí đặt Tab

18

Tab thập phân: sau khi nhấn Tab, một số thực được gõ sau đó, dấu chấm phân cách phần nguyên và phần thập phân sẽ căn đúng tại vị trí đặt Tab

Tab đứng: sau khi nhấn Tab sẽ có một vạch đứng tại vị trí đặt Tab

Bước 4: Nháy chuột tại vị trí dừng con trỏ soạn thảo khi nhấn Tab trên thanh thước kẻ ngang Tại

vị trí nháy chuột, xuất hiện biểu tượng loại Tab đã chọn

Bước 5: Đặt con trỏ soạn thảo tại đoạn văn bản vừa thiết lập Tab, nhấn phím Tab

Hình 7-23 Ví dụ sử dụng Tab trái, giữa, phải, thập phân

19

Để loại bỏ Tab, chọn đoạn văn bản có chứa Tab cần loại bỏ, di chuột đến vị trí điểm dừng của Tab trên thanh thước kẻ, kéo thả vị trí dừng của Tab ra khỏi thanh thước kẻ Khi nhả chuột trái, biểu tượng Tab vừa bị loại bỏ không còn trên thanh thước kẻ Đồng thời, nếu có một Tab sau Tab vừa bị loại bỏ, các ký tự sẽ dịch chuyển đến vị trí dừng của Tab này Nếu không sẽ thay thế bằng một Tab mặc định

Trong Hình 7-24, mỗi dòng có bốn Tab Sau khi loại bỏ Tab giữa của dòng đầu tiên được kết quả như trong Hình 7-25, chữ “Center” dịch chuyển đến vị trí dừng của Tab phải ngay sau Tab giữa vừa

bị loại bỏ

Hình 7-25 Minh họa loại bỏ một Tab trong đoạn văn có nhiều Tab

Sử dụng hộp thoại Tab

Để mở hộp thoại Tab có hai cách:

Cách 1: Nháy đúp chuột tại vị trí dừng của một Tab bất kỳ trên thước kẻ ngang

Cách 2: Tại thẻ Home, nháy chuột vào nút Dialog Box Launcher của nhóm Paragraph để mở

hộp thoại Paragraph, nháy chuột vào nút Tabs

Trong hộp thoại Tabs sẽ hiển thị tất cả các loại Tab có trong đoạn văn bản (Hình 7-26)

Hình 7-26 Hộp thoại Tab hiển thị bốn loại Tab trong đoạn văn bản

20

Trong hộp thoại Tab, nhóm Leader gồm các kiểu thể hiện của Tab Kiểu thể hiện của Tab quy

định cái gì xuất hiện tại khoảng trống khi nhấn phím Tab Kiểu số 1 (None) là khoảng trắng, kiểu số

2 là các dấu chấm, kiểu số 3 là các dấu gạch ngang, kiểu số 4 là các đường gạch dưới

Để thay đổi kiểu thể hiện của Tab, nháy chọn vị trí dừng tương ứng của Tab cần thay đổi trong ô

Tab stop position, nháy chọn một kiểu thể hiện khác trong nhóm Leader, nháy vào nút Set

Tương tự như thay đổi kiểu thể hiện của Tab, cũng có thể thay đổi vị trí dừng, kiểu căn lề cho Tab trong hộp thoại Tab

Muốn xóa một Tab, chọn Tab và nháy nút Clear

Nháy nút Clear All để loại bỏ tất cả các Tab trong đoạn văn bản

Muốn thay đổi khoảng cách mặc định của Tab, nhập một số mới vào ô Default tab stops, nháy nút OK

Trong Hình 7-27, kiểu Tab trái có kiểu thể hiện None, kiểu Tab giữa có kiểu thể hiện là các dấu

chấm, kiểu Tab phải có kiểu thể hiện là dấu gạch ngang, kiểu Tab thập phân có kiểu thể hiện là đường gạch dưới

Hình 7-27 Minh họa các kiểu thể hiện Leader của Tab

7.4.1.4 Định dạng với Style

Style là tập hợp các định dạng cho chữ, đoạn văn bản, đoạn văn bản được đánh chỉ mục và bảng biểu Sử dụng Style để định dạng cho văn bản sẽ giúp việc định dạng nhanh chóng và đặc biệt tạo sự nhất quán trong toàn văn bản

a) Sử dụng Quick Style

Quick Style có sẵn một tập định dạng phông chữ và đoạn văn được kết hợp với nhau Thông thường, Quick Style bao gồm định dạng cho tiêu đề (Heading), đoạn văn (Body Text), danh sách (List Paragraph), chú thích

Sử dụng các định dạng trong Quick Style thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần định dạng

21

Bước 2: Trên thanh Ribbon, nháy chọn thẻ Home, trong nhóm Styles, nháy vào nút (More) để

mở bảng chọn các kiểu Style như Hình 7-28

Hình 7-28 Bảng chọn các kiểu Style

Bước 3: Di chuột duyệt qua các kiểu Style, chế độ Live Preview cho phép xem kết quả định dạng

của từng kiểu Nháy chọn một kiểu phù hợp

Hình 7-29 Chọn một kiểu Style phù hợp trong bảng chọn

b) Sử dụng khung tác vụ Style (Style Task Pane)

Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Home, nháy vào nút Dialog Box Launcher trong nhóm Styles, xuất hiện khung tác vụ Style bên phải màn hình (Hình 7-30) Style định dạng cho đoạn được đánh dấu

bởi ký hiệu ¶ bên cạnh Style định dạng cho chữ được đánh dấu bởi ký tự “a” Style được đánh dấu bởi ¶a sử dụng cho cả định dạng đoạn và định dạng ký tự Nếu đặt con trỏ vào một đoạn hoặc chọn

cả đoạn thì Style có đánh dấu ¶a sẽ định dạng cho cả đoạn Nếu chỉ chọn một số chữ trong đoạn thì Style có đánh dấu ¶a sẽ chỉ định dạng cho những chữ được chọn mà không áp dụng cho toàn bộ đoạn văn bản Nháy nút (Close) ở góc trên bên phải để đóng khung tác vụ Style

Style được duyệt qua Style hiện thời của đoạn

Kết quả áp dụng Style đang duyệt

Bước 1: Soạn thảo và định dạng một đoạn với đầy đủ các thuộc tính theo quy định

Bước 2: Chọn đoạn được định dạng, trên thanh Ribbon, nháy chọn thẻ Home, trong nhóm Styles,

kích vào nút More và chọn Save Selection as a New Quick Style Xuất hiện hộp thoại Creat New Style from Formatting (Hình 7-31)

Hình 7-31 Hộp thoại Create New Style from Formating

Bước 3: Nhập tên cho kiểu Style vào ô Name, nháy vào nút OK để thêm kiểu Style vào bảng

chọn Quick Style Ví dụ: tạo mới Style định dạng đoạn văn với phông chữ Calibri(Body), cỡ chữ 13, khoảng cách dòng 1.2, cách đoạn trên 3pt, cách với đoạn dưới 3pt, dòng đầu tiên thụt vào 1cm, căn

lề đều hai bên thực hiện theo các bước sau:

Style định dạng cho chữ

Style định dạng cho đoạn

Style định dạng cho chữ và đoạn

23

Bước 1: Soạn thảo và thực hiện định dạng đoạn văn bản theo quy định trên (Hình 7-32)

Hình 7-32 Minh họa định dạng đoạn văn theo quy định

Bước 2: Chọn đoạn văn vừa định dạng Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Home, trong nhóm Styles,

nháy chuột vào nút More, chọn Save Selection as a New Quick Style Nhập tên Style là Doan tại ô Name Nháy vào nút OK, trên bảng chọn Quick Style xuất hiện thêm Style Doan

Hình 7-33 Tạo kiểu Style Doan

24

đoạn có định dạng Heading 1 và chỉ cần thay đổi một lần, sự thay đổi này có thể được lưu lại để áp dụng cho các văn bản sau Để hiệu chỉnh Style, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Trên thanh Ribbon, kích chọn thẻ Home, trong nhóm Styles, nháy chuột vào nút Dialog

Box Launcher để mở khung tác vụ Styles

Bước 2: Ở phía dưới cùng của khung tác vụ Styles có ba nút lệnh, nháy chuột vào nút lệnh thứ ba

là nút lệnh Manage Style mở hộp thoại Manage Style

Hình 7-34 Hộp thoại Manage Styles

Bước 3: Trong hộp thoại Manage Styles, nếu chọn Only in this document thì những thay đổi sẽ

chỉ áp dụng trong tệp văn bản này Nếu chọn New documents based on this template thì mọi thay

đổi sẽ áp dụng cho các tệp văn bản mới có sử dụng Style Nháy chọn một Style cần hiệu chỉnh trong

danh sách, nháy vào nút Modify để mở hộp thoại Modify Style (Hình 7-35)

Hình 7-35 Hộp thoại Modify Style

Nút Manage Style

25

Bước 4: Thực hiện hiệu chỉnh các thuộc tính cần thiết Nháy vào nút Format để hiệu chỉnh cho

nhiều thuộc tính hơn, tạo phím tắt… Nháy vào nút OK để xác nhận và hoàn thành hiệu chỉnh

e) Xóa Style

Để thực hiện xóa các Style do người sử dụng thiết kế đã thêm vào danh sách, mở khung tác vụ Style Nháy chuột vào mũi tên trỏ xuống bên phải Style cần xóa, xuất hiện bảng chọn, nháy chọn

lệnh Delete (Hình 7-36) Word đưa ra thông báo xác nhận, nháy vào nút Yes để xóa

Hình 7-36 Xóa Style tên Doan

7.4.1.5 Định dạng trang

Để định dạng trang, chọn thẻ Page Layout trên thanh Ribbon Các thuộc tính định dạng thông thường như lề trang, hướng giấy, kích thước giấy, chia cột thuộc nhóm Page Setup Nháy chuột vào nút Dialog Box Launcher tại nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup nếu cần thiết lập thêm

các thuộc tính khác

Hình 7-37 Nhóm Page Setup trong thẻ Page Layout trên thanh Ribbon

Để định dạng lề trang, trên thanh Ribbon, nháy chọn thẻ Page Layout, trong nhóm Margins xuất

hiện một danh sách các kiểu căn lề có sẵn cùng với chú thích độ rộng lề trên, lề trái, lề phải, lề dưới

Nháy chuột vào một kiểu căn lề phù hợp hoặc nháy chọn lệnh Custom Margins để mở thẻ Margins trong hộp thoại Page Setup và nhập các khoảng cách lề (top – trên, bottom – dưới, left – trái, right – phải) (Hình 7-38)

26

Hình 7-38 Danh sách các mẫu căn lề sẵn có và hộp thoại Page Setup

7.4.2 Chèn các đối tượng phi văn bản

Các đối tượng phi văn bản bao gồm: các ký tự đặc biệt (Symbol), ảnh chụp (Picture), ảnh trong thư viện đồ họa (Clip Art), các hình vẽ (Shapes), sơ đồ (SmartArt), đồ thị (chart), chữ nghệ thuật (WordArt), công thức toán (Equation)

Để chèn các đối tượng phi văn bản, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đặt con trỏ soạn thảo tại nơi cần chèn

Bước 2: Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Insert, chọn đối tượng cần chèn tương ứng

Bước 3: Thực hiện các thao tác chèn đối tượng đã chọn

Với mỗi loại đối tượng được chọn để hiệu chỉnh, trên vùng thanh Ribbon xuất hiện thêm một thẻ lệnh tương ứng Ở đây sẽ giới thiệu một vài nút lệnh thường xuyên được sử dụng, mà không giới thiệu hết mọi nút lệnh trong thẻ lệnh mới này Bước đầu tiên là đặt con trỏ soạn thảo tại nơi cần chèn sẽ không nhắc lại

Ký hiệu đặc biệt

Công thức toán

Phông chữ

Ký tự được chọn

Ký tự được chọn gần nhất Nút Insert

28

Trong hộp thoại Symbol, khi chọn phông chữ trong ô Font sẽ có một tập các ký tự tương ứng

xuất hiện trong bảng chọn phía dưới Các phông chữ thường dùng là Symbol (các ký hiệu toán học), Webdings, Wingdings

Để tiết kiệm thời gian mở hộp thoại Symbol, có thể chèn nhiều ký hiệu trong một lần mở hộp

thoại Chèn một ký hiệu đầu tiên bằng cách nháy đúp vào ký hiệu hoặc nháy chọn ký hiệu và nháy

vào nút Insert, sau đó không đóng hộp thoại Symbol đang mở, mà quay trở lại màn hình soạn thảo,

di chuyển con trỏ soạn thảo đến vị trí tiếp theo và thực hiện chèn các ký hiệu tiếp theo

7.4.2.2 Chèn ảnh chụp, ảnh trong thư viện đồ họa (Clip Art)

Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Insert, nháy vào nút lệnh Picture hoặc Clip Art Nếu chọn Picture hộp thoại để duyệt và chọn ảnh cần chèn hiện ra như Hình 7-42, nếu chọn Clip Art, hộp thoại để tìm ảnh hiện ra như Hình 7-43

Khi nháy chọn ảnh đã được chèn, trên thanh Ribbon xuất hiện thêm thanh công cụ

Picture/Format (Hình 7-44) chứa các lệnh hiệu chỉnh ảnh

Trong thẻ Picture/Format gồm các nhóm:

Adjust: điều chỉnh độ sáng tối, độ tương phản, độ nén ảnh… Trong đó, có nút Reset Picture để

khôi phục lại trạng thái ban đầu của ảnh

Picture Styles: chọn kiểu khung ảnh trong danh sách, hiệu ứng cho hình vẽ

Arrange: sắp xếp vị trí của ảnh trong trang chứa ảnh (Positon), vị trí của ảnh so với các ký tự (Wrap Text), lật ảnh ( )

Size: hiệu chỉnh kích thước của ảnh Nút Crop dùng để cắt bỏ một phần ảnh Hiệu chỉnh chiều cao, chiều rộng ảnh theo số đo tại hai ô trong nhóm Size

29

Hình 7-42 Hộp thoại chèn ảnh chụp (Insert Picture)

Hình 7-43 Hộp thoại Clip Art

Hình 7-44 Thanh công cụ Piture/Format

Thư mục lưu ảnh Ảnh được chọn

Sau khi chọn ảnh, kích nút Insert

Nháy chuột vào ảnh muốn chèn

Nhập từ khóa để tìm ảnh theo từ khóa hoặc

để trống để duyệt tất cả ảnh nháy vào nút Go

Kéo thanh cuốn

để tìm ảnh muốn chèn

30

7.4.2.3 Chèn các hình vẽ

Thông thường, khi vẽ hình gồm nhiều hình cơ bản tạo thành một khối, nên tạo ra một vùng vẽ tại nơi cần chèn hình vẽ và thực hiện vẽ các hình trong vùng vẽ đã tạo Điều này sẽ cho phép quản lý các hình vẽ thuận lợi hơn, sử dụng được các đường kết nối

Để tạo vùng vẽ, chọn thẻ Insert, nháy chuột vào nút Shapes, nháy chuột vào lệnh New Drawing Canvas Một vùng vẽ được tạo ra như Hình 7-45

Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Insert, nháy vào nút Shapes, xuất hiện một danh sách các kiểu hình

vẽ được chia theo các nhóm như trong Bảng 7-1 dưới đây

Khi vẽ một hình vẽ mới hoặc chọn một hình vẽ, trên thanh Ribbon xuất hiện thêm thanh công cụ

Drawing Format (Hình 7-46 Thanh công cụ Drawing Format)

Thanh công cụ Drawing Format được chia thành các nhóm:

Insert Shapes: Các mẫu hình vẽ

Shape Styles: Nhóm lệnh này dùng để hiệu chỉnh tô màu, đường viền, hiệu ứng cho hình vẽ Có sẵn một số kiểu mẫu của hình vẽ Mỗi đối tượng hình vẽ sẽ có một tập các kiểu mẫu khác nhau Có thể hiệu chỉnh kiểu mẫu bằng các nút Shape Fill (tô màu hình), Shape Outline (đường viền), Shape Effects (hiệu ứng)

WortArt Styles: Với các đối tượng hình vẽ kép kín, có thể chèn văn bản vào bên trong hình vẽ

Sử dụng các mẫu chữ nghệ thuật trong nhóm WordArt Styles định dạng cho văn bản được chèn Text: dùng để định dạng hướng văn bản (Text Direction), căn lề văn bản (Align Text), tạo liên kết cho văn bản (Creat Link)

Arrange: nhóm chứa các lệnh để sắp xếp các hình vẽ

Size: nhóm lệnh hiệu chỉnh kích thước hình

Rectangles Các kiểu hình chữ nhật

Basic Shape Các kiểu hình vẽ cơ bản

Block Arrows

Các kiểu mũi tên dạng khối

Equation Shape Các hình biểu diễn phép toán

Vùng vẽ bên trong khung hình chữ nhật

32

Flow Chart Các hình trong sơ đồ tiến trình

Stars and Banners Hình sao và biểu ngữ

Callouts Các kiểu hộp thoại

Hình 7-46 Thanh công cụ Drawing Format

7.4.2.4 Chèn sơ đồ

Để chèn sơ đồ, thực hiện theo các bước:

Bước 1: Trên thanh Ribbon, nháy chọn lệnh Insert/Illustrations/SmartArt, xuất hiện hộp thoại

Choose a SmartArt Graphic (Hình 7-47)

Hình 7-47 Hộp thoại Choose a SmartArt Graphic

Bước 2: Nháy vào một chủ đề ở cột bên trái, cột giữa sẽ hiện thị các mẫu sơ đồ của chủ đề đã

chọn

Bước 3: Nháy vào một mẫu sơ đồ ở cột giữa và nháy nút OK Trên thanh Ribbon xuất hiện thanh

công cụ SmartArt Tools như Hình 7-48

33

Bước 4: Nhập dữ liệu cho sơ đồ theo mẫu Nháy chuột vào ô có chữ Text để nhập chữ Nháy

chuột vào biểu tượng sẽ mở hộp thoại Insert Picture để chọn ảnh được chèn vào sơ đồ

Bước 5: Sử dụng các nhóm lệnh trên thanh công cụ SmartArt để hiệu chỉnh sơ đồ cho phù hợp

Nháy chuột vào nút Reset Graphic để hủy bỏ mọi hiệu chỉnh

Nhấn phím Esc hoặc nháy chuột tại một vị trí trên màn hình soạn thảo để thoát khỏi khung sơ đồ Khi cần hiệu chỉnh sơ đồ, nháy chuột tại vị trí bất kỳ trên sơ đồ, thanh công cụ SmartArt sẽ xuất

hiện trên thanh Ribbon Sử dụng các lệnh trên thanh công cụ để hiệu chỉnh sơ đồ

Hình 7-48 Kiểu sơ đồ phân cấp

Hình 7-49 Ví dụ chèn một sơ đồ kiểu phân cấp

7.4.2.5 Chèn biểu đồ

Để chèn biểu đồ vào tệp văn bản, thực hiện theo các bước sau:

34

Bước 1: Trên thanh Ribbon, nháy chọn Insert/Illustrations/Chart, xuất hiện hộp thoại Insert

Chart (Hình 7-50)

Hình 7-50 Hộp thoại Insert Chart

Bước 2: Chọn một mẫu biểu đồ và nháy nút OK

Bước 3: Nhập dữ liệu cho biểu đồ trong bảng tương ứng trong trang tính Excel

Hình 7-51 Nhập dữ liệu cho biểu đồ trong trang tính Excel

Bước 4: Sử dụng thanh công cụ Chart để hiệu chỉnh biểu đồ cho phù hợp

Hình 7-52 Ví dụ kết quả chèn biểu đồ

35

Nhấn phím Esc hoặc nháy chuột tại một vị trí bất kỳ trên màn hình soạn thảo để thoát khỏi khung

chứa biểu đồ Khi muốn hiệu chỉnh biểu đồ, nháy chuột tại vị trí bất kỳ trong khung chứa biểu đồ, thanh công cụ Chart xuất hiện Sử dụng các nhóm lệnh trên thanh công cụ để hiệu chỉnh

7.4.2.6 Chèn chữ nghệ thuật

Để chèn chữ nghệ thuật, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Trên thanh Ribbon, nháy chọn Insert/Text/WordArt, nháy chọn một mẫu chữ trong

bảng chọn (Hình 7-53)

Hình 7-53 Các mẫu chữ nghệ thuật

Bước 2: Nhập nội dung

Bước 3: Sử dụng thanh công cụ Drawing/Format để hiệu chỉnh chữ

Hình 7-54 Ví dụ chữ nghệ thuật

7.4.2.7 Chèn công thức toán

Để chèn công thức toán, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Trên thanh Ribbon, nháy chọn Insert/Symbols/Equation, xuất hiện bảng chọn như

Hình 7-55

36

Bước 2: Nháy chọn một công thức có sẵn trong bảng chọn hoặc nháy chọn lệnh Insert New

Equation để mở hộp thoại chèn một ô cho phép nhập công thức và trên thanh Ribbon xuất hiện thanh công cụ Equation/Design

Bước 3: Soạn thảo công thức sử dụng công cụ Equation/Design

Hình 7-55 Bảng chọn chèn công thức toán

Hình 7-56 Thanh công cụ Equation/Design và ô chứa công thức toán

Khi muốn hiệu chỉnh công thức, nháy chuột vào công thức sẽ làm xuất hiện thanh công cụ

Equation/Design, con trỏ soạn thảo nằm trong ô chứa công thức và có thể thực hiện hiệu chỉnh

Để chia cột, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần chia cột Nếu không chọn gì thì Word sẽ thực hiện chia cột cho

toàn văn bản

Bước 2: Chọn thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, nháy chuột vào nút Columns, xuất

hiện một bảng chọn như Hình 7-57

Hình 7-57 Bảng chọn các kiểu chia cột

Bước 3: Chọn một kiểu chia cột trong danh sách hoặc nháy chọn lệnh More Columns để mở hộp

thoại Columns (Hình 7-58) để xác định một kiểu chia cột khác

Chia hai cột bằng nhau Chia ba cột bằng nhau Chia hai cột, cột trái nhỏ hơn cột phải Chia hai cột, cột phải lớn hơn cột trái

38

Hình 7-58 Hộp thoại Columns Trong Hình 7-59, với cùng một đoạn văn bản, được chia cột theo hai cách khác nhau

Hình 7-59.Ví dụ về chia hai cột và ba cột cho cùng một đoạn văn

Để hủy bỏ trạng thái chia cột, chọn phần văn bản đang được chia cột Nháy chọn thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, nháy chuột vào nút Columns và nháy chọn One

7.5.2 Tạo chữ lớn đầu dòng (Drop Cap)

Để tạo chữ lớn đầu dòng theo định dạng báo, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đặt con trỏ soạn thảo vào đoạn văn cần tạo chữ lớn đầu dòng

Bước 2: Trên thanh Ribbon nháy chọn Insert/Text/Drop Cap, xuất hiện bảng chọn như Hình

7-60

Bước 3: Nháy chọn một mẫu trong bảng chọn hoặc chọn lệnh Drop Cap Options để mở hộp

thoại Drop Cap

Số cột cần chia

Độ rộng cột

Khoảng cách đến cột sau Đánh dấu để các cột có độ rộng bằng

nhau

Đánh dấu để thêm đường kẻ giữa các cột

Để thực hiện chèn số trang, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Insert, nháy vào nút Page Number trong nhóm Header &

Footer, xuất hiện một bảng chọn như Hình 7-62

Chọn phông chữ

Số dòng tương ứng độ lớn của chữ Khoảng cách từ chữ lớn đến các chữ còn lại

40

Hình 7-62 Chọn vị trí đặt số trang

Bước 2: Nháy chuột chọn vị trí đặt số trang: thuộc phần tiêu đề trên (Top of Page), thuộc phần

tiêu đề dưới (Bottom of Page), thuộc lề trang (Page Margins) hoặc chèn vào vị trí con trỏ soạn thảo

(Current Position) Xuất hiện một bảng chọn kiểu đánh số trang như Hình 7-63

Hình 7-63 Chọn kiểu đánh số trang

Bước 3: Nháy chuột vào một kiểu đánh số trang phù hợp

Word mặc định đánh số trang có kiểu là số và bắt đầu từ 1 Nếu cần đánh số trang theo định dạng

khác hoặc bắt đầu từ một số khác, trước khi chèn thêm số trang, nháy chọn Insert/Header & Footer/Page Number/Format Page Numbers, xuất hiện một hộp thoại Page Number Format (Hình 7-64) Trong hộp thoại Page Number Format, chọn lại định dạng số trang và số bắt đầu

Chọn vị trí chèn số trang

Bảng chọn các kiểu đánh số trang

Sử dụng thanh cuốn để duyệt các kiểu đánh số trang