TÀI LIỆU GIỚI THIỆU SẢN PHẨM ESOFT INVENTORY

Công ty phần mềm ESoft ****** TÀI LIỆU GIỚI THIỆU SẢN PHẨM ESOFT INVENTORY Hà Nội – 2015 Công ty CP giải pháp phần mềm Thương Mại Mục lục CÔNG TY PHẦN MỀM ESOFT 1 GIỚI THIỆU CHUNG CHỨC NĂNG HỆ THỐNG 2.1 2.2 2.3 TRUY CẬP CHƯƠNG TRINH THONG SỐ HỆ THỐNG PHAN QUYỀN NGƯỜI SỬ DỤNG 2.3.1 Phân quyền theo menu 2.3.2 Phân quyền theo phận 2.3.3 Thay đổi mật người sử dụng 2.4 SAO LƯU, BACKUP, KHOI PHỤC DỮ LIỆU 2.5 KHOA SỔ DỮ LIỆU 2.6 TẠO NAM MỚI CHỨC NĂNG CƠ BẢN 10 3.1 CẬP NHẬT DANH MỤC TỪ ĐIỂN 10 3.1.1 Giới thiệu chung 10 3.1.2 Các danh mục chính: 13 3.2 PHÂN HỆ VẬT TƯ 14 3.2.1 Cập nhật số dư ban đầu 14 3.2.2 Cập nhật phiếu nhập, xuất vật tư 15 3.2.3 Liệt kê chứng từ vật tư 18 3.2.4 Tính toán giá vốn xuất vật tư 19 3.3 HỢP ĐỒNG 20 3.3.1 Cập nhật hợp đồng 20 3.3.2 Liệt kê hợp đồng 21 XEM VÀ IN BÁO CÁO 22 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 DANH SÁCH BÁO CÁO 22 CHỌN ĐIỀU KIỆN IN BÁO CÁO 23 ĐẶT CÁC LỰA CHỌN IN BÁO CÁO 25 THAY ĐỔI CẤU HÌNH BÁO CÁO 26 SỬ DỤNG MÀN HÌNH XEM BÁO CÁO 28 KẾT XUẤT RA FILE EXCEL 29 Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Inventory Trang 2/29 Công ty CP giải pháp phần mềm Thương Mại GIỚI THIỆU CHUNG Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, quản trị doanh nghiệp xu hướng tất yếu thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ, giải pháp nhà quản lý quan tâm hàng đầu để quản trị hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Trên sở phát triển hoàn thiện hệ thống Modul hệ phần mềm quản trị ERP, năm qua Esoft phát triển triển khai thành công cho hàng nghìn khách hàng Modul phần mềm: kế toán, Vật tư, Tiền lương, vv … năm 2015 Esoft phát triển, nâng cấp phần mềm vật tư chạy online môi trường internet Với mục đích cung cấp giải pháp tối ưu phục vụ hiệu trình quản lý vật tư doanh nghiệp lúc nơi, xóa bỏ rào cản khoảng cách không gian thời gian Chức ESoftInventory bao gồm:         Quản lý trình nhập mua hàng, nhập kho từ sản xuất, … chi tiết theo chủng loại vật tư hàng hóa, kho nhập, khách hàng Quản lý trình bán hàng, xuất kho cho sản xuất… chi tiết theo chủng loại vật tư hàng hóa, kho xuất, khách mua hàng đối tượng sử dụng Cho phép lựa chọn phương pháp giá xuất kho theo đích danh, bình quân, nhập trước xuất trước… Quản lý nhập xuất tồn kho theo kho hàng, nhóm hàng, chủng loại hàng hóa, giá vốn, lô hàng hóa Quản lý hợp đồng mua bán hàng hóa, phân tích tình hình thực hợp đồng theo số lượng, giá trị, thời gian thực In phiếu nhập, xuất theo mẫu quy định tài tùy chỉnh theo yêu cầu đơn vị In báo cáo quản lý theo yêu cầu, cho phép tự thay đổi mẫu biểu, khai công thức lấy liệu in báo cáo dễ dàng Cho phép cài đặt sử dụng nhiều máy tính kết nối hệ thống mạng nội môi trường Internet EsoftInventory phát triển từ yêu cầu thực tế đơn vị ứng dụng kết hợp với công nghệ thiết kế tiên tiến nên có nhiều ưu điểm bật:  Công cụ phát triển VS.NET (C#) tảng NET Framework  Giao diện Fonts theo chuẩn Unicode (TCVN6909:2001)  Hỗ trợ sở liệu MS SQL2000 cao  Có khả hỗ trợ khối lượng liệu lớn hàng triệu ghi/năm  Có khả tùy biến cao hình cập nhật đầu vào, thêm bớt tiêu cập nhật, thay đổi tiêu đề tiêu tùy theo yêu cầu quản lý Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Inventory Trang 3/29 Công ty CP giải pháp phần mềm Thương Mại  Có tính linh động cao việc khai báo sửa đổi thông tin đầu vào báo cáo đầu Có thể kết xuất thông tin nhiều hình thức khác Word, Excel, Text, PDF  Tự thay đổi mẫu biểu báo cáo mà không cần hỗ trợ người làm tin học  Có khả phân quyền bảo mật chi tiết đến chức hệ thống, hình nhập liệu, báo cáo đầu  Giải pháp lưu dự phòng khôi phục số liệu dự phòng hoàn chỉnh  Giao diện đẹp, thuận tiện cho việc cập nhật in sổ sách, báo cáo  Ứng dụng module hóa cao, phân hệ xây dựng độc lập, có tính tích hợp cao để dễ dàng cho việc phát triển bảo trì Sử dụng tảng NET Framework cho phép người sử dụng nâng cấp ứng dụng cách copy phần nâng cấp mà không cần cài đặt Người sử dụng dễ dàng cập nhật phần nâng cấp qua đĩa mềm, email trực tiếp qua web site nhà cung cấp ( www.esoft.com.vn ) Chương trình có tính hỗ trợ từ xa qua internet Cho phép cán kỹ thuật hỗ trợ khách hàng từ nơi có kết nối internet Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Inventory Trang 4/29 Công ty CP giải pháp phần mềm Thương Mại CHỨC NĂNG HỆ THỐNG 2.1 Truy cập chương trình Có cách truy cập: - Kích đúp chuột vào file EsoftInv thư chương trình - Kích đúp chuột vào biếu tượng ESoftInv hình Windows 2.2 Thông số hệ thống - Menu : Hệ thống/thông số hệ thống Chức : quản lý thông tin hệ thống chương trình, gồm tên đơn vị, mã đơn vị, địa chỉ, điện thoại, năm làm việc …và khai báo lựa chọn làm việc thông qua biến cấu cho phép trùng số chứng từ, cho phép xuất âm, phương pháp giá vốn theo nhóm vật tư mã vật tư, thập phân số lượng, đơn giá… 2.3 Phân quyền người sử dụng 2.3.1 Phân quyền theo menu - Thực hiện: vào menu Hệ thống/Phân quyền người sử dụng Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Inventory Trang 5/29 Công ty CP giải pháp phần mềm Thương Mại - Màn hình gồm phần: + Danh sách người sử dụng + Danh sách quyền theo hình + Nút lệnh Kích nút thêm để tạo người sử dụng - Kích nút sửa để sửa thông tin người sử dụng Kích nút xóa để xóa người sử dụng Kích nút copy để copy quyền từ người sử dụng khác - Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Inventory Trang 6/29 Công ty CP giải pháp phần mềm Thương Mại - Chọn người sử dụng danh sách phân quyền cách kích vào mục bên phân quyền cho menu với quyền xóa, sửa, thêm mới, xem Kích nút chấp nhận để lưu thoát hình Kích nút hủy để không lưu thay đổi 2.3.2 Phân quyền theo phận - Thực hiện: vào menu Hệ thống/Phân quyền người sử dụng theo phận - Chương trình cho phép hình cập nhật, phân quyền cho người sử dụng làm nhiều phận, phòng ban Chức áp dụng cho hình cập nhật chứng từ có liên quan đến phận, phòng ban Kích đúp vào ô phận, phòng ban để chọn phận, phòng ban cho người sử dụng Để trống có nghĩa toàn - 2.3.3 Thay đổi mật người sử dụng - Thực hiện: vào menu Hệ thống/Thay đổi mật người sử dụng 2.4 Sao lưu, backup, khôi phục liệu - Thực hiện: vào menu Hệ thống/Lưu dự phòng số liệu Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Inventory Trang 7/29 Công ty CP giải pháp phần mềm Thương Mại - Chọn đường dẫn thư mục cần lưu, bấm nút chấp nhận Thư mục thư mục tồn máy chủ để sở liệu File lưu tạo thư mục chứa toàn liệu chương trình thời điểm lưu Việc khôi phục liệu từ file lưu thực phần mềm Microsoft Sql server quản lý liệu 2.5 Khóa sổ liệu - Thực hiện: vào menu Hệ thống/Khóa sổ liệu Thêm dòng để tạo dòng khóa, chọn loại sổ, nhập ngày khóa Kích đúp chuột vào ô user khóa để chọn khóa hay nhiều user Nếu để trống khóa toàn user Bỏ khóa sổ: xóa bỏ dòng khóa, lưu lại - 2.6 Tạo năm Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Inventory Trang 8/29 Công ty CP giải pháp phần mềm Thương Mại Menu : Hệ thống/tạo năm Chức : thực kết thúc năm tài chính, bạn nên tạo file liệu cho năm Chứng từ năm cập nhật vào file liệu độc lập với file liệu cũ nên bạn chỉnh sửa, thiết lập lại mã danh mục… mà không ảnh hưởng đến năm cũ Bạn liệu cho năm mà không cần tạo năm để làm việc, nhiên việc khiến dung lượng file liệu bạn lớn lên theo thời gian, gây ảnh hưởng đến hiệu suất sử dụng phần mềm phải làm việc với liệu lớn, chứa nhiều ghi, thêm việc thay đổi danh mục, thiết lập cấu hình hệ thống ảnh hưởng đến năm trước - Dữ liệu năm sau khởi tạo bao gồm toàn danh mục, cấu hình năm cũ Bạn đăng nhập vào liệu năm để thay đổi cần, thực chuyển số dư từ năm trước sang Kết chuyển số dư từ năm trước - Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Inventory Trang 9/29 Công ty CP giải pháp phần mềm Thương Mại CHỨC NĂNG CƠ BẢN 3.1 Cập nhật danh mục từ điển 3.1.1 Giới thiệu chung Các Danh mục chương trình ESoftInventory tồn để chương trình sử dụng xuyên suốt toàn phân hệ chương trình Nội dung danh mục tạo ban đầu chương trình bắt đầu hoạt động Trong trình nhập liệu danh mục thường xuyên mở rộng Người sử dụng cập nhật thêm mục phần lớn danh mục cập nhật liệu ESoftInventory kiểm tra cho hai mục trùng danh mục Các truy cập: - Vào menu Từ điển - Chọn danh mục từ điển Các thao tác chung cho hình từ điển hay hình dạng lưới: Các hình có khuôn dạng gồm lưới cập nhật, chứa tất liệu cần cập nhật (giống bảng tính Excel) Đi kèm hình công cụ trợ giúp việc khai thác chức hình Thanh công cụ Vùng tổng nhóm Tiêu đề cột Lưới nhập liệu Menu dọc phải chuột vào lưới Hướng dẫn sử dụng phím tắt Dữ liệu cập nhật chỉnh sửa trực tiếp lưới liệu Các chức thực bao gồm: Di chuyển ô: Dùng phím Tab, Enter Shift + Tab, dùng chuột Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Inventory Trang 10/29 Công ty CP giải pháp phần mềm Thương Mại - - Cập nhật số dư vật tư ban đầu theo dòng, dòng vật tư Nếu vật tư có kho có lô khác cần theo dõi riêng tiến hành nhập nhiều dòng cho vật tư Sử dụng nút công cụ kích phải vào lưới nhập sử dụng phím tắt để thêm dòng, copy dòng, xóa dòng Sau cập nhật xong bấm nút lưu để lưu liệu 3.2.2 Cập nhật phiếu nhập, xuất vật tư - - - - Menu: vật tư/nhập kho (hoặc xuất kho) Màn hình thiết kế chia làm phần: phần bên trái thông tin cập nhật phiếu tại, phần bên phải danh sách phiếu có Người sử dụng cần chọn vào dòng liệt kê phiếu để mở phiếu Thông tin quản lý: số phiếu, ngày vào sổ, số hóa đơn, ngày hóa đơn, số hợp đồng, ngày hợp đồng, phương thức nhập, kho, khách hàng, vật tư, số lượng, đơn giá, thành tiền… Làm phiếu mới: kích nút công cụ trước cập nhật thông tin phiếu Sửa phiếu: Mở phiếu cần sửa cách chọn vào danh sách phiếu bên phải kích nút mở để mở form liệt kê phiếu Sau mở phiếu cần sửa kích nút sửa công cụ tiến hành sửa thông tin phiếu Copy phiếu: làm phiếu có thông tin giống với phiếu cũ Nếu không muốn tạo phiếu để cập nhật từ đầu bạn tạo phiếu cách copy từ phiếu cũ Đầu tiên bạn mở phiếu cũ sau kích nút Sao công cụ để tạo phiếu có đầy đủ thông tin phiếu cũ - Lưu phiếu: Sau cập nhật thông tin phiếu xong, bạn bấm nút lưu công cụ để lưu phiếu Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Inventory Trang 15/29 Công ty CP giải pháp phần mềm Thương Mại - Khôi phục lại phiếu: phiếu cập nhật mà chưa lưu, bạn không muốn thay đổi thông tin sửa chữa kích nút Lại công cụ Xóa phiếu: mở phiếu cần xóa kích nút xóa công cụ Nạp lại danh mục: Khi cập nhật phiếu, bạn thêm mã đối tượng vào danh mục Lúc phiếu chưa cho phép bạn nhập mã thêm danh mục phiếu chưa cập nhật lại, bạn kích nút nạp công cụ để nạp lại danh mục - In phiếu nhập xuất: kích nút In công cụ để in phiếu - Mở phiếu: Có cách + Kích dòng phiếu danh sách bên phải + Kích nút mở công cụ để mở form liệt kê tìm phiếu + Kích nút Back , Next công cụ để mở phiếu trước, sau phiếu - Cấu hình Form: Bạn kích vào nút + Tùy biến giao diện form: công cụ, cho phép bạn: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Inventory Trang 16/29 Công ty CP giải pháp phần mềm Thương Mại Bạn chọn tab Form để tùy biến giao diện control form, chọn tab Grid để tùy biến giao diện lưới liệu + Thiết lập giá trị mặc định: Giá trị mặc định lấy bạn làm phiếu + Thiết lập mẫu phiếu in + Thiết lập biến cấu hình Form Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Inventory Trang 17/29 Công ty CP giải pháp phần mềm Thương Mại - Copy phiếu từ nhập sang xuất ngược lại từ phiếu tại: Bấm phím F9 để thực Copy giá trị ô xuống ô lưới liệu: bấm phím F12 Kiểm tra tồn kho vật tư: Bấm phím F4 dòng vật tư nhập xuất 3.2.3 Liệt kê chứng từ vật tư - Menu: vật tư/liệt kê vật tư hàng hóa Chức năng: liệt kê toàn phiếu vật tư có liệu Sử dụng hình để tìm kiếm phiếu, thống kê, kiểm tra số liệu phiếu vật tư Màn hình chia làm phần: phần gồm ô nhập điều kiện lọc nút lệnh, phần lưới liệu liệt kê phiếu Phần lưới liệu chia làm tab gồm + Lưới header liệt kê theo số phiếu, phiếu dòng + Lưới chi tiết: liệt kê dòng vật tư nhập xuất Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Inventory Trang 18/29 Công ty CP giải pháp phần mềm Thương Mại - Thực liệt kê phiếu: sử dụng nút Lọc Mở phiếu: kích nút xem kích đúp vào dòng phiếu để mở phiếu dạng form nhập Sửa thông tin phiếu hình liệt kê: Bạn tiến hành cập nhật lưới liệt kê, sau kích nút lưu để cập nhật thông tin vào liệu 3.2.4 Tính toán giá vốn xuất vật tư     Bạn lựa chọn thiết lập phương pháp tính giá theo nhóm vật tư theo mã vật tư cách lựa chọn thông số hệ thống Để thiết lập phương pháp tính giá cho vật tư, bạn vào danh mục nhóm vật tư danh mục vật tư, thiết lập cột Phương pháp tính giá Chương trình có phương pháp tính giá xuất cho bạn lựa chọn: đích danh, đích danh theo ngày nhập (NTXT,NSXT), bình quân kỳ (BQ), bình quân thời điểm (BQTT) Phương pháp đích danh: theo giá, lựa chọn thêm đích danh theo lô, ngày nhập + Đối với phương pháp này, trình bạn làm phiếu xuất, chương trình lô vật tư tồn cho bạn lựa chọn + Nếu bạn chọn thêm đích danh theo lô hay ngày nhập form lô giá thêm cột lô ngày nhập để lựa chọn Phương pháp NTXT, NSXT: pp đích danh theo ngày nhập Phương pháp bình quân theo thời điểm: phương pháp này, giá vốn bình quân tính toán lấy trình bạn làm phiếu xuất Phương pháp bình quân kỳ:  + Menu: vật tư/Áp giá vốn bình quân Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Inventory Trang 19/29 Công ty CP giải pháp phần mềm Thương Mại + Chức năng: tính toán áp giá vốn cho phiếu xuất theo phương pháp bình quân kỳ + Tạo chứng từ điều chỉnh chênh lệch giá vốn: vật tư sau áp có tồn kho số lượng = số tiền khác (do làm tròn số tiền xuất lẻ) chọn chức chương trình xử lý số tiền chênh lệch vào phiếu cuối kỳ tính toán + Thực hiện: chọn kỳ số liệu, kích nút chấp nhận để thực 3.3 Hợp đồng 3.3.1 Cập nhật hợp đồng - Menu: Hợp đồng/Hợp đồng mua bán Chức năng: quản lý danh sách hợp đồng mua bán hàng hóa Thông tin theo dõi: số hợp đồng, ngày hợp đồng, tên hợp đồng, khách hàng, vật tư mua bán, số lượng, đơn giá, thành tiền… Cách thức cập nhật hợp đồng: giống với cập nhật phiếu nhập xuất vật tư giới thiệu phần Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Inventory Trang 20/29 Công ty CP giải pháp phần mềm Thương Mại 3.3.2 Liệt kê hợp đồng - Menu: Hợp đồng/Liệt kê hợp đồng Chức năng: Liệt kê danh sách hợp đồng có liệu Thực hiện: Giống liệt kê vật tư hàng hóa giới thiệu phần Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Inventory Trang 21/29 Công ty CP giải pháp phần mềm Thương Mại XEM VÀ IN BÁO CÁO 4.1 Danh sách báo cáo Sau vào thực đơn xem báo cáo, hình danh sách báo cáo xuất cho phép bạn chọn báo cáo để xem: Trong hình này, báo cáo chia thành nhóm Sau chọn nhóm báo cáo danh sách bên trái, danh sách bên phải xuất báo cáo bạn xem  Cách xem in báo cáo Chọn báo cáo cần xem sau kích nút , kích đúp chuột lên tên báo cáo cần xem - Thao tác xem báo cáo trình bày phần sau Làm báo cáo -  Nếu bạn muốn làm báo cáo dựa báo cáo có chỉnh sửa khuôn dạng thông tin bạn làm sau: - Chọn báo cáo có mà bạn muốn dùng - Kích nút - Gõ vào thông tin gồm: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Inventory Trang 22/29 Công ty CP giải pháp phần mềm Thương Mại o Mã báo cáo đích: Theo nguyên tắc RPT_xxxx, xxxx thông thường tên viết tắt, nhiên cần tránh trùng lắp với mã báo cáo có Khi trùng lắp, hệ thống báo lỗi bạn sửa sang mã khác o Tên báo cáo đích: Gõ vào tiêu đề báo cáo mà bạn làm o Nhóm báo cáo: Xác định nhóm báo cáo mà bạn đưa báo cáo vào o Kích Bạn quay lại với hình danh sách báo cáo Bạn phải di chuyển qua nhóm báo cáo khác quay lại nhóm cần xem để chương trình cập nhật lại danh sách báo cáo Khi bạn thấy báo cáo vừa thêm xuất danh sách o Việc thay đổi thông tin, khuôn dạng báo cáo trình bày phần sau 4.2 Chọn điều kiện in báo cáo Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Inventory Trang 23/29 Công ty CP giải pháp phần mềm Thương Mại Khi chọn in báo cáo, hình xem in báo cáo xuất Trong phần đầu, bạn phải chọn thông tin cần đưa vào để xem in báo cáo  Chọn thời gian xem báo cáo Chọn thời gian xem báo cáo hộp thoại kỳ báo cáo Hộp thoại Từ ngày Đến ngày tự động thị giá trị tương ứng - Nếu bạn muốn xem theo thời gian hộp thoại Kỳ báo cáo bạn chọn Tuỳ ý, sau gõ khoảng thời gian Từ ngày Đến ngày cần xem vào ô tương ứng Chọn điều kiện lọc liệu -   - Tuỳ vào yêu cầu xem báo cáo tuỳ nguyên tắc xem báo cáo, bạn phải chọn thông tin đầu vào cần thiết Ví dụ để xem bảng tổng hợp công nợ, bạn phải chọn tài khoản công nợ - Để chọn thông tin đầu vào, bạn chọn loại thông tin đầu vào hộp thoại Danh mục - Khi danh sách phía tất giá trị danh mục mà bạn cần chọn - Bạn dùng chuột phím di chuyển để tìm đến dòng cần chọn, sau kích nút > (hoặc ấn phím ENTER, kích đúp chuột) để đưa giá trị sang danh sách giá trị chọn - Bạn dùng phím Shift để chọn nhiều giá trị trước dùng nút > để đưa qua - Bạn dùng nút >> để đưa tất giá trị sang danh sách chọn - Tuy nhiên danh sách cần chọn có nhiều giá trị, bạn gặp khó khăn tìm đến giá trị muốn Khi bạn gõ mã phần tên giá trị cần chọn lên ô phía danh sách ấn ENTER Khi trỏ tự nhảy đến dòng thỏa mãn điều kiện kích nút > ấn phím ENTER để đưa qua danh sách lựa chọn - Để loại bỏ giá trị chọn, bạn tìm đến dòng tương ứng bên danh sách bên phải kích nút < để loại bỏ Bạn dùng nút