1. Trang chủ
  2. » Kỹ Năng Mềm

kỹ năng quản lí thời gian

40 771 3

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Định dạng
Số trang 40
Dung lượng 908,25 KB

Nội dung

TR NG I H C AN GIANG D ÁN PHE Biên so n: Nguy n V! Thùy Chi $ng Anh Tài An Giang, tháng 01/2007 M'C L'C PH)N M*T TH I GIAN & QU.N LÝ TH I GIAN 1 Giá tr5 c7a th9i gian .1 B n ;ang s< d>ng th9i gian t?t nh@ thA nào? Hãy phân tích cách b n ;ang s< d>ng th9i gian Nguyên nhân dJn ;An viLc s< d>ng th9i gian ch@a t?t gì? QuQn lý th9i gian PH)N HAI XÁC UNH M'C TIÊU CWA CÔNG VIYC Xác ;5nh m>c tiêu 1.1 M c tiêu 1.2 M c tiêu h tr 1.3 M c tiêu nên có Nh\ng ;$c ;i]m c7a m>c tiêu 10 2.1 Rõ ràng 10 2.2 Phân chia th i gian th c hi n c th 10 2.3 Phù h p kh$ n%ng c&a ng' i t( ch)c ho+c cá nhân -' c giao th c hi n m c tiêu 10 2.4 Quan tr1ng 10 2.5 Phù h p v4i -i m chung c&a t5p th 10 2.6 Ph$i có thách th)c nh'ng ph$i kh$ thi 10 Phân lo i m>c tiêu 11 S` ;?i ngh5ch gi\a tính cap bách tbm quan trdng c7a công viLc (van ;g) 13 Phân chia m>c tiêu thành nhigu công viLc c> th], có th] th`c hiLn ;@kc xác ;5nh mmc ;n @u tiên 14 TiAn hành công viLc ;] ; t ;@kc m>c tiêu 18 TÓM TpT 19 PH)N BA CÔNG C' QU.N LÝ TH I GIAN .20 r th5 quQn lý th9i gian 20 L5ch công viLc .23 PH)N BsN LÀM THu NÀO w Sx D'NG TH I GIAN HIYU QU.? 30 Làm viLc có ty chmc 30 Lzp kA ho ch tr@|c 30 BiAt rõ làm viLc hiLu quQ nhat .30 Tzp tính k~ luzt ;?i v|i bQn thân 31 Ghi l i nh\ng th•c m•c th`c hiLn dành th9i gian trao ;yi 31 S< d>ng nguyên t•c SMART 31 ViLc hôm không ;] ngày mai 33 Ki]m soát ;@kc nh\ng s` lãng phí c7a b n: tránh “nh\ng k‚ ;ánh c•p th9i gian” .33 8.1 Thay -(i th) t 'u tiên công vi c ph$i gi$i quy=t r&i ro 33 8.2 >i n tho?i 33 8.3 Thi=u m c tiêu th) t 'u tiên 33 8.4 CA gBng nhiCu? 34 8.5 Khách -=n th%m nhiCu 34 8.6 Phân quyCn không hi u qu$ 34 8.7 Bàn làm vi c lIn xIn 34 8.8 S chLn chM - gián -o?n 35 8.9 Không có kh$ n%ng “nói không” 35 8.10 G+p gR - s lãng phí th i gian 35 Có th] l`c t?t 35 TÓM TpT 36 K n ng qu n lý th i gian PH)N M*T TH I GIAN & QU.N LÝ TH I GIAN Giá tr5 c7a th9i gian “N=u b?n muAn bi=t giá trW th i gian c&a mIt n%m, hYi nhZng sinh viên n%m cuAi n môn h1c ph$i d k\ thi tAt nghi p n%m sau.” Câu tr$ l i s] …? “Giá mà h_i -ó dành th i gian nhiCu han cho vi c h1c”, “b4c lúc -ó có th i gian dài han”, “Giá mà có th i gian nhiCu han “, … Th i gian mIt khái ni m trMu t' ng, vô hình không th nBm bBt -' c nh'ng l?i có tác -Ing chi phAi $nh h'dng -=n m1i khía c?nh cuIc sAng c&a m i Th i gian th) tài s$n, ngu_n vAn quý báu -Ic -áo mà m i ng' i -Cu -' c h'dng nh' Theo quy lu5t t nhiên th i gian s] t -=n -i mIt cách nhg nhàng nh'ng s] không bao gi quay trd l?i Th i gian ngu_n l c có gi4i h?n, không th làm m4i l?i -' c chng không th mua hay thuê m'4n -' c c&a ng' i khác MIt ki s' -ã tính -' c rjng v4i mIt sBt n+ng 5kg, n=u làm -inh s] bán -' c 10 USD, n=u làm kim may s] bán -' c 300 USD n=u dùng làm nhZng lò xo -_ng h_ s] -em l?i 25.000 USD Nh' v5y, mIt l' ng nguyên li u -Lu vào nh'ng v4i nhZng -Lu khác s] cho nhZng giá trW không giAng M i -Cu có 86.400 giây/ngày, 365 ngày/n%m nh' nhau, nhiên vi c sn d ng “nguyên li u” th i gian -ó nh' th= nào, dùng chúng - làm tùy thuIc vào quy=t -Wnh c&a cá nhân m i ng' i N=u b?n bi=t sn d ng th i gian tAt chBc chBn b?n s] -?t -' c nhiCu han nhZng mà b?n có th B n ;ang s< d>ng th9i gian t?t nh@ thA nào? B?n hoàn thành tAt 10 câu hYi trBc nghi m d'4i -ây bjng cách khoanh tròn vào ô tr$ l i -úng nhot v4i vi c sn d ng th i gian c&a b?n, sau -ó cIng k=t qu$ l?i - có -' c mIt -áp án vC vi c sn d ng th i gian c&a cá nhân b?n K n ng qu n lý th i gian B NS D NG TH I GIAN C A MÌNH CÓ T!T KHÔNG? TR L I CÂU H…I Th' ng Thpnh xuyên tho$ng Ch'a bao gi M i ngày b?n -Cu bY mIt kho$ng th i gian nhot -Wnh - lên k= ho?ch làm vi c cho ngày mai 2 B?n s] gi$i quy=t nhZng von -C l4n tr'4c tiên 3 B?n có th hoàn thành m1i vi c k= ho?ch hàng ngày B?n có th ung dung hoàn thành công vi c -úng th i h?n Góc h1c t5p c&a b?n ng%n nBp, g1n gàng B?n có th tìm thoy nhZng tài li u -ã -' c cot giZ lâu mIt cách nhanh chóng B?n có th' ng g+p khó kh%n vi c quy=t -Wnh xem s] làm vi c k= ti=p B?n -ã bao gi không kWp nIp t5p theo -úng yêu cLu c&a giáo viên có nhiCu gián -o?n B?n có vMa %n vMa -1c sách, báo, … 10 B?n có th' ng xuyên chpnh l?i -_ng h_ -eo tay -_ng h_ treo t' ng - th i gian -' c xác KuT QU Tyng s? ;i]m c7a b n K n ng qu n lý th i gian ÁP ÁN CHO VIYC Sx D'NG TH I GIAN CWA B N • i m c a b n t 27 n 30 i m B?n rot giYi vi c sBp x=p sn d ng th i gian , hi u qu$ h1c t5p công vi c c&a b?n s] cao n=u b?n ti=p t c trì tAt thói quen sBp x=p sn d ng th i gian, thành công chBc chBn s] njm tLm tay b?n • i m c a b n t 24 n 26 i m N%ng l c sBp x=p sn d ng th i gian c&a b?n tAt, n=u nh' b?n dành thêm th i gian quan tâm -Lu t' vào vi c sBp x=p sn d ng th i gian c&a b?n h p lý han hi u qu$ h1c t5p công vi c c&a b?n s] cao han • i m c a b n t 10 n 23 i m Kh$ n%ng sBp x=p sn d ng th i gian c&a b?n hai Hãy phân tích mp nguyên nhân - có th sBp x=p sn d ng th i gian h p lý han Hãy phân tích cách b n ;ang s< d>ng th9i gian N=u b?n ng' i -ang sn d ng th i gian c&a ch'a tAt vi c -Lu tiên mà b?n nên làm cA gBng mô t$ l?i mIt cách chi ti=t xác “bmc tranh” vC cách sn d ng th i gian c&a b?n Hi n t?i, b?n -ang dành th i gian ngày cho vi c h1c t5p? Nghe -i n tho?i? G+p gR b?n bè? Truy c5p Internet? >i mua sBm? >1c sách, báo, t?p chí? v.v… Vi c phân tích cách b?n phân phAi sn d ng th i gian gi$i pháp nhot giúp b?n bi=t -ang lãng phí th i gian vào nhZng vi c - có th phân b( l?i mIt cách hi u qu$ han NHvT KÝ THxI GIAN Nh5t ký th i gian mIt công c mà b?n sn d ng - ghi l?i cách b?n sn d ng th i gian cho nhZng công vi c c th Nh5t ký th i gian s] giúp b?n có -' c nhìn t(ng quan vC hi n tr?ng vi c sn d ng th i gian c&a b?n thông qua -ó b?n có th hi u -' c b?n -ang sn d ng th i gian nh' th= MIt vài sinh viên sau th c hi n ghi nh5t ký th i gian -ã nói:”Bây gi có th hi u phLn lý t?i ch'a bao gi có th i gian cho nhZng công vi c quan tr1ng, th5t -an gi$n -ã phung phí th i gian nhiCu.” K n ng qu n lý th i gian V!y làm th l!p &'c nh!t ký th i gian? B?n s] l5p nh5t ký th i gian bjng cách chia ngày h1c t5p, làm vi c c&a b?n thành nhiCu phLn nhY kho$ng 30 phút Có l] nên bBt -Lu tM th i -i m b?n bBt tay vào công vi c -Lu tiên cho -=n b?n k=t thúc công vi c làm cuAi ngày - nghp nghai M{u nh5t ký th i gian d'4i -ây b?n có th tham kh$o cho lLn sn d ng -Lu tiên có th chpnh sna cho phù h p v4i lWch trình làm vi c c&a b?n Thm ……, ngày … tháng … n‡m … Th9i ;i]m 6.00 6.30 7.00 7.30 8.00 8.30 …… 11.30 12.00 13.00 13.30 …… 19.30 20.00 20.30 21.00 21.30 22.00 Ho t ;nng ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… Th9i gian s< d>ng ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… KAt quQ ; t ;@kc ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… B'4c quan tr1ng ti=p theo b?n cLn ph$i ghi nh5n xác b?n -ã sn d ng th i gian nh' th= nào, tuLn t theo th i gian tot c$ m1i ho?t -Ing ngày h1c t5p, làm vi c c&a b?n Không chp nhZng vi c l4n, chi=m nhiCu th i gian hay -ã -' c lên lWch sBp -+t tr'4c nh' lên l4p, h1p nhóm, -i h1c thêm hay -i làm thêm … mà c$ nhZng vi c nhY nh'ng chng chi=m mIt khAi l' ng th i gian ngày làm vi c c&a nh' -i ch , nou cam, -i mua -_ b?n hay ng_i tán g{u v4i b?n bè … B n c+n ph i ghi nh!t ký th i gian bao lâu? > có th phân tích vi c sn d ng th i gian b?n ph$i ghi nh5t ký th i gian nhot ngày, k=t qu$ phân tích s] tAt han n=u b?n có th ghi nh5t ký th i gian vòng tuLn K n ng qu n lý th i gian PHÂN TÍCH NHvT KÝ THxI GIAN Công vi c phân tích th i gian bao g_m b'4c: • Phân lo?i công vi c thành nhóm công vi c • Nh5n -Wnh cách phân b( th i gian Vi c phân lo?i công vi c thành nhóm công vi c d a theo b$n chot c&a công vi c Thông th' ng b?n nên phân thành nhóm công vi c nh' sau: • Nhóm 1: Bao g_m nhZng công vi c ph c v nhu cLu cá nhân nh' v sinh cá nhân, %n uAng, gi+t quLn áo, &i -_ v.v … • Nhóm 2: Bao g_m nhZng công vi c liên quan, ph c v cho vi c h1c t5p, công tác • Nhóm 3: Bao g_m nhZng công vi c b?n dành cho xã hIi, nhZng công vi c liên quan -=n gia -ình sd thích c&a b?n Sau hoàn thành vi c phân lo?i công vi c vào nhóm – – 3, b?n s] tính t• l phLn tr%m th i gian c&a m i nhóm công vi c S] lý t'dng n=u b?n dành kho$ng 25% th i gian cho nhóm công vi c sA 1, 50% cho nhóm công vi c sA 25% th i gian l?i cho nhóm công vi c sA Còn b?n, sau phân nhóm công vi c t• l phLn tr%m th i gian c&a m i nhóm công vi c c&a cá nhân b?n ? Nhóm – NhZng công vi c ph c v nhu cLu cá nhân ………… ……………….% Nhóm – NhZng công vi c liên quan ph c v cho vi c h1c t5p, công tác ……….% Nhóm – NhZng công vi c xã hIi, gia -ình sd thích c&a b?n …………………% Hãy dành phút - v] bi u -_ phân bA th i gian c&a b?n so sánh v4i bi u -_ th i gian lý t'dng ghi l?i nh5n xét c&a b?n ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Bi]u ;r phân b? th9i gian lý t@ˆng Bi]u ;r phân b? th9i gian c7a b n Nhóm công vi c s 25% Nhóm công vi c s … … % Nhóm công vi c s 25% Nhóm công vi c s 50% Nhóm công vi c s … … % Nhóm công vi c s … … % K n ng qu n lý th i gian Vi c nh5n -Wnh -' c cách b?n -ã phân b( th i gian c&a có th -' c th c hi n thông qua vi c tr$ l i mIt sA câu hYi nh': • B?n -ang dành th i gian nhiCu nhot cho nhóm công vi c nào? • Bao nhiêu th i gian -' c b?n dành cho vi c h1c t5p? • B?n có -ang nh5n nhiCu công vi c so v4i kh$ n%ng c&a b?n? • Bao nhiêu % th i gian c&a b?n -ã bW “-ánh cBp” vào nhZng vi c không ph$i c&a b?n ho+c không th c s cLn -=n s có m+t c&a b?n? • Vi c sn d ng th i gian -ã phù h p v4i m c tiêu c&a b?n giai -o?n hi n t?i? >=n -ây b?n -ã có th -'a -' c k=t lu5n cho vi c phân tích cách sn d ng th i gian c&a Hãy dành phút - suy ngh• ghi l?i nhZng k=t lu5n c&a b?n Nguyên nhân dJn ;An viLc s< d>ng th9i gian ch@a t?t gì? Theo b?n, có nhZng nguyên nhân khi=n b?n -ang sn d ng th i gian ch'a tAt Hãy suy ngh• ghi l?i kho$ng – nguyên nhân Có th có rot nhiCu nguyên nhân khi=n b?n sn d ng th i gian ch'a tAt, nh'ng ch& y=u có th k -=n nhZng nguyên nhân nh' • Thi u &u tiên / m1c tiêu: >ây có l] nguyên nhân gây lãng phí th i gian quan tr1ng nhot Nó $nh h'dng -=n tot c$ c$ vC ph'ang di n nghC nghi p l{n cá nhân NhZng ng' i hoàn thành hLu h=t nhZng công vi c mIt ngày bi=t xác h1 muAn hoàn thành Không may nhiCu ng' i ngh• rjng m c -ích m c tiêu von -C c&a n%m ch) không ph$i mAi quan tâm hàng ngày Chúng ta dành nhiCu th i gian cho nhZng vi c nhY mà không t5p trung vào nhZng vi c quan tr1ng cho công vi c cuIc sAng c&a • Khách không m i: Ba tM ch=t chóc nhot có th c'4p -i th i gian c&a b?n “Có r$nh không” Th& ph?m d -ây ai? b?n h1c, b?n ký túc xá, b?n ch, … • i4n tho i – Internet: >ây ph'ang ti n thông tin t v i nhot nh'ng chng có th k‚ thù l4n nhot -Ai v4i s hi u qu$ n=u b?n không bi=t cách ki m soát vi c sn d ng K n ng qu n lý th i gian • Không có kh n ng nói “không”: N=u ng' i ta có th d_n công vi c ho+c von -C lên vai b?n h1 s] làm -oy MIt sA ng' i hay bW c%ng thƒng thi=u ki n%ng “nói không” s làm ng' i khác ph5t ý • Góc h=c t!p b a b>n: Hãy nhìn l?i bàn h1c c&a N=u b?n nhìn thoy han 80% di n tích c&a có th b?n -ang v'4ng vào mAi “c%ng thƒng bàn gioy” Góc h1c t5p c&a nhZng sinh viên thành công ng%n nBp, g1n gàng s?ch s] • Trì hoãn: >ây k‚ cBp th i gian l4n nhot, không ph$i quy=t -Wnh mà tránh né quy=t -Wnh B?n có th t%ng -áng k qui th i gian hi u qu$ bjng cách gi$m b4t chLn chM • …… … QuQn lý th9i gian NhZng ng' i thành công nhot th= gi4i có -i m chung? H1 -Cu nhZng chuyên gia vC qu$n lý th i gian! B?n không th th c s thành công cho -=n b?n bi=t cách qu$n lý th i gian thích h p B?n hi u “Qu$n lý th i gian” ngh•a gì? Hãy dành mIt vài phút - suy ngh• ghi l?i cách b?n hi u vC qu$n lý th i gian Có nhiCu cách hi u vC khái ni m “Qu$n lý th i gian” nh': • T5p trung dành nhiCu th i gian vào nhZng vi c quan tr1ng • Quy=t -Wnh sn d ng th i gian mIt cách tAt nhot • Làm -' c nhiCu vi c han mIt kho$ng th i gian nhot -Wnh • Không lãng phí th i gian vào nhZng vi c không liên quan • Ki m soát th i gian -' c tAt han • Tránh -' c vi c vIi vã hoàn thành công vi c vào phút cuAi Tot c$ nhZng cách hi u vC qu$n lý th i gian -Cu -úng có th -'a mIt cách hi u chung cho khái ni m Qu$n lý th i gian nh' sau: QuQn lý th9i gian có ngh‰a ki]m soát t?t hŠn cách b n s< d>ng th9i gian ;@a nh\ng quyAt ;5nh sáng su?t vg cách b n s< d>ng K n ng qu n lý th i gian Ô phbn t@ Ô -3 gi Ô 'u tiên hàng -Lu Ô – gi Ô l5p k= ho?ch Ô – gi Ô lãng phí Ô – 12 gi Ô nhanh -an gi$n Lo i công viLc Hi]m hda Công vi c vMa khŒn cop vMa quan tr1ng Công vi c có th không -' c th c hi n tAt Công vi c không khŒn cop nh'ng quan tr1ng Công vi c có th s] không bao gi -' c th c hi n Công vi c khŒn cop nh'ng t'ang -Ai quan tr1ng Chúng ta th' ng bY th i gian - làm nhZng vi c Công vi c vMa không khŒn cop chng chƒng quan tr1ng Quá nhiCu th i gian có th -' c bY cho vi c khŒn cop nh'ng không quan tr1ng Bây gi sau hi u rõ vC -_ thW qu$n lý th i gian, b?n th c hành bjng cách ghi l?i nhZng công vi c mà b?n -ã làm ngày hôm qua, th hi n chúng vào -_ thW qu$n lý th i gian xác -Wnh th) t công vi c theo -_ thW qu$n lý th i gian Sau so sánh s khác bi t v4i th c t= b?n -ã th c hi n Hãy ghi l?i mIt vài nh5n xét c&a b?n …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… L5ch công viLc > có th ki m soát sn d ng th i gian c&a mIt cách hi u qu$ b?n cLn ph$i trù tính l5p k= ho?ch tr'4c cho th i gian c&a Hai sA nhZng công c cLn thi=t mà mIt ng' i qu$n lý th i gian giYi th' ng có -ó : Cu?n nhzt ký L5ch công viLc Cu?n nhzt ký dành cho vi c l5p k= ho?ch dài h?n, - ghi l?i nhZng cuIc hgn, s ki n nhZng cam k=t cho mIt th i -i m -ó t'ang lai (các tháng n%m n%m k= ti=p) -ó b?n nên có sŠn nh5t ký c&a n%m hi n t?i n%m k= ti=p M{u nh5t ký d'4i -ây -' c gi4i thi u mang tính chot g i ý - b?n tham kh$o, b?n có th t t?o nh5t ký riêng phù h p v4i tính chot công vi c c&a b?n, -iCu hoàn toàn rot tAt 23 K n ng qu n lý th i gian YEAR PLANNER - 2007 January Mon Tues … … … … 28 Sun 29 Mon 30 Tues 31 Wed …………… February 1.Thur ……………… 2.Fri ………………… ……………………… ……………………… 28.Wed … ……… ……………… ……………… ……………… ……………… ……………… ……………… ……………… ……………… December Sat………………… Sun ……………………… ……………………… 28 Fri 29 Sat 30 Sun……………… 31 Mon …………… L5ch làm viLc dành cho vi c l5p k= ho?ch ngBn h?n (cho mIt tuLn ho+c mIt ngày) Vi c lên lWch làm vi c s] giúp b?n theo dõi -' c s ti=n tri n nhiCu vi c lúc l5p k= ho?ch cho b'4c ti=p theo chu i công vi c LÀM TH^ NÀO ` LaP [bC LTCH LÀM VIcC? Vi c l5p lWch làm vi c ph$i tr$i qua b'4c theo trình t nh' sau: Lzp danh sách công viLc mu?n làm QuyAt ;5nh trình t` giQi quyAt công viLc mu?n làm Phân by th9i gian cho công viLc L]p danh sách ( LiKt kê danh sách nh8ng công viKc mu_n làm) B?n ghi l?i tot c$ nhZng vi c b?n muAn làm mIt kho$ng th i gian c th (mIt tuLn, mIt ngày) MIt sA công vi c có tính chot l+p -i l+p l?i th' ng xuyên -+c -i m vi c h1c t5p, công vi c c&a b?n nh' -i h1c khóa, -i h1c thêm, v.v…nh'ng l5p lWch làm vi c b?n v{n ph$i tính -=n nhZng vi c th= cách tAt nhot b?n ghi chúng vào danh sách > l5p -' c danh sách nhZng công vi c muAn làm b?n cLn sn d ng mIt t gioy riêng sn d ng mIt sA tiêu -C theo m{u g i ý d'4i -ây: S? thm t` ………… ………… ………… Công viLc Nhzn xét Th9i gian @|c tính …………………………… ……………………… ……………………… …………………………… ……………………… ……………………… …………………………… ……………………… ……………………… Trong cIt S? thm t` b?n -iCn sA th) t liên t c tM cho -=n công vi c cuAi mà b?n li t kê 24 K n ng qu n lý th i gian Trong cIt Công viLc b?n s] ghi l?i tot c$ nhZng công vi c mà b?n muAn làm tuLn t4i ho+c ngày mai, k c$ nhZng công vi c th' ng xuyên, cA -Wnh l+p l?i Trong cIt Nhzn xét b?n nên ghi th i h?n ph$i hoàn thành công vi c MIt sA công vi c có th xác -Wnh sŠn th i h?n ph$i hoàn thành, mIt sA công vi c khác có th i h?n ph$i hoàn thành tr'4c mIt s vi c khác có th bBt -Lu Trong cIt Th9i gian @|c tính b?n s] ghi l?i l' ng th i gian (sA phút) cLn thi=t - th c hi n công vi c Chúng ta xem xét ví d1 d&ji ây lnch làm vi4c c a cá nhân có th hi u rõ hln vm trình l!p Lan Ph'ang sinh viên n%m ngành K= toán doanh nghi p, cô -' c b?n l4p tín nhi m bLu làm l4p tr'dng c&a l4p Cô -ã li t kê danh sách công vi c mà cô muAn làm vào ngày mai (th) hai) nh' sau: Th9i gian STT Công viLc Ghi Chú >1c cuAn t?p chí Th= gi4i ph nZ - tr$ cho Loan vào sáng mAt 30’ Phác th$o sa bI k= ho?ch thành l5p câu l?c bI Ti=ng Anh cho l4p 60’ H1c ti=t môn Lu5t doanh nghi p Tìm tài li u Internet chuŒn bW cho h1p Ph$i xong nhóm báo cáo môn Qu$n trW doanh nghi p 10.00 G1i -i n cho giáo viên d?y ThW tr' ng Ch)ng khoán vC -Wa -i m h1c bù sáng th) t' 15’ H1p nhóm báo cáo môn Qu$n trW doanh Hgn lúc 10.00 nghi p 90’ Vi=t báo cáo tháng 30’ >i th%m Mai Am ph$i nh5p vi n 60’ H1c ti=ng Anh bu(i tAi t?i trung tâm ngo?i TM 19.00 -=n 20.30 ngZ 90’ 10 >ánh cLu lông v4i Linh 60’ @|c tính TM 13.00 -=n 15.30 tr'4c 150’ 90’ a >ã hgn lúc 17.00 25 K n ng qu n lý th i gian QuyZt +-nh trình tb gi0i quyZt công viKc danh sách Vi c xác -Wnh trình t gi$i quy=t công vi c danh m c ph$i tr$i qua b'4c nhY: • B'4c th) nhot: Xác -Wnh công vi c có th i h?n ph$i hoàn thành sBp x=p chúng theo th i gian Loan -ã tách nhZng công vi c -ã xác -Wnh th i h?n hoàn thành danh sách bao g_m công vi c sA – – – – 10 C%n c) vào th i h?n xác -Wnh c&a công vi c th i gian '4c tính, Loan -ã sBp x=p th) t gi$i quy=t công vi c nh' sau: STT Công viLc Ghi Chú Th9i gian @|c tính Tìm tài li u Internet chuŒn bW cho Ph$i xong tr'4c h1p nhóm báo cáo môn QTDN 10.00 90’ H1p nhóm báo cáo môn Qu$n trW Hgn lúc 10.00 doanh nghi p 90’ H1c ti=t môn Lu5t doanh nghi p TM 13.00 -=n 15.30 150’ 10 >ánh cLu lông v4i Linh >ã hgn lúc 17.00 60’ H1c ti=ng Anh bu(i tAi t?i trung tâm TM 19.00 -=n 20.30 ngo?i ngZ 90’ • B'4c th) hai: Th hi n nhZng vi c l?i danh m c vào -_ thW qu$n lý th i gian B'4c s] giúp b?n -'a -' c quy=t -Wnh -' c trình t gi$i quy=t công vi c d a m)c -I quan tr1ng tính khŒn cop c&a công vi c >ây mIt b'4c quan tr1ng mà b?n không nên bY qua n=u không b?n s] có khuynh h'4ng gi$i quy=t công vi c d‰ dàng, thú vW tr'4c r_i m4i -=n công vi c khó kh%n ph)c t?p V4i ví d c&a Loan, danh sách s] l?i công vi c sA – – – – 8, công vi c th i h?n xác -Wnh nên vi c sBp x=p trình t gi$i quy=t công vi c Loan -ã sn d ng -_ thW qu$n lý th i gian nh' sau: + KhŒn cop - Quan tr1ng + Quan tr1ng - KhŒn cop K=t qu$ c&a vi c bi u di‰n công vi c lên -_ thW qu$n lý th i gian cho phép Loan có -' c th) t gi$i quy=t công vi c l?i nh' sau : Phân bW th3i gian (Quy=t -Wnh kho$ng th i gian s] dành cho m i công vi c) 26 K n ng qu n lý th i gian Sau k=t thúc b'4c 2, b?n -ã có th sBp x=p l?i danh sách công vi c cLn làm ban -Lu theo mIt trình t m4i B?n có th sn d ng m{u g i ý d'4i -ây - lên danh sách trình t gi$i quy=t công vi c SA th) t Công vi c Th i gian '4c tính Th i gian d ki=n K=t qu$ ……… …………………… ………………… ……………………… ………… ……… …………………… ………………… ……………………… ………… ……… …………………… ………………… ……………………… ………… SA th) t -' c ghi nh5n cIt S? thm t` sA th) t ban -Lu, s] ng?c nhiên n=u sA th) t có th s] không bBt -Lu tM sA chng không liên t c Trong cIt Công viLc b?n nên ghi nIi dung ngBn g1n nhZng -iCu cLn l'u ý - tính th i gian th c hi n công vi c BoN Sq IrN CÔNG VIcC VÀO DANH SÁCH THEO TRÌNH Tw NÀO? Sau k=t thúc b'4c 2, tay b?n có danh m c th) t công vi c: • Danh m c th) t công vi c -ã xác -Wnh xác th i h?n ph$i hoàn thành: B?n nên sBp nhZng công vi c danh m c vào danh sách tr'4c theo mAc th i gian • Danh m c th) t công vi c l?i: SBp x=p công vi c vào kho$ng th i gian trAng danh sách theo th) t Trong cIt Th9i gian d` kiAn b?n s] -iCn vào th i gian d ki=n bBt -Lu k=t thúc công vi c d a l' ng th i gian '4c tính cLn thi=t - hoàn thành công vi c Quay trd l?i ví d vC lWch làm vi c c&a Loan, bjng vi c -iCn công vi c theo th) t -ã có d b'4c cIng v4i th i gian '4c tính cLn thi=t - hoàn thành m i công vi c, Loan -ã phân b( th i gian cho công vi c ngày mai nh' sau: 27 K n ng qu n lý th i gian S? Công viLc thm t` Th9i gian Th9i gian d` @|c tính kiAn th`c hiLn G1i -i n cho giáo viên d?y ThW tr' ng Ch)ng khoán vC -Wa -i m h1c bù sáng th) t' 15’ 7.00 – 7.15 Vi=t báo cáo tháng 30’ 7.15 – 7.45 Tìm tài li u Internet chuŒn bW cho h1p nhóm báo cáo môn Qu$n trW doanh nghi p 75’ 7.45 – 9.00 Phác th$o sa bI k= ho?ch thành l5p câu l?c bI Ti=ng Anh cho l4p 60’ 9.00 – 10.00 H1p nhóm báo cáo môn Qu$n trW doanh nghi p 90’ 10.00 – 11.30 Nghp tr'a – ChuŒn bW -i h1c 75’ 11.30 – 12.45 H1c ti=t môn Lu5t doanh nghi p 150’ 13.00 – 15.30 >i th%m Mai Am ph$i nh5p vi n 60’ 15.30 – 16.30 10 >ánh cLu lông v4i Linh 60’ 17.00 – 18.00 V sinh cá nhân – šn tAi 45’ 18.00 – 18.45 H1c ti=ng Anh bu(i tAi t?i trung tâm ngo?i ngZ 90’ 19.00 – 20.30 >1c cuAn t?p chí Th= gi4i ph nZ - tr$ cho Loan vào sáng mAt 30’ 21.00 – 21.30 Lên k= ho?ch làm vi c cho ngày mai 30’ 21.30 – 22.00 KAt quQ B?n dành kho$ng phút ghi l?i mIt vài nh5n xét c&a b?n sau -1c xong lWch làm vi c ngày mai c&a Loan …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… Trong th c t= xây d ng th c hi n lWch làm vi c b?n cLn l'u ý mIt sA -i m d'4i -ây: • Hãy nh4 rjng ngày làm vi c c&a b?n chBc chBn có nhZng th i -i m sinh l c cao ho+c thop, chƒng h?n nh' bu(i chiCu th i -i m mà nhiCu ng' i gi$m sinh l c Nên x=p lWch cho nhZng vi c ho?t -Ing quan tr1ng -òi hYi tính sáng t?o 28 K n ng qu n lý th i gian n%ng l' ng vào bu(i sáng – th i -i m mà b?n tpnh táo d_i sinh l c nhot NhZng vi c linh tinh hàng ngày nên x=p vào nhZng th i -i m sinh l c thop • Khi sBp lWch làm vi c nên t?o mIt sA kho$ng trAng th i gian - gi$i quy=t kh&ng ho$ng nhZng -iCu mong - i • Hãy cA gBng k=t h p công vi c có th - ti=t ki m th i gian • Khi lWch h1c t5p, làm vi c c&a b?n có s thay -(i, ghi l?i nhZng -ã th c s x$y - có bi n pháp -iCu chpnh kWp th i cho phù h p v4i s thay -(i mà v{n -$m b$o -' c m c tiêu -ã -+t ban -Lu • CuAi m i chu k\ (tuLn, ngày) cLn ghi l?i k=t qu$ vi c th c hi n công vi c, chuy n nhZng công vi c >=n -ây b?n -ã hoàn tòan có th sn d ng công c -_ thW qu$n lý th i gian, s( nh5t ký lWch làm vi c - lên k= ho?ch qu$n lý th i gian vàng ng1c c&a b$n thân 29 K n ng qu n lý th i gian PH)N BsN LÀM THu NÀO w Sx D'NG TH I GIAN HIYU QU.? B?n th' ng qu$n lý th i gian c&a nh' th= nào? B?n có bao gi c$m thoy không -& th i gian - làm công vi c ngày? B?n có thoy -ã ki t s)c nh'ng v{n không hoàn tot -' c m1i vi c6 Có nhZng ngày b?n chƒng có vi c - làm, chng có hôm b?n ph$i ch?y -ua h=t tAc l c v4i th i gian mà v{n hàng -Ang vi c ch'a gi$i quy=t h=t Có th công vi c c&a b?n ch'a (n -Wnh nh'ng nguyên nhân b?n ch'a bi=t cách sBp x=p th i gian7 Làm viLc có ty chmc SBp -+t bàn làm vi c g1n gàng, ng%n nBp, khoa h1c v4i h thAng h_ sa, tài li u riêng, có lWch công tác cho c$ kho$ng th i gian dài v4i công vi c c th hàng ngày, -Mng quên mIt s1t rác d bên c?nh SBp x=p bàn làm vi c, nhZng t5p tin máy vi tính, email - b?n có th tìm thoy d‰ dàng Quá nhiCu th i gian -ã bW lãng phí cho vi c tìm thông tin mà b?n bi=t rjng -áng lý b?n có th thu x=p tAt han Benjamin Franklin -ã tMng nói tAt nhot là: "MIt nai cho m1i th), m1i th) mIt nai c&a nó" Có th sn d ng mIt sA ch'ang trình máy tính - qu$n lý công vi c, sành -i u mIt tý chai PDA gBn theo ng' i (-i n tho?i di -Ing không ghi -&), ghi l?i nhi m v ph$i làm sBp t4i (cùng thông tin quan tr1ng) vào lWch bi u máy tính >ánh dou nhZng công vi c 'u tiên ho+c v)t bY nhZng gioy t không cLn dùng Có th ghi thêm thông tin nhZng t gioy note (sticker) nhY dán tr'4c m+t nh'ng nh4 mŒu gioy vi c khi=n cho bàn làm vi c trông không -gp mBt có th bW bay -i mot Lzp kA ho ch tr@|c > -=n -Lu gi sáng m4i lên k= ho?ch ngày muIn Hãy sBp x=p vi c th5t c th tM chiCu hôm tr'4c Hãy tách riêng công vi c xác -Wnh rõ vi c nên làm hôm sau, vi c nên làm tr'4c tuLn này, vi c có th - l?i >'ang nhiên, danh sách công vi c có th thay -(i hàng ngày phát sinh thêm vi c m4i BiAt rõ làm viLc hiLu quQ nhat N=u thoy làm vi c vào bu(i sáng hi u qu$ nhot, t?i l?i không -'a nhZng công vi c quan tr1ng vào bu(i sáng? NhZng th i gian không ph$i “-pnh” dành - làm nhZng công vi c mang tính chot th' ng nh5t, hop d{n han Chng có ng' i thoy h1 chp vi=t lách hi u qu$ không gian yên t•nh vào lúc nna -êm Chng không ph$i thói quen xou nh'ng s] bot l i n=u muAn hYi han, -i n tho?i chp có cách ch -=n sáng hôm sau 14.06.2006, Qu$n lý th i gian hi u qu$ (tr c tuy=n) Theo Career >1c tM: http://www.dddn.com.vn/Desktop.aspx/TinTuc/Viec-Lam/Quan_ly_thoi_gian_hieu_qua/ (-1c ngày 05.12.2006) Ph'ang Hoa ngày 16.09.2006 Qu$n lý th i gian - làm vi c tAt han (tr c tuy=n) Theo BBC >1c tM: http://www19.dantri.com.vn/vieclam/2006/9/141399.vip (-1c ngày 05.12.2006) 30 K n ng qu n lý th i gian Tzp tính k~ luzt ;?i v|i bQn thân Thay th' ng xuyên kéo lê c$ -Ang vi c, cLn xác -Wnh h?n chót - hoàn thành tMng công vi c MIt mgo nhY n=u cLn hoàn tot mIt vi c vào 17h chiCu th) N%m bBt k=t thúc vào lúc 12h tr'a Nên gi$i quy=t vi c khó tr'4c, sau -ó tha h_ d?o chai Ghi l i nh\ng th•c m•c th`c hiLn dành th9i gian trao ;yi Nên có mIt cuAn s( nhY túi Khi ngh• -iCu ghi l?i Phát tri n mIt chi=n l' c rõ ràng v4i nhZng câu hYi quan tr1ng: Tin t)c d -ây gì? BAi c$nh sao? žnh h'dng th= khía c?nh ng' i c&a câu chuy n gì? Hãy trao -(i vC cách th)c làm vi c c&a v4i mIt ng' i có kinh nghi m H1 có th giúp b?n -i -úng h'4ng, -R mot th i gian tìm hi u S< d>ng nguyên t•c SMART8 - CuIc sAng ngày v4i s -òi hYi ngày cao công vi c bBt buIc ph$i có ki n%ng làm vi c tAt - có th thích nghi -' c v4i nó, -?t -' c k=t qu$ cao công vi c chng nh' cân bjng -' c cuIc sAng cá nhân gia -ình Tuy nhiên, v4i qui th i gian bot bi=n không ph$i lúc chng có th gi$i quy=t hài hoà -' c vi c M i ngày có 24 ti=ng, mIt tuLn có ngày, tháng có 30 ngày mIt n%m qua -i chp sau 365 ngày V5y t?i mIt chMng m c th i gian nhot -Wnh, có ng' i chƒng làm nên trò trAng mIt sA ng' i làm -' c vô khAi vi c l4n lao to tát? Ph$i ch%ng h1 có mIt kh$ n%ng siêu phàm qui th i gian nhiCu han so v4i nhZng ng' i bình th' ng khác? Qui th i gian c&a m1i ng' i nh' nhau, th=, câu tr$ l i không njm d ch có th i gian - làm công vi c -ó nh' th= cho hi u qu$ >a sA chuyên gia vC qu$n lý nhân s cho rjng - sn d ng th i gian c&a mIt cách tAt nhot, tr'4c h=t, m i cá nhân ph$i nh5n -Wnh n%ng l c làm vi c c&a b$n thân d a phân tích nhZng -i m m?nh, -i m y=u -Ai v4i công vi c -ang -$m nhi m, tM -ó mà bi=t mong muAn -iCu s nghi p d th i -i m hi n t?i chng nh' t'ang lai >ây công vi c -+t cho b$n thân mIt m c tiêu - h'4ng t4i Làm th= - xác -Wnh -' c m c tiêu xác? Trong kinh doanh hi n -?i chng nh' cuIc sAng hàng ngày, ng' i ta th' ng -C c5p -=n nguyên tBc SMART, t)c m c tiêu -' c xây d ng d a nhZng tiêu chí sau: • S-Specific: C th , rõ ràng d‰ hi u; • M-Measurable: >o -=m -' c; • A-Achievable: Có th -?t -' c bjng kh$ n%ng c&a mình; • R-Realistic: Th c t=, không vi‰n vông; • Time bound: Th i h?n - -?t -' c m c tiêu -ã v?ch Trong -ó, tiêu chí “-o -=m -' c” gBn v4i nhZng sA c th Ví d , m c tiêu c&a trd thành ng' i giàu, v5y giàu th= nào? Ngh•a cLn ph$i có sA c th - -o -=m -' c Ví d mIt hay m' i Han th= nZa, chZ “M” mang tính -Ing viên (Motivation), -iCu s] thúc, t?o niCm mong muAn cháy bYng - t5p trung m1i ho?t -Ing nhjm h'4ng t4i m c tiêu n l c phon -ou - -?t -' c 07.07.2005 Nguyên tBc SMART ngh thu5t qu$n lý th i gian hi u qu$ (tr c tuy=n) >1c tM: http://www.chungta.com/Desktop.aspx/PT-KyNangSuNghiep/Lam/Nguyen_tac_SMART_trong_quan_ly_thoi_gian/ (-1c ngày 15.12.2006) 31 K n ng qu n lý th i gian Chng -Ai ng' i ta nhLm l{n giZa chZ “A” chZ “R” Tuy nhiên, -iCu “có th th c hi n -' c” không -_ng nhot v4i “th c t=” MIt ng' i -' c m i vC làm giám >Ac tài ngân hàng th'ang m?i c( phLn, bjng cop chuyên môn kinh nghi m -iCu hành -Cu siêu h?ng (A) mà “Chân” hIi -_ng qu$n trW (R) không th có ca hIi trd thành T(ng Giám -Ac c&a ngân hàng -ó -' c TM ví d có th hi u, n=u có -Ly -& -iCu ki n thuIc tiêu chí A mà thi=u -i tiêu chí R không th -?t -' c m c tiêu >iCu -úng han - i sAng trW B'4c ti=p theo sau xác -Wnh -' c M1c tiêu SMART vi=t m c tiêu -ó gioy, -+t bàn làm vi c hay bot c) ch mà b?n có th nhìn thoy hàng ngày Cách giúp b?n ngh• -=n thúc -Œy b?n hành -Ing h'4ng t4i m c tiêu -C Sau -ó, l5p k= ho?ch chi ti=t - th c hi n Nh' v5y, b?n tr' ng -i làm vi c, b?n s] tính -' c m i tuLn, m i tháng, m i n%m b?n s] ph$i ki=m -' c r_i lên k= ho?ch c th - -?t m c tiêu -ó, m i n%m ph$i ti=t ki m moy ch c tri u, mua -ot,cot nhà Trong l5p k= ho?ch, cLn thi=t ph$i chia nhY m c tiêu - bi=t -' ng b?n -i bao xa, b?n -ã -i -' c chMng (-?t -' c % k= ho?ch) ti=p t c nZa - vC -ích >iCu chng giAng nh' tLm quan tr1ng c&a nhZng cIt sA -i -' ng v5y Khi -ó b?n s] bi=t hôm nay, ngày mai r_i tháng n%m ph$i làm TAt nhot, nên vi=t sa -_ phân tích công vi c hàng ngày - bi=t vi c cLn làm tr'4c, vi c làm sau, vi c quan tr1ng (important) vi c gop, cLn làm (urgent) Tâm lý chung c&a vi c d‰ thích làm tr'4c, vi c khó không thích - l?i làm sau Th5t t h?i vi c khó - lâu, khó th c hi n -ôi vi c gop l?i không hC quan tr1ng Hãy liên t'dng t4i câu chuy n vC chi=c bình nhZng viên sYi, n=u tM -Lu b?n cho vào chi=c bình -Ly cát s] cách - x=p nhZng viên -á ho+c sYi vào -ó nZa nh'ng b?n x=p lLn l' t -á-sYi-cát, b?n ch)a -' c c$ n'4c mIt chi=c bình Von -C quan tr1ng không ph$i chi=c bình ch)a -' c th) mà quan tr1ng b?n ph$i bi=t phân bi t -' c công vi c khó “-á hIc” -âu nhZng viên sYi hay cát cuIc - i, bi=t cách qu$n lý th i gian hi u qu$ - cân bjng cuIc sAng - Trong kinh doanh: Cách qu$n lý th i gian hi u qu$ th' ng -' c nhìn nh5n tM khía c?nh, ng' i qu$n lý nhân viên T?i ng' i ch& doanh nghi p c$m thoy thi=u th i gian t$i vC công vi c? Th' ng m)c -I t$i công vi c c&a ng' i qu$n lý tu\ thuIc vào trình hình thành, quy mô doanh nghi p, ngành nghC kinh doanh Tuy nhiên, tâm lý chung c&a ng' i lãnh -?o không h=t vi c NhZng ng' i tham công ti=c vi c, làm vi c -=n 18 ti=ng mIt ngày h1 v{n c$m thoy ch'a -&, -ôi h1 ao '4c “ph$i chi ngày có 25 ti=ng, tuLn có ngày n%m có 366 ngày ” h1 ph?m ph$i mIt tIi “loy cBp th i gian c&a gia -ình” V5y có ph'ang pháp - cân bjng th i gian cho công vi c, nghp ngai gi$i trí cho gia -ình? V4i mIt doanh nghi p m4i - i hoàn toàn có th chop nh5n -' c v4i s t$i vC công vi c ph$i làm thêm rot nhiCu ti=ng mIt ngày -Ai v4i ng' i lãnh -?o Nh'ng tình tr?ng -ó không th kéo dài mãi, mou chAt -Lu tiên ng' i ch& doanh nghi p ph$i bi=t cách xây d ng h thAng, qui trình làm vi c, ti=p theo xây d ng -Ii ngh k= c5n Ti=p -=n phân quyCn cho nhân viên -òi hYi ph$i th5t rõ ràng c th , ph$i -+t niCm tin vào ng' i -' c giao vi c lùi l?i phía sau - nhân vi n có s ch& -Ing gi$i quy=t công vi c N=u cop qu$n lý bên d'4i gi$i quy=t s v tAt ng' i lãnh -?o s] yên tâm làm nhZng vi c “khó” -úng vai trò c&a Vì th=, -iCu quy=t -Wnh hi u qu$ qu$n lý th i gian c&a ng' i lãnh -?o hi u qu$ làm vi c c&a -Ii ngh nhân viên 32 K n ng qu n lý th i gian • khía c?nh nhân viên, - th i gian làm vi c -?t hi u qu$ cao nhot, nhân viên ph$i xác -Wnh -' c m c tiêu c&a mình, bi=t l_ng ghép m c tiêu cá nhân v4i m c tiêu c&a doanh nghi p - lên k= ho?ch công vi c c&a b$n thân Ng' i qu$n lý nên h'4ng d{n nhân viên xây d ng mIt m c tiêu Smart, sau -ó thAng nhot vC m c tiêu -ó Khi -ã có -' c s -_ng thu5n giZa nhân viên cop qu$n lý vi c l?i chp lên k= ho?ch c th - -?t m c tiêu -C Vi c phân bi t quan tr1ng cLn làm -Ai v4i nhân viên không quan tr1ng nh' v4i ng' i qu$n lý công vi c c&a nhân viên th' ng theo chuyên môn c th nhZng von -C phát sinh Thay vào -ó, tính k• lu5t vC th i gian v4i b$n thân th) c c k\ quan tr1ng Vì v5y, -ã thAng nhot vC m c tiêu giZa cop qu$n lý nhân viên -ó s] có -Ing l c làm vi c h1 s] t5n d ng tAi -a th i gian làm vi c - -?t m c tiêu Làm vi c có t( ch)c ViLc hôm không ;] ngày mai B?n nên cA gBng làm xong phLn vi c -ã có k= ho?ch c&a tMng ngày >iCu -ó s] -em l?i cho b?n c$m giác tho$i mái, -Ly h)ng khdi - b'4c sang mIt ngày m4i N=u ngày m1i vi c không -' c gi$i quy=t xong, s] gây ùn tBc NhZng vi c -ó, n=u làm vC sau s] khó han ho+c không th th c hi n -' c NhZng ng' i thành -?t tuân th& nguyên tBc mIt cách tri t - Ki]m soát ;@kc nh\ng s` lãng phí c7a b n: tránh “nh\ng k‚ ;ánh c•p th9i gian”9 > qu$n lý tAt th i gian, tr'4c h=t b?n cLn ph$i xác -Wnh -' c nhZng th i gian th' ng bW lãng phí Qua -ó xác -Wnh -' c yêu tA cLn ph$i -' c c$i thi n D'4i -ây xin nêu mIt sA nguyên nhân th' ng g+p làm gi$m hi u qu$ công vi c xin t?m g1i nhZng nguyên nhân -ó lnhZng k‚ -ánh cBp th i gian: 8.1 Thay -(i th) t 'u tiên công vi c ph$i gi$i quy=t r&i ro Rni ro -iCu không muAn, nh'ng n=u x$y ra, b?n ph$i 'u tiên gi$i quy=t tr'4c bjng bot c) giá 8.2 >i n tho?i B?n -ã tMng bao gi -iên -Lu mIt ngày có nhiêu cuIc g1i mà không liên quan -=n công vi c? ChBc có! Công c hZu hi u nhot giao ti=p c&a -i n tho?i chng s] có th k‚ thù nguy hi m n=u b?n không bi=t làm th= - ki m soát 8.3 Thi=u m c tiêu th) t 'u tiên >ây có th nguyên l4n nhot quan tr1ng nhot gây s lãng phí th i gian MIt nhà quán lý giYi bi=t xác vi c h1 cLn làm th) t 'u tiên c&a tMng vi c B?n sBp x=p th i gian m i ngày - gi$i quy=t công vi c 'u tiên chng cLn linh ho?t dành -& th i gian cho nhZng vi c bot ng x$y Hãy h1c cách nói “không” v4i nhZng vi c không ph$i 'u tiên Nguy‰n Bình 21.10.2005 NhZng k‚ -ánh cBp th i gian (tr c tuy=n) Theo Nhà qu n lý >1c tM: http://www.chungta.com/Desktop.aspx/KinhDoanh-QTDN/Quan-Ly/Nhung_ke_danh_cap_thoi_gian/ (-1c ngày 12.12.2006) 33 K n ng qu n lý th i gian Nh\ng viên g ch c• nh•10 NhZng nhi m v 'u tiên von - m4i có th -' c th c hi n vào giZa khAi th i gian khác c$ ngày >ó có th giúp -R nhân viên, tr$ l i nhanh câu hYi, nhZng công vi c khác không thích h p v4i khAi th i gian quan tr1ng nh'ng v{n cLn thi=t ph$i th c hi n Vi c cou trúc th i gian m i ngày làm vi c c&a b?n nên bBt -Lu v4i s phân b( kho$ng trAng cho mIt viên g?ch th i gian l4n, sau -ó viên g?ch cR trung bình cho mIt vài nhóm ho?t -Ing khác Các viên g?ch th i gian cR nhY sau -ó s] lop -Ly kho$ng trAng l?i N=u b?n làm m1i th) ng' c l?i th c thi h=t tot c$ nhi m v nhY tr'4c sBp x=p th i gian cho nhZng công vi c quan tr1ng nhot c&a b?n, b?n có th k=t thúc mIt ngày làm vi c mà ch'a th gi$i quy=t -' c nhi m v 'u tiên hàng -Lu Sau cùng, n=u b?n muAn sBp x=p th i gian mIt cách hi u qu$, l i khuyên -+t b?n nên: “Suy ngh• tr'4c bBt tay vào mIt vi c -ó” B?n có bi=t rjng mIt nghiên c)u c&a nhà khoa h1c châu Âu cho thoy m1i ng' i th' ng rot vIi vàng tr'4c bZa %n tr'a Do -ó, - tránh nhZng nhLm l{n, sai sót, b?n không nên th c hi n nhZng công vi c quan tr1ng vào tr'4c bZa %n tr'a 8.4 CA gBng nhiCu? Ngày nay, có nhiCu b?n hàng ngày ph$i hoàn thành công vi c c&a ngày… hôm qua công vi c c&a ngày hôm -ang chot -Ang lên b?n d tr?ng thái c%ng thƒng 8.5 Khách -=n th%m nhiCu Có nhiCu khách -=n g+p -iCu rot bình th' ng, nhiên n=u chp nhZng ng' i b?n, -_ng nghi p -=n - trao -(i d%m ba câu chuy n chƒng liên quan -=n công vi c qu$ rBc rAi 8.6 Phân quyCn không hi u qu$ Phân quyCn tAt mIt y=u tA then chAt cho c$ nhZng nhà qu$n lý lãnh -?o MIt nhà qu$n lý t v i ph$i có kh$ n%ng giao vi c, phân quyCn cho nhân viên ph$i -$m b$o m1i vi c -' c th c hi n -úng yêu cLu >ây cách tAt nhot - xây d ng mIt nhóm làm vi c hi u qu$ gi$m s)c ép công vi c c&a b$n thân nhà qu$n lý Nguyên tBc ph( bi=n -Ai v4i von -C n=u nhân viên có th làm mIt vi c bjng 80% so v4i b?n giao vi c -ó cho nhân viên T'ang t nh' th=, làm t5p nhóm b?n không phân công nhi m v -úng kh$ n%ng c&a m i ng' i, th5m chí s b?n không hoàn thành nhi m v nên b?n làm tot c$ m1i vi c >iCu làm b?n c$m thoy m t mYi, nhiCu vi c làm không th kWp d{n -=n -iCu t h?i han làm cho có, ch) không quan tâm -=n chot l' ng c&a công vi c 8.7 Bàn làm vi c lIn xIn Khi b?n -1c xong vi=t này, b?n nhìn l?i bàn làm vi c c&a N=u b?n thoy bàn lIn xIn, nhiCu b?n ph$i mot rot nhiCu công s)c m4i tìm -' c t5p tài li u mà s=p 10 TrLn Ph'ang Minh (DWch tM Entrepreneur) 08.10.2006 NhZng “viên g?ch” th i gian (tr c tuy=n) Theo Bwportal >1c tM: http://www.chungta.com/Desktop.aspx/KinhDoanh-QTDN/Quan-Ly/Nhung_vien_gach_thoi_gian/ (-1c ngày 16.12.2006) 34 K n ng qu n lý th i gian -ang cLn gop qu$ th c b?n -ang bW stress -oy Vì v5y, b?n ph$i tâm ni m, ng' i làm vi c hi u qu$ nhot th' ng có bàn làm vi c rot ng%n nBp 8.8 S chLn chM - gián -o?n “K‚ trIm" th i gian l4n nhot không ph$i quy=t -Wnh mà né tránh quy=t -Wnh Bjng vi c gi$m b4t s chLn chM, b?n s] có nhiCu th i gian - làm vi c khác có hi u qu$ han Tránh s gián -o?n: B?n có th -óng cna phòng làm vi c l?i th' ng xuyên n=u chp có mIt N=u mIt -_ng nghi p -=n bàn làm vi c c&a b?n - tán g{u mà b?n th i gian b?n lWch s gi$i thích rjng b?n b5n -C nghW s] g+p sau 8.9 Không có kh$ n%ng “nói không” Nguyên tBc chung n=u mIt ng' i có th trút công vi c ho+c von -C c&a h1 lên vai mIt ng' i khác h1 s] làm MIt nhZng -iCu phiCn toái nhot c&a mIt ng' i thi=u ki n%ng nói “không" s làm ng' i khác mot lòng 8.10 G+p gR - s lãng phí th i gian NhZng nghiên c)u cho thoy trung bình nhà qu$n lý ph$i “chi” t4i 17 gi mIt tuLn cho cuIc gR gi - lên lWch làm vi c nhiCu th i gian kéo theo mà rot khó ki m soát NhiCu nhà qu$n lý có kinh nghi m -ã thMa nh5n rjng, có t4i 1/3 th i gian -' c sn d ng mIt cách lãng phí cho cuIc g+p vô vW k= ho?ch B?n “t%ng c' ng" qu$n lý cách tAt nhot - h?n ch= tAi -a s lãng phí th i gian Sn d ng th i gian mIt cách “rIng rãi”: Tránh vi c sn d ng th i gian cho nhZng chuy n không cLn thi=t ho+c lúc b?n -ang t5p trung th c hi n công vi c -C Ví d nh', n=u b?n -ang làm vi c, b?n chp nên md email b?n có -& th i gian - -1c tr$ l i nó, ho+c xóa nó… Có th] l`c t?t MuAn làm vi c có hi u qu$, tr'4c tiên b?n ph$i có mIt th l c tAt B?n cLn t5p th d c, %n ng& -iCu -I, tránh làm vi c s)c Có s)c khYe tAt b?n m4i có th làm vi c -' c lâu dài bCn bp Không chp công vi c ph( thông sn d ng ca bBp, mà công vi c -òi hYi nhiCu chot xám chng cLn b?n có mIt th l c tAt >iCu cLn nhWp sAng công nghi p hi n -òi hYi ng' i lao -Ing ph$i làm vi c v4i mIt c' ng -I cao 35 K n ng qu n lý th i gian TÓM TpT Ý t'dng vC qu$n lý th i gian -ã có tM cách han 100 n%m Tuy nhiên thu5t ngZ “qu$n lý th i gian“ -ã t?o cho ta hi u sai vC vi c mà mIt ng' i có th làm -' c Th i gian không th qu$n lý -' c, chp có th qu$n lý b$n thân th i gian ta sn d ng Nh' v5y qu$n lý th i gian th c chot qu$n lý b$n thân chúng ta.11 Nh' v5y, l i gi$i cho toán th i gian njm tay b?n, tot c$ chp vi c b?n suy ngh• th c hi n nhi m v -+t nh' th= mà B?n cLn phân tích nhZng b?n làm vào ngày mai, tuLn t4i, tháng t4i, -_ng th i b?n chng nên cBt b4t nhZng chi ti=t v n v+t - phát huy tAi -a kh$ n%ng c&a b?n Và b?n nên nh4 rjng, s quy=t tâm kiên trì h=t s)c cLn thi=t Không có quy=t tâm ng4 ngŒn mà chp có nhZng ng' i không quy=t tâm m4i nhZng ng' i ng4 ngŒn Và m i ngày, m i ng' i -Cu có th i gian bjng nhau, 24 gi Nên vi c sn d ng th i gian h p lý s] góp phLn giúp b?n -?t -' c m c tiêu -ã -C ra, gi$m áp l c th i gian gi$i quy=t công vi c, mIt chMng m c -ó -iCu giúp b?n ti=t ki m -' c chi phí thành công công tác chng nh' cuIc sAng Hãy ng' i làm ch& th i gian 11 Nguy‰n Bình 21.10.2005 NhZng k‚ -ánh cBp th i gian (tr c tuy=n) Theo Nhà qu$n lý >1c tM: http://www.chungta.com/Desktop.aspx/KinhDoanh-QTDN/Quan-Ly/Nhung_ke_danh_cap_thoi_gian/ (-1c ngày 19.12.2006) 36 TÀI LIYU THAM KH.O Bích Nga, Ton Ph'4c Ph?m ThW Sáu (Biên dWch) CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials): Qu n lý th i gian (Time management) 2006 TP H_ Chí Minh: NXB T(ng H p Brian, Poser 2003 Time management for students Toronto (Ontario, Canada): Counselling and Development Centre Lê Tuyên (Biên dWch) Qu$n lý th i gian 2004 TP H_ Chí Minh: NXB Tr‚ MIt sA Website: www.chungta.com, www.dddn.com.vn, www19.dantri.com.vn/vieclam

Ngày đăng: 21/11/2016, 02:36

TỪ KHÓA LIÊN QUAN

w