Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống
1
/ 40 trang
THÔNG TIN TÀI LIỆU
Thông tin cơ bản
Định dạng
Số trang
40
Dung lượng
908,25 KB
Nội dung
TR NG I H C AN GIANG D ÁN PHE Biên so n: Nguy n V! Thùy Chi $ng Anh Tài An Giang, tháng 01/2007 M'C L'C PH)N M*T TH I GIAN & QU.N LÝ TH I GIAN 1 Giá tr5 c7a th9i gian .1 B n ;ang s< d>ng th9i gian t?t nh@ thA nào? Hãy phân tích cách b n ;ang s< d>ng th9i gian Nguyên nhân dJn ;An viLc s< d>ng th9i gian ch@a t?t gì? QuQn lý th9i gian PH)N HAI XÁC UNH M'C TIÊU CWA CÔNG VIYC Xác ;5nh m>c tiêu 1.1 M c tiêu 1.2 M c tiêu h tr 1.3 M c tiêu nên có Nh\ng ;$c ;i]m c7a m>c tiêu 10 2.1 Rõ ràng 10 2.2 Phân chia th i gian th c hi n c th 10 2.3 Phù h p kh$ n%ng c&a ng' i t( ch)c ho+c cá nhân -' c giao th c hi n m c tiêu 10 2.4 Quan tr1ng 10 2.5 Phù h p v4i -i m chung c&a t5p th 10 2.6 Ph$i có thách th)c nh'ng ph$i kh$ thi 10 Phân lo i m>c tiêu 11 S` ;?i ngh5ch gi\a tính cap bách tbm quan trdng c7a công viLc (van ;g) 13 Phân chia m>c tiêu thành nhigu công viLc c> th], có th] th`c hiLn ;@kc xác ;5nh mmc ;n @u tiên 14 TiAn hành công viLc ;] ; t ;@kc m>c tiêu 18 TÓM TpT 19 PH)N BA CÔNG C' QU.N LÝ TH I GIAN .20 r th5 quQn lý th9i gian 20 L5ch công viLc .23 PH)N BsN LÀM THu NÀO w Sx D'NG TH I GIAN HIYU QU.? 30 Làm viLc có ty chmc 30 Lzp kA ho ch tr@|c 30 BiAt rõ làm viLc hiLu quQ nhat .30 Tzp tính k~ luzt ;?i v|i bQn thân 31 Ghi l i nh\ng th•c m•c th`c hiLn dành th9i gian trao ;yi 31 S< d>ng nguyên t•c SMART 31 ViLc hôm không ;] ngày mai 33 Ki]m soát ;@kc nh\ng s` lãng phí c7a b n: tránh “nh\ng k‚ ;ánh c•p th9i gian” .33 8.1 Thay -(i th) t 'u tiên công vi c ph$i gi$i quy=t r&i ro 33 8.2 >i n tho?i 33 8.3 Thi=u m c tiêu th) t 'u tiên 33 8.4 CA gBng nhiCu? 34 8.5 Khách -=n th%m nhiCu 34 8.6 Phân quyCn không hi u qu$ 34 8.7 Bàn làm vi c lIn xIn 34 8.8 S chLn chM - gián -o?n 35 8.9 Không có kh$ n%ng “nói không” 35 8.10 G+p gR - s lãng phí th i gian 35 Có th] l`c t?t 35 TÓM TpT 36 K n ng qu n lý th i gian PH)N M*T TH I GIAN & QU.N LÝ TH I GIAN Giá tr5 c7a th9i gian “N=u b?n muAn bi=t giá trW th i gian c&a mIt n%m, hYi nhZng sinh viên n%m cuAi n môn h1c ph$i d k\ thi tAt nghi p n%m sau.” Câu tr$ l i s] …? “Giá mà h_i -ó dành th i gian nhiCu han cho vi c h1c”, “b4c lúc -ó có th i gian dài han”, “Giá mà có th i gian nhiCu han “, … Th i gian mIt khái ni m trMu t' ng, vô hình không th nBm bBt -' c nh'ng l?i có tác -Ing chi phAi $nh h'dng -=n m1i khía c?nh cuIc sAng c&a m i Th i gian th) tài s$n, ngu_n vAn quý báu -Ic -áo mà m i ng' i -Cu -' c h'dng nh' Theo quy lu5t t nhiên th i gian s] t -=n -i mIt cách nhg nhàng nh'ng s] không bao gi quay trd l?i Th i gian ngu_n l c có gi4i h?n, không th làm m4i l?i -' c chng không th mua hay thuê m'4n -' c c&a ng' i khác MIt ki s' -ã tính -' c rjng v4i mIt sBt n+ng 5kg, n=u làm -inh s] bán -' c 10 USD, n=u làm kim may s] bán -' c 300 USD n=u dùng làm nhZng lò xo -_ng h_ s] -em l?i 25.000 USD Nh' v5y, mIt l' ng nguyên li u -Lu vào nh'ng v4i nhZng -Lu khác s] cho nhZng giá trW không giAng M i -Cu có 86.400 giây/ngày, 365 ngày/n%m nh' nhau, nhiên vi c sn d ng “nguyên li u” th i gian -ó nh' th= nào, dùng chúng - làm tùy thuIc vào quy=t -Wnh c&a cá nhân m i ng' i N=u b?n bi=t sn d ng th i gian tAt chBc chBn b?n s] -?t -' c nhiCu han nhZng mà b?n có th B n ;ang s< d>ng th9i gian t?t nh@ thA nào? B?n hoàn thành tAt 10 câu hYi trBc nghi m d'4i -ây bjng cách khoanh tròn vào ô tr$ l i -úng nhot v4i vi c sn d ng th i gian c&a b?n, sau -ó cIng k=t qu$ l?i - có -' c mIt -áp án vC vi c sn d ng th i gian c&a cá nhân b?n K n ng qu n lý th i gian B NS D NG TH I GIAN C A MÌNH CÓ T!T KHÔNG? TR L I CÂU H…I Th' ng Thpnh xuyên tho$ng Ch'a bao gi M i ngày b?n -Cu bY mIt kho$ng th i gian nhot -Wnh - lên k= ho?ch làm vi c cho ngày mai 2 B?n s] gi$i quy=t nhZng von -C l4n tr'4c tiên 3 B?n có th hoàn thành m1i vi c k= ho?ch hàng ngày B?n có th ung dung hoàn thành công vi c -úng th i h?n Góc h1c t5p c&a b?n ng%n nBp, g1n gàng B?n có th tìm thoy nhZng tài li u -ã -' c cot giZ lâu mIt cách nhanh chóng B?n có th' ng g+p khó kh%n vi c quy=t -Wnh xem s] làm vi c k= ti=p B?n -ã bao gi không kWp nIp t5p theo -úng yêu cLu c&a giáo viên có nhiCu gián -o?n B?n có vMa %n vMa -1c sách, báo, … 10 B?n có th' ng xuyên chpnh l?i -_ng h_ -eo tay -_ng h_ treo t' ng - th i gian -' c xác KuT QU Tyng s? ;i]m c7a b n K n ng qu n lý th i gian ÁP ÁN CHO VIYC Sx D'NG TH I GIAN CWA B N • i m c a b n t 27 n 30 i m B?n rot giYi vi c sBp x=p sn d ng th i gian , hi u qu$ h1c t5p công vi c c&a b?n s] cao n=u b?n ti=p t c trì tAt thói quen sBp x=p sn d ng th i gian, thành công chBc chBn s] njm tLm tay b?n • i m c a b n t 24 n 26 i m N%ng l c sBp x=p sn d ng th i gian c&a b?n tAt, n=u nh' b?n dành thêm th i gian quan tâm -Lu t' vào vi c sBp x=p sn d ng th i gian c&a b?n h p lý han hi u qu$ h1c t5p công vi c c&a b?n s] cao han • i m c a b n t 10 n 23 i m Kh$ n%ng sBp x=p sn d ng th i gian c&a b?n hai Hãy phân tích mp nguyên nhân - có th sBp x=p sn d ng th i gian h p lý han Hãy phân tích cách b n ;ang s< d>ng th9i gian N=u b?n ng' i -ang sn d ng th i gian c&a ch'a tAt vi c -Lu tiên mà b?n nên làm cA gBng mô t$ l?i mIt cách chi ti=t xác “bmc tranh” vC cách sn d ng th i gian c&a b?n Hi n t?i, b?n -ang dành th i gian ngày cho vi c h1c t5p? Nghe -i n tho?i? G+p gR b?n bè? Truy c5p Internet? >i mua sBm? >1c sách, báo, t?p chí? v.v… Vi c phân tích cách b?n phân phAi sn d ng th i gian gi$i pháp nhot giúp b?n bi=t -ang lãng phí th i gian vào nhZng vi c - có th phân b( l?i mIt cách hi u qu$ han NHvT KÝ THxI GIAN Nh5t ký th i gian mIt công c mà b?n sn d ng - ghi l?i cách b?n sn d ng th i gian cho nhZng công vi c c th Nh5t ký th i gian s] giúp b?n có -' c nhìn t(ng quan vC hi n tr?ng vi c sn d ng th i gian c&a b?n thông qua -ó b?n có th hi u -' c b?n -ang sn d ng th i gian nh' th= MIt vài sinh viên sau th c hi n ghi nh5t ký th i gian -ã nói:”Bây gi có th hi u phLn lý t?i ch'a bao gi có th i gian cho nhZng công vi c quan tr1ng, th5t -an gi$n -ã phung phí th i gian nhiCu.” K n ng qu n lý th i gian V!y làm th l!p &'c nh!t ký th i gian? B?n s] l5p nh5t ký th i gian bjng cách chia ngày h1c t5p, làm vi c c&a b?n thành nhiCu phLn nhY kho$ng 30 phút Có l] nên bBt -Lu tM th i -i m b?n bBt tay vào công vi c -Lu tiên cho -=n b?n k=t thúc công vi c làm cuAi ngày - nghp nghai M{u nh5t ký th i gian d'4i -ây b?n có th tham kh$o cho lLn sn d ng -Lu tiên có th chpnh sna cho phù h p v4i lWch trình làm vi c c&a b?n Thm ……, ngày … tháng … n‡m … Th9i ;i]m 6.00 6.30 7.00 7.30 8.00 8.30 …… 11.30 12.00 13.00 13.30 …… 19.30 20.00 20.30 21.00 21.30 22.00 Ho t ;nng ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… Th9i gian s< d>ng ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… KAt quQ ; t ;@kc ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… ………………… B'4c quan tr1ng ti=p theo b?n cLn ph$i ghi nh5n xác b?n -ã sn d ng th i gian nh' th= nào, tuLn t theo th i gian tot c$ m1i ho?t -Ing ngày h1c t5p, làm vi c c&a b?n Không chp nhZng vi c l4n, chi=m nhiCu th i gian hay -ã -' c lên lWch sBp -+t tr'4c nh' lên l4p, h1p nhóm, -i h1c thêm hay -i làm thêm … mà c$ nhZng vi c nhY nh'ng chng chi=m mIt khAi l' ng th i gian ngày làm vi c c&a nh' -i ch , nou cam, -i mua -_ b?n hay ng_i tán g{u v4i b?n bè … B n c+n ph i ghi nh!t ký th i gian bao lâu? > có th phân tích vi c sn d ng th i gian b?n ph$i ghi nh5t ký th i gian nhot ngày, k=t qu$ phân tích s] tAt han n=u b?n có th ghi nh5t ký th i gian vòng tuLn K n ng qu n lý th i gian PHÂN TÍCH NHvT KÝ THxI GIAN Công vi c phân tích th i gian bao g_m b'4c: • Phân lo?i công vi c thành nhóm công vi c • Nh5n -Wnh cách phân b( th i gian Vi c phân lo?i công vi c thành nhóm công vi c d a theo b$n chot c&a công vi c Thông th' ng b?n nên phân thành nhóm công vi c nh' sau: • Nhóm 1: Bao g_m nhZng công vi c ph c v nhu cLu cá nhân nh' v sinh cá nhân, %n uAng, gi+t quLn áo, &i -_ v.v … • Nhóm 2: Bao g_m nhZng công vi c liên quan, ph c v cho vi c h1c t5p, công tác • Nhóm 3: Bao g_m nhZng công vi c b?n dành cho xã hIi, nhZng công vi c liên quan -=n gia -ình sd thích c&a b?n Sau hoàn thành vi c phân lo?i công vi c vào nhóm – – 3, b?n s] tính t• l phLn tr%m th i gian c&a m i nhóm công vi c S] lý t'dng n=u b?n dành kho$ng 25% th i gian cho nhóm công vi c sA 1, 50% cho nhóm công vi c sA 25% th i gian l?i cho nhóm công vi c sA Còn b?n, sau phân nhóm công vi c t• l phLn tr%m th i gian c&a m i nhóm công vi c c&a cá nhân b?n ? Nhóm – NhZng công vi c ph c v nhu cLu cá nhân ………… ……………….% Nhóm – NhZng công vi c liên quan ph c v cho vi c h1c t5p, công tác ……….% Nhóm – NhZng công vi c xã hIi, gia -ình sd thích c&a b?n …………………% Hãy dành phút - v] bi u -_ phân bA th i gian c&a b?n so sánh v4i bi u -_ th i gian lý t'dng ghi l?i nh5n xét c&a b?n ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Bi]u ;r phân b? th9i gian lý t@ˆng Bi]u ;r phân b? th9i gian c7a b n Nhóm công vi c s 25% Nhóm công vi c s … … % Nhóm công vi c s 25% Nhóm công vi c s 50% Nhóm công vi c s … … % Nhóm công vi c s … … % K n ng qu n lý th i gian Vi c nh5n -Wnh -' c cách b?n -ã phân b( th i gian c&a có th -' c th c hi n thông qua vi c tr$ l i mIt sA câu hYi nh': • B?n -ang dành th i gian nhiCu nhot cho nhóm công vi c nào? • Bao nhiêu th i gian -' c b?n dành cho vi c h1c t5p? • B?n có -ang nh5n nhiCu công vi c so v4i kh$ n%ng c&a b?n? • Bao nhiêu % th i gian c&a b?n -ã bW “-ánh cBp” vào nhZng vi c không ph$i c&a b?n ho+c không th c s cLn -=n s có m+t c&a b?n? • Vi c sn d ng th i gian -ã phù h p v4i m c tiêu c&a b?n giai -o?n hi n t?i? >=n -ây b?n -ã có th -'a -' c k=t lu5n cho vi c phân tích cách sn d ng th i gian c&a Hãy dành phút - suy ngh• ghi l?i nhZng k=t lu5n c&a b?n Nguyên nhân dJn ;An viLc s< d>ng th9i gian ch@a t?t gì? Theo b?n, có nhZng nguyên nhân khi=n b?n -ang sn d ng th i gian ch'a tAt Hãy suy ngh• ghi l?i kho$ng – nguyên nhân Có th có rot nhiCu nguyên nhân khi=n b?n sn d ng th i gian ch'a tAt, nh'ng ch& y=u có th k -=n nhZng nguyên nhân nh' • Thi u &u tiên / m1c tiêu: >ây có l] nguyên nhân gây lãng phí th i gian quan tr1ng nhot Nó $nh h'dng -=n tot c$ c$ vC ph'ang di n nghC nghi p l{n cá nhân NhZng ng' i hoàn thành hLu h=t nhZng công vi c mIt ngày bi=t xác h1 muAn hoàn thành Không may nhiCu ng' i ngh• rjng m c -ích m c tiêu von -C c&a n%m ch) không ph$i mAi quan tâm hàng ngày Chúng ta dành nhiCu th i gian cho nhZng vi c nhY mà không t5p trung vào nhZng vi c quan tr1ng cho công vi c cuIc sAng c&a • Khách không m i: Ba tM ch=t chóc nhot có th c'4p -i th i gian c&a b?n “Có r$nh không” Th& ph?m d -ây ai? b?n h1c, b?n ký túc xá, b?n ch, … • i4n tho i – Internet: >ây ph'ang ti n thông tin t v i nhot nh'ng chng có th k‚ thù l4n nhot -Ai v4i s hi u qu$ n=u b?n không bi=t cách ki m soát vi c sn d ng K n ng qu n lý th i gian • Không có kh n ng nói “không”: N=u ng' i ta có th d_n công vi c ho+c von -C lên vai b?n h1 s] làm -oy MIt sA ng' i hay bW c%ng thƒng thi=u ki n%ng “nói không” s làm ng' i khác ph5t ý • Góc h=c t!p b a b>n: Hãy nhìn l?i bàn h1c c&a N=u b?n nhìn thoy han 80% di n tích c&a có th b?n -ang v'4ng vào mAi “c%ng thƒng bàn gioy” Góc h1c t5p c&a nhZng sinh viên thành công ng%n nBp, g1n gàng s?ch s] • Trì hoãn: >ây k‚ cBp th i gian l4n nhot, không ph$i quy=t -Wnh mà tránh né quy=t -Wnh B?n có th t%ng -áng k qui th i gian hi u qu$ bjng cách gi$m b4t chLn chM • …… … QuQn lý th9i gian NhZng ng' i thành công nhot th= gi4i có -i m chung? H1 -Cu nhZng chuyên gia vC qu$n lý th i gian! B?n không th th c s thành công cho -=n b?n bi=t cách qu$n lý th i gian thích h p B?n hi u “Qu$n lý th i gian” ngh•a gì? Hãy dành mIt vài phút - suy ngh• ghi l?i cách b?n hi u vC qu$n lý th i gian Có nhiCu cách hi u vC khái ni m “Qu$n lý th i gian” nh': • T5p trung dành nhiCu th i gian vào nhZng vi c quan tr1ng • Quy=t -Wnh sn d ng th i gian mIt cách tAt nhot • Làm -' c nhiCu vi c han mIt kho$ng th i gian nhot -Wnh • Không lãng phí th i gian vào nhZng vi c không liên quan • Ki m soát th i gian -' c tAt han • Tránh -' c vi c vIi vã hoàn thành công vi c vào phút cuAi Tot c$ nhZng cách hi u vC qu$n lý th i gian -Cu -úng có th -'a mIt cách hi u chung cho khái ni m Qu$n lý th i gian nh' sau: QuQn lý th9i gian có ngh‰a ki]m soát t?t hŠn cách b n s< d>ng th9i gian ;@a nh\ng quyAt ;5nh sáng su?t vg cách b n s< d>ng K n ng qu n lý th i gian Ô phbn t@ Ô -3 gi Ô 'u tiên hàng -Lu Ô – gi Ô l5p k= ho?ch Ô – gi Ô lãng phí Ô – 12 gi Ô nhanh -an gi$n Lo i công viLc Hi]m hda Công vi c vMa khŒn cop vMa quan tr1ng Công vi c có th không -' c th c hi n tAt Công vi c không khŒn cop nh'ng quan tr1ng Công vi c có th s] không bao gi -' c th c hi n Công vi c khŒn cop nh'ng t'ang -Ai quan tr1ng Chúng ta th' ng bY th i gian - làm nhZng vi c Công vi c vMa không khŒn cop chng chƒng quan tr1ng Quá nhiCu th i gian có th -' c bY cho vi c khŒn cop nh'ng không quan tr1ng Bây gi sau hi u rõ vC -_ thW qu$n lý th i gian, b?n th c hành bjng cách ghi l?i nhZng công vi c mà b?n -ã làm ngày hôm qua, th hi n chúng vào -_ thW qu$n lý th i gian xác -Wnh th) t công vi c theo -_ thW qu$n lý th i gian Sau so sánh s khác bi t v4i th c t= b?n -ã th c hi n Hãy ghi l?i mIt vài nh5n xét c&a b?n …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… L5ch công viLc > có th ki m soát sn d ng th i gian c&a mIt cách hi u qu$ b?n cLn ph$i trù tính l5p k= ho?ch tr'4c cho th i gian c&a Hai sA nhZng công c cLn thi=t mà mIt ng' i qu$n lý th i gian giYi th' ng có -ó : Cu?n nhzt ký L5ch công viLc Cu?n nhzt ký dành cho vi c l5p k= ho?ch dài h?n, - ghi l?i nhZng cuIc hgn, s ki n nhZng cam k=t cho mIt th i -i m -ó t'ang lai (các tháng n%m n%m k= ti=p) -ó b?n nên có sŠn nh5t ký c&a n%m hi n t?i n%m k= ti=p M{u nh5t ký d'4i -ây -' c gi4i thi u mang tính chot g i ý - b?n tham kh$o, b?n có th t t?o nh5t ký riêng phù h p v4i tính chot công vi c c&a b?n, -iCu hoàn toàn rot tAt 23 K n ng qu n lý th i gian YEAR PLANNER - 2007 January Mon Tues … … … … 28 Sun 29 Mon 30 Tues 31 Wed …………… February 1.Thur ……………… 2.Fri ………………… ……………………… ……………………… 28.Wed … ……… ……………… ……………… ……………… ……………… ……………… ……………… ……………… ……………… December Sat………………… Sun ……………………… ……………………… 28 Fri 29 Sat 30 Sun……………… 31 Mon …………… L5ch làm viLc dành cho vi c l5p k= ho?ch ngBn h?n (cho mIt tuLn ho+c mIt ngày) Vi c lên lWch làm vi c s] giúp b?n theo dõi -' c s ti=n tri n nhiCu vi c lúc l5p k= ho?ch cho b'4c ti=p theo chu i công vi c LÀM TH^ NÀO ` LaP [bC LTCH LÀM VIcC? Vi c l5p lWch làm vi c ph$i tr$i qua b'4c theo trình t nh' sau: Lzp danh sách công viLc mu?n làm QuyAt ;5nh trình t` giQi quyAt công viLc mu?n làm Phân by th9i gian cho công viLc L]p danh sách ( LiKt kê danh sách nh8ng công viKc mu_n làm) B?n ghi l?i tot c$ nhZng vi c b?n muAn làm mIt kho$ng th i gian c th (mIt tuLn, mIt ngày) MIt sA công vi c có tính chot l+p -i l+p l?i th' ng xuyên -+c -i m vi c h1c t5p, công vi c c&a b?n nh' -i h1c khóa, -i h1c thêm, v.v…nh'ng l5p lWch làm vi c b?n v{n ph$i tính -=n nhZng vi c th= cách tAt nhot b?n ghi chúng vào danh sách > l5p -' c danh sách nhZng công vi c muAn làm b?n cLn sn d ng mIt t gioy riêng sn d ng mIt sA tiêu -C theo m{u g i ý d'4i -ây: S? thm t` ………… ………… ………… Công viLc Nhzn xét Th9i gian @|c tính …………………………… ……………………… ……………………… …………………………… ……………………… ……………………… …………………………… ……………………… ……………………… Trong cIt S? thm t` b?n -iCn sA th) t liên t c tM cho -=n công vi c cuAi mà b?n li t kê 24 K n ng qu n lý th i gian Trong cIt Công viLc b?n s] ghi l?i tot c$ nhZng công vi c mà b?n muAn làm tuLn t4i ho+c ngày mai, k c$ nhZng công vi c th' ng xuyên, cA -Wnh l+p l?i Trong cIt Nhzn xét b?n nên ghi th i h?n ph$i hoàn thành công vi c MIt sA công vi c có th xác -Wnh sŠn th i h?n ph$i hoàn thành, mIt sA công vi c khác có th i h?n ph$i hoàn thành tr'4c mIt s vi c khác có th bBt -Lu Trong cIt Th9i gian @|c tính b?n s] ghi l?i l' ng th i gian (sA phút) cLn thi=t - th c hi n công vi c Chúng ta xem xét ví d1 d&ji ây lnch làm vi4c c a cá nhân có th hi u rõ hln vm trình l!p Lan Ph'ang sinh viên n%m ngành K= toán doanh nghi p, cô -' c b?n l4p tín nhi m bLu làm l4p tr'dng c&a l4p Cô -ã li t kê danh sách công vi c mà cô muAn làm vào ngày mai (th) hai) nh' sau: Th9i gian STT Công viLc Ghi Chú >1c cuAn t?p chí Th= gi4i ph nZ - tr$ cho Loan vào sáng mAt 30’ Phác th$o sa bI k= ho?ch thành l5p câu l?c bI Ti=ng Anh cho l4p 60’ H1c ti=t môn Lu5t doanh nghi p Tìm tài li u Internet chuŒn bW cho h1p Ph$i xong nhóm báo cáo môn Qu$n trW doanh nghi p 10.00 G1i -i n cho giáo viên d?y ThW tr' ng Ch)ng khoán vC -Wa -i m h1c bù sáng th) t' 15’ H1p nhóm báo cáo môn Qu$n trW doanh Hgn lúc 10.00 nghi p 90’ Vi=t báo cáo tháng 30’ >i th%m Mai Am ph$i nh5p vi n 60’ H1c ti=ng Anh bu(i tAi t?i trung tâm ngo?i TM 19.00 -=n 20.30 ngZ 90’ 10 >ánh cLu lông v4i Linh 60’ @|c tính TM 13.00 -=n 15.30 tr'4c 150’ 90’ a >ã hgn lúc 17.00 25 K n ng qu n lý th i gian QuyZt +-nh trình tb gi0i quyZt công viKc danh sách Vi c xác -Wnh trình t gi$i quy=t công vi c danh m c ph$i tr$i qua b'4c nhY: • B'4c th) nhot: Xác -Wnh công vi c có th i h?n ph$i hoàn thành sBp x=p chúng theo th i gian Loan -ã tách nhZng công vi c -ã xác -Wnh th i h?n hoàn thành danh sách bao g_m công vi c sA – – – – 10 C%n c) vào th i h?n xác -Wnh c&a công vi c th i gian '4c tính, Loan -ã sBp x=p th) t gi$i quy=t công vi c nh' sau: STT Công viLc Ghi Chú Th9i gian @|c tính Tìm tài li u Internet chuŒn bW cho Ph$i xong tr'4c h1p nhóm báo cáo môn QTDN 10.00 90’ H1p nhóm báo cáo môn Qu$n trW Hgn lúc 10.00 doanh nghi p 90’ H1c ti=t môn Lu5t doanh nghi p TM 13.00 -=n 15.30 150’ 10 >ánh cLu lông v4i Linh >ã hgn lúc 17.00 60’ H1c ti=ng Anh bu(i tAi t?i trung tâm TM 19.00 -=n 20.30 ngo?i ngZ 90’ • B'4c th) hai: Th hi n nhZng vi c l?i danh m c vào -_ thW qu$n lý th i gian B'4c s] giúp b?n -'a -' c quy=t -Wnh -' c trình t gi$i quy=t công vi c d a m)c -I quan tr1ng tính khŒn cop c&a công vi c >ây mIt b'4c quan tr1ng mà b?n không nên bY qua n=u không b?n s] có khuynh h'4ng gi$i quy=t công vi c d‰ dàng, thú vW tr'4c r_i m4i -=n công vi c khó kh%n ph)c t?p V4i ví d c&a Loan, danh sách s] l?i công vi c sA – – – – 8, công vi c th i h?n xác -Wnh nên vi c sBp x=p trình t gi$i quy=t công vi c Loan -ã sn d ng -_ thW qu$n lý th i gian nh' sau: + KhŒn cop - Quan tr1ng + Quan tr1ng - KhŒn cop K=t qu$ c&a vi c bi u di‰n công vi c lên -_ thW qu$n lý th i gian cho phép Loan có -' c th) t gi$i quy=t công vi c l?i nh' sau : Phân bW th3i gian (Quy=t -Wnh kho$ng th i gian s] dành cho m i công vi c) 26 K n ng qu n lý th i gian Sau k=t thúc b'4c 2, b?n -ã có th sBp x=p l?i danh sách công vi c cLn làm ban -Lu theo mIt trình t m4i B?n có th sn d ng m{u g i ý d'4i -ây - lên danh sách trình t gi$i quy=t công vi c SA th) t Công vi c Th i gian '4c tính Th i gian d ki=n K=t qu$ ……… …………………… ………………… ……………………… ………… ……… …………………… ………………… ……………………… ………… ……… …………………… ………………… ……………………… ………… SA th) t -' c ghi nh5n cIt S? thm t` sA th) t ban -Lu, s] ng?c nhiên n=u sA th) t có th s] không bBt -Lu tM sA chng không liên t c Trong cIt Công viLc b?n nên ghi nIi dung ngBn g1n nhZng -iCu cLn l'u ý - tính th i gian th c hi n công vi c BoN Sq IrN CÔNG VIcC VÀO DANH SÁCH THEO TRÌNH Tw NÀO? Sau k=t thúc b'4c 2, tay b?n có danh m c th) t công vi c: • Danh m c th) t công vi c -ã xác -Wnh xác th i h?n ph$i hoàn thành: B?n nên sBp nhZng công vi c danh m c vào danh sách tr'4c theo mAc th i gian • Danh m c th) t công vi c l?i: SBp x=p công vi c vào kho$ng th i gian trAng danh sách theo th) t Trong cIt Th9i gian d` kiAn b?n s] -iCn vào th i gian d ki=n bBt -Lu k=t thúc công vi c d a l' ng th i gian '4c tính cLn thi=t - hoàn thành công vi c Quay trd l?i ví d vC lWch làm vi c c&a Loan, bjng vi c -iCn công vi c theo th) t -ã có d b'4c cIng v4i th i gian '4c tính cLn thi=t - hoàn thành m i công vi c, Loan -ã phân b( th i gian cho công vi c ngày mai nh' sau: 27 K n ng qu n lý th i gian S? Công viLc thm t` Th9i gian Th9i gian d` @|c tính kiAn th`c hiLn G1i -i n cho giáo viên d?y ThW tr' ng Ch)ng khoán vC -Wa -i m h1c bù sáng th) t' 15’ 7.00 – 7.15 Vi=t báo cáo tháng 30’ 7.15 – 7.45 Tìm tài li u Internet chuŒn bW cho h1p nhóm báo cáo môn Qu$n trW doanh nghi p 75’ 7.45 – 9.00 Phác th$o sa bI k= ho?ch thành l5p câu l?c bI Ti=ng Anh cho l4p 60’ 9.00 – 10.00 H1p nhóm báo cáo môn Qu$n trW doanh nghi p 90’ 10.00 – 11.30 Nghp tr'a – ChuŒn bW -i h1c 75’ 11.30 – 12.45 H1c ti=t môn Lu5t doanh nghi p 150’ 13.00 – 15.30 >i th%m Mai Am ph$i nh5p vi n 60’ 15.30 – 16.30 10 >ánh cLu lông v4i Linh 60’ 17.00 – 18.00 V sinh cá nhân – šn tAi 45’ 18.00 – 18.45 H1c ti=ng Anh bu(i tAi t?i trung tâm ngo?i ngZ 90’ 19.00 – 20.30 >1c cuAn t?p chí Th= gi4i ph nZ - tr$ cho Loan vào sáng mAt 30’ 21.00 – 21.30 Lên k= ho?ch làm vi c cho ngày mai 30’ 21.30 – 22.00 KAt quQ B?n dành kho$ng phút ghi l?i mIt vài nh5n xét c&a b?n sau -1c xong lWch làm vi c ngày mai c&a Loan …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… Trong th c t= xây d ng th c hi n lWch làm vi c b?n cLn l'u ý mIt sA -i m d'4i -ây: • Hãy nh4 rjng ngày làm vi c c&a b?n chBc chBn có nhZng th i -i m sinh l c cao ho+c thop, chƒng h?n nh' bu(i chiCu th i -i m mà nhiCu ng' i gi$m sinh l c Nên x=p lWch cho nhZng vi c ho?t -Ing quan tr1ng -òi hYi tính sáng t?o 28 K n ng qu n lý th i gian n%ng l' ng vào bu(i sáng – th i -i m mà b?n tpnh táo d_i sinh l c nhot NhZng vi c linh tinh hàng ngày nên x=p vào nhZng th i -i m sinh l c thop • Khi sBp lWch làm vi c nên t?o mIt sA kho$ng trAng th i gian - gi$i quy=t kh&ng ho$ng nhZng -iCu mong - i • Hãy cA gBng k=t h p công vi c có th - ti=t ki m th i gian • Khi lWch h1c t5p, làm vi c c&a b?n có s thay -(i, ghi l?i nhZng -ã th c s x$y - có bi n pháp -iCu chpnh kWp th i cho phù h p v4i s thay -(i mà v{n -$m b$o -' c m c tiêu -ã -+t ban -Lu • CuAi m i chu k\ (tuLn, ngày) cLn ghi l?i k=t qu$ vi c th c hi n công vi c, chuy n nhZng công vi c >=n -ây b?n -ã hoàn tòan có th sn d ng công c -_ thW qu$n lý th i gian, s( nh5t ký lWch làm vi c - lên k= ho?ch qu$n lý th i gian vàng ng1c c&a b$n thân 29 K n ng qu n lý th i gian PH)N BsN LÀM THu NÀO w Sx D'NG TH I GIAN HIYU QU.? B?n th' ng qu$n lý th i gian c&a nh' th= nào? B?n có bao gi c$m thoy không -& th i gian - làm công vi c ngày? B?n có thoy -ã ki t s)c nh'ng v{n không hoàn tot -' c m1i vi c6 Có nhZng ngày b?n chƒng có vi c - làm, chng có hôm b?n ph$i ch?y -ua h=t tAc l c v4i th i gian mà v{n hàng -Ang vi c ch'a gi$i quy=t h=t Có th công vi c c&a b?n ch'a (n -Wnh nh'ng nguyên nhân b?n ch'a bi=t cách sBp x=p th i gian7 Làm viLc có ty chmc SBp -+t bàn làm vi c g1n gàng, ng%n nBp, khoa h1c v4i h thAng h_ sa, tài li u riêng, có lWch công tác cho c$ kho$ng th i gian dài v4i công vi c c th hàng ngày, -Mng quên mIt s1t rác d bên c?nh SBp x=p bàn làm vi c, nhZng t5p tin máy vi tính, email - b?n có th tìm thoy d‰ dàng Quá nhiCu th i gian -ã bW lãng phí cho vi c tìm thông tin mà b?n bi=t rjng -áng lý b?n có th thu x=p tAt han Benjamin Franklin -ã tMng nói tAt nhot là: "MIt nai cho m1i th), m1i th) mIt nai c&a nó" Có th sn d ng mIt sA ch'ang trình máy tính - qu$n lý công vi c, sành -i u mIt tý chai PDA gBn theo ng' i (-i n tho?i di -Ing không ghi -&), ghi l?i nhi m v ph$i làm sBp t4i (cùng thông tin quan tr1ng) vào lWch bi u máy tính >ánh dou nhZng công vi c 'u tiên ho+c v)t bY nhZng gioy t không cLn dùng Có th ghi thêm thông tin nhZng t gioy note (sticker) nhY dán tr'4c m+t nh'ng nh4 mŒu gioy vi c khi=n cho bàn làm vi c trông không -gp mBt có th bW bay -i mot Lzp kA ho ch tr@|c > -=n -Lu gi sáng m4i lên k= ho?ch ngày muIn Hãy sBp x=p vi c th5t c th tM chiCu hôm tr'4c Hãy tách riêng công vi c xác -Wnh rõ vi c nên làm hôm sau, vi c nên làm tr'4c tuLn này, vi c có th - l?i >'ang nhiên, danh sách công vi c có th thay -(i hàng ngày phát sinh thêm vi c m4i BiAt rõ làm viLc hiLu quQ nhat N=u thoy làm vi c vào bu(i sáng hi u qu$ nhot, t?i l?i không -'a nhZng công vi c quan tr1ng vào bu(i sáng? NhZng th i gian không ph$i “-pnh” dành - làm nhZng công vi c mang tính chot th' ng nh5t, hop d{n han Chng có ng' i thoy h1 chp vi=t lách hi u qu$ không gian yên t•nh vào lúc nna -êm Chng không ph$i thói quen xou nh'ng s] bot l i n=u muAn hYi han, -i n tho?i chp có cách ch -=n sáng hôm sau 14.06.2006, Qu$n lý th i gian hi u qu$ (tr c tuy=n) Theo Career >1c tM: http://www.dddn.com.vn/Desktop.aspx/TinTuc/Viec-Lam/Quan_ly_thoi_gian_hieu_qua/ (-1c ngày 05.12.2006) Ph'ang Hoa ngày 16.09.2006 Qu$n lý th i gian - làm vi c tAt han (tr c tuy=n) Theo BBC >1c tM: http://www19.dantri.com.vn/vieclam/2006/9/141399.vip (-1c ngày 05.12.2006) 30 K n ng qu n lý th i gian Tzp tính k~ luzt ;?i v|i bQn thân Thay th' ng xuyên kéo lê c$ -Ang vi c, cLn xác -Wnh h?n chót - hoàn thành tMng công vi c MIt mgo nhY n=u cLn hoàn tot mIt vi c vào 17h chiCu th) N%m bBt k=t thúc vào lúc 12h tr'a Nên gi$i quy=t vi c khó tr'4c, sau -ó tha h_ d?o chai Ghi l i nh\ng th•c m•c th`c hiLn dành th9i gian trao ;yi Nên có mIt cuAn s( nhY túi Khi ngh• -iCu ghi l?i Phát tri n mIt chi=n l' c rõ ràng v4i nhZng câu hYi quan tr1ng: Tin t)c d -ây gì? BAi c$nh sao? žnh h'dng th= khía c?nh ng' i c&a câu chuy n gì? Hãy trao -(i vC cách th)c làm vi c c&a v4i mIt ng' i có kinh nghi m H1 có th giúp b?n -i -úng h'4ng, -R mot th i gian tìm hi u S< d>ng nguyên t•c SMART8 - CuIc sAng ngày v4i s -òi hYi ngày cao công vi c bBt buIc ph$i có ki n%ng làm vi c tAt - có th thích nghi -' c v4i nó, -?t -' c k=t qu$ cao công vi c chng nh' cân bjng -' c cuIc sAng cá nhân gia -ình Tuy nhiên, v4i qui th i gian bot bi=n không ph$i lúc chng có th gi$i quy=t hài hoà -' c vi c M i ngày có 24 ti=ng, mIt tuLn có ngày, tháng có 30 ngày mIt n%m qua -i chp sau 365 ngày V5y t?i mIt chMng m c th i gian nhot -Wnh, có ng' i chƒng làm nên trò trAng mIt sA ng' i làm -' c vô khAi vi c l4n lao to tát? Ph$i ch%ng h1 có mIt kh$ n%ng siêu phàm qui th i gian nhiCu han so v4i nhZng ng' i bình th' ng khác? Qui th i gian c&a m1i ng' i nh' nhau, th=, câu tr$ l i không njm d ch có th i gian - làm công vi c -ó nh' th= cho hi u qu$ >a sA chuyên gia vC qu$n lý nhân s cho rjng - sn d ng th i gian c&a mIt cách tAt nhot, tr'4c h=t, m i cá nhân ph$i nh5n -Wnh n%ng l c làm vi c c&a b$n thân d a phân tích nhZng -i m m?nh, -i m y=u -Ai v4i công vi c -ang -$m nhi m, tM -ó mà bi=t mong muAn -iCu s nghi p d th i -i m hi n t?i chng nh' t'ang lai >ây công vi c -+t cho b$n thân mIt m c tiêu - h'4ng t4i Làm th= - xác -Wnh -' c m c tiêu xác? Trong kinh doanh hi n -?i chng nh' cuIc sAng hàng ngày, ng' i ta th' ng -C c5p -=n nguyên tBc SMART, t)c m c tiêu -' c xây d ng d a nhZng tiêu chí sau: • S-Specific: C th , rõ ràng d‰ hi u; • M-Measurable: >o -=m -' c; • A-Achievable: Có th -?t -' c bjng kh$ n%ng c&a mình; • R-Realistic: Th c t=, không vi‰n vông; • Time bound: Th i h?n - -?t -' c m c tiêu -ã v?ch Trong -ó, tiêu chí “-o -=m -' c” gBn v4i nhZng sA c th Ví d , m c tiêu c&a trd thành ng' i giàu, v5y giàu th= nào? Ngh•a cLn ph$i có sA c th - -o -=m -' c Ví d mIt hay m' i Han th= nZa, chZ “M” mang tính -Ing viên (Motivation), -iCu s] thúc, t?o niCm mong muAn cháy bYng - t5p trung m1i ho?t -Ing nhjm h'4ng t4i m c tiêu n l c phon -ou - -?t -' c 07.07.2005 Nguyên tBc SMART ngh thu5t qu$n lý th i gian hi u qu$ (tr c tuy=n) >1c tM: http://www.chungta.com/Desktop.aspx/PT-KyNangSuNghiep/Lam/Nguyen_tac_SMART_trong_quan_ly_thoi_gian/ (-1c ngày 15.12.2006) 31 K n ng qu n lý th i gian Chng -Ai ng' i ta nhLm l{n giZa chZ “A” chZ “R” Tuy nhiên, -iCu “có th th c hi n -' c” không -_ng nhot v4i “th c t=” MIt ng' i -' c m i vC làm giám >Ac tài ngân hàng th'ang m?i c( phLn, bjng cop chuyên môn kinh nghi m -iCu hành -Cu siêu h?ng (A) mà “Chân” hIi -_ng qu$n trW (R) không th có ca hIi trd thành T(ng Giám -Ac c&a ngân hàng -ó -' c TM ví d có th hi u, n=u có -Ly -& -iCu ki n thuIc tiêu chí A mà thi=u -i tiêu chí R không th -?t -' c m c tiêu >iCu -úng han - i sAng trW B'4c ti=p theo sau xác -Wnh -' c M1c tiêu SMART vi=t m c tiêu -ó gioy, -+t bàn làm vi c hay bot c) ch mà b?n có th nhìn thoy hàng ngày Cách giúp b?n ngh• -=n thúc -Œy b?n hành -Ing h'4ng t4i m c tiêu -C Sau -ó, l5p k= ho?ch chi ti=t - th c hi n Nh' v5y, b?n tr' ng -i làm vi c, b?n s] tính -' c m i tuLn, m i tháng, m i n%m b?n s] ph$i ki=m -' c r_i lên k= ho?ch c th - -?t m c tiêu -ó, m i n%m ph$i ti=t ki m moy ch c tri u, mua -ot,cot nhà Trong l5p k= ho?ch, cLn thi=t ph$i chia nhY m c tiêu - bi=t -' ng b?n -i bao xa, b?n -ã -i -' c chMng (-?t -' c % k= ho?ch) ti=p t c nZa - vC -ích >iCu chng giAng nh' tLm quan tr1ng c&a nhZng cIt sA -i -' ng v5y Khi -ó b?n s] bi=t hôm nay, ngày mai r_i tháng n%m ph$i làm TAt nhot, nên vi=t sa -_ phân tích công vi c hàng ngày - bi=t vi c cLn làm tr'4c, vi c làm sau, vi c quan tr1ng (important) vi c gop, cLn làm (urgent) Tâm lý chung c&a vi c d‰ thích làm tr'4c, vi c khó không thích - l?i làm sau Th5t t h?i vi c khó - lâu, khó th c hi n -ôi vi c gop l?i không hC quan tr1ng Hãy liên t'dng t4i câu chuy n vC chi=c bình nhZng viên sYi, n=u tM -Lu b?n cho vào chi=c bình -Ly cát s] cách - x=p nhZng viên -á ho+c sYi vào -ó nZa nh'ng b?n x=p lLn l' t -á-sYi-cát, b?n ch)a -' c c$ n'4c mIt chi=c bình Von -C quan tr1ng không ph$i chi=c bình ch)a -' c th) mà quan tr1ng b?n ph$i bi=t phân bi t -' c công vi c khó “-á hIc” -âu nhZng viên sYi hay cát cuIc - i, bi=t cách qu$n lý th i gian hi u qu$ - cân bjng cuIc sAng - Trong kinh doanh: Cách qu$n lý th i gian hi u qu$ th' ng -' c nhìn nh5n tM khía c?nh, ng' i qu$n lý nhân viên T?i ng' i ch& doanh nghi p c$m thoy thi=u th i gian t$i vC công vi c? Th' ng m)c -I t$i công vi c c&a ng' i qu$n lý tu\ thuIc vào trình hình thành, quy mô doanh nghi p, ngành nghC kinh doanh Tuy nhiên, tâm lý chung c&a ng' i lãnh -?o không h=t vi c NhZng ng' i tham công ti=c vi c, làm vi c -=n 18 ti=ng mIt ngày h1 v{n c$m thoy ch'a -&, -ôi h1 ao '4c “ph$i chi ngày có 25 ti=ng, tuLn có ngày n%m có 366 ngày ” h1 ph?m ph$i mIt tIi “loy cBp th i gian c&a gia -ình” V5y có ph'ang pháp - cân bjng th i gian cho công vi c, nghp ngai gi$i trí cho gia -ình? V4i mIt doanh nghi p m4i - i hoàn toàn có th chop nh5n -' c v4i s t$i vC công vi c ph$i làm thêm rot nhiCu ti=ng mIt ngày -Ai v4i ng' i lãnh -?o Nh'ng tình tr?ng -ó không th kéo dài mãi, mou chAt -Lu tiên ng' i ch& doanh nghi p ph$i bi=t cách xây d ng h thAng, qui trình làm vi c, ti=p theo xây d ng -Ii ngh k= c5n Ti=p -=n phân quyCn cho nhân viên -òi hYi ph$i th5t rõ ràng c th , ph$i -+t niCm tin vào ng' i -' c giao vi c lùi l?i phía sau - nhân vi n có s ch& -Ing gi$i quy=t công vi c N=u cop qu$n lý bên d'4i gi$i quy=t s v tAt ng' i lãnh -?o s] yên tâm làm nhZng vi c “khó” -úng vai trò c&a Vì th=, -iCu quy=t -Wnh hi u qu$ qu$n lý th i gian c&a ng' i lãnh -?o hi u qu$ làm vi c c&a -Ii ngh nhân viên 32 K n ng qu n lý th i gian • khía c?nh nhân viên, - th i gian làm vi c -?t hi u qu$ cao nhot, nhân viên ph$i xác -Wnh -' c m c tiêu c&a mình, bi=t l_ng ghép m c tiêu cá nhân v4i m c tiêu c&a doanh nghi p - lên k= ho?ch công vi c c&a b$n thân Ng' i qu$n lý nên h'4ng d{n nhân viên xây d ng mIt m c tiêu Smart, sau -ó thAng nhot vC m c tiêu -ó Khi -ã có -' c s -_ng thu5n giZa nhân viên cop qu$n lý vi c l?i chp lên k= ho?ch c th - -?t m c tiêu -C Vi c phân bi t quan tr1ng cLn làm -Ai v4i nhân viên không quan tr1ng nh' v4i ng' i qu$n lý công vi c c&a nhân viên th' ng theo chuyên môn c th nhZng von -C phát sinh Thay vào -ó, tính k• lu5t vC th i gian v4i b$n thân th) c c k\ quan tr1ng Vì v5y, -ã thAng nhot vC m c tiêu giZa cop qu$n lý nhân viên -ó s] có -Ing l c làm vi c h1 s] t5n d ng tAi -a th i gian làm vi c - -?t m c tiêu Làm vi c có t( ch)c ViLc hôm không ;] ngày mai B?n nên cA gBng làm xong phLn vi c -ã có k= ho?ch c&a tMng ngày >iCu -ó s] -em l?i cho b?n c$m giác tho$i mái, -Ly h)ng khdi - b'4c sang mIt ngày m4i N=u ngày m1i vi c không -' c gi$i quy=t xong, s] gây ùn tBc NhZng vi c -ó, n=u làm vC sau s] khó han ho+c không th th c hi n -' c NhZng ng' i thành -?t tuân th& nguyên tBc mIt cách tri t - Ki]m soát ;@kc nh\ng s` lãng phí c7a b n: tránh “nh\ng k‚ ;ánh c•p th9i gian”9 > qu$n lý tAt th i gian, tr'4c h=t b?n cLn ph$i xác -Wnh -' c nhZng th i gian th' ng bW lãng phí Qua -ó xác -Wnh -' c yêu tA cLn ph$i -' c c$i thi n D'4i -ây xin nêu mIt sA nguyên nhân th' ng g+p làm gi$m hi u qu$ công vi c xin t?m g1i nhZng nguyên nhân -ó lnhZng k‚ -ánh cBp th i gian: 8.1 Thay -(i th) t 'u tiên công vi c ph$i gi$i quy=t r&i ro Rni ro -iCu không muAn, nh'ng n=u x$y ra, b?n ph$i 'u tiên gi$i quy=t tr'4c bjng bot c) giá 8.2 >i n tho?i B?n -ã tMng bao gi -iên -Lu mIt ngày có nhiêu cuIc g1i mà không liên quan -=n công vi c? ChBc có! Công c hZu hi u nhot giao ti=p c&a -i n tho?i chng s] có th k‚ thù nguy hi m n=u b?n không bi=t làm th= - ki m soát 8.3 Thi=u m c tiêu th) t 'u tiên >ây có th nguyên l4n nhot quan tr1ng nhot gây s lãng phí th i gian MIt nhà quán lý giYi bi=t xác vi c h1 cLn làm th) t 'u tiên c&a tMng vi c B?n sBp x=p th i gian m i ngày - gi$i quy=t công vi c 'u tiên chng cLn linh ho?t dành -& th i gian cho nhZng vi c bot ng x$y Hãy h1c cách nói “không” v4i nhZng vi c không ph$i 'u tiên Nguy‰n Bình 21.10.2005 NhZng k‚ -ánh cBp th i gian (tr c tuy=n) Theo Nhà qu n lý >1c tM: http://www.chungta.com/Desktop.aspx/KinhDoanh-QTDN/Quan-Ly/Nhung_ke_danh_cap_thoi_gian/ (-1c ngày 12.12.2006) 33 K n ng qu n lý th i gian Nh\ng viên g ch c• nh•10 NhZng nhi m v 'u tiên von - m4i có th -' c th c hi n vào giZa khAi th i gian khác c$ ngày >ó có th giúp -R nhân viên, tr$ l i nhanh câu hYi, nhZng công vi c khác không thích h p v4i khAi th i gian quan tr1ng nh'ng v{n cLn thi=t ph$i th c hi n Vi c cou trúc th i gian m i ngày làm vi c c&a b?n nên bBt -Lu v4i s phân b( kho$ng trAng cho mIt viên g?ch th i gian l4n, sau -ó viên g?ch cR trung bình cho mIt vài nhóm ho?t -Ing khác Các viên g?ch th i gian cR nhY sau -ó s] lop -Ly kho$ng trAng l?i N=u b?n làm m1i th) ng' c l?i th c thi h=t tot c$ nhi m v nhY tr'4c sBp x=p th i gian cho nhZng công vi c quan tr1ng nhot c&a b?n, b?n có th k=t thúc mIt ngày làm vi c mà ch'a th gi$i quy=t -' c nhi m v 'u tiên hàng -Lu Sau cùng, n=u b?n muAn sBp x=p th i gian mIt cách hi u qu$, l i khuyên -+t b?n nên: “Suy ngh• tr'4c bBt tay vào mIt vi c -ó” B?n có bi=t rjng mIt nghiên c)u c&a nhà khoa h1c châu Âu cho thoy m1i ng' i th' ng rot vIi vàng tr'4c bZa %n tr'a Do -ó, - tránh nhZng nhLm l{n, sai sót, b?n không nên th c hi n nhZng công vi c quan tr1ng vào tr'4c bZa %n tr'a 8.4 CA gBng nhiCu? Ngày nay, có nhiCu b?n hàng ngày ph$i hoàn thành công vi c c&a ngày… hôm qua công vi c c&a ngày hôm -ang chot -Ang lên b?n d tr?ng thái c%ng thƒng 8.5 Khách -=n th%m nhiCu Có nhiCu khách -=n g+p -iCu rot bình th' ng, nhiên n=u chp nhZng ng' i b?n, -_ng nghi p -=n - trao -(i d%m ba câu chuy n chƒng liên quan -=n công vi c qu$ rBc rAi 8.6 Phân quyCn không hi u qu$ Phân quyCn tAt mIt y=u tA then chAt cho c$ nhZng nhà qu$n lý lãnh -?o MIt nhà qu$n lý t v i ph$i có kh$ n%ng giao vi c, phân quyCn cho nhân viên ph$i -$m b$o m1i vi c -' c th c hi n -úng yêu cLu >ây cách tAt nhot - xây d ng mIt nhóm làm vi c hi u qu$ gi$m s)c ép công vi c c&a b$n thân nhà qu$n lý Nguyên tBc ph( bi=n -Ai v4i von -C n=u nhân viên có th làm mIt vi c bjng 80% so v4i b?n giao vi c -ó cho nhân viên T'ang t nh' th=, làm t5p nhóm b?n không phân công nhi m v -úng kh$ n%ng c&a m i ng' i, th5m chí s b?n không hoàn thành nhi m v nên b?n làm tot c$ m1i vi c >iCu làm b?n c$m thoy m t mYi, nhiCu vi c làm không th kWp d{n -=n -iCu t h?i han làm cho có, ch) không quan tâm -=n chot l' ng c&a công vi c 8.7 Bàn làm vi c lIn xIn Khi b?n -1c xong vi=t này, b?n nhìn l?i bàn làm vi c c&a N=u b?n thoy bàn lIn xIn, nhiCu b?n ph$i mot rot nhiCu công s)c m4i tìm -' c t5p tài li u mà s=p 10 TrLn Ph'ang Minh (DWch tM Entrepreneur) 08.10.2006 NhZng “viên g?ch” th i gian (tr c tuy=n) Theo Bwportal >1c tM: http://www.chungta.com/Desktop.aspx/KinhDoanh-QTDN/Quan-Ly/Nhung_vien_gach_thoi_gian/ (-1c ngày 16.12.2006) 34 K n ng qu n lý th i gian -ang cLn gop qu$ th c b?n -ang bW stress -oy Vì v5y, b?n ph$i tâm ni m, ng' i làm vi c hi u qu$ nhot th' ng có bàn làm vi c rot ng%n nBp 8.8 S chLn chM - gián -o?n “K‚ trIm" th i gian l4n nhot không ph$i quy=t -Wnh mà né tránh quy=t -Wnh Bjng vi c gi$m b4t s chLn chM, b?n s] có nhiCu th i gian - làm vi c khác có hi u qu$ han Tránh s gián -o?n: B?n có th -óng cna phòng làm vi c l?i th' ng xuyên n=u chp có mIt N=u mIt -_ng nghi p -=n bàn làm vi c c&a b?n - tán g{u mà b?n th i gian b?n lWch s gi$i thích rjng b?n b5n -C nghW s] g+p sau 8.9 Không có kh$ n%ng “nói không” Nguyên tBc chung n=u mIt ng' i có th trút công vi c ho+c von -C c&a h1 lên vai mIt ng' i khác h1 s] làm MIt nhZng -iCu phiCn toái nhot c&a mIt ng' i thi=u ki n%ng nói “không" s làm ng' i khác mot lòng 8.10 G+p gR - s lãng phí th i gian NhZng nghiên c)u cho thoy trung bình nhà qu$n lý ph$i “chi” t4i 17 gi mIt tuLn cho cuIc gR gi - lên lWch làm vi c nhiCu th i gian kéo theo mà rot khó ki m soát NhiCu nhà qu$n lý có kinh nghi m -ã thMa nh5n rjng, có t4i 1/3 th i gian -' c sn d ng mIt cách lãng phí cho cuIc g+p vô vW k= ho?ch B?n “t%ng c' ng" qu$n lý cách tAt nhot - h?n ch= tAi -a s lãng phí th i gian Sn d ng th i gian mIt cách “rIng rãi”: Tránh vi c sn d ng th i gian cho nhZng chuy n không cLn thi=t ho+c lúc b?n -ang t5p trung th c hi n công vi c -C Ví d nh', n=u b?n -ang làm vi c, b?n chp nên md email b?n có -& th i gian - -1c tr$ l i nó, ho+c xóa nó… Có th] l`c t?t MuAn làm vi c có hi u qu$, tr'4c tiên b?n ph$i có mIt th l c tAt B?n cLn t5p th d c, %n ng& -iCu -I, tránh làm vi c s)c Có s)c khYe tAt b?n m4i có th làm vi c -' c lâu dài bCn bp Không chp công vi c ph( thông sn d ng ca bBp, mà công vi c -òi hYi nhiCu chot xám chng cLn b?n có mIt th l c tAt >iCu cLn nhWp sAng công nghi p hi n -òi hYi ng' i lao -Ing ph$i làm vi c v4i mIt c' ng -I cao 35 K n ng qu n lý th i gian TÓM TpT Ý t'dng vC qu$n lý th i gian -ã có tM cách han 100 n%m Tuy nhiên thu5t ngZ “qu$n lý th i gian“ -ã t?o cho ta hi u sai vC vi c mà mIt ng' i có th làm -' c Th i gian không th qu$n lý -' c, chp có th qu$n lý b$n thân th i gian ta sn d ng Nh' v5y qu$n lý th i gian th c chot qu$n lý b$n thân chúng ta.11 Nh' v5y, l i gi$i cho toán th i gian njm tay b?n, tot c$ chp vi c b?n suy ngh• th c hi n nhi m v -+t nh' th= mà B?n cLn phân tích nhZng b?n làm vào ngày mai, tuLn t4i, tháng t4i, -_ng th i b?n chng nên cBt b4t nhZng chi ti=t v n v+t - phát huy tAi -a kh$ n%ng c&a b?n Và b?n nên nh4 rjng, s quy=t tâm kiên trì h=t s)c cLn thi=t Không có quy=t tâm ng4 ngŒn mà chp có nhZng ng' i không quy=t tâm m4i nhZng ng' i ng4 ngŒn Và m i ngày, m i ng' i -Cu có th i gian bjng nhau, 24 gi Nên vi c sn d ng th i gian h p lý s] góp phLn giúp b?n -?t -' c m c tiêu -ã -C ra, gi$m áp l c th i gian gi$i quy=t công vi c, mIt chMng m c -ó -iCu giúp b?n ti=t ki m -' c chi phí thành công công tác chng nh' cuIc sAng Hãy ng' i làm ch& th i gian 11 Nguy‰n Bình 21.10.2005 NhZng k‚ -ánh cBp th i gian (tr c tuy=n) Theo Nhà qu$n lý >1c tM: http://www.chungta.com/Desktop.aspx/KinhDoanh-QTDN/Quan-Ly/Nhung_ke_danh_cap_thoi_gian/ (-1c ngày 19.12.2006) 36 TÀI LIYU THAM KH.O Bích Nga, Ton Ph'4c Ph?m ThW Sáu (Biên dWch) CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials): Qu n lý th i gian (Time management) 2006 TP H_ Chí Minh: NXB T(ng H p Brian, Poser 2003 Time management for students Toronto (Ontario, Canada): Counselling and Development Centre Lê Tuyên (Biên dWch) Qu$n lý th i gian 2004 TP H_ Chí Minh: NXB Tr‚ MIt sA Website: www.chungta.com, www.dddn.com.vn, www19.dantri.com.vn/vieclam