Làm quen với acess

Làm quen với môi trường ACCESS GIÁO TRÌNH ACCESS CHƯƠNG 2 2 Nội dung chính của chương 2  Làm quen với môi trường MS Access  Các thao tác trên bảng dữ liệu trong Access  Tìm hiểu bộ lọc (filter)  Tạo CSDL và các mối liên kết giữa các bảng được quản lý bởi Access 4 Để mở MS Access bạn vào Start → Programs → Microsoft Access (Hình 1). Hiện ra hộp thoại sau đây (Hình 2): Chọn Blank access Database để tạo mới cơ sở dữ liệu trống Chọn Access Database Wizards, pages and Projects để tạo mới cơ sở dữ liệu sử dụng đồ thuật. Chọn Open an existing file để mở file có sẵn. Hình 1 Hình 1 Hình 2 Hình 2 2.1.1. Khởi động Access: 5  Giả sử ta đã có sẵn cơ sở dữ liệu có tên Tuyển sinh đại học.  Nếu tên file không có trong danh sách phía dưới thì chọn More files… → Open.  Tìm đến đúng đường dẫn chứa file.  Để mở file ta chọn tên file Kết quả thi đại học rồi nháy kép chuột hoặc ấn Open. Nháy đúp Nháy đúp 2.1.1 Khởi động Access: 6 7 Cửa sổ cơ sở dữ liệu sau khi mở file sẽ hiện ra cửa sổ dưới đây: Cửa số gồm các đối tượng Tables, Querries, Forms, Reports, Pages, Macros và Modules nằm trong tập tin đơn lẻ Database. Mỗi database phải chứa ít nhất một bảng, nó có thể chứa (hoặc không) một hay nhiều đối tượng khác. Muốn truy cập vào đối tượng nào, Click vào tên đối tượng tương ứng nằm dưới mục Objects. Trước hết chúng ta xem xét các đối tượng này là gì? Các đối tượng Database 2.1.2 8 Các đối tượng (Objects). Table (Bảng): Là nơi lưu trữ dữ liệu. Bảng được tổ chức theo các hàng, các cột. Mỗi cột là một trường (Field), chứa một kiểu thông tin cụ thể, trường là phần tử trong cơ sở dữ liệu. Mỗi hàng là một bản ghi (Record) tạo thành từ các trường. Trong hình dưới đây, họ tên, ngày sinh, STT, quê quán, số báo danh, mã ngành là các trường. Còn một bản ghi là một hàng có chứa tất cả yếu tố của các trường. 2.1.2 9 • Mỗi bảng có khóa chính (Primary key) • Các bảng liên kết với nhau thông qua khóa (khóa ngoài) • Có thể có các ràng buộc khác nữa 2.1.2 Một số chú ý về các bảng 10 Form (Mẫu biểu): Là cửa sổ cho phép xem các bản ghi có sẵn hoặc tạo ra bản ghi mới vào bảng trong CSDL. Có thể tạo ra biểu mẫu làm việc với một hay nhiều bảng cùng một lúc và in ra hoặc hiển thị biểu mẫu. Dưới đây là ví dụ khi bạn nhập liệu trong Form: 2.1.2 [...]... cạnh bản ghi hiện tại để chỉ ra trạng thái của nó Một tam giác chỉ ra bản ghi đã được ghi vào đĩa (hình 1), cái bút chì cho biết ta đang làm việc với bản ghi đó (hình 2) Khi ta dịch chuyển sang bản ghi tiếp theo, cái bút chì sẽ chuyển thành tam giác để chỉ ra bản ghi vừa làm việc đã được lưu vào đĩa Hình 11 Hình Hình 33 Hình Hình 4 Hình 4 Hình 2 Hình 2 21 Trạng thái dòng hiện tại trong bảng 2.1.4  Dấu... của chế độ thiết kế được chia làm hai khung:  Nửa phía trên là tên các tên, kiểu dữ liệu tương ứng bạn có thể `nhập và lời miêu tả (có thể không có) của các trường  Nửa phía dưới liệt kê các thuộc tính của của trường được chọn tương ứng ở phía trên Trong phần tiếp theo chúng ta sẽ nói tới các kiểu dữ liệu và thuộc tính trường Bảng trong chế độ thiết kế 16 2.1.3 Đối với mỗi trường tương ứng ta có... Tìm từ bạn đánh vào trùng khớp hoàn toàn với mục của trường * Any part of Field: Nếu bạn không nhớ toàn bộ tên của từ cần tìm thì hãy nhấn chuột vào Match rồi chọn Any part of Field Kết quả là Access sẽ tìm kiếm tất cả các mục của trường có chứa từ bạn đánh vào.*- Start of Field: Lựa chọn này tương tự như Any part of Field nhưng chỉ so sánh từ bạn đánh vào với các ký tự đầu tiên của trường  Để có... này vì bản ghi số 5 không chuyển xuống vị trí số 4 Yes/No: Dùng cho các trường chỉ có hai giá trị Đúng/Sai Các kiểu Các kiểu dữ liệu dữ liệu 17 2.1.3 Thuộc tính của kiểu dữ liệu Thuộc tính của trường làm cho định nghĩa về trường thêm chi tiết, số lượng của thuộc tính phụ thuộc vào kiểu dữ liệu Xin giới thiệu một vài thuộc tính được sử dụng thường xuyên:  Field Size: Xác lập độ lớn cho các dạng dữ... ví dụ 09123456 thì nó hiển thị là: 09 123 456 19 2.1.3  Requiring Entries (Bắt buộc nhập liệu): Để đảm bảo các thông tin then chốt luôn được nhập đầy đủ, ta có thể ấn định trường đó bắt buộc phải nhập Làm điều này bằng cách chọn trường cần bắt buộc, chọn Required, Yes và sau đó Save lại Dưới đây là một ví dụ mà access đưa ra thông báo lỗi bắt buộc người dùng phải nhập đầy đủ và nhập không đúng kiểu...2.1.2 Queries: Dùng để tìm và gọi ra đúng dữ liệu phù hợp với các điều kiện mà bạn đặt ra, bao gồm các dữ liệu ở các bảng phức tạp tạo ra một truy vấn Một truy vấn cũng có thể cập nhật hoặc xoá bỏ đi bản ghi trong cùng một lúc Bảng truy vấn đơn giản 11 2.1.2... trên toàn bảng ghi Nếu xem trong chế độ Design View thì trường khóa chính có ký hiệu chiếc chìa khóa bên trái bản ghi (Hình 4) Hình 11 Hình Hình 33 Hình Hình 4 Hình 4 Hình 2 Hình 2 22 MỜI CÁC ANH CHỊ LÀM BÀI THỰC HÀNH SỐ 1 2.2 Các thao tác cơ bản trên bảng dữ liệu 2.2.1 Di chuyển con trỏ trong bảng • Dùng các phím mũi tên để di chuyển theo hướng đã định • Tab/Enter : chuyển sang ô kế tiếp trên dòng... Paste trong phạm vi ô Chọn Copy, hoặc *Chú ý:để đưa dữ liệu Cut Chỉ nên chọn Cutvào clipboard khi trường có thuộc tính *Chú ý: Chỉ Require=False và Paste được dữ Alow zero ô liệu vào một length=False (Đối với thuộc trường Text).kiểu hoặc II) cùng (Xem phần kiểu Text Phải chuột bôi đen Dùng chuộtvào vị trí sẽ dán dữ liệu, menu xuất dữ liệu trong ô, click hiện phải chuột, một menu xuất hiện Chọn Paste để... Integer, Single, Double Date/time: Ngày giờ lưu trữ theo dạng thức đặc biệt được xác lập trong phần thuộc tính Autonumber: Access sẽ tự động điền trị số cho từng bản ghi mới bổ xung Có thể dùng để xác lập làm trường khóa chính Chý ý là nếu tùy chọn này được chọn thì khi bạn xóa một bản ghi nào đó thì bạn sẽ bị mất số vị trí của bản ghi đó Ví dụ bạn có 3 bản ghi đánh số tự động là 3,4,5 Bạn xóa bản ghi 4 . Làm quen với môi trường ACCESS GIÁO TRÌNH ACCESS CHƯƠNG 2 2 Nội dung chính của chương 2  Làm quen với môi trường MS Access . sẵn hoặc tạo ra bản ghi mới vào bảng trong CSDL. Có thể tạo ra biểu mẫu làm việc với một hay nhiều bảng cùng một lúc và in ra hoặc hiển thị biểu mẫu. Dưới