ôn thi công chức tin học văn phòng

BÀI 1: GIỚI THIỆU EXCEL I Chức Phần mềm Microsoft Excel for Windows phần mềm xử lý bảng tính điện tử tiếng Microsoft phần mềm bảng tính điện tử đƣợc sử dụng phổ biến Với nhiều công cụ mạnh mẽ với chức phong phú giúp xử lý bảng tính nhanh xác Ngoài hệ thống hàm đầy đủ giúp giải thao tác tính toán thông thƣờng lĩnh vực thống kê Một số phiên Microsoft Excel bao gồm: Microsoft Excel 6.0; Microsoft Excel 97; Microsoft Excel 2000; Microsoft Excel 2002; Microsoft Excel XP; Microsoft Excel 2003… II Gọi thoát Excel Gọi chƣơng trình Excel Có thể thực cách sau: - Nhấp chuột trái lần biểu tƣợng chƣơng trình Excel hình (nếu có) - Nhấp chuột trái lần lên tên tập tin văn Excel tạo - Vào menu Start\Program\Microsoft Office\Microsoft Excel Thoát chƣơng trình Excel Có thể thoát khỏi Excel cách: - Sử dụng phím gõ tắt Alt + F4 (bấm giữ phím Alt, gõ phím F4) - Chọn lệnh File/ Exit - Click vào nút nằm phía trên, bên phải tiêu đề - Nhấp chuột trái lần vào biểu tƣợng Excel góc bên trái tiêu đề III Các thành phần cửa sổ làm việc Excel Màn hình cửa sổ làm việc Excel Thanh tiêu đề Thanh thực đơn lệnh Thanh công cụ Thanh công thức Thanh trạng thái Thanh cuộn ngang, dọc 3.2 Thanh tiêu đề Cho biết tên chƣơng trình ứng dụng, tên tập tin 3.3 Thanh thực đơn lệnh Cung cấp nhóm lệnh làm việc với bảng tính 3.4 Thanh công cụ Cung cấp nút thao tác nhanh 3.5 Thanh công thức (Formula bar) Gồm ô Name Box hiển thị tọa độ ô soạn thảo nội dung liệu ô 3.6 Thanh trạng thái Cho biết thông tin bảng tính, trang soạn thảo, kết cộng đơn giản,… 3.7 Che giấu/hiển thị công cụ - Nhắp chọn thực đơn View chọn Toolbars - Di chuyển chuột sang phải để thao tác chọn bỏ công cụ hiển thị IV Khái niệm: cột, dòng, ô, sheet, Workbook 4.1 Quản lý Workbook Một tập tin Excel đƣợc gọi Workbook với tên có phần mở rộng XLS Một Workbook đƣợc xem nhƣ tài liệu gồm nhiều trang làm việc Mỗi trang làm việc đƣợc gọi Sheet, có tối đa 255 Sheet, mặc định có Sheet, số lƣợng sheet mặc định thay đổi theo tùy chọn ngƣời sử dụng Các Sheet đƣợc đặt theo tên là: Sheet1, Sheet2, sheet3, 4.2 Cấu trúc Worksheet: Mỗi sheet đƣợc xem nhƣ bảng tính gồm nhiều dòng, nhiều cột 4.3 Dòng (Row): Có tối đa 65.536 dòng, đƣợc đánh số từ đến 65.536 4.4 Cột (column): Có tối đa 256 cột, đƣợc đánh số từ A, B, Z,AA,AB AZ, IV 4.5 Ô (cell) Là giao cột dòng, liệu đƣợc chứa ô, ô có lƣới phân cách Địa ô đƣợc xác định tên cột trƣớc tên dòng sau Ví dụ C5 4.6 Vùng (range): Là tập hợp ô Địa vùng đƣợc xác định ô góc bên trái ô góc dƣới bên phải đƣợc cách dấu hai chấm (:) Ví dụ A1:C5 V Thao tác tập tin (bảng tính) 5.1 Tạo tập tin (bảng tính)  Mở tập tin Chọn File\New nhấn tổ hợp phím Ctrl + N nhấn nút  Mở tập tin có đĩa Chọn File\Open nhấn tổ hợp phím Ctrl + O nhấn Chọn ổ đĩa thƣ mục chứa tập tin cần nút , xuất hộp thoại sau: mở Look in: cho phép chọn vị Chọn tập tin cần trí tập tin cần mở mở File name: cho phép nhập Có thể nhập đầy đủ tên tập tin cần mở theo đƣờng dẫn tên tập đƣờng dẫn tin cần mở Files of type: kiểu tập tin cần mở 5.2 Lƣu tập tin  Lƣu tập tin lần Chọn File\Save nhấn tổ hợp phím Ctrl + S nhấn nút hộp thoại: , xuất Save in: cho phép chọn vị trí chứa tập tin cần lƣu File name: cho phép nhập Chọn ổ đĩa, thƣ mục chứa tên tập tin cần lƣu (theo quy tập tin cần lƣu tắc) Files of type: kiểu tập tin Nhập tên tập cần lƣu tin cần lƣu  Lƣu tập tin từ lần thứ hai trở - Lƣu vào tập tin: Tƣơng tự nhƣ lần lƣu Excel tự động lƣu trữ thay đổi mà không yêu cầu đặt tên (không xuất hộp thoại Save As) - Lƣu thành tập tin mới: Vào menu File\ Save as xuất hộp thoại Save as nhƣ cho phép đặt tên tập tin 5.3 Chọn cửa sổ tập tin mở Excel cho phép mở lúc nhiều bảng tính, muốn chuyển từ cửa sổ sang cửa sổ khác ta thực bƣớc sau: - Vào menu Windows\Chọn tên tập tin muốn mở - Nhấn tổ hợp phím Alt + Tab (nhấn giữ phím Alt ấn phím tab) xuất dãy danh sách chƣơng trình mở dƣới Taskbar chọn tập tin muốn mở 5.4 Ðóng cửa sổ tập tin làm việc  Nhắp chọn menu File\ Close đóng bảng tính làm việc  Nhắp chọn File\ Exit để đóng chương trình Excel  Nhấn nút góc bên phải hình Ms Excel mở hộp thoại hỏi đáp với ngƣời sử dụng việc ghi lại thay đổi bảng tính: -Yes: Lƣu liệu đóng tập tin hành -No: Đóng tập tin hành mà không lƣu liệu -Cancel: Hủy bỏ lệnh, trở tập tin hành BÀI 2: NHẬP VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH I Một số thao tác Chọn, đổi tên, chèn, xóa sheet - Chọn Sheet làm việc: Click vào tên Sheet - Đổi tên Sheet: D_Click tên Sheet cần đổi tên, sau nhập vào tên - Chèn thêm Sheet: chọn lệnh Insert\WorkSheet - Xóa Sheet: chọn Sheet cần xóa, chọn lệnh Edit\Delete Sheet Ghi chú: Có thể thực thao tác cách R_Click lên tên Sheet chọn lệnh cần thực Chọn ô, chọn vùng ô liên tục, cột, dòng Chọn ô: nhắp chuột vào ô Chọn vùng ô liên tục - Sử dụng chuột: Drag từ ô đầu đến ô cuối vùng - Dùng bàn phím: Đƣa trỏ ô đầu tiên, nhấn giữ phím Shift kết hợp với phím mũi tên - Dùng chuột phím: Đƣa trỏ ô ô đầu tiên, nhấn giữ Shift, nhắp chuột vào ô cuối vùng.Giữ phím shift nhắp chuột vào ô dƣới bên phải Nhiều ô cách khoảng: giữ phím Ctrl, nhắp chuột chọn ô Nhiều vùng cách khoảng: giữ phím Ctrl, Drag chọn lần lƣợt vùng Toàn Sheet: nhắp chuột vào nút giao chứa tên cột chứa số dòng; nhấn tổ hợp phím Ctrl + A Chọn nguyên cột: nhắp chuột vào tên cột cần chọn, Drag tiếp đến cột cuối (nếu chọn nhiều cột) Chọn nguyên dòng: nhắp chuột vào số dòng, Drag tiếp đến dòng cuối (nếu chọn nhiều dòng) Nhập liệu ô Trƣớc hết ta cần đặt trỏ ô muốn nhập liệu - Nhập liệu vào kết thúc phím Enter Sửa liệu ô Để sửa liệu ta đặt trỏ vào ô cần hiệu chỉnh nhấn phím F2 chỉnh sửa; đƣa trỏ chuột vào công thức nhắp đúp chuột vào ô cần hiệu chỉnh chỉnh sửa Xóa liệu ô - Chọn ô cần xoá - Chọn lệnh Edit\ Clear - Chọn cách xóa liệu All: Xóa tất thành phần Formats: Xóa phần định dạng Contents: Xóa nội dung liệu Comments: Xóa phần thích Sao chép ô Thao tác ô bảng tính - Chọn ô cần chép (các ô ô vùng nhiều ô) - Nhắp nút Copy bấm tổ hợp phím Ctrl + C để chép - Chuyển trỏ ô đến vị trí góc bên trái vùng dự định chép - Nhắp nút Paste , bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán nội dung ô Thao tác chép ô khác bảng tính Trên bảng tính hành, chọn ô cần chép (các ô ô vùng nhiều ô) - Nhắp nút Copy bấm tổ hợp phím Ctrl + C để chép - Chuyển trạng thái hành đến trang bảng tính khác - Nhắp nút Paste , bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán nội dung ô Di chuyển - Chọn ô cần di chuyển - Nhấn nút Cut, bấm tổ hợp phím Ctrl + X - Chuyển trỏ ô đến vị trí vùng dự định đặt ô - Nhấn nút Paste bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán ô Ðiền nhanh dãy số, ngày  Điền tự động số thứ tự - Đƣa trỏ vào ô B2 - Nhấn giữ phí ctrl - Trỏ chuột vào hình vuông nhỏ góc dƣới, bên phải ô đó, trỏ chuyển thành hình dấu cộng có mũ - Nhắp chuột kéo theo chiều dọc thấy xuất số 3, 4, đƣợc điền tự động vào ô B3, B4, B5  Điền tự động theo chuỗi liệu - Nhập liệu vào ô - Chọn vùng B2:B3 - Đƣa trỏ chuột vào góc dƣới phải, trỏ chuyển thành hình dấu cộng Nhấn kéo chuột theo chiều dọc để điền tự động giá trị văn 3M03, 3M04, 3M05,… vào ô bên dƣới II Các kiểu liệu bản: Kiểu số Dữ liệu kiểu số đƣợc tạo ký tự cho phép : + - () , / $ % E Mặc nhiên liệu kiểu số canh lề phải ô Nếu số nhập vào lớn độ rộng cột hiển thị ###### chuyển sang dạng số khoa học Lúc để số thể đầy đủ độ rộng cột cần phải điều chỉnh lớn số nhập vào Kiểu chuỗi Dữ liệu kiểu chuỗi đƣợc tạo ký tự ký tự số, khoảng trống ký tự số Ký tự nhập vào phải chữ Mặc nhiên liệu kiểu chuỗi canh lề trái ô - Qui ƣớc nhập: + Nhập từ ký tự từ A->Z +Các ký tự canh lề gồm: „ canh trái; “ canh phải; ^ canh giữa; \ canh đầy ô - Sự hiển thị phụ thuộc vào độ rộng ô + Nếu độ dài chuổi nhỏ độ rộng ô liệu thể bình thƣờng + Nếu độ dài chuổi lớn độ rộng ô liệu tràn qua ô kế tiếp, ô bị che khuất Do ta phải điều chỉnh độ rộng ô vừa với nội dung nhập vào Kiểu công thức Ký tự dấu “=”, sau biểu thức Đối với liệu kiểu công thức giá trị hiển thị ô công thức mà kết công thức (có thể trị số, ngày tháng, giờ, chuỗi hay thông báo lỗi) Công thức đƣợc xem nhƣ kết hợp toán tử toán hạng + Các toán tử là: +, -, *, /, &,^, >, =, Column; R_Click, chọn Insert Lưu ý: cột đƣợc thêm vào đẩy cột đƣợc chọn qua bên phải  Chèn dòng + Chọn dòng mà muốn chèn thêm dòng vào + Vào menu Insert >Rows; R_Click, chọn Insert Lưu ý: dòng đƣợc thêm vào đẩy dòng đƣợc chọn xuống phía dƣới  Chèn vùng + Chọn vùng muốn chèn ô trống + Vào menu Insert\Cells, xuất hộp thoại sau: Giải thích mục hộp thoại Shift cells right: Chèn ô trống đẩy ô bên phải vị trí chèn sang phải Shift cells down: Chèn ô trống đẩy ô từ vị trí chèn xuống dƣới Entire row: Chèn dòng trống đẩy dòng từ vị trí chèn xuống dƣới Entire column: Chèn cột cột trống đẩy dòng từ vị trí chèn sang phải Xóa cột, dòng, vùng Xóa cột + Chọn cột mà muốn xóa + Vào menu Edit > Delete ; R_Click, chọn Delete Xóa dòng + Chọn dòng mà muốn xóa + Vào menu Edit > Delete ; R_Click, chọn Delete Xóa vùng + Chọn vùng muốn xóa bỏ ô trống + Vào menu Edit > Delete Shift cells left: chuyển liệu vùng bên phải vùng bị xóa sang trái Shift cells up: chuyển liệu vùng dƣới vùng bị xóa sang lên Entire row: để xóa dòng Entire column: để xóa cột Ẩn cột, dòng + Chọn cột/dòng mà muốn ẩn + Dùng lệnh Format > Column (cột) > Unhide/Hide Dữ liệu cột/dòng không bị Đổi độ rộng cột, chiều cao dòng  Cách 1: Đặt trỏ chuột cạnh cột dòng (hoặc khối chọn) cần thay đổi - Drag sang trái sang phải để thay đổi độ rộng cột; - Drag lên xuống dƣới để thay đổi chiều cao dòng Drag chuột vào Drag chuột vào Lưu ý: Có thể D_Click vào cạnh để tự động điều chỉnh kích thƣớc cột, dòng cho vừa với liệu  Cách 2: - Chọn khối cột\dòng cần thay đổi - Vào menu Format\Row (hoặc Column) + Chọn Height để thay đổi chiều cao dòng (hoặc chọn Width để thay đổi độ rộng cột) + Chọn AutoFit để tự động điều chỉnh kích thƣớc cho vừa với liệu II Ðịnh dạng bảng tính: Ðịnh dạng ký tự Dữ kiệu ô định dạng theo thành phần Font (nét chữ), Style (nghiêng, đậm), Size: kích thƣớc chữ  Thực theo quy trình sau: - Chọn vùng liệu cần định dạng - Chọn lệnh Format\ Cells Chọn lớp Font - Sau chọn Font chữ, Style, size, … - Nhắp OK để hoàn tất việc định dạng ký tự Khung viền, ô – Border - Chọn vùng cần kẻ khung - Chọn lệnh Format\ Cells Chọn lớp Border + Chọn kiểu đƣờng kẻ mục Style + Chọn màu đƣờng kẻ mục Color + Chọn vẽ khung: Presets:  None: bỏ đƣờng kẻ trạng thái bình thƣờng, chọn lại lệnh Data\ Filters\ AutoFilters Lọc liệu n ng cao ( dvanced Filter) Lệnh Data\ Filter\ Advanced Filter dùng để trích mẫu tin theo điều kiện định vùng tiêu chuẩn thiết lập Sheet Cách thực - Tạo vùng tiêu chuẩn lọc (sử dụng hai cách nêu trên) - Vào menu Data\ Filter\ Advanced Filter, xuất hộp thoại sau: Action: + Filter the list, in-place: Kết hiển thị trực tiếp vùng CSDL + Copy to another location: Kết đƣợc đặt vị trí khác List range: chọn địa vùng CSDL Criteria range: chọn địa vùng tiêu chuẩn Copy to: chọn địa ô vùng kết (phải chọn mục Copy to another location)  Unique records only: Nếu có nhiều mẫu tin giống lấy mẫu tin đại diện, ngƣợc lại lấy hết mẫu tin thỏa điều kiện vùng tiêu chuẩn (dù giống nhau) III Các hàm sở liệu Các hàm sở liệumang tính chất Hình 17.5: Lọc liệu nâng thống kê mẫu tin CSDL có trƣờng cao thỏa điều kiện vùng tiêu chuẩn đƣợc thiết lập trƣớc Cú pháp chung: =Tên hàm(database, field, criteria) - Database: địa vùng CSDL (nên chọn địa tuyệt đối cho dễ chép) - Field: cột cần tính toán, field tên trƣờng, địa ô tên trƣờng số thứ tự trƣờng (cột thứ vùng CSDL chọn tính tăng dần sang trái) - Criteria: địa vùng tiêu chuẩn Xét sở liệu ẢNG LƢƠNG CHI TIẾT với vùng tiêu chuẩn đƣợc tạo trƣớc A B C D E F G H ẢNG LƢƠNG CHI TIẾT Tháng 07/ 2001 HE STT HO TEN MANG BAC SO NG_BD LUONG PHU CAP Nguyễn Văn Bình 01.003 2.58 25/01/97 541,800 108,360 Phan Thị Thúy 01.003 2.34 30/01/98 491,400 98,280 Nguyễn Hoài Bảo 01.009 1.00 01/01/99 210,000 105,000 10 Hồ Thị Thu Lê Hùng Dũng Hồ Thanh Trì Hoàng Tuấn Hùng 01.009 01.003 01.009 01.009 1 1.09 1.86 1.00 1.18 15/01/99 228,900 01/10/97 390,600 01/05/98 210,000 01/08/98 247,800 Tổng 2,320,500 cộng: 114,450 78,120 105,000 123,900 733,110 11 12 13 MANG BAC Vùng tiêu chuẩn MANG Vùng tiêu chuẩn 01.009 01.003 14 Danh sách hàm Tên hàm Ý nghĩa ví dụ Tính tổng giá trị cột field mẫu tin thỏa điều kiện criteria DSUM(…) =DSUM($A$3:$H$10, 7, C13:C14) =DSUM($A$3:$H$10, “LUONG”, C13:C14) =DSUM($A$3:$H$10, $G$3, C13:C14) Tính trung bình cộng giá trị cột field DAVERAGE(… mẫu tin thỏa điều kiện criteria ) =DAVERAGE($A$3:$H$10, 7, C13:C14) =DAVERAGE($A$3:$H$10, $G$3, G13:H14) Tìm trị lớn cột field mẫu tin thỏa điều kiện criteria DMAX(…) =DMAX($A$3:$H$10, “BAC”, C13:C14) =DMAX($A$3:$H$10, 5, G13:H14) Tìm trị nhỏ cột field mẫu tin thỏa điều kiện criteria DMIN(…) =DMIN($A$3:$H$10, $D$3, C13:C14) =DMIN($A$3:$H$10, 5, C13:C14) Đếm ô kiểu số cột field mẫu tin thỏa điều kiện criteria DCOUNT(…) =DCOUNT($A$3:$H$10, 4, C13:C14) =DCOUNT($A$3:$H$10, 4, G13:H14) Đếm ô khác rỗng cột field mẫu tin thỏa điều kiện criteria DCOUNTA(…) =DCOUNTA($A$3:$H$10, 2, C13:C14) =DCOUNTA($A$3:$H$10, 2, G13:H14) IV S p xếp liệu Tƣơng tự nhƣ chức Table/ Sort Word, lệnh Data/ Sort cho phép xếp hàng cột vùng đƣợc chọn theo thứ tự tăng dần (thứ tự ABC chuỗi, số tăng dần) hay giảm dần (thứ tự ZYX chuỗi, số giảm dần) tƣơng ứng khoá xếp đƣợc định, vùng xếp phải chọn tất ô có liên hệ với nhau, không xảy tình trạng “râu ông cắm cằm bà kia” Cách thực hiện: Giả sử cần xếp sở liệu ẢNG LƢƠNG CHI TIẾT theo MANG tăng dần, MANG theo BAC giảm dần - Chọn vùng liệu cần xếp - Vào menu Data\ Sort, xuất hộp thoại sau: Khóa xếp Sắp xếp theo thứ tự tăng dần Khóa xếp thứ hai Sắp xếp theo thứ tự giảm dần Khóa xếp thứ ba Vùng CSDL chọn có dòng tiêu đề hay không - Chọn có/ dòng tiêu đề Chọn khoá xếp thứ tự tƣơng ứng với khoá Click chọn OK để xếp liệu bảng Ghi chú:  Nếu muốn theo hàng chọn nút lệnh Options hộp thoại Sort, sau chọn mục Sort left to right  Nếu muốn xếp nhanh theo cột đặt trỏ vào ô cột Click chọn nút Standard để theo chiều tăng dần, để theo chiều giảm dần Max Tìm giá trị lớn nhóm Min Tìm giá trị nhỏ nhóm Produ Tính tích số nhóm ct Count Đếm số ô kiểu số nhóm Nums VI V biểu đồ Các loại biểu đồ Có loại biểu đồ thƣờng gặp biểu đồ dạng cột (Column), dạng đƣờng thẳng (Line) dạng bánh (Pie) Từ dạng Excel triển khai thành 14 loại biểu đồ chuẩn (Standard types) 20 kiểu biểu đồ tuỳ chọn (Customize types) dùng để biểu diễn số liệu bảng tính thành nhiều cách nhìn khác tuỳ theo yêu cầu ngƣời dùng Các loại biểu đồ chuẩn Excel công dụng loạI iểu tƣợng Loại biểu đồ Chức So sánh loại liệu với theo chiều dọc So sánh loại liệu với theo Bar chiều ngang Cho xem thay đổi liệu giai Line đoạn So sánh tỷ lệ thành phần Pie tổng thể XY Mô tả quan hệ hai loại liệu liên (Scatter) quan Nhấn mạnh tầm quan trọng tƣơng đối Area giá trị qua giai đoạn So sánh phần với tổng thể Dough nhiều phảm trù liệu (Biểu đồ Pie có nut lỗ giữa) Chỉ thay đổi liệu tần Rada số liệu tƣơng tâm điểm Tạo vết thay đổi hai biến số Surface biến số thứ ba (nhƣ thời gian) thay đổi, đồ họa chiều Hiện sáng chùm giá trị, tƣơng tự nhƣ Buble đồ họa Scatter Kết hợp đồ họa Line đồ họa Column Stock Đƣợc thiết kế đặc biệt để tạo vết giá cổ phiếu Cylinde Sử dụng hình trụ để trình bày r liệu đồ họa Bar hay đồ họa Column Nhấn mạnh đỉnh liệu, đồ họa Cone Bar hay đồ họa Column Pyrami Nhấn mạnh đỉnh liệu d đồ họa Bar hay Column, tƣơng tự đồ họa Cone Column Các thành phần biểu đồ 10 11 12 Ý nghĩa: Chart Area: Vùng biểu đồ Chart Title: Tiêu đề biểu đồ Trục X Category (X) axis labels: Vùng giá trị trục X Category (X) axis : Tiêu đề trục X Trục Y Vùng giá trị trục X Value (Y) axis: Tiêu đề trục Y Gốc toạ độ O 10.Gridlines: vùng lƣới 11.Dãy số liệu đƣợc minh họa biểu đồ 12.Legend: Chú giải, dùng để mô tả dãy số liệu biểu đồ Chuẩn bị dựng biểu đồ Một biểu đồ Excel đƣợc tạo từ liệu bảng tính hành Vì trƣớc xây dựng biểu đồ cần tạo bảng tính có chứa liệu cần thiết cách nhập liệu trực tiếp sử dụng hàm Excel để tính Ví dụ nhƣ số liệu bảng THỐNG K SỐ LƢỢNG SINH VI N theo năm học, hay liệu cho ĐỒ THỊ TOÁN HỌC dƣới đây: A B C THỐNG KÊ SỐ LƢỢNG SINH VIÊN NĂM TIN ĐIỆN CAO D E F G ĐỒ THỊ TOÁN HỌC x Y1=2x2- Y2=x+7 HỌC 1992 100 1993 154 1994 96 1995 145 1996 166 1997 173 1998 154 988 Cộng: TỬ 54 53 38 78 93 75 94 485 ĐẲNG -4 26 45 -3 12 60 -2 80 -1 -4 128 -6 160 -4 245 2 10 718 12 10 11 26 11 12 Yêu cầu: a Dùng biểu đồ dạng cột để biểu diễn số lƣợng sinh viên ngành theo năm học b Dùng biểu đồ Pie để so sánh tổng số sinh viên ngành từ năm 9298 c Dùng biểu đồ XY(Scatter) để vẽ đồ thị cho hàm số Y 1=2x2–6 Y2= x+7 hệ trục toạ độ XY Các thao tác tạo biểu đồ Ví dụ: Thực yêu cầu (a): biểu diễn số lƣợng sinh viên ngành theo năm - Vào menu Insert/Chart Click vào nút Chart Wizard Standard - Thao tác qua bƣớc Chart Wizard nhƣ sau: Bƣớc (Step of - Chart Type): chọn loại biểu đồ Chọn loại biểu đồ Bƣớc (Step of 4-Chart Source Data): Chọn vùng liệu - Lớp Data Range (Hình 18.3) + Data Range: vùng liệu dựng biểu đồ Chọn biểu đồ loại + Series in: liệu đối tƣợng nằm theo hàng (Row) hay cột (Column) - Lớp Series: Vùng liệu thành phần biểu đồ + Series: tên danh sách xác định dãy số liệu biểu đồ (sinh viên ngành) Dữ liệu tƣơng ứng đƣợc định nghĩa hộp Name Values + Name: tên cho dãy số liệu đối tƣợng đƣợc chọn danh sách Series, địa ô tiêu đề dãy số liệu, thì hộp Name trống, phải tự nhập tên vào Chú ý: tên (name) nhãn cho giải (Legend) để xác định dãy số liệu biểu đồ + Values: địa dãy số liệu đối tƣợng đƣợc chọn danh sách Series + Nút Add: Thêm dãy số liệu + Nút Remove: Xóa dãy số liệu không dùng biểu đồ + Category(X) axis labels: Vùng liệu làm tiêu đề trục X Bƣớc (Step of 4-Chart Options): xác định tùy chọn cho biểu đồ - Titles: Đặt tiêu đề cho biểu đồ + Chart title: tiêu đề biểu đồ + Category(X) axis: tiêu đề trục X + Value (Y) axis: tiêu đề trục Y - Axes: Tùy chọn cho trục tọa độ (X, Y, ) - Gridlines: Tùy chọn cho đƣờng lƣới - Legend: Tùy chọn cho phần giải - Data Label: thêm bỏ nhãn liệu cho thành phần biểu đồ - Data Tabel: Thêm bảng liệu nguồn vào biểu đồ Bƣớc (Step of 4-Chart Location): xác định vị trí đặt biểu đồ - As new sheet: tạo Sheet chứa biểu đồ - As object in: chọn Sheet để đặt biểu đồ Click vào nút lệnh Finish để hoàn thành việc tạo biểu đồ Các biểu đồ minh hoạ theo số liệu bảng tính yêu cầu trên: Chỉnh sửa biểu đồ Sau dựng xong biểu đồ theo bƣớc nêu trên, chỉnh sửa lại biểu đồ cách thay đổi thông số nhƣ: thay đổi loại biểu đồ, vùng liệu, hiệu chỉnh tiêu đề, tƣơng ứng với bƣớc thực để dựng biểu đồ Cách thực - Click chọn biểu đồ cần chỉnh sửa, menu Data chuyển thành Chart - Chọn bƣớc cần chỉnh sửa menu Chart (hoặc R_Click lên biểu đồ chọn lệnh tƣơng ứng) - Thực chỉnh sửa nhƣ dựng biểu đồ 1 Chart Type: Chọn lại kiểu biểu đồ (Bước 1) Source Data: Chọn lại liệu nguồn (Bước 2) Chart Options: Chọn lại tùy chọn (Bước 3) Location: Chọn lại vị trí cho biểu đồ (Bước 4) Add Data: thêm dãy số liệu Menu Format cho phép định dạng thành phần biểu đồ Tuỳ theo loại biểu đồ, thành phần biểu đồ cần định dạng, Excel cung cấp nội dung định dạng phù hợp Đối với văn nhƣ tiêu đề, ghi chú, … định dạng Font, màu chữ, màu nền, hƣớng văn Đối với cột hay nguyên biểu đồ chọn đƣờng viền, màu, … Cách thực - Click chọn thành phần cần định dạng - Vào menu Format\Selected … (hoặc Ctrl + 1, R_Click lên thành phần cần định dạng, sau chọn Format …), hộp thoại Format … xuất - Thực định dạng cho thành phần theo ý muốn Ví dụ: định dạng vùng biểu đồ (Chart Area), hộp thoại Format Chart Area nhƣ hình dƣới đây: + Lớp Patterns: Cho phép chọn đƣờng viền màu cho biểu đồ + Lớp Font: Cho phép định dạng thành phần văn biểu đồ (tƣơng tự nhƣ lớp Font hộp thoại Format/ Cells) + Lớp Properties: Cho phép thay đổi thuộc tính cho biểu đồ  Move and size with cells: Biểu đồ di chuyển thay đổi kích thƣớc theo ô Nghĩa xoá hay thêm ô vào bảng tính biểu đồ di chuyển theo (Ví dụ nhƣ ta xoá ô bên trái biểu đồ biểu đồ di chuyển qua trái, thêm ô vào bên trái biểu đồ biểu đồ di chuyển qua phải, …) Khi thay đổi độ rộng cột hay chiều cao hàng có “đi” qua biểu đồ kích thƣớc biểu đồ thay đổi theo  Move but don’t size with cells: Biểu đồ di chuyển ô nhƣng không thay đổi kích thƣớc theo ô  Don’t move or size with cells: Biểu đồ không di chuyển không thay đổi kích thƣớc theo ô   Print object: Cho in biểu đồ nằm vùng đƣợc chọn để in   Locked: Khoá biểu đồ với Sheet (chỉ thực đƣợc chọn khoá bảo vệ Sheet trƣớc) Với thành phần khác, nội dung định dạng thay đổi cho phù hợp, nhƣ chọn định dạng cho tiêu đề biểu đồ (Chart Title), hộp thoại Format Chart Title nhƣ sau: Lớp Alignment: cho phép canh lề chọn hƣớng chữ cho thành phần văn cho biểu đồ  Horizontal: canh lề văn theo phƣơng ngang  Vertical: canh lề văn theo phƣơng dọc  Orientation: chọn hƣớng chữ  Sử dụng công cụ Chart Thanh công cụ Chart có chứa số nút đƣợc thiết kế nhằm giúp định dạng nhanh biểu đồ Click vào biểu đồ, công cụ Chart tự động xuất bật/ tắt công cụ Chart cách vào menu View\ Toolbars\ Chart Ý nghĩa: Chart Objects: Chọn thành phần biểu đồ để định dạng Format Chart : Hiển thị hộp thoại Format ứng với thành phần đƣợc chọn Chart Type: Chọn loại biểu đồ Legend: Ẩn/ thích biểu đồ Data Table: Ẩn/hiện bảng liệu By Row: Biểu đồ đƣợc vẽ theo hàng (row) By Column: Biểu đồ đƣợc vẽ theo cột (column) Angle Text Downward: Nghiêng văn (Text) theo hƣớng xuống Angle Text Upward: Nghiêng văn (Text) theo hƣớng lên Ngoài cách sử dụng menu Format công cụ Chart để định dạng cho biểu đồ, thay đổi kích thƣớc di chuyển biểu đồ nhƣ đối tƣợng hình Excel V In ấn tài liệu Định dạng trang in (Page Setup) Lệnh File\Page Setup cho phép đặt hƣớng trang (Orientation), chọn khổ giấy in (Paper size), đặt độ rộng lề (Margins), tạo tiêu đề hạ mục (Header and Footer), đánh số trang (Page number), chọn vùng liệu in (Print Area), Hộp thoại Page Setup gồm lớp sau:  Lớp Page: đặt hƣớng trang, chọn khổ giấy in, … - Orientation: Chọn hƣớng giấy in Portrait: hƣớng in đứng Landscape: hƣớng in ngang - Scaling: Chọn tỷ lệ in - Paper size: Chọn khổ giấy - Print quality: Chọn chất lƣợng in  Lớp Margins: Đặt độ rộng lề Chọn độ rộng lề Top, Bottom, Left, Right, Header Footer (đơn vị inch) Nếu muốn đặt bảng tính nằm tâm trang in (Center on page), đánh dấu vào mục Horizontally để đặt bảng tính vào trung tâm trang in theo chiều ngang, đánh dấu vào mục Vertically để đặt bảng tính vào trung tâm trang in theo chiều đứng  Lớp Header/ Footer: Tạo tiêu đề/ hạ mục, đánh số trang, … Chọn Header có sẵn Tạo Footer theo ý muốn Tạo Header theo ý muốn Chọn Footer có sẵn Có thể chọn tiêu đề/ hạ mục có sẵn hộp Header\ Footer, nhiên tiêu đề/ hạ mục không với mong muốn ngƣời dùng Để tạo tiêu đề/ hạ mục theo ý ngƣời dùng, Click vào nút Custom Header\ Custom Footer Hộp thoại Header/ Footer (giống nhau) cho phép tạo tiêu đề/ hạ mục, đánh số trang, chèn ngày, giờ, … Tiêu đề/ hạ mục bên trái Chèn tổng số trang Chèn ngày Tiêu đề/ hạ mục Ý nghĩa nút Định dạng ký tự (Font, Size ) Chèn số trang (Date) Tiêu đề/ hạ mục bên phải Chèn thời gian (Time) Chèn tên tập tin Excel (Workbook) Chèn tên bảng tính (Sheet) thàng  Lớp Sheet: Chọn vùng liệu in, đặt tuỳ chọn in, thứ tự in, … - Print area: Cho phép chọn vùng liệu in (nếu chọn liệu vùng đƣợc in, ngƣợc lại (không chọn) in tất liệu Sheet) Chú ý:  Có thể chọn vùng liệu in nhƣ sau: + Chọn vùng liệu in + Vào menu File\ Print Area\ Set Print Area  Để bỏ chọn vùng liệu in, chọn lệnh File\ Print Area\ Clear Print Area - Print titles: Lặp lại tiêu đề hàng (row) cột (column) trang in (khi bảng tính có nhiều trang) + Rows to repeat at top: Lặp lại tiêu đề hàng đầu trang in + Columns to repeat at left: Lặp lại tiêu đề cột bên trái trang in - Print: Đặt số tùy chọn in + Gridlines: Chọn in đƣờng lƣới (là đƣờng chia mà thƣờng thấy hình Các đƣờng xác định ô bảng tính Thông thƣờng đƣờng lƣới không đƣợc ra) + Black and white: Chọn chế độ in trắng đen + Draft quality: Chọn chế độ in nháp (chất lƣợng nhƣng in nhanh hơn) + Row and column heading: Chọn in số hàng (1,2,3, …) tên cột (A,B,C,…) + Comments: Chọn in/ không in phần thích - Page order: Chọn thứ tự in bảng tính có nhiều trang + Down, then over: In theo chiều từ xuống dƣới hết trang, sau in phần dƣ bên phải + Over, then down: In theo chiều từ trái sang phải hết trang, sau in trang sau Xem trƣớc in Chức Print Preview dùng để xem trƣớc kết in hình, nhằm kiểm tra hiệu chỉnh trƣớc in để tránh sai sót Trong hình Print Preview, thực hiện:  Phóng to, thu nhỏ (Zoom) tỷ lệ hiển thị trang in  Điều chỉnh lề trang in (Left, Right, Top, Bottom, Header, Footer)  Điều chỉnh độ rộng cột Để chuyển sang chế độ Print Preview, thực theo cách sau: - Chọn menu File\ Print Preview - Click vào nút Print Preview công cụ chuẩn - Chọn nút lệnh Print Preview hộp thoại Print hay Page Setup Cột A Header Cột B Top Left Right Bottom Footer Ý nghĩa nút lệnh công cụ hình Print Preview: Next: Trở lại trang phía trƣớc Previous: Đến trang Zoom: Phóng to/ thu nhỏ hình Print: Mở hộp thoại Print để thực in Setup: Mở hộp thoại Page Setup để định thông số in Margins: Điều chỉnh lề Page Break Preview: Khi đƣợc chọn quay bảng tính chuyển qua chế độ hình Page Break Preview Ở chế độ có đƣờng kẻ tƣợng trƣng cho vị trí ngắt trang kèm theo dạng chữ mờ Page1, Page2, Page3, biết vùng xem trang Để quay chế độ bình thƣờng, chọn lênh View\ Normal Close: Đóng hình Print Preview lại Help: mở trợ giúp Excel Thực in Sau hoàn tất phần nội dung, để thực in Excel, thực theo bƣớc sau:  Đặt thông số cho trang in (Page Setup)  Chọn vùng liệu cần in (Print Area)  Xem trƣớc in (Print Preview) để điều chỉnh cần thiết  Thực in: Chọn menu File\ Print; tổ hợp phím Ctrl + P; chọn - - - nút lệnh Print Standard Hộp thoại Print nhƣ sau: Printer: Chọn máy in sử dụng hộp Name Print range: Chọn vùng in + All: Chọn in tất trang + Page(s): Chọn in liên tục từ trang bắt đầu (From) trang cuối (To) Print what: Phần đƣợc in + Selection: In khối đƣợc chọn + Entire workbook: In tất Sheet Workbook + Active(s) sheet: In Sheet hành Hình 19.7: Thực in Copies: Số thứ tự in + Number of copy: Chọn số in + Collate: Kiểm tra thứ tự in Ví dụ: Giả sử in trang 1, số in Thứ tự in nhƣ sau:  Collate: trang 1, trang 2, trang 1, trang 2, trang 1, trang  Collate: trang 1, trang 1, trang 1, trang 2, trang 2, trang