03 excel 2010 final

0 Những điểm Microsoft Excel 2010 Chức Backstage View Giao diện ribbon Office 2010 đưa vào tất ứng dụng gói Office 2010 Công cụ Backstage View truy cập qua phím Office (góc bên trái), hỗ trợ sử dụng tác vụ lưu tài liệu in ấn Thanh định hướng bên trái Backstage View chứa nhiều lệnh, cho phép sửa tài liệu, kích cỡ file Thêm tính Sparkline Excel có liệu đồ thị biểu đồ phong phú để mô tả liệu xu hướng Với Excel 2010, Microsoft bổ sung thêm tính Sparklines Tính cho phép người dùng đặt đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay dòng nhận định khuynh hướng ô (cell) Sparklines cách nhanh đơn giản để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào cell parkline c ch hữu ích để thêm yếu tố trực quan nhanh gọn Tính Slicers Slicers tính Excel 2010 giúp bạn giải thích liệu bạn dễ dàng Một cách nhanh chóng, bạn có nhình trực quan sâu thông qua số lượng lớn liệu Ví dụ, bạn sử dụng licers để lọc thông qua liệu bạn nhanh chóng tìm thấy thông tin có liên quan Khi liệu bảng Pivot Table thay đổi, Slicer tự động cập nhật Định dạng liệu có điều kiện Chức conditional format bao gồm nhiề kiểu định dạng icons khả tô s ng mục định gi trị lớn nhất, nhỏ với cú click chuột Đây chức hay Excel 2010 Nếu bạn có bảng với nhiều số liệu kh c nhau, thông thường để đ nh gi liệu, thường dùng hàm rút trích lọc liệu Tuy nhiên, với chức này, bạn không cần dùng hàm, không cần lấy liệu khỏi bảng mà đ nh gi x c liệu qua cách làm bật ô theo điều kiện định sẵn Thực sau: quét chọn cột dòng liệu cần đ nh gi , sau bấm nút Conditional Formatting, menu với tùy chọn: Kiểu đánh giá sàng lọc: Kiểu đ nh gi sàng lọc liệu bạn bảng trích riêng c c phiên Excel trước Chương trình thực “sàng lọc chỗ” cách làm bật lên ô với điều kiện quy luật bạn quy định au hai nhóm quy luật chính:  Highlight Cells Rules: làm bật ô theo c c điều kiện: Greater Than (lớn hơn), Less Than (nhỏ hơn), Equal To (bằng) giá trị so s nh đó, Between (giữa giá trị), Text that Contains (ô chữ có chứa chuỗi ký tự quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian), Duplicate Values (ô liệu trùng nhau) Khi bạn chọn xong điều kiện làm bật, xuất hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá trị cần so sánh màu tô bật cho ô phù hợp với điều kiện so s nh Xong, bạn bấm OK để chương trình thực thi bảng tính  Top/Bottom Rules: quy luật gồm c c điều kiện: Top 10 Items (đ nh dấu 10 ô có giá trị lớn nhất), Top 10% (đ nh dấu 10% số ô có giá trị lớn nhất), tương tự với Bottom 10 Items Bottom 10%, Above Average (ô có giá trị lớn gi trị trung bình cột/hàng), Below Average (ô có giá trị nhỏ gi trị trung bình cột/hàng) Khi bạn chọn đ nh giá theo liệu hàng Top Bottom, hộp thoại yêu cầu bạn nhập số ô cần làm nổi, chẳng hạn Top 10 hay 20, Top 10% hay 20% tùy bạn tinh chỉnh, sau bấm OK để hoàn tất Kiểu đánh giá hiển thị mức độ:  Data Bars: bạn bấm chọn kiểu đ nh gi này, chọn màu ưng { menu Khi đó, vùng liệu bạn xuất cột màu đ nh gi mức độ liệu giúp bạn dễ dàng so s nh nhận tăng giảm số liệu nhập vào Cột màu dài số liệu bạn có giá trị cao, ngược lại ô giá trị thấp  Color Scales: kiểu đ nh gi tô màu cho ô liệu theo màu khác nhau, ứng với màu mức độ thấp, trung bình mức độ cao Khi chọn nhóm Color Scales, bạn chọn nhóm màu bạn thích menu thấy chương trình p dụng lên vùng chọn bạn Bạn tạo quy luật màu theo ý cách chọn Color Scales > More Rules  Icon Sets: bấm chọn Icon Sets, chọn nhóm biểu tượng mong muốn, chương trình tự động đặt biểu tượng trước ô liệu bạn, giúp bạn có nhìn trực quan bảng tính Ví dụ dấu biểu thị số liệu mức độ cao nhất, dấu biểu thị số liệu mức trung bình, dấu biểu thị số liệu thấp mức trung bình, đ ng b o động Mỗi biểu tượng ứng với mức độ, chương trình tự động tính toán giá trị trung bình toàn cột dòng so s nh tiến hành đặt biểu tượng thích hợp vào ô theo giá trị phần trăm mà ô đạt so với mức độ chung cột dòng Bạn định lại quy luật đ nh giá cách chọn More Rules nhóm Icon Sets Ngoài kiểu định dạng có điều kiện trên, bạn tạo riêng cho quy luật đ nh gi kh c cách bấm nút Conditional Formatting > New Rule, nhiên việc thời gian Tốt bạn nên sử dụng quy luật có sẵn mà Excel cung cấp đầy đủ cho bạn Khi bạn không vừa ý với c c định dạng chọn, để xóa chúng mà không liệu, bạn bấm Conditional Formatting > Clear Rules, chọn kiểu xóa Clear Rules from: Selected Cells (chỉ xóa cột chọn), Entire Sheet (xóa sheet), This Table (chỉ xóa bảng xử lý) Có thể nói nhóm công cụ định dạng Excel 2010 thú vị, cho phép tạo bảng tính trình bày khoa học bắt mắt Đặc biệt tính tự động cao, giao diện bảng tính đẹp khả đ nh gi , sàng lọc liệu chuẩn x c độc đ o Chắc chắn sử dụng chức này, bạn thấy hứng thú nhiều xử lý liệu tính toán Excel PivotTables PivotCharts Giống PivotTables, PivotCharts thực cách dễ dàng giao diện Tất cải thiện việc lọc cung cấp cho PivotCharts Khi bạn tạo PivotChart, công cụ PivotChart đặc biệt menu nội dung cung cấp để bạn phân tích liệu biểu đồ Bạn thay đổi layout, style định dạng biểu đồ thành phần khác theo cách mà bạn thực cho biểu đồ thông thường Trong Office Excel 2010, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng trì thay đổi sang PivotChart, điều bổ sung nâng cấp để theo c ch mà làm việc phiên Excel trước Share Workbook Microsoft Excel 2010 tích hợp với SharePoint để cung cấp công cụ quản lý nội dung dễ hiểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao suất làm việc nhóm Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel Giới thiệu Excel Excel gì: Microsoft Excel phần mềm chương trình ứng dụng bảng, giúp ta dễ dàng việc thực hiện: Tính to n đại số, phân tích liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách Truy cập nguồn liệu khác Vẽ đồ thị c c sơ đồ Tự động hóa công việc macro Và nhiều ứng dụng kh c để giúp phân tích nhiều loại hình toán khác Workbook: Trong Excel, workbook tập tin mà bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) lưu trữ liệu Vì workbook chứa nhiều sheet (bảng tính), bạn tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với tập tin (file) Một workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào nhớ máy tính bạn Worksheet: Còn gọi tắt sheet, nơi lưu trữ làm việc với liệu, gọi bảng tính Một worksheet chứa nhiều ô (cell), c c ô tổ chức thành cột c c dòng Worksheet chứa workbook Một Worksheet chứa 16,384 cột 1,048,576 dòng (phiên cũ chứa 256 cột 65,536 dòng) Chart sheet: Cũng sheet workbook, chứa đồ thị Một chart sheet hữu ích bạn muốn xem riêng lẻ đồ thị Sheet tabs: Tên sheet thể c c tab đặt góc tr i cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet sang sheet khác ta việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tab Các thành phần Workbook Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định “.XL X” (dựa chuẩn XML giúp việc trao đổi liệu ứng dụng dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước “.XL ” Minh họa thay đổi chu i số liệu Ngoài sử dụng hàm eries cho đồ thị Cú ph p sau: = Series(series_name, category_labels, values, order, sizes) Trong đó:  Series_name: (tùy chọn) tham chiếu đến ô chứa tên chuỗi, bạn nhập văn trực tiếp vào nhớ đặt cặp nh y kép  Category_labels: (tùy chọn) tham chiếu đến vùng chứa c c nhãn cho c c nhóm số liệu trục, bỏ trống Excel tự đ nh số c c nhóm bắt đầu số Có thể nhập trực tiếp c c nhãn vào Tab c ch dấu phẩy đặt cặp ngoặc móc {}  Values: (bắt buộc) tham chiếu đến vùng chứa số liệu c c chuỗi cần vẽ  Order: (bắt buộc) Là số nguyên qui định thứ tự vẽ c c chuỗi (nếu đồ thị có nhiều chuỗi)  Sizes: (chỉ dùng cho đồ thị bong bóng – Bubble chart) Tham chiếu đến vùng chứa liệu kích thước bong bóng đồ thị kiểu Bubble (sử dụng phân tích tài chính) C c gi trị nhập trực tiếp Tab c ch dấu phẩy đặt cặp ngoặc móc {} 204 Minh họa hàm Series chuỗi số liệu tháng 200 Thêm đường xu hướng vào đồ thị Khi vẽ c c đồ thị với liệu theo thời gian thường vẽ thêm đường xu hướng để biết xu hướng tương lai tập liệu Một tập số liệu có nhiều đường xu hướng tùy theo c ch phân tích Để thêm đường xu hướng bạn vào:  Chart Tools Layout Analysis Trendline chọn kiểu đường xu hướng từ danh sách hay vào More Trendline Options… 205 Minh họa thêm đường xu hướng vào đ thị 206 Chương 6: Định Dạng Trang Và In Bảng Tính Các chế độ hiển thị trang Excel Excel 2010 hỗ trợ mạnh việc in ấn, với nhiều chế độ xem trực quan giúp bạn thấy kết in hình Có chế độ hiển thị Nornal View, Page Layout View Page Break Preview Để truy cập chế độ xem vào nhóm View chọn Workbook Views chọn kiểu xem  Normal View: Đây chế độ bạn sử dụng thường xuyên trình nhập liệu, tính to n,… bảng tính chế độ mặc định Excel  Page Layout View: Là chế độ xem trước in, chế độ bạn tính toán nhập liệu  Page Break Preview: Hiển thị bảng tính Excel với dấu phân trang, bạn chia lại trang cách kéo thả c c đường chia cách trang Thiết lập thông số cho trang in Tất tùy chọn thiết lập thông số trang in có nhóm Page Layout nhóm Page Setup (Margins: tùy chọn lề trang, Orientation: chiều trang ngang hay dọc, Size: tùy chọn khổ giấy, Print Area: tùy chọn vùng in, Breaks: tùy chọn ngắt trang, Background: chèn hình nền, Print Titles: tùy chọn in tiêu đề lặp lại trang,…) Bạn thiết lập thông số vào hộp thoại Page Setup để điều chỉnh Để vào hộp thoại Page Setup bạn vào nhóm Page Layout đến nhóm Page Setup nhấn vào nút 207 208 Chiều trang in (Orientation) Ribbon Page Layout Page Setup Orientation chọn Portrait (trang dọc)/ chọn Landscape (trang ngang) Trong hộp thoại Page Setup chọn ngăn Page Orientation chọn chiều trang in Portrait / Landscape Khổ giấy (Size) Ribbon Page Layout Page Setup Size chọn khổ giấy Trong hộp thoại Page Setup chọn ngăn Page Page size chọn giấy Canh lề giấy (Margins) Ribbon Page Layout Page Setup Margins chọn kiểu chừa lề Trong hộp thoại Page Setup chọn ngăn Margins nhập giá trị vào Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải), Header (lề tiêu đề đầu 209 trang), Footer (lề tiêu đề chân trang) Ngoài có tùy chọn canh giữa: Horizontally (canh trang theo chiều ngang) Vertically (canh trang theo chiều dọc) Chọn vùng in (Set Print Area) Quét chọn vùng cần in, vào Ribbon Page Layout Page Setup Print Area Set Print Area Ngắt trang (Page Break)  Chèn ngắt trang ngang: Di chuyển ô hành đến nơi chèn ngắt trang cột A, sau vào Ribbon Page Layout Page Setup Breaks Insert Page Break (Nếu không để cột A ngắt trang theo chiều ngang dọc)  Bỏ dấu ngắt trang: Di chuyển ô hành đến ô nằm dấu, sau vào Ribbon Page Layout Page Setup Breaks Remove Page Break  Bỏ tất đ nh dấu ngắt trang: Ribbon Page Layout Page Setup Breaks Reset All Page Breaks Thêm hình (Background) Vào Ribbon Page Layout Page Setup Background chọn hình lưu trữ máy nhấn nút Insert In tiêu đề dòng cột (Row and column headers) Vào Ribbon Page Layout Sheet Options Headings chọn Print In tiêu đề cột dòng lặp lại trang B1 Vào Ribbon Page Layout Page Setup Print Title B2 Tại ô Rows to repeat at top ta quét chọn dòng số vào $1:$1 B3 Tại ô Columns to repeat at left ta quét chọn cột A $A:$A B4 Nhấn OK hoàn tất 210 Hình minh họa chọn in lặp lại tiêu đề dòng cột A Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in Trong số trường hợp ta cần in nén hay phóng to nội dung vào số trang định ta dùng Ribbon Page Layout Scale To Fit Scale Ta thu nhỏ tài liệu đến 10% phóng to tới 400% Ngoài ta ép Excel in tài liệu với số trang ta qui định Ribbon Page Layout Scale To Fit Width Ribbon Page Layout Scale To Fit Height In đường lưới ô Để in đường lưới kẽ ô bảng tính ta chọn Ribbon Page Layout Sheet Options Gridline Print Thêm thông tin vào đầu trang chân trang (Header Footer) Header chứa thông tin xuất đầu trang Footer chứa thông tin xuất cuối trang Các phiên trước ta dùng ngăn Hearder/ 211 Footer hộp thoại Page etup để thêm Header Footer phiên làm cách khác dễ dàng trực quan hơn, đặc biệt chèn hình vào Vào Ribbon View chuyển sang chế độ xem Page Layout Tiến hành thêm Header Footer vào Lưu ý bạn phải nhấp chuột vào vùng Header Footer nhóm lệnh Design Các nút lệnh Design Các mã lệnh nút lệnh Header Footer Nút lệnh Mã lệnh Chức &[Page] Hiển thị số trang tài liệu &[Pages] Hiển thị tổng số trang in &[Date] Hiển thị ngày &[Time] Hiển thị &[Path]&[File] Hiển thị đường dẫn đầy đủ đến nơi lưu tập tin Tên tập tin &[File] Hiển thị tên tập tin &[Tab] Hiển thị tên sheet Không có Chèn hình lựa chọn vào Bạn phải tìm đến hình cần chèn vào hộp thoại Insert Picture, 212 chọn hình nhấn nút Insert Không có Thiết lập thông cố cho hình chèn vào Do Excel dùng ký hiệu & để bắt đầu mã lệnh, trường hợp đoạn văn Header Footer cần dùng ký hiệu & bạn nhập ký hiệu lần && Ví dụ bạn muốn nhập “Công thức & Hàm” vào Header nhập “Công thức && Hàm” C c lựa chọn khác Header Footer:  Different First Page: Nếu chọn bạn thiết lập thông tin khác vào header/ footer trang so với header/ footer trang lại tài liệu  Different Odd & Even Pages: Nếu chọn, bạn đặt header/ footer khác cho trang chẵn trang lẻ  Scale With Document: Nếu chọn, kích thước chữ header/ footer tăng giảm theo tài liệu tài liệu sử dụng chức in có điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ  Align With Page Margins: Nếu chọn, lề trái lề phải header/ footer canh với lề trái lề phải tài liệu Thiết lập thông số hộp thoại Print Để gọi hộp thoại Print, bạn chọn nút Office chọn Print hay nhấn tổ hợp phím Dùng hộp thoại để chọn máy in, chọn trang cần in, chọn số lượng số tùy chọn khác 213  Selection: Chỉ in vùng chọn trước nhấn lệnh Office Print  Active sheet(s): Chỉ in sheet hành hay c c sheet chọn  Entire workbook: In toàn workbook  Table: Chỉ có tác dụng ô hành bảng, chọn in bảng  Ignore print areas: Khi chọn, Excel bỏ qua tất thiết lập vùng in thực 214 Các lưu ý khác Ngăn không cho in số vùng Trong số trường hợp, liệu có thông tin nhạy cảm mà bạn không muốn in Khi bạn làm theo cách sau Ẩn dòng hay cột chứa thông tin Home Cells Format Chọn lệnh ẩn Tô màu chữ giống với màu ô Vẽ hình đè lên vùng liệu nhạy cảm Ngăn không cho in đối tượng Một số đối tượng bảng tính đồ thị, hình vẽ, SmartArt mà bạn không muốn in làm sau: B1 Nhấp phải chuột lên đối tượng chọn Size and Properties B2 Chọn ngăn Properties hộp thoại B3 Bỏ lựa chọn Print Object 215 Chương 7: Làm Việc Với Macro Macro Macros c c tính cao cấp, làm tăng tốc độ chỉnh sửa hay định dạng mà bạn thực thường xuyên bảng tính Excel Chúng ghi lại hành động mà bạn chọn menu chuỗi hành động hoàn thành bước Ghi Macro Để ghi Macro: • Kích tab View vùng Ribbon • Kích Macros • Kích Record Macro • Nhập tên cho Marco (không chứa dấu cách) • Nhập phím tắt • Nhập vào mục Description để giải thích hay mô tả 216 Để thực Macro: • Kích Macro • Kích Stop Recording Thực thi Macro Để thực thi Macro từ phím tắt, cần ấn vào phím mà bạn chọn để chạy Macro Hoặc bạn xem tất Macro thực thi cách: • Kích Macros • Kích View Macros • Chọn Macro kích Run 217 218 [...]... Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ Mở Excel Thao tác: B1 Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows nhấp chuột nút Start ở góc dưới bên trái B2 Di chuyển chuột lên trên đến chữ All Programs, rồi di chuyển chuột sang phải chọn Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2010 thì dừng lại B3 Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel. .. thu nhỏ Nhấp chuột vào biểu tượng Taskbar bên phía dưới màn hình thu gọn của Excel trên thanh Thoát khỏi Excel Nhấp chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel Hoặc cũng có thể thoát Excel bằng cách nhấn nút Office chọn Exit Excel Thao tác với ô và vùng Nhận dạng ô và vùng (cells, range) Địa chỉ một ô trong Excel được x c định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng Một vùng trong bảng... động Excel Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel 14 Các nút điều khiển cửa sổ Excel Thu nhỏ cửa sổ Excel Thao tác này chỉ thực hiện được khi cửa sổ đang mở to Nhấp chuột chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải Khi đó cửa sổ Excel sẽ được thu gọn lại thành một biểu tượng trên thanh Taskbar của Windows bên cạnh nút Start Phóng to cửa sổ Excel Thao tác: Thao tác này chỉ thực hiện được khi cửa sổ đang bị thu nhỏ... Commands… để mở cửa sổ điều chế thanh lệnh truy cập nhanh 10 Các lệnh trong menu Office Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh 11 Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh Ribbon là gì? Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh menu truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert,... nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,… Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính View: Thiết lập... hình, … Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA Để mở nhóm này nhấn vào nút Office Excel Options Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,… Sử dụng menu ngữ cảnh (shortcut menu) Khi muốn thực hiện một thao t c nào đó trên... Cells Format Chọn lệnh phù hợp Row Height: chọn lệnh này để qui định chiều cao của dòng AutoFit Row Height: chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh chiều cao dòng cho phù hợp với nội dung 22 Column Width: chọn lệnh này để qui định độ rộng cột AutoFit Column Width: chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh độ rộng cột cho phù hợp với nội dung Default Width: chọn lệnh này khi bạn muốn qui định lại độ rộng... hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của bạn Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lưu một lần) Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn chọn nút Office Excel Options Save, sau đó đ nh dấu chọn vào Save AutoRecover information every minutes Một số c ch lưu workbook: 1 Chọn nút... được lưu trước đó rồi thì Excel sẽ lưu tiếp các phần cập nhật, còn nếu là tập tin được ra lệnh lưu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra Trong hộp thoại Save As, bạn hãy chọn nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và đặt tên cho tập tin tại hộp File name, chọn kiểu tập tin tại Save as type và sau đó nhấn nút Save để lưu trữ Minh họa lưu tập tin Qui tắt đặt tên: Đặt tên tập tin Excel dùng chung qui tắt đặt... hoặc Nếu workbook có sự thay đổi nội dung thì Excel sẽ nhắc bạn lưu lại c c thay đổi đó Sắp xếp workbook Chi mở nhiều workbook cùng lúc và cần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta nên sắp xếp lại: Rê chuột nhấn vào nhóm lệnh View chọn nút Arrange All Chọn kiểu bố trí thích hợp 31 Sắp xếp các workbook trong cửa sổ Excel Thao tác với worksheet Chèn thêm worksheet mới vào workbook