Bài giảng tin học ứng dùng (làm kế toán excel)

Hàm tính độ lệch chuẩn dựa theo một mẫu sẽ trả về kết quả là một con số ước lượng, được tính theo công thức: - STDEV giả định rằng các đối số của nó là mẫu của một tập hợp, do đó, nếu dữ

Trang 1

Khái niệm

Hàm là một công thức được định nghĩa sẵn trong Excel nhằm thực hiện một chức năng tính toán riêng biệt nào đó Trong quá trình tính toán và xử lý đôi khi các hàm do Excel cung cấp không đáp ứng được vì vậy bạn có thể viết ra những hàm mới thích hợp cho riêng mình

- Các đối số (đối số 1, đối số 2, …, đối số n): Là giá trị hay ô hoặc khối ô được hàm

sử dụng, ngoài ra chúng bạn có thể sử dụng các hàm làm đối số cho hàm khác hay nói khác đi là hàm lồng nhau, trong Excel cho phép tối đa 7 mức hàm lồng nhau

- Dấu ngoặc đơn đóng ")": Dùng để kết thúc một hàm

1.2 Chọn hàm mẫu

Cách 1: Nhập trực tiếp tên hàm và các đối số từ bàn phím

Bước 1: Đưa con trỏ tới ô cần đặt giá trị hàm

Bước 2: Gõ trực tiếp tên hàm trên bàn phím cùng với các đối số cần thiết

Bước 3: Gõ phím Enter

Trang 2

GV Phùng Huy Tuấn Trường Cao đẳng Cộng đồng Hà Tây

Cách 2: Dùng hộp thoại Insert Function

Bước 1: Đưa con trỏ tới ô cần đặt giá trị hàm

Bước 2: Từ thanh công cụ Ribbon nhấp chọn Tab Formula, tìm tới nhóm Function

Library nhấp chọn lệnh Insert Funtion

Trang 4

- Chọn một hàm thích hợp cần sử dụng, nhấp OK hộp thoại Function Arguments

hiện lên

- Trong hộp thoại, nhập các thông số cần tính toán cho hàm

Bước 3: Nhập dữ liệu xong, nhấp OK hay nhấn phím Enter để thực hiện tính toán

Hàm MAX: Trả về giá trị lớn nhất (maximum) của một tập giá trị

- Nếu đối số là mảng hay tham chiếu, thì chỉ các giá trị số trong mảng hay tham chiếu

đó mới được sử dụng Những ô rỗng, giá trị logic, hay text, v.v sẽ được bỏ qua, nếu

muốn sử dụng cả những giá trị này, bạn có thể dùng hàm MAXA với cú pháp tương

Trang 5

Hàm MIN: Trả về giá trị nhỏ nhất (minimum) của một tập giá trị

- Nếu đối số là mảng hay tham chiếu, thì chỉ các giá trị số trong mảng hay tham chiếu

đó mới được sử dụng Những ô rỗng, giá trị logic, hay text, v.v sẽ được bỏ qua, nếu

muốn sử dụng cả những giá trị này, bạn có thể dùng hàm MINA() với cú pháp tương

đương

- Nếu không có đối số nào chứa số, MIN() sẽ trả về kết quả là zero (0)

Ví dụ:

Hàm CORREL: Trả về hệ số tương quan của hai mảng array1 và array2

Thường được dùng để xác định mối quan hệ của hai đặc tính Ví dụ, bạn có thể khảo sát mối quan hệ giữa nhiệt độ trung bình của một nơi với việc sử dụng các máy điều hòa nhiệt độ

Hệ số tương quan chỉ ra mối quan hệ tuyến tính giữa hai mảng Hệ số tương quan dương (> 0) có nghĩa là hai mảng sẽ đồng biến; hệ số tương quan âm (< 0) có nghĩa là hai mảng sẽ nghịch biến

Cú pháp: = CORREL(array1, array2) Array1, array2 : Các mảng dữ liệu để tính hệ số tương quan

Lưu ý:

- Đối số phải là số, là tên, mảng, hay tham chiếu có chứa số

- Nếu đối số là mảng hay tham chiếu có chứa text, giá trị logic, ô rỗng, thì các giá trị

Trang 6

- Nếu array1 và array2 có số lượng các điểm dữ liệu không bằng nhau, CORREL()

sẽ trả về giá trị lỗi #NA!

- Nếu array1 hoặc array2 là rỗng, hoặc nếu độ lệch chuẩn có giá trị bằng 0,

CORREL() sẽ trả về giá trị lỗi #DIV/0!

CORREL() tính toán theo công thức sau:

Hàm VAR và VARA: Trả về phương sai của một mẫu

Phương sai, nói nôm na là "trung bình của bình phương khoảng cách của mỗi điểm dữ liệu tới trung bình" Hay nói cách khác, phương sai là giá trị trung bình của

Trang 7

Độ lệch chuẩn, trong chứng khoán thường được dùng để đo mức độ rủi ro Ví

dụ, một cổ phiếu có tỷ suất lợi nhuận trung bình là 10%, độ lệnh chuẩn là 12% Theo

đó sẽ có 68,2% xác suất để tỷ suất lợi nhuận biến thiên trong khoảng -2% cho đến

Trang 8

GV Phùng Huy Tuấn Trường Cao đẳng Cộng đồng Hà Tây Như vậy khi độ lệch chuẩn càng cao thì khả năng "lệch" của tỷ suất lợi nhuận càng cao so với tỷ suất lợi nhuận trung bình, tức là cổ phiếu có mức độ rủi ro càng cao Hàm tính độ lệch chuẩn dựa theo một mẫu sẽ trả về kết quả là một con số ước lượng, được tính theo công thức:

- STDEV() giả định rằng các đối số của nó là mẫu của một tập hợp, do đó, nếu dữ liệu

là toàn thể tập hợp, cần dùng hàm STDEVP() hoặc STDEVPA() để tính độ lệch chuẩn

- Trong hàm STDEV(), các giá trị logic như TRUE, FALSE và các giá trị text được

bỏ qua; nếu muốn tính luôn các giá trị này, bạn có thể sử dụng hàm STDEVA() với

cú pháp tương đương

Ví dụ:

Trang 9

1.3.2.1 Hàm tính khấu hao

Hàm SLN: Tính khấu hao cho một tài sản theo phương pháp đường thẳng (tỷ lệ khấu

hao trải đều trong suốt thời hạn sử dụng của tài sản) trong một khoảng thời gian xác định

Cú pháp: = SLN(cost, salvage, life) Cost : Giá trị ban đầu của tài sản

Salvage : Giá trị thu hồi được của tài sản (hay là giá trị của tài sản sau khi khấu hao) Life : Hạn sử dụng của tài sản

SLN dùng công thức sau đây để tính khấu hao:

Ví dụ: Tính khấu hao bình quân mỗi năm cho một tài sản có giá trị ban đầu là

$30.000, giá trị còn lại sau khi đã khấu hao là $7.500, có thời hạn sử dụng 10 năm ?

Per : Kỳ tính khấu hao, phải có cùng đơn vị tính với Life

SYD dùng công thức sau đây để tính khấu hao:

Ví dụ: Tính khấu hao của năm đầu tiên và năm cuối cùng của một tài sản có giá trị

ban đầu là $30.000, giá trị còn lại sau khi đã khấu hao là $7.500, có thời hạn sử dụng

10 năm ?

Trang 10

Năm đầu tiên:

= SYD(30000,7500,10,1) = $4.090,91

Năm cuối cùng:

= SYD(30000,7500,10,10) = $409,09

Hàm DB: Tính khấu hao cho một tài sản sử dụng phương pháp số dư giảm dần theo

một mức cố định (fixed-declining balance method) trong một khoảng thời gian xác

tính khấu hao trong một kỳ:

DB = (cost – tổng khấu hao các kỳ trước) * rate Trong đó: rate = 1 – ((salvage / cost) ^ (1 / life)), được làm tròn tới 3 số lẻ thập phân

- Khấu hao kỳ đầu và kỳ cuối là những trường hợp đặc biệt:

Với kỳ đầu, DB sử dụng công thức = cost * rate * month / 12

Với kỳ cuối, DB sử dụng công thức = (cost – tổng khấu hao các kỳ trước) * rate * (12 – month) / 12

Ví dụ: Tính số tiền khấu hao trong tất cả các kỳ của một tài sản có giá trị khi mua vào

ngày 1/6/2015 là $1.000.000, giá trị thu hồi được của tài sản khi hết hạn sử dụng 6 năm là $100.000 ?

Vì mua vào tháng 6, nên năm đầu tiên chỉ tính khấu hao cho 7 tháng, 5 tháng còn lại

sẽ tính vào năm thứ 7

Trang 11

Năm thứ tư: = DB(1000000,100000,6,4,7) = $120.410,64

Năm thứ năm: = DB(1000000,100000,5,7) = $81.999,64

Năm thứ sáu: = DB(1000000,100000,6,7) = $55.841,76

Năm cuối cùng: = DB(1000000,100000,7,7) = $15.845,10

Hàm DDB: Tính khấu hao cho một tài sản sử dụng phương pháp số dư giảm dần

kép (double-declining balance method), hay giảm dần theo một tỷ lệ nào đó, trong

một khoảng thời gian xác định

Cú pháp: = DDB(cost, salvage, life, period, factor) Cost : Giá trị ban đầu của tài sản

Salvage : Giá trị thu hồi được của tài sản (hay là giá trị của tài sản sau khi khấu hao) Life : Hạn sử dụng của tài sản

Period : Kỳ muốn tính khấu hao Period phải sử dụng cùng một đơn vị tính toán

DDB = MIN((cost – tổng khấu hao các kỳ trước) * (factor / life), (cost – salvage –

tổng khấu hao các kỳ trước))

- Hãy thay đổi factor, nếu không muốn sử dụng phương pháp số dư giảm dần kép

- Tất cả các tham số phải là những số dương

Ví dụ: Với một tài sản có giá trị khi mua vào là $2.400, giá trị thu hồi được của tài

sản khi hết hạn sử dụng là $300, hạn sử dụng là 10 năm, ta có những con số khấu hao như sau đây:

Trang 12

GV Phùng Huy Tuấn Trường Cao đẳng Cộng đồng Hà Tây Khấu hao cho ngày đầu tiên, dùng phương pháp số dư giảm dần kép:

Hàm PV: Tính giá trị hiện tại (Present Value) của một khoản đầu tư

Cú pháp: = PV(rate, nper, pmt, fv, type) Rate : Lãi suất của mỗi kỳ (tính theo năm) Nếu trả lãi hằng tháng thì bạn chia lãi suất

cho 12

Ví dụ, nếu bạn kiếm được một khoản vay với lãi suất 10% mỗi năm, trả lãi hằng tháng, thì lãi suất hằng tháng sẽ là 10%/12, hay 0.83%; bạn có thể nhập 10%/12, hay

0.83%, hay 0.0083 vào công thức để làm giá trị cho rate

Nper : Tổng số kỳ phải trả lãi (tính theo năm) Nếu số kỳ trả lãi là hằng tháng, bạn

phải nhân nó với 12

Ví dụ, bạn mua một cái xe với khoản trả góp 4 năm và phải trả lãi hằng tháng, thì số

kỳ trả lãi sẽ là 4*12 = 48 kỳ; bạn có thể nhập 48 vào công thức để làm giá trị

cho nper

Pmt : Số tiền phải trả (hoặc gửi thêm vào) trong mỗi kỳ Số tiền này sẽ không thay

đổi trong suốt năm Nói chung, pmt bao gồm tiền gốc và tiền lãi, không bao gồm lệ

phí và thuế Ví dụ, số tiền phải trả hằng tháng là $10,000 cho khoản vay mua xe trong

4 năm với lãi suất 12% một năm là $263.33; bạn có thể nhập -263.33 vào công thức

làm giá trị cho pmt

Nếu pmt = 0 thì bắt buộc phải có fv

Fv : Giá trị tương lại Với một khoản vay, thì nó là số tiền nợ gốc còn lại sau lần trả

Trang 13

giá trị tương lai này

Type : Hình thức tính lãi:

= 0 : Tính lãi vào cuối mỗi kỳ (mặc định)

= 1 : Tính lãi vào đầu mỗi kỳ tiếp theo

Lưu ý:

- Rate và Nper phải sử dụng đơn vị tính toán nhất quán với nhau Ví dụ: Với khoản

vay trong 4 năm, lãi suất hằng năm là 10%, nếu trả lãi hằng tháng thì dùng 10%/12

cho rate và 4*12 cho nper; còn nếu trả lãi hằng năm thì dùng 10% cho rate và 4 cho nper

- Có lẽ nên nói một chút về khái niệm "niên kim" (annuities): Một niên kim là một loạt các đợt trả tiền mặt, được thực hiện vào mỗi kỳ liền nhau Ví dụ, một khoản vay mua xe hơi hay một khoản thế chấp, gọi là một niên kim

Bạn nên tham khảo thêm các hàm sau, được áp dụng cho niên kim: CUMIPMT(), CUMPRINC(), FV(), FVSCHEDULE(), IPMT(), NPER(), PMT(), PPMT(), PV(), RATE()

- Trong các hàm về niên kim kể trên, tiền mặt được chi trả thể hiện bằng số âm, tiền mặt thu nhận được thể hiện bằng số dương Ví dụ, việc gửi $1.000 vào ngân hàng sẽ thể hiện bẳng đối số -1000 nếu bạn là người gửi tiền, và thể hiện bằng số 1000 nếu bạn là ngân hàng

- Một đối số trong các hàm tài chính thường phụ thuộc vào nhiều đối số khác

Nếu rate khác 0 thì:

Nếu rate bằng 0 thì:

Ví dụ: Bạn muốn có một số tiền tiết kiệm là $3.000.000 sau 10 năm, biết rằng lãi suất

ngân hàng là 8% một năm, vậy từ bây giờ bạn phải gửi vào ngân hàng bao nhiêu tiền?

Trang 14

= PV(8%,10,0,3000000) = $1.389.580,46

Hàm FV: Tính giá trị tương lai (Future Value) của một khoản đầu tư có lãi suất cố

định và được chi trả cố định theo kỳ với các khoản bằng nhau mỗi kỳ

Cú pháp: = FV(rate, nper, pmt , [pv] ,[type]) Rate : Lãi suất của mỗi kỳ (tính theo năm) Nếu trả lãi hằng tháng thì bạn chia lãi suất

cho 12

Pmt : Số tiền chi trả (hoặc gửi thêm vào) trong mỗi kỳ Số tiền này sẽ không thay đổi

theo số tiền trả hằng năm Nói chung, pmt bao gồm tiền gốc và tiền lãi, không bao gồm lệ phí và thuế Nếu pmt = 0 thì bắt buộc phải có pv

Pv : Giá trị hiện tại (hiện giá), hoặc là tổng giá trị tương đương với một chuỗi các

khoản phải trả trong tương lai Nếu bỏ qua pv, trị mặc định của pv sẽ là zero (0), và khi đó bắt buộc phải cung cấp giá trị cho pmt (xem thêm hàm PV)

Type : Hình thức tính lãi:

= 0 : Tính lãi vào cuối mỗi kỳ (mặc định)

= 1 : Tính lãi vào đầu mỗi kỳ tiếp theo

Lưu ý:

- Rate và Nper phải sử dụng đơn vị tính toán nhất quán với nhau

- Tất cả các đối số thể hiện số tiền mặt "mất đi" (như gửi tiết kiệm, mua trái phiếu )

cần phải được nhập với một số âm; còn các đối số thể hiện số tiền "nhận được" (như tiền lãi đã rút trước, lợi tức nhận được ) cần được nhập với số dương

Ví dụ: Một người gửi vào ngân hàng $10.000 với lãi suất 5% một năm, và trong các

năm sau, mỗi năm gửi thêm vào $200, trong 10 năm Vậy khi đáo hạn (10 năm sau), người đó sẽ có được số tiền là bao nhiêu ?

Trang 15

Rate : Lãi suất của mỗi kỳ (tính theo năm) Nếu trả lãi hằng tháng thì bạn chia lãi suất

cho 12

Pv : Giá trị hiện tại (hiện giá), hoặc là tổng giá trị tương đương với một chuỗi các

khoản phải trả trong tương lai; cũng có thể xem như số vốn ban đầu (xem thêm

hàm PV)

Fv : Giá trị tương lại Với một khoản vay, thì nó là số tiền nợ gốc còn lại sau lần trả

lãi sau cùng; nếu là một khoản đầu tư, thì nó là số tiền sẽ có được khi đáo hạn Nếu

bỏ qua fv, trị mặc định của fv sẽ là zero (0) (xem thêm hàm FV)

Type : Hình thức chi trả:

= 0 : Chi trả vào cuối mỗi kỳ (mặc định)

= 1 : Chi trả vào đầu mỗi kỳ tiếp theo

Lưu ý:

- Rate và Nper phải sử dụng đơn vị tính toán nhất quán với nhau

- Kết quả (số tiền) do hàm PMT trả về bao gồm tiền gốc và tiền lãi, nhưng không bao

gồm thuế và những khoản lệ phí khác (nếu có) Nếu muốn chỉ tính số tiền gốc phải

trả, ta dùng hàm PPMT, còn nếu muốn chỉ tính số tiền lãi phải trả, dùng làm IPMT

Ví dụ: Bạn mua trả góp một căn hộ với giá $1.000.000.000, trả góp trong 30 năm,

với lãi suất không đổi là 8% một năm trong suốt thời gian này, vậy mỗi tháng bạn phải trả cho người bán bao nhiêu tiền để sau 30 năm thì căn hộ đó thuộc về quyền sở hữu của bạn ?

= PMT(8%/12,30*12,1000000000,0,0) = $7.337.645,74

Ở công thức trên, đối số fv = 0, là do sau khi đã thanh toán xong khoản tiền cuối

cùng, thì bạn không còn nợ nữa

Nhưng ngó lại và nhẩm một tí, ta sẽ thấy mua trả góp thành mua mắc gấp hơn 2 lần

! Không tin bạn thử lấy đáp số nhân với 12 tháng nhân với 30 xem

Trang 16

Ví dụ: Bạn muốn có một số tiền tiết kiệm là $50.000.000 sau 10 năm, biết rằng lãi

suất (không đổi) của ngân hàng là 12% một năm, vậy từ bây giờ, hằng tháng bạn phải gửi vào ngân hàng bao nhiêu tiền?

= PMT(12%/12,10*12,0,50000000) = $217.354,74

Ở công thức trên, đối số pv = 0, là do ngay từ đầu, bạn không có đồng nào trong ngân

hàng cả

Hàm NPV: Tính hiện giá ròng của một khoản đầu tư bằng cách sử dụng tỷ lệ chiết

khấu với các khoản chi trả (hoặc thu nhập) theo những kỳ hạn đều đặn Nếu các kỳ hạn không đều đặn, dùng hàm XNPV

Hàm này thường được dùng để đánh giá tính khả thi về mặt tài chính của một dự án đầu tư về lý thuyết cũng như thực tiễn Nếu kết quả của NPV ≥ 0 thì dự án mang tính khả thi; còn ngược lại, nếu kết quả của NPV < 0 thì dự án không mang tính khả thi

Cú pháp: = NPV(rate, value1, value2, ) Rate : Tỷ suất chiết khấu trong suốt thời gian sống của khoản đầu tư (suốt thời gian

thực hiện dự án chẳng hạn) Tỷ suất này có thể thể hiện tỷ lệ lạm phát hoặc lãi suất đầu tư lạm phát

Value1, value2, : Các khoản chi trả hoặc thu nhập trong các kỳ hạn của khoản đầu

tư Có thể dùng từ 1 đến 254 giá trị (với Excel 2003 trở về trước thì con số này chỉ là 29)

- Các trị value1, value2, phải cách đều nhau về thời gian và phải xuất hiện ở cuối

mỗi kỳ

- NPV sử dụng thứ tự các giá trị value1, value2, như là thứ tự lưu động tiền mặt

Do đó cần cẩn thận để các thứ tự chi trả hoặc thu nhập luôn được nhập đúng

- Nếu value1, value2, là ô rỗng, sẽ được xem như = 0; những giá trị logic, hoặc các

chuỗi thể hiện số liệu cũng sẽ được sử dụng với giá trị của nó; riêng các đối số là các giá trị lỗi, hay text, hoặc không thể dịch thành số, thì sẽ được bỏ qua

- Nếu value1, value2, là các mảng hoặc tham chiếu, thì chỉ có các giá trị số bên

trong các mảng hoặc tham chiếu mới được sử dụng để tính toán; còn các ô rỗng, các giá trị logic, text hoặc các giá trị lỗi đều sẽ bị bỏ qua

Lưu ý:

Trang 17

quả của hàm NPV, chứ không được xem là đối số value1

- Nếu coi n là số lưu động tiền mặt trong danh sách các value, thì hàm NPV tính toán

theo công thức sau đây:

- Hàm NPV cũng làm việc tương tự hàm PV, là hàm tính giá trị hiện tại, chỉ khác

là PV cho phép các lưu động tiền mặt được bắt đầu ở đầu kỳ hay ở cuối kỳ cũng được, còn NPV thì các lưu động tiền mặt luôn ở cuối kỳ; và các lưu động tiền mặt trong hàm PV thì không thay đổi trong suốt thời gian đầu tư, nhưng các lưu động tiền mặt trong hàm NPV thì có thể thay đổi

- Hàm NPV có liên quan mật thiết với hàm IRR, là hàm tính tỷ suất lưu hành nội bộ, hay tỷ suất hoàn vốn nội bộ, hoặc còn gọi là hàm tính lợi suất nội hàm IRR là lợi suất nội hàm mà ở đó NPV bằng 0: NPV(IRR( ), ) = 0

Ví dụ: Tính NPV cho một dự án đầu tư có vốn ban đầu là 1 tỷ đồng, doanh thu hằng

năm là 0,5 tỷ, chi phí hằng năm là 0,2 tỷ, thời gian thực hiện là 4 năm, với lãi suất chiết khấu là 8%/năm ?

Vốn ban đầu 1 tỷ đồng có trước khi có doanh thu của năm thứ nhất, nên sẽ không tính vào công thức Và do đây là vốn bỏ ra, nên nó sẽ thể hiện là số âm Giá trị lưu động tiền mặt sẽ bằng doanh thu trừ đi chi phí, bằng 0,3 tỷ, là một số dương Theo đề bài này, value1 = value2 = value3 = value4 = 0.3

= NPV(8%,0.3,0.3,0.3,0.3) - 1 = -0,006

Do NPV < 0 nên dự án theo đề bài cho ra là không khả thi

Ví dụ: Tính NPV cho một dự án đầu tư có vốn ban đầu là $40.000, lãi suất chiết khấu

là 8%/năm, doanh thu trong 5 năm đầu lần lượt là $8.000, $9.200, $10.000, $12.000

và $14.500, đến năm thứ sáu thì lỗ $9.000 ?

Hiện giá ròng (NPV) của dự án nói trên trong 5 năm đầu là khả thi vì:

= NPV(8%,8000,9200,10000,12000,14500) - 40000 = 1.922,06 > 0

Trang 18

GV Phùng Huy Tuấn Trường Cao đẳng Cộng đồng Hà Tây Nhưng đến năm thứ sáu thì lại mất tính khả thi vì:

= NPV(8%,8000,9200,10000,12000,14500,-9000) - 40000 = -3.749,47 > 0

Ví dụ: Tính NPV cho một dự án đầu tư 4 năm có chi phí ban đầu là $10.000 tính từ

ngày hôm nay, lãi suất chiết khấu là 10%/năm, doanh thu trong 3 năm tiếp theo lần lượt là $3.000, $4.200, và $6.800 ?

Hiện giá ròng (NPV) của dự án nói trên là khả thi vì:

= NPV(10%,-10000,3000,4200,6800) = 1.188,44 > 0

Ở đây, giá trị ban đầu $10.000 được xem là chi phí thứ nhất vì việc chi trả xảy ra vào cuối kỳ thứ nhất

Hàm IRR: Tính lợi suất nội hàm (hay còn gọi là hàm tính tỷ suất lưu hành nội bộ,

hay tỷ suất hoàn vốn nội bộ) cho một chuỗi các lưu động tiền mặt được thể hiện bởi các trị số Các lưu động tiền mặt này có thể không bằng nhau, nhưng chúng phải xuất hiện ở những khoảng thời gian bằng nhau (hằng tháng, hằng năm chẳng hạn) Lợi suất thực tế là lãi suất nhận được từ một khoản đầu tư gồm các khoản chi trả (trị âm)

và các khoản thu nhập (trị dương) xuất hiện ở những kỳ ổn định

Lợi suất nội hàm IRR (hay tỷ suất hoàn vốn nội bộ) là mức lãi suất mà nếu dùng nó làm suất chiết khấu để tính chuyển các khoản thu chi của dự án về cùng mặt bằng thời gian hiện tại thì tổng thu sẽ cân bằng với tổng chi, tức là NPV = 0 Nếu IRR > lãi suất chiết khấu (xem hàm NPV) thì coi như dự án khả thi, còn ngược lại thì không

Cú pháp: = IRR(values, guess) Values : Là một mảng hoặc các tham chiếu đến các ô có chứa số liệu cần cho việc

tính toán lợi suất thực tế

- Values phải chứa ít nhất 1 giá trị âm và 1 giá trị dương

- IRR() sử dụng thứ tự các giá trị của values như là thứ tự lưu động tiền mặt Do đó

cần cẩn thận để các thứ tự chi trả hoặc thu nhập luôn được nhập đúng

- IRR() chỉ tính toán các giá trị số bên trong các mảng hoặc tham chiếu của values;

còn các ô rỗng, các giá trị logic, text hoặc các giá trị lỗi đều sẽ bị bỏ qua

Guess : Một con số % ước lượng gần với kết quả của IRR() Nếu bỏ qua, thì mặc

định guess = 10%

- Excel dùng chức năng lặp trong phép tính IRR Bắt đầu với guess, IRR lặp cho tới

Trang 19

Lưu ý:

- IRR() có liên quan mật thiết với hàm NPV, là hàm tính hiện giá ròng của một khoản

đầu tư Tỷ suất do IRR trả về chính là lãi suất rate sao cho NPV = 0

Ví dụ: Một dự án đầu tư có chi phí tính đến thời điểm dự án bắt đầu đi vào hoạt động

sản xuất là 100 triệu USD, doanh thu hàng năm của dự án là 50 triệu USD Chi phí hằng năm là 20 triệu USD, đời của dự án là 5 năm Hãy xác định tỷ suất hoàn vốn nội

bộ biết lãi suất vay dài hạn là 12%/năm

= IRR({-100000000,30000000,30000000,30000000,30000000,30000000}) = 15%

Do 15% > 12% nên dự án mang tính khả thi

Ví dụ: Một dự án đầu tư có chi phí tính đến thời điểm dự án bắt đầu đi vào hoạt động

sản xuất là 70 triệu USD, lãi thực trong năm thứ nhất là 12 triệu USD, trong năm thứ hai là 15 triệu USD, trong năm thứ ba là 18 triệu USD, trong năm thứ tư là 21 triệu USD và trong năm thứ năm là 26 triệu USD Tính IRR của dự án này sau 2 năm, sau

4 năm, sau 5 năm ?

IRR sau 2 năm:

= IRR({-70000000,12000000,15000000}, -10%) = -44%

(nếu không cho guess = -10%, IRR sẽ trả về lỗi #NUM!)

IRR sau 4 năm:

= IRR({-70000000,12000000,15000000,18000000,21000000}) = -2%

IRR sau 5 năm:

IRR({-70000000,12000000,15000000,18000000,21000000,26000000}) = 9%

Không cần biết lãi suất cho vay dài hạn để thực hiện dự án, ta cũng có thể thấy rằng

dự án này ít nhất phải sau 5 năm mới mang tính khả thi

1.3.3 Hàm cơ sở dữ liệu (Database)

Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhăm trợ giúp những thông tin về cơ

sở dữ liệu chẳng hạn: Tính giá trị nhỏ nhất và lớn nhất trong cơ sở dữ liệu…

Microsoft Excel cung cấp nhiều hàm dùng cho việc phân tích dữ liệu trong danh

Trang 20

Mỗi hàm đều sử dụng 3 đối số là database, field và criteria; những đối số này là

các tham chiếu đến các mảng trong bảng tính

Database : Là một dãy các ô tạo nên danh sách hay cơ sở dữ liệu Một cơ sở dữ liệu

là một danh sách dữ liệu gồm những mẩu tin, và có cột dữ liệu là các trường (field) Dòng đầu tiên trong danh sách luôn chứa tên trường

Field : Cho biết cột nào được sử dụng trong hàm field có thể được cho ở dạng text

với tên cột được để trong cặp dấu ngoặc kép (như "Age", "Yield" ) hay là số đại diện cho vị trí của cột (1, 2, )

Criteria : Là một dãy các ô chứa điều kiện Có thể dùng bất cứ dãy nào cho phần điều

kiện này, miễn là dãy đó có ít nhất một tên cột và một ô bên dưới tên cột để làm điều kiện cho hàm

- Ký tự ? sẽ đại diện cho 1 ký tự

Ví dụ: sm?th sẽ đại diện cho "smith" hoặc "smyth"

- Ký tự * sẽ đại diện cho nhiều ký tự

Ví dụ: *east sẽ đại diện cho "Northeast" hoặc "Southeast"

Hàm DSUM: Hàm này dùng để tính tổng ở trường dữ liệu (Field) trong bảng dữ liệu (Database) thỏa mãn điều kiện (Criterial) cho trước

Cú pháp: = DSUM(Database, Field, Criterial)

- Database: Bảng dữ liệu bao gồm cả cột Tiêu đề

- Field: Địa chỉ của trường cần tính tổng

- Criterial: Điều kiện để tính tổng.

1.3.4 Hàm tìm kiếm và tham chiếu (Lookup&reference)

Nhóm hàm này cung cấp cho bạn những thông tin về bảng tính như: trả về số cột của một tham chiếu…

Hàm VLOOKUP: Hàm VLOOKUP sẽ dò tìm một hàng (row) chứa giá trị mà bạn

cần tìm ở cột đầu tiên (bên trái) của một bảng dữ liệu (chữ V trong VLOOKUP có nghĩa là vertical), nếu tìm thấy, nó sẽ tìm tiếp trong hàng này, và sẽ lấy giá trị ở cột

mà bạn đã chỉ định trước

Cú pháp: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,[ range_lookup])

Lookup_value: Giá trị dùng để tìm kiếm trong cột đầu tiên của table_array, giá trị

Trang 21

tìm kiếm col_index_num Số thứ tự này được tính từ trái sang phải (cột

chứa lookup_value là cột thứ nhất)

Range_lookup: Là một giá trị kiểu Borlean, để chỉ kiểu tìm kiếm: chính xác hay

tương đối

- TRUE (hoặc 1 - mặc định): Là kiểu dò tìm tương đối VLOOKUP sẽ tìm giá

trị lookup_value đầu tiên mà nó tìm được trong cột đầu tiên của table_array trong trường hợp không tìm ra, nó sẽ trả về giá trị lớn nhất mà nhỏ hơn lookup_value

- FALSE (hoặc 0): Là kiểu dò tìm chính xác VLOOKUP sẽ tìm chính xác giá

trị lookup_value trong cột đầu tiên của table_array trong trường hợp không có, hoặc lookup_value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột đầu tiên của table_array, nó sẽ

báo lỗi #N/A!

Một số lưu ý khi sử dụng hàm VLOOKUP

- Để có kết quả chính xác khi range_lookup = TRUE, bạn phải sắp xếp các giá trị trong cột đầu tiên của table_array từ nhỏ đến lớn

- Nếu cột đầu tiên của table_array chứa các giá trị kiểu text, bạn có thể dùng các ký

tự đại diện cho lookup_value (dấu * đại diện cho nhiều ký tự hoặc dấu ? đại diện cho

một ký tự)

- Nếu lookup_value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột đầu tiên của table_array, hàm

sẽ báo lỗi #N/A!

- Lỗi này thường gặp khi bạn gõ dư một khoảng trắng ở cuối lookup_value

- Nếu không tìm thấy lookup_value khi range_lookup = FALSE, hàm sẽ báo lỗi

#N/A!

nếu col_index_num lớn hơn số cột trong table_array, hàm sẽ báo lỗi #REF!

Hàm HLOOKUP: Hàm HLOOKUP sẽ dò tìm một cột (column) chứa giá trị mà bạn

cần tìm ở hàng đầu tiên (trên cùng) của một bảng dữ liệu (chữ H trong HLOOKUP có nghĩa là horizontal), nếu tìm thấy, nó sẽ tìm tiếp trong cột này, và sẽ lấy giá trị ở

Trang 22

Cú pháp: HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

Lookup_value: Giá trị dùng để tìm kiếm trong hàng đầu tiên của table_array, giá trị

này có thể là một số, một chuỗi, hoặc là một tham chiếu

Table_array: Bảng dùng để dò tìm, có thể là một vùng tham chiếu hoặc là

tên (name) của một vùng đã được đặt tên

Col_index_num: Số thứ tự của các hàng trong table_array, chứa kết quả mà bạn muốn tìm kiếm Col_index_num: Số thứ tự này được tính từ trên xuống (hàng

chứa lookup_value là hàng thứ nhất)

Range_lookup: Là một giá trị kiểu Borlean, để chỉ kiểu tìm kiếm: chính xác hay

tương đối

- TRUE (hoặc 1 - mặc định): Là kiểu dò tìm tương đối HLOOKUP sẽ tìm giá

trị range_lookup đầu tiên mà nó tìm được trong hàng đầu tiên của table_array trong trường hợp không có, nó sẽ lấy giá trị lớn nhất mà nhỏ hơn range_lookup

- FALSE (hoặc 0): Là kiểu dò tìm chính xác HLOOKUP sẽ tìm chính xác giá

trị range_lookup trong hàng đầu tiên của table_array trong trường hợp không có, hoặc range_lookup nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong hàng đầu tiên của table_array, nó

sẽ báo lỗi #N/A!

1.3.5 Hàm toán học và lượng giác (Math&Trig)

Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về toán học và kỹ thuật căn bản

Hàm ABS: Hàm này lấy giá trị tuyệt đối của một số và cho kết quả tại ô hiện hành

ABS(A2) = 7 (A2 đang chứa công thức = 3,5 x -2)

Hàm SUM: Hàm này trả về tổng của một chuỗi số

Cú pháp: =SUM(Number1, Number2,…)

Trang 23

- Range : Dãy các ô để tính tổng, có thể là ô chứa số, tên, mảng, hay tham chiếu đến

các ô chứa số Ô rỗng và ô chứa giá trị text sẽ được bỏ qua

- Criteria : Điều kiện để tính tổng Có thể ở dạng số, biểu thức, hoặc text

Ví dụ: criteria có thể là 32, "32", "> 32", hoặc "apple", v.v

- Sum_range : Là vùng thực sự để tính tổng Nếu bỏ qua, Excel sẽ coi

như sum_range = range

Lưu ý:

- Sum_range không nhất thiết phải cùng kích thước với range Vùng thực sự để tính tổng được xác định bằng ô đầu tiên phía trên bên trái của sum_range, và bao gồm thêm những ô tương ứng với kích thước của range Ví dụ:

+ Nếu Range là A1:A5, Sum_range là B1:B5, thì vùng thực sự để tính tổng là B1:B5 + Nếu Range là A1:A5, Sum_range là B1:B3, thì vùng thực sự để tính tổng là B1:B5 + Nếu Range là A1:B4, Sum_range là C1:D4, thì vùng thực sự để tính tổng là C1:D4 + Nếu Range là A1:B4, Sum_range là C1:D2, thì vùng thực sự để tính tổng là C1:D4

- Có thể dùng các ký tự đại diện trong điều kiện: dấu ? đại diện cho một ký tự, dấu * đại diện cho nhiều ký tự (nếu như điều kiện là tìm những dấu ? hoặc *, thì gõ thêm dấu ~ ở trước dấu ? hay *)

- Khi điều kiện để tính tổng là những ký tự, SUMIF không phân biệt chữ thường hay chữ hoa

Ví dụ: Có bảng tính như sau

Tính tổng của những huê hồng mà có doanh thu > 160.000 ?

= SUMIF(A2:A5, ">160000", B2:B5) = 63.000

Trang 24

GV Phùng Huy Tuấn Trường Cao đẳng Cộng đồng Hà Tây Tính tổng của những doanh thu > 160.000 ?

= SUMIF(A2:A5, ">160000") = 900.000

Tính tổng của những huê hồng mà có doanh thu = 300.000 ?

= SUMIF(A2:A5, "=300000", B2:B3) = 21.000

1.3.6 Hàm văn bản và dữ liệu (Text)

Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm quản lý văn bản

Hàm LEFT: Dùng để trích xuất phần bên trái của một chuỗi hoặc nhiều ký tự tùy theo sự chỉ định

Cú pháp: =LEFT(text, [ num_chars])

- Text: chuỗi văn bản cần trích xuất ký tự

- Num_chars : số ký tự cần trích ra phía bên trái chuỗi text, mặc định là 1

Lưu ý:

- Num_chars phải là số nguyên dương

- Nếu num_chars lớn hơn độ dài của chuỗi thì kết quả trả về sẽ là toàn bộ chuỗi

Ví dụ: =LEFT(“Karen Elizabeth Hammond”, 5) → Karen

Hàm RIGHT: Dùng để trích xuất phần bên phải của một chuỗi hoặc nhiều ký tự tùy

theo sự chỉ định

Cú pháp: =RIGHT(text, [ num_chars])

- Text: chuỗi văn bản cần trích xuất ký tự

- Num_chars: số ký tự cần trích ra phía bên phải của chuỗi text, mặc định là 1

Ví dụ: =RIGHT(“Karen Elizabeth Hammond”, 7) → Hammond

Hàm MID: Dùng để trích xuất một chuỗi con (substring) từ một chuỗi

Công thức: =MID(text, start_num, [num_chars])

- Text: chuỗi văn bản cần trích xuất

- Start_num: vị trí bắt đầu trích ra chuỗi con, tính từ bên trái sang

- Num_chars: số ký tự của chuỗi con cần trích ra

Lưu ý:

- Num_chars phải là số nguyên dương

- Start_num phải là số nguyên dương

- Nếu start_num lớn hơn độ dài của chuỗi thì kết quả trả về sẽ là chuỗi rỗng

Trang 25

Excel công nhận

Ví dụ: Để trích ra số 6500 trong SQA6500, bạn có thể dùng hàm RIGHT

=RIGHT("SQA6500",4) → 6500 Tuy nhiên kết quả do hàm RIGHT có được sẽ ở dạng text, bạn không thể nhân chia cộng trừ gì với cái "6500" này được

Để có thể tính toán với "6500", bạn phải đổi nó sang dạng số:

=VALUE(RIGHT("SQA6500",4)) → 6500 Cũng là 6500, nhưng bây giờ bạn có thể cộng trừ nhân chia với nó

Hàm TEXT: Chuyển đổi một số thành dạng văn bản (text) theo định dạng được chỉ

định

Cú pháp: =TEXT(number, format)

- Number : là số cần chuyển sang dạng text

- format: kiểu định dạng số hoặc ngày tháng năm

1.3.7 Hàm Logic (Logical)

Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán các giá trị bằng các biểu thức luận lý dựa trên những điều kiện của bảng tính

Hàm AND: Trả về giá trị TRUE nếu tất cả các đối số là đúng; trả về giá trị FALSE

nếu có một hay nhiều đối số là sai

Có thể dùng hàm AND bất cứ chỗ nào, nhưng thường thì hàm AND hay được dùng chung với hàm IF

Cú pháp: =AND(logical1, [logical2 ])

- Logical: Có thể có từ 1 đến 255 biểu thức (trong Excel 2003 trở về trước, con số

này là 30) được xét xem đúng (TRUE) hay sai (FALSE)

Trang 26

- Nếu dãy không chứa các trị logic, AND() sẽ trả về giá trị lỗi #VALUE!

Hàm OR: Trả về giá trị TRUE nếu có một hay nhiều đối số là đúng; trả về giá trị

FALSE nếu tất cả các đối số là sai

Có thể dùng hàm OR bất cứ chỗ nào, nhưng thường thì hàm OR hay được dùng chung với hàm IF

Cú pháp: =OR(logical1, [logical2 ])

- Logical: Có thể có từ 1 đến 255 biểu thức (trong Excel 2003 trở về trước, con số

này là 30) được xét xem đúng (TRUE) hay sai (FALSE)

Hàm IF: Trả về một giá trị nếu điều kiện có giá trị TRUE, và một giá trị khác nếu

điều kiện có giá trị FALSE

Cú pháp: =IF(logical_test, value_is_true, [value_is_false])

- Logical_test : Là bất kỳ giá trị hay công thức nào có thể trả về TRUE hoặc FALSE

Ví dụ: A1=100 là một biểu thức logic Nếu giá trị trong A1 bằng 100, biểu thức sẽ trả

về giá trị TRUE, còn ngược lại thì biểu thức trả về giá trị FALSE Đối số này có thể bất kỳ toán tử so sánh nào

- Value_is_true : Giá trị trả về nếu logical_test là TRUE

- Value_is_false : Giá trị trả về nếu logical_test là FALSE

Lưu ý:

- Có tới 64 hàm IF có thể lồng vào nhau (với Excel 2003 trở về trước thì con số này

là 7) khi đối số value_is_true và value_is_false xây dựng trên những điều kiện phức

tạp hơn Tuy nhiên, khi cần phải kiểm tra nhiều điều kiện, nên dùng các hàm LOOKUP, VLOOKUP, HLOOKUP, hoặc CHOOSE

- Nếu có bất kỳ đối số nào của hàm IF là mảng, mỗi phần tử trong mảng sẽ được tính toán khi câu lệnh IF được thực thi

- Microsoft Excel có cung cấp một số hàm khác mà bạn có thể dùng để phân tích dữ liệu dựa vào một điều kiện nào đó Ví dụ như hàm COUNTIF, COUNTIFS, hàm SUMIF hay SUMIFS

Trang 27

Cơ sở dữ liệu (CSDL) nói đơn giản là một tập hợp các thông tin được tổ chức sao cho có thể xử lý rõ ràng (thường có cấu trúc dòng và cột)

Ví dụ: Tập hợp các hồ sơ nhân sự của một cơ quan, tập hợp các phiếu ghi của một

kho, là những CSDL

- Vùng CSDL (Data Base Range) là vùng có ít nhất 2 dòng:

+ Dòng đầu tiên chứa tiêu đề cột gọi là tên trường (field name) Tên các trường

có kiểu text và không được trùng nhau

+ Các dòng còn lại chứa dữ liệu, mỗi dòng là một bản ghi (record) chứa thông

tin của đối tượng được quản lý

- Vùng tiêu chuẩn (Criterial Range): là vùng chứa điều kiện để xử lý thông tin

như: tìm kiếm, huỷ bỏ, rút trích Vùng này có ít nhất 2 dòng: dòng đầu chứa tiêu đề, các dòng còn lại chứa điều kiện

Các dạng vùng tiêu chuẩn

+ Vùng tiêu chuẩn tuyệt đối:

+ Vùng tiêu chuẩn tương đối:

Biểu thức điều kiện >=2 + Vùng tiêu chuẩn kết hợp:

Kết hợp “và”

Tên trường 1 Tên trường 2 VD Đơn giá Số lượng

(hai điều kiện phải cùng hang) Kết hợp “hoặc”

Tên trường 1 Tên trường 2 VD1 Đơn giá Số lượng VD2 Ngày sinh

(hai điều kiện phải khác hàng)

Chú ý: Các tên trường trong vùng tiêu chuẩn phải được sao chép từ vùng CSDL

Trang 28

- Vùng rút trích (Extract Range): Là vùng trích dữ liệu từ vùng CSDL thoả

mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn

2.2 Sắp xếp dữ liệu:

Để sắp xếp dữ liệu bạn thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Nhấp chọn vào cột cần sắp xếp trong vùng dữ liệu

Giả sử chúng ta có bảng số liệu dưới đây:

Yêu cầu cần sắp xếp theo Họ tên bạn nhấp chọn vào ô bất kỳ trong cột này

Bước 2: Từ thanh công cụ Ribbon nhấp chọn Tab Data sau đó tìm tới nhóm Sort &

Filter

Trang 29

Để bổ xung các điều kiện sắp xếp bạn nhấp chọn nút Add Level sau đó chọn trường cần lọc trong ô Sort By tiếp theo là kiểu sắp xếp trong ô Order

+ Sort by: Chọn tên cột sắp xếp chính

+ Then by: Chọn tên cột sắp xếp bổ sung trong trường hợp giá trị ở cột chính

trùng nhau

Nếu muốn sắp xếp theo hàng hay cột hãy chọn Options, hộp thoại Sort Options

hiện ra:

Trong mục Orientation:

- Chọn Sort top to bottom: sắp xếp theo cột

- Chọn Sort left to right: sắp xếp theo hang

Bước 3: Nhấp chọn OK

Trang 30

2.3 Lọc dữ liệu (Filter)

Lọc là cách dễ dàng và nhanh chóng để tìm và làm việc với dữ liệu trong vùng

dữ liệu được chọn Vùng dữ liệu được lọc hiển thị các mẫu tin đáp ứng tiêu chuẩn mà người sử dụng chỉ định cho một trường Excel cung cấp hai lệnh: AutoFilter dùng để lọc tự động với tiêu chuẩn đơn giản và Advanced Filter dùng để lọc cho tiêu chuẩn phức tạp hơn

Việc lọc không giống việc sắp xếp, lọc mẫu tin có tác dụng che tạm thời các mẫu tin

mà bạn không muốn hiển thị và nó không sắp xếp trật tự các mẫu tin đó Khi đã lọc các mẫu tin, bạn có thể chỉnh sửa, định dạng các mẫu tin này trong cơ sở dữ liệu mà không ảnh hưởng đến các mẫu tin khác

2.3.1 Lọc đơn giản (AutoFilter)

Lọc tự động là cách lọc đơn giản và nhanh nhất Trong đó người sử dụng có thể chọn những tiêu chuẩn do Excel phát hiện thấy có trong trường dữ liệu hoặc người sử dụng cũng có thể sử dụng các câu lệnh đi theo nó Các bước thực hiện như sau:

- Bước 1: Chọn tới vùng dữ liệu cần lọc

- Bước 2: Từ thanh công cụ Ribbon nhấp chọn Tab Data tìm tới nhóm lệnh Sort &

Filter Khi đó trên vùng dữ liệu ở dòng đầu tiên mỗi ô sẽ xuất hiện một biểu tượng hình tam giác nhỏ phía góc phải

Trang 31

+ Sort A to Z: Sắp xếp dữ liệu tăng dần

+ Sort Z to A: Sắp xếp dữ liệu giảm dần

+ Sort by Color: Sắp xếp dữ liệu theo mầu nền của Cell

Trang 32

GV Phùng Huy Tuấn Trường Cao đẳng Cộng đồng Hà Tây Khi người sử dụng di chuyển chuột đến mục này một menu nhanh xuất hiện bên trái liệt kê các mầu nền của Cell có trong cột hiện thời người sử dụng có thể chọn một mầu bất kỳ nào đó để sắp xếp dữ liệu theo mầu đó

+ Filter by Color: Lọc dữ liệu theo mầu nền của Cell

Khi bạn di chuyển chuột đến mục này một menu nhanh xuất hiện bên trái liệt kê các mầu nền của Cell có trong cột hiện thời người sử dụng có thể chọn một mầu bất

kỳ nào đó để lọc dữ liệu theo mầu đó

Giả sử chúng ta chọn mầu vàng như hình trên kết quả sẽ được như hình dưới đây:

Trang 33

- Text Filters: Lọc dữ liệu dạng Text

Khi di chuyển tới mục này một danh sách xuất hiện bên tay trái NSD có thể chọn: + Equals…: Lọc những giá trị bằng…

+ Does not equal…: Lọc những giá trị không bằng…

+ Begins With…: Lọc dữ liệu bắt đầu với…

+ End With…: Lọc dữ liệu kết thúc với…

+ Contains…: Lọc dữ liệu chứa…

+ Does not contains…: Lọc dữ liệu không chứa…

+ Custom Filter…: Tùy biến điều kiện lọc

Thực chất tất cả các lựa chọn trên đều nằm trong hai hộp chọn đầu tiền bên tay trái

Trang 34

GV Phùng Huy Tuấn Trường Cao đẳng Cộng đồng Hà Tây Đây còn gọi là các điều kiện lọc, tuy nhiên với mỗi lần lọc chúng ta chỉ có thể lấy dữ liệu ra với một điều kiện (bằng, không bằng, chứa, không chứa,…) Trong phần này chúng ta sẽ học cách lọc dữ liệu với hai điều kiện kết hợp nhau Để làm được điều này chúng ta quay lại với của sổ Custom AutoFilter và thiết lập trong hai mục And và Or

- Trong phần tiếp theo: Microsoft Excel 2013 cung cấp cho chúng ta các tùy chọn khác

Đầu tiên là hộp nhập tìm kiếm bạn có thể gõ giá trị cần tìm kiếm tại đây để thu gọn điều kiện loc Sau đó tích chọn các kết quả cần lọc

Trang 35

Hoặc có thể nhấp chọn (Select All) để chọn tất cả Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất

2.3.2 Lọc nâng cao (Advanced Filter)

Lọc dữ liệu với cơ chế lọc tự động bằng AutoFilter chỉ có thể tiến hành trên một trường dữ liệu nào đó nên còn rất nhiều hạn chế Cơ chế lọc cao cấp bằng Advanced Filter sẽ cho phép lọc trên nhiều trường khác nhau gọi là vùng tiêu chuẩn lọc (Criteria Range), nó tạo điều kiện cho việc lọc dữ liệu đa dạng hơn Để tiện theo dõi phần này chúng ta sẽ làm việc với bảng dữ liệu dưới đây:

Trang 36

GV Phùng Huy Tuấn Trường Cao đẳng Cộng đồng Hà Tây Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Xác định vùng dữ liệu cần lọc, ở đây vùng dữ liệu của chúng ta từ ô B4 đến

I16 (B4:I16)

Bước 2: Tạo vùng điều kiện, đây là bước quan trọng liên quan đến kết quả dữ liệu

được lọc ra Với lọc nâng cao chúng ta sẽ có những điều kiện lọc sau đây:

- Nhiều điều kiện lọc cho một cột: Giả sử chúng ta muốn lọc những người có Họ tên

là Lương Minh Tâm, Phạm Xuân Tiến, Lê Viết bằng Khi đó bạn cần xây dựng vùng điều kiện lọc như hình dưới đây:

Vùng điều kiện lọc bắt đầu từ ô L4 đến ô L7 (L4:L7), nếu để ý bạn sẽ thấy tên cột trùng với tên cột trong bảng dữ liệu cần lọc, tốt nhất bạn nên Copy từ bảng dữ liệu cần lọc để đảm bảo tính chính xác Tiếp theo là tên những người cần lọc được viết trên các dòng tiếp theo

- Hai hay nhiều cột thỏa mãn điều kiện: Giả sử chúng ta cần tìm những nhân viên có tên là “Minh” làm việc “23” ngày công và có phụ cấp lớn hơn 100.000 vnđ

Khi đó chúng ta cần xây dựng vùng điều kiện như hình dưới đây:

- Thảo mãn một điều kiện ở một trong các cột: Giả sử chúng ta cần tìm những nhân viên có lương tháng >1.000.000 vnđ, hoặc có phụ cấp > 200.000 vnđ, hoặc có ngày công =26

Trang 37

- Hai hay cột đều phải thảo mãn một hoặc nhiều danh sách điều kiện cho trước ứng với từng cột Giả sử chúng ta cần lọc những nhân viên có Lương cơ bản >1.000.000

và thực lĩnh >1.200.000 hoặc những nhân viên có lương cơ bản <900.000 và thực lĩnh <900.000

Bước 3: Thực hiện lọc dữ liệu

Từ thanh Ribbon nhấp chọn Tab nhóm Data tìm tới nhóm lệnh Sort & Filter

Hộp thoại Advanced Filter xuất hiện như hình dưới đây:

- Filter the List, In- Place: Cho phép bạn đặt các mẫu tin được lọc (các mẫu tin thoả

Trang 38

GV Phùng Huy Tuấn Trường Cao đẳng Cộng đồng Hà Tây mãn điều kiện) ngay trên cơ sở dữ liệu cũ, và tạm thời che các mẫu tin khác không thoả điều kiện trong cơ sở dữ liệu cũ

- Copy to Another Location: Cho phép đặt các mẫu tin được lọc (các mẫu tin thoả điều kiện) ở một nơi khác và nơi này được chỉ định trong hộp Copy to

- List Range: Chứa vùng dữ liệu tham gia vào để lọc trong cơ sở dữ liệu

Bạn có thể điều chỉnh địa chỉ ô trong hộp này để giới hạn các mẫu tin tham gia vào để lọc bằng hai cách sau:

+ Nhấp chuột vào hộp List Range để chèn con nháy và nhập địa chỉ tuyệt đối ô vào khung từ bàn phím

+ Nhấp chuột vào hộp List Range để chèn con nháy, di chuyển chuột đến góc trên bên trái của mẫu tin đầu tham gia vào để lọc, nhấp chuột trái rê xuống góc dưới bên phải của mẫu tin cuối tham gia vào để lọc trong cơ sở dữ liệu, thả chuột Vùng được chọn sẽ có viền đen trắng chạy xung quanh

- Hộp Criteria Range: Chứa địa chỉ tuyệt đối ô của vùng tiêu chuẩn hay còn gọi là vùng chứa các điều kiện Bạn cần phải điền rõ địa chỉ khối ô nào chứa điều kiện để Excel căn cứ cào các điều kiện đó mà lọc ra những mẫu tin theo đúng yêu cầu

+ Nhấp chuột vào hộp Criteria Range để chèn con nháy và nhập địa chỉ tuyệt đối ô chứa điều kiện vào khung từ bàn phím

+ Nhấp chuột vào hộp Criteria Range để chèn con nháy, di chuyển chuột đến góc trên bên trái của đầu khối ô chứa điều kiện, nhấp chuột trái rê xuống góc dưới bên phải của cuối khối ô chứa điều kiện trong cơ sở dữ liệu, thả chuột Vùng được chọn có viền đen trắng chạy xung quanh

- Copy to: Nếu chọn chức năng Copy to Anther Location ở phần trên, thì hộp Copy to cho phép bạn chỉ định địa chỉ ô để chứa các mẫu tin được lọc

- Unique Records Only: Nếu chọn hộp kiểm này thì Excel cho phép hiển thị một mẫu tin duy nhất trong các mẫu tin giống nhau Ngược lại không chọn thì Excel cho hiển thị hết tất cả các mẫu tin giống nhau

- Lựa chọn các chức năng trong hộp thoại xong, nhấp OK để thực hiện

Lưu ý: Muốn bỏ điều kiện lọc để hiển thị toàn bộ dữ liệu bạn nhấp chọn nút Clear

Trang 39

2.4 Tổng hợp dữ liệu

2.4.1 Tổng hợp dữ liệu theo 1 nhóm (Subtotal)

- Sắp xếp CSDL theo cột chứa nhóm tổng hợp

- Bôi đen vùng CSDL đã sắp xếp

- Vào Data\ Subtotal Ta có hộp thoại Subtotal:

+ Mục At each change in: Chọn trường mà theo trường đó, tại mỗi vị trí thay

đổi, excel sẽ chèn vào một dòng tổng kết, tức là thực hiện các phép tính

+ Mục Use function: Chọn hàm để tính toán tổng kết dữ liệu

+ Mục Add Subtotal to: Chọn các tên trường cần tính toán

+ Replace current subtotals: Thay mới các dòng tổng đã có

+ Page break between groups: Chèn thêm dấu hiệu ngắt trang ngay dưới mỗi

nhóm (khi in ra, mỗi nhóm sẽ trên 1 trang riêng biệt)

+ Summary below data: Nếu được chọn thì dòng giá trị tổng hợp đặt bên dưới

mỗi nhóm, ngược lại đặt bên trên

- Chọn OK

Kết quả: Xuất hiện bảng tổng hợp, phía bên trái bảng có 3 nút điều khiển mức hiển thị tương ứng với các nút 1,2,3

Trang 40

Nút 1: Chỉ hiện dòng giá trị tổng chung của cả bảng

Nút 2: Hiện giá trị tổng chung và tổng mỗi nhóm

Nút 3: Hiện đầy đủ bảng dữ liệu với các giá trị tổng hợp

 Cách này chỉ dùng để tạo bảng quan sát, không tạo bảng tổng kết

 Nếu muốn huỷ bỏ việc tổng hợp: vào Data\ subtotals\ Remove all

Với cách làm như trên ta tạo được bảng tổng hợp theo hàng

2.4.2 Tạo báo cáo tổng hợp theo nhiều loại nhóm (lệnh Data\ Pivot Table)

Đây là một công cụ mạnh mẽ để rút các thông tin cần thiết khi theo dõi hay tổng kết 1 bảng dữ liệu

Ví dụ: Có tài liệu thống kê bán hàng trong 1 tuần của công ty kinh doanh VLXD

như sau:

Định dạng
Số trang	136
Dung lượng	3,78 MB