Đề bài: Bạn phát triển dự án đổi mô hình quản lý cá nhân nhóm làm việc cho doanh nghiệp/tổ chức bạn làm việc Hãy xác định doanh nghiệp/tổ chức bạn, có vấn đề hay hội liên quan đến chủ đề môn học hành vi tổ chức? Tại Sao? Bạn có giải pháp mang tính thực tiễn dựa sở lý thuyết hành vi tổ chức? Bài làm: Hiện công tác Công ty TNHH Một thành viên Quản lý nợ Khai thác tài sản - Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam (Techcombank AMC), thành lập năm 2008 với vốn điều lệ 70 tỷ VND 100% Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam (Techcombank) nắm giữ Số lượng cán công nhân viên Techcombank AMC 300 người, đa phần Lái xe chở cán chở tiền cho toàn hệ thống Techcombank 90% số lượng bảo vệ cho trụ sở, văn phòng, kho tàng hệ thống Techcombank toàn quốc Trong nhiều Chức nhiệm vụ Công ty có hai nhiệm vụ Đầu tư tài Đầu tư tài sản Quy chế Techcombank AMC cũng quy định “Đầu tư tài sản” Hoạt động mua/bán, đầu tư mới/đầu tư bổ sung, sửa chữa Techcombank AMC thực hiện, hoạt động hình thức đầu tư tài sản sau: • Hoạt động mua/bán loại bất động sản quyền sử dụng đất, công trình xây dựng, vật kiến trúc gắn liền với đất • Hoạt động xây dựng công trình bất động sản đất • Hoạt động sửa chữa, cải tạo, nâng cấp loại bất động sản làm trụ sở, kho hàng, kho dữ liệu, công trình khác đáp ứng nhu cầu Techcombank và/hoặc Techcombank AMC Sơ đồ tổ chức Công ty thể sơ đồ tổ chức sau: Trang Hộiđồng đồngquản quảntrịtrị Hội Ngânhàng hàngTMCP TMCPKỹ Kỹ Ngân Thương Việt Nam Thương Việt Nam BanKiểm Kiểmsoát soát Ban Chủtịch tịchCông Côngtyty Chủ TrợlýlýChủ Chủtịch tịch Trợ Giámđốc đốcCông Côngtyty Giám PhòngTV TVvàvàXử Xửlýlý Phòng Nợ Nợ PhòngKinh Kinhdoanh doanh Phòng CácPhó PhóGiám Giámđốc đốc Các Chinhánh nhánhMiền Miềntrung trung Chi Chinhánh nhánhMiền Miềnnam nam Chi PhòngKế Kếtoán toán Phòng PhòngNhân Nhânsựsự Phòng PhòngQuản Quảnlýlýđầu đầutưtư Phòng xâydựng dựng xây CácBan BanPhát Pháttriển triển Các Mạnglưới lưới Mạng CácBan BanQuản Quảnlýlýdự dự Các ánĐầu ĐầutưtưXây Xâydựng dựng án Đối với Đầu tư tài sản, Công tác xây dựng đặc biệt trọng Trong phạm vi viết chỉ xin đề cập tới Công tác Quản lý đầu tư xây dựng Theo quy chế Công ty quy định • Chủ đầu tư Techcombank Techcombank AMC • Ban quản lý dự án đầu tư (BQLDA) thành lập theo định Chủ đầu tư theo Quyết định Chủ sở hữu Công ty • Thành phần BQLDA: - Chủ tịch BQLDA: thành viên Ban giám đốc Công ty (trừ trường hợp Chủ sở hữu Công ty trực tiếp thành lập BQLDA) - Các thành viên: + Trưởng/Phó phòng Quản lý đầu tư XDCB; + Thành viên BGĐ chi nhánh Trưởng/phó phòng liên quan trực tiếp đến dự án mà chi nhánh giao phụ trách; + Trưởng phòng /ban liên quan trực tiếp đến nội dung dự án (khi thấy cần thiết); Trang + Một cán thuộc phòng ban liên quan trực tiếp đến dự án: Thành viên kiêm thư ký; + Chuyên gia tư vấn chuyên ngành Techcombank AMC thuê (trong trường hợp cán Techcombank AMC không đáp ứng yêu cầu chuyên môn để xét thầu dự án) + Trường hợp Người có thẩm quyền định đầu tư ( Techcombank yêu cầu có thành phần Techcombank tham gia Ban QLDA có thêm thành phần Techcombank) • Nhiệm vụ Ban quản lý Dự án đầu tư bao gồm: - Tự lập dự án trường hợp có đủ lực lựa chọn đơn vị tư vấn có đủ Điều kiện lực để trực tiếp ký (khi Chủ đầu tư uỷ quyền) để Chủ đầu tư ký hợp đồng thuê lập Báo cáo nghiên cứu khả thi Báo cáo đầu tư; chuẩn bị hồ sơ để Chủ đầu tư trình Người có thẩm quyền định đầu tư phê duyệt dự án - Lựa chọn đơn vị tư vấn (nếu cần thiết) đủ điều kiện lực để trình Người có thẩm quyền ký hợp đồng - Thực lập thiết kế, lập tổng dự toán phù hợp với nội dung Quyết định đầu tư trình Chủ đầu tư - Tổ chức xét thầu thiết kế (nếu có), dự toán tổng dự toán dự án đầu tư TS quản lý - Lập kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu; triển khai thực đấu thầu lập báo cáo kết đấu thầu trình Chủ đầu tư phê duyệt - Thương thảo, ký hợp đồng, theo dõi thực lý hợp đồng ký (khi Chủ đầu tư uỷ quyền) trình Người có thẩm quyền kí Hợp đồng với nhà thầu - Giám sát kỹ thuật, chất lượng thi công lắp đặt (khi có đủ điều kiện lực theo quy định) trình Chủ đầu tư ký hợp đồng thuê tư vấn giám sát kỹ thuật - Quản lý chất lượng, khối lượng, tiến độ, kinh phí dự án - Nghiệm thu, lập báo cáo toán, toán vốn đầu tư thực dự án theo quy định pháp luật hành Trang Thực tế sau năm hoạt động, mô hình hoạt động Công ty Phòng ban tổ chức tự hoàn thiện Trong đó, thành viên lôi cuốn vào việc xác định giải vấn đề Bằng cách đó, làm cho tổ chức luôn thử nghiệm, hoàn thiện nâng cao lực Tuy nhiên, phụ thuộc nhiều vào cá nhân dẫn tới Hoạt động phòng ban thay đổi theo thay đổi nhân Những Vấn đề Nguyên nhân Nhìn lại trình thực công tác đầu tư xây dựng, lên vấn đề thực dự án chậm, Khả giải ngân thấp so với yêu cầu, Công tác toán kéo dài, Công trình chậm đưa vào sử dụng dẫn đến Hiệu đầu tư hạn chế Với yêu cầu quy mô đầu tư lớn vài năm tới vẫn vận hành hệ thống chắc chắn không đạt yêu cầu Một số dự án xây dựng chưa nhận nhiều đồng thuận HĐQT, Techcombank hay thân từ những người triển khai Vấn đề thông tin dự án chưa đến thông tin chưa đầy đủ, mẫu thuẫn giữa nhóm lợi ích khác cũng có dự án chưa thực khả thi chưa hẳn thuyết phục hiệu tổng hợp không chỉ Kinh tế mà còn Giá trị Xã hội Hình ảnh Techcombank 2.1 Các nguyên nhân khách quan nêu sau: Chính sách, quy chế xây dựng ban hành chậm, thiếu, không đồng làm hạn chế việc thực cấp ngành Một số mẫu thuẫn giữa Quy định nội với những quy định pháp luật hành ngành Xây dựng Những bất cập giữa Luật xây dựng, Luật đấu thầu, Luật doanh nghiệp cũng những cản trở đến việc Xây dựng Vận hành hệ thống quản lý đầu tư xây dựng Nguyên nhân khách quan còn kể đến khác nhau, không đồng quy định xây dựng giữa Bộ, ngành Tỉnh trình chuẩn bị dự án đặc biệt chậm trễ công tác giải toả mặt xây dựng, dẫn tới lúng túng cho chủ đầu tư 2.2 Những nguyên nhân chủ quan bao gồm Năng lực Chủ đầu tư còn những bất cập Điều thể gần "công đoạn" từ chuẩn bị dự án đến thực dự án Trang Một số phận còn thực công việc theo tư cũ môi trường đầu tư (chế độ, sách đổi hàng ngày) Tính thụ động công việc còn phổ biến, trách nhiệm cá nhân (cá nhân quan) còn chưa làm minh bạch nên dễ dẫn đến tình trạng "mọi người quan tâm việc trách nhiệm không người chịu chính" Năng lực Chủ đầu tư còn bị hạn chế quy định, quy chế vận hành hệ thống Việc thay đổi chế vận hành cho phù hợp với Luật xây dựng những quy định kèm theo chậm, thậm chí gần Xác định vai trò trách nhiệm "Chủ đầu tư" còn lúng túng thời gian dài làm cho không AI chủ thực sự, chịu trách nhiệm từ đầu kết thúc trình xây dựng công trình Ngược lại, Chủ đầu tư sử dụng Nguồn vốn tư nhân nên không bắt buộc phải áp dụng Quy định Bộ Xây dựng, việc áp dụng lại ngẫu hứng thay đổi nhanh dẫn tới định hướng việc kế thừa từ dự án tới dự án khác, thậm chí ông việc có tính chất không khác biệt Công tác chuẩn bị thực dự án xây dựng quan tâm nhiều công tác Giám sát đầu tư (trong bao gồm việc theo dõi, đánh giá hiệu dự án) còn bị xem nhẹ Trải qua nhiều năm thực đầu tư kinh phí đáng kể chưa có đánh giá hoàn chỉnh dự án vậy cũng chưa có sở cho những định hướng đầu tư tương lai mà phát triển kinh tế-xã hội đến lúc đòi hỏi nhiều những giải pháp hoàn thiện Mối liên hệ với cộng đồng dự án còn hạn chế Thông tin dự án còn chưa đến với cộng đồng Techcombank hưởng lợi cũng bị ảnh hưởng để nhận xử lý phản hồi Nếu làm tốt vấn đề tăng cường đồng thuận cũng tạo kênh cho giám sát hỗ trợ hệ thống Năng lực nhà thầu Tư vấn/ nhà thầu xây dựng còn chưa đáp ứng yêu cầu lượng chất Hệ yếu ảnh hưởng trực tiếp đến Tiến độ thực dự án cũng chất lượng hiệu dự án Một thời gian dài không chăm lo đến việc Tăng cường lực cho quan tư vấn Tuy cũng doanh nghiệp sản phẩm tư vấn có trình độ thấp Chủ đầu tư chịu thiệt thòi nhiều Các quan Tư vấn thực tế chuyển đổi từ đơn vị Khảo sát-Thiết kế, tỷ lệ "thợ vẽ" còn chiếm phần lớn thiếu nhiều chuyên gia Tư vấn giỏi Để có nhân lực tư vấn đủ lực cần thời gian đào tạo trưởng thành công việc 10 năm Cung cách điều hành, tư bảo thủ trì trệ số đơn vị, số cá nhân Tư vấn làm chậm khả "Tự nâng cao lực" Tư vấn (một yếu tố tối Trang cần thiết để Tư vấn phát triển hội nhập) Sự chậm phát triển Tư vấn phần cũng sách Chủ đầu tư chưa thực tạo động lực thúc đẩy Tư vấn phát triển Một ý thức yếu Tư vấn dẫn đến sản phẩm không tốt cho Chủ đầu tư, ảnh hưởng đến phát triển chung Ngân hàng Techcombank AMC quan thuộc Techcombank cần có những sách nhằm khuyến khích Tư vấn nâng cao lực (việc chọn thầu tư vấn với giá rẻ lâu không khyến khích Tư vấn sáng tạo, tìm tòi giải pháp tốt cho dự án) Tình trạng yếu nhà thầu xây dựng cũng nguyên nhân ảnh hưởng tới Công tác đầu tư xây dựng Hầu hết nhà thầu xây dựng truyển thống bị suy yếu, nhân lực tốt đi, máy móc không tăng cường, công nghệ lạc hậu, quản lý yếu Ngoài vài đơn vị có khác hàng truyển thống, am hiểu Ngân hàng hầu hết Nhà thầu đáp ứng mức giá Techcombank Techcombank AMC không đáp ứng yêu cầu lực kinh nghiệm Tổ chức quản lý đầu tư xây dựng công trình còn chậm đổi Đây nguyên nhân quan trọng mô hình quản lý đầu tư tốt động lực cải thiện nguyên nhân nêu Cũng cần nói vấn đề còn trì trệ từ Techcombank Techcombank AMC Tuy nhiên xét mặt chủ quan mô hình quản lý còn những bất cập Dường Ngân hàng không mạnh dạn thành lập nhóm chuyên gia để nghiên cứu thiết kế mô hình thời gian qua chậm đưa chế tổ chức cho phù hợp Một số phận quản lý còn sa đà vào vấn đề chi tiết kỹ thuật mà chưa quan tâm vấn đề có tính vĩ mô Những quy trình thực công việc dường còn chưa chuẩn bị tốt Những quy định cần phải chỉ dẫn tường tận cho quan tham gia thực dự án kể Tư vấn nhà thầu xây dựng Sự bất lực quan Thẩm tra, Thẩm định yếu tố thiếu nhân lực cũng còn cách thức làm việc Khi ý thức quan Thẩm định có thời gian sức lực xem kỹ hàng núi hồ sơ cách thức Thẩm tra thẩm định mức cần thiết làm giảm tải cho cán đồng thời tập trung đánh giá những điểm yếu Sự tuân thủ quy hoạch, tuân thủ Quy chuẩn Tiêu chuẩn, an toàn công trình, kinh tế, an toàn môi trường Tổ chức quản lý đầu tư còn chưa thực quan tâm đến việc giám sát đầu tư đánh giá hiệu dự án, mà tập trung bắt bẻ, soi lỗi, thậm chí dạng mày mò tìm phương thức làm việc Biện pháp giải vấn đề Trang 3.1 Giải pháp lâu dài Cần thiết kế mô hình quản lý đầu tư xây dựng theo hướng tích cực động Mô hình không chỉ quan tâm đến đầu tư xây dựng mà cần quản lý khai thác công trình cách hiệu Mô hình liên kết hữu (có thực hiện, có phản hồi, điều chỉnh hoàn thiện) giữa mô dun QUY HOẠCH - ĐẦU TƯ XÂY DỰNG QUẢN LÝ KHAI THÁC Từ mô hình tổng thể, vào Luật xây dựng văn luật để thiết kế hệ thống thực Hệ thống cần thể rõ công đoạn công việc, chỉ (hay quan nào) có trách nhiệm giải quyết, nội dung, phạm vi , thời gian mỗi công đoạn cần chỉ rõ ràng yêu cầu cán bộ, trang thiết bị để hoàn thành nhiệm vụ; vận hành hệ thống bộc lộ khâu yếu, cán không đủ lực Hệ thống cần thiết lập với yêu cầu tiêu chuẩn hoá ISO Trong mô hình, hệ thống nêu quy định, chế chủ thể tham gia xây dựng công trình Chủ đầu tư, Tư vấn, Nhà thầu xây dựng, Giám sát đầu tư quy định rõ ràng Công tác cán (nhân sự) cũng lựa chọn nhằm đáp ứng việc vận hành hệ thống thiết kế Để thiết lập Mô hình cung cách quản lý hệ thống đòi hỏi tâm cao Lãnh đạo Techcombank Techcombank AMC 3.2 Giải pháp trước mắt Trong chờ đợi mô hình hệ thống thiết kế, giải pháp trước mắt vừa phải đáp ứng nhiệm vụ cấp thời song cũng cần phải nhằm tới định hướng lâu dài Việc củng cố Ban quản lý cần thiết Tuy nhiên cần định hướng theo mô hình Ban quản lý đầu tư xây dựng không nên Ban quản lý dự án Hiện còn nhiều BQLDA khu vực Các ban hoạt động Ban quản lý dự án, lại nhiều dự án lúc Giám đốc Công ty đồng thời giám đốc tất dự án Như vậy thân giám đốc quán xuyến hết công việc nhiều dự án Giám đốc Ban quản lý đầu tư xây dựng sắp tới chỉ nên làm nhiệm vụ Chủ đầu tư, tất dự án cần có Giám đốc Ban quản lý dự án giành toàn thời gian cho dự án cụ thể Sau dự án kết thúc Giám đốc BQLDA điều động sang dự án khác không đảm đương cương vị Giám đốc BQLDA Trang Cần nghiên cứu tổ chức lại quan giúp việc đầu tư xây dựng TT Quản lý đầu tư xây dựng, TT mua sắm Cần sớm quy định "dây chuyền" xử lý công việc liên quan đến đầu tư xây dựng, thấy rõ "đường đi" Dự án, trách nhiệm công đoạn bố trí cán hợp lý Đổi công tác đấu thầu, chọn thầu giám sát chế tài nhà thầu Những công trình quan trọng hay phức tạp cần ưu tiên lựa chọn theo tiêu chí kỹ thuật Năng lực nhà thầu xây dựng cũng không nên chỉ xét “bài dự thi” Qua hội thảo “đấu thầu chuyên nghiệp”, chuyên gia trình bày kinh nghiệm hầu hết thuê Tư vấn đấu thầu chuyên nghiệp (không thuộc Chủ đầu tư) thực dịch vụ từ chuẩn bị hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu (tất nhiên lựa chọn cuối quyền Chủ đầu tư chọn nhà thầu danh sách đề nghị Tư vấn đấu thầu) Chúng ta cũng nên khuyến khích tổ chức Tư vấn đấu thầu chuyên nghiệp Họ không chỉ chấm thầu sở “bài thi” mà còn phải thẩm tra thực tế lực nhà thầu Sự sơ suất cố tình gian lận cán đấu thầu dẫn đến phá sản doanh nghiệp vấn đề liên quan đến quan bảo vệ pháp luật Hiện cán Chủ đầu tư có vi phạm chỉ xử lý kỷ luật mà chế tài quan thực Cũng có tình trạng Chủ đầu tư, không tin tưởng lực nhà thầu lại vẫn phải chọn nhà thầu họ đạt điểm cao dự thầu Nếu Tư vấn đấu thầu chuyên nghiệp không lựa chọn nhà thầu vào danh sách cuối (có lý do) Chủ đầu tư bất đắc dĩ chấp nhận nhà thầu trúng thầu Công tác Thông tin đầu tư cần quan tâm Website Techcombank cần bổ sung thêm mục Quản lý dự án đầu tư mục liên kết với web dự án Các dự án từ trọng điểm cần mở trang web từ xây dựng dự án tới kết thúc giai đọan thực xây dựng dự án Các trang web có những thông tin dự án (mục tiêu, nhiệm vụ, quy mô, giá thành…) Các thông tin thực dự án, những vấn đề nảy sinh Chủ đầu tư cập nhật hàng ngày Truy cập trang web dự án cũng có những thông tin dự án, cán lãnh đạo những đối tác tham gia dự án biết rõ tình hình thực dự án Ban lãnh đạo Techcombank thông qua mục “Ý kiến” để phản hồi, hỏi những vấn đề mà dự án tác động vào hệ thống Thông qua trang thông tin Giám sát hệ thống cũng thực dễ dàng nhanh chóng Trang thông tin Quản lý đầu tư Ngân hàng cũng cung cấp cho nhà quản lý, nhà Tư vấn, thầu xây dựng nắm rõ thông tin Dự án đầu tư, thông tin đấu thầu, chọn thầu Mọi người cũng truy cập để xem Dự Trang án “đi” đến đâu, hồ sơ dự án xử lý công đọan nào, quan thực Một thông tin dự án công khai mạng có tác dụng thúc đẩy tất khâu quản lý thực dự án chuyển động tốt hơn./ Một công tác không kèm phần quan trọng xây dựng hệ thống Nhân đủ mạnh có đủ chuyên môn, nghiệp vụ kỹ quản lý dự án Không thể quỹ lương bị hạn chế mà tuyển người phù hợp với công việc mà mà chỉ tuyển người đáp ứng mức lương Bên cạnh công tác đào tạo, Ngân hàng Techcombank AMC cần có sách hỗ trợ cán chủ chốt nòng cốt tham gia chương trình cao nghiệp vụ qua khóa học thăm quan dự án có quy mô, tính chất tương tự có mô hình quản lý hiệu Công ty cũng cần có Chương trình tự đào tạo, người trước đào tạo người sau, người có kinh nghiệm hướng dẫn người kinh nghiệm Còn nhiều rào cản để thực những đề xuất nêu trên, hy vọng những điểm đưa phần nâng cao hiệu dự án Techcombank Techcombank AMC triển khai Từ lý thuyết tới thực tiến cần đánh giá thực trạng đề giải pháp cụ thể cho công việc Dự án cụ thể, sau cần tổng kết việc thực áp dụng khoa học quản trị hành vi tổ chức góp phần tích cực phát triển, đổi mô hình quản lý cá nhân nhóm làm việc Techcombank AMC tương lại Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị hành vi tổ chức – Chương trình MBA website: http://www.techcombank.com.vn Trang