Hướng dẫn Gmail - Drive - Google Docs - Google App toàn tập

Hướng dẫn trọn bộ ứng dụng của Google bao gồm Gmail, Hangouts, Calendar, Groups, Drives, Sheets, Docs, Sites, Forms với hình ảnh trực quan. Sử dụng thành thạo ứng dụng của Google sẽ giúp ích rất nhiều cho công việc của bạn, và nhóm của bạn.

GMAIL

Soạn và gửi

Hãy bắt đầu với việc viết và gửi email mới

Trong phần này, bạn sẽ học cách:

 Soạn email mới; Thêm người nhận, file đính kèm, hình ảnh, và nhiều hơn nữa

 Send và Undo Send; Email không có kết nối Internet

1.1 Soạn email mới Để bắt đầu gửi email:

2 Trong khung bên trái, bấm SOẠN Một cửa sổ soạn email mới sẽ mở ra

3 Bắt đầu đánh máy để soạn email của bạn

Các email bạn đã viết nhưng không gửi, sẽ được tự động lưu vào thư nháp trên thanh bên

4 Cc và Bcc: Khi sử dụng CC thì tất cả những người nhận thư sẽ nhìn thấy danh sách email của những người cũng nhận được thư đó Vì vậy bạn có thể sử dụng tính năng CC để gửi thư cho nhiều thành viên trong cùng một lớp học, cùng một nhóm vì cái này bạn có thể hiển thị công khai và không cần phải bảo mật thông tin, danh tính Mặc định khi gửi mail cho nhiều người sẽ là Cc

BCC giúp gửi email đến nhiều người mà không để họ thấy địa chỉ email của nhau, đảm bảo tính riêng tư và bảo mật danh tính Sử dụng BCC khi cần giữ kín thông tin người nhận.

Google App for Work user guide Trang 4

1.2 Thêm người nhận, file đính kèm, hình ảnh, và nhiều hơn nữa

Thêm file đính kèm, nhấn mạnh các điểm quan trọng với style font chữ, bao gồm các loại khác nhau, và bên phải nhiều hơn trong cửa sổ soạn

Có thể gửi nhiều người bằng cách dùng dấu: “,” hoặc dấu: “;” giữa các email người nhận

Kiểu font (font chữ, kích thước, đậm, màu sắc, liên kết, đạn, thụt) Chèn tập tin đính kèm từ máy tính

Chèn tập tin từ Google Drive Thêm hình ảnh

Thêm liên kết Xóa bỏ email (Hủy email)

Tính năng Undo Send cho phép lấy lại email đã gửi nếu có lỗi chính tả hoặc nội dung sai Để hoàn tác, hãy sử dụng chức năng này.

1 Sau khi đã gửi email

2 Nhấn vào Undo ở đầu trang

Thời gian xuất hiện của chữ Undo tùy thuộc vào thời gian bạn thiết lập trong cài đặt

1 Ở góc phải trên, nhấp vào Cài đặt và chọn Settings

3 Di chuyển đến Hoàn tác Gửi và check chọn Enable Undo Send

4 Thiết lập thời gian hủy bỏ

1.4 Email không có kết nối Internet (Chỉ dành cho trình duyệt Chrome)

Bạn có thể đọc và soạn thảo email khi bạn không có kết nối internet, và email sẽ được gửi khi bạn trở lại trực tuyến

Tính năng truy cập ngoại tuyến chỉ khả dụng nếu quản trị viên đã bật Truy cập Cài đặt ở góc trên bên phải để kích hoạt.

Chọn Enable Thư ngoại tuyến cho máy tính này

Cuối cùng nhấp vào Save Changes (Lưu Thay đổi).

Trả lời email

 Thay đổi người nhận và các đối tượng

Email chưa đọc được tô đậm Để mở một email, bạn chỉ cần nhấp vào email đó

Gmail tự động nhóm các email cùng chủ đề thành các cuộc hội thoại Việc trả lời email sẽ tạo ra một cuộc hội thoại mới bao gồm email nhận được và email hồi đáp.

Xem thêm thông tin chi tiết về email:

2.2 Trả lời email Để trả lời một email, chỉ cần nhấp vào hộp bên dưới email Hoặc, bạn có thể chọn chính xác cách trả lời:

1 Trả lời hoặc chuyển tiếp: Chọn Trả lời,

Trả lời tất cả hoặc Chuyển tiếp

2 Để xem các email trước đó trong bài trả lời của bạn

3 Trả lời email đang xem

4 More: nhiều thao tác hơn cho email của bạn, ví dụ: Đánh dấu là chưa đọc, thư quan trọng, không quan trọng

2.3 Thay đổi người nhận và các đối tượng

Có thể thêm hoặc bớt người nhận:

1 Xóa bớt người nhận bằng cách nhấp vào dấu x sau tên người nhận

2 Thay đổi cách gửi mail (ví dụ đổi từ gửi mail thành chuyển tiếp email, hoặc đổi chủ đề email)

3 Nhấn vào Send (Gửi) để gửi mail

Tổ chức hộp thư đến của bạn

Ở trên chúng ta đã nắm được các thao tác chính trong Gmail Tiếp sau đây là phần tổ chức email, để quản lý email 1 cách tốt nhất

 Chuyển từ thư mục sang nhãn

 Tạo và áp dụng các nhãn

 Di chuyển các email trong hộp thư của bạn

 Dấu sao * cho email quan trọng

 Xóa hoặc lưu trữ email không mong muốn

3.1 Chuyển từ thư mục sang nhãn (label)

Trong Gmail, chúng ta sẽ quản lý bằng các nhãn

Nhãn ở đây có thể hiểu như tên một nhóm email, hoặc 1 Folder Một email có thể được gán nhiều nhãn

- Mở danh sách nhãn ở cột bên trái của hộp thư đến

- Tìm kiếm email với các nhãn đã được tạo

- Xem nhãn trên các email trong hộp thư đến của bạn để nhanh chóng xác định các loại khác nhau của các email

3.2 Tạo và áp dụng các nhãn Để tạo ra một nhãn:

1 Ở phía trên bên phải, click chọn Cài đặt

2 Nhấp vào tab Nhãn Nhấp Tạo nhãn mới Create new label

3 Nhập tên nhãn và nhấp vào Tạo Create

Thao tác đổi màu nhãn: chọn nút mũi tên nhỏ ở bên phải nhãn  màu nhãn

3.3 Di chuyển, gắn nhãn các email trong hộp thư của bạn Để gán nhãn cho email ta làm như sau:

Chọn email cần gán nhãn

Google App for Work user guide Trang 9 Để di chuyển email ra khỏi hộp thư đến và đưa vào các thư mục nhãn:

Các email không còn xuất hiện trong hộp thư đến của bạn, nhưng bạn có thể tìm thấy chúng bằng cách mở hoặc tìm kiếm các nhãn

3.4 Dấu sao * cho email quan trọng

Nhấp vào dấu ở trước tiêu đề email để gắn cờ, đánh dấu lại email quan trọng

Khi cần xem lại những email này click chọn “Thư có gắn dấu sao” ở cột bên trái

3.5 Xóa hoặc lưu trữ email không mong muốn

Nếu bạn không còn cần một email, bạn có thể xóa nó bằng cách chọn nó và kích nút

Delete Email bị xóa sẽ được chuyển vào

Thùng rác và sau đó bị xóa vĩnh viễn sau 30 ngày

Nhưng với 30 GB dung lượng lưu trữ trong tài khoản Google Apps của bạn, bạn không

Chọn email cần di chuyển

Chọn email cần lưu trữ

Để tiết kiệm dung lượng Google Apps for Work, hãy lưu trữ email thay vì xóa chúng.

Lưu trữ email giúp dọn dẹp hộp thư đến mà không xóa vĩnh viễn Email được lưu giữ trong tài khoản, dễ dàng tìm kiếm sau này, giống như cất giữ tài liệu quan trọng thay vì vứt bỏ.

Tìm kiếm email

Gmail cho phép tìm kiếm nội dung dễ dàng Chỉ cần nhập từ khóa vào hộp thư, hệ thống sẽ lọc ra tất cả email chứa từ khóa đó, dù trong tiêu đề hay nội dung.

Hoặc có thể tìm kiếm nâng cao bằng cách click vào mũi tên nhỏ bên phải box tìm kiếm

Tạo chữ ký

Cuối cùng, bạn có thể tự động thêm một chữ ký email chuyên nghiệp để các email bạn gửi đi

Bạn có thể tạo cho mình 1 chữ ký bao gồm tiêu đề, thông tin liên lạc, hình ảnh…

1 Chọn ở thanh bên trên, bên phải

Những cài đặt khác trong Gmail

Sau khi vào Settings rồi, trong phần Gmail display language bạn chọn Tiếng Việt

Chọn Save Changes để xác nhận thay đổi

6.2 Bật thông báo thư mới Để nhận các thông báo về email mới, hay các thông báo chat từ Google chat, bạn phải vào cài đặt và bật thông báo thư mới

Lưu ý nhấp vào dòng chữ “Nhấp vào đây để bật các thông báo trên màn hình cho Thư

TSF.” Sau đó chọn Allow

6.3 Cấu hình tab trong hộp thư đến

Tab trong hộp thư đến sẽ có dạng:

Có thể thêm hoặc bớt các tab này bằng cách:

1 Nhấp vào biểu tượng cài đặt

2 Chọn Định cấu hình hộp thư đến

3 Chọn các tab cần hiển thị

Tốn quá nhiều thời gian khi phải thêm từng địa chỉ email khi gửi thư cho cả nhóm? Tạo nhóm email giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh bỏ sót thành viên.

1 Đăng nhập Gmail, sau đó click vào Gmail

1 Clich chọn biểu tượng thêm

2 Nhập email, google sẽ liệt kê danh sách bên dưới

HANGOUTS

Mở ứng dụng Hangouts từ Gmail

1 Ở cột bên trái Gmail, nhấp vào biểu tượng tìm kiếm

3 Chọn cách thức để nói chuyện bao gồm Video call, chat, gửi email

5 Thêm hình ảnh vào nội dung chat

6 Chuyển qua chế độ Videos call

7 Thêm người vào cuộc trò chuyện, tạo nhóm trò chuyện

Mở ứng dụng trực tiếp từ website không thông qua Gmail

1 Sau khi đăng nhập Google, truy cập vào địa chỉ: https://hangouts.google.com

2 Click chọn từ danh bạ, hoặc tạo 1 cuộc Video call, hoặc Call

3 Giao diện form chat quen thuộc như bên cửa sổ chat Gmail.

Cuộc gọi Video và chia sẻ màn hình

Nhấp vào biểu tượng Videos call để thực hiện cuộc gọi

Thêm người vào cuộc trò chuyện Video

Hiện tại, có thể tối đa 10 người cho 1 cuộc gọi

Mở ứng dụng từ điện thoại di động

Cài đặt Hangouts từ CH Play, hoặc từ Apple srore Sau khi cài đặt:

1 Giao diện danh bạ Hangouts

3 Giao diện thêm, gửi hình ảnh

4 Giao diện chia sẻ vị trí

5 Giao diện cuộc gọi miễn phí Hangouts

CALENDAR

Khởi động giao diện chung của Google Calendar

Giao diện ứng dụng lịch:

1 Lịch sắp xếp theo ngày, tuần, tháng … thông thường, chọn hiển thị theo tuần sẽ dễ nhìn nhất

2 Danh sách các ngày trong tuần

Thêm nhắc nhở

Bạn có thể tạo ra 2 loại nhắc nhở trong Lịch:

Thông báo tổ chức sự kiện - Để nhớ một sự kiện sắp tới, có thể có nhiều người cùng tham gia sự kiện

Nhắc nhở cá nhân - Để nhớ một cái gì đó trên danh sách công việc phải làm của bạn

Lời nhắc này thuộc phạm vi cá nhân, để nhắc việc cho người sử dụng Cách tạo:

Chọn thời điểm cần nhắc nhở sự việc, đặt tên và chọn chế độ nhắc, thời gian nhắc

Khi hoàn tất 1 lời nhắc, bạn có thể xóa, hoặc nhấn vào đánh dấu hoàn tất

Hoặc chỉnh sửa lại lời nhắc

Sự kiện có thể mời thêm người khác tham gia vào Để thêm người vào sự kiện,bạn chọn Chỉnh sửa sự kiện

1 Chỉnh sửa thời gian diễn ra sự kiện

2 Có nhắc lại sự kiện hay không

4 Nhập email những người tham gia sự kiện

Lưu lời mời sự kiện sẽ tự động gửi email và cập nhật lịch của người được mời.

Khách mời sẽ có thể chọn tham gia hoặc không tham gia vào sự kiện này

GROUPS

Tạo group (nhóm)

Để tạo một nhóm, bạn truy cập vào trang http://www.groups.google.com đăng nhập vào bằng tài khoản Gmail của mình và click nút Tạo

1 Tên nhóm: đặt tên nhóm (ví dụ: kế toán, nhóm du lịch hè, …)

2 Địa chỉ email của nhóm: đặt địa chỉ email chung cho nhóm này (ví dụ: ktch, dlh) Nhóm này sẽ có địa chỉ Email chung là ktch@googlegroups.com và URL để truy cập vào nhóm này sẽ là https://groups.google.com/d/forum/ktch

Thêm thành viên cho nhóm: Để thành viên cho nhóm, có 2 cách:

Mời thành viên nhóm qua email bằng cách chọn "Mời thành viên" (1), điền thông tin cần thiết Người nhận sẽ được email thông báo và xác nhận tham gia qua đường link.

Mời bạn bè tham gia nhóm bằng cách nhập địa chỉ email của họ, cách nhau bởi dấu phẩy.

- Viết thư mời: bạn gõ vào nội dung lời mời, xong rồi bạn click nút Invite Member

Thêm thành viên trực tiếp vào nhóm Google bằng cách chọn "Trực tiếp thêm thành viên", điền thông tin cần thiết và chỉ thêm những người quen biết Tránh gửi email không mong muốn để tránh bị coi là thư rác và tài khoản Gmail bị khóa.

Hoàn tất tạo nhóm, bạn sẽ thấy thông tin nhóm và có thể tạo chủ đề mới để bắt đầu làm việc.

GOOGLE+

Google+ là mạng xã hội ra mắt tháng 6/2011, do Google phát triển, cho phép người dùng kết nối, trò chuyện, chia sẻ thông tin cá nhân và tích hợp với các dịch vụ khác của Google như Gmail, Maps, Search và Calendar.

Google + gần giống facebook, người sử dụng có thể đăng bài, đăng ảnh, like, bình luận … Địa chỉ sử dụng: https://plus.google.com

Giao diện trang chủ như sau:

Với giao diện tiếng Việt và cách sử dụng gần giống với Facebook và các mạng xã hội khác các bạn có thể dễ dàng sử dụng Google +

DRIVE

Upload và lưu trữ

Đăng nhập tài khoản Google để truy cập Google Drive và dễ dàng upload file từ bất kỳ trình duyệt nào.

Truy cập vào url: https://drive.google.com hoặc click vào biểu tượng Drive

Khi đã vào trang chủ google drive các bạn có thể nhìn thấy các tính năng của nó ở tab bên trái của trình duyệt:

Truy cập nhanh các thư mục Google Drive cá nhân, chia sẻ, Google Photos, file gần đây, file đã gắn sao và thùng rác Nút "Tạo mới" cho phép tạo thư mục, tải file, hoặc tạo file Google Tài liệu, Trang tính, Trình bày và các ứng dụng khác.

Tùy mục đích sử dụng của bạn là gì thì chọn tiện ích đó

Nếu bạn tạo 1 Google tài liệu, Google trang tính… thì vào Tạo Mới  sau đó lựa chọn các chức năng này

Google Tài liệu và Google Trang tính là các công cụ soạn thảo văn bản và bảng tính trực tuyến miễn phí, tương tự Microsoft Word và Excel, không cần cài đặt và đang ngày càng phổ biến, dần thay thế phần mềm Microsoft Office truyền thống.

Giao diện của Google tài liệu như sau

Google Trang tính có giao diện trực quan, thân thiện Đặc biệt, mọi thay đổi đều được tự động lưu, giúp người dùng tránh mất dữ liệu do mất điện hoặc quên lưu như khi sử dụng Word.

1.2 Upload file bằng phần mềm GoogleDrive cài đặt trên máy tính

Khi Google Drive dành cho máy tính được cài đặt trên máy của bạn thì dữ liệu trên Google Drive sẽ đồng bộ với một thư mục Google

Drive trên máy tính của bạn

Google Drive đồng bộ hóa dữ liệu giữa máy tính và server Thao tác trên máy tính sẽ được cập nhật lên Google Drive online, và ngược lại.

Việc đầu tiên bạn phải làm là cài đặt vào máy tính:

Cài đặt Drive trên máy tính của bạn:

Vào trang Tải xuống Drive và chọn Mac hoặc

Thực hiện theo các hướng dẫn để cài đặt Drive

Quá trình cài đặt Google Drive rất đơn giản; tuy nhiên, thư mục mặc định lưu trữ trên ổ C có thể được thay đổi trong quá trình cài đặt.

Bạn chọn nút "Sync Options" bên dưới, để tùy chỉnh một vài thông số cơ bản

Tại màn hình tùy chọn và ở Tab "Sync options" bạn có các tham số sau:

- Folder Location: Đây là đường dẫn thư mục để lưu trữ dữ liệu trên máy tính và đồng bộ với đám mây Google drive (mặc định là

C: Users Tên tài khoản trên máy tính của bạn \Google Drive) Tại đây bạn click

"Change" để thay đổi lại đường dẫn mình mong muốn như tôi chọn như hình

- Sync Everything in My Drive: Đồng bộ tất cả các dữ liệu từ Google drive về máy tính (mặc định nên chọn)

- Sync only these folders: Chọn những thư mục trên google mà bạn muốn đồng bộ về máy hoặc từ máy đến đám mây

Sau khi thiết lập, Google Drive sẽ xuất hiện như một thư mục trên máy tính Tất cả dữ liệu sao chép vào thư mục này sẽ tự động đồng bộ lên Google Drive, cho phép truy cập từ mọi thiết bị.

1.3 Upload file từ SmartPhone hoặc máy tính bảng

Bạn cũng có thể upload file từ điện thoại bằng cách cài đặt ứng dụng trên điện thoại

Trên điện thoại Android: chọn CH Play

Trên điện thoại IOS: chọn App store

Tìm và cài đặt ứng dụng Google Drive

Sau khi cài đặt, với những file muốn upload, chọn file

Các thao tác với thư mục và tập tin

1 Tạo mới thư mục hoặc file, hoặc tải lên file

2 Chọn 1 hoặc nhiều file cần xóa, click phảiXóa, file đó sẽ bị đẩy vào thùng rác, sau 30 ngày file đó sẽ bị xóa vĩnh viễn

3 Khi cần khôi phục lại file đã xóa (trước 30 ngày): bạn vào Thùng rác, chọn 1 hoặc nhiều file cần khôi phục, click phảiKhôi phục

4 Chọn 1 hoặc nhiều file cần xóa, click phảiDi chuyển tới thư mục cần di chuyển

5 Khi cần đánh dấu file hoặc thư mục quan trọng, bạn click phải, chọn Thêm dấu sao Để tìm lại những file này, bạn chọn Được đánh dấu sao ở thanh công cụ cột bên trái

6 Tạo bản sao cho file bạn chọn

7 Công cụ tìm kiếm thư mục hoặc file, có thể tìm theo tên file, hoặc theo nội dung có trong file đó (nếu là file văn bản), tìm kiếm theo loại dữ liệu, theo ngày tạo v.v

Mọi thao tác của Drive trên máy tính giống như thao tác với thư mục và file thông thường

Mọi thao tác khi bạn coppy, di chuyển, file hoặc thư mục sẽ được đồng bộ lên server Drive

Chia sẻ file hoặc thư mục trực tiếp từ máy tính

Chia sẻ dữ liệu

1 Click phải lên file hoặc thư mục cần chia sẻ, chọn Chia sẻ

2 Chọn quyền của email được chia sẻ Có thể sửa hoặc Có thể xem

3 Chọn Nâng cao để có nhiều sự lựa chọn hơn về bảo mật

3.2 Giao diện trên điện thoại Để sử dụng trên thiết bị di động bạn có thể truy cập vào kho ứng dụng và tải về

Hiện tại Google Drive được cung cấp trên cả 3 nền tảng di động Android, iOS và

Ứng dụng Android thân thiện với người dùng nhờ giao diện đơn giản, có tiếng Việt và menu quản lý dễ tìm thấy ở góc trái màn hình Menu này cho phép quản lý Drive, dữ liệu chia sẻ và đồng bộ Google Photos với Google Drive.

Giữ 1 file hoặc 1 thư mục 3s để chọn (có thể chọn nhiều file cùng lúc), và chọn chức năng cần thực hiện như chia sẻ, download, đổi tên, di chuyển v.v

Dùng chụp hình làm scan ra file pdf

Tạo mới, tải lên, hoặc

DOCS – SHEETS - SLIDES

Giới thiệu tính năng

Bộ ứng dụng văn phòng của Google (bao gồm Docs,

Google Sheets và Slides là ứng dụng xử lý văn bản và trình chiếu trực tuyến, dựa trên nền tảng đám mây của Google, tương tự như Microsoft Office.

Google Office cho phép truy cập, tạo và chỉnh sửa tài liệu mọi lúc, mọi nơi trên điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính Ứng dụng Google Office dành cho điện thoại và máy tính bảng có thể tải xuống tại Docs.google.com.

Cùng chỉnh sửa tài liệu trực tuyến với bất kỳ ai: Chỉ cần chia sẻ liên kết, mọi người có thể xem, nhận xét và chỉnh sửa đồng thời.

Chỉnh sửa tài liệu cùng lúc với người khác dễ dàng hơn bao giờ hết nhờ khả năng nhìn thấy con trỏ của họ khi họ đang thực hiện thay đổi hoặc đánh dấu văn bản.

Có thể trò chuyện và nhận xét trực tiếp trên văn bản đang mở

Tài liệu tự động lưu mọi thay đổi khi bạn soạn thảo Lịch sử phiên bản cho phép xem các bản sửa đổi cũ, sắp xếp theo ngày và hiển thị người thực hiện.

Tạo mới và import từ file Microsoft Office

Vào Drive, chọn thư mục cần tạo mới tài liệu

Chọn mới  Google Tài liệu hoặc Google Trang Tính hoặc Google trang trình bày

Giao diện khởi động của Google tài liệu như sau

Giao diện khởi động của Google trang tính như sau

3 Menu công cụ của Google Trang tính, bao gồm định dạng, chèn hình, …

4 Thanh công cụ tương tác giữa những người đang chỉnh sửa, bao gồm tên, và nút bật cửa sổ chat, nhận xét

5 Thực hiện chia sẻ file, tương tự như chia sẻ ở Google Drive

Giao diện trang bắt đầu của Google Slides

Giao diện của 2 công cụ văn bản của Google gần giống nhau, và menu bằng tiếng Việt nên việc sử dụng khá dễ dàng

Nhận xét của người sử dụng

FORMS

Google Forms là công cụ tạo biểu mẫu đa năng, hỗ trợ khảo sát, thu thập thông tin đăng ký sự kiện, email marketing và nhiều mục đích khác như tạo trò chơi, thăm dò ý kiến nhanh chóng, hiệu quả cho cá nhân, nhóm, tổ chức và doanh nghiệp.

Định dạng
Số trang	34
Dung lượng	2,67 MB