GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI Đôi lời Access! Microsoft Access: Access 2003, AccessXP, v.v công c ụ quản trị sở liệu (CSDL) quan hệ mạnh, đánh giá cao v ì: thứ dễ học, thứ phổ dụng (trên 90% người làm Tin biết sử dụng - điều tra năm2006) thứ có nhiều cấp độ phù hợp với nhiều bậc khai thác khác nhau, v.v Tin học ứng dụng bao gồm vấn đề phân chia thành học phần: Học phần 1: Những khái niệm bản, hệ điều hành Windows Internet Học phần 2: Hệ soạn thảo Word trình diễn PowerPoint Học phần 3: Bảng tính điện tử Excel Học phần 4: Quản trị CSDL Access Học học phần đầu để: Biết cách sử dụng máy vi tính thông qua hệ điều h ành Windows; Biết cách soạn thảo văn có chất l ượng thông qua Word; Biết cách thiết kế trang trình diễn kết hợp với máy chiếu để tr ình bày trước đám đông thông qua PowerPoint; Biết cách tổ chức liệu v xử lý công việc tính toán thông qua Excel Vậy Access dùng để làm gì? Xin tạm thời nói vắn tắt (bạn h ình dung sau học đầu): Là để tạo hệ thống thông tin (th ường tệp) có mối quan hệ với nhau, c ùng mô tả công việc, đồng thời xử lý chúng theo yêu cầu đặt nên Quản trị CSDL Access có lập tr ình không Đã có nhiều sách viết Access với nhiều cấp độ khác mang mầu sắc bi ên dịch, tây, ta đủ thứ, bạn đọc tham khảo theo ý thích m ình Nhưng bạn chưa biết quản trị sở liệu Access nên tham khảo giáo trình mục đích sách là: Tạo cho người học biết cách thiết kế c sở liệu công việc m ình Biết sử dụng tính c Access để xử lý hệ thống CSDL Biết xử lý tự động thông qua lập tr ình Access Thường gặp vấn đề người học hay hỏi: Nội dung gì? (đối tượng nghiên cứu) Dùng để làm gì? (ứng dụng đối tượng đó) Hiểu ứng dụng nào? (chế ngự đối tượng đó) Giáo trình trả lời thoả đáng câu h ỏi Ngoài giáo trình đề cập đến vấn đề có tính s phạm việc viết giáo trình Tin học ứng dụng GS H Peter đ ã nói: “Đi từ táo rơi dẫn đến định luật hấp dẫn nhẹ nh àng dễ hiểu ngược lại” Theo tinh thần đó, khái niệm giáo trình như: Quan hệ, Phụ thuộc hàm, Truy vấn, Form, Report, Module, v.v mô tả ví dụ cụ thể, để bạn tự học tr ên máy tính giảng viên hướng dẫn Nội dung giáo trình chạy phiên Access có, đặc biệt Access 2003, Access XP, v.v Vì Access chứa đượng nhiều tính năng, l lập trình, việc chọn lọc nội dung sách n ày tránh khỏi thiếu sót trật tự, liều l ượng cung cách thể nội dung, mong bạn góp ý v lưỡng thứ, để sau cập nhật tốt Chúc bạn thành đạt! Hà nội ngày 28/12/2007 ELEC Trang TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI Chương 1: Làm quen với Access 1.1 Thế CSDL Một CSDL tập tệp tổ chức cho mục đích cụ thể n đó, phận lớn quan trọng tập tệp n ày tệp bảng Tệp bảng tệp có cấu trúc hai chiều: dòng cột Người ta gọi dòng ghi (Record), cột gọi trường (Field) Ví dụ: để làm công việc tuyển sinh Khối A, ta tổ chức tệp bảng d ùng cho công tác tuyển sinh sau: Tệp thứ có tên KhoiA(Khối AK) có dạng sau: STT SBD Họ tên Ngày sinh A0001 Hoàng Xuân Nam 11/04/1986 A0002 Hồ Duy Anh 22/04/1988 A0003 Lê Văn Thảo 18/03/1989 … … … … … … … 4389 A4389 Hoàng Nam Thắng 14/12/1989 Tệp thứ có tên DoiTuong (đối tượng) có dạng: SBD Khu vực Địa 12 Hai Bà Trưng Hà Nội 20 Tràng Thi Hà Nội Yên thành, Nghệ an … … Tỉnh gia, Thanh hoá Ưu tiên A0001 A0002 A0003 … … … … … … A4389 3 Tệp thứ có tên DiemThi (điểm thi) có dạng sau: SBD Điểm toán Điểm lý Điểm hoá Tổng điểm A0001 6.50 3.40 7.50 A0002 7.20 5.10 6.12 A0003 2.00 4.30 8.00 …… … … … …… … … … A4389 9.00 8.50 6.40 Một hệ thống gồm tệp dùng để giải vấn đề tuyển sinh M (tất nhiên chưa đủ) gọi CSDL, tất nhiên tệp khác nữa, ta nói sau 1.2 Thế CSDL quan hệ? Hãy quan sát tệp trên, hình thức tệp riêng lẻ, chúng có mối quan hệ chặt chẽ Giả sử thí sinh đ ưa cho số báo danh (SBD) yêu cầu in giúp họ thông tin về: Họ tên, Khu vực, Ưu tiên, Điểm toán, Điểm lý Điểm hoá, phải làm nào? Rõ ràng phải bám vào số báo danh (SBD) tệp KhoiA (giả sử A0003) để lấy ra: Lê Văn Thảo tiếp tục xem số báo danh tệp DoiTuong để lấy Khu vực uu Tien 9, cuối lại tiếp tục cứa vào số báo danh tệp DiemThi để lấy điểm toán là: 2.00, Điểm lý là: 4.30 Điểm hoá là: 8.00 Như nhờ có mối quan hệ tệp thông qua SBD mà ta giải vấn đề Ta nói tệp (hay nói tổng quát CSDL trên) CSDL quan hệ (hiện thời ta tạm hiểu “quan hệ” đ ơn giản ELEC Trang TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI đã) Cơ sở liệu quan hệ có thuật ngữ tiếng Anh l Relational Database Phần mềm nhờ mà ta khai thác, xử lý, tổ chức CSDL quan hệ, đ ược gọi Quản trị CSDL (Relational Database Management=RDM), tính phong phú c nên nhiều người ta gọi hệ quản trị CSDL (RDMS) Access l hệ quản trị CSDL quan hệ mạnh 1.3 Các đối tượng Access Trong Access bao gồm số đối tượng sau: 1.3.1 Bảng (Table) Là đối tượng dùng để lưu liệu Một bảng bao gồm cột (hay c òn gọi trường = Fields) hàng (hay gọi ghi=Record) Hãy quan sát bảng sau: STT Họ tên Ngày sinh Con Lương Giới tính Tiểu sử ?nh Lê Văn Lan Hồ Thị Hoa Lê Anh Thu 11/10/76 12/04/70 01/02/79 $1400 $1640 $1300 Nam Nữ Nam … … … … … … Bảng có trường bao gồm: STT, Họ tên v.v (là tên trường), sau số quy định: Tên trường Để lưu tệp vào đĩa, tên tệp tên trường phải tạo theo quy tắc sau:  Tên chứa ký tự chữ cái, chữ số, dấu cách v ký tự đặc biệt Trừ ký tự dấu chấm ( ), dấu than (!), mở móc ([ ) v đóng ( ])  Tên không bắt đầu dấu cách Ta viết lại cho tên Trường bảng sau: STT HoTen NgaySinh Con Luong GioiTinh TieuSu Anh Lê Văn Lan Hồ Thị Hoa Lê Anh Thu 11/10/76 12/04/70 01/02/79 $1400 $1640 $1300 Nam Nữ Nam … … … … … … Kiểu trường ta thấy:  Trường STT có kiểu số thứ tự nguyên dương (AutoNumber): 1, 2,  Trường HoTen có kiểu văn (Text): Lê Văn Tài, Hồ Thị Lan v.v  Trường NgaySinh có kiểu ngày /giờ (Date/Time): 19/03/77 v.v  Trường Con có kiểu số (Number): 2, 1, 0, v.v  Trường Luong có kiểu số, đặc trưng cho tiền tệ (Currency): $1400, $1640, $1300, v.v  Trường GioiTinh có kiểu Logic (Yes/No-đúng/sai): Khi nhập vào có dấu kiểm  ứng với không kiểm  ứng với sai (bạn khai bao kiểu Text, ví dụ:Nam/ nu)  Trường TieuSu có kiểu Memo (ghi nhớ tiểu sử đ ương sự, dài, thực chất văn bản)  Trường Anh có kiểu hình ảnh, đồ thị, bảng tính đối t ượng khác môi trường Windows có hỗ trợ OLE (nhúng nối kết đối tượng) Thuộc tính trường Trường có thuộc tính sau: a Field Size: Độ dài trường; dùng để xác định độ dài (số ký tự) tối đa trường Text Number b Format: Định dạng; dùng để xác định cung cách hiển thị dạn g số tiền tệ việc sử dụng dấu phẩy, dấu chấm, dấu %, dạng dấu phẩy động hay ký tự tiền tệ nh nào, ví dụ: $123, 345.56, 123.56%, 123.56E+02 v.v ELEC Trang TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI c Decimal Places: xác định số chữ số thập phân, chọn tự động hay 0,1,2,3,4, chữ số sau dấu phẩy thập thân d Input Mask: khuôn nạ nhập liệu Ví dụ dùng khuôn nạ … /…/… để nhập ngày tháng năm, v.v e Caption: Tiêu đề, nhập vào tên trường đầy đủ để sau gắn v nhãn biểu mẫu tiêu đề đầu báo cáo f Default Value: Giá trị mặc định Dùng để quy định giá trị mặc định cho loại liệu trừ loại Counter, Memo v OLE Object Nếu không quy định lại th ì giá trị mặc định số 0; Memo text Null g Validation Rule: Quy tắc hợp lệ Dùng để kiểm tra liệu nhập v Ví dụ ta đặt biểu thức: