Mẫu Quy định trao đổi thông tin nội bộ

Quy định trao đổi thông tin nội bộ

Trang 1

QUI ĐỊNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN NỘI BỘ

Nhằm qui định trách nhiệm trong việc trao đổi, bảo vệ thông tin nội bộ đảm bảo thông tin nội bộ không bị tắc nghẽn và không bị tiết lộ các thông tin cần bảo mật

II PHẠM VI:

Áp dụng cho các thông tin chính thức (có giá trị thi hành) liên quan đến:

- Khách hàng và thị trường, yêu cầu của khách hàng, sự thoả mãn của khách hàng, khiếu nại, góp ý

- Chỉ đạo, lãnh đạo

- Cung cấp nguồn lực đào tạo, tuyển dụng

- Sản xuất và gia công

- Đo lường và cải tiến

III NỘI DUNG:

1 Việc trao đội thông tin hàng ngày được thực hiện theo qui định và mối quan hệ trong các tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 mà Công ty đang áp dụng.

2 Việc chuyển tài liệu hay thông tin ra bên ngoài Công ty phải được sự chấp thuận của Ban Tổng Giám đốc hoặc người được uỷ quyền Các tài liệu, công văn chuyển ra bên ngoài Công ty, ra ngoài bộ phận phải được kiểm soát bằng sổ chuyển công văn.

3 Để thuận tiện trong việc phối hợp hoạt động, việc truyền thông tin được qui định thêm như sau:

3.1 Phòng Tổ chức hành chánh và các Bộ phận khác:

thông tin

Thời gian chuyển giao

Báo cáo nhân sự

hàng ngày Phòng Tổ chức Hành chánh Ban Tổng Giám đốc Trước 10 giờ hàng ngày

Thông báo cắt

điện

Phòng Tổ chức Hành chánh Ban Tổng Giám

đốc, các Phòng,

Xí nghiệp

Chậm nhất 1 giờ sau khi nhận được thông báo

Các loại thông Phòng Tổ chức Hành chánh Các phòng, Xí Chậm nhất 2 giờ sau khi ký

Trang 2

báo nhgiệp may

thêu Chi ứng lương,

công tác phí Phòng Tổ chức Hành chánh Phòng kế toán Tối thiểu 1 đến 3 ngày sau khiduyệt

3.2 Phòng Kế toán và các Bộ phận khác:

thông tin

Bảng đề xuất

nhân sự hàng

tháng

Phòng Kế toán Phòng Tổ chức

Hành chánh

Ngày 1 đến 2 hàng tháng

Lịch tăng ca (chủ

nhật, tăng ca

bình thường)

Hành chánh Trước ít nhất 4 giờ chiều

Bảng kê tạm ứng Phòng Kế toán Phòng Tổ chức

Hành chánh

Từ ngày 5 đến ngày 10 hàng tháng

Bảng chấm công Phòng Kế toán Phòng Tổ chức

Hành chánh Từ ngày 1 đến 3 hàng tháng Bảng đề nghị

lương CBCNV

mới vào trong

tháng

Hành chánh Từ ngày 5 đến ngày 10 hàng tháng

Thẻ chấm công Phòng Kế toán Phòng Tổ chức

Hành chánh Từ ngày 1 đến ngày 3 hàng tháng Các vấn đề về

trợ cấp Phòng Kế toán Phòng Tổ chức Hành chánh Từ ngày 3 đến ngày 5 hàng tháng Điều động nhân

sự trong phạm vi

phòng

Hành chánh

Ngay sau khi điều động ít nhất 4 giờ

Báo cáo nghỉ

việc hàng tháng Phòng Kế toán Phòng Tổ chức Hành chánh Trước 13 giờ ngày cuối tháng Báo cáo công nợ Phòng kế toán Ban Tổng Giám

đốc Hàng tuần vào thứ bảy Báo cáo thuế

VAT Phòng kế toán Ban Tổng Giám đốc Từ ngày 7 đế ngnày 9 hàng tháng Báo cáo tình

hình tài chính

(kết quả kinh

doanh, tài sản cố

định )

Phòng kế toán Ban Tổng Giám

đốc

Hàng quí, sáu thág, một năm

Trang 3

Hồ sơ thuế, ngân

hàng, cô quan

khác

đốc Theo yêu cầu cụ thể

Thông tin pháp

luật

đốc, các phòng ban

Tối thiểu 1 đến 3 ngày

Thông tin thanh

toán, thu hồi

công nợ

đốc 1 giờ sau khi phát sinh

3.3 Kho nguyên phụ liệu và các bộ phận khác:

thông tin

Phiếu nhập Kho nguyên phụ liệu may Phòng kế toán 1 đến 3 ngày sau khi nhập

hàng Hoá đơn giao

hàng

Kho nguyên phụ liệu may Phòng kế toán 1 đến 3 ngày sau khi nhập

hàng Phiếu giao nhận

trực tiếp xuất

hàng hoá vật tư

tài sản

Kho nguyên phụ liệu may Phòng kế toán 1 đến 3 ngày sau khi nhập

hàng

Phiếu xuất hàng

nội bộ

Kho nguyên phụ liệu may Phòng kế toán Trong vòng 10 ngày riêng cuối

tháng từ 17 giờ ngày hôm trước

Phiếu xuất bán,

xuất khác

Kho nguyên phụ liệu may Phòng kế toán Sau một ngày

Kiểm kê tài sản Kho nguyên phụ liệu may Phòng kế toán Định kỳ sáu tháng, một năm Kiểm tra số

lượng nguyên

phụ liệu nhập

Kho nguyên phụ liệu may Phòng Kế hoạch

Kinh doanh Sau khi kiểm hàng xong

Thông tin hàng

nhập kho

Kho nguyên phụ liệu may Phòng Kế hoạch

Kinh doanh

30 phút sau khi nhận được

3.4 Phòng Kế hoạch Kinh doanh và các Bộ phận khác:

Loại thông tin Bộ phận chuyển giao Bộ phận nhận thông

tin

Hơp đồng gia

công Phòng Kế hoạch Kinhdoanh Phòng kế toán, Phòng quản lý chất lượng, Xí

nghiệp Dệt nhuộm

Sau khi nhận được hợp đồng 4 giờ

Hợp đồng ngoại Phòng Kế hoạch Kinh P.kế toán, Xí nghiệp Trong vòng 4 giờ sau khi nhận

Trang 4

(xuất hàng) doanh may thêu (bộ phận Kỹ

Hợp đồng ngoại

thương: kinh

doanh và sản

xuất xuất nhập

khẩu, gia công

ngoại

Phòng Kế hoạch Kinh doanh Phòng Kế toán 1 đến 2 ngày sau khi ký hợp đồng, nếu mở LC phải đưa

ngay

Hợp đồng ngoại

(nhập hàng) Phòng Kế hoạch Kinhdoanh P.kế toán Trong vòng 4 giờ sau khi nhậnđược Kế hoạch sản

xuất hàng

tháng, quí, sáu

tháng, năm

Phòng Kế hoạch Kinh doanh

Ban Tổng Giám đốc, Phòng quản lý chất lượng, Xí nghiệp Dệt nhuộm, Xí nghiệp may thêu, Phòng Tổ chức Hành chánh, Phòng Kế toán

Trước khi đưa gia công ít nhất

01 ngày

Lịch gia công Phòng Kế hoạch Kinh

doanh Xí nghiệp Dệt nhuộm, Phòng quản lý chất

lượng may

Lịch gia công, lịch xuất hàng, đơn giá, bảng số lượng đơn hàng

Tài liệu sản

xuất, mẫu gốc,

rập, sơ đồ, bảng

màu

Xí nghiệp may thêu, Xí nghiệp Dệt nhuộm

Ngay sau khi nhận của khách hàng 1 giờ

Mẫu đối được

khách xác nhận

Ngay sau khi nhận của khách hàng 1 giờ

Chứng từ nhập

khẩu Phòng Kế hoạch Kinhdoanh (bộ phận XNK) Phòng Kế toán, kho NPL may 2 giờ sau khi đã nhận được Packing list

hàng nhập Phòng Kế hoạch Kinhdoanh (bộ phận XNK) Phòng Kế toán, kho NPL may 2 giờ sau khi đã nhận được Định mức

nguyên phụ

liệu sản xuất,

hao hụt

Phòng Kế hoạch Kinh doanh Xí nghiệp Dệt nhuộm, Phòng quản lý chất

lượng may, Xí nghiệp may thêu

Ít nhất 1 ngày trước khi sản xuất

Kết quả thử

mẫu thành

phẩm

Phòng Kế hoạch Kinh doanh Xí nghiệp Dệt nhuộm (Xdệt) 2 giờ khi có kết quả nhuộm

Yêu cầu may

mẫu bán hàng,

mẫu đối, mẫu

sản xuất,

Phòng Kế hoạch Kinh doanh Xí nghiệp Dệt nhuộm Ngay sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng 2 giờ Yêu cầu mẫu Phòng Kế hoạch Kinh Xí nghiệp may thêu, Xí Ngay sau khi nhận được yêu

Trang 5

xuất hàng doanh nghiệp Dệt nhuộm cầu của khách hàng 2 giờ Thông tin hàng

nhập kho

Kho NPL may 4 giờ sau khi nhận được

Tiến độ cung

cấp nguyên phụ

liệu

Xí nghiệp Dệt nhuộm,

Xí nghiệp may thêu

Ngay sau khi có xác nhận hoặc điều chỉnh của nhà cung cấp

Bảng cân đối

NPL

Ít nhất 2 giờ trước khi phát hành kế hoạch sản xuất tổng Kế hoạch sản

xuất cho từng

đơn hàng

Ngay sau khi nhận nguyên phụ liệu đồng bộ

Phiếu cấp phát

nguyên phụ

liệu cho từng

đơn hàng

Phòng Kế hoạch Kinh doanh Xí nghiệp may thêu, Xínghiệp dệt nhuộm Sau khi có kế hoạch sản xuất cho từng đơn hàng từ 30 phút

đến 1 giờ và có yêu cầu nhận của Xí nghiệp may thêu

Thông báo sản

xuất Phòng Kế hoạch Kinhdoanh Phòng Quản lý chất lượng, Xí nghiệp may

thêu (bộ phận kỹ thuật), Xưởng cắt, xưởng may, xưởng hoàn thành, Xí nghiệp Dệt nhuộm

2 giờ trước khi triển khai sản xuất

Kế hoạch sản

xuất bổ sung Phòng Kế hoạch Kinhdoanh XN Dệt nhuộm, Xí nghiệp may thêu 1 giờt sau khi nhận được thông tin Các thông tin

khác liên quan

đến quá trình

sản xuất trong

quá trình thực

hiện đơn hàng

Phòng Kế hoạch Kinh doanh Xí nghiệp may thêu, Xínghiệp Dệt nhuộm,

Phòng quản lý chất lượng

Từ 15 đến 30 phút sau khi nhận được từ Ban Tổng Giám đốc, khách hàng hoặc đơn vị khác

Báo cáo thực

hiện ngày Phòng Kế hoạch Kinhdoanh Ban Tổng Giám đốc, khách hàng Mỗi ngày lúc 14 giờ

Packing list Phòng Kế hoạch Kinh

doanh Xí nghiệp may thêu Trước ngày xuất hàng một tuần Lịch xuất hàng,

đơn giá, bảng

số lượng đơn

hàng

Xí nghiệp Dệt nhuộm, Phòng quản lý chất lượng may

Lịch gia công, lịch xuất hàng, đơn giá, bảng số lượng đơn hàng

Lịch xuất hàng Phòng Kế hoạch Kinh

doanh

Phòng Quản lý chất lượng, Giám đốc Xí nghiệp may thêu, Xưởng hoàn thành, Xí

2 giờ sau khi làm xong

Trang 6

nghiệp dệt nhuộm

\Khiếu nại

khách hàng

Khách hàng 30 phút sau khi nhận được

Phiếu xuất hàng

nội bộ Phòng Kế hoạch Kinhdoanh (cán bộ mặt

hàng)

Phòng kế toán Trong vòng 10 ngày riêng cuối

tháng từ 17 giờ ngày hôm trước

Chi mua hàng Phòng Kế hoạch Kinh

doanh (cán bộ mặt hàng)

Phòng kế toán Tối thiểu 1 đến 3 ngày

Chi ứng lương,

công tác phí

Bảng đề xuất

nhân sự hàng

tháng

Phòng Tổ chức Hành chánh

Ngày 1 đến 2 hàng tháng

Lịch tiếp khách

hàng Phòng Kế hoạch Kinhdoanh Phòng Tổ chức Hành chánh Trước ít nhất ngày khi khách hàng đến Lịch tăng ca

(chủ nhật, tăng

ca bình thường)

Trước ít nhất 4 giờ chiều

Bảng chấm công Phòng Kế hoạch Kinh

doanh Phòng Tổ chức Hành chánh Từ ngày 1 đến 3 hàng tháng Bảng đề nghị

lương CBCNV

mới vào trong

tháng

Phòng Kế hoạch Kinh doanh Phòng Tổ chức Hành chánh Từ ngày 5 đến ngày 10 hàng tháng

Thẻ chấm công Phòng Kế hoạch Kinh

doanh Phòng Tổ chức Hành chánh Từ ngày 1 đến ngày 3 hàng tháng Sản lượng sản

xuất tổng hợp

trong tháng

Các vấn đề về

trợ cấp Phòng Kế hoạch Kinhdoanh Phòng Tổ chức Hành chánh Từ ngày 3 đến ngày 5 hàng tháng Điều động nhân

sự trong phạm

vi Xí nghiệp,

phòng

Phòng Kế hoạch Kinh doanh Phòng Tổ chức Hành chánh Ngay sau khi điều động ít nhất 4 giờ

Báo cáo nghỉ

việc hàng tháng Phòng Kế hoạch Kinhdoanh Phòng Tổ chức Hành chánh Trước 13 giờ ngày cuối tháng

3.7 Xí nghiệp may và các Phòng, Xí nghiệp:

Trang 7

Loại thông tin Bộ phận chuyển giao Bộ phận nhận thông

tin

Bảng đơn giá

lương Xí nghiệp may thêu Phòng Tổ chức Hành chánh Ngày 5 hàng tháng Bảng đề xuất nhân

sự hàng tháng Xí nghiệp may thêu Phòng Tổ chức Hành chánh Ngày 1 đến 2 hàng tháng Lịch tăng ca (chủ

nhật, tăng ca bình

thường)

Xí nghiệp may thêu Phòng Tổ chức Hành

chánh Trước ít nhất 4 giờ chiều

Bảng chấm công Xí nghiệp may thêu Phòng Tổ chức Hành

chánh Từ ngày 1 đến 3 hàng tháng Bảng đề nghị

lương CBCNV mới

vào trong tháng

chánh Từ ngày 5 đến ngày 10 hàng tháng

Thẻ chấm công Xí nghiệp may thêu Phòng Tổ chức Hành

chánh

Báo cáo sản lượng Xí nghiệp may thêu Phòng Tổ chức Hành

chánh

Các vấn đề về trợ

cấp Xí nghiệp may thêu Phòng Tổ chức Hành chánh Từ ngày 3 đến ngày 5 hàng tháng Điều động nhân

Xí nghiệp, phòng

chánh Ngay sau khi điều động ít nhất 4 giờ

Báo cáo nghỉ việc

hàng tháng

chánh

Trước 13 giờ ngày cuối tháng

Chi ứng lương,

công tác phí

Xí nghiệp may thêu Phòng kế toán Tối thiểu 1 đến 3 ngày

Các thông tin sản

xuất Xí nghiệp may thêu Phòng Kế hoạch Kinhdoanh Sau khi có sự vụ phát sinh chậm nhất 30 phút Khả năng thực

hiện tiến độ, lịch

giao hàng

Xí nghiệp may thêu Phòng Kế hoạch Kinh

doanh Sau khi nhận được kế hoạch sản xuất, lịch xuất

hàng 1 giờ Báo cáo thực hiện

hàng ngày

Xí nghiệp may thêu Phòng Kế hoạch Kinh

doanh

Mỗi sáng trước 8 giờ

Lệnh xuất hàng,

số lượng xuất

hàng, số kiện,

bảng cân đối

nguyên phụ liệu

Xí nghiệp may thêu Bộ phận Xuất nhập

khẩu

Aâu, Mỹ trước 5 đến 7 ngày

Phản hồi định Xí nghiệp may thêu Phòng Kế hoạch Kinh 3 giờ sau khi nhận được

Trang 8

mức nguyên phụ

liệu doanh bản định mức sản xuất của Phòng KHKD Bảng hướng dẫn

sử dụng nguyên

phụ liệu

Xí nghiệp may thêu Phòng quản lý chất

lượng 2 giờ sau khi làm xong

Bản hướng dẫn

phối bộ dán số

Xí nghiệp may thêu Phòng Quản lý chất

lượng

2 giờ sau khi làm xong

Biên bản họp triển

khai Xí nghiệp may thêu Phòng Quản lý chất lượng 2 giờ sau khi làm xong Lịch làm việc Xí nghiệp may thêu Phòng Tổ chức,

Phòng Kế hoạch, Phòng Quản lý chất lượng, Xí nghiệp may thêu (bộ phận kỹ thuật, Xưởng cắt, xưởng may, xưởng hoàn thành

Trước 15 giờ mỗi ngày

Báo cáo sản lượng

cắt, may, thêu,

hoàn thành

Xí nghiệp may thêu Phòng Tổ chức,

Phòng Kế hoạch kinh doanh

Trước 9 giờ sáng mỗi ngày

Chuẩn bị sản xuất,

kế hoạch cắt

Xí nghiệp may thêu Phòng Quản lý chất

lượng

Trước khi sản xuất ít nhất 12 giờ

Báo cáo tổng hợp Xí nghiệp may thêu Phòng Kế hoạch KD 9 giờ sáng hàng ngày Packing list thực

tế

Xí nghiệp may thêu Phòng Kế hoạch KD,

Xưởng Hoàn thành

Ngay sau khi kiểm song

1 giờ Bảng màu Xí nghiệp may thêu Phòng Quản lý chất

lượng may

4 giờ đến 1 ngày

Lịch xuất hàng Xí nghiệp may thêu Phòng Quản lý chất

lượng may

Đưa trước ít nhất 2 ngày khi xuất hàng

3.8 Phòng Quản lý chất lượng may và các Bộ phận khác:

tin

Bảng đề xuất nhân

sự hàng tháng Phòng quản lý chất lượng Phòng Tổ chức Hành chánh Ngày 1 đến 2 hàng tháng Lịch tăng ca (chủ

thường)

Phòng quản lý chất lượng Phòng Tổ chức Hành chánh Trước ít nhất 4 giờ chiều Bảng chấm công Phòng quản lý chất

lượng Phòng Tổ chức Hành chánh Từ ngày 1 đến 3 hàng tháng

Trang 9

Bảng đề nghị

lương CBCNV mới

vào trong tháng

Phòng quản lý chất lượng Phòng Tổ chức Hành chánh Từ ngày 5 đến ngày 10 hàng tháng

Thẻ chấm công Phòng quản lý chất

lượng

cấp

Điều động nhân

Phòng quản lý chất lượng Phòng Tổ chức Hành chánh Ngay sau khi điều động ít nhất 4 giờ

hàng tháng

Trước 13 giờ ngày cuối tháng

Chi ứng lương,

công tác phí

Kiểm tra chất

lượng nguyên phụ

liệu nhập

Sau khi kiểm hàng xong

1 giờ hàng ngày

Thông báo cách xử

lý kỹ thuật,

của khách hàng

Phòng Kế hoạch KD Ít nhất 2 giờ sau khi xử

lý

Chất lượng hàng

hóa nhập kho

Từ 1->3 ngày sau khi nhâp

Báo cáo chất

lượng vải

Phòng Quản lý chất lượng

Phòng kế hoạch KD Ngay sau khi kiểm xong

2 giờ Báo cáo chất

lượng cắt, may,

hoàn thành

Xí nghiệp may thêu 8 giờ ngày hôm sau

Báo cáo hàng phế Phòng Quản lý chất

lượng

Xí nghiệp may thêu Trong ngày ngay sau khi

phát sinh 1 giờ Báo cáo tình hình

xảy ra sự cố

Xí nghiệp may thêu Trong ngày ngay sau khi

phát sinh 1 giờ Báo cáo chất

lượng hàng tháng

Tổng Giám đốc Cuối tháng

3.9 Xí nghiệp Dệt nhuộm và các bộ phận khác:

tin

Bảng đề xuất nhân

sự hàng tháng Xí nghiệp Dệt nhuộm Phòng Tổ chức Hành chánh Ngày 1 đến 2 hàng tháng

Trang 10

Lịch tăng ca (chủ

thường)

Xí nghiệp Dệt nhuộm Phòng Tổ chức Hành

chánh Trước ít nhất 4 giờ chiều

Bảng chấm công Xí nghiệp Dệt nhuộm (X

dệt)

Từ ngày 1 đến 3 hàng tháng

Bảng đề nghị

lương CBCNV mới

vào trong tháng

chánh

Thẻ chấm công Xí nghiệp Dệt nhuộm Phòng Tổ chức Hành

chánh

cấp

chánh

Điều động nhân

chánh

Ngay sau khi điều động

ít nhất 4 giờ

hàng tháng Xí nghiệp Dệt nhuộm Phòng Tổ chức Hành chánh Trước 13 giờ ngày cuối tháng Chi ứng lương,

công tác phí

Xí nghiệp Dệt nhuộm Phòng kế toán Tối thiểu 1 đến 3 ngày

Thông báo cách xử

lý kỹ thuật,

của khách hàng

Xí nghiệp Dệt nhuộm Phòng Kế hoạch KD Ít nhất 2 giờ sau khi xử

lý

Tiến độ dệt Xí nghiệp Dệt nhuộm Phòng Kế hoạch Kinh

doanh

9 giờ sáng mỗi ngày

Kết quả thử mâu

mộc

Xí nghiệp Dệt nhuộm Phòng Kế hoạch Kinh

doanh

Sau khi thử mẫu 3 giờ

Kết quả kiểm tra

hàng mộc Xí nghiệp Dệt nhuộm Phòng Kế hoạch Kinhdoanh Theo yêu cầu cụ thể Tiến độ điều

nhuộm Xí nghiệp Dệt nhuộm Phòng Kế hoạch Kinhdoanh 9 giờ sáng mỗi ngày Sự cố sản xuất Xí nghiệp Dệt nhuộm Phòng Kế hoạch Kinh

doanh Ngay sau khi phát sinh 2 giờ Hồ sơ thanh lý

đơn hàng Xí nghiệp Dệt nhuộm Phòng Kế toán 1 đến 2 ngày sau khi sản xuất xong Báo cáo tổng hợp

dệt nhuộm hàng

tháng

Xí nghiệp Dệt nhuộm Tổng Giám đốc Cuối tháng

Tiến độ dệt

nhuộm Xí nghiệp Dệt nhuộm Phòng Kế hoạch Kinhdoanh, khách hàng 9 giờ sáng mỗi ngày Kết quả kiểm tra Xí nghiệp Dệt nhuộm Phòng Kế hoạch Kinh Theo yêu cầu cụ thể

Định dạng
Số trang	11
Dung lượng	192 KB