Thông tin chung về tổ chức chƣơng trình thử nghiệm thành thạo

TỔNG CỤC TIÊU CHUẨN ĐO LƢỜNG CHẤT LƢỢNG TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIÊU CHUẨN ĐO LƢỜNG CHẤT LƢỢNG Thông tin chung tổ chức chƣơng trình thử nghiệm thành thạo Ban hành lần – Tháng 01/2016 Thông tin chung tổ chức chương trình thử nghiệm thành thạo MỤC LỤC Trang GIỚI THIỆU 1.1 Về Trung tâm Kỹ thuật 1.2 Về dịch vụ tổ chức thử nghiệm thành thạo 1.3 Thông tin liên lạc CHÍNH SÁCH 2.1 Bảo mật 2.2 Nhân viên 2.3 Sử dụng nhà cung ứng dịch vụ bên MƠ HÌNH CHƢƠNG TRÌNH TNTT QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHƢƠNG TRÌNH TNTT XỬ LÝ THỐNG KÊ CÁC CHƢƠNG TRÌNH TNTT 5.1 Chương trình TNTT thử nghiệm tiêu định tính 5.2 Chương trình TNTT thử nghiệm tiêu định lượng 5.3 Chương trình SSLP đo lường MỘT SỐ THÔNG TIN THÊM VÀ CÁCH THỨC ĐĂNG KÝ THAM GIA 10 6.1 Các chương trình TNTT thường tổ chức 10 6.2 Cách thức đăng ký tham gia 10 6.3 Sử dụng kết chương trình thử nghiệm thành thạo 11 Thông tin chung tổ chức chương trình thử nghiệm thành thạo GIỚI THIỆU 1.1 Về Trung tâm Kỹ thuật Trung Tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (gọi tắt Trung tâm Kỹ thuật hay QUATEST 3) tổ chức khoa học công nghệ trực thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – Bộ KHCN, có chức cung cấp dịch vụ kỹ thuật thuộc lĩnh vực tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng suất phục vụ yêu cầu quản lý Nhà nước cung cấp dịch vụ kỹ thuật liên quan theo yêu cầu tổ chức, cá nhân Một số lĩnh vực hoạt động Trung tâm Kỹ thuật 3:         Kiểm tra Giám định Chứng nhận Thử nghiệm Đo lường Tổ chức chƣơng trình so sánh liên phịng, thử nghiệm thành thạo Đào tạo Cung cấp dịch vụ trang thiết bị Phịng thí nghiệm Hoạt động mã số - mã vạch 1.2 Về dịch vụ tổ chức thử nghiệm thành thạo Thử nghiệm thành thạo (TNTT) phương pháp đánh giá lực phịng thí nghiệm (PTN) tham gia cách so sánh kết thử nghiệm PTN, công cụ đảm bảo chất lượng hữu hiệu, cho phép PTN tự theo dõi đánh giá lực lực Hoạt động quy định điều 5.9 ISO/IEC 17025:2005 - Yêu cầu chung lực PTN hiệu chuẩn, theo PTN cần tham gia vào chương trình so sánh liên phịng (SSLP) TNTT điều xem chuẩn mực để công nhận PTN Trung tâm Kỹ thuật tổ chức chương trình TNTT hướng đến nhu cầu tham gia PTN Việt Nam nước khu vực Châu Á – Thái Bình Dương Các PTN tham gia chương trình TNTT Trung tâm Kỹ thuật tổ chức PTN Viện nghiên cứu, trường đại học, công ty, nhà máy, quan giám định, Trung tâm Kỹ thuật, Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Trung tâm Y tế Dự phòng Từ năm 2005, Trung tâm Kỹ thuật tổ chức chương trình TNTT vi sinh cho PTN Việt Nam ASEAN, nhiệm vụ PTN chuẩn khu vực ASEAN Hoạt động tổ chức chương trình TNTT Trung tâm Kỹ thuật A2LA công nhận phù hợp với ISO/IEC 17043:2010 Chi tiết phạm vi công nhận xem đường link sau: http://www.a2la.org/scopepdf/347701.pdf 1.3 Thông tin liên lạc Phòng Thử nghiệm Thành thạo Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Số 7, Đường số 1, Khu cơng nghiệp Biên Hịa 1, Đồng Nai Tel: (84-61) 383 6212 - Ext: 123 - Fax: (84-61) 882 6917 - 383 6298 E-mail: ptprovider@quatest3.com.vn Website: http://www.quatest3.com.vn/ Thơng tin chung tổ chức chương trình thử nghiệm thành thạo CHÍNH SÁCH 2.1 Bảo mật Tất thông tin PTN tham gia gửi Trung tâm Kỹ thuật bảo mật Chỉ số tối thiểu nhân viên tham gia vào việc tổ chức đánh giá kết chương trình biết thông tin nhận diện PTN tham gia thông tin bảo mật cẩn thận Trong số trường hợp ngoại lệ, quan có thẩm quyền bên liên quan thứ ba yêu cầu Trung tâm Kỹ thuật cung cấp kết chương trình TNTT, Trung tâm Kỹ thuật thông báo trước đến PTN liên quan 2.2 Nhân viên Trung tâm Kỹ thuật đảm bảo nhân viên thực cơng việc có liên quan đến cơng tác tổ chức TNTT phải có đủ lực, kinh nghiệm chun mơn thích hợp Các nhân viên đào tạo, tái đào tạo đánh giá phù hợp với công việc liên quan giao 2.3 Sử dụng nhà cung ứng dịch vụ bên Trung tâm Kỹ thuật cam kết sử dụng nhà cung ứng dịch vụ đánh giá đủ lực Trung tâm Kỹ thuật chịu trách nhiệm trước PTN tham gia hoạt động mà nhà cung ứng dịch vụ bên cung cấp cho chương trình Cơng tác tổ chức TNTT sử dụng nhà thầu phụ (nội hay bên ngồi) cơng đoạn sau: - Chuẩn bị mẫu (chỉ áp dụng cho số chương trình) - Kiểm tra độ đồng ổn định lô mẫu - Phân phối mẫu tới PTN tham gia Thông tin chung tổ chức chương trình thử nghiệm thành thạo MƠ HÌNH CHƢƠNG TRÌNH TNTT Hiện nay, chương trình TNTT Trung tâm Kỹ thuật tổ chức theo mơ hình sau: Gửi mẫu đồng thời Gửi mẫu tách (split-sample) để so sánh Gửi mẫu Tần suất: thường xuyên (theo kế hoạch hàng năm QUATEST 3) (*) Tần suất: ít, xem xét có u cầu khách hàng (từng PTN đơn lẻ) Tần suất: thỉnh thoảng, có yêu cầu khách hàng Mẫu chọn ngẫu nhiên từ lô mẫu lớn để gửi đồng thời đến PTN tham gia Mẫu chia thành nhiều phần nhỏ (thường 2) gửi đến PTN có yêu cầu 01 mẫu gửi luân phiên đến PTN tham gia Giá trị ấn định độ lệch chuẩn chương trình xác định dựa kết PTN tham gia Giá trị ấn định xác định PTN chuẩn từ giấy chứng nhận chất lượng (nếu mẫu CRM) Giá trị ấn định xác định PTN chuẩn Kết đánh giá dựa hệ số z-score Tùy thuộc vào tính chất mẫu tiêu mà có cách đánh giá phù hợp Kết đánh giá dựa hệ số En Mơ hình thường áp dụng lĩnh vực thử nghiệm Tuy nhiên, mơ hình áp dụng, nên tài liệu này, chương trình TNTT thử nghiệm chương trình tiến hành theo mơ hình Mơ hình thường áp dụng lĩnh vực đo lường Theo đó, chương trình SSLP đo lường đề cập tài liệu chương trình tiến hành theo mơ hình (*) Mơ hình tổ chức theo yêu cầu khách hàng trường hợp khách hàng tổ chức lớn có 10 PTN tham gia, như: Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp Phát triển Nơng thơn, Cục An tồn Thực phẩm – Bộ Y tế, Thông tin chung tổ chức chương trình thử nghiệm thành thạo QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHƢƠNG TRÌNH TNTT Lên kế hoạch tổ chức Phổ biến thông tin Nhận đăng ký Chuẩn bị mẫu Gửi mẫu cho PTN tham gia Nhận kết từ PTN tham gia Tổng hợp xử lý thống kê Gửi báo cáo kết thúc Thăm dò ý kiến khách hàng 4.1 Lên kế hoạch tổ chức Hàng năm vào quý 4, Trung tâm Kỹ thuật lên kế hoạch cụ thể cho năm sau Kế hoạch công bố website Trung tâm gửi đến khách hàng có quan tâm 4.2 Phổ biến thông tin – Nhận đăng ký Tham khảo mục 6.2 4.3 Chuẩn bị mẫu Trung tâm Kỹ thuật sử dụng sản phẩm từ nhà sản xuất uy tín, biết rõ nguồn gốc xuất xứ, có dây chuyền sản xuất ổn định, chất lượng sản phẩm biến động để làm cho mẫu TNTT Trước gửi mẫu đến PTN tham gia, mẫu thử kiểm tra đạt độ đồng ổn định cần thiết để chắn mẫu không bị thay đổi đáng kể trình tiến hành chương trình 4.4 Gửi mẫu cho PTN tham gia Trung tâm Kỹ thuật kiểm sốt q trình đóng gói ghi nhãn đảm bảo phù hợp với quy định an tồn vận chuyển có liên quan quốc gia khu vực và/hoặc quốc tế Bao bì đóng gói đảm bảo cho mẫu thử giữ ngun tính chất suốt q trình từ vận chuyển thực thử nghiệm Nhãn mẫu ghi đầy đủ thông tin nhận dạng mẫu điều kiện lưu trữ nhiệt độ, cách bảo quản (nếu cần) Trước tiến hành gửi mẫu, Ban tổ chức thông báo với PTN tham gia qua email Nếu có thay đổi chương trình so với kế hoạch (thời gian, tiêu thử nghiệm,…), Ban tổ chức cập nhật thông tin mạng, thông báo đến PTN tham gia qua email Mẫu TNTT gửi kèm với tài liệu sau: - Hướng dẫn thực hiện, - Hướng dẫn thử nghiệm (nếu có), - Giấy xác nhận mẫu thử, - Phiếu kết thử nghiệm, - Một số tài liệu khác (khi cần thiết) Các PTN tham gia cần lưu ý đọc kỹ tuân thủ Hướng dẫn thực Thông tin chung tổ chức chương trình thử nghiệm thành thạo 4.5 Nhận kết từ PTN tham gia Kết thử nghiệm gửi qua đường bưu điện, fax e-mail Mỗi chương trình ấn định ngày đến hạn trả kết Nếu PTN trả kết trễ hạn, Trung tâm Kỹ thuật không xử lý thống kê kết tham gia PTN Đối với kết gửi qua đường bưu điện, Trung tâm Kỹ thuật vào dấu bao bì để xác định ngày gửi 4.6 Tổng hợp xử lý thống kê Phiếu kết thử nghiệm PTN tham gia gửi sau mã hóa chép trước cắt phách, gốc lưu giữ để đối chiếu, tiến hành cắt phách Việc tổng hợp thông tin khách hàng xử lý số liệu giao cho nhân viên khác thực hiện, nhằm bảo mật tuyệt đối thông tin PTN tham gia Ban tổ chức liên hệ xác nhận lại với PTN tham gia trường hợp: - Số liệu bị mờ khơng rõ ràng; - Đơn vị tính khác với u cầu; - Số chữ số có nghĩa hay làm trịn khác với quy định Ban tổ chức Nếu kết thúc thời hạn yêu cầu báo cáo lại kết quả, Ban tổ chức không nhận thông tin phản hồi từ phía PTN tham gia kết không thỏa mãn yêu cầu chương trình TNTT Trung tâm tổ chức bị loại bỏ (nếu sai đơn vị tính, số liệu không rõ ràng) xử lý cho phù hợp (nếu thiếu thừa số chữ số có nghĩa) trước xử lý thống kê Kết PTN tham gia xử lý thống kê theo mục 4.7 Gửi báo cáo kết thúc Báo cáo kết thúc gửi đến PTN tham gia vòng – 12 tuần kể từ hạn cuối trả kết PTN tham gia qua đường bưu điện Ngồi ra, tùy chương trình, thời gian chờ ban hành báo cáo kết thúc thức, báo cáo sơ gửi đến PTN tham gia vịng – tuần kể từ hạn chót nhận kết thí nghiệm 4.8 Thăm dị ý kiến khách hàng Phiếu thăm dò ý kiến gửi đến PTN tham gia vào khoảng cuối năm hồn tất chương trình TNTT kế hoạch Sau nhận lại phiếu thăm dò ý kiến, Ban tổ chức tổng hợp có ý kiến phản hồi với PTN tham gia góp ý XỬ LÝ THỐNG KÊ CÁC CHƢƠNG TRÌNH TNTT 5.1 Chƣơng trình TNTT thử nghiệm tiêu định tính Kết PTN tham gia so sánh với giá trị ấn định để đánh giá đạt khơng đạt Trong đó, giá trị ấn định xác định từ kết thử nghiệm PTN đối chứng hay từ mẫu biết công thức chế tạo 5.2 Chƣơng trình TNTT thử nghiệm tiêu định lƣợng 5.2.1 Xác định giá trị ấn định độ lệch chuẩn chương trình Giá trị ấn định chương trình TNTT định lượng QUATEST tổ chức thường xác định dựa kết PTN tham gia theo thuật toán robust (*) (tham khảo ISO 13528:2005) Nhằm giảm thiểu khả kết lạc thô gây ảnh hưởng đến giá trị ấn định, Ban tổ chức Thơng tin chung tổ chức chương trình thử nghiệm thành thạo tiến hành xem xét loại bỏ kết khỏi liệu trước tiến hành tính tốn dựa phân bố kết Độ không đảm bảo đo giá trị ấn định xác định từ thuật tốn robust tính theo công thức sau: ux 1,25 s * p Với p số lượng kết PTN tham gia, không bao gồm kết thô bị loại bỏ (nếu có) Nếu độ khơng đảm bảo đo chuẩn giá trị ấn định ux > 0,3 độ không đảm bảo đo đáng kể hệ số z-score mang tính tham khảo Về độ lệch chuẩn chương trình, thơng thường xác định dựa kết PTN tham gia: σ = s* Tuy nhiên vài trường hợp, độ lệch chuẩn xác định dựa lịch sử trình tổ chức TNTT Trung tâm Kỹ thuật hay theo công thức Horwitz: σ 0,22 c 0,02 c 0,8495 0,01 c 0,5 c 1,2 10 1,2 10 c c 0,138 khi 0,138 Với c giá trị ấn định quy phần khối lượng, c > µg/kg Lưu ý: (*) Trong số trường hợp, Trung tâm Kỹ thuật áp dụng phương pháp phù hợp khác để xác định giá trị ấn định độ lệch chuẩn chương trình Phương pháp xử lý thống kê nêu rõ báo cáo kết thúc 5.2.2 Đánh giá kết chương trình TNTT Đánh giá dựa hệ số z (z-score): z xi X σ Trong đó: xi : Kết PTN thứ i; X : Giá trị ấn định (assigned value) chương trình; : Độ lệch chuẩn chương trình Theo đó, hệ số z đánh sau: z ≤ 2,0: kết thử nghiệm “Đạt” 2,0 < z < 3,0: kết thử nghiệm “Nghi ngờ” PTN tham gia nên tìm hiểu nguyên nhân gây sai lệch kết Nếu PTN tham gia vòng liên tiếp, thực tiêu có zscore phạm vi từ 2,0 < z < 3,0 cần phải xem xét để có hành động khắc phục Thơng tin chung tổ chức chương trình thử nghiệm thành thạo z ≥ 3,0: kết thử nghiệm “Số lạc” PTN tham gia cần xem xét để có hành động khắc phục (nếu cần) 5.3 Chƣơng trình SSLP đo lƣờng Kết SSLP đo lường đánh giá thơng qua tỷ số chuẩn hóa En tính tốn theo công thức: En xi ULAB,i XREF UREF Trong đó: xi : Kết quả/số hiệu PTN tham dự thứ i; XREF : Giá trị ấn định (kết PTN chuẩn); ULAB,i : Độ không đảm bảo đo xi; UREF : Độ không đảm bảo đo XREF Đánh giá kết |En| ≤ 1,0 : Đạt yêu cầu; |En| > 1,0 : Không đạt yêu cầu Nếu kết đánh giá |En| > 1,0: PTN tham gia cần tìm hiểu ngun nhân để có biện pháp khắc phục, phịng ngừa cần thiết Thơng tin chung tổ chức chương trình thử nghiệm thành thạo MỘT SỐ THÔNG TIN THÊM VÀ CÁCH THỨC ĐĂNG KÝ THAM GIA 6.1 Các chƣơng trình TNTT thƣờng tổ chức Hiện nay, Trung tâm Kỹ thuật thường xuyên tổ chức chương trình TNTT lĩnh vực sau:  Sữa sản phẩm từ sữa: tiêu hóa lý vi sinh  Thực phẩm khác: tiêu hóa lý vi sinh  Phân bón: tiêu hóa lý  Thức ăn gia súc: tiêu hóa lý  Xi măng, dầu DO, dầu bôi trơn, sắt thép …: tiêu hóa lý 6.2 Cách thức đăng ký tham gia 6.2.1 Tìm kiếm thơng tin Các PTN có nhu cầu tham gia chương trình TNTT tìm hiểu thơng tin theo cách sau: - Liên hệ trực tiếp đến Phòng Thử nghiệm Thành thạo (P.TNTT) – Trung tâm Kỹ thuật (thông tin liên lạc xem mục 1.3) - Trên website Trung tâm Kỹ thuật - Thư mời tham gia TNTT Trung tâm Kỹ thuật - Thông tin từ quan chức (như Cục Trồng trọt, Cục An toàn Thực phẩm,…) 6.2.2 Đăng ký tham gia - Phiếu đăng ký tham gia lấy từ nguồn sau: Tải từ website Trung tâm Kỹ thuật 3, Được đính kèm với thư mời tham gia, Được gửi qua email có yêu cầu trực tiếp từ PTN - Gửi Phiếu đăng ký tham gia Ban tổ chức qua email, fax, đường bưu điện - Trên Phiếu đăng ký tham gia phải có dấu cơng ty - Hạn chót nhận đăng ký: thay đổi theo chương trình cụ thể - Dựa Phiếu đăng ký tham gia, Trung tâm Kỹ thuật lập danh sách PTN tham gia để gửi mẫu Lưu ý: - Các PTN HĐP Trung tâm Kỹ thuật sử dụng để kiểm tra độ đồng nhất/ổn định lơ mẫu TNTT tham gia chương trình TNTT trường hợp giá trị ấn định xác định từ PTN tham gia - Trong vòng ngày làm việc, sau gửi Phiếu đăng ký tham gia, PTN nhận xác nhận Ban tổ chức qua email Nếu sau ngày chưa nhận phản hồi từ Ban tổ chức, đề nghị PTN liên hệ lại với Ban tổ chức qua điện thoại 6.2.3 Phí tham gia chương trình TNTT Phí tham gia chương trình TNTT thay đổi theo chương trình cơng bố website thơng báo đến PTN qua thư mời, trước chương trình bắt đầu Thơng tin chung tổ chức chương trình thử nghiệm thành thạo Các PTN tham gia tốn phí tham gia khoảng thời gian từ lúc nhận mẫu TNTT đến trước ban hành báo cáo kết thúc 6.2.4 Yêu cầu PTN tham gia Các PTN tham gia cần đọc kỹ điều khoản quy định sau trước đăng ký tham gia chương trình thử nghiệm thành thạo Trung tâm Kỹ thuật tổ chức - Các PTN tham gia phải cung cấp rõ địa người liên hệ đăng ký Ban tổ chức cung cấp thơng tin cho người liên hệ Nếu có thay đổi thông tin người liên hệ, cần thông báo với Ban tổ chức văn (email fax), có dấu xác nhận cơng ty - Các PTN tham gia phải cam kết bảo đảm tính trung thực kết thử nghiệm, tránh việc giả mạo thông đồng kết Nếu Ban tổ chức phát có dấu hiệu giả mạo, thơng đồng kết quả, kết bị loại khơng xử lý thống kê - Nếu có thay đổi báo cáo kết thúc sau ban hành, Ban tổ chức có thơng báo văn Các trường hợp thay đổi khác so với báo cáo kết thúc gốc mà khơng có thơng báo văn khơng có giá trị 6.3 Sử dụng kết chƣơng trình TNTT Các PTN tham gia sử dụng kết đánh công cụ hỗ trợ cho việc đánh giá lực cải tiến lực Các thông tin báo cáo kết thúc (giá trị ấn định, độ lệch chuẩn chương trình, …) có giá trị cho chương trình đó, có giá trị tham khảo với trường hợp khác Trường hợp kết PTN khơng qn tương thích với kết đối chứng với PTN tham gia khác nên điều tra nguyên nhân có biện pháp khắc phục phù hợp kịp thời Nếu có thắc mắc kết hay cần tư vấn kỹ thuật, PTN liên lạc với Ban tổ chức theo thông tin liên hệ Báo cáo kết thúc