Mẫu Lưu đồ Quy trình quản lý cán bộ

Lưu đồ Quy trình quản lý cán bộ

I LƯU ĐỒ TỔNG

Qui trình tuyển

dụng nhân viên

2.1 Tiếp nhận

nhân viên mới va

Giao nhân nhiệm

vụ

2.2.Theo dõi đánh giá

2.2.2 Điều chỉnh lương công ty

2.2.3 Đề bạt

2.3.2.1 Thanh toán

và QL sổ BHXH

2 3.1.2 Thực hiện Lương nhà nước

2.3.1.1 Làm lương công ty

2.2.8 Kỷ luật

2.2.6 Chuyển công tác

2.2.5Chuyển loại HĐ 2.2.4 Khen thưởng

2.3.2.3Giải quyết các chế độ BHXH

2.3.2 Chế độ BHXH

2.3.3Thực hiện chương trình FPTcare

2.3.2.2 Quản lý thẻ BHYT

Kết thúc Loại gì

Tiếp tục

2.3.1 Thực hiện chế độ lương

2.2.1 xem xét đánh giá KH HTCV

2.3.4 thực hiện chế độ Cổ phiếu

không

có

có

Kế hoạch PT bản thân

II.THÔNG S T NG H P Ố TỔNG HỢP ỔNG HỢP ỢP

Đầu vào

Nhân viên được tuyển

Có đủ trình độ để đáp ứng yêu cầu côngviệc

Đầu ra

- Nhân viên thôi việc - Nhân viên hết thời hạn hợp đồng

- Nhân viên không đáp ứng đượcyêu cầu công việc hoặc vi phạm

kỷ luật mức sa thải

- Nhân viên xin thôi việc

Thông tin đầy đủ, chính xácNhân viên đã hoàn thành các trách nhiệm

cá nhân với Công ty

- Nhu cầu đào tạo Nhu cầu nâng cao trình độ cho

Cán bộ nhân viên để thực hiệncông việc

Phù hợp với công việc được giao và nănglực của nhân viên

Điều kiện thực hiện

Nhân lực - Cán bộ quản lý trực tiếp

- Nắm vững các quy định về công tácTCCB của công ty và các chế độ chínhsách của Nhà nước về người lao động

Tài chính

- Quỹ lương

- Quỹ khen thưởng

- Ngân sách đào tạo

- Quỹ phúc lợi

Được xác định hàng năm

Chỉ tiêu quá trình Độ gắn bó của nhân viên

Đo qua tỷ lệ nhân viên chính thức xin thôi việc/ tổng số nhân viên trung bình chính thức Trong đó: CB cấp 3 trở lên tính trọng số tương ứng tỷ lệ số CB

cấp đó so với số CB cấp 2 của đơn vị

Thông số Mô tả Yêu cầu

III.LƯU ĐỒ VÀ MÔ TẢ CHI TIẾT QUI TRÌNH

Lưu đồ tiếp nhận nhân viên mới và giao nhận nhiệm vụ – 2.1

2.1.4 Bàn giao các công

cụ và trang thiết bị làm việc

Hồ sơ cá nhân Ký HĐ đầu tiên2.1.2.1

2.1.6 Giới thiệu nhân viên mới và giao việc

2.1.2.2

Ký hợp đồng

2.1.1 Kiểm tra và nhận

hồ sơ cá nhân

NV được ký HĐ và giao

việc

2.1.5 Nhận bàn giao các công cụ và trang thiết bị làm việc

2.1.2 Soạn hồ sơ ký hợp đồng đầu tiên

2.1.3 Nhập dữ liệu và lưu trữ hồ sơ

Qui trình tiếp nhận nhân viên và giao nhận nhiệm vụ - 2.1

Bước Người thực

2.1.1 Cán bộ Nhân sự Kiểm tra và nhận hồ sơ cá

nhân

1.Nhân viên mới trong vòng 3 ngày đầu tiên đến nhậnviệc sẽ phải có các hồ sơ, giấy tờ sau:

- Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương

- Bản sao Giấy khai sinh-Giấy khám sức khỏe (có thời hạn trong vòng 06 tháng)

2 CBNS kiểm tra hồ sơ cá nhân của NV mới, nhận vàlập Phiếu Kê khai hồ sơ cá nhân

3 Phiếu được lập thành 02 bản, có đủ chữ ký của bên giao hồ sơ và bên nhận hồ sơ Mỗi bên giữ 01 bản

Phiếu kê khai hồ sơ cá nhân

Có bộ HS

cá nhânđầy đủ của

NV mới vàPhiếu kêkhai hồ sơ

cá nhân

2.1.2 Cán bộ Nhân sự Soạn hồ sơ ký HĐ đầu tiên - Căn cứ vào Thư thông báo trúng tuyển của Phòng

Tuyển dụng, CBNS soạn 01 bộ hồ sơ ký HĐ đầu tiên với NV mới

- HĐ đầu tiên có thể là:

+ HĐ Thử việc+ HĐ Lao động+ HĐ Cộng tác viên

Hồ sơ ký hợp đồng của từng loại như sau :

- 17.02-BM/NS/HDCV/ABC

- 20-BM/TT/HDCV/ABC

- Hồ sơ HĐ CTV20.04-BM/NS/HDCV/ABC v1/018.04-BM/NS/HDCV/ABC

- Hồ sơ HĐ Học việc 1.01-BM/NS/HDCV/ABC v1/13.01-BM/NS/HDCV/ABC v1/02.01–BM/NS/HDCV/ABC v1/0

- Hồ sơ HĐ thử việc 18.02-BM/NS/HDCV/ABC

- Hồ sơ HĐ lao động 4.02-BM/NS/HDCV/ABC5.02-BM/NS/HDCV/ABC16.04-BM/NS/HDCV/ABC v1/0

7.02-BM/NS/HDCV/ABC

Bộ hồ sơđúng biểumẫu, đủthông tin

- Mẫu thông tin bắt buộc.

- Mẫu Hợp đồng lao động chính thức

- Mẫu thông tin bắt buộc

Chú ý: sau khi hoàn thiện hồ sơ ký HĐ thì CBNS lập mẫu Đăng ký mở Account Internet cho nhân viên mới

và chuyển cho Ban Công nghệ Thông tin Sau khi account internet được mở, CBNS thông báo cho nhân viên mới biết.

6.02-BM/NS/HDCV/ABC v2/1

12.02-BM/NS/HDCV/ABC

2.1.2.1 Nhân viên Ký HĐ đầu tiên NV đọc kỹ nội dung HĐ, các phụ lục và ký HĐ đầu

tiên

Quy định về Hợp đồng áp dụng trong Công ty ABC

Hợp đồnglao độngchính thứcđược ký2.1.2.2 Trưởng bộ phận\trưởng đơn vị Ký hợp đồng Trưởng bộ phận\trưởng đơn vị ký HĐ Quy định về Hợp đồng áp dụng trong Công ty ABC

Hợp đồnglao độngchính thứcđược ký

2.1.3 Cán bộ Nhân sự Nhập dữ liệu và lưu trữ hồ sơ

nhân viên

Nhâp dữ liệu vào phần mềm nhân sựLưu trữ hồ sơ vào tủ lưu trữ

Dữ liệunhân viên

đã đượcnhập liệu

Hồ sơđược lưutrữ.2.1.4 Cán bộ hành

- Giới thiệu NV mới với các NV cùng bộ phận\đơn vị

và các bộ phận\đơn vị khác có liên quan

- Giao việc cho NV mới

- Theo dõi đánh giá NV

NV mới nhận lại 01bản HĐ và được phân công công việc

Lưu đồ xem xét đánh giá KH HTCV – 2.2.1

Cần hiệu chỉnh

2.2.1.2.2 Đánh giá và chấm điểm

2.2.1.1.4

Đề nghị hiệu chỉnh

và chấm điểm

2.2.1.1.3 Đối thoại

2.2.1.1.2 Xem xét

2.2.1.1.5 Chấm điểm lại và duyệt

Kế hoạch KD/hoat dong định

kỳ của đơn vị

2.2.1.1.3 Đối thoại

Kế hoạch KD/hoạt động của đơn vị đã được đánh giá và cho điểm

2.2.1.2.1 Bao ve truoc Hoi dong Cty

2.2.1.2.3 Hiệu chỉnh kế hoạch kinh doanh/

hoạt động 2.2.1.1.1

Làm Checkpoint

Xem xét đánh giá kế hoạch hoàn thành công việc - 2.2.1

Đối với NV: là các đối tượng ký HĐ Lao động

- Định kỳ 06 tháng, NV thực hiện lập bản Checkpoint

để tự đánh giá mức độ hoàn thành công việc của mình,

mô tả những kế hoạch làm việc, học tập sắp tới

- Nv tự chấm điểm theo biểu mẫu

- Gửi bản checkpoint cho CB quản lý trực tiếp

2.2.1.1.3 Cán bộ quản lý trực

Trao đổi lại với CB lập checkpoint về các nội dung được kê khai:

- Trao đổi về các kết quả công việc

- Trao đổi các đánh giá, nhận xét về quá trình làm việc, các mặt tích cực cũng như các hạn chế của

CB trong thời gian qua

- Trao đổi về các kế hoạch phát triển bản thân của CB

2.2.1.1.4 Cán bộ quản lý trực tiếp Đề nghị hiệu chỉnh vàchấm điểm

Sau khi hai bên đã thống nhất các ý kiến và quan điểm, CB quản lý trực tiếp đề nghị NV hiệu chỉnh lại bản checkpoint và cho điểm đánh giá

17.04-BM/NS/HDCV/ABC

Bản checkpoint

đã được hiệuchỉnh và chấmđiểm lần 1

2.2.1.1.5 Trưởng bộ phận Chấm điểm lại và duyệt Trưởng bộ phận/đơn vị đánh giá , chấm điểm lại

và phê duyệt checkpoint của NV .17.04-BM/NS/HDCV/ABC

Bản checkpoint

đã được hiệuchỉnh và chấmđiểm lần 2

Đối với trưởng BP

2.2.1.2.1 Trưởng BP Bảo vệ trước Hội đồng

Công ty

Định kỳ 06 tháng/01 lần trưởng bộ phận/đơn vi phải báo cáo tình hình kinh doanh/hoạt động và tình hình sử dụng nguồn nhân lực của bộ phận đồng thời bảo vệ kế hoạch kinh doanh/hoạt động

kỳ tới trước Hội đồng Công ty

02.06/LB

Kế hoạch kinhdoanh định kỳcủa đơn vịđược xây dựng.2.2.1.2.2 Hội đồng Công ty Đánh giá và chấm điểm Đánh giá, phản biện và chấm điểm kế hoạch

kinh doanh/hoạt động

Nếu cần hiệu chỉnh, HĐ Công ty sẽ yêu cầu trưởng bộ phận/trưởng đơn vị hiệu chỉnh lại số liệu và gửi lại Hội đồng để phê duyệt kế hoạch mà

doanh/hoạtđộng định kỳcủa đơn vịđược xem xét

không cần phải tổ chức bảo vệ lại và phê duyệt2.2.1.2.3 Trưởng bộ phận/đơn vị Hiệu chỉnh kế hoạch

kinh doanh/hoạt động

Hiệu chỉnh các thông tin theo yêu cầu của Hội

Kế hoạch kinhdoanh/hoạtđộng đã đượchiệu chỉnh

Lưu đồ điều chỉnh lương và các chế độ đãi ngộ 2.2.2

2.2.2.1

Đề nghị điều chinh luong/ché do Kết quả đánh giá

2.2.2.3 Xem xet

2.2.2.4 duyet

2.2.2.2 Lap ho so

2.2.2.5 Làm thủ tục và Thông báo Nhân viên nhận luong/dai ngo

điều chinh

Qui trình điều chỉnh lương công ty và các chế độ đãi ngộ - 2.2.2

2.2.2.1 Trưởng bộ phận Đề nghị điều chỉnhlương/chế

độ

Căn cứ vào kết quả làm việc của nhân viên, trưởng bộ phận xem xét làm đề nghị điều chỉnh lương/chế độ cho nhân viên theo:

- kỳ tăng lương: 2 kỳ / năm; thực hiện sau 2 kỳ bảo vệ kế hoạch kinh doanh/hoạt động của đơn vị

- kỳ đột xuất: do có thành tích đặc biệt hoặc vi phạm kỷ luật nghiêm trọng dẫn đến buộc phải hạ lương (theo quy trình khen thưởng, kỷ luật)

Danh sáchnhân viêncủa bộphận được

đề nghịđiều chỉnh

2.2.2.2 Cán bộ nhân sự Lập danh sách

Tổng hợp, lập danh sách điều chỉnh lương của toàn Công ty

Danh sách phải có đầy đủ các tiêu chí:

- Họ và tên, bộ phận cán bộ được đề nghị điều chỉnh lương

- Mức lương và chế độ đang hưởng

- Mức lương và chế độ thay đổi

- Lý do thay đổi

- Thời gian thay đổi

Danh sáchnhân viêncủa Công

ty được đềnghị điềuchỉnh

Xem xét toàn bộ danh sách của các bộ phận Đối chiếu với quy định về Chế độ chính sách của Công ty để điều chỉnh các trường hợp đã đề nghị nhưng vượt quá khung, hạn mức,… cho phép Ngoài ra cần có ý kiến về các trường hợp có vấn đề Trao đổi lại với trưởng bộ phận về các trường hợp này

Ký xem xét sau khi đã thống nhất với trưởng bộ phận

Danh sáchnhân viêncủa Công

ty đề nghịđiều chỉnhlương đãđược xemxét

Đối với các trường hợp cán bộ từ cấp 5 trở lên:

- Trưởng đơn vị bảo vệ danh sách trước hội đồng nhân sự tập đoàn

- Hội đồng nhân sự tập đoàn xem xét phê duyệt

Danh sáchnhân viêncủa Công

ty đề nghịđiều chỉnhlương đãđượcduyệt.2.2.2.5 Cán bộ nhân sự Làm thủ tục và thông báo Làm thủ tục để nhân viên hưởng các chế độ điều chỉnh

theo qui định (theo 2.3)

nhân viênnhận

Thông báo để nhân viên tiếp nhận và hưởng lương/chế

độ điều chỉnh

lương/đãingộ điềuchỉnh

Lưu đồ và mô tả qui trình đề bạt – 2.2.3 : Trong STQT LB

Lưu đồ khen thưởng 2.2.4

2.3.4.5 Thực hiện các chế

độ khen thưởng va thong bao

2.3.4.4 Duyệt hồ sơ khen thưởng

Nhân viên có thành tích

2.3.4.3 Xem xét hồ sơ khen thưởng

2.3.4.1

Đề nghị khen thưởng

2.3.4.2 Lập hồ sơ khen thưởng

Nhân viên được khen thưởng

Qui trình khen thưởng - 2.2.4

2.2.4.1 Trưởng bộ phận Đề nghị khen thưởng Căn cứ vào thành tích công tác của nhân viên, trưởng bộ phận đề nghị khen thưởng Có thể yêu cầu bằng lời nói hoặc mail Cán bộ NS nhận đượcthông tin yêu cầu.2.2.4.2 Cán bộ NS Lập HS khen thưỏng Lập mẫu đề nghị khen thưởng, quyết định khen thưởng và trình ký. 15.04-BM/NS/HDCV/ABC 10.04-BM/NS/HDCV/ABC Bộ hồ sơ đúng biểumẫu.2.2.4.3 Trưởng Ban TCCB Xem xét HS khen thưởng Xem xét HS khen thưởng, có các hiệu chỉnh cần thiết và ký xem xét 15.04-BM/NS/HDCV/ABC 10.04-BM/NS/HDCV/ABC mẫu đã được xem xét.Bộ hồ sơ đúng biểu2.2.4.4 Trưởng đơn vị Xem xét và duyệt HS khen thưởng. Xem xét HS khen thưởng và ký duyệt 15.04-BM/NS/HDCV/ABC 10.04-BM/NS/HDCV/ABC Bộ hồ sơ đúng biểumẫu đã được duyệt

2.2.4.5 Cán bộ NS Thực hiện các chế độ khen thưởng

Căn cứ vào nội dung của QĐ khen thưởng, CBNS làm các thủ tục để nhân viên nhận được các chế độ khen thưởng

Chuyển QĐ đến các bộ phận liên quan và đươngsự

Đưa thông tin khen thưởng lên các thông báo nội bộ

Nhập dữ liệu và lưu trữ hồ sơ

Hoàn thành thủ tục đểCBNV có thể nhận cácchế độ

Thông tin khen thưởngđược thông báo trong

hê thống thông tin nội

bộ và được lưu vào dữliệu cá nhân của CBNV.Cán bộ nhân viên Nhân viên được khen thưởng Ký nhận các chế độ khen thưỏng NV được nhận chế độ

Lưu đồ chuyển loại hợp đồng - 2.2.5

2.2.5.5 Duyet va ky HD

Hop dong den han

2.2.5.1 Lạp danh sach và gui TB

2.2.5.2 Xem xet va de nghi

2.2.5.3 Lap HS

2.2.5.4 Xem xet HS

Chuyển loại hợp đồng - 2.2.5

2.2.5.1 Cán bộ nhân sự Lập danh sách và gửi thôngbáo

Cuối hàng tháng, cán bộ nhân sự lọc danh sách các hợp đồng đến hạn được quản lý trên phần mềm và gửi thông báo cho các trưởng bộ phận

2.2.5.2 Trưởng bộ phận Xem xét và đề nghị

1 Xem xét các hợp đồng cần chuyển đổi:

- Đối với các hợp đồng đến hạn theo danh sách cán bộ nhân sự gửi:

+ Nếu vẫn có nhu cầu ký tiếp hợp đồng với người lao động, trưởng bộ phận trao đổi với nhân viên về đề nghị kýtiếp hợp đồng (tham khảo quy định về áp dụng Hợp đồng lao động chính thức trong Công ty ABC)

+ Nếu không có nhu cầu: đề nghị thanh lý hợp đồng và thực hiện các bước của qui trình thôi việc (2.4)

- Đối với các hợp đồng chưa đến hạn nhưng 1 trong hai bên đề nghị chuyển loại HĐ hoặc đề nghị thanh lý HĐ:

Trưởng bộ phận xem xét, trao đổi với nhân viên và thống nhất có thay đổi/ thanh lý HĐ hay không

2 Căn cứ vào hợp đồng đã ký và quy định về áp dụng Hợp đồng lao động chính thức trong Công ty ABC để đề nghị loại hợp đồng tiếp theo (xem xét lại lương, đãi ngộ, cấp cán bộ…) Riêng đối với cán bộ cấp 5, khi có thay đổi

về lương, cấp cán bộ… thì làm tờ trình để Trưởng đơn vị xem xét và xin ý kiến phê duyệt của tập đoàn

3 Báo lại thông tin cho cán bộ nhân sự

Quy định về Hợp đồng laođộng chính thức áp dụngtrong Công ty ABC

2.2.5.3 Cán bộ nhân sự Lập hồ sơ Căn cứ vào đề nghị ký hợp đồng của trưởng bộ phận, cán

bộ nhân sự lập bộ hồ sơ chuyển hợp đồng, cụ thể:

Từ Hợp đồng thử việc sang Hợp đồng thử việc mới

Từ Hợp đồng học việc sang Hợp đồng học việc mới

Mẫu đánh giá hợp đồng thử việc/cộng tác viên/học việc

1.Quy định về Hợp đồng áp dụng trong Công ty ABC

2 Hồ sơ đề nghị ký của từng loại chuyển hợp đồng như sau:

Từ Hợp đồng thử việc sang Hợp đồng thử việc mới

18.02-BM/NS/HDCV/ABC

Từ Hợp đồng cộng tác viên sang Hợp đồng cộng tác viên mới

19.04-BM/NS/HDCV/ABC18.04-BM/NS/HDCV/ABC

Từ Hợp đồng học việc sang

hồ sơ kýHĐ

Mẫu hợp đồng học việcPhụ lục HĐ học việc (nếu có)

Từ Hợp đồng lao động chính thức sang Hợp đồng lao động chính thức mới

Mẫu Đề nghị ký Hợp đồng Phiếu tuyển dụng (sử dụng lại phiếu đã lập từ HĐ LĐ đầu tiên)

Mẫu Hợp đồng lao động chính thức :

Từ Hợp đồng thử việc/cộng tác viên/học việc sang Hợp đồng lao động chính thức

Mẫu Đề nghị ký Hợp đồng Phiếu tuyển dụng

Mẫu Hợp đồng lao động chính thức

Từ Hợp đồng lao động chính thức chuyển sang Hợp đồng cộng tác viên

Mẫu đề nghị thanh lý HĐQuyết định thanh lý Hợp đồng lao động chính thức Biên bản bàn giao (thực hiện bàn giao các nội dung, chế độ mà CVT không có)

Từ Hợp đồng lao động chính thức sang Hợp đồng lao động chính thức mới

4.02-BM/NS/HDCV/ABC5.02BM/NS/HDCV/ABC7.02-BM/NS/HDCV/ABC6.02-BM/NS/HDCV/ABC v2/1

12.02-BM/NS/HDCV/ABC

Từ Hợp đồng thử việc/cộng tác viên/học việc sang Hợp đồng lao động chính thức

19.04-BM/NS/HDCV/ABC4.02-BM/NS/HDCV/ABC5.02BM/NS/HDCV/ABC7.02-BM/NS/HDCV/ABC6.02-BM/NS/HDCV/ABC v2/1

12.02-BM/NS/HDCV/ABC

Từ Hợp đồng lao động chính thức chuyển sang Hợp đồng cộng tác viên

Từ Hợp đồng thử việc/học việc chuyển sang hợp đồng Cộng tác viên

19.04-BM/NS/HDCV/ABC18.04-BM/NS/HDCV/ABC

2.2.5.4 Trưởng banTCCB Xem xét hồ sơ Ký xem xét hồ sơ Có các điều chỉnh khác (nếu có)

hồ sơ ký

HĐ đãđược kýxem xét 2.2.5.5 Trưởng bộ phận

hợp đồngmới

Nhân viên: ký hợp đồng

Lưu đồ chuyển công tác trong đơn vị - 2.2.6

Nhu cầu thuyên chuyển của đơn vị

2.2.6.1

De nghi thuyên chuyển

Đơn xin chuyển công tác

2.2.6.2 Lap HS

2.2.6.3 Xem xet dong y

2.2.6.3 Xem xet dong y

2.2.6.4 Xem xet

2 2.6.5 Phe duyet

2 2.6.6 Bàn giao công việc và tài sản

2 2.6.6 Bàn giao công việc và tài sản

Nhan vien duoc chuyen cong tac

2.2.6.7 Nhập dữ liệu và lưu hồ sơ

Quy trình chuyển công tác trong đơn vị – 2.2.6

Bước Người thực

2.2.6.1 Trưởng BP nơi đi Đề nghị thuyên chuyển

Trưởng bộ phận đề nghị thuyên chuyển khi:

- Do nguyện vọng cán nhân của nhân viên và được sự đồng ý của bộ phận chuyển đi và bộ phận chuyển đến

- Do nhu cầu của đơn vị

- Do nhân viên bị kỷ luật với hình thức chuyển công tác khác

Thông báo cho CBNS làm các thủ tục Hình thức thông báo có thể bằng mail hoặc bằng lời

CBNS nhận được thông tin.

2.2.6.2 Cán bộ nhân sự Lập hồ sơ

Hồ sơ chuyển gồm:

- Mẫu đánh giá nhân viên

- Quyết định thuyên chuyển

- 16.04-BM/NS/HDCV/ABC

- 8.04-BM/NS/HDCV/ABC

Mẫu đánh giá được lập

Mẫu đánh giá được ký Quyết định được ký

Mẫu giấy xác nhận bàn giao

đã được các bên liên quan ký.

2.2.6.7 Cán bộ nhân sự Nhập dữ liệu và lưu hồ sơ -- Cập nhật chương trình quản lý nhân sự.Lưu hồ sơ.

- 12.04-BM/NS/HDCV/ABC v1/1

- 16.04-BM/NS/HDCV/ABC

- 8.04-BM/NS/HDCV/ABC