Trong những năm gần đây, xã hội ngày càng phát triển về khoa học công nghệ, những phương pháp tìm kiếm, xử lý và lưu trữ thông tin truyền thống đã lỗi thời và không đạt hiệu quả cao, kéo theo sự đòi hỏi về việc tìm ra phương pháp mới, con đường mới để quản lý thông tin. Sự đòi hỏi này không chỉ xuất phát từ một bộ phận xã hội mà đây là sự đòi hỏi chung của nhiều ngành nghề kinh doanh, quản lý, khoa học..., vì thông tin chính là yếu tố quan trọng và quyết định đối với một doanh nghiệp. Kinh tế thị trường đang được mở cửa, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày một gay gắt. Việc doanh nghiệp nắm trong tay bao nhiêu thông tin và mức độ quan trọng của những thông tin đó như thế nào cũng có thể quyết định tới sự thành bại của doanh nghiệp trên thị trường. Chính vì điều này nên việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý cho các ngành nghề trở thành một vấn đề quan trọng đối với các doanh nghiệp. Và du lịch cũng không ngoại lệ.Hiện nay, ngành du lịch ở nước ta đang rất phát triển và ngày càng mở rộng cả về quy mô và ảnh hưởng trong thị trường, xã hội. Nước ta nổi tiếng trên khắp thế giới với nhiều kì quan đẹp, số lượng khách du lịch nước ngoài đến nước ta tham quan và du lịch ngày càng tăng. Đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các ngành nghề du lịch: lữ hành, nhà hàng, khách sạn,...đặc biệt đối với những nhà quản lý lữ hành, họ phải đảm bảo chất lượng dịch vụ nhằm phục vụ khách tốt nhất trong suốt quãng thời gian khách du lịch tại Việt Nam, thêm nữa, còn phải thu thập, xử lý các nguồn thông tin từ phía khách hàng, hay đưa ra các quyết định đối với các nhà cung ứng, phân phối... – cả một khối lượng thông tin khổng lồ cần nắm bắt và lưu trữ. Để giải quyết được vấn đề này, việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý là rất đúng đắn và cấp thiết. Việc này đòi hỏi các nhà quản lý phải xây dựng cho công ty của mình một hệ thống thông tin phù hợp, nếu đạt hiệu quả nó sẽ giúp cho công ty quản lý được mọi mặt: quản lý Booking, quản lý thông tin khách hàng, điều phối công việc, đánh giá hiệu quả kinh doanh, dự báo kết quả kinh doanh và hỗ trợ hoạt động marketing nhà cung cấp, đại lý du lịch – doanh nghiệp liên kết...; tiết kiệm được rất nhiều chi phí về thời gian và tiền bạc.Ở Việt Nam cũng đã có rất nhiều doanh nghiệp lữ hành lớn áp dụng phần mềm hệ thống thông tin quản lý vào các hoạt động và tổ chức của doanh nghiệp; còn những doanh nghiệp lữ hành cỡ trung và nhỏ thì chưa thực sự chú trọng vào việc đầu tư cho phần mềm hệ thống thông tin quản lý. Tuy nhiên việc áp dụng của những doanh nghiệp lữ hành lớn này vẫn chưa thực sự đạt hiệu quả cao, vì nhân viên trực tiếp sử dụng vẫn còn khá bỡ ngỡ khi mới đầu tiếp xúc với phần mềm. Do vậy, các nhà quản lý lữ hành cần phải tìm ra cách ứng dụng hệ thống thông tin quản lý tốt hơn hoặc xây dựng một phần mềm mới hiệu quả hơn...Chính vì những nhu cầu về sử dụng một phần mềm hệ thống thông tin quản lý phù hợp với một doanh nghiệp lữ hành, mà chúng tôi sẽ giới thiệu tới mọi người phần mềm Vtranet – một sản phẩm của Công ty phần mềm VINNO. Sau quá trình tìm hiểu về phần mềm, theo chúng tôi đây là một phần mềm hệ thống quản lý tiên tiến và có thể đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của các nhà quản lý du lịch – lữ hành. Dưới đây chỉ là những ý kiến, đánh giá, góp ý cá nhân, với mục đích nhằm phân tích những tính năng cần thiết của một phần mềm quản lý du lịch lữ hành phù hợp, cũng như những mặt vượt trội của phần mềm đó so với những phần mềm hệ thống thông tin khác trên thị trường hiện nay. Từ đó, ta có thể phần nào học hỏi, rút kinh nghiệm để hoàn thiện phần mềm quản lý hiện đang hoặc sẽ sử dụng sau này, để sao cho khi áp dụng phần mềm hệ thống thông tin vào hoạt động kinh doanh của công ty sẽ đạt được hiệu quả cao nhất.Để giúp các bạn dễ dàng nắm bắt được nội dung bài thu hoạch, từ những khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý, đến thực trạng ứng dụng phần mềm thông tin quản lý tại các doanh nghiệp lữ hành Việt Nam nói chung cũng như công ty du lịch Luxury Travel nói riêng, từ đó tìm ra các giải pháp, hướng đi khắc phục, cũng như tìm hiểu về phần mềm Vtranet đang được áp dụng tại công ty du lịch Luxury Travel, chúng tôi đã chia bài thu hoạch thành 3 chương. Cụ thể:Chương I: Tổng quan về hệ thống thông tin quản lýChương II: Thực trạng và giải pháp ứng dụng hệ thống thông tin quản lý tại Công ty du lịch Luxury TravelChương III: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tại công ty du lịch Luxury TravelTrong quá trình hoàn thiện bài thu hoạch, chúng tôi đã tìm hiểu, lấy thông tin từ tập Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý, tìm hiểu những bài tham khảo trên mạng và thu thập những thông tin từ công ty VINNO và công ty du lịch lữ hành Luxury Travel .Vì điều kiện hạn chế trong quá trình tìm hiểu, tổng hợp, chắc chắn bài thu hoạch không thể tránh khỏi những thiếu sót. Nhóm chúng tôi mong sẽ nhận được những ý kiến đóng góp, nhận xét, phê bình của bạn đọc để bài thu hoạch của chúng tôi được hoàn thiện hơn.
TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ DU LỊCH – LỮ HÀNH BÀI THUYẾT TRÌNH MƠN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý Công ty Luxury Travel Lớp: C11B1 Giáo viên hướng dẫn: Vũ Việt Dũng Hà Nội, tháng năm 2016 DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM Nguyễn Hà An Trần Thị Cẩm Anh Trương Phương Anh Nguyễn Hương Lan Trần Trà My Nguyễn Thị Trang Nguyễn Thị Đài Trang MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Trong năm gần đây, xã hội ngày phát triển khoa học cơng nghệ, phương pháp tìm kiếm, xử lý lưu trữ thông tin truyền thống lỗi thời khơng đạt hiệu cao, kéo theo địi hỏi việc tìm phương pháp mới, đường để quản lý thơng tin Sự địi hỏi không xuất phát từ phận xã hội mà đòi hỏi chung nhiều ngành nghề kinh doanh, quản lý, khoa học , thơng tin yếu tố quan trọng định doanh nghiệp Kinh tế thị trường mở cửa, cạnh tranh doanh nghiệp ngày gay gắt Việc doanh nghiệp nắm tay thông tin mức độ quan trọng thơng tin định tới thành bại doanh nghiệp thị trường Chính điều nên việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý cho ngành nghề trở thành vấn đề quan trọng doanh nghiệp Và du lịch không ngoại lệ Hiện nay, ngành du lịch nước ta phát triển ngày mở rộng quy mô ảnh hưởng thị trường, xã hội Nước ta tiếng khắp giới với nhiều kì quan đẹp, số lượng khách du lịch nước đến nước ta tham quan du lịch ngày tăng Đây hội thách thức ngành nghề du lịch: lữ hành, nhà hàng, khách sạn, đặc biệt nhà quản lý lữ hành, họ phải đảm bảo chất lượng dịch vụ nhằm phục vụ khách tốt suốt quãng thời gian khách du lịch Việt Nam, thêm nữa, phải thu thập, xử lý nguồn thông tin từ phía khách hàng, hay đưa định nhà cung ứng, phân phối – khối lượng thông tin khổng lồ cần nắm bắt lưu trữ Để giải vấn đề này, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý đắn cấp thiết Việc đòi hỏi nhà quản lý phải xây dựng cho công ty hệ thống thơng tin phù hợp, đạt hiệu giúp cho cơng ty quản lý mặt: quản lý Booking, quản lý thông tin khách hàng, điều phối công việc, đánh giá hiệu kinh doanh, dự báo kết kinh doanh hỗ trợ hoạt động marketing nhà cung cấp, đại lý du lịch – doanh nghiệp liên kết ; tiết kiệm nhiều chi phí thời gian tiền bạc Ở Việt Nam có nhiều doanh nghiệp lữ hành lớn áp dụng phần mềm hệ thống thông tin quản lý vào hoạt động tổ chức doanh nghiệp; doanh nghiệp lữ hành cỡ trung nhỏ chưa thực trọng vào việc đầu tư cho phần mềm hệ thống thông tin quản lý Tuy nhiên việc áp dụng doanh nghiệp lữ hành lớn chưa thực đạt hiệu cao, nhân viên trực tiếp sử dụng bỡ ngỡ đầu tiếp xúc với phần mềm Do vậy, nhà quản lý lữ hành cần phải tìm cách ứng dụng hệ thống thông tin quản lý tốt xây dựng phần mềm hiệu Chính nhu cầu sử dụng phần mềm hệ thống thông tin quản lý phù hợp với doanh nghiệp lữ hành, mà giới thiệu tới người phần mềm Vtranet – sản phẩm Cơng ty phần mềm VINNO Sau q trình tìm hiểu phần mềm, theo chúng tơi phần mềm hệ thống quản lý tiên tiến đáp ứng đầy đủ yêu cầu nhà quản lý du lịch – lữ hành Dưới ý kiến, đánh giá, góp ý cá nhân, với mục đích nhằm phân tích tính cần thiết phần mềm quản lý du lịch lữ hành phù hợp, mặt vượt trội phần mềm so với phần mềm hệ thống thông tin khác thị trường Từ đó, ta phần học hỏi, rút kinh nghiệm để hoàn thiện phần mềm quản lý sử dụng sau này, để cho áp dụng phần mềm hệ thống thông tin vào hoạt động kinh doanh công ty đạt hiệu cao Để giúp bạn dễ dàng nắm bắt nội dung thu hoạch, từ khái niệm hệ thống thông tin quản lý, đến thực trạng ứng dụng phần mềm thông tin quản lý doanh nghiệp lữ hành Việt Nam nói chung cơng ty du lịch Luxury Travel nói riêng, từ tìm giải pháp, hướng khắc phục, tìm hiểu phần mềm Vtranet áp dụng công ty du lịch Luxury Travel, chia thu hoạch thành chương Cụ thể: Chương I: Tổng quan hệ thống thông tin quản lý Chương II: Thực trạng giải pháp ứng dụng hệ thống thông tin quản lý Công ty du lịch Luxury Travel Chương III: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công ty du lịch Luxury Travel Trong q trình hồn thiện thu hoạch, chúng tơi tìm hiểu, lấy thơng tin từ tập Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý, tìm hiểu tham khảo mạng thu thập thông tin từ công ty VINNO cơng ty du lịch lữ hành Luxury Travel Vì điều kiện hạn chế trình tìm hiểu, tổng hợp, chắn thu hoạch tránh khỏi thiếu sót Nhóm chúng tơi mong sẽ nhận ý kiến đóng góp, nhận xét, phê bình bạn đọc để thu hoạch hồn thiện THAY MẶT NHĨM Nguyễn Hương Lan CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1 THƠNG TIN LÀ GÌ ? Khái niệm Thơng tin liệu phân tích xử lý hay nói cách khác, thơng tin thông báo, tin tài liệu phát từ nguồn đến đối tượng nhận tin nhằm cung cấp hiểu biết cho đối tượng nhận tin 1.2 Q trình truyền đạt thơng tin Thông điệp Giải mã Người nhận Nhiễu tạp Phản hồi thơng tin Phương tiện truyền thơng Hóa mã Người gửi Sơ đồ q trình truyền thơng tin Người truyền đạt: người cá nhân muốn truyền đạt thông tin đến cá nhân khác Những nhà quản trị truyền đạt thông tin cho nhà quản trị khác, cho thân chủ, người quyền, khách hàng việc truyền đạt thông tin tổ chức phương tiện quan trọng để phối hợp công tác phận riêng rẽ Mỗi người truyền đạt có thơng điệp, ý tưởng hay thông tin cần truyền cho người hay nhóm người Để khởi đầu kết thúc q trình truyền đạt thơng tin, người truyền đạt người nhận tin phải nhận thức giải thích thông tin Nhận thức người thông tin quan trọng, nhận thức thực người Bằng chứng quan niệm họ thơng điệp Mã hóa: phạm vi người truyền đạt, q trình mã hóa phải diễn để dịch ý tưởng người truyền đạt thành lí hiệu có hệ thống thể mục đích truyền đạt Hình thức việc mã hóa ngơn ngữ Thơng điệp: kết q trình mã hóa thơng điệp ngơn ngữ hay phi ngơn ngữ.những nhà quản lý có nhiều mục đích cần truyền đạt thơng tin người khác hiểu ý tưởng mình, để hiểu ý tưởng người khác, để ý tưởng chấp nhận để đến hành động Để đạt kết điều cốt yếu thông điệp phải chứa đựng tất việc mà người truyền đạt cho cần thiết để đạt hiệu mong muốn Như thông điệp điều nhân hi vọng truyền đạt hình thức xác thơng điệp phụ thuộc nhiều vào phương tiện sủ dụng để chuyển tải Phương tiện truyền tin: phương tiện tải thông điệp Các tổ chức cung cấp thông tin cho thành viên theo nhiều kênh khác bao gồm việc truyền đạt thông tin trực tiếp, qua điện thoại, họp nhóm, máy tính, ghi nhớ, hệ thống khen thưởng dự báo bán hàng nhiên thơng điệp ngồi ý muốn gửi im lặng hay không hành động vấn đề cụ thể qui định tiêu mục tiêu không cần theo đuổi phương pháp không sủ dụng thứ nhiều hay nhận thấy Giải mã: để làm tốt q trình truyền đạt, thơng tin phải người nhận tin giải mã Giải mã thuật ngữ kỹ thuật trình suy nghĩ người tiếp nhận Vì gắn liền với giải thích Những người nhận tin giải mã thơng điệp dựa theo kinh nghiệm sẵn có thân vào khung tham chiếu Thông điệp giải mã sát với ý đồ người truyền đạt việc truyền đạt thơng tin có hiệu Người nhận tin: việc truyền đạt thơng tin địi hỏi phải có người truyền đạt người tiếp nhận Khi người truyền đạt muốn truyền thông điệp việc giải mã tùy thuộc vào người nhận tin Việc truyền đạt thơng tin có hiệu đòi hỏi người truyền đạt phải dự kiến khả giải mã người tiếp nhận Việc truyền đạt thơng tin có hiệu phải hướng vào gười nhận tin phương tiện truyền tin Phản hồi thơng tin: q trình truyền đạt thơng tin chiều khơng cho phép có thơng tin phản hồi từ người nhận tin đến người truyền đạt Quá trình truyền đạt thơng tin hai chiều phải đảm bảo thơng tin phản hồi Hành vi quản lý không ý đến đối thoại, không lắng nghe người khác dẫn đến tình có khả thơng điệp dự kiến bị méo mó so với thơng điệp nhận Thông tin phản hồi tạo kênh để người nhận tin phúc đáp, cho phép người truyền đạt xác định xem thơng điệp có tiếp nhận đắn khơng có tạo hưởng ứng dự kiến không Yếu tố gây nhiễu: khn khổ q trình truyền đạt thơng tin, yếu tố gây nhiễu nhiều xuất bóp méo thơng điệp dự kiến Yếu tố gây nhiễu có mặt thành tố q trình truyền đạt thơng tin 1.3 Cách truyền đạt thông tin tổ chức - Truyền đạt thông tin xuống (Từ cấp xuống cấp dưới) - Truyền đạt thông tin lên (Từ cấp lên cấp trên) - Truyền đạt thông tin ngang (Giữa nhân viên cấp) - Truyền đạt thông tin chéo (Giữa ban ngành…) 1.4 Vai trị thơng tin - Giúp nhà lãnh đạo lập kế hoạch phát triển - Giúp doanh nghiệp dành ưu cạnh tranh - Là nguồn lực doanh nghiệp 1.5 Đặc trưng thông tin - Thông tin phải gắn liền với q trình quản lý - Thơng tin có tính chất tương đối - Thơng tin mang tính chất định hướng - Mỗi thơng tin có vật mang tin chứa dung lượng tin định 1.6 Yêu cầu thơng tin - Tính kịp thời - Tính đầy đủ, hệ thống tổng hợp - Tính xác cập nhật - Tính pháp lý - Tính hiệu - Tính bảo mật HỆ THỐNG THƠNG TIN LÀ GÌ? Khái niệm Hệ thống thơng tin tổng hợp người, phần cứng, phần mềm, liệu 2.1 mạng truyền thông để thực việc thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin quản lý hoạt động chuyển hóa nguồn liệu thành sản phẩm thơng tin Hay nói cách khác hệ thống thông tin tổng hợp người, công nghệ thông tin thủ tục tổ chức lại để cung cấp thông tin cho người sử dụng chúng 2.2 Vai trị hệ thống thơng tin - Hỗ trợ hoạt động doanh nghiệp - Nâng cao lực định cho nhà quản trị - Tăng cường khả cạnh tranh tổ chức 2.3 Yêu cầu hệ thống thông tin - Độ tin cậy - Tính đầy đủ - Tính thích hợp dễ hiểu - Tính bảo mật - Tính kịp thời 2.4 Phân loại hệ thống thơng tin Phân loại theo đối tượng phục vụ thông tin đầu - Hệ thống xử lý giao dịch (TPS: Transaction Prosessing System) - Hệ thống thông tin quản lý (MIS: Management Information System) - Hệ chuyên gia (ES: Expert System) - Hệ hỗ trợ định (DSS: Decision Support System) 10 • 2.3 Chọn “Phụ trách” Thêm Request: Yêu cầu sản phẩm/dịch vụ Giao diện thêm Request: 34 Chọn “Loại Request”: Inbound, Outbound, Nội địa, Khách sạn, Vé máy bay… Nhập “Người liên hệ”: Khách hàng Nhập “Tên Request”: Yêu cầu khách hàng 35 Chọn “Ngày Request” “Ngày đến hạn” Nhập “Mô tả Request”: Các thông tin chi tiết khách hàng yêu cầu khách hàng 36 Chọn “Phụ trách”: Người lập Request Tình trạng Request (Trạng thái, Nguồn Request) Sản phẩm dịch vụ: • Nhập “Tên sản phẩm/dịch vụ 37 38 • Nhập “Số lượng” sản phẩm/dịch vụ • Nhập “Ngày đi(check-in)” “Ngày về(check-out)” khách Thêm dòng • Danh sách công việc\Nhập “Tên công việc” cần làm • Chọn “Người thực hiện” công việc 39 Chọn “Hạn hồn thành” cơng việc Sau “Lưu liệu” (hoặc “Hủy bỏ” muốn hủy Thêm Request) 2.4 Thống kê Booking: chức tìm kiếm thống kê booking thơng minh, lên nhanh kế hoạch toán Tạo sở hình thành báo cáo cho hoạt động kinh doanh 40 2.5 Lọc tìm Booking: Nhập “Tiêu đề/Mã”, “Từ khóa tìm kiếm”, “Loại dịch vụ”, “Người liên hệ”, “Ngày booking”, “Phụ trách”, “Tình trạng” với Lọc tìm Request 2.6 Thêm Booking: Chuyển “Request” => “Booking” 41 Giao diện thêm Booking Thơng tin chung: • Chọn “Loại Booking”: Inbound, Outbound, Nội địa, Khách sạn, Vé máy bay… • Nhập “Người liên hệ”: Khách hàng 42 • Nhập “Giá trị Booking” • Chọn “Tình trạng”, “Người phụ trách” “Nguồn Booking” 43 Danh sách người sử dụng dịch vụ\Thêm liên hệ: Sản phẩm dịch vụ: 44 • Nhập “Tên sản phẩm/dịch vụ” “Số lượng” “Đơn giá” “Ngày/giờ đi(check in)” “Ngày/giờ về(check out)” … Danh sách cơng việc: • Nhập “Tên cơng việc” “ Người thực hiện” “Hạn hồn thành” … 45 CÔNG VIỆC ĐIỀU HÀNH TOUR Hỗ trợ công tác điều hành Tour, theo dõi trạng kế hoạch bán Tour (bán lẻ gom đồn), kiểm sốt lợi nhuận Tour theo thời gian thực 46 47 THANH TỐN Tổng hợp tốn tức Cân đối tình hình tài Doanh nghiệp dựa kế hoạch khoản thu – chi • In Tour • Quyết tốn thơng tin Tour 48