Các kỹ năng đàm phán

Page of 32 KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN I - Các khái niệm chung Trong kinh doanh, doanh nghiệp muốn đạt kết quả, lợi nhuận cao Ðiều đĩ phụ thuộc nhiều tài ngoại giao, đàm phán, thương thảo hợp đồng nhà kinh doanh thương trường 1- Khái niệm đàm phán: Đàm phán phương tiện để đạt mà ta mong muốn từ người khác Đĩ trình giao tiếp cĩ cĩ lại thiết kế nhằm thỏa thuận ta bên cĩ quyền lợi cĩ thể chia sẻ cĩ quyền lợi đối kháng Francois de Cailere, nhà đàm phán, thương thuyết tiếng Pháp từ năm 1716 khẳng định: "Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải người mềm dẻo cỏ phải cứng rắn khối đá Người đĩ phải cĩ phản xạ ứng xử nhanh nhậy phải người biết lắng nghe, lịch cĩ thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác Song đồng thời phải biết tranh luận, thuyết phục cách biết lộ, đưa thơng tin cĩ vẻ bí mật người khác Nhà đàm phán giỏi cịn phải biết tự chế ngự để thơng tin cĩ vẻ bí mật người khác để tránh bị mắc vào chủ định, chí bẫy đối tác, tránh buột miệng nĩi lời chưa kịp nghĩ khơng bị chi phối định kiến chủ quan - Những nguyên tắc bản: Đàm phán hoạt động tự nguyện Một bên muốn thay đổi tình hình tin cĩ thể đạt Mục đích đàm phán thỏa thuận Khơng phải đàm phán kết thúc thỏa thuận Khơng đạt thỏa thuận cĩ kết tốt Thời gian yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình kết đàm phán Khơng để đàm phán bị phá vỡ hồn tồn Kết mỹ mãn cải thiện tình hình bên Tiến trình bị ảnh hưởng người đàm phán bên - Các phương pháp đàm phán Đàm phán cĩ thể chia làm phương pháp bản: www.vctel.com/www.vanchung.vn Page of 32 Vấn đề Đàm phán mềm Đàm phán cứng Đàm phán nguyên tắc Đối tác Bè bạn Địch thủ Người cộng tác Mục tiêu Đạt thỏa thuận Giành thắng lợi Giải cơng việc hiệu Nhượng Nhượng để tăng tiến quan Yêu cầu bên nhượng hệ Phân tích cơng việc quan hệ để trao đổi nhượng Thái độ Ơn hịa Cứng rắn Ơn hịa với người, cứng rắn với cơng việc Tín nhiệm Tín nhiệm đối tác Khơng tín nhiệm đối tác tín nhiệm khơng liên quan đến đàm phán Lập trường Dễ thay đổi lập trường Giữ vững lập trường Trọng điểm dặt lợi ích khơng lập trường Cách làm Đề xuất kiến nghị Uy hiếp bên Cùng tìm kiếm lợi ích chung Điều kiện để thỏa thuận Nhượng để đạt thỏa Để đạt muốn cĩ Cả bên cĩ lợi thuận chịu thỏa thuận Phương án Tìm phương án đối tác cĩ thể chấp thuận Kiên trì Kiên trì muốn đạt thỏa Kiên trì giữ vững lập trường Kiên trì tiêu chuẩn thuận khách quan Biểu Hết sức tránh tính nĩng nảy Kết Khuất phục trước sức ép Tăng sức ép khiến bên đối tác khuất phục đổ vỡ Tìm phương án mà chấp thuận Vạch nhiều phương án cho bên lựa chọn Thi đua sức mạnh ý chí Căn vào tiêu chuẩn đơi bên khách quan để đạt thỏa thuận Khuất phục nguyên tắc khơng khuất phục sức ép - Các hình thức đàm phán: Do đàm phán trình cĩ tính mục đích nên thực tế cĩ nhiều cách thể để đàm phán Tựu chung lại cĩ thể chia đàm phán theo hình thức thể hiện, gồm đàm phán văn bản, đàm phán gặp mặt đàm phán qua điện thoại Trong kinh doanh, hình thức đàm phán sử dụng phát huy hiệu rõ rệt doanh nhân biết sử dụng chúng nơi, lúc a - Đàm phán văn Các dạng đàm phán văn thường thấy hoạt động kinh doanh là: www.vctel.com/www.vanchung.vn Page of 32 - Hỏi giá: Do người mua đưa khơng ràng buộc người hỏi phải mua - Chào hàng • Chào hàng cố định: Người chào hàng bị ràng buộc với chào hàng thời hạn hiệu lực chào hàng • Chào hàng tự do: Người chào hàng kh ng bị ràng buộc với chào hàng - Đổi giá: Đổi giá xảy bên từ chối đề nghị bên đưa đề nghị Khi đĩ đề nghị trở thành chào hàng làm cho chào hàng cũ hết hiệu lực - Chấp nhận Một chấp nhận cĩ hiệu lực phải đảm bảo: - Hồn tồn, vơ điều kiện - Khi chào hàng cịn hiệu lực - Do người chào hàng chấp nhận - Được truyền đạt đến tận người chào hàng - Xác nhận: Là việc khẳng định lại điều thỏa thuận cuối bên để tăng thêm tính chắn phân biệt với đàm phán ban đầu b- Đàm phán gặp mặt điện thoại * Bắt tay Bắt tay gặp mặt chia tay ngày địa điểm bày tỏ chúc mừng người khác Các nguyên tắc bắt tay thơng dụng: - Người chìa tay trước: Phụ nữ, người lớn tuổi,người cĩ chức vụ cao, chủ nhà - Cần tránh: đeo găng tay, bĩp mạnh, cầm tay hờ hững, lắc mạnh, giữ lâu - Mắt nhìn thẳng, tập trung, nét mặt vui vẻ www.vctel.com/www.vanchung.vn Page of 32 - Giới thiệu Giới thiệu trẻ với già, người địa vị xã hội thấp với người địa vị xã hội cao,nam với nữ, khách với chủ… * Trao nhận danh thiếp Khi trao danh thiếp cần ý: - Đưa mặt cĩ chữ dễ đọc - Khơng cầm hộp đựng danh thiếp để trao - Đưa hai tay - Vừa đưa vừa tự giới thiệu họ tên - Trao cho tất người cĩ mặt Khi nhận danh thiếp cần ý: - Nhận tay với thái độ trân trọng, tránh hờ hững, tránh vồ vập - Cố gắng nhớ tên chức vụ người trao cất - Trao danh thiếp Nếu khơng cĩ phải xin lỗi, hẹn lần sau * Ứng xử với phụ nữ Luơn tỏ quan tâm, săn sĩc, tơn trọng giúp đỡ Ví dụ - Lối hẹp, nhường phụ nữ trước - Chỗ khĩ đi, phải trước mở đường - Phải để phụ nữ chủ động khốc tay chỗ quãng đường khĩ - Lên cầu thang, phụ nữ trước, xuống cầu thang phụ nữ sau - Kéo ghế mời phụ nữ ngồi - Muốn hút thuốc phải xin lỗi www.vctel.com/www.vanchung.vn Page of 32 - Khơng chạm vào người phụ nữ chưa phép, phụ nữ quyền chạm vào nam giới mà khơng cần xin phép * Thăm hỏi Nếu muốn thăm hỏi, cần báo trước xin thăm hỏi Nếu tặng hoa tặng tận tay, tặng quà để bàn Đến hẹn * Tiếp chuyện Trong phịng khách xếp ghế nệm dài, chủ nhà bên trái, khách bên phải, người khác ngồi ghế theo thứ tư theo vị trí xuất hay tuổi tác Khơng rung đùi hay nhìn ngang liếc dọc, khơng lấy thứ xem chủ nhà khơng giĩi thiệu * Điện thoại - Người gọi tự giới thiệu ai? Ở đâu? Lý gọi? - Người nhận thể sẵn lịng nghe - Hãy mỉm cười nĩi chuyện điện thoại - Khi cần giữ máy, chứng tỏ cầm máy.Nếu cần giữ lâu yêu cầu người gọi xem cĩ thể gọi lại cho họ khơng? - Sẵn sàng ghi chép điện thoại - Để người gọi kết thúc nĩi chuyện - Những lỗi thơng thường đàm phán Bước vào đàm phán với đầu ĩc thiếu minh mẫn Khơng biết đối tác người cĩ quyền định Khơng biết điểm mạnh sử dụng nĩ Bước vào đàm phán với mục đích chung chung Khơng đề xuất quan điểm lý lẽ cĩ giá trị Khơng kiểm sốt yếu tố tưởng khơng quan trọng thời gian trật tự vấn đề Khơng bên đưa đề nghị trước Bỏ qua thời gian địa điểm vũ khí đàm phán Từ bỏ đàm phán dường đến chỗ bế tắc www.vctel.com/www.vanchung.vn Page of 32 10 Khơng biết kết thúc lúc Những điểm để tránh lỗi thơng thường 10 11 12 Khơng ngắt lời bên Nĩi tích cực nghe Đặt câu hỏi mở cĩ mục đích dể tạo hiểu biết Sử dụng giải, bình luận hài hước tich cực Sử dụng viêc ngừng đàm phán để kiểm sốt nội Lập mục tiêu rõ ràng, cụ thể thực tế trước đàm phán Tĩm tắt thường xuyên Liệt kê điểm cần giải thích điểm hiểu Tránh dùng ngơn ngữ yếu Khơng trích bên Tìm điểm chung bên để đến thỏa thuận Tránh chọc tức Tránh đưa nhiều lý cho đề nghị Tránh bộc lộ cảm xúc bột phát, khiển trách, cơng kích hay chế nhạo cá nhân - Các nguyên tắc dẫn đến thành cơng đàm phán Ấn tượng ban đầu Khơng nên đối đầu với đối tác đàm phán yêu cầu địi hỏi Trước hết phải tạo khơng khí tin cậy, dễ chịu vài câu nĩi mang tính cá nhân cử thái độ vui vẻ, dễ chịu Bạn luơn nhớ khơng cĩ bội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu Sau đĩ bạn bắt đầu nĩi chủ đề nội dung mà bạn định đàm phán, thương thuyết với đối tác Chú ý tới cử chỉ, thái độ động tác thể đàm phán Ít nửa thơng tin định truyền đạt đàm phán thơng qua tiếp nhận qua cử chỉ, thái độ động tác thể bạn phần ba thơng tin tiếp nhận thơng qua tiếng nĩi, giọng điệu cách nĩi người đàm phán Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở nhanh chĩng tạo nên thiện cảm từ phía đối tác đàm phán ý thức đánh giá cao, coi trọng đối tác người đám phán thể cách thể hiện, giọng điệu cách nĩi Chỉ cĩ thể đàm phán thuyết phục thành cơng tự người đàm phán khơng cĩ ý thức cảm giác đĩng kịch với đối tác Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán luơn luơn bám sát theo đuổi mục tiêu suốt trình đàm phán Người khơng biết rõ muốn thường đạt kết mà khơng mong muốn Vì vậy, trước vào đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối thành mục tiêu nhỏ mà phải trao đổi với đối tác đạt kết Nếu www.vctel.com/www.vanchung.vn Page of 32 cĩ nhiều mục tiêu cụ thể luơn theo đuổi mục tiêu trình đàm phám kết cuối đàm phán chĩng đạt Người đàm phán tốt phải biết rèn cho cĩ khả lắng nghe đối tác nĩi Người ta nĩi người thắng người biết nghe Chỉ cĩ thật quan tâm ý lắng nghe đối tác đàm phán với nĩi gì, muốn người đĩ cĩ phản ứng, lý lẽ phù hợp cĩ lợi cho Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ họ Xem họ cĩ biểu trạng thái hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội khơng Cũng cĩ thể đối tác đàm phán muốn lơi kéo, hút hướng khác tìm cách khai thác thêm thơng tin Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ cách khơn khéo, linh hoạt Đừng nĩi vấn đề cĩ quan điểm khác mà nên nĩi nghĩ muốn nhấn mạnh thêm điểm Ðừng nĩi thẳng đối tác cĩ cách nhìn nhận sai lầm mà nên nĩi đĩ cách nhìn nhận thử lật lại vấn đề lần xem Ðừng nĩi hàng hĩa, dịch vụ rẻ rẻ thường đem lại ấn tượng hay suy diễn khơng tốt chất lượng Khi tranh cãi, đàm phán giá đừng nĩi: khơng đạt kết đàm phán nên chuyển hướng Trước tiếp tục đàm phán giá cả, nên trao đổi xem xét thêm chất lượng, hình thức hàng hố, phương thức tốn, Nếu đối tác bị ấn tượng vấn đề giá khơng cịn gay cấn tiếp tục đàm phán Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay nĩi nhiều Người hỏi nhiều người đĩ cĩ lợi thế, khơng thơng tin mà tâm lý, tính chủ động đàm phán Những câu hỏi hợp lý khéo léo chứng minh cho đối tác luơn luơn lắng nghe, quan tâm đến điều họ nĩi Chính thời gian lắng nghe bạn cĩ thể phân tích, tìm hiểu động cơ, ý muốn đối tác đàm phán Tùy trường hợp cĩ thể đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp Câu hỏi trực tiếp thường đặt bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách hai bên đàm phán cĩ nhiều thơng tin trước thật bắt đầu đàm phán Các câu hỏi gián tiếp cĩ thể câu hỏi đĩn đầu, thường sử dụng giai đoạn sau đàm phán thương thuyết Khi cần làm rõ hay khẳng định điều gì, nên đặt câu hỏi cho đối tác cần trả lời cĩ hay khơng Tất nhiên phải thận trọng đặt nhiều câu hỏi loại gây cho đối tác cảm giác bực mình, khĩ chịu Người đàm phán cần phải biết cĩ thể phép tới đâu, tự đàm phán tới giới hạn Ðâu điểm thấp mà cĩ thể chấp nhận Ðâu điểm khơng thay đổi theo hướng cĩ lợi cho đối tác Biết giới hạn đàm phán, tức biết thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán chuyển hướng, tìm phương án giải khác Khơng phải đàm phán thương thuyết thương mại dẫn đến ký kết hợp đồng thương mại Người cĩ khả đàm phán tốt phải www.vctel.com/www.vanchung.vn Page of 32 người cĩ đủ dũng cảm đốn khơng chịu ký kết hợp đồng kinh doanh cĩ thể gây bất lợi cho Ðể đàm phán thành cơng, khơng nên thực cứng nhắc theo nguyên tắc "được ăn cả, ngã khơng" Ðể thành cơng đàm phán kinh doanh, cần cĩ ý thức, tư sẵn sàng thoả hiệp cần thiết Cĩ "một mĩn quà nhỏ", nhường nhịn, chấp nhận nhỏ cho đối tác cĩ thể đem lại cho bạn hợp đồng kinh doanh béo bở Ðàm phán kinh doanh trình thường xuyên phải chấp nhận "cho nhận"; phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận chờ đợi Ðừng nên để xuất cảm giác lộ liễu cĩ người thắng người thua sau đàm phán kinh doanh, bạn cịn tiếp tục kinh doanh với đối tác đĩ Kết đàm phán hai bên cĩ lợi, trao đổi tự nguyện hai bên Vì vậy, đàm phán khơng ý cứng nhắc chiều quyền lợi, mục đích riêng bên mà phải ý đến nhu cầu bên Ðể tránh cho hiểu lầm vơ tình hay hữu ý để tránh nội dung đàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận điểm trao đổi, thống hai bên trước chuyển sang nội dung đàm phán Làm điều đĩ tức nhà đàm phán chủ động điều tiết buổi thương thuyết Những điểm chưa rõ cĩ thể giải nhắc lại Nếu khéo léo nhà thương thuyết cĩ thể đưa hướng giải cho điểm nội dung đàm phán Thực việc nhắc lại tĩm tắt nội dung đàm phán giúp cho nhà thương thuyết luơn luơn khơng xa rời mục tiêu đàm phán, trình đàm phán trở nên cĩ hệ thống, sở cho lần đàm phán 7- Những điều cần tránh để đàm phán khơng thất bại Nĩi nhỏ: Nếu nĩi nhỏ đàm phán làm đối tác khơng tập trung cĩ thể dẫn đến hiểu lầm Vì cần phải nĩi đủ nghe rõ, ngắn gọn nên nĩi chậm lúc bình thường Như đối tác cĩ thời gian để nghe, tiếp nhận hấp thụ thơng tin, lý lẽ mà nhà đàm phán muốn truyền đạt Khơng nhìn vào mắt đối tác đàm phán: gây cảm giác khơng thiện cảm, khơng tin tưởng, chí gây nghi ngờ từ phía đối tác, nhìn vào mắt đối tác đàm phán, vừa thể tự tin, quan tâm vừa đem lại tin cậy cho đối tác Khơng cĩ kế hoạch cụ thể: Cuộc đàm phán khơng cĩ kế hoạch cụ thể định trước khơng đem lại kết mong muốn Nếu cĩ nhiều nội dung, lĩnh vực đàm phán cần phải phân loại, xếp trước để tránh lẫn lộn đàm phán www.vctel.com/www.vanchung.vn Page of 32 Khơng thơng báo trước nội dung đàm phán thỏa thuận lịch đàm phán với đối tác: Điều cĩ thể làm cho buổi đàm phán thương thuyết thất bại nhiều thất bại với lý đáng buồn nhầm nội dung đàm phán hay phía cơng ty đối tác cử nhầm người đàm phán khơng rõ nội dung đàm phán Ðể cho đối tác nhiều tự do, quyền chủ động đàm phán: Nếu đối tác nĩi nhiều người đàm phán nên chủ động, khéo léo, cắt ngang hay đổi hướng câu hỏi hợp lý để quay nội dung đàm phán Cĩ nhiều trường hợp đối tác lợi dụng gặp gỡ đàm phán để quảng cáo, đàm phán bán mặt hàng hồn tồn khác Ðưa hết tất thơng tin, lý lẽ trình bày thuyết phục từ đầu buổi đàm phán: Như vậy, chẳng khác nhà đàm phán "bắn hết đạn" từ lúc đầu mà khơng hiệu Hãy sử dụng thơng tin, lý lẽ thuyết phục cho nội dung hay thắc mắc tìm hiểu đối tác Nên nhớ đối tác cần cĩ thời gian để tiếp nhận, "tiêu hố" thơng tin trước bị thuyết phục để đến thống đàm phán Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác: Ðiều đĩ làm cho đối tác cĩ lý khẳng định ý kiến phản đối hay nghi ngờ họ từ đĩ gây định kiến suốt trình đàm phán Vì vậy, cần phải hỏi lại thắc mắc đối tác kiên nhẫn trả lời tất lý lẽ thơng tin Khơng chuẩn bị trước giới hạn cần thiết đàm phán: Ðiều hạn chế nhiều phạm vi đàm phán khơng thể cĩ linh hoạt nhân nhượng chừng mực cĩ thể Và thế, khơng gây thất bại cho lần đàm phán thương thuyết mà cịn tạo định kiến báo trước thất bại cho lần đàm phán sau Người đàm phán tìm cách áp đảo đối tác: Người đàm phán giỏi khơng tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt người thể tinh thần học hỏi đàm phán Khơng nên cĩ lời lẽ, cử mang tính áp đảo gây cảm tình, khĩ chịu cho đối tác II - Chuẩn bị đàm phán - Đánh giá tình hình: a - Thu thập thơng tin thị trường www.vctel.com/www.vanchung.vn Page 10 of 32 - Luật pháp tập quán buơn bán - Đặc điểm nhu cầu thị trường - Các loại thuế chi phí - Các nhân tố trị xã hội - Các điều kiện khí hậu, thời tiết b - Thu thập thơng tin đối tượng kinh doanh Đối tượng kinh doanh cĩ thể hàng hĩa, dịch vụ, nhà đất, … cần tìm hiểu đầy đủ thơng tin nĩ, chẳng hạn: - Cơng dụng đặc tính - Xu hướng biến động cung cầu, giá - Các tiêu số lượng, chất lượng c - Thu thập thơng tin đối tác - Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động khả - Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, người cĩ quyền định - Lịch làm việc: Nếu nắm lịch làm việc bên kia, cĩ thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép - Xác định nhu cầu, mong muốn đối tác Sơ định dạng đối tác Ví dụ: Trong đàm phán mua bán, cĩ thể tạm chia khách hàng thành loại sau: Khách hàng trọng giá Là khách hàng tìm cách mua với giá thấp với chất lượng mức tối thiểu Họ khơng chấp nhận giá cao để đổi lấy chất lượng cao Khách hàng trọng giá trị: www.vctel.com/www.vanchung.vn Page 18 of 32 Loại câu hỏi: - Câu hỏi mở để đạt thơng tin khái quát liên quan đến vấn đề cĩ liên quan - Câu hỏi thăm dị để gợi thêm thơng tin - Câu hỏi đĩng để xác minh điểm định kiện để nhận câu trả lời đơn giản cĩ khơng - Câu hỏi giả thiết để khai thác ý kiến bên vấn đề định 1.2 Kỹ thuật đặt câu hỏi - Khơng đặt nhiều câu hỏi đĩng trừ khơng cần thiết - Đặt câu hỏi yêu cầu trả lời số liệu, khơng nên yêu cầu trả lời giải pháp - Ngữ điệu câu hỏi trung tính va thái độ bình tĩnh Nhưng cơng kích lớn tiếng áp đặt khơng mang lại đáp ứng tích cực - Nếu định lấy thơng tin khĩ moi hỏi, đặt loạt câu hỏi mềm mỏng trước để tự động hĩa câu trả lời bên kia, sau đĩ đặt câu hỏi Im Lặng Sự im lặng đàm phán cĩ ý nghĩa: - Buộc bên tiếp tục phát biểu - Báo hiệu nĩi đủ - Thể bất bình khơng chấp nhận quan điểm bên - Thể thất vọng - Im lặng khoảng thời gian ngắn sau số câu nĩi cịn cĩ tác dụng thu hút ý bên - Im lặng cịn thể miễn cưỡng Lắng nghe: Lắng nghe đàm phán để: www.vctel.com/www.vanchung.vn Page 19 of 32 - Thể tơn trọng ta thỏa mãn nhu cầu tự trọng bên làm cho quan hệ hai bên gắn bĩ hơn, đàm phán thuận lợi - Phát mâu thuẫn, thiếu quán quan điểm, lập luận bên - Phát điểm then chốt cĩ giá trị (bối cảnh, thời gian, quyền lợi nhu cầu bên kia…) để đốn trung thực lời nĩi phái bên - Biết bên thực hiểu vấn đề chưa Muốn lắng nghe cĩ hiệu cần: - Loại bỏ tất cĩ thể phân tán tư tưởng - Phát tín hiệu thể lắng nghe - Bộc lộ thái độ chia sẻ - Sử dụng câu từ, bơi trơn - Hãy lắng nghe cách nĩi - Khơng cắt ngang - Khơng phát biểu giúp (nĩi leo) bên gặp khĩ khăn diễn đạt - Nhắc lại giải điều mà phía bên vừa nĩi để kiểm tra lại tính xác để đọng lại - Khơng vội phán - Yêu cầu giải thích điểm chưa rõ - Sử dụng cầu nối để chuyển sang chủ đề - Ghi chép để vạch điểm Quan sát 4.1 Diện mạo: www.vctel.com/www.vanchung.vn Page 20 of 32 Quan sát diện mạo phải cẩn thận cĩ thể bị nhầm lẫn Do đĩ phải dùng kinh nghiệm, linh cảm thơng tin thu thập bên để cĩ cách hành động Nĩi chung việc cảm nhận qua diện mạo dùng để tham khảo 4.2 Thái độ: Nếu bên cĩ thái độ kiêu ngạo đàm phán diễn khơng khí đối địch, cĩ thái độ thân thiện, thẳng thắn đàm phán diễn tinh thần hợp tác giải vấn đề Tuy nhiên khơng nên tin vào giả thiết thái độ từ ban đầu thái độ họ biến đổi theo tình hình đàm phán 4.3 Cử chỉ: • Nghe chăm chú, thể hiện: - Mở mắt to lanh lợi - Khuynh hướng đổ phía trước - Bàn tay mở cánh tay duỗi • Thủ thế, thể - Mở mắt lanh lợi - Tư thẳng đứng - Cánh tay chân chéo - Nắm chặt tay • Thất vọng, thể - Bàn tay nắm chặt - Xoa gáy - Nhìn lối bên ngồi • Chán ngán, thể www.vctel.com/www.vanchung.vn Page 21 of 32 - Khuynh hướng ngả sau - Nhìn đồng hồ - Vẽ nguệch ngoạc gõ ngĩn tay • Tin tưởng, thể - Cử thư giãn cởi mở - Ngồi thẳng • Dối trá, thể - Ít tiếp xúc mắt - Đột ngột thay đổi độ cao giọng nĩi - Che miệng nĩi Phân tích lý lẽ quan điểm Khi phân tích nên nhìn vào: - Những nhầm lẫn bỏ sĩt thực tế - Thiếu logic - Sử dụng thống kê cĩ chọn lọc - Những cơng việc ẩn dấu - Xuyên tạc điều ưu tiên - Trả lời câu hỏi • Khơng trả lời nếu: - Chưa hiểu câu hỏi - Phát câu hỏi khơng đáng trả lời www.vctel.com/www.vanchung.vn Page 22 of 32 • Kéo dài thời gian suy nghĩ: khơng nên trả lời bên đặt câu hỏi Nêu lý chưa trả lời • Cĩ thể trả lời cách - Trả lời phần - Chấp nhận cắt ngang câu trả lời - Cử thể khơng cĩ để nĩi - Trả lời mập mờ, khơng khẳng định mà phủ định - Hỏi đằng trả lời nẻo - Buộc phía bên tự tìm câu trả lời V - Thương lượng Truyền đạt thơng tin • Năm nguyên tắc truyền đạt thơng tin: - Truyền đạt thơng tin trình chiều - Biết xác giá trị mà muốn nĩi - Nĩi thường quan trọng nĩi - Quan sát bên nĩi với họ - Cách bố cục câu nĩi cĩ định hướng tác động mạnh mẽ đến đối thủ • 12 lời khuyên để tạo bố cục câu nĩi cĩ sức thuyết phục hơn: - Sử dụng lý lẽ mặt - Rút kết luận - Ngơn ngữ diễn đạt lý lẽ rõ ràng, khúc chiết - Những tính từ kích động, động từ mạnh www.vctel.com/www.vanchung.vn Page 23 of 32 - Sự suy rộng - Tạo lý lẽ phù hợp với người nghe - Ngắn gọn đơn giản Trình bày số liệu - Đưa lý - Lý lẽ mạnh - Những câu hỏi mở ( Tại sao? Ở đâu? Khi nào?) câu hỏi giả thiết (cái gì….nếu…?) - Logic mạch lạc - Ý kiến kết luận Thuyết phục - Hướng người định - Nêu lợi ích phía bên họ chấp thuận - Nêu hậu phía bên họ khơng chấp thuận - Dẫn chứng xác nhận bên thứ - Khuyên bảo gợi ý: Ví dụ : Đặt vào tình bên - Đề nghị giá trọn gĩi - Đề nghị giá số lẻ: Gây cảm tưởng thấp đáng kể so với giá thực tế - Giữ thể diện cho bên Đối phĩ với thủ thuật bên - Sắp xếp chỗ ngồi: Sắp xếp chỗ ngồi cho ta quan sát nhiều cử chỉ, thái độ đối thủ - Quan sát: Khơng bỏ qua chi tiết đối thủ www.vctel.com/www.vanchung.vn Page 24 of 32 - Lảng tránh: Khi khơng muốn trực tiếp bàn bạc, thương lượng vấn đề - Đe dọa: Nhằm gây sức ép buộc đối thủ nhanh chĩng chấp nhận - Phản bác: Đưa luận chứng minh đề nghị bên vơ lý - Đưa đề nghị cuối cùng: Gây sức ép tâm lý gửi tới đối thủ thơng điệp “chấm dứt đàm phán” - Giận thù địch - Địi mức giá phải + So sánh với mức giá khứ + So sánh với giá nơi khác + So sánh với nhà cung cấp khác + So sánh với giá hàng hĩa khác + Nêu quan hệ giá chất lượng - Nhượng - Câu giờ/ kéo dài thời gian - Tự đề cao - Lấn tới - Người tốt- kẻ xấu - Biết thành chuyện - Động tác giả - Lộ thơng tin: Cố tình để lộ thơng tin - Chuyển trọng tâm - Chia để trị www.vctel.com/www.vanchung.vn Page 25 of 32 - Xoa trước đánh sau - Leo thang thẩm quyền - Bao nhiêu - Nhượng Nhượng thay đổi quan điểm trước đĩ mà bạn giữ bảo vệ cách cơng khai Nhượng bắt buộc phải cĩ luơn trơng đợi đàm phán 4.1 Trước đưa nhượng Trước đưa nhượng cần đặt vấn đề: - Cĩ nên thực hay khơng? - Nên nhượng bao nhiêu? - Sẽ trả lại gì? 4.2 Kỹ thuật nhượng - Nhượng nhỏ - Nhượng cĩ điều kiện - Nhượng cĩ lý - Diễn đạt từ ngữ thành ngữ mà bên sử dụng Phá vỡ bế tắc 5.1 - Nguyên nhân bế tắc Bế tắc cĩ thể xảy số nguyên nhân sau: - Chưa hiểu biết lẫn - Cả hai bên cĩ mục tiêu khác xa - Một bên nhầm lẫn kiên với cứng nhắc quan điểm lập trường khơng nhượng để giữ cho đàm phán tồn www.vctel.com/www.vanchung.vn Page 26 of 32 - Vì chiến thuật thận trọng đàm phán để bắt ép phía bên xem xét lại quan điểm họ nhượng 5.2 Xử lý bế tắc - Quay trở lại thơng tin thu tạo hiểu biết để tạo thêm lựa chọn bổ sung Cĩ thể cĩ vấn đề quan trọng chưa nêu ra: - Tìm phương án khác đề đạt mục đích - Thơng báo cho phía bên hậu khơng đạt giải pháp - Chuyển sang thảo luận vấn đề khác quan trọng bên cĩ thể thỏa thuận - Nhượng điểm đĩ khơng quan trọng - Tạo thời gian ngừng đàm phán để suy nghĩ vấn đề đàm phán lại sau đĩ Đưa yêu cầu cần thơng tin bổ xung - Chuyển từ đàm phán song phương sang đàm phán đa phương thơng báo cho đối tác biết việc - Sử dụng người thứ ba: yêu cầu người ngồi hành động người hịa giải, người dàn xếp hay người trọng tài - Bỏ bàn đàm phán để bên liên hệ lại Sử dụng khi: + Phía bên khơng muốn ký kết thỏa thuận + Bên muốn ký kết thỏa thuận mà ta khơng chấp nhận + Bên đưa thỏa thuận mà ta khơng dự kiến + Khi cĩ số liệu cung cấp khiến cho việc đên thỏa thuận khơng cịn cĩ lợi với ta VI - Kết thúc đàm phán Khi bạn cảm thấy việc đàm phán đạt thỏa thuận chủ yếu, bạn cĩ thể kết thúc cơng việc sau: Hồn tất thỏa thuận www.vctel.com/www.vanchung.vn Page 27 of 32 Để tránh bất ngờ khĩ chịu, trước ngừng vịng đàm phán cuối cùng: - Làm cho dễ hiểu điều kiện thảo thuận - Tự hỏi câu hỏi: Ai đạt gì, nào? - Lập thỏa thuận thành văn Rút kinh nghiệm Hãy tự hỏi câu hỏi sau: - Mình cĩ hài lịng với kết đàm phán khơng? - Ai người đàm phán cĩ hiệu nhất? - Ai nhường nhịn nhất? sao? - Những chiến lược hành động hữu hiệu cho đàm phán nhất? - Những hành động cản trở đàm phán? - Mình tin cậy phía bên chưa? Điều ảnh hưởng đến cảm nhận nhất? - Thời gian sử dụng nào? Liệu cĩ thể sử dụng nĩ tốt khơng? - Các bên lắng nghe lẫn nào? Ai nĩi nhiều nhất? - Những giải pháp sáng tạo cĩ đề nghị khơng? điều xảy với chúng? - Mình hiểu thấu đáo vấn đề ẩn dấu vấn đề cĩ liên quan đến bên khơng? Phía bên liệu cĩ hiểu khơng? - Sự chuẩn bị cĩ thích đáng khơng?Nĩ ảnh hưởng đến đàm phán nào? - Những lý lẽ nào, mạnh phía bên nêu Họ tiếp thu ý kiến lý lẽ nào? - Những điểm mà học từ đàm phán này?Mình làm khác lần đàm phán tới? VII - Văn hĩa đàm phán kinh doanh quốc tế www.vctel.com/www.vanchung.vn Page 28 of 32 1- Những lưu ý đàm phán với văn hĩa khác: - Tìm hiểu khác biệt văn hĩa người bạn định đàm phán - Đề phịng đưa nhận định chủ quan văn hĩa - Những phong cách chiến lược chiến thuật cần đàm phán làm cho thích nghi với người, vấn đề hồn cảnh - Ngơn ngữ vấn đề quan trọng để liên kết văn hĩa người đàm phán, nĩ cĩ thể rào cản - Cẩn thận ngơn ngữ cử ý nghĩa kèm theo - Với văn hĩa khác cần cĩ kiểu đàm phán khác Một số khác biệt văn hĩa phương đơng phương Tây Vấn đề Phương Tây Phương Đơng Phong tục Chú trọng tới quyền, mục đích, ý muốn Chú trọng tới tính cộng đồng, riêng coi tập quán riêng người phần chung Đổi Coi trọng ý nghĩ mới, cách thực tốt Coi trọng phong tục, tính kế thừa trì cấu cơng việc làm trúc xã hội Năng động Cĩ tính động cao Khơng cần thiết Ít động Những người đồng kinh doanh phải cĩ mối quan hệ cá nhân đậm đà cĩ khuynh hướng buơn bán với lâu dài vững coi tiền đề cho giao thường khoan dung cho khuyết điểm dịch người (ở mức độ định) Diễn cảm Mạnh dạn biểu cảm xúc cách tự Thường hay bộc lộ cảm xúc mạnh nơi cơng cộng nhiên Đối chất Việc thách thức, đối chất ngạo mạn Hợp tác đạt mục tiêu chung tránh hành vi làm điều thuộc chất nhiều mặt mối quan hệ Mất uy tín Sau thua trận ( uy tín), cĩ thể “Mất mặt” điều xấu tổn hại tới hành động bình thường cơng việc sau Quan điểm Việc định cĩ khuynh hướng dựa vào Việc định cĩ xu hướng vào trực giác số tính hợp lý dựa sở số liệu liệu tổng quát Cách suy Bắt đầu từ việc quan sát vật xung quanh Bắt đầu với nguyên lý chung hành động www.vctel.com/www.vanchung.vn Page 29 of 32 nghĩ thận trọng rút nguyên lý hành gắn vào tình Đĩ kiểu suy nghĩ động cho tình cụ thể Đĩ kiểu “ từ xuống” suy nghĩ “từ lên” Người đàm Người đàm phán thường ủy viên Người chủ cơng ty thường người đàm phán phán điều hành cơng ty Tập trung Một nhà kinh doanh thường cĩ việc Hướng suy nghĩ vào mục tiêu Họ khác đầu kết hợp với việc đàm nghĩ giao dịch phán Thời gian Thời gian mối bận tâm chủ yếu Cơng việc đạt kết mỹ mãn cĩ giá trị cơng việc thực tiến độ Luật pháp Tơn trọng luật pháp Hợp đồng Sống theo đạo dức Cảm giác tín nhiệm đạo đức 2- Kinh nghiệm đàm phán với đối tác nước ngồi: Bắt đầu đàm phán: - Đừng nĩi "Vâng” với đề nghị - Địi hỏi nhiều bạn hy vọng đạt - Cĩ phản ứng trước đề xuất đối tác - Tránh đối đầu - Đĩng vai trị người bán hay người mua bất đắc dĩ - Viện cấp định cao "kẻ đấm người xoa" - Đừng đề nghị nhượng ngang - Biết cách đặt vấn đề bế tắc sang bên (Bế tắc khơng ngõ cụt hồn tồn) - Luơn đề nghị thỏa thiệp - Đề phịng tạo ấn tượng trơng chờ vào nhượng bạn Trong trình đàm phán: www.vctel.com/www.vanchung.vn Page 30 of 32 - Đừng bĩ hẹp nội dung đàm phán vào vấn đề - Trong đàm phán khơng phải tất người cĩ mối quan tâm giống Giá khơng phải lúc vấn đề quan trọng - Đừng tham lam - Khi đàm phán kết thúc tặng lại cho đối tác vài nhượng nhỏ Ví dụ: dịch vụ bổ trợ khơng quan trọng - Bạn cần hiểu rõ phong cách đàm phán thân cố gắng sửa đổi cho thích nghi với đối tác - Chuẩn bị thật kỹ cho đàm phán Kết thúc đàm phán: - Đặt phía đối tác vào hồn cảnh dễ chấp nhận kết đàm phán - Luơn tự hỏi: Đây cĩ phải tình hai bên giành thắng lợi hay khơng? a - Đàm phán với số đối tác châu Âu Cần nhạy cảm với nguồn gốc dân tộc, đặc tính văn hĩa; Nắm nhiều thơng tin dân tộc châu Âu khơng theo mẫu rập khuơn cộng đồng dân tộc đa dạng hết; Chuẩn bị tốt tự tin; Linh hoạt trao đổi khơng ngại đưa câu hỏi đơn giản Đối tác Anh: - Hẹn làm việc trước, đến đừng đến sớm - Người Anh hỏi vấn đề liên quan đến cá nhân - Là xã hội phân biệt giai cấp, vấn đề dần thay đổi - Các doanh nhân khơng giữ tốc độ làm việc điên rồ người Mỹ - Đừng nên lẫn lộn phong cách Anh Mỹ Đối tác Pháp - Họ làm việc mơi trường cạnh tranh cao, thường gây ấn tượng người khơng lịch www.vctel.com/www.vanchung.vn Page 31 of 32 - Thường niềm nở thân mật, tự hào văn hĩa khả hùng biện dân tộc - Thích thắng tranh luận tính hợp lý vấn đề đưa - Trong đàm phán "Vâng" tức "Cĩ thể", "Khơng" tức thỏa thuận - Hệ thống lãnh đạo doanh nghiệp Pháp tập trung từ cao xuống thấp Hãy luơn đến giờ, đừng làm hỏng bữa ăn cĩ ý bàn chuyện kinh doanh dùng bữa Đối tác Đức - Phong cách ứng xử lễ nghi người Mỹ Hẹn yêu cầu quan trọng - Tập trung vào thỏa thuận hợp đồng giữ mối quan hệ bên đối tác - Thích hợp đồng thật chi tiết thực xác hợp đồng đĩ Khơng thích thay đổi hợp đồng soạn thảo xong - Rất ý đến chức danh: Ví dụ Ngài Giáo sư Schmitt b - Đàm phán với đối tác Nhật Bản: - Cách ứng xử qua điện thoại Doanh nhân Nhật coi tọng ứng xử qua điện thoại Khi điện thoại cho đối tác, cần xưng hơ rõ ràng tên cá nhân tên cơng ty, cố gắng nĩi ngắn gọn nội dung cơng việc để khơng làm thời gian người đối thoại họ bận Cần ghi trước giấy điểm cần nĩi - Giữ hẹn Luơn giữ hẹn, tuyệt đối khơng để đối tác chờ nguyên tắc bất di bất dịch - Coi trọng hình thức Sự coi trọng hình thức xem đặc điểm thể văn hố Nhật Bản Chú ý đến hình thức bên ngồi phép lịch thể việc giữ gìn phẩm chất người đương nhiên coi trọng mơi trường kinh doanh Trang phục yêu cầu cĩ phần khác tuỳ theo ngành loại cơng việc thường người làm cơng việc giao dịch cần phải đặc biệt lưu ý Việc gây ấn tượng gọn gàng cảm giác trang phục phù hợp với hồn cảnh cơng việc cho cĩ ảnh hưởng quan trọng đến uy tín cá nhân sau đĩ uy tín cơng ty Cách làm người Nhật “xuất phát từ hình thức”, cĩ nghĩa [bắt đầu từ việc hồn thiện hình thức sau đĩ tiếp tục cụ thể hố dần nội dung Người Nhậ “cất” cơng www.vctel.com/www.vanchung.vn Page 32 of 32 việc ngăn kéo đạt hình thức mức mong muốn tiến hành, cĩ lẽ mà cĩ ý kiến đánh giá người Nhật ứng phĩ chậm Nhưng thực cĩ bên cơng việc tiến hành bước Trước họp, tĩm tắt nội dung họp phải phát Đọc trước tĩm tắt, nắm bắt nội dung họp chuẩn bị ý kiến coi việc làm khơng cho người phát biểu mà cho tất người tham gia Sự coi trọng hình thức khơng thể qua tài liệu giấy tờ văn thư, sổ kế tốn cơng ty mà nhiều yếu tố khác thiết lập hình thức thống Con dấu danh thiếp Người nước ngồi cho dấu dễ bị làm giả chữ kí tay hồi nghi khơng biết cĩ cách để phân biệt thật giả, Nhật Bản quy định đĩng dấu văn thức, khơng dùng chữ kí Chữ kí khơng cĩ hiệu lực pháp lý, cá nhân cơng ty, quan Chính phủ cĩ dấu riêng dùng nĩ văn thức Khi chào hỏi làm quen lần người Nhật trao đổi danh thiếp, từ đĩ bắt đầu quan hệ Sau nhận danh thiếp, phải giữ gìn danh thiếp đĩ cẩn thận để thể tơn trọng người gặp Khơng nhét vào túi mà phải cẩn thận cho vào sổ để danh thiếp, trường hợp nĩi chuyện người ta đặt danh thiếp đĩ lên bàn Người Nhật nhìn danh thiếp, nhận biết tên cơng ty chức vụ người đối thoại đề qua đĩ thể thái độ sử dụng kinh ngữ phù hợp với địa vị người đĩ Địa điểm đàm phán Việc trao đổi kinh doanh khơng thiết phải tiến hành văn phịng Tất nhiên, phần nhiều thoả thuận văn phịng, song cĩ khơng thoả thuận tiến hành hình thức bữa ăn tối Cĩ người Nhật vừa chúc rượu vừa bàn bạc chuyện kinh doanh đến tận chi tiết cụ thể, bữa ăn tối cịn dịp để trao đổi thơng tin Những nét tinh thần độc đáo hình thành qua lịch sử lâu đời hệ người Nhật ngày kế tục, song đồng thời trình quốc tế hố tạo nhiều hội tiếp xúc với văn hố làm cho người Nhật cơng ty Nhật Bản thay đổi Nhân viên cơng ty Nhật Bản trải qua trình đào tạo, giáo dục tích lũy kinh nghiệm thực tế cơng việc, cử sang chi nhánh nước ngồi phải đối mặt với việc thích ứng với văn hố nước đĩ Vì vậy, để giữ gìn sắc văn hố độc đáo dân tộc, đồng thời hồ nhập với cơng đồng quốc tế vấn đề lớn mà cá nhân cơng ty Nhật Bản quan tâm www.vctel.com/www.vanchung.vn