BÀI TẬP CMMS Selecting the Right Maintenance Information System Lựa chọn hệ thống thông tin bảo trì ý Using proven guidelines for evaluation and selection, finding a suitable EAM/CMMS need not become an overwhelming or difficult task Sử dụng phương pháp xác thực để đánh giá, lựa chọn tìm kiếm hệ thống EAM/CMMS thích hợp nhiệm vụ khó khăn hay bất khả thi By Carla Fair-Wright, Cooper Cameron Corp Viết Carla Fair-Wright, tập đoàn Cooper Cameron The old maintenance system has gasped from sheer exhaustion There are no more patches or upgrades available or perhaps the company has decided to take the predictive maintenance route Whatever the reason, it is time for a new system The question now becomes, what makes a good maintenance management system? Hệ thống bảo trì già nua cạn kệt sức lực tới mức chỉnh sửa hay nâng cấp Lúc này, có lẽ doanh nghiệp định giai đoạn cho bảo trì Vì vậy, bất chấp lý do, lúc đời hệ thống bảo trì Tuy nhiên, để làm điều phải trả lời câu hỏi: Cái tạo nên hệ thống bảo trì có chất lượng ? The first essential characteristic of a good enterprise asset management/ computerized maintenance management system (EAM/CMMS) is obvious: It should work If it does not provide true and accurate reports regarding the cost, planning, and scheduling of maintenance, it does not work Mục đích trước hết hệ thống EAM/CMMS hiển nhiên nhà máy hoạt động Và nhà máy không hoạt động báo cáo mang tính xác, chân thực mà có tính toán đến chi phí, kế hoạch cho bảo trì A good CMMS is based on currently accepted programming practices In the past decade, users have demanded more integration among software packages The software selected should be able to export data in a format understandable by current spreadsheet and document programs Một hệ thống CMMS tốt điều phải trải qua thực nghiệm Trong thập niên trước, người sử dụng có đòi hỏi cấp thiết kết hợp gói phần mềm Bởi phần mềm xuất liệu với định dạng mà phần mềm tính toán đọc liệu hiểu Another feature to look for is ease of Đây điều cần rút kinh nghiệm implementation Moving from an older system to a newer one can be a complicated process The biggest cause of worry is the change in database structure There should be some mechanism to import or export data from a variety of widely known formats Keep in mind, the age of the current software will be a factor Tables that are part of a DOS-based application in use since 1983 may require special handling Một điểm phải giảm nhẹ hệ thống xử lý Chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống làm phức tạp hóa qui trình Nguyên nhân lo ngại lớn thay đổi cấu trúc liệu Vì vậy, nên có chương trình khí nhập xuất liệu với định dạng đa dạng Nên nhớ rằng, tuổi phần mềm hệ số Tables ứng dụng sử dụng DOS từ năm 1983 đến ví dụ Research is important Việc tìm kiếm - nghiên cứu quan Research must be conducted Even though the word causes many people to trọng SVTH: NGUYỄN VĂN TÂY – MSSV: 20602156 – STT: 60 BÀI TẬP CMMS stifle yawns, it does not need to be a boring or time-consuming process The Internet is a great tool and can make light work of the task A good place to start would be the list provided by Maintenance Technology There are three important questions that must be considered before buying a maintenance program First, what are the features the software must have? Define the needs carefully Divide the essential features from the features that would be nice to have Write a list of criteria and order them by importance A typical item would be something similar to: The application must run off the network server Next, ask what additional features would be nice to have For example, assume the current system has several custom availability, reliability, and utilization reports written in Access Software that can export data directly into Access would save the time and expense of having those reports rewritten This is a feature that serves a useful purpose A word of caution: There may also be additional features that are of no practical value and add to the cost of the software The main thing to avoid is paying for added features that are not necessary or beneficial Finally, the most important question: What is the budget for this software? Be on the lookout for hidden and unexpected costs that lurk beneath the surface A few of those are detailed in the next sections Để có hệ thống nghiên cứu tìm kiếm việc phải làm, làm việc với từ ngữ thật nhàm chán, không cần phải thực cách chán nản hay tốn thời gian Chúng ta có công cụ tuyệt vời internet Có danh sách hay để bắt đầu nhiệm cụ list cung cấp trang web http://www.mt-online.com/mt-businessdirectory.html liệt kê hệ thống bảo trì doanh nghiệp giới Có ba câu hỏi quan trọng mà cần phải cân nhắc trước mua hệ thống bảo trì Thứ nhất, tính mà có ? Cần phải xác định nhu cầu cách cẩn thận để đối chiếu Chia tính cốt yếu từ tính tốt mà phần mềm có Lập list tiêu chuẩn xếp theo mức độ quan trọng Và mục tiêu biểu tương tự thoát khỏi máy chủ mạng Tiếp theo, ta yêu cầu tính bổ sung có Giả sử hệ thống có tùy chỉnh mặc đinh, độ tin cậy báo cáo viết ngôn ngữ Access Việc giúp tiết kiệm thời gian chi phí cho việc viết lại báo cáo Đây điểm hữu dụng Tuy nhiên cẩn thận, có tính bổ sung mà giá trị thực tế tính vào chi phí phần mềm Điểm cốt yếu phải biết tránh việc trả chi phí cho tính không cần thiết lợi Cuối cùng, câu quan trọng nhất: chi phí cho phần mềm ? Hãy tìm giá trị ẩn không ngờ đến mà With the list of criteria, select thấy trực tiếp Một vài số those EAM/CMMS software programs that chúng thông tin cho bước fit the requirements List each Ranking the software package by name with a column for price on a separate sheet Now, go through the list one by one and determine the answer to each of the following questions: Xếp hạng phần mềm Với danh sách tiêu chuẩn, chọn phần mềm EAM/CMMS phù hợp với nhu What are the computer system cầu Liệt kê loại với tên giá trị requirements? How much is the software chúng tờ riêng biệt Sau đó, xem hết license? Will the employees need danh sách trả lời câu hỏi training? sau: Yêu cầu hệ thống máy tính ? Có phần mềm đáp ứng yêu cầu ? SVTH: NGUYỄN VĂN TÂY – MSSV: 20602156 – STT: 60 BÀI TẬP CMMS System requirements Nhân viên có cần phải tập huẩn không ? If cost is a driving factor, the goal is to find a system that works and is compatible with the current hardware and operating system Learn the hardware configuration and operating system of the computers where the software will reside The company information technology department can help Yêu cầu hệ thống Khi chi phí biến tham khảo, mục tiêu tìm hệ thống làm việc phù hợp với phần cứng hệ điều hành Cần tìm hiểu cấu hình phần cứng hệ điều hành máy tính nơi cài đặt phần mềm Bộ phận công nghệ thông tin giúp Avoid expensive hardware upgrades if đỡ possible If a program requires 1024 MB of RAM and your installation PC has 512 MB, then the purchase of additional memory will need to be added to the price column for the software Take a hard look at which operating systems will run the software, how much memory is required, how much hard drive space is required, and if there is a processor speed limit Cần tránh xa phần cứng nâng cấp đắt tiền Nếu chương trình yêu cầu Ram 1024 MB máy tính bạn có 512 MB, việc nâng cấp bổ sung cho nhớ cần phải thêm cột giá cho phần mềm Thật khó để nhận hệ điều hành chạy phần mềm nhớ cần thiết, dung lượng ổ cứng trống cần thiết có xử lý với tốc độ giới hạn Licensing expenses Software is rarely sold to the general public What most people buy is a software license Purchasers are not buying the software program itself and not own it They own only the license to use that piece of software The benefit of a license is that it makes users’ rights and the software supplier’s rights clear to both parties However, it also imposes certain obligations and limitations A license agreement will state how the software can be used Read this carefully It will outline what the user may or may not with the program For instance, some software can be used only in certain countries Make sure to understand the terms Licensing questions to consider include how many users or computers will need to be licensed, how often the license will need to be renewed, and what the license scheme will cost Chi phí cho giấy phép sử dụng Phần mềm bán cho công chúng Thứ mà người mua giấy phép sử dụng phần mềm Do người mua không mua phần mềm không sở hữu Họ sở hữu quyền sử dụng phần phần mềm Lợi ích việc đảm bảo công lợi ích cho người mua người cung cấp Tuy nhiên, việc có áp đặt nghĩa vụ trách nhiệm hạn chế Một giấy phép cấp trình bày phần mềm sử dụng Đọc cẩn thận Nó thông báo sử dụng không Ví dụ, số phần mềm sử dụng số quốc gia Hãy chắn bạn hiểu điều khoản Một nghi vấn cho việc đăng ký đặt ra, có người sử dụng máy tính cần đăng ký, việc đăng ký có thường xuyên cần cập nhật không hệ thống đăng ký software chiếm chi phí Remember that buying a license grants only the legal right to use a piece of software Often there will be maintenance programs available for annual purchase These programs provide bug fixes, updates, and technical support While the prices Nhớ việc cấp chứng nhận giấy phép phần mềm hợp pháp với việc sử dụng phận phần mềm Thường có thêm chương trình bảo trì cung cấp để SVTH: NGUYỄN VĂN TÂY – MSSV: 20602156 – STT: 60 BÀI TẬP CMMS vary, typical annual fees fall between 15 and 20 percent of the cost of the software license Employee training nâng cấp chương trình hàng năm Các chương trình có nhiệm vụ sửa lỗi, update, hỗ trợ kỹ thuật Vì giá tăng lên độ chênh lệch chi phí hàng năm vào khoảng 15 đến 20% giá giấy phép phần mềm If the software is easy to use, employees will be able to learn the program on their own with minimal time and effort If this is not the case, training may need to be outsourced Although outsourcing costs more in the short term, employee productivity and satisfaction will far outweigh the expense over time Tập huấn cho nhân viên Nếu phần mềm dễ dàng sử dụng, nhân viên tự học với thời gian công sức Ngược lại, việc đào tạo việc cần phải tính đến Mặc dù việc làm tốn chi phí thời gian ngắn, hiệu suất hiệu làm việc nhân viên If possible, download a trial version of the software and give it a test vượt xa chi phí bỏ theo thời gian run For larger systems, call the company and ask for a presentation Always view the software in action before committing to it Set realistic goals and timelines for the implementation A complicated software package will always take longer for employees to understand and use The final decision Add all additional costs that were discovered during the evaluation—for example, any expenses such as hardware or software upgrades and licensing fees Automatically cross off any software that is more than 10 percent over budget Now, compare the features against cost to determine which software will be best Nếu được, download bảng dùng thử phần mềm chạy kiểm tra Nếu hệ thống có qui mô lớn hơn, gọi cho công ty yêu cầu họ trình bày cách sử dụng Hãy xem phần mềm trạng thái hoạt động trước chắn sử dụng Nên đặt mục tiêu thực tế thời gian cho việc thực Một gói phần mềm phức tạp nhiều thời gian để nhân viên hiểu dùng Quyết định cuối Thêm tất chi phí bổ sung khám phá suốt trình đánh phần cứng phần mềm nâng cấp lệ phí cấp giấy phép Tự động vượt qua phần mềm mà giá trị 10% ngân sách Tiếp Using this technique will alleviate theo, ta so sánh tính phải trả tiền để some of the difficulty involved in xác định phần mềm tốt selecting the EAM/CMMS package to fit your specific needs Of course, there is not always an ideal solution If no commercial software seems to fit the requirements, consider approaching the vendor of the software closest to your needs The company may be willing to adapt the software for a price Hiring a firm to write a complete custom package is also an option, but this can be expensive It may not be easy to discover what is actually needed or to distinguish between wants and needs or to determine the priority of the requirements, but determining specific software needs is the key to Sử dụng kỹ thuật giảm bớt số khó khăn trình lựa chọn hệ thống EAM/CMMS để phù hợp với nhu cầu thực tế bạn Đương nhiên, lúc có phương án lý tưởng Nếu phần mềm thương mại gần phù hợp với yêu cầu, xem xét việc tiếp cận nhà cung cấp phần mềm mà gần với nhu cầu bạn Công ty sữa lại cho phù hợp với phần mềm bạn mong muốn Nếu không, bạn thuê công ty viết phần mềm theo tùy chọn bạn đắt tiền SVTH: NGUYỄN VĂN TÂY – MSSV: 20602156 – STT: 60 BÀI TẬP CMMS successfully finding and implementing an EAM/CMMS package Có thể thật không dễ để khám phá nhu cầu thực tế hay phân biệt điều muốn cần định rõ ưu tiên nhu cầu, việc xác định đặc thù phần mềm yêu cầu chìa khóa thành công việc tìm kiếm cài đặt gói phần mềm EAM/CMMS SVTH: NGUYỄN VĂN TÂY – MSSV: 20602156 – STT: 60