Các hàm trong excel

CÁC HÀM TRONG EXCEL I DATA & TIME HÀM NGÀY THÁNG VÀ THỜI GIAN Một số lưu ý sử dụng ngày tháng thời gian Excel: • Excel hỗi trợ tính toán ngày tháng cho Windows Macintosh Windows dùng hệ ngày 1900 Macitosh dùng hệ ngày 1904 Tài liệu diễn giải theo hệ ngày 1900 dành cho Windows • Hệ thống ngày Excel phụ thuộc vào thiết lập Regional Options Control Panel Mặc định hệ thống Mỹ "Tháng/Ngày/Năm" (M/d/yyyy) Bạn sửa lại thành hệ thống ngày VN "Ngày/Tháng/Năm" (dd/MM/yyyy) • Khi bạn nhập giá trị ngày tháng không hợp lệ trở thành chuỗi văn Công thức tham chiếu tới giá trị trả lỗi Tên hàm Công dụng Tên hàm Công dụng DATE Trả chuỗi số đại diện cho ngày từ chuỗi văn đại diện cho ngày tháng DAY Trả thứ tự ngày DAYS360 Tính số ngày mốc tháng từ giá ngày tháng dựa sở trị kiểu ngày tháng năm có 360 ngày EDATE Trả mốc thời gian xảy EOMONTH Trả ngày cuối trước sau mốc tháng xảy trước sau định mốc định HOUR Trả giá MINUTE Trả vế phút giá trị trị kiểu thời gian kiểu thời gian MONTH NETWORKDAYS Trả số ngày làm việc Trả số tháng mốc thời gian đưa giá trị kiểu ngày tháng sau trừ ngày nghĩ ngày lễ NOW Trả ngày SECOND Trả số giây giá trị hệ thống bạn thời gian TIME Trả giá trị thời TIMEVALUE Trả giá trị thời gian từ gian từ chuỗi văn chuỗi kiểu thời gian TODAY WEEKDAY Trả số thứ tự ngày Trả ngày tuần từ giá trị ngày hệ thống bạn tháng WEEKNUM Trả số thứ tự WORKDAY Trả ngày làm việc xảy tuần năm từ giá trước sau mốc thời gian trị ngày tháng đưa YEAR Trả số năm YEARFRAC Trả tỉ lệ khoảng giá trị ngày tháng thời gian so với năm Date Trả chuỗi số ngày tháng DATEVALUE Công dụng Trả chuỗi số thể ngày tháng đầy đủ Nếu định dạng ô General trước nhập hàm kết trả chuỗi ngày tháng Công thức =DATE(year,month,day) year số năm, có từ đến ký số Microsoft Excel tự biên dịch đối số năm tùy thuộc vào đối số ngày tháng bạn dùng • Nếu số năm year nằm từ đến 1899 cộng với 1900 để tính Ví dụ year 105 year hiểu công thức 2005 • Nếu 1900 =< year =< 9999 year số năm • Nếu year < year > 10,000 hàm trả lỗi #NUM! month số tháng Nếu số tháng lớn 12 hàm tự quy đổi 12 = năm cộng vào year số năm tăng lên số tháng Ví dụ bạn month 18, year 2004 hàm tự hiểu month year 2005 day số ngày Nếu số ngày lớn số ngày tháng hàm tự quy đổi tăng số tháng Vì số ngày tháng khác 28,29,30 31 tùy thuộc vào tháng năm nên tùy theo số tháng năm kèm mà hàm quy đổi phù hợp Lưu ý! Excel lưu trữ ngày tháng thành chuỗi số dùng chuỗi số để tính toán Quy ước ngày 01/01/1900 mốc số Vì ngày 01/01/2010 đựơc hiểu số 40179 sau 01/01/1900 40179 ngày Để xem kết hàm dạng số Vào Format - Cell Chọn thẻ Number, chọn General mục Category Date cần thiết year, moth, day công thức số Nó giúp bạn tính toán xác Lưu ý đến thứ tự year, month, day hàm bạn nhầm lẫn hiểu theo quy cách ngày Việt Nam: day, month, year Ví dụ Để dễ hiểu hơn, bạn copy liệu bên bảng bên vào trang bảng tính nhập công thức bên vào A B C Ngày Tháng Năm Công thức =DATE(C2,B2,A2) 40 10 2005 Giải thích Trả Day Công dụng Trả thứ tự ngày từ chuỗi ngày tháng Công thức =DAY(serial_number) serial_number dạng chuỗi số ngày cần tìm Ngày tháng nên nhập hàm DATE kết trả từ hàm khác Có thể bị lỗi bạn nhập serial_number chuỗi dạng văn Ví dụ Để dễ hiểu hơn, bạn copy liệu bên bảng bên vào trang bảng tính nhập công thức bên vào A B Họ tên Nguyễn Nhật Minh Võ Tấn Tuấn Công thức =DAY(B2) Ngày sinh 10/09/1990 08/10/1991 C ĐTB 7.8 5.6 Giải thích Trả 10 Datevalue Công dụng Trả chuỗi số thập phân biểu thị ngày tháng đại diện chuỗi văn date_text Công thức =DATEVALUE(date_text) date_text dạng chuỗi văn đại diện cho ngày tháng Ví dụ: "20/11/2005" chuỗi bên dấu nháy kép đại diện cho ngày tháng date_text Excel dành cho Windows giới hạn khoảng từ "01/01/1900" đến "31/12/9999" khỏang ngày DATEVALUE trả lỗi #VALUE! Nếu phần năm date_text hàm lấy năm hành hệ thống bạn Thông tin thời gian chuỗi bỏ qua Lưu ý! Để xem kết hàm dạng số thập phân Vào Format - Cell Chọn thẻ Number, chọn General mục Category Ví dụ Để dễ hiểu bạn nhập công thức bên vào ô trống bảng tính Công thức Giải thích =DATEVALUE("20/11") Trả 20/11/2005 Trả lỗi #VALUE! vượt giới hạn số =DATEVALUE("30/14/2005") tháng Days360 Công dụng Trả số ngày giá trị ngày tháng dựa sở năm có 360 ngày (12 tháng, tháng 30 ngày) Hàm dùng số trường hợp tính toán ước lượng sở năm có 360 ngày Công thức =DAYS360(start_date,end_date,method) start_date, end_date hai mốc bắt đầu kết thúc để tính số ngày Nếu start_date lớn end_date hàm trả số âm Ngày tháng start_date end_date nên nhập hàm DATE kết trả từ công thức hàm khác Có thể bị lỗi bạn nhập định dạng chuỗi văn method giá trị logic xác định phương thức tính toán: FALSE (hoặc bỏ qua) dùng phương pháp Mỹ (NASD); TRUE dùng phương pháp Châu Âu • Phương pháp Mỹ: Nếu start_date 31 chuyển thành ngày 30 tháng Nếu end_date ngày 31 đồng thời start_date ngày trước ngày 30 tháng tháng với end_date end_date chuyển thành ngày tháng kế tiếp, ngược lại end_date chuyển thành ngày 30 tháng • Phương pháp Châu Âu: Nếu start_date end_date rơi vào ngày 31 chuyển thành ngày 30 tháng Ví dụ Để dễ hiểu bạn copy liệu bên bảng sau vào trang bảng tính trắng nhập công thức bên vào A Ngày khởi công 01/12/2005 Công thức =DAYS360(A3,B3) B Dự án khu công nghiệp Tiên Sa Ngày dự kiến hoàn thành 02/09/2006 Giải thích Trả 271 Edate Công dụng Trả chuỗi số đại diện cho ngày tháng xảy trước hay sau mốc thời gian định Dùng hàm EDATE để tính ngày đáo hạn hay hết hạn kinh doanh Công thức =EDATE(start_date,months) start_date ngày bắt đầu tính toán Nên nhập ngày tháng hàm DATE dùng kết trả hàm hay công thức khác Có thể xảy lỗi bạn nhập giá trị ngày tháng trực tiếp dạng chuỗi văn months số tháng xảy trước sau mốc thời gian start_date Nếu months > hiểu kiện xảy sau, months < hiểu kiện xảy trước mốc thời gian start_date định Lưu ý! Nếu xuất lỗi #NAME! bạn cần thêm tiện ích Analysis ToolPak Vào menu Tools - Add-in Đánh dấu vào mục Analysis Toolpak nhấn OK start_date ngày tháng không hợp lệ, EDATE trả lỗi #VALUE! months số không nguyên, làm tròn Ví dụ Để dễ hiểu hơn, bạn copy liệu bên bảng sau vào trang bảng tính trắng nhập công thức bên vào A Thiết bị HDD Monitor CPU Công thức =EDATE(B3,C3) =EDATE(B4,C4) =EDATE(B5,C5) B C THỜI HẠN BẢO HÀNH CÁC THIẾT BỊ Ngày mua Thời hạn BH (tháng) 03/12/2005 03/12/2005 03/12/2005 12 24 36 Giải thích Trả 03/12/2006 39,054 Là ngày hết hạn bảo hành thiết bị ổ cứng HDD Trả 03/12/2007 39,419 Là ngày hết hạn bảo hành hình (Monitor) Trả 03/12/2008 39,785 Là ngày hết hạn bảo hành CPU Eomonth Công dụng Trả chuỗi số đại diện cho ngày cuối tháng xảy trước hay sau mốc thời gian định Dùng hàm EOMONTH để tính ngày đáo hạn hay hết hạn kinh doanh Công thức =EOMONTH(start_date,months) start_date ngày bắt đầu tính toán Nên nhập ngày tháng hàm DATE dùng kết trả hàm hay công thức khác Có thể xảy lỗi bạn nhập giá trị ngày tháng trực tiếp dạng chuỗi văn months số tháng xảy trước sau mốc thời gian start_date Nếu months > hiểu kiện xảy sau, months < hiểu kiện xảy trước mốc thời gian start_date định Lưu ý! Nếu xuất lỗi #NAME! bạn cần thêm tiện ích Analysis ToolPak Vào menu Tools - Add-in Đánh dấu vào mục Analysis Toolpak nhấn OK Nếu start_date ngày tháng không hợp lệ, EDATE trả lỗi #VALUE! months số không nguyên, làm tròn Ví dụ Để dễ hiểu hơn, bạn copy liệu bên bảng sau vào trang bảng tính nhập công thức bên vào A B C Thiết bị HDD Monitor 03/12/2005 24 CPU 03/12/2005 36 THỜI HẠN BẢO HÀNH CÁC THIẾT BỊ Ngày mua Thời hạn BH (tháng) 03/12/2005 12 Hàm TRANSPOSE phải nhập dạn công thức mảng: Bôi đen vùng ô cần đưa liệu đến Nhấn phím F2, nhập công thức chọn vùng tham chiếu cần hoán vị, nhấn tổ hợp phím CTRL + SHIFT + ENTER 16.VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup) Công dụng Dò tìm giá trị cột bên trái bảng liệu Nếu tìm thấy trả giá trị dòng với giá trị tìm thấy cột mà bạn định Hàm VLOOKUP thường dùng để điền thông tin vào bảng liệu từ bảng liệu phụ VLOOKUP xuất phát từ vertical lookup : dò tìm theo phương đứng, hay theo cột Công thức =VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup) lookup_value: tìm giá trị dùng để tìm kiếm, giá trị, tham chiếu hay chuỗi ký tự table_array vùng chứa liệu cần tìm Đây bảng liệu phụ có nội dung thường cố định, bao quát để bạn lấy liệu • • Các giá trị cột giá trị số, chuỗi ký tự, logic Nếu range_lookup TRUE giá trị cột bảng liệu phụ phải xếp tăng dần từ -2,1,0,1,2, ,AZ,FALSE,TRUE Nếu không hàm VLOOKUP trả giá trị không chuẩn xác • Để xếp giá trị bảng liệu từ xuống để hàm cho kết phù hợp bạn dùng range_lookup TRUE: Chọn vùng liệu cần xếp, kích vào menu Data, Sort Nhấn nút Options bên dưới, đánh dấu Soft top to bottom, nhấn OK Kích chọn cột cần xếp danh sách Chọn Ascending, nhấn OK row_index_num số thứ tự cột bảng liệu phụ mà liệu bạn cần lấy Giá trị trả nằm cột bạn định dòng mà hàm tìm thấy giá trị dò tìm lookup_value range_lookup giá trị logic bạn định muốn VLOOKUP tìm kiếm xác tương đối Nếu range_lookup TRUE hàm trả kết tìm kiếm tương đối Nếu không tìm thấy kết xác, trả giá trị lớn mà nhỏ giá trị tìm kiếm lookup_value Nếu range_lookup FALSE hàm tìm kiếm xác, trả lỗi #N/A! Lưu ý! Nếu lookup_value nhỏ giá trị nhỏ cột bảng liệu phụ, VLOOKUP trả lỗi #N/A! Khi xuất lỗi #N/A! bạn mắc lỗi nhập dư khoảng trống phía sau giá trị dò tìm bảng liệu, kể phụ Khi dùng hàm VLOOKUP để điền liệu cho bảng liệu công thức cần phải tạo địa tuyệt đối cho bảng liệu phụ table_array để công thức cho hàng lại bạn copy công thức xuống ô bên Ví dụ Để dễ hiểu hơn, bạn copy liệu bên bảng nhập công thức sau vào ô trống bảng tính A B C D E DANH MỤC HÀNG HÓA NHẬP KHẨU THÁNG 12 STT Mã hàng Tên hàng Ngày nhập Số lượng HDD ? 01/12/2006 20 CPU ? 03/12/2006 50 CDW ? 05/12/2006 70 HDD ? 07/12/2006 100 CPU ? 08/12/2006 200 USB ? 07/12/2006 500 10 11 12 13 14 15 16 BẢNG TÊN HÀNG Mã hàng Tên hàng CDR Ổ CD - Rom CDW Ổ ghi CD-Rom HDD Ổ đĩa cứng USB Ổ đĩa cứng USB CAS Thùng máy Công thức Giải thích =VLOOKUP(B3,$C$11:$D$15,2,0)Nhập công thức vào ô C3 để lấy tên hàng tương ứng với mã hàng từ bảng liệu phụ Copy công thức xuống ô lại Lưu ý địa vùng ô bảng liệu phụ phải địa tuyệt đối để copy công thức hàm VLookup cho ô VII STATISTICAL (hàm hệ thống) VIII ERROR (các lỗi thường gặp Excel)