GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ EXCEL Là phần mềm ứng dụng của bộ Microsoft Office do tập đoàn Microsoft sản xuất Có những chức năng hổ trợ rất mạnh cho thiết kế, soạn thảo và tính toán bảng tính như tìm kiếm, thống kê, lọc và rút trích dữ liệu… THIẾT LẬP CÁC THÔNG SỐ HỆ THỐNG • Kiểm tra và hiệu chỉnh thời gian hệ thống Định dạng ngàythángnăm Định dạng giờphútgiây • Kiểm tra và hiệu chỉnh đơn vị tiền tệ, số và dấu phân cách Định dạng tiền tệ Định dạng số Định dạng dấu phân cách các thông số
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ EXCEL Là phần mềm ứng dụng Microsoft Office tập đoàn Microsoft sản xuất Có chức hổ trợ mạnh cho thiết kế, soạn thảo tính toán bảng tính tìm kiếm, thống kê, lọc rút trích liệu… THIẾT LẬP CÁC THÔNG SỐ HỆ THỐNG • • Kiểm tra hiệu chỉnh thời gian hệ thống Kiểm tra hiệu chỉnh đơn vị tiền tệ, số dấu phân cách THIẾT LẬP CÁC THÔNG SỐ HỆ THỐNG • Kiểm tra hiệu chỉnh thời gian hệ thống Định dạng ngày-tháng-năm Định dạng giờ-phút-giây • Kiểm tra hiệu chỉnh đơn vị tiền tệ, số dấu phân cách Định dạng tiền tệ Định dạng số Định dạng dấu phân cách thông số CẤU TRÚC BẢNG TÍNH (WORKSHEET) • WorkBook: có 1->255 Sheet (mặc định 16) • Sheet: có 255 x 65536 cells • Dòng: có 65536 dòng (đánh số từ đến 65536) • Cột: có 256 cột (được đánh số A Z AA IV) • Ô (cell): giao điểm dòng cột, với địa cột trước dòng sau KHỞI ĐỘNG VÀ GIỚI THIỆU GIAO DIỆN EXCEL • • • • • • • • • Title Bar: chứa tên workBook (1 nhiều workSheet) Menu Bar Formatting Tools Bar (chứa font) Standard Tools Bar (chứa printer) Formular Bar WorkSheet: dùng để thiết kế bảng tính Sheet Tab Scroll Bar Status Bar với chế độ làm viêc bảng tính Ready: chờ nhập liệu Enter: nhập liệu Point: tham chiếu đến địa Edit: soạn thảo hiệu chỉnh CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ • Tương đối (Relative Address) – Ví dụ: A1 • Tuyệt đối (Absolute Address) – Ví dụ: $A$1 • Hổn hợp (Mixed Address) – Ví dụ: $A1 hay A$1 Lưu ý: chuyển đổi loại địa cách nhấn F4 VÙNG (Range) VÀ TÊN VÙNG • Vùng: cells liên kế (có thể cột, dòng nhiều cột dòng • Tên vùng: tên tùy ý đặt cho vùng Lưu ý: chọn vùng (click+drag), di chuyển WorkSheet dùng phím… NHẬP DỮ LIỆU VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH • Văn • Nhập số kiểu ký tự phải bắt đầu với dấu “ ‘ “ – Ví dụ: ‘123 khác với 123 • Nhập công thức bắt đầu với dấu “=“ – Ví dụ: =A1+B1; =2*B1 • Nhập hàm bắt đầu với dấu “=“ – Ví du: =now(); =today() • Lưu ý: nhập liệu nhiều cells tương tự nhập đầy cell với ký tự NHẬP DỮ LIỆU VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH (tt) • Wrap Text • Số tự động • Customize List NHẬP DỮ LIỆU VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH (tt) • • • • • • • • • Hiệu chỉnh văn (F2) Copy, cut, past past special Chèn cột, dòng, merge cells resize Hiden/show Định dạng số (Đồng Việt Nam) Condition Formatting Value zero Khung viền Nền 10 CÁC HÀM THỐNG KÊ THƯỜNG DÙNG • Hàm MAX(cells) Hàm trả giá trị lớn cells • Hàm MIN(cells) Hàm trả giá trị nhỏ cells • Hàm AVERAGE(cells) Hàm trả giá trị trung bình cells • Hàm RANK(num;ref;order) Hàm trả vị thứ số num so sánh vùng ref với định order 36 CÁC HÀM THỐNG KÊ THƯỜNG DÙNG (tt) • Hàm COUNTIF(range;criteria) Hàm trả số cell có giá trị thỏa mản điều kiện criteria so sánh vùng range • Hàm SUMIF(range;criteria;FIELD) Hàm trả tổng giá trị cells vùng field thỏa mản điều kiện criteria so sánh vùng range 37 CÁC HÀM THỐNG KÊ THƯỜNG DÙNG (tt) • Hàm SUBTOTAL(func_num;ref1; ;refn) Hàm trả kết thực chức func_num vùng ref1; ;refn Function_num Function_num Function (includes hidden values) (ignores hidden values) 101 AVERAGE 102 COUNT 103 COUNTA 104 MAX 105 MIN 106 PRODUCT 107 STDEV 108 STDEVP 109 SUM 10 110 VAR 11 111 VARP 38 CÁC HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU • Hàm VLOOKUP(lookup_value;table_array;col _index_num; range_lookup) Hàm trả giá trị tương ứng với giá trị cần tìm lookup_value, cột có số col_index_num vùng tham chiếu table_array với độ xác range_lookup Độ xác range_lookup: có giá trị 0: tuyệt đối (thường cột thứ kiểu ký tự) 1: tương đối (cột thứ bảng tham chiếu xếp tăng dần) -1: tương đối (cột thứ bảng tham chiếu xếp giảm dần) 39 CÁC HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU (tt) • Hàm HLOOKUP(lookup_value;table_array;ro w_index_num;range_lookup) Hàm trả giá trị tương ứng với giá trị cần tìm lookup_value, hàng có số row_index_num vùng tham chiếu table_array với độ xác range_lookup Độ xác range_lookup: có giá trị 0: tuyệt đối (thường dòng thứ kiểu ký tự) 1: tương đối (dòng thứ bảng tham chiếu xếp tăng dần) -1: tương đối (dòng thứ bảng tham chiếu xếp giảm dần) 40 CÁC HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU (tt) • Hàm INDEX(array;row_num;column_num) Hàm trả giá trị giao điểm dòng có số row_num cột có số column_num vùng tham chiếu array • Hàm CHOOSE(index_num;value1; ;valuen) Hàm trả giá trị vị trí index_num mảng giá trị từ value1 valuen 41 CÁC HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU (tt) • Hàm MATCH(lookup_value;lookup_array;[mat ch_type]) Hàm trả vị trí giá trị lookup_value, vùng tham chiếu lookup_array với độ xác match_type Độ xác match_type: có giá trị 0: xác tuyệt đối 1: xác tương đối (lấy giá trị gần nhỏ bằng) -1: xác tương đối (lấy giá trị gần lớn bằng) 42 CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU • Khái niệm sở liệu (Database): bảng tính có tiêu đề cột bảng tính trường (field) sở liệu, mổi dòng bảng tính mẩu tin (record) có trường thuộc tính mẩu tin có quan hệ với theo Tập hợp mẩu tin (records) gọi sở liệu 43 CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU (tt) • Hàm DSUM(database;field;criteria) Hàm trả tổng giá trị cells cột có số field thỏa mản điều kiện vùng điều kiện criteria database • Hàm DMAX(database;field;criteria) Hàm trả giá trị lớn cells cột có số field thỏa mản điều kiện vùng điều kiện criteria database 44 CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU (tt) • Hàm DMIN(database;field;criteria) Hàm trả giá trị nhỏ cells cột có số field thỏa mản điều kiện vùng điều kiện criteria database • Hàm DAVERAGE(database;field;criteria) Hàm trả giá trị trung bình cells cột có số field thỏa mản điều kiện vùng điều kiện criteria database 45 CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU (tt) • Hàm DPRODUCT(database;field;criteria) Hàm trả tích giá trị cells cột có số field thỏa mản điều kiện vùng điều kiện criteria database • Hàm DCOUNT(database;field;criteria) Hàm trả số cells có giá trị kiểu số cột có số field thỏa mản điều kiện vùng điều kiện criteria database 46 CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU (tt) • Hàm DCOUNTA(database;field;criteria) Hàm trả số cells có giá trị cột có số field thỏa mản điều kiện vùng điều kiện criteria database • Lưu ý: dùng hàm sở liệu phải xác định điều kiện cần thiết tạo vùng điều kiện (trực tiếp gián tiếp) • Các điều kiện dòng có tính chất giao • Các điều kiện cột có tính chất 47 SẮP XẾP DỮ LIỆU Là xếp lại giá trị cột dòng bảng tính theo thứ tự tăng dần giảm dần Các thao tác thực hiện: • B1- chọn bảng sở liệu cần xếp (chọn tiêu đề cột bảng tính) • B2- vào menu Data chọn lệnh Sort • B3- hộp thoại Sort vào ComboBox Sort By chọn thuộc tính (field) cần xếp 48 SẮP XẾP DỮ LIỆU B3- hộp thoại Sort vào ComboBox Sort By chọn thuộc tính (field) cần xếp • Nếu xếp tăng dần chọn Option Ascending • Nếu xếp giảm dần chọn Option Descending • Nếu xếp nhiều thuộc tính vào ComboBox Then By chọn thuộc tính cần xếp 49 LỌC VÀ RÚT TRÍCH DỮ LIỆU Lọc tuyển chọn mẩu tin (records) theo tiêu chuẩn điều kiện Các thao tác thực hiện: • B1- chọn bảng sở liệu cần lọc (chọn tiêu đề cột bảng tính) • B2- vào menu Data chọn lệnh Fillter chọn AutoFillter • B3- vào ComboBox Sort By chọn thuộc tính (field) cần lọc 50 [...]... được Excel cung cấp hoặc user định nghĩa để thực hiện một chức năng nào đó • Cú pháp tổng quát của hàm • = ( [các thông số]) • Ví dụ: • = NOW() • = TODAY() • = VLOOKUP(gt;vdt;csd;đcx) 16 CÁC HÀM CĂN BẢN TRONG EXCEL • Các hàm luận lý (Logic) • Các hàm toán học • Các hàm thời gian • Các hàm xử lý chuổi • Các hàm thống kê • Các hàm tìm kiếm và tham chiếu (dò tìm) • Các hàm cơ sở dữ liệu 17 CÁC THÔNG... hiện tại lúc hàm được gọi • Hàm NOW() Hàm trả về ngày, tháng, năm và giờ, phút giây lúc hàm được gọi • Hàm DAY(date) Hàm trả về ngày của chuổi date trong hàm 27 CÁC HÀM THỜI GIAN (tt) • Hàm MONTH(date) Hàm trả về tháng của chuổi date trong hàm • Hàm YEAR(date) Hàm trả về năm của chuổi date trong hàm • Hàm DATE(year,month,day) Hàm trả về kiểu dữ liệu date của ngày, tháng, năm trong hàm 28 CÁC HÀM THỜI GIAN... Hàm trả về giá trị tuyệt đối của x 22 CÁC HÀM TOÁN HỌC (tt) • Hàm PRODUCT(cells) Hàm trả về giá trị tính tích các giá trị của cells • Hàm SQRT(x) Hàm trả về giá trị tính căn bật 2 của x • Hàm MOD(sbc;sc) Hàm trả về số dư của số bị chia sbc chia cho số chia sc 23 CÁC HÀM TOÁN HỌC (tt) • Hàm INT(x/y) Hàm trả về số nguyên của biểu thức x/y • Hàm ROUND(x;đcx) Hàm trả về giá trị của x được làm tròn số với... Hàm DATEVALUE(“date”) Hàm trả về kiểu dữ liệu date của chuổi ngày, tháng, năm trong hàm • Hàm DAYS360(start_date;end_date) Hàm trả về số ngày giữa star_date đến end_date 29 CÁC HÀM THỜI GIAN (tt) • Hàm WEEKDAY(DATEVALUE(“date”)) Hàm trả về thứ trong tuần của chuổi kiểu dữ liệu date trong hàm • Hàm HOUR(time) Hàm trả về giờ của time trong hàm • Hàm MINUTE(time) Hàm trả về phút của time trong hàm • Hàm. .. (phần nguyên) 24 CÁC HÀM TOÁN HỌC (tt) • Hàm SUM(cells) Hàm trả về kết quả tính tổng các giá trị của các ô trong cells • Hàm COUNT(cells) Hàm trả về số ô chứa dữ liệu là kiểu số trong cells • Hàm COUNTA(cells) Hàm trả về số ô có chứa dữ liệu trong cells 25 CÁC HÀM TOÁN HỌC (tt) • Hàm COUNTBLANK(cells) Hàm trả về số ô không có dữ liệu trong cells 26 CÁC HÀM THỜI GIAN • Hàm TODAY() Hàm trả về ngày, tháng... trong hàm • Hàm SECOND(time) Hàm trả về giây của time trong hàm 30 CÁC HÀM THỜI GIAN (tt) • Hàm TIMEVALUE(“time”) Hàm trả về kiểu dữ liệu time của chuổi time trong hàm 31 CÁC HÀM XỬ LÝ CHUỔI • Hàm LEFT(text;num) Hàm trả về số num ký tự trích từ bên trái của chuổi text • Hàm RIGHT(text;num) Hàm trả về số num ký tự trích từ bên phải của chuổi text • Hàm MID(text;start;num) Hàm trả về số num ký tự trích... “100.00” • Hàm LEN(text) Hàm trả số ký tự (chiều dài) có trong chuổi text 34 CÁC HÀM XỬ LÝ CHUỔI (tt) • Hàm TRIM(text) Hàm xóa khoảng trắng đầu và cuối của chuổi text 35 CÁC HÀM THỐNG KÊ THƯỜNG DÙNG • Hàm MAX(cells) Hàm trả về giá trị lớn nhất trong cells • Hàm MIN(cells) Hàm trả về giá trị nhỏ nhất trong cells • Hàm AVERAGE(cells) Hàm trả về giá trị trung bình của cells • Hàm RANK(num;ref;order) Hàm trả... đầu tại vị trí start 32 CÁC HÀM XỬ LÝ CHUỔI (tt) • Hàm LOWER(text) Hàm trả về chuổi chữ thường của chuổi text • Hàm UPPER(text) Hàm trả về chuổi chữ hoa của chuổi text • Hàm PROPER(text) Hàm trả về chuổi với chữ hoa ở chữ đầu của mổi từ trong chuổi text 33 CÁC HÀM XỬ LÝ CHUỔI (tt) • Hàm VALUE(text) Hàm chuyển đổi chuổi text từ kiểu chuổi thành kiểu số • Hàm TEXT(num;format) Hàm chuyển đổi số num từ... các lổi trên Lưu ý: hàm ISERROR() thường kết hợp với hàm HLOOKUP() và VLOOKUP() để phát hiện lổi của hai hàm này • Hàm ISNA(value) Hàm trả về giá trị TRUE nếu value bị lổi #N/A Hàm trả về giá trị FALSE nếu value không bị lổi #N/A 20 CÁC HÀM LUẬN LÝ (tt) • Hàm IF(btđk;gt1;gt2) Hàm trả về giá trị gt1 nếu biểu thức điều kiện btđk là TRUE Hàm trả về giá trị gt2 nếu biểu thức điều kiện btđk là FALSE • Hàm. ..CÔNG THỨC TRONG EXCEL • Công thức là biểu thức kết hợp giữa các toán hạng và toán tử, bắt đầu bởi dấu “=“ • Cú pháp tổng quát của công thức •= Ví dụ: • = 12* $A$5 • = SUM( $J$5; $H$1:$I$5)/A9 • = 2*ROUND(A7/B9) 11 CÔNG THỨC TRONG EXCEL (1) • Toán hạng bao gồm các đối tượng thuộc các kiểu dữ liệu của Excel, các địa chỉ ô (cell), địa chỉ vùng (range) và các hàm của Excel (hoặc hàm tự tạo) Ví