55. Quy che an toan kho quy

QUỸ TÍN DỤNG NHÂN DÂN XXX Số: /2016/QĐ-HĐQT CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh Phúc XXX, ngày tháng năm 2016 QUYẾT ĐỊNH V/v: Ban hành Quy chế sử dụng kho tiền trụ sở Quỹ tín dụng nhân dân XXX - HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Căn vào Thông tư 01/2014/TT-NHNN quy định giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành ngày 06/01/2014 Căn vào điều lệ hoạt động Quỹ tín dụng nhân dân XXX Căn vào thực tế đặc thù hoạt động Quỹ Căn vào biên họp HĐQT ngày / / QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định “Quy định sử dụng kho tiền trụ sở Quỹ tín dụng nhân dân XXX” Điều 2: Quyết định có hiệu lực kể từ ngày / /2016 thay Quyết định số ngày / /2015 Hội đồng Quản trị việc ban hành Quy chế sử dụng kho tiền trụ sở Quỹ tín dụng nhân dân XXX Điều 3: Hội đồng quản trị Quỹ tín dụng nhân dân XXX có trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều - NHNN XXX - Lưu QTD T/M HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH QUY CHẾ SỬ DỤNG KHO TIỀN TẠI TRỤ SỞ CỦA QTDND XXX (Ban hành theo Quyết định số /2015/QĐ-HĐQT ngày / /20xx Chủ tịch HĐQT Quỹ tín dụng nhân dân XXX) Điều Nội dung Văn tham chiếu CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Quy chế Quy định việc đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt kho tiền mặt trụ sở Quỹ, phòng giao dịch tiền mặt quầy giao dịch Quỹ Điều Đối tượng phạm vi áp dụng Đối tượng áp dụng tồn cán nhân viên Quỹ tín dụng nhân dân XXX Điều Giải thích từ ngữ “Tiền mặt” loại tiền giấy, tiền kim loại Ngân hàng Nhà nước phát hành Tiền giấy” bao gồm tiền cotton tiền polymer Ngân hàng Nhà nước phát hành “Tài sản quý” bao gồm vàng, kim khí quý, đá quý, ngoại tệ tiền mặt loại tài sản quý khác “Giấy tờ có giá” bao gồm trái phiếu, tín phiếu loại giấy tờ có giá khác theo quy định pháp luật “Tờ” đơn vị số lượng tiền giấy, ngoại tệ tiền mặt, giấy tờ có giá “Niêm phong” việc sử dụng giấy niêm phong và/ kẹp chì để ghi dấu hiệu bó, túi, hộp, bao, thùng tiền đóng gói theo quy định, đảm bảo bó, túi, hộp, bao, thùng tiền giữ nguyên, đầy đủ Điều Quy định chung Sau ngày làm việc Quỹ tồn tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý Quỹ phải đưa nhập bảo quản Điều Nội dung Văn tham chiếu kho tiền Kho tiền trụ sở Quỹ xây dựng thiết kế theo tiêu chuẩn quy định NHNN dùng để bảo quản: a Tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản q tồn Quỹ b Chứng từ kế tốn tồn Quỹ tốn xong hàng tháng đưa vào thùng tơn có khóa niêm phong trước đưa vào kho bảo quản c Giám đốc điều hành người chịu trách nhiệm trước HĐQT việc tổ chức điều hành thực sử dụng kho tiền trụ sở theo quy chế đảm bảo an toàn tuyệt đối, hiệu cao CHƯƠNG II NHỮNG QUY ĐỊNH VỀ NHỮNG THÀNH PHẦN CÓ NHIỆM VỤ SỬ DỤNG VÀ BẢO QUẢN MÃ SỐ, CHÌA KHĨA KHO, KÉT VÀ CÁC TRƯỜNG HỢP PHẢI THAY ĐỔI MÃ SỐ CỬA KHO, KÉT BẠC Điều Những thành phần chức danh có nhiệm vụ mở, đóng kho, giám sát xuất, nhập kho hàng ngày là: Điều Giám đốc người Giám đốc ủy quyền Kế toán trưởng người Giám đốc phân công Thủ kho người Giám đốc phân cơng Kiểm sốt viên trưởng – người thay kiểm soát viên - Thủ kho phải mở sổ, theo dõi hàng ngày thành phần có mặt trực tiếp mở, đóng kho, sổ đóng theo dõi ghi chép liên tục 01 năm 01 Trách nhiệm Thủ quỹ Thủ quỹ chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối loại Điều Nội dung Văn tham chiếu tiền mặt thuộc Quỹ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá; thực thu chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá theo chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp; quản lý, ghi chép sổ quỹ sổ sách cần thiết khác đầy đủ, rõ ràng, xác Phịng giao dịch có kho tiền bảo quản riêng bố trí thủ quỹ kiêm thủ kho tiền bảo quản tài sản giao Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngồi có thủ quỹ, giao dịch viên Từng thủ quỹ, giao dịch viên chịu trách nhiệm tài sản phạm vi giao; đó, bố trí thủ quỹ kiêm thủ kho tiền thủ kho tiền chuyên trách Điều Trách nhiệm Trưởng phịng Kế tốn Trưởng phịng Kế tốn Quỹ tín dụng nhân dân XXX ngồi chịu trách nhiệm quản lý, giám sát việc xuất, nhập bảo quản tài sản kho tiền, có nhiệm vụ: a) Tổ chức hạch toán tiền mặt, tài sản q, giấy tờ có giá theo chế độ kế tốn - thống kê; b) Quản lý giữ chìa khóa ổ khóa lớp cánh ngồi cửa kho tiền, trực tiếp mở, khóa cửa kho tiền để giám sát việc xuất, nhập bảo quản tài sản kho tiền; c) Kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ kế toán sổ quỹ đảm bảo khớp đúng; d) Trực tiếp tham gia kiểm kê tài sản định kỳ đột xuất đảm bảo khớp tồn quỹ thực tế với sổ kế toán sổ quỹ, ký xác nhận tồn quỹ thực tế sổ quỹ, sổ theo dõi loại tài sản, sổ kiểm kê, thẻ kho; e) Hướng dẫn, kiểm tra việc mở ghi chép sổ sách thủ quỹ, thủ kho tiền Điều Quy định chìa khóa mã khóa kho tiền Mỗi ổ khóa cửa kho tiền, cửa gian kho, két sắt phải có đủ Điều Nội dung Văn tham chiếu hai chìa, chìa sử dụng hàng ngày chìa dự phịng Chìa khóa ổ khóa số tổ hợp gồm mã số chìa khóa định vị (nếu có) Chìa khố kho tiền, két đựng tiền, mã khóa cửa, mã khóa két quy định chức danh cụ thể: a Chìa khóa mã khóa cửa kho ngồi gồm có 02 chìa 02 mã khóa b Giám đốc người thay (khi Giám đốc vắng mặt) 01 chìa 01 khóa c Kế toán trưởng người thay (khi kế tốn trưởng vắng mặt) 01 chìa 01 mã khóa Chìa khóa cửa kho thứ 2: Thủ kho mở niêm phong bảo quản Chìa khóa mã két kho: Thủ kho nhân viên kiểm ngân (khi thủ kho vắng mặt) chịu trách nhiệm mở, khóa xuất nhập kho Điều Trách nhiệm mã khóa quy định bảo quản chìa khóa kho, két sắt Về mã khóa cửa kho a Giám đốc quản lý mã khóa cửa kho ngồi b Kế tốn trưởng quản lý mã khóa cửa kho ngồi c Chìa khóa cửa kho thứ mã số két bạc kho, thủ kho chịu trách nhiệm quản lý mở, đóng Tất thành phần phải giữ bí mật mã khóa phải chịu trách nhiệm mã khóa, mã két bị lộ thành phần quy định Về bảo quản chìa khóa kho a Về chìa khóa dự phịng: Niêm phong riêng mã khóa, mã két chức danh quy định trên, đưa vào hịm tơn nhỏ khóa niêm phong hịm tôn chuyển Chủ tịch HĐQT quản lý bảo quản két phịng Chủ tịch b Bộ chìa khóa cửa kho, chìa khóa két kho sử dụng Điều Nội dung Văn tham chiếu hàng ngày Sau sử dụng mở, đóng két, cửa kho, chức danh phải đưa chìa khóa cửa kho, két vào hịm tơn nhỏ nhiêm phong chuyển Giám đốc quản lý bảo quản két sắt phòng Giám đốc, Giám đốc phải chịu hoàn toàn trách nhiệm dấu niêm phong hịm chìa khóa Điều 10 Bàn giao chìa khóa cửa kho tiền Mỗi lần bàn giao chìa khóa cửa kho tiền, người giao người nhận trực tiếp giao nhận chìa khóa ký nhận vào sổ bàn giao chìa khóa kho tiền Đối với khóa mã số, bàn giao chìa khóa cửa kho tiền, ba thành viên giữ chìa khóa cửa kho tiền phải có mặt để mở cửa kho tiền Người giao xóa mã số, giao chìa khóa định vị; người nhận phải đổi mã số Điều 11 Những trường hợp phải thay đổi mã khóa cửa kho, cửa két Trường hợp hai người với chức danh quy định quản lý mã cửa kho, mã két điều thay đổi khơng đảm nhiệm chức danh chức danh quản lý mã cửa kho, mã két Quỹ thay đổi mã số cửa kho, mã số két cho người nhận bàn giao Điều 12 Các trường hợp mở hộp chìa khóa dự phịng Khi Giám đốc nghỉ đột xuất không kịp bàn giao hộp chìa khóa dùng hàng ngày quản lý bảo quản két sắt phòng Giám đốc phải sử dụng hộp chìa khóa dự phịng quản lý bảo quản két phòng Chủ tịch HĐQT, trường hợp xảy phải có chứng kiến kiểm soát trưởng thành phần có trách nhiệm quy định Điều Quy chế này, lần mở hịm chìa khóa dự phòng phải lập biện chuyển biên cho giám đốc biết lưu trữ Điều 30 Thông tư 01/2014 Điều 34 Thông ty 01/2014 Điều 33 Thông tư 01/2014 Kiểm kê chìa khóa dự phịng theo u cầu tra Điều Nội dung Văn tham chiếu lãnh đạo NHNN Cất thêm chìa khóa dự phịng ổ khóa mới, thay mã số khác trường hợp thay đổi người quản lý, giữ chìa khóa Điều 13 Sửa chữa thay khóa cửa kho tiền, khóa két sắt kho Nghiêm cấm làm thêm chụp chìa khóa cửa kho tiền, két sắt Trường hợp ổ khóa chìa khóa cửa kho tiền, két sắt bị hỏng, cần sửa chữa thay thế, Giám đốc phải có văn trình HĐQT, sau có ý kiến HĐQT Giám đốc chịu trách nhiệm định, chọn đối tác (thợ) sửa chữa, thay khóa cửa kho tiền, két sắt Khi thực thay thế, sửa chữa khóa cửa kho tiền, két sắt phải có chứng kiến người giữ chìa khóa người ủy quyền Điều 14 Xử lý làm mất, lộ bí mật mã số chìa khóa kho tiền, két sắt Các chìa khóa cửa kho tiền, két sắt không quản lý bảo theo quy định điều quy chế coi bị lộ bí mật Khi bị lộ bí mật mã số, chìa khóa phải thay ổ khóa, mã số Người làm lộ, làm chìa khóa phải kiểm điểm nghiêm túc phải bồi thường chi phí thay mã số, ổ khóa mới; phải chịu kỷ luật hành bị xử lý theo quy định pháp luật Điều 34 Thông tư 01/2014 Điều 37 Thông tư 01/2014 Điều 15 Xử lý cửa kho tiền, két đựng tiền giấy tờ có giá, tài sản quý trường hợp cần thiết Trường hợp khẩn cấp, thiếu hay hai người chịu trách nhiệm mở khóa cửa kho, cửa két Chủ tịch HĐQT Giám đốc cho phép sử dụng chìa khóa dự phịng, q khẩn cấp cho phá kho để cứu tài sản báo cáo NHNN kịp thời Điều Nội dung Văn tham chiếu Chương III NHỮNG QUY ĐỊNH VÀO, RA KHO TIỀN Điều 16 Đối tượng vào kho tiền Khi thực nhiệm vụ, đối tượng sau phép vào kho tiền: Điều 39 Thông tư 01/2014 Giám đốc thành viên có trách nhiệm mở, đóng kho, két xuất, nhập tiền, tài sản quý giấy tờ có giá hàng ngày làm việc Giám đốc, Phó giám đốc người có ủy quyền NHNN kiểm tra kho tiền ngành ngân hàng Chủ tịch HĐQT Quỹ kiểm tra kho tiền Cán kiểm soát vào kho tiền để giám sát việc xuất, nhập tài sản, kiểm tra kho tiền theo kế hoạch cơng tác HĐQT trí Cán nhân viên giao nhiệm vụ tổ chức bốc xếp, vận chuyển tài sản bảo quản kho tiền Các thành viên hội đồng kiểm kê tài sản kho quỹ định kỳ, đột xuất Công nhân sửa chữa kho tiền; sửa chữa, lắp đặt, bảo dưỡng thiết bị, ổ khóa kho tiền phải chấp thuận Giám đốc Điều 17 Các trường hợp vào kho tiền Thực lệnh, phiếu xuất, nhập tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá Điều 40 Thông tư 01/2014 Nhập tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá vào bảo quản kho tiền xuất để sử dụng ngày Kiểm tra, kiểm kê tài sản kho tiền theo định kỳ đột xuất Vệ sinh kho tiền, bốc xếp, đảo kho Điều Nội dung Văn tham chiếu Sửa chữa, bảo dưỡng, lắp đặt trang thiết bị kho tiền Cứu tài sản kho tiền trường hợp khẩn cấp Các trường hợp khác theo định cấp có thẩm quyền Điều 18 Những quy định ra, vào kho tiền Mỗi lần vào kho tiền phải đăng ký vào sổ ra, vào kho tiền Khi vào kho, thủ kho tiền vào đầu tiên; thủ kho cuối Việc mở đóng ổ khóa cửa kho tiền theo nguyên tắc người theo thứ tự, mở cửa kho kho tiền theo thứ tự: Giám đốc, kế toán trưởng, thủ kho tiền; Ngược lại đóng cửa kho tiền theo thứ tự: Thủ kho tiền, kế toán trưởng, Giám đốc Ra khỏi kho tiền người phải ký tên xác nhận sổ đăng ký vào kho tiền Nghiêm cấm hút thuốc mang vật diêm, máy lửa vào kho tiền, dùng đèn sạc điện đèn pin điện kho tiền Điều 19 Kiểm tra trước ra, vào kho tiền Trước mở khóa, thành viên có trách nhiệm mở, khóa kho phải quan sát kỹ tình trạng bên ngồi ổ khóa cửa kho tiền Điều 41 Thơng tư 01/2014 Điều 42 Thơng tư 01/2014 Nếu thấy có vết tích nghi vấn phải giữ nguyên trường đồng thời báo cáo Chủ tịch HĐQT để xử lý Trước khỏi kho tiền a Kiểm tra vật cần mang khỏi kho; b Kiểm tra tắt hết cơng tắc điện thắp sáng thơng gió; c Thủ kho tiề phải kiểm tra lại lần cuối trước đóng cửa kho tiền Chương IV TRỰC BẢO VỆ TRỤ SỞ VÀ KHO TIỀN Điều 20 Về làm việc trụ sở kiêm kho tiền Điều 44 Nội dung Văn tham chiếu Hết ngày làm việc, không tự ý lại nơi làm việc trụ sở kiêm kho tiền Nếu có u cầu làm việc ngồi giờ, phải có 02 người, Giám đốc cho phép thông báo cho ca trực bảo vệ biết để ghi vào nhật ký trực bảo vệ Thông tư 01/2014 Điều Điều 21 Trách nhiệm bảo vệ Điều 46 Các ca trực bảo vệ phải nhận bàn giao niêm phong cửa kho tiền, để niêm phong cửa kho tiền ca trực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm theo quy định trực bảo vệ Quỹ Thông tư 01/2014 Chương V SẮP XẾP BẢO QUẢN TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ, CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRONG KHO Điều 22 Nội quy kho tiền, quầy giao dịch tiền mặt Quỹ trang bị cho người có nhiệm vụ vào kho tiền áo bảo hộ lao động khơng có túi mặc bên ngồi vào kho tiền, tuyệt đối nghiêm cấm người có nhiệm vụ vào kho tiền mắc quần áo có túi khơng mặc áo bảo hộ lao động khơng có túi vào kho Điều 43 Thông tư 01/2014 Những người khơng có nhiệm vụ khơng qua lại hành lang kho tiền mở kho, mở cửa kho người có trách nhiệm phải đưa thơng báo cho người không qua lại hành lang cửa kho tiền Điều 23 Sắp xếp bảo quản tài sản, chứng từ kho tiền Hết làm việc hàng ngày, toàn tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, chứng in quan trọng tất phòng giao dịch phải vận chuyển xe tơ Quỹ có áp tải bảo vệ nhập bảo quản kho tiền trụ sở Quỹ Trong kho xếp riêng khu, két bảo quản Điều Nội dung Văn tham chiếu hịm tơn niêm phong đơn vị chuyển để riêng khu, két, tiền mặt tồn dự trữ chung giấy tờ có giá, giấy tờ in quan trọng Quỹ bảo quản riêng khu, két cho tài sản, giấy tờ có giá, chứng in quan trọng xuất nhập hàng ngày thường xuyên bảo quản riêng, biến động xuất nhập hàng ngày bảo quản riêng Chứng từ kế tốn đóng hịm tơn có khóa lưu trữ bảo quản riêng khu, riêng phịng giao dịch, riêng tốn năm Quỹ phải lưu trữ riêng hịm tơn, ngồi hịm tôn phải ghi dán chứng từ đơn vị, tháng, năm, số tập hịm, ngồi hòm phải dán niêm phong Chương VI CÁC ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 24 Trách nhiệm chức danh có liên quan Giám đốc điều hành người chịu trách nhiệm tổ chức triển khai, quán triệt, thực quy chế đến đối tượng có liên quan phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước HĐQT sai phạm, tổn thất xảy Ban kiểm soát quan giám sát chặt chẽ việc tổ chức thực quy chế HĐQT thường xuyên kiểm tra việc thực quy chế sử dụng kho tiền kịp thời chấn chỉnh sai phạm, bổ sung, sửa đổi quy chế cho phù hợp với thực tế hoạt động Quỹ Điều 25 Quá trình thực có vướng mắc phải kịp thời báo cáo, phản ánh với Chủ tịch HĐQT để HĐQT nghiên cứu chỉnh sửa, bổ sung kịp thời 10 T/M HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH 11 ... thẩm quy? ??n Điều 18 Những quy định ra, vào kho tiền Mỗi lần vào kho tiền phải đăng ký vào sổ ra, vào kho tiền Khi vào kho, thủ kho tiền vào đầu tiên; thủ kho cuối Việc mở đóng ổ khóa cửa kho tiền... khóa cửa kho thứ 2: Thủ kho mở niêm phong bảo quản Chìa khóa mã két kho: Thủ kho nhân viên kiểm ngân (khi thủ kho vắng mặt) chịu trách nhiệm mở, khóa xuất nhập kho Điều Trách nhiệm mã khóa quy định... quản chìa khóa kho, két sắt Về mã khóa cửa kho a Giám đốc quản lý mã khóa cửa kho ngồi b Kế tốn trưởng quản lý mã khóa cửa kho ngồi c Chìa khóa cửa kho thứ mã số két bạc kho, thủ kho chịu trách