ky nang lam viec nhom

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ CỤC PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP Chuyên đề KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM (Tài liệu dành cho đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực cho doanh nghiệp nhỏ vừa) Biên soạn: TS Trương Minh Đức HÀ NỘI - 2012 MỤC LỤC CHƢƠNG 1: BẢN CHẤT VÀ CÁC ĐẶC TRƢNG CỦA NHÓM 1.1.1 Khái niệm nhóm nhóm làm việc 1.1.2 Phân loại nhóm 1.2 Vai trị cá nhân nhóm 1.3 Đặc điểm tâm lý nhóm 1.3.1 Sự lan truyền tâm lý 1.3.2 Tâm trạng nhóm 1.3.3 Dư luận nhóm 1.3.4 Hiện tượng a dua theo số đông 1.3.5 Mối quan hệ thành viên nhóm 1.3.6 Sự tương hợp nhóm 1.4 Các đặc trƣng nhóm làm việc hiệu 10 1.4.1 Mục tiêu nhóm: mục tiêu nhóm phải đảm bảo SMART là: 10 1.4.2 Các thành viên tận tụy với mục tiêu chung nhóm 10 1.4.3 Tất thành viên nhóm phải tham gia hoạt động nhóm hưởng lợi từ kết nhóm 11 1.4.4 Có mơi trường khuyến khích hoạt động nhóm 11 1.4.5 Mục tiêu nhóm phải phù hợp với mục tiêu tổ chức 11 1.5 Các giai đoạn hình thành phát triển nhóm 11 1.5.1 Giai đoạn hình thành nhóm 11 1.5.2 Giai đoạn xung đột 12 1.5.3 Giai đoạn bình thường hóa 12 1.5.4 Giai đoạn hoạt động trôi chảy 12 1.5.5 Giai đoạn kết thúc 12 1.6 Lợi ích làm việc nhóm 12 CHƢƠNG 2- THÀNH LẬP NHÓM 18 2.1 Cơ sở thành lập nhóm 18 2.1.1 Xác định lý thành lập nhóm 18 2.1.2 Xác định kỳ vọng nhóm 19 2.1.3 Kiểm tra điều kiện thành lập nhóm 19 2.2 Các bƣớc thành lập nhóm 20 2.2.1 Xác định mục đích lựa chọn mục tiêu cho nhóm 20 2.2.2 Xác định phạm vi hoạt động nhóm 20 2.2.3 Lụa chọn thành viên nhóm xác định vị trí nhóm: 22 2.2.4 Xác định quy mô phù hợp với nhóm 23 CHƢƠNG 3- LÃNH ĐẠO NHÓM 30 3.1 Những tố chất cần thiết ngƣời lãnh đạo nhóm 30 3.2 Các vai trò lãnh đạo nhóm 31 3.3 Các phong cách nhà lãnh đạo 33 3.3.1 Tiếp cận theo hành vi 33 3.3.2 Tiếp cận theo lực 34 3.3.3 Tiếp cận theo tình 34 3.4 Lựa chọn phong cách lãnh đạo phù hợp 36 3.4.1 Lựa chọn phong cách lãnh đạo cá nhân 37 3.4.2 Lựa chọn phong cách lãnh đạo tập thể 38 3.4.3 Lựa chon phong cách lãnh đạo phù hợp với tình 38 3.5 Một số vấn đề ngƣời lãnh đạo nhóm thƣờng gặp nên tránh 39 CHƢƠNG 4- PHÁT TRIỂN NHÓM VÀ XÂY DỰNG SỰ ĐỒNG THUẬN TRONG NHÓM 47 4.1 Khái niệm phát triển nhóm 47 4.2 Mục đích vai trị việc phát triển nhóm 47 4.3 Nhƣng nội dung phát triển nhóm 48 4.3.1 Xác định vấn đề cốt lõi nhóm 48 4.3.2 Nhiệm vụ người lãnh dạo nhóm 48 4.3.3 Đào tạo phát triển thành viên nhóm 49 4.4 Đảm bảo đồng thuận nhóm 50 4.4.1 Tạo môi trường làm việc thân thiện 51 4.4.2 Huy động nguồn nhân lực 51 4.4.3 Nâng cao trình độ thành viên hoạt động toàn tổ chức 52 CHƢƠNG 5- KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 57 5.1 Kỹ giao tiếp hiệu 57 5.1.1 Kỹ lắng nghe 57 5.1.2 Kỹ nói kỹ truyền đạt thông tin 59 5.2 Kỹ đóng góp ý kiến tiếp nhận ý kiến ngƣời khác 60 5.3 Giải xung đột cá nhân 62 5.4 Kỹ thuyết phục đồng nghiệp 64 CHƢƠNG 6- KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH NHÓM 69 6.1 Kỹ tổ chức họp nhóm hiệu 69 6.1.1 Vai trị họp nhóm 69 6.1.2 Chuẩn bị họp 70 6.1.3 Điều hành họp 71 6.2 Kỹ giả mâu thuẫn xung đột nhóm 72 6.2.1 Xác định nguyên nhân sâu xa xung đột 72 6.2.2 Các phương pháp giải xung đột 73 6.2.3 Giải xung đột cá nhân thành viên nhóm 75 6.3 Kỹ phân giao cơng việc nhóm 75 6.3.1 Lợi ích việc phân công nhiệm vụ 75 6.3.2 Phân công nhiệm vụ hiệu 77 6.4 Kỹ hƣớng dẫn thành viên nhóm làm việc hiệu 79 6.4.1 Khái niệm 79 6.4.2 Quy trình hướng dẫn 81 6.5 Một số lời khuyên nhằm nâng cao hiệu hoạt động nhóm 82 TÀI LIỆU THAM LIỆU THAM KHẢO 85 CHƢƠNG 1: BẢN CHẤT VÀ CÁC ĐẶC TRƢNG CỦA NHÓM Mục đích chương Sau hồn thành chương người học nắm được: - Khái niệm nhóm chất nhóm làm việc Các cách phân loại nhóm - Phân tích ý nghĩa, vai trị cá nhân hoạt động nhóm - Đặc điểm tâm lý nhóm làm việc - Các đặc trưng nhóm làm việc hiệu - Hiểu rõ lợi ích làm việc theo nhóm 1.1 Khái niệm nhóm phân loại nhóm 1.1.1 Khái niệm nhóm nhóm làm việc Nhóm hiểu tập hợp từ hai người trở lên có mối liên hệ với nhau, có chung mục đích, sở thích thực số cơng việc gọi nhóm Nhóm tồn thành viên nhóm tự nguyện tham gia vàị nhóm đối xử bình đẳng Giữa họ có nhu cầu trao đổi, liên hệ với theo đuổi mục đích chung Trong nhóm, thành viên đảm nhiệm lấy vị trí, vai trị với tinh thần tự nguyện Ví dụ nhóm du lich: Các thành viên nhóm có chung mục đích du lịch để thưởng thức phong cảnh vùng miền tìm hiểu văn hóa, lịch sử người mà tới Trong nhóm có phân công nhiệm vụ cụ thể cho thành viên đảm nhiệm để phục vụ cho du lịch đó, người tự nguyện đảm nhiệm vai trò Nhóm thành lập tồn tài lâu dài ngắn hạn phụ thuộc vào mục đích nhóm Khi mục tiêu nhóm thực xong nhóm tự giải tán, chuyển sang mục tiêu, nhiệm vụ Nhóm làm việc Nhóm làm việc chủ đề bàn nhiều sách Khái niệm nhóm làm việc theo tác giả trường Harvard Business School cho rằng: “ Một nhóm người với kỹ bổ sung hoạt động để đạt mục đích chung Một nhóm người cam kết mục đích chung, có mục tiêu hoạt động chung phương thức tiếp cận mà họ chịu trách nhiệm” Chức năng, nhiệm vụ thành viên nhóm J Richard Hackman cho : “Nhiệm vụ ranh giới nhóm xác định rõ ràng, quyền hạn phân chia cụ thể để quản lý quy trình làm việc, cần phải có ổn định thành viên nhóm khoảng thời gian định" Xét mặt hình thức, nhóm làm việc khơng khác nhiều với nhóm thơng thường xét chất nhóm làm việc có số khác biệt sau: - Thứ nhất, nhóm làm việc hình thành tổ chức, phải chịu chi phối mục tiêu, nhiệm vụ chung tổ chức Bất kỳ khác biệt đối nghịch với mục tiêu nhiệm vụ tổ chức nhóm làm việc khơng thể tồn khó tồn tổ chức - Thứ hai, nhóm làm việc chủ yếu quan tâm đến tính hiệu hoạt động chung nhóm Bởi nhóm hình thành với mục tiêulà tạo nên hiệu cao thông qua phối hợp hoạt động chặt chẽ thành viên nhóm, khai thác tối đa tiềm họ để đạt mục tiêu chung cao - Thứ ba, thành viên nhóm ngồi hiểu biết sâu sắc lĩnh vực phụ trách họ cịn có khả hỗ trợ, giúp đỡ thành viên khác nhóm cần thiết Điều đỏi hỏi thành viên nhóm phải có khả hiểu biết công việc phải chia sẻ thông tin cho mục đích chung nhóm - Thứ tư, nhóm hình thành thành viên nhóm đối xử thật bình đẳng với Họ thấy cần thiết phải liên hệ, phối hợp chia sẻ thông tin với để thực công việc tốt Tổ làm việc Ngoài ra, cần phân biệt khái niệm nhóm làm việc với tổ làm việc Tổ làm việc hình thành tổ chức nhu cầu tổ chức địi hỏi người đứng đầu tổ chức thấy cần thiết cần phải thành lập mà đưa định thành lập Các thành viên tổ làm việc không thiết phải tự nguyện mà nhiều định điều động tổ chức yêu cầu Do không mang tính chất tự nguyện mà bắt buộc, thành viên cảm nhận thấy khơng thiết, khơng thấy có nhu cầu cần phải hợp tác, chia sẻ thơng tin, kinh nghiệm với q trình làm việc Công việc thành viên quy định rõ chức nhiệm vụ Họ thực nhiệm vụ đạo người quản lý Trong tổ làm việc có hợp tác người quản lý với nhân viên (nhiều hợp tác mang tính chất mệnh lệnh hành bắt buộc, cấp trên- cấp mà khơng mang tính chất tự nguyện) Giữa nhân viên với có tính hợp tác Ví dụ: phận phịng ban có hình thành nhiều tổ khác để giải mảng công việc phịng Trong phịng vật tư có tổ khai thác vật tư, tổ bảo quản lưu giữ vật tư, tổ vận chuyển vật tư, tổ làm kế hoạch vật tư,… Hoạt động theo tổ làm việc có số ưu điểm định: Thứ nhất, thơng thường tổ có đủ số kỹ cần thiết định để thực số mục tiêu tổ chức đề cho tổ Thứ hai, nhiệm vụ công việc đề cho tổ thực hợp lý Thứ ba, người đứng đầu tổ nắm vững yêu cầu cần thiết để đạt mục tiêu tổ Thứ tư, định tổ thơng qua nhanh chóng truyền đạt đến thành viên tổ kịp thời Trong thực tế, có phân định rõ ràng nhóm làm việc tổ làm việc mà có đan xen hai loại hình Tùy theo đặc điểm cơng việc, vào tình hình tổ chức mà người ta sử dụng mơ hình nhóm làm việc tổ làm việc kết hợp hai cho hoạt động hiệu 1.1.2 Phân loại nhóm Phụ thuộc vào đặc điểm thành viên, mục tiêu mà nhóm theo đuổi yêu cầu tổ chức mà nhóm thành lập có tính chất khác Nhìn chung nhóm phân hai loại chính: * Các nhóm thức Các nhóm thức nhóm có tổ chức Chúng thường cố định, thực công việc có tính ổn định có phân cơng rõ ràng Những người nhóm thường có chung nghề nghiệp chuyên môn giải vấn đề xác định Các nhóm thức có cấp độ tổ chức ổn định lâu dài theo chuyên môn nhằm giải vấn đề chun biệt * Các nhóm khơng thức Đó nhóm người tự nguyện tổ chức lại với để giải vụ việc có đặc biệt có tính chất tạm thời Ví dụ: nhóm thực dự án theo thời vụ, nhóm bàn thảo chiến lược cơng ty,… Nhóm khơng thức tồn thời gian ngắn thường không ổn định, nhân thay đổi thường xuyên tùy thuộc vào yêu cầu cơng việc Ngồi cách phân loại trên, nhóm cịn có cách phân loại khác, kể số cách phân loại nhóm điển hình: * Nhóm chức năng: nhóm người thành lập để thực chức nhiệm vụ tổ chức giao phó Hoạt động nhóm chức chịu quản lý trực tiếp người quản lý chức mà thơi * Nhóm chức chéo: Nhóm thành lập từ thành viên hoạt động chức khác tổ chức Những thành viên nhóm sử dụng phần thời gian họ hoạt động phục vụ cho nhóm, cịn thời gian cịn lại họ vần hoạt động phục vụ cho công việc thuộc nhóm họ trước * Nhóm hổ (Tiger): Nhóm thành lập từ thành viên hoạt động chức khác tổ chức toàn thời gian họ dành cho hoạt động nhóm Mục tiêu hoạt động nhóm phải đưa giải vấn đề tổ chức giá * Nhóm chuyên nhiệm: Là nhóm tổ chức tạm thời với thành viên tập hợp lại để giải vấn đề cụ thể khám phá hội * Ủy ban: Là nhóm đương nhiệm có trách nhiệm xây dựng điều hành tư tưởng, sách định thiết lập thơng lệ * Nhóm làm việc tự quản: Nhóm làm việc tự quản nhóm nhỏ bao gồm nhân viên trao quyền giải nhiệm vụ diễn liên tục Trong số trường hợp, nhóm bầu chọn trưởng nhóm thành viên chí loại bỏ thành viên khơng thể đóng góp hay khơng đáp ứng tiêu chuẩn nhóm Hình thức nhóm thiết thành viên phải làm việc với thời gian tương đối dài Các thành viên nhóm có quyền tự định định phương pháp làm việc hiệu tất người khuyến khích tự tìm kiếm quy trình làm việc tối ưu liên tục cải thiện quy trình làm việc Nhóm dự án: Khác với nhóm làm việc tự quản, nhóm dự án tổ chức xoay quanh nhiệm vụ đột xuất khoảng thời gian giới hạn Nhiệm vụ tuần, năm, lâu Sau cơng việc hồn tất, nhóm giải tán Những dự án có quy mơ lớn lâu dài thường cần đến nhiều thành viên, có trưởng nhóm lẫn nhà quản lý dự án làm việc tồn thời gian 1.2 Vai trị cá nhân nhóm Nhóm hình thành từ thành viên tự nguyện tham gia, tính hiệu nhóm phụ thuộc phần lớn vào thành viên nhóm Vậy chất lượng hoạt động nhóm phụ thuộc vào: + Năng lực thành viên nhóm Năng lực cá nhân tạo nên lực chung nhóm Để tạo nên nhóm mạnh, người đứng đầu nhóm phải tập hợp thành viên có lực, điểm mạnh riêng mà nhóm cần có + Sự đồn kết trí nhóm Sức mạnh nhóm hình thành từ trí đồng lịng tập thể nhóm Nhóm có nhiều cá nhân có lực cao khơng đồn kết nhóm khơng thể trở thành nhóm mạnh Sự thống nhất, đồn kết trí nội nhóm giúp cho nhóm tập hợp sức mạnh cá nhân thành sức mạnh cộng hưởng nhóm + Hiệu hoạt động nhóm nâng cao vai trò cá nhân thành viên đề cao, phát huy Để phát huy khả cá nhân người lãnh đạo nhóm cần có hoạt động thu hút thành viên tham gia sơi vào hoạt động nhóm, khuyến khích người động não tham gia hoạt động thảo luận, đề xuất ý kiến, trân trọng ý kiến đóng góp thành viên cho nhóm Mỗi cá nhân cần dược phân công giao việc phù hợp với sở trường họ + Tính hiệu nhóm cịn phụ thuộc vào tính đa dạng thành viên nhóm Sự đa dạng thành viên nhóm đảm bảo cho nhóm đảm nhiệm nhiều công việc phức tạp đa dạng Sự đa dạng giúp cho hoạt động nhóm trở nên mềm dẻo linh hoạt dễ thích ứng với biến động mơi trường làm việc nhóm + Vai trị cá nhân trở thành nhân tố cản trở hoạt động nhóm Khi thành viên nhóm khơng thấy có lợi ích cảm thấy lợi ích thân bị vi phạm tham gia nhóm, họ thờ có hành động gây cản trở hoạt động nhóm Người lãnh đạo nhóm cần phải phát ngăn chặn sớm thành viên có biểu thờ ơ, cản trở phá quấy nhóm + Các cá nhân có thái độ đề cao thân, Tính tự kiêu tự đại thích thể tơi khơng lắng nghe người khác yếu tố làm cản trở hoạt động nhóm 1.3 Đặc điểm tâm lý nhóm Sự hình thành tâm lý nhóm xuất phát từ tổng hợp tâm lý cá thể thành viên nhóm tạo nên nhận thức chung nhóm, xúc cảm nhóm, tâm trạng nhóm, nhu cầu hứng thú, nguyện vọng chung nhóm Tâm lý nhóm thường phức tạp, đa dạng khơng đồng với tượng tâm lý tương ứng với thành viên nhóm Các tượng xì xào bán tán, nghi ngờ gây đố kỵ thông tin không rõ ràng dễ xảy Các tượng tâm lý nhóm xuất số dạng sau: 1.3.1 Sự lan truyền tâm lý ... hội để kêt hợp kỹ trí tuệ với người khác Xác định vai trị thành viên nhóm Vai trị thành viên khả nang chia sẻ thành viên nhómnhằm hồn thành u cầu công việc họ Mỗi nguời thuờng phát triển vai trò