Tiểu luận một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại tổng công ty thép VN

Hoạt động của công tác văn th đợc làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan đợc nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lợng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của

Mục lục

Mục lục……… 1

Lời nói đầu ……… 2

Chơng I: Cơ sở lý luận về công tác văn th ………… ……… 3

I Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn th ……….3

1 Khái niệm về công tác văn th ……… …… .3

2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn th ……… ……… 3

II Nội dung công tác văn th và tổ chức quản lý văn th ………4

1 Nội dung công tác văn th ……… …….4

2 Hệ thống tổ chức quản lý văn th ……… 5

3 Hệ thống các cơ quan đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ ……….5

4 Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác văn th ………… …… .5

III Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản ……… … 5

1 Quản lý văn bản đi ……… ………… .5

2 Quản lý văn bản đến …… 6

3 Quản lý và sử dụng con dấu …… 7

Chơng II: Hoạt động công tác văn th tại Tổng Công ty Thép Việt Nam 9

I Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty Thép Việt Nam……….9

1 Qúa trình hình thành và phát triển ……… 9

2 Chức năng, nhiệm vụ của Tổng Công ty ……… 9

3 Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của Tổng Công ty ……… 10

I 4 Tình hình hoạt động chung của Tổng Công ty ……… …… .14

II Thực trạng công tác văn th của Tổng công ty Thép Việt Nam…………15

1 Giải quyết và quản lý văn bản đến tại Tổng Công ty Thép……… 15

2 Giải quyết và quản lý văn bản đi taịo Tổng Công ty ……… …… 17

3 Giải quyết và quản lý văn bản mật tại Tổng Công ty……… 18

4 Tổ chức và quản lý sử dụng con dấu tại Tổng Công ty ……… 18

Chơng III : Một số giải pháp và kiến nghị ……… … 19

Kết luận ……… ……… 20

Tài liệu tham khảo……… 21

Lời nói đầu Trong những năm gần đây, hoạt động của công tác văn th đã đóng góp một

phần rất quan trọng trong việc phát triển của các Doanh nghiệp Công tác văn th là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ đắc lực cho công tác chỉ đạo, quản

lý, sản xuất kinh doanh của ngành Hiện nay, tại một số Doanh nghiệp vẫn còn tồn tại những khuyết điểm cha đợc khắc phục nh khâu soạn thảo văn bản, xử lý văn bản đi và

đến còn chậm, công tác bảo mật ở một số đơn vị cha đợc quan tâm Hoạt động của công tác văn th đợc làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan đợc nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lợng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nớc, hạn chế đợc bệnh quan liêu, giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng

và việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật

Qua một thời gian ngắn đợc thực tập tại Tổng công ty Thép Việt Nam, em đã tìm hiểu mọi hoạt động tại Tổng công ty vì thế em đã chọn đề tài: “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn th tại Tổng Công ty Thép Việt Nam ”

Trong bài báo cáo thực tập của em trừ phần “lời nói đầu” và phần “kết luận” thì kết cấu của bài báo cáo này đợc chia ra làm ba chơng:

Chơng I: Cơ sở lý luận về hoạt động công tác văn th

Chơng II: Hoạt động công tác văn th tại Tổng công ty Thép Việt Nam Chơng III: Một số kiến nghị và giải pháp

Trong thời gian thực tập đợc sự giúp đỡ của thầy cô và các cô chú trong Công ty

đã hớng dẫn và giúp cho em hoàn thành bài báo cáo này Vì thời gian có hạn nên trong báo cáo này không thể tránh khỏi những thiếu sót và sai lầm Em kính mong thầy cô giúp đỡ em để báo cáo của em đợc hoàn chỉnh hơn nữa

Chơng I: cơ sở lý luận về công tác văn th

I Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn th:

1 Khái niệm về công tác văn th:

Công văn, giấy tờ là một trong những phơng tiện quan trọng và cần thiết đối với hoạt động quản lý Nhà nớc, do đó việc làm công văn giấy tờ và quản lý chúng là hai công tác không thể thiếu đợc trong hoạt động đó Những hoạt động đó cần đợc tiến hành tuân thủ chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật về công tác văn th, tức là các quy định về toàn bộ các công việc của cơ quan quản lý hành chính Nhà nớc về xây dựng văn bản và quản lý, và giải quyết các văn bản đó trong hoạt động quản lý của mình

Quan điểm về công tác văn th theo nghĩa rộng (tức là bao gồm xây dựng và quản lý văn bản) và nên đợc áp dụng ở mọi lúc, mọi nơi Cách hiểu này đã đợc khẳng

định tại công văn của cục Lu trữ Nhà nớc số 55 - CV / TCCB ngày 01- 3 - 1991 về việc hớng dẫn thực hiện Quyết định số 24 - CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trởng, theo

đó : “Công tác văn th là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan Mục đích chính của công tác văn th là bảo đảm thông tin cho quản lý Những tài liệu, văn kiện đợc soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn th là phơng tiện thiết yếu để bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả”

2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn th :

+ Vị trí:

Công tác văn th là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan Nh vậy, công tác văn th có ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng quản lý Nhà nớc của cơ quan

+ ý nghĩa:

Công tác văn th bảo đảm việc cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm

vụ quản lý Nhà nớc của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung Thông tin phục vụ quản lý đợc

cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản

Thực hiện tốt công tác văn th sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan đợc nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lợng, đúng chính sách, đúng chế độ

+ Yêu cầu của công tác văn th:

Công tác văn th phải đảm bảo các yêu cầu sau :

- Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản Do đó, xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần giải quyết nhanh công việc của cơ quan

- Chính xác: Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết công việc, không trái với văn bản qui phạm pháp luật có liên quan Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nớc quy định Trình bày văn bản phải đúng tiêu chuẩn Nhà nớc ban hành Các yêu cầu nghiệp vụ đánh máy văn bản, in ấn văn bản phải đúng nội dung bản thảo đã đợc phê duyệt

- Bí mật: Trong quá trình xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn th, lựa chọn cán bộ văn th của cơ quan phải

đảm bảo yêu cầu đã đợc quy định trong pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nớc

- Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn th gắn liền với việc sử dụng các phơng tiện và kỹ thuật hiện đại.Vì vậy hiện đại hoá công tác văn

th đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nớc nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất lợng cao Hiện đại hoá công tác văn th ngày nay, trớc hết nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn th và thực hiện các trang thiết bị văn phòng

II Nội dung công tác văn th và tổ chức quản lý văn th :

1 Nội dung công tác văn th

Công tác văn th bao gồm:

+ Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản:

- Thảo văn bản

- Lập hồ sơ và giao lộp hồ sơ, tài liệu vào lu trữ cơ quan.

+ Quản lý và sử dụng con dấu.

2 Hệ thống tổ chức quản lý văn th

+ Cơ quan quản lý Nhà nớc công tác văn th ở trung ơng

Cục lu trữ Nhà nớc có nhiệm vụ giúp Chính phủ quản lý thống nhất công tác văn th từ trung ơng đến địa phơng, chỉ đạo trực tiếp công tác văn th ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, các tỉnh và thành phố trực thuộc trung ơng

+ Tổ chức văn th ở các cơ quan, các ngành, các cấp

Công tác văn th ở các ngành các cấp đợc phân cấp quản lý nh sau:

- Các bộ trởng, thủ trởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ có trách nhiệm quản lý công tác văn th trong toàn ngành và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn th của các đơn vị trực thuộc Chính phủ

- Chủ tịch uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ơng có trách nhiệm quản lý công tác văn th trong toàn tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ơng và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn th của các quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh, thị xã và các đơn

vị trực thuộc

3 Hệ thống các cơ quan đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ văn th

4 Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác văn th

III Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:

1 Quản lý văn bản đi

a Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục gửi

Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi nh: số,

ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung của văn bản vào những phơng tiện đăng ký nh: sổ đăng ký, thẻ, máy vi tính nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và tra tìm văn bản đợc nhanh chóng

+ Chuyển giao văn bản đi

Các văn bản đi phải đợc đăng ký và chuyển ngay trong ngày khi đã có chữ ký của ngời có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan

Việc gửi văn bản phải đúng với nơi nhận đã ghi trên văn bản

Những văn bản có dấu hiệu “khẩn” phải đợc chuyển trớc

+ Sắp xếp và quản lý văn bản lu

Mỗi văn bản đi đều phải lu ít nhất 02 bản: một bản đề cập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành, một bản lu ở văn th để tra tìm, phục vụ khi cần thiết Những bản lu ở văn th phải sắp xếp theo từng loại văn bản của năm nào để riêng năm

ấy Bản lu phải là bản chính Tuỳ theo tính chất và nội dung công việc mà có thể lu thêm một số bản sao

2 Quản lý văn bản đến

a Nguyên tắc chung về việc tiếp nhận văn bản đến

+ Tất cả các văn bản đến cơ quan đều phải đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất ở văn th

+ Văn bản đến phải đợc xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật

+ Văn bản đến phải trình thủ trởng cơ quan, qua văn phòng hoặc trởng phòng hành chính trớc khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết

+ Các cá nhân, đơn vị khi nhận văn bản đến phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn th.

b Nội dung quản lý văn bản đến

Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến; ngày

đến là ngày văn th nhận văn bản Số đến ghi liên tục từ số 001 bắt đầu từ ngày 01- 01

đến hết ngày 31- 12 mỗi năm Có thể ghi số đến tuỳ theo từng loại văn bản

3 Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản lý Nhà nớc đối với mọi mặt của đời sống xã hội Trong hoạt động của các cơ quan văn

bản ban hành đợc đảm bảo giá trị pháp lý bằng một yếu tố thể thức quan trọng là con dấu Con dấu thể hiện quyền lực của chính quyền các cấp.

a Văn bản pháp luật hiện hành về con dấu

Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác văn th, bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ tục hành chính trong các quan hệ hành chính Nhà nớc

b Những quy định về tổ chức sử dụng và quản lý con dấu

+ Sử dụng con dấu theo đúng chức năng luật định

+ Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ đợc dùng một con dấu theo mẫu quy định

+ Khi đóng dấu vào văn bản phải đảm bảo các quy định sau:

- Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản

- Con dấu chỉ đợc đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền

- Không đợc đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ; không đợc đóng dấu khống chỉ

- Dấu đợc đóng rõ nét lên các văn bản và trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái

- Mực dấu thống nhất dùng màu đỏ (đỏ cờ)

- Trờng hợp có các bản phụ lục hay văn bản dự thảo thì đóng dấu treo

- Dấu đóng mờ phải đợc đóng lại

- Thực hiện các chế độ quản lý con dấu

Chơng II: Hoạt động về công tác văn th Tại Tổng công ty Thép Việt Nam

I Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty Thép Việt Nam

1 Quá trình hình thành và phát triển của Tổng Công ty

Tổng Công ty Thép Việt Nam đợc thành lập theo quyết định số 344/TTg ngày

04 tháng 7 năm 1994 của Thủ tớng Chính phủ trên cơ sở hợp nhất Tổng Công ty Thép

và Tổng Công ty Kim khí thuộc Bộ Công nghiệp nặng - nay là Bộ Công nghiệp Thực hiện chủ trơng của Đảng và Nhà nớc về tiếp tục đổi mới, sắp xếp lại các Doanh nghiệp Nhà nớc đặc biệt là các Tổng Công ty nắm giữ các ngành then chốt của nền kinh tế, ngày 29 tháng 4 năm 1995, Thủ tớng Chính phủ ký quyết định số 255/TTg thành lập lại Tổng Công ty Thép Việt Nam tổ chức hoạt động theo mô hình Tổng công ty Nhà nớc - Tổng Công ty 91

Tổng Công ty Thép Việt Nam có tên giao dịch đối ngoại : VIETNAM STEEL CORPORATION Tên viết tắt: VSC Địa chỉ: số 91, phố Láng Hạ, quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội

Hiện nay, Tổng Công ty Thép Việt Nam có 14 đơn vị thành viên và 14 liên doanh với nớc ngoài Tổng Công ty đợc Nhà nớc giao quản lý và sử dụng hơn 1.400 tỷ

đồng Lao động bình quân 17.500 ngời; doanh thu 7.500 tỷ đồng; sản lợng thép cán

đạt 650.000 tấn/ năm

2 Chức năng, nhiệm vụ của Tổng Công ty

Tổng Công ty Thép Việt Nam là một trong 17 Tổng Công ty Nhà nớc đợc Thủ tớng Chính phủ thành lập và hoạt động theo mô hình Tổng Công ty 91 - mô hình Tập

đoàn kinh doanh lớn của Nhà nớc Mục tiêu của Tổng Công ty Thép Việt Nam là xây dựng và phát triển mô hình Tập đoàn kinh doanh đa ngành trên cơ sở sản xuất và kinh doanh Thép làm nền tảng

Tổng Công ty Thép Việt Nam hoạt động kinh doanh hầu hết trên các thị trờng trọng điểm trên lãnh thổ Việt Nam và bao trùm hầu hết các công đoạn từ khai thác

nguyên liệu, vật liệu, sản xuất Thép và các sản phẩm Thép cho đến khâu phân phối, tiêu thụ sản phẩm Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tổng công ty nh sau:

- Khai thác quặng sắt, than mỡ, nguyên liệu trợ dung phục vụ cho công nghệ luyện kim

- Sản xuất gang, thép và các kim loại, sản phẩm Thép

- Kinh doanh xuất, nhập khẩu Thép, vật t thiết bị và các dịch vụ liên quan đến công nghệ luyện kim nh nguyên liệu, vật liệu đầu vào các sản phẩm Thép, trang thiết

bị luyện kim, chuyển giao công nghệ và hỗ trợ kỹ thuật

- Thiết kế, chế tạo, thi công xây lắp trang thiết bị công trình luyện kim và xây dựng

- Kinh doanh khách sạn, nhà hàng ăn uống, xăng, dầu, mỡ, gas, dịch vụ và vật t tổng hợp khác

- Đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ phục vụ ngành công nghiệp luyện kim và lĩnh vực sản xuất kim loại, vật liệu xây dựng

- Đầu t, liên doanh, liên kết kinh tế với các đối tác trong nớc và nớc ngoài

- Xuất khẩu lao động

Bên cạnh phạm vi chức năng, nhiệm vụ hoạt động kinh doanh đợc Nhà nớc giao, Tổng Công ty Thép Việt Nam còn đợc Nhà nớc giao cho thực hiện nhiệm vụ rất quan trọng là cân đối sản xuất Thép trong nớc với tổng nhu cầu tiêu dùng của nền kinh

tế, xã hội kết hợp nhập khẩu các mặt hàng Thép trong nớc cha sản xuất đợc để bình ổn giá cả thị trờng Thép trong nớc, bảo toàn và phát triển vốn Nhà nớc giao, tăng nguồn thu cho ngân sách Nhà nớc, tạo việc làm và bảo đảm đời sống cho ngời lao động trong Tổng Công ty

3 Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của Tổng Công ty

Cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành của Tổng Công ty đợc tổ chức theo quy

định của Luật Doanh nghiệp Nhà nớc và Điều lệ Tổng Công ty do Chính phủ phê chuẩn

Hiện nay Tổng Công ty Thép Việt Nam có bộ máy quản lý và điều hành Tổng Công ty đợc phân bố trên các tỉnh, thành phố trong nớc nh Hà Nội, Hứa Phòng, Quản Ninh, Thái Nguyên, Nghệ An, Thà Thiên Huế, Đà Nẵng, Quản Nam, Khánh Hoà, Tây Nguyên, Thành phố Hồ Chí Minh, Bà rịa - Vũng Tàu, Cần Thơ, Bình Dơng, Biên Hoà

và các khu công nghiệp lớn

Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp của Tổng công ty Thép Việt Nam theo mô hình trực tuyến chức năng - cơ cấu quản trị này đang đợc áp dụng phổ biến hiện nay Theo cơ cấu này, ngời lãnh đạo Doanh nghiệp đợc sự giúp sức của tập thể lãnh đạo để chuẩn bị các quyết định, hớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quyết định đối với cấp dới Ngời lãnh đạo Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về mọi lĩnh vực hoạt động và toàn quyền quyết định trong phạm vi Doanh nghiệp Việc truyền lệnh, ra các quyết

định, chỉ thị vẫn theo tuyến đã quy định, ngời lãnh đạo ở các bộ phận chức năng ( phòng, ban chuyên môn ) Tổng Công ty không ra mệnh lệnh trực tiếp, chỉ thị cho

đơn vị thành viên cấp dới

Bên cạnh mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng, để linh hoạt, chủ động trong

điều hành công việc và phát huy đợc trí tuệ, năng lực của đội ngũ chuyên gia, Tổng Công ty còn vận dụng cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp theo dạng ma trận, tập hợp

đội ngũ chuyên gia của nhiều bộ phận chức năng nhằm nghiên cứu, xây dựng dự án, phơng án, chiến lợc hay chơng trình cho từng lĩnh vực cụ thể Ví dụ nh: Hội đồng t vấn thẩm định tài chính dự án đầu t, ban chỉ đạo một số lĩnh vực, tổ nghiên cứu chiến lợc kinh doanh, mạng lới tiêu thụ sản phẩm v.v…