Tìm hiểu phần mềm thư viện số KIPOS

Sau đây là một số khái niệm về Thư viện số Liên đoàn Thư viện số - 1993 đã định nghĩa như sau: “ Các thư viện số là các tổ chức cung cấp các nguồn lực tài nguyên, bao gồm cả các chuyên g

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành được bài khóa luận này, tôi xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo TS Nguyễn Hoàng Sơn (Giám đốc trung tâm thông tin thư viện Đại học Quốc Gia Hà Nội), Anh Nguyễn Hồng Vinh Giám đốc Công ty cổ phần quản lý phần mềm Hiện Đại, Anh Nguyễn Qúy Hoàn phó giám đốc Trung tâm thông tin – thư viện Đại học Nha Trang, các thầy cô giáo trong khoa thông tin – thư viện, trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân Văn

đã giúp đỡ tôi hoàn thành bài khóa luận này

Trong quá trình hoàn thành khóa luận với thời gian ngắn, cộng với trình

độ và khả năng có hạn của một sinh viên, dù rất cố gắng song chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế về trình độ kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn Tôi rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô giáo, các cán bộ thư viện, các chuyên gia, các nhà nghiên cứu và những người quan tâm tới đề tài này để làm cơ sở cho tác giả có thể hoàn thành xuất sắc đề tài mang tính thực tiễn cao hơn

Xin trân trọng cảm ơn

Hà Nội, ngày 12 tháng 03 năm 2014

Sinh viên Lương Thị Huyền

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan khóa luận “Tìm hiểu phần mềm thư viện số KIPOS”

là kết quả nghiên cứu của riêng tôi Nội dung khóa luận có tham khảo các tài liệu được đăng tải trên các công trình nghiên cứu, các tạp chí và các trang Web theo danh mục tài liệu tham khảo của khóa luận

Sinh viên Lương Thị Huyền

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

KIPOS Knowledge Information Portal Solution

TVĐT Thư viện điện tử

METS Metadata Encoding and Transmission Standard

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay công nghệ thông tin đang phát triển mạnh mẽ dần đi sâu vào đời sống con người và có một vai trò hết sức quan trọng Sự bùng nổ thông tin theo cấp số nhân khiến cho việc kiểm soát cũng như tìm kiếm thông tin ngày càng trở nên khó khăn vì vậy cần tới sự giúp đỡ của khoa học công nghệ đặc biệt là lĩnh vực công nghệ thông tin Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý dữ liệu đặc biệt là trong các cơ quan thư viện là rất cần thiết và có ý nghĩa to lớn Các thư viện ngày nay đã áp dụng khá rộng rãi các trang thiết bị công nghệ thông tin vào việc quản lý, lưu trữ cũng như bảo quản vốn tài liệu Thư viện số là xu thế phát triển hiện nay của các thư viện ở Việt Nam Chuyển

từ thư viện truyền thống dựa vào năng suất lao động của con người là chính sang thư viện điện tử, thư viện số với sự hỗ trợ của máy tính và các thiết bị

số Công tác chuyển từ thư viện truyền thống sang thư viện số là một công đoạn lâu dài, phức tạp Việc lựa chọn các phần mềm thích hợp để tiến hành xây dựng thư viện số là một việc làm rất khó khăn và cần có sự lựa chọn kỹ lưỡng để phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan thông tin thư viện Hiện nay có nhiều loại phần mềm để xây dựng thư viện số như phần mềm Dispase, Greenstone, Koha Phần mềm Thư viện số KIPOS là một phần mềm quản lí thư viện số do công tuy phần mềm quản lý Hiện đại xây dựng Với nhiều tính năng ưu việt nó không những giúp quản lí thư viện số mà còn tích hợp cả tính năng thư viện diện tử

Hiện nay trên thế giới cũng như Việt Nam đang xây dựng thư viện số Phần mềm KIPOS đã được đưa vào xây dựng thư viện thành công tại một số đơn vị cơ quan thông thin – thư viện như Đại học Nha Trang, Trung tâm học liệu Đại học Thái Nguyên, Viện Khoa Học Tổ Chức Nhà Nước… Để hiểu

hơn về các tính năng của phần mềm KIPOS Tôi đã chọn đề tài “ Tìm hiểu phần mềm thư viện số KIPOS” để nghiên cứu phạm vi niên luận của tôi.

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:

Mục đích nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu về phần mềm Thư viện số KIPOS, phân tích những đặc điểm, tính năng nổi bật của phần mềm này trong việc ứng dụng vào hoạt động thư viện Khảo sát về việc ứng dụng phần mềm này vào việc xây dựng thư viện số ở một số thư viện tại Việt Nam Tác giả sẽ đưa ra những nhận xét đánh giá về tính năng của phần mềm này đồng thời đưa

ra một số đề xuất kiến nghị với mong muốn giới thiệu phần mềm này rộng rãi hơn đến các thư viện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, đặc biệt trong việc lựa chọn giải pháp phần mềm thư viện số

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là phần mềm thư viện số KIPOS.Phạm vi nghiên cứu là việc ứng dụng phần mềm này tại một số thư viện Việt Nam

4 Phương pháp nghiên cứu:

Trong quá trình thực hiện tối tiến hành phương pháp sau:

- Phương pháp phân tích tổng hợp tài liệu

- Tham khảo ý kiến chuyên gia

5 Bố cục khóa luận

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, bố cục của báo cáo gồm 3 chương:

- Chương1: Cơ sở lý luận.

- Chương 2: Tổng quan về phần mềm Kipos.Digital

- Chương 3: Nhận xét và kiến nghị

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN

Ngày nay, “ Nhiều sinh viên khoa học và công nghệ trên thế giới cho rằng TVS chính là World Wide Web” Mặc dù Web đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của TVS nhưng quan điểm trên là không đúng TVS là World Wide Web khác nhau ở chỗ Web không có đặc điểm sưu tập và tổ chức thông tin, trong khi TVS ngày càng hoàn thiện việc tổ chức để người sử dụng tự hình thành tri thức với phương châm “TVS là nơi sử dụng công nghệ để chuyển câu hỏi thành câu trả lời”.

Rất nhiều nhà thư viện học cũng như các hiệp hội thư viện đã đưa ra rất nhiều định nghĩa về TVS Thậm chí “Thư viện số” cũng được thể hiện dưới nhiều tên gọi khác nhau: Thư viện số (Digital Library), Thư viện điện tử (Electronic Library), Thư viện ảo (Virtual Library) hay thư viện không tường (Libray without wall) Tuy nhiên, tên gọi thư viện số được thế giới biết đến nhiều hơn trong khi Việt Nam lại thường gọi Thư viện điện tử [6] Sau đây là một số khái niệm về Thư viện số

Liên đoàn Thư viện số - 1993 đã định nghĩa như sau: “ Các thư viện số

là các tổ chức cung cấp các nguồn lực tài nguyên, bao gồm cả các chuyên gia lựa chọn, cấu trúc, cung cấp khả năng truy cập tới các nguồn tri thức, phiên dịch, phân phối, bảo đảm tính vẹn toàn và tính lâu dài của các bộ sưu tập số để cho một cộng đồng hoặc một tập hợp cộng đồng người dùng tin xác định luôn

có thể sử dụng một cách nhanh chóng, kịp thời và kinh tế”

Theo Gladney – 1994: “Một thư viện số phải là một tập hợp các thiết bị máy tính lưu trữ, truyền thông cùng với các nội dung số và phần mềm để tái tạo, thúc đẩy và mở rộng các dịch vụ thông tin của các thư viện truyền thống chứa các tài liệu trên giấy và các vật mang tin khác vẫn làm như thu thập, biên mục, tìm kiếm, phân phối thông tin Một dịch vụ của thư viện số đầy đủ, trọn vẹn phải bao gồm đảm bảo có cả dịch vụ chính yếu của các thư viện truyền

thống và khai thác tối đa các lợi ích của công nghệ lưu trữ số, tìm kiếm thông tin số và truyền thông số”.

Nhà thư vện học Stephen Pinfifeld định nghĩa như sau: “Thư viện điện

tử là thuật ngữ dùng để chỉ một tập hợp nguồn tin số hóa được liên kết mạng

và là kèm theo hạ tầng kỹ thuật và quản lý Thư viện điện tử bao gồm dữ liệu (Data) và siêu dữ liệu (Metadata) ở các dạng thức khác nhau được tập hợp để cung cấp cho người dùng tin”

Theo Th.s Cao Minh Kiểm “Thư viện số là một thực thể, là một thư viện được tổ chức theo những phương thức mới và với nguồn tài liệu ngày càng đa dạng, có chất lượng phục vụ ngày càng cao, thời gian phục vụ ngày càng lớn” [6]

Theo Vũ Văn Sơn: “Thư viện số là hình thức kết hợp giữa thiết bị tính toán, lưu trữ và truyền thông số với nội dung và phần mềm cần thiết để tái tạo, thúc đẩy và mở rộng các dịch vụ của các thư viện truyền thống vốn dựa trên các biện pháp thu thập, biên mục và phổ biến thông tin trên giấy và các vật liệu khác”

Theo Bùi Loan Thùy, Lê Văn Viết: “Thư viện số là thư viện chứa đựng các thông tin và tri thức được lưu trữ dưới dạng điện tử số trên các phương tiện khác nhau: bộ nhớ điện tử, đĩa quang, đĩa từ” [20]

Tóm lại TVDT – TVS phải đạt các yêu cầu sau: [7]:

- Phục vụ một cách tốt nhất một cộng đồng hay một tập hợp cộng đồng người dùng tin xác định nào đó

- Không phải là một thực thể đơn độc

- Được cấu tạo bởi một cấu trúc thống nhất, logic và tổ chức

- Kết hợp giữa việc học tập, giáo dục và quá trình truy cập

- Tận dụng tối đa yếu tố con người (cán bộ thư viện) cũng như các yếu tố công

- Tạo sự truy cập thông tin nhanh chóng và hiệu quả cùng với một loạt các phườn thức truy cập đa chiều.

- Cung cấp truy cập miễn phí (có thể đối với một cộng đồng người dùng tin xác định)

- Sở hữu quản lý và kiểm soát được các nguồn tài nguyên thông tin của mình (cũng có thể phải mua ở bên ngoài)

- Có một tập hợp nguồn tài nguyên thông tin với các đặc điểm sau:

+ Lớn và luôn ổn định

+ Được tổ chức và quản trị tốt, chủ yếu bằng máy tính và mạng truyền thông đa dịch vụ

+ Có nhiều khổ mẫu, khuôn dạng khác nhau

+ Có nhiều đối tượng số, bao gồm các đối tượng được trình bày và không được trình bày trên màn hình máy tính

+ Bao gồm cả các đối tượng được số hóa không thuộc quyền sở hữu của thư viện

+ Bao gồm cả các đối tượng được số hóa từ các nguồn tin gốc dạng phi

số

Như vậy, cách hiểu đơn giản nhất về TVS đó là “TVS là nơi sử dụng công nghệ để chuyển đổi câu hỏi thành câu trả lời” Xây dựng TVS là xây dựng một phương thức mới, công nghệ mới trong việc xử lý thông tin – tri thức Đó là điểm khác biệt cơ bản giữa thư viện số và World Wide Web Web thiếu hẳn những đặc điểm sưu tầm và tổ chức thông tin trong TVS nhưng lượng thông tin có trong Web là khổng lồ và có ích Do đó “người ta sàng lọc thông tin đó và tổ chức lại để xây dựng những sưu tập phụ của Web TVS xây dựng theo cách này sẽ tạo ra những phân lớp quan trọng cung cấp việc truy cập thông tin đã có sẵn trên Web” Một thư viện số được xem như một nơi trình bày những bộ sưu tập thông tin có tổ chức Thông tin số khi đó sẽ được bảo hành, truy cập và lướt tìm [8]

1.2 Tình hình phát triển thư viện số trên thế giới

Thư viện là kho tàng tri thức của xã hội, trên thế giới thư viện đã hình thành từ lâu đời và nó đã lưu giữ kho tàng tri thức quý báu của nhân loại, có người còn cho rằng thư viện là đền đài của văn hóa và sự uyên thâm Được hình thành trong thời kỳ nông nghiệp thống trị trong tư duy của nhân loại, thư viện đã trải nghiệm qua một cuộc hồi sinh với việc phát minh ngành in trong thời kỳ phục hưng, và thực sự bắt đầu khi cuộc cách mạng công nghiệp bùng phát với hàng loạt những phát minh cơ giới hóa quy trình in ấn Theo thời gian thì thư viện cũng ngày càng được phát triển và hiện đại từ các thư viện truyền thống thủ công hiện nay thư viện đã dần chuyển sang loại hình thư viện số với

sự đóng góp chủ đạo là ứng dụng công nghệ thông tin vào các công tác quản

lý nghiệp vụ chuyên ngành, nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác thư viện Thư viện số là một khái niệm khá phổ biến hiện nay trên thế giới được biết đến với các khái niệm như: số hóa tài liệu, phần mềm thư viện số,

dữ liệu và siêu dữ liệu

Từ đầu những năm 1990, cộng đồng TVS thế giới bước vào một thập kỷ bùng nổ của nghiên cứu và phát triển TVS dựa trên nền tảng Internet và công nghệ Web (được phát triển rộng từ 1990) vào giữa thập kỷ này xuất hiện các

dự án xây dựng thư viện số như [2]:

 Nghiên cứu thư viện ở Mỹ

Dự án sáng kiến TVS ở Mỹ được thực hiện dưới sự điều phối của sáng kiến HPPC – High Perforrmance Computing Comunication Dự án sáng kiến TVS là một sáng kiến nghiên cứu phát triển của Mỹ Dự án gồm 2 giai đoạn với tổng số vốn đầu tư là 68 triệu USD (giai đoạn 1 từ 1994 – 1998, giai đoạn

2 từ 1999 -2004 ) tập trung nghiên cứu các lĩnh vực sau:

 Thu nhận dữ liệu và siêu dữ liệu dưới mọi dạng (toàn văn, hình ảnh, âm thanh…), phân loại và tổ chức chúng

 Phần mềm và thuật toán cao cấp cho tra cứu, tìm kiếm, lọc dữ liệu, tóm tắt, kết hợp mọi dạng dữ liệu.

 Phần mền và thuật toán cao cấp cho tra cứu, tìm kiếm, lọc dữ liệu, tóm tắt, kết hợp mọi dạng dữ liệu

Ngoài dự án sáng kiến TVS, ở Mỹ còn thành lập nhiều trung tâm nghiên cứu TVS sau: Trung tâm tìm kiếm thông tin thông minh – CIIR; Trung tâm nghiên cứu TVS – CSDL; Trung tâm văn bản điện tử tạ đại học Virginia – ETC; Dựa án hạ tầng thông tin Harvard – HIIP; Trung tâm quản trị, tích hợp, kết nối thông tin Rutger – CIMIC [20]

 Dự án nghiên cứu thư viện số Ở Anh

Bước sang những năm 90 của thế kỷ XX, các nguồn tin điện tử có vai trò quan trọng trong các trường đại học và có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của các thư viện Do đó, các chương trình nghiên cứu TVS ở Anh chủ yếu tập trung vào khu vực giáo dục đại học

Dự án Elib do ủy ban hệ thống thông tin liên kết thông tin điện tử (JSC) điều hành được đầu tư 15 triệu bảng cho 3 năm đầu tiên (1995-1997) nhằm ứng dụng CNTT để đáp ứng nhu cầu chuyển đổi của thư viện đại học, giai đoạn 3 để hình thành dự án

 Giai đoạn 1 của dự án tập trung vào 7 chương trình nghiên cứu sau: Truyền phát thông tin điện tử; Lưu trữ tài liệu điện tử dạng sách và dạng báo (số hóa); Báo điện tử; Xuất bản theo yêu cầu và sách điện tử; Nhận thức và đào tạo; Các công cụ định hướng (truy cập tới các tài nguyên thông tin trên mạng); Hỗ trợ học tập

 Giai đoạn 2 bao gồm: Thông tin trước khi in ấn; Quản lý chất lượng; Mượn tài liệu điện tử; Ảnh số.

 Giai đoạn 3 tập trung vào 4 vấn đề chính sau: Các thư viện lai; Phát hiện nguồn tin; Bảo quản; Phát triển dịch vụ TVS với sự tham gia của 21 tổ chức

Ngoài ra, ở Anh còn có hàng loạt các dự án nghiên cứu TVS khác như CDLR, ASPECT, BUBLE, EBONNI, SCONE…[22]

 Dự án nghiên cứu TVS Ở Úc

Theo Ianella (1996) đã thống kê có tất cả 18 dự án nghiên cứu TVS ở Australia:

 Dự án tìm kiếm và lưu trữ thông tin: tập trung phát triển các công cụ cấu trúc

và trình bày dữ liệu ở Thư viện Quốc Hội

 Dự án LISWWEB tại đại học Curtin cung cấp cho khách hàng các dịch vụ thư viện

 Dự án nguồn đa phương tiện tại thư viện bang Victoria nhằm cung cấp các dạng thông tin số trực tuyến như tranh vẽ, lưu ảnh, bản đồ, áp phích, giọng nói

từ 1830

 Dự án vận chuyển tài liệu điện tử REDD: Thực hiện bởi đại học Queensland, đại học Grifith

 Dự án UNILINC là dự án báo điện tử do các thư viện đại học thực hiện [23]

 Dự án nghiên cứu TVS ở New Zealand

Dự án TVS New Zealand còn được gọi là TVS Greenstone, là một chương trình nghiên cứu tại trường đại học Waikato nhằm phát triển công nghệ nền cho các TVS và tạo thuận lợi cho cộng đồng xã hội sử dụng các sưu tập số dễ dàng TVS của chương trình này bao gồm các sưu tập số về lịch sử, nhân văn, thông tin phát triển, báo cáo kỹ thuật công nghệ máy tín, thư mục, tạp chí… trên phần mềm Greenstone [23]

Nhìn chung các dự án nghiên cứu TVS được trải rộng trên nhiều quốc gia Với việc đầu tư nguồn kinh phí thích đáng, mỗi nước có hướng nghiên cứu riêng như những TVS ở Mỹ đầu tiên là tập trung vào xây dựng nền tảng công nghệ sau đó mới đến các khía cạnh khác như phát triển và quản lý TVS,

người dùng tin, pháp lý, kinh tế, xã hội… Còn TVS của Anh nghiên cứu nhiều hơn tới vấn đề khoa học TT-TV, nghề thư viện Nhưng nói chung tất cả các dự

án này đều tập trung vào 4 yếu tố: Nội dung số - Công nghệ - Dịch vụ - Người dùng tin

1.3 Tình hình phát triển thư viện số ở Việt Nam

Trên thế giới thư viện số được hình thành và phát triển từ những năm 90 của thế kỷ XX Tại Việt Nam thư viện số vẫn chưa hoàn toàn được chú tâm phát triển, có thể nói Việt Nam chưa có một thư viện số hoàn toàn Thư viện lai vẫn là mô hình hoạt động chủ đạo của toàn bộ các hệ thống thư viện đại học, công cộng Ở Việt Nam người ta biết đến khái niệm thư viện điện tử nhiều hơn là khái niệm thư viện số Trong gần một thập kỷ nay việc nghiên cứu TVS bắt đầu được quan tâm chú ý Rất nhiều thư viện lớn trên khắp cả nước đã bắt tay vào triển khai dự án TVS như dự án TVĐT trường đại học Bách Khoa - 200 tỷ đồng bao gồm cả xây dựng TVĐT – thư viện Hà Nội 10

tỷ đồng, thư viện đại học Thái Nguyên 14 tỷ đồng, TVĐT trường đại học khoa học Tự nhiên thành phố Hồ Chí Minh Tại miền trung có 2 trung tâm lớn đó là trung tâm học liệu – đại học Huế và trung tâm thông tin tư liệu đại học Đà Nẵng Trung tâm thông tin tư liệu đại học Đà Nẵng với dự án xây dựng TVĐT hiện đại nhất Việt Nam nhằm giúp sinh viên không những truy cập tới TVĐT của trường mà còn vươn tới 10.000 TVĐT, TVS trên toàn thế giới Các TVS này là bước đi khởi đầu để tiến tới hình thành các TVS cho các trường đại học

và các thư viện lớn khác trên toàn quốc [25], [26]

Qua 2 thập kỷ có thể thấy hai giai đoạn chính của sự phát triển TVS Việt Nam:

 Giai đoạn 1990 – 2000: xây dựng hạ tầng phần cứng bao gồm tự động hóa

hoạt động biên mục, tạo lập, quản trị CSDL thư mục và toàn văn cung cấp dịch vụ tìm tin (ứng dụng phần mềm CDS/ISIS), xây dựng hệ thống mạng LAN – WAN và kết nối mạng Internet vào năm 1997 [14].

 Giai đoạn 2000 – 2001: Xây dựng hạ tầng phần mềm, bắt đầu phát triển nội dung số bao gồm tự động hóa toàn bộ chu trình hoạt động thư viện, chuyển đổi CSDL thư mục và toàn văn qua mạng Internet [14]

Đặc biệt ở giai đoạn sau, các thư viện Việt Nam đã triển khai được một

số nội dung như sau:

 Chính sách phát triển TVS đã được cụ thể hóa bằng văn bản của nhà nước và chính phủ như: Pháp lệnh thư viện ngày 28/12/2000, Nghị định 72/2002 NĐ-

CP ngày 6/8/2002; Quyết định 33/2002/QĐ/TTG; Thông tư liên tịch 04/2002/TTLT/BVHTT-BTC; Quyết định 10/2007/QĐ-BVHTT…[14]

 Kinh phí: một số thư viện đã nhận được khoản kinh phí lớn của nhà nước, vốn vay và tài trợ nước ngoài cho các dự án TVS như cục thông tin và Khoa học

và Công nghệ quốc gia (NASATI), Thư viện quốc gia Việt Nam và hệ thống thư viện công cộng, thư viện đại học Quốc gia Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh và hệ thống thư viện đại học, các trung tâm học liệu Đà Nẵng, Huế, Thái Nguyên, Cần Thơ [14]

 Hạ tầng phần cứng: với kinh phí đầu tư cơ sở vật chất, hệ thống máy tính được nối mạng Internet tốc độ cao đã được trang bị cho tất cả các hệ thống thư viện cũng như các thiết bị số hóa tài liệu [14]

 Phát triển hạ tầng phần mềm: Ứng dụng các phần mềm quản trị TVĐT như Libol (Tinh Vân), Ilib (CMC), Vebrary (Lạc Việt) để tự động hóa mọi hoạt động thư viện, chuyển đổi CSDL thư mục,quản lý tài liệu in ấn và tài liệu số, ứng dụng các phần mềm TVS (Greenstone, Dspase, Zope) miễn phí để quản trị tài liệu số [14]

 Xây dựng các chuẩn nghiệp vụ thư viện: MARC21, Dublicore [14]

 Phát triển nội dung số (số hóa, mua CSDL): Số hóa từng phần vốn tài liệu của

thư viện (dựa trên các tiêu chí: quý, hiếm, độc bản), mua CSDL toàn văn của nước ngoài (chủ yếu là tiếng anh) [15].

 Cung cấp CSDL thư mục và toàn văn cho người dùng tin [15]

 Đào tạo người dùng tin sử dụng các dịch vụ thư viện [15]

Nhìn chung thư viện số ở Việt Nam đã bước đầu hình thành được nền tảng và trên đà hình thành phát triển Với sự tiếp thu các thành tựu khoa học thư viện của thế giới, thư viện số Việt Nam tuy vẫn là ở loại hình thư viện lai giữa TVĐT-TVS tuy nhiên bước đầu các mô hình thư viện đã áp dụng thành công các thành tựu khoa học thư viện vào việc xây dựng cơ sở vật chất, số hóa vốn tài liệu, tạo lập các dịch vụ thư viện, đào tạo nguồn nhân lực và người dùng tin Đặc biệt các thư viện đã đầu một khoản kinh phí khá lớn cho việc mua các phần mềm thư viện số để xây dựng các nghiệp vụ thư viện, số hóa tài liệu và phục vụ người dùng tin Ngoài sự đầu tư phấn đấu nỗ lực của các cán

bộ thư viện thì TVS được xây dựng cũng là một phần có sự đóng góp sự chỉ đạo đầu tư tài chính của đảng nhà nước ta Đảng và nhà nước đã chỉ đạo các thư viện phát triển theo tư tưởng Hồ Chí Minh và chủ nghĩa Mác – Lê Nin Ngoài ra còn phải kể tới sự đóng góp của các tổ chức nước ngoài về đầu tư tài chính và sự đóng góp về kinh nghiệm xây dựng thư viện số Nói chung thư viện số ở Việt Nam đã hình thành đang và sẽ ngày càng phát triển hơn nữa trong tương lai không xa

1.4 Kiến trúc dữ liệu cơ bản của một hệ thống thư viện số

Phần mềm thư viện số đóng một vai trò hết sức quan trọng trong sự hình thành và hoạt động của thư viện Để hiểu được hệ thống thư viện số vận hành như thế nào thì cần có một cấu trúc dữ liệu của một hệ thống phần mềm thư viện số Các yếu tố cấu thành và vận hành của một phần mềm thư viện số

sẽ được làm rõ trong cấu trúc dữ liệu này Các quan niệm về dữ liệu, đối tượng

quản lý của phần mềm sẽ quyết định cấu trúc dữ liệu của phần mềm và các vấn đề mà hệ thống đó giải quyết.

Cấu trúc dữ liệu của một phầm mềm thư viện số bao gồm:

Hình 1: Cấu trúc dữ liệu của một phần mềm thư viện số

1.Các tệp tin tài liệu: Đây là đối tượng quản lý chính của một hệ thống phần mềm thư viện số Mỗi một tài liệu có thể là một hoặc nhiều tệp tin nằm trên không gian lưu trữ web của hệ thống máy tính của thư viện và như vậy mỗi tệp tin có địa chỉ web riêng của nó, địa chỉ này chính là đầu mối để liên kết tệp tin trong các siêu dữ liệu đối tượng số Sử dụng web làm phương tiện xuất bản tài liệu số là cách thức hiệu quả nhất vì tính phổ biến và năng lực web đã hoàn toàn áp đảo các phương thức cá biệt khác

2 Các biểu ghi thư mục: Tương tự như đối với các tài liệu truyền thống, mỗi tài liệu số cần có một biểu ghi thư mục mô tả làm cơ sở cho việc tìm kiếm qua OPAC và quản lý tài liệu đó Đối với các hệ thống thư viện số giản đơn biểu ghi thư mục chứa thông tin liên kết trực tiếp tới địa chỉ tệp tin tài liệu số

Ví dụ thông tin địa chỉ tài liệu điện tử được tham chiếu trong trường 856 với tiêu chuẩn MARC21 và DC.Identifier với Dublin Core Với tham chiếu giản đơn hệ thống thư viện số không cho phép thể hiện tường minh cấu trúc các tài liệu phức tạp kết hợp nhiều tệp tin và các thông tin mô tả như một tạp chí nhiều bài, một bài giảng nhiều thể loại tài liệu kết hợp… ngoài ra còn nhiều

3 Các biểu ghi siêu dữ liệu đối tượng số: Lịch sử phát triển thư viện số trên thế giới đã trải qua nhiều dự án với nhiều đề xuất các tiêu chuẩn thư viện

số khác nhau mà không được phổ biến rộng rãi cho đến METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) – tiêu chuẩn mã hóa và trao đổi siêu dữ liệu METS là tiêu chuẩn để mã hóa siêu dữ liệu mô tả, quản trị, cấu trúc, bản quyền và các dữ liệu cần thiết cho thu thập, bảo trì và cung ứng các nguồn tài nguyên số Số lượng các dự án thư viện số ứng dụng METS ngày càng nhiều cho thấy tính hiệu quả của tiêu chuẩn này METS là một tiêu chuẩn lớn và phức tạp về mặt kỹ thuật, không tĩnh như tiêu chuẩn MARC hay Dublin Core, việc vận dụng nó cần phải linh hoạt trong thực tế rất phụ thuộc vào nhà cung cấp giái pháp cũng như yêu cầu cụ thể của thư viện

4 Các biểu ghi bạn đọc: Đối tượng phục vụ của thư viện là các bạn đọc, mỗi bạn đọc cần được phân loại và lưu trữ các thông tin cần thiết liên quan đến họ để thư viện có thể thiết lập lên các chính sách truy cập tới tài liệu số, quản lý truy cập và thu phí

Ngày nay đa số các nhà cung cấp ở nước ta giới thiệu các giải pháp quản lý thư viện số mà theo chúng tôi là ở mức độ giản đơn, các hệ thống này đều chưa áp dụng tiêu chuẩn METS đến thời điểm hiện tại, phạm vi ứng dụng

và hiệu quả sử dụng của các giải pháp này còn nhiều hạn chế

CHƯƠNG 2.TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KIPOS

2.1 Lịch sử phát triển của KIPOS

Trong những thập niên của thế kỷ XX, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã tạo ra những thay đổi sâu sắc trong đời sống xã hội không

chỉ trong phạm vi một quốc gia mà trên phạm vi cả thế giới Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, xã hội loài người đã phát triển lên một bước cao hơn, tiếp cận với loại hình kinh tế mới – “Kinh tế tri thức”

Cùng với tầm quan trọng của nguồn tri thức ngày càng được nâng cao vai trò của ngành quản lý thông tin và tri thức càng trở nên quan trọng Khi thông tin và tri thức càng trở nên phong phú đa dạng, và phát triển mạnh mẽ theo thời gian thì nhu cầu sử dụng và khai thác về thông tin của xã hội càng trở nên cao cấp hơn Việc lưu trữ, khai thác, tổ chức và phân phối thông tin đòi hỏi nhiều thách thức mới Cùng lúc đó, với cách mạng công nghệ thông tin đặc biệt là sự bùng nổ của công nghệ thông tin, kỹ thuật số hóa làm cho khả năng đáp ứng nhu cầu đang tăng lên chưa từng có về lưu trữ, tổ chức và phân phối thông tin trở thành hiện thực Thư viện số ra đời trong bối cảnh trên, thật

sự bắt đầu cho cuộc cách mạng trong lĩnh vực thư viện, đã và đang thay đổi hẳn cách nhìn về nghề thư viện Các thư viện số đã làm thay đổi nhanh chóng cách thức thu thập và phổ biến thông tin ở nhiều quốc gia Đứng trước yêu cầu thực tế đấy để đáp ứng nhu cầu số hóa tài liệu và khai thác thông tin các công

ty phần mềm đã nghiên cứu và cung cấp các giải pháp phần mềm thư viện số như phần mềm mã nguồn mở Greenstone, phần mềm Dspace, phần mềm Koha, phần mềm KIPOS

Hình 2: Hình minh họa phần mềm KIPOS.

Phần mềm KIPOS là một phần mềm thư viện số đã trải qua nhiều giai đoạn trong việc nghiên cứu và phát triển

Năm 2006, Công ty phần mềm Quản Lý Hiện Đại đã hoàn thiện các giải pháp về quản lý thư viện VILAS và đạt tới trình độ của khu vực về loại giải pháp này Qui trình quản lý đã hoàn toàn được chuẩn hóa và đáp ứng tốt hầu hết các yêu cầu của thư viện nhờ sự sao chép thiết kế của các phần mềm khu vực mà công ty đã triển khai Đặc biệt thành công trong việc tạo lập các công

cụ xử lý dữ liệu tiêu chuẩn MARC ở các định dạng ISO2709, PkText, MARCXML Nhờ những công cụ này, công ty đã chuyển đổi thành công hàng trăm nghìn biểu ghi cho các khách hàng triển khai Virtua - Phần mềm Mỹ Với Z39.50 công ty đã phát triển được những công cụ tìm kiếm đa luồng, đem lại khả năng tìm kiếm đồng thời trên gần 1000 CSDL trên toàn thế giới, đồng thời cung cấp giái pháp xuất bản CSDL trên tiêu chuẩn này Các thử nghiệm đều có thể chứng minh các công cụ tiện ích của công ty phần mềm Quản Lý Hiện Đại

là tốt nhất Việt Nam hiện nay ở các chỉ số về sự ổn định và sự tiện lợi của nó

Sau làn sóng về chuẩn hóa qui trình nghiệp vụ quản lý thư viện, tự động hóa thư viện với việc triển khai các giải pháp thư viện điện tử tích hợp bắt đầu

từ năm 2000 với nhiều dự án được tài trợ từ World Bank Các thư viện bắt đầu

băn khoăn và thể hiện sự không hài lòng của họ về những tính năng của giải pháp thư viện điện tử tích hợp ngày đó với việc quản lý tài liệu số của họ Những phương án tạo lập địa chỉ liên kết trong biểu ghi thư mục đến URL của tệp tin toàn văn là cách làm của VILAS và các phần mềm quản lý thư viện khác không thỏa mãn được yêu cầu của khách hàng Họ mong muốn một cái

gì đó toàn diện hơn và đáp ứng được hầu hết các yêu cầu từ việc quản lý các tệp pdf luận văn luận án, audio, video đến các tài liệu phức hợp như một bài giảng điện tử

Đứng trước sự hối thúc của nhu cầu thị trường, Công ty phần mềm Quản lý Hiện Đại đã tìm ra giái pháp để đáp ứng nhu cầu khách hàng

Bắt đầu bằng việc nghiên cứu GreenStone, DSpace, Fedora các giải pháp mã nguồn mở để quản lý các bộ sưu tập số Đánh giá rằng các phần mềm

đó rất tuyệt vời, tuy nhiên vẫn còn nhiều vấn đề cần phải được thực hiện tốt hơn nữa Nét nổi bật trong các giái pháp này là mức độ quản lý tài liệu số mới dừng lại ở siêu dữ liệu mô tả mà tiêu chuẩn thường dùng là DublinCore Bản chất của việc dùng DublinCore hoặc MARC cho vấn đề liên kết đến địa chỉ tệp tin toàn văn là không có gì khác biệt Cơ chế chung của các phần mềm xử

lý với mỗi tài liệu là tạo ra một biểu ghi siêu dữ liệu mô tả cho tài liệu rồi gắn địa chỉ URL của các tệp tin tài liệu vào đó Việc khai thác của độc giả cơ bản

là tìm ra biểu ghi mô tả tài liệu rồi theo đường link trên biểu ghi tải về các tệp nội dung toàn văn Ngày nay các giải pháp này cũng có nhiều nỗ lực cải tiến nhằm giải quyết các vấn đề còn hạn chế Tuy nhiên các giải pháp mã nguồn mở cũng có những hạn chế giống như CDS/ISIS trước đây, ở góc độ nào đó về các tiêu chuẩn kỹ thuật các giải pháp này thể hiện những tính năng đặc biệt tốt Tuy nhiên xét dưới góc độ tích hợp với nhiều yêu cầu quản lý và

cá biệt hóa theo nhu cầu đặc thù của một thư viện thì khó dựa trên các giải

pháp này mà thực hiện được Các giải pháp này rất phù hợp với việc xuất bản một bộ sưu tập công cộng, quản lý sưu tập khai thác nội bộ trong các tổ chức.

Công ty phần mềm Quản lý hiện đại tiếp tục nghiên cứu các giải pháp phần mềm thương mại nổi tiếng khác và điều quan trọng nhất mà họ cần tìm cũng đã lộ diện METS tiêu chuẩn thực sự cho thư viện số mà ở mọi góc độ quản lý đều có thể giải quyết được METS hoàn hoàn toàn khác biệt so với MARC hay DublinCore, METS là siêu dữ liệu của siêu dữ liệu

METS là chìa khóa thành công của KIPOS.DIGITAL, một giải pháp dễ dàng chứng minh được sự ưu việt hơn các giái pháp DSpace hay GreenStone METS là một tiêu chuẩn phức tạp đòi hỏi quá trình nghiên cứu lâu dài để tìm

ra cách thức vận dụng Công ty đã tiến hành vận dụng thử nghiệm vừa phát triển những thành phần chương trình lõi liên quan đến METS METS chính là

hạ tầng kiến trúc của một đối tượng số - Digital Object, nó đi sâu vào thể hiện cấu trúc của tài liệu cùng với các siêu dữ liệu mô tả và siêu dữ liệu quản trị liên quan METS cho phép đáp ứng mọi nhu cầu để quản lý một tài liệu số: đơn tệp hoặc đa tệp, một phiên bản hoặc nhiều phiên bản, các cách trình diễn khác nhau

Tiền thân phát triển từ nhiều thế hệ trước qua quá trình nghiên cứu và phát triển phần mềm KIPOS đã ra đời và được áp dụng thành công trong việc xây dựng thư viện số Một giải pháp phần mềm thư viện số có thể sánh ngang với các giải pháp phần mềm thư viện số nước ngoài đã ra đời trước đấy như Greenstone, Dispase Có thể nói việc nghiên cứu và áp dụng tiêu chuẩn METS thay cho tiêu chuẩn Dublincore vào phần mềm KIPOS của công ty phần mềm quản lý hiện đại là một sự đột phá lớn về công nghệ Một tiêu chuẩn hoàn toàn mới tuy nhiên tính năng của nó hoàn toàn vượt bậc METS giúp cho thư viện

có thể xây dựng thư viện số một cách hiệu quả đặc biệt là số hóa và quản lý tài

liệu Hiện tại thì phần mềm KIPOS cũng như là tiêu chuẩn METS chưa được

sử dụng rộng rãi nhưng sẽ hứa hẹn một tương lai phát triển mạnh mẽ trong việc xây dựng thư viện số của Việt Nam và thế giới

2.2 Đặc tính kỹ thuật của KIPOS.

1 Tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn công nghiệp chuyên ngành thư viện ISO2709, Z39.50, MARC21, METS…

2 KIPOS được xây dựng dựa trên kiến trúc hướng dịch vụ SOA (Service Oriented Architecture), cho phép điều chỉnh, triển khai các ứng dụng mới khi cần thiết SOA cũng là kiến trúc cho phép triển khai hệ thống phân tán dễ dàng nhất đáp ứng yêu cầu tích hợp và mở rộng của hệ thống

3 Xây dựng trên nền Dot.Net, hỗ trợ cơ sở dữ liệu Microsoft SQL 2005/2008 Hỗ trợ kiểu dữ liệu XML, xây dựng các thủ tục xử lý dữ liệu của SQL bằng NET cho phép hệ thống tối ưu việc xử lý dữ liệu lớn và phức tạp, giảm thiểu di chuyển dữ liệu trong mạng

4 Giao tiếp dữ liệu thông qua Web Services giúp hệ thống hoạt động

ổn định và bảo mật hơn Hỗ trợ giao diện Việt - Anh với bộ mã TCVN 6909:2001/Unicode UTF-8 Ứng dụng kết hợp với mã vạch, thẻ Proximitry, RFID để quản lý đầu mục và độc giả

5 Giao diện Web thân thiện giúp truy cập dễ dàng, thuận tiện ở mọi thời điểm Công nghệ webportal cho phép thư viện và độc giả tùy biến nhanh chóng các giao diện theo cách sử dụng của mình

6 Giải pháp bảo mật web mạnh cho phép thực hiện thiết lập cơ sở dữ liệu người dùng chung với các ứng dụng khác, SSO(Single Sign On) cho phép đăng nhập một lần truy cập mọi nơi với các ứng dụng web tích hợp liên thông

2.3Các tính năng chính

KIPOS là một hệ thống phần mềm kiến trúc hướng dịch vụ hoàn chỉnh cho phép các thư viện cung cấp cho độc giả của mình công nghệ mới nhất cho việc truy cập thông tin từ và tới khắp nơi trên thế giới Cung cấp nhiều tính năng cao cấp trong một giải pháp tích hợp, KIPOS giúp cho thư viện quản lý

và sử dụng hiệu quả hơn các bộ sưu tập của mình Với 3 tính năng chính KIPOS hứa hẹn là một giải pháp hoàn hảo cho việc xây dựng thư viện số của các thư viện

2.3.1 Tự động hóa thư viện

Hình 3: Hình minh họa quy trình quản lý tài liệu truyền thống

1) Biên mục

• Hoàn toàn tuân thủ và đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn và quy tắc biên mục mô tả như ISBD, AACR2, MARC21 (thư mục, vốn tư liệu, kiểm soát tính nhất quán)

• Hỗ trợ nhiều khung phân loại khác nhau như BBK,UDC, DDC, LC… cũng như các khung phân loại đặc biệt khác.

• Cho phép thư viện tự xây dựng các khuôn mẫu biên mục linh động đáp ứng mọi yêu cầu về trường mô tả cũng như đưa vào các dữ liệu mặc định

• Giao diện Windows thân thiện và dễ sử dụng, các thao tác thêm bớt các trường dữ liệu được thực hiện nhanh chóng

• Nhiều kiểu hiển thị: thuần MARC, nhãn ngang và nhãn dọc cho phép thích ứng với mức độ chuyên nghiệp của người biên mục

• Cho phép biên mục ở chế độ Off-Line (không kết nối)

• Hỗ trợ kiểm soát tính nhất quán bằng nhiều phương thức tuân thủ tiêu chuẩn Marc cho dữ liệu nhất quán

• Xuất nhập biểu ghi theo tiêu chuẩn MARCXML, ISO2709

Hình 4: Giao diện minh họa Module biên mục của phần mềm KIPOS

• Sử dụng nháy kép để yêu cầu tìm kiếm cả cụm từ chính xác

• Hỗ trợ việc xây dựng các biểu thức tìm kiếm với số lượng điều kiện kết hợp không giới hạn, cho phép sử dụng ký tự thay thế và các dấu ngoặc, thỏa mãn mọi yêu cầu tìm kiếm thông tin của độc giả

• Tốc độ tìm kiếm nhanh, chính xác thỏa mãn mọi yêu cầu tìm tin chuyên nghiệp với CSDL lớn hàng trăm nghìn đến hàng triệu biểu ghi

• Cung cấp đầy đủ thông tin và các chức năng tương tác giữa độc giả và thư viện: thông tin độc giả, tình trạng tài liệu, đặt mượn…

• Cung cấp khả năng tra cứu liên thư viện mạnh mẽ, có khả năng tìm kiếm đồng thời trên hàng trăm thư viện

Hình 5: Giao diện minh họa tính năng tìm lướt của phần mềm KIPOS

Hình 6: Giao diện minh họa tính năng tìm kiếm theo từ khóa của phần

mềm KIPOS.

3) Quản lý lưu thông

Trợ giúp thực hiện việc quản lý các bộ sưu tập trong thư viện một cách

thông thường cũng như các sưu tập nghe nhìn đa phương tiện và các dạng mô hình trực quan, tài liệu mượn từ thư viện khác và quản lý bàn tài liệu đặt trước.

• Tự động hoá việc lưu thông tài liệu với các chức năng: cho mượn, nhận trả, gia hạn, phạt và thu phí mượn tài liệu, quản lý thực hiện các chính sách cho mượn

• Dễ dàng sử dụng với giao diện windows, dễ thực hiện các chức năng, có khả năng mở nhiều cửa sổ chức năng một lúc

• Thiết lập và thông báo thời gian mở cửa theo định kỳ hoặc đột xuất

• Thực hiện chức năng bảo trì hồ sơ độc giả và đầu mục, cho phép cập nhật thời gian thực tình trạng của độc giả và tài liệu

• Thiết lập các chính sách cho mượn theo ma trận các điều kiện từ đơn giản đến chi tiết theo đặc thù của thư viện thỏa mãn mọi yêu cầu quản lý

• Quản lý tài khoản độc giả, cho phép ghi nhận tự động các khoản phạt phát sinh, ghi nhận các khoản phí dịch vụ, cho phép ghi nhận các khoản trả trước hoặc đặt cọc

• Tích hợp dễ dàng với các thiết bị in, quét mã vạch, thẻ nhựa, thiết bị công nghệ từ tính và RFID

4) Quản lý bổ sung

• Quản lý thông tin về các nguồn quỹ với nhiều loại tiền tệ khác nhau

• Lập đơn đặt tài liệu: lập danh mục tài liệu, chọn nhà cung cấp…

• Theo dõi hiện trạng nhận tài liệu: có các nhật ký chi tiết về việc nhận từng bản tài liệu

• Quản lý nhật ký giao dịch thanh toán, cập nhật tình trạng nguồn quỹ

5) Quản lý ấn phẩm định kỳ

• Quản lý bổ sung ấn phẩm nhiều kỳ: đặt, nhận và đăng ký cập nhật từng

• Cho phép thêm các số phát hành đặc biệt

• Quản lý nhận ấn phẩm và thanh toán cho đơn đặt hàng

2.3.2 Tính năng thư viện số

1) Quản lý kho tư liệu số

• Kho tư liệu số là một tập hợp các không gian lưu trữ web, ở đó các tệp tin tài liệu số được lưu trữ và có một địa chỉ web duy nhất cho mỗi tệp tin và thư mục KIPOS cung cấp nhiều phương thức và giao diện cho phép thư viện quản lý và cập nhật các tệp tin tài liệu một cách dễ dàng nhất

• Cho phép tải lên tải xuống các thư mục tệp tin không giới hạn số lượng,

độ sâu thư mục và các tệp tin con

• Cho phép duyệt xem, sửa, xóa, sao chép và dán các thư mục tệp tin trong kho tư liệu số trên giao diện thân thiện tương tự duyệt thư mục tệp tin trên Windows Explorer

• Cho phép tải lên tải xuống các tệp tin có kích thước hàng chục đến hàng trăm MB

• Tích hợp trình biên tập HTML với việc chọn lựa các tệp tin nhúng từ kho tư liệu số trợ giúp cho thư viện tạo lập các trang web dễ dàng

• Cung cấp khả năng cập nhật nội dung các tệp tin thông dụng một cách

dễ dàng thông qua việc tự động tải về và mở bằng chương trình soạn thảo tương ứng, tự động tải lên và ghi lại những thay đổi

• Cho tạo các ảnh đại diện theo 2 kích thước chỉ bằng một lick chuột

• Ánh xạ địa chỉ vật lý và địa chỉ web (URL) của các tệp tin, cho phép

mở xem tệp tin bằng trình duyệt

• Cho phép thư viện quản lý không chỉ các tệp tin tài liệu số mà bao gồm mọi tệp tin chia sẻ trong hệ thống như: ảnh đại diện, ảnh độc giả, các tệp dữ liệu và cấu hình khác

• Tích hợp các phương thức bảo mật, sao lưu dự phòng của hệ điều hành máy chủ, đảm bảo an toàn cho các tệp tin tài liệu số, dễ dàng khôi phục hệ thống khi có sự cố xảy ra

Hình 8: Giao diện minh họa tính năng quản lý kho tư liệu số của

KIPOS

2) Biên tập tài liệu số

• Tuân thủ hoàn toàn tiêu chuẩn MARC cho siêu dữ liệu mô tả, sử dụng chung dữ liệu thư mục với hệ thống tự động hóa thư viện KIPOS.AUTOMATION Cho phép hệ thống tối ưu về mặt lưu trữ và qui trình

xử lý dữ liệu của nhân viên thư viện

• Tuân thủ hoàn toàn tiêu chuẩn METS cho việc xây dựng và bảo trì các tài liệu số, dễ dàng đóng gói chia sẻ siêu dữ liệu theo tiêu chuẩn này với các

hệ thống khác

• Giao diện windows thân thiện, dễ sử dụng với nhiều tiện ích hỗ trợ người dùng như: kéo thả, trình đơn cảm ngữ cảnh… cho phép người biên tập

dễ dàng hơn trong việc xây dựng các đối tượng số phức tạp

• Dễ dàng chọn lựa các tệp tin nguồn từ kho tư liệu số, hỗ trợ liên kết nhiều thư mục tệp tin cùng lúc

• Tự động tạo các ảnh đại diện cho các tệp tin nguồn có định dạng khả thi: html, jpg, png, gif, tif, bmp… Mỗi tệp tin chỉ thực hiện tạo ảnh đại diện một lần, tối ưu việc xử lý dữ liệu

• Đáp ứng việc xây dựng mọi dạng tài liệu số phổ biến hiện nay: sách, báo tạp chí theo từng bài hoặc số hoặc năm xuất bản, các tệp ảnh, bản đồ, âm thanh, phim… Đối với các yêu cầu đặc biệt KIPOS có thể được bổ sung các tính năng mới một cách nhanh chóng

• Dễ dàng liên kết các biểu ghi thư mục từ cơ sở dữ liệu thư mục thông qua việc tìm kiếm, sao chép và dán liên kết Một biểu ghi METS có thể liên kết tới nhiều biểu ghi thư mục đóng vai trò là siêu dữ liệu mô tả

• Các xử lý tự động luôn được đưa vào để hỗ trợ người biên tập tạo lập và đánh số nhanh nhất: danh sách các tệp tin nguồn; danh mục chương, bài, trang theo nhiều qui tắc số thập phân, số la mã, alphabet…

• Hỗ trợ biên tập nhúng siêu dữ liệu mô tả hoặc siêu dữ liệu nội dung tệp tin dạng html, điều đó cho phép KIPOS.DIGITAL linh hoạt đáp ứng hoàn chỉnh tiêu chuẩn đề ra

3) Tra cứu tài liệu số

• Cung cấp hai loại giao diện tra cứu: trên Windows cho nhân viên tác nghiệp và trên web cho độc giả

• Cung cấp nhiều tính năng tìm kiếm hiệu quả: tìm lướt, tìm theo từ khóa

• Sử dụng nháy kép để yêu cầu tìm kiếm cả cụm từ chính xác

• Hỗ trợ việc xây dựng các biểu thức tìm kiếm với số lượng điều kiện kết hợp không giới hạn, cho phép sử dụng ký tự thay thế và các dấu ngoặc, thỏa mãn mọi yêu cầu tìm kiếm thông tin của độc giả

• Tốc độ tìm kiếm nhanh, chính xác thỏa mãn mọi yêu cầu tìm tin chuyên nghiệp với CSDL lớn hàng trăm nghìn đến hàng triệu biểu ghi

• Cung cấp đầy đủ thông tin và các chức năng tương tác giữa độc giả và thư viện: thông tin độc giả, tình trạng tài liệu, đặt mượn…

• Cung cấp nhiều phương thức trình diễn những thông tin đặc biệt như danh mục giới thiệu khuyên đọc, các tài liệu mới cập nhật, các tài liệu được truy cập nhiều nhất, trình diễn các ảnh đại diện sinh động…

Hình 9: Giao diện minh họa tính năng tra cứu tài liệu số của KIPOS

4) Trình diễn tài liệu số

• Cung cấp một giao diện tiện lợi, đáp ứng đầy đủ yêu cầu trình diễn tài liệu theo tiêu chuẩn METS ở các khía cạnh: siêu dữ liệu mô tả, cấu trúc…

• Sơ đồ cấu trúc vật lý của tài liệu được trình diễn như một bộ lật trang tuần tự Sơ đồ cấu trúc logic của tài liệu được trình diễn dạng cây mục lục hoặc ở chế độ ảnh đại diện nếu có Các phương thức di chuyển phong phú đem lại cho độc giả sự tự nhiên, tiện lợi trong khi khai thác tài liệu

• Diện tích trình bày sơ đồ cấu trúc tài liệu và diện tích trình bày nội dung

dễ dàng được thu hẹp hay mở rộng tùy thuộc vào sự tập trung cần thiết của

• Tối đa hóa việc trình diễn bằng các chương trình nhúng trên giao diện web, giảm thiểu việc tải về và mở đối với các tài liệu thông thường: nội dung web, pdf, ảnh, âm thanh, phim…, hạn chế vi phạm bản quyền tài liệu.

• Cung cấp các tiện ích phóng to, thu nhỏ, xoay chiều với các tệp tin ảnh thông thường

• Cung cấp nhiều tiện ích trình bày đặc biệt với ảnh có độ phân giải cao phục vụ các mục đích bảo tang nghệ thuật, bản đồ, chuẩn đoán hình ảnh…

• Trình diễn siêu dữ liệu mô tả kết hợp trong giao diện trình bày nội dung tệp tin

• Nhiều tiện ích cần thiết được bổ sung nếu cần đối với các bộ sưu tập đặc biệt hoặc yêu cầu trình bày đặc biệt

Hình 10: Giao diện minh họa tính năng trình diễn tài liệu số của

KIPOS

5) Quản lý lưu thông tài liệu số

• Quản lý hồ sơ độc giả với đầy đủ các thông tin cần thiết, cho phép lập tức thiết lập cảnh báo và các tình trạng hạn chế khác có thể ngăn chặn truy cập của độc giả tới hệ thống.

• Mỗi độc giả được cung cấp một tài khoản truy cập, người quản trị có thể thiết lập các chế độ kích hoạt hoặc khóa tài khoản truy cập của độc giả

• Cho phép thiết lập chính sách theo bộ sưu tập + nhóm độc giả Cho phép thư viện thiết lập cách tính phí theo thời gian truy cập hoặc lượt truy cập của độc giả đến tài liệu

• Cho phép độc giả tự quyết định thời lượng truy cập và mức phí sẽ phải trả theo chính sách được thiết lập của thư viện

• Cho phép hạn chế truy cập đến từng tài liệu hoặc toàn bộ tài liệu trong một bộ sưu tập nhất định

• Thiết lập và quản lý tài khoản kế toán của độc giả, ghi nhận những khoản phí phát sinh, những khoản thanh toán và cả những khoản trả trước hay đặt cọc của độc giả

• Cho phép theo dõi và ghi nhận những hoạt động khai thác tài liệu của độc giả, qua đó tổng hợp số liệu thống kê phân tích cần thiết cho lãnh đạo

6) Chỉ mục tìm kiếm toàn văn

• Sử dụng công nghệ tìm kiếm mạnh nhất thế giới Google Desktop Search Engine, cho ra kết quả tìm kiếm tốt nhất với cách thức sử dụng tiện lợi nhất

• Triển khai dễ dàng và khôi phục dễ dàng trong trường hợp cần cài đặt lại hệ thống

• Khai thác kết quả tìm kiếm nhưng vẫn kiểm soát truy cập tới toàn văn thông qua chức năng của phân hệ Quản lý lưu thông tài liệu số

Hình 11: Giao diện minh họa tính năng tìm kiếm toàn văn của KIPOS.

7) Quản lý tạp chí điện tử

• Cung cấp các giao diện chức năng đặc thù cho việc quản lý và khai thác CSDL tạp chí điện tử của các thư viện

2.3.3 Cổng thông tin điện tử thư viện

“Cổng thông tin điện tử tích hợp là điểm truy cập tập trung và duy nhất, tích hợp các kênh thông tin, các dịch vụ và ứng dụng, phân phối tới người sử dụng thông qua một phương thức thống nhất và đơn giản trên nền tảng Web”

Các chức năng trên giao diện web của KIPOS được đặt trên một nền tảng Portal đặc biệt đó là LegoWeb LegoWeb là một hệ quản trị nội dung website được xây dựng trên các tiêu chuẩn cổng thông tin với sự kết hợp của công nghệ Webparts web portal và siêu dữ liệu MARCXML Nhờ vậy nó đặc biệt gọn và linh động, dễ dàng tùy biến theo yêu cầu của thư viện

- Với hàng loạt các phân hệ dựng sẵn: quản lý tin tức, diễn đàn, RSS, JetPortal… LegoWeb cung cấp cho thư viện một giao diện web với hàng loạt các kênh thông tin cung cấp cho độc giả những sự trải nghiệm phong phú.

- Trên một nền tảng thống nhất về công nghệ và bảo mật, các chức năng thuần thư viện của KIPOS được tích hợp hoàn hảo trong môi trường cổng thông tin LegoWeb Điều này giúp cho thư viện xây dựng được website toàn diện với mọi nhu cầu giao tiếp, cung cấp thông tin cho độc giả Ngoài ra, nhà cung cấp cũng sẵn sàng phát triển các chức năng tích hợp theo nhu cầu của thư viện

Tính năng thứ 3 của phần mềm thư viện số KIPOS là cổng thông tin điện tử thư viện Phần mềm KIPOS cho phép xây dựng một cổng thông tin điện tử của thư viện qua một giao diện web với một địa chỉ truy cập cụ thể Người dùng có thể truy cập tới cổng thông tin điện tử bằng internet Cổng thông tin điện tử cho phép người dùng tin có thể truy cập tìm kiếm và khai thác các tin tức sự kiện, thông báo của cơ quan được đăng tải tại trang web Ngoài việc như một website giới thiệu thì cổng thông tin điện tử cũng tích hợp cho phép người dùng có thể truy cập tài nguyên thông tin số của thư viện bằng một tài khoản cá nhân

Cổng thông tin điện tử tích hợp là một tính năng giúp cho thư viện có thể quảng bá hình ảnh thư viện, giới thiệu về chức năng, vai trò, nhiệm vụ của thư viện với cộng đồng người dùng tin