Báo cáo bài tập access chương trình quản lý học sinh

Báo cáo bài tập access chương trình quản lý học sinh

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGÔ GIA TỰ BẮC GIANG

====

BÁO CÁO BÀI TẬP ACCESS

CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HỌC SINH

Bắc Giang, 2016

LỜI CÁM ƠN

Trong thời gian nghiên cứu và học tập môn học cơ sở dữ liệu Access, cùng với nội dung đồ án thiết kế chương trình quản lý học sinh em đã nhận được sự giúp đỡ của các thầy giáo, cô giáo và các bạn, nhóm em đã hoàn thành chương trình và bài báo cáo đồ

án môn Cơ sở dữ liệu Access với chương trình quản lý học sinh

Cho phép em được bày tỏ lời cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa CNTT Trường cao đẳng Ngô Gia Tự Bắc Giang đã giúp đỡ em hoàn thành chương trình và bài báo cáo này

Do thời gian có hạn, cũng như kinh nghiệm còn thiếu nên trong chương trình cũng như báo cáo này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định Em rất mong nhận được nhận xét góp ý của thầy cô và các bạn

Em xin chân thành cám ơn !

Bắc Giang, tháng 04 năm 2016

MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU Error! Bookmark not defined

CHƯƠNG 1 2

CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2

1.1 Lý thuyết chung về cơ sở dữ liệu 2

1.2 Tổng quan về bài toán quản lý học sinh trong trường THCS 2

1.3 Tổng quan về phần mềm Microsoft Access 2

1.3.1 Các thành phần trong màn hình Access 2

1.3.2 Các đối tượng trong Access 3

CHƯƠNG II KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 5

2.1 Khảo sát bài toán 5

2.1.1 Giới thiệu về mô hình trường trung học cơ sở 5

2.1.2 Khảo sát thực trạng quản lý học sinh tại trường THCS 5

2.1.3 Biểu mẫu được sử dụng quản lý học sinh trong nhà trường 6

2.1.4 Các yêu cầu của người dùng đối với hệ thống quản lý điểm học sinh.10 2.2 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điểm học sinh 11

2.2.1 Thông tin vào ra của hệ thống 11

2.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 12

2.2.4 Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh 14

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 15

Chức năng1: Cập nhật dữ liệu 15

Chức năng 2: Phân rã chức năng “Xử lý” 17

Chức năng 3: Phân rã chức năng “Tìm kiếm” 22

Chức năng 4: Thống kê, báo cáo 23

2.4 Thiết kế các bảng cơ sở dữ liệu 25

CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ ĐIỂM 27

4.1 Thiết kế gió diện chương trình chính 27

4.2 Giao diện của chức năng cập nhật thông tin 27

4.2.1 Form cập nhật thông tin học sinh 27

4.2.2 Form cập nhật điểm 27

4.2.3 Form cập nhật lớp học 28

4.2.4 Form cập nhật môn học 29

4.3 Giao diện của chức năng tìm kiếm Error! Bookmark not defined 4.3.1 Form tìm kiếm điểm 29

4.3.2 Form tìm kiếm thông tin học sinh 30

4.3.3 Form tìm kiếm thông tin lớp 30

4.4 Giao diện của chức năng thống kê báo cáo Error! Bookmark not defined. 4.4.1 Báo cáo danh sách điểm học sinh 31

4.4.2 Báo cáo danh học sinh lên lớp Error! Bookmark not defined 4.5 Giao diện chức năng thoát chương trình Error! Bookmark not defined 4.6 Giao diện Menu và toolbar điều khiển của chương trình Error! Bookmark not defined 4.7.Các Macros dùng trong chuong trình Error! Bookmark not defined KẾT LUẬN 32

1 Những kết quả đạt được 32

2 Hướng phát triển của đề tài: 32

TÀI LIỆU THAM KHẢO 33

1

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn, nó

là một ngành khoa học - kỹ thuật không thể thiếu trong đời sống Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, phải kể đến việc áp dụng tin học vào các lĩnh vực xã hội như: quản lý, thông tin, kinh tế, đã cho ra đời những phần mềm ứng dụng

để thay thế về cơ bản các công tác quản lý thủ công, giảm nhẹ tới mức tối thiểu việc sử dụng sức người trong công tác quản lý, tăng cường hiệu quả, tiết kiệm chi phí, thời gian và sức lao động

Ở nước ta hiện nay, việc đưa một số phần mềm ứng dụng vào trong việc quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp và nhà trường đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết Cùng với xu thế đó việc đưa ứng dụng tin học vào quản lý học sinh vào các nhà trường là một việc cần thiết để phục vụ cho việc quản lý thông tin học sinh, quá trình học tập, kết quả học tập… Mang lại nhiều lợi ích cho công tác quản lý và đảm bảo tính chính

xác Vì vậy em đã chọn đề tài “ Phân tích thiết kế hệ thống quản lý học sinh THCS“

để thực hiện trong bài tập của mình

1.2 Tổng quan về bài toán quản lý học sinh trong trường THCS

Quản lý học sinh là một trong những công việc quan trọng trong nhà trường, việc đưa bài toán quản lý học sinh trong nhà trường sẽ mang lại nhiều tiến bộ và thay đổi như việc tìm kiếm, báo cáo kết quả của học sinh đồng thời là cũng là quá trình theo dõi học tập của từng học sinh tại mỗi thời điểm bất kì Từ đó mà mỗi hoc sinh có

kế hoạch học tập, phấn đấu cho riêng mình

- Bộ máy quản lý điểm gọn nhẹ, chỉ cần số ít nhân viên với hệ thống máy vi tính

- Quản lý chặt chẽ, kịp thời thông tin về học sinh, khắc phục các hạn chế thường gặp trong lĩnh vực quản lý điểm trên giấy hay trên excel như: không cập nhật kịp thời, khó khăn trong công tác thống kê, theo dõi quá trình học tập của học sinh…

- Tổ chức quản lý, lưu trữ trên hệ thống máy vi tính làm tăng tính an toàn, bảo mật cao hơn

- Phần mềm quản lý điểm có nhiệm vụ quản lý thông tin về học sinh, phục vụ công tác lãnh đạo của cấp trên

1.3 Tổng quan về phần mềm Microsoft Access

1.3.1 Các thành phần trong màn hình Access

Gồm có các thành phần sau: Toolbar, menubar, menu: File, Edit, View, Insert, Tools, Windown, Help và cửa sổ Database là một trong những cửa sổ quan trọng nhất của Access Gồm các đối tượng cụng cụ sau: Bảng(Table), truy vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo cáo (Report), Macro và Module Các đối

3

tượng trên có đầy đủ khả năng lưu trữ dữ liệu, thống kê, kết xuất báo cáo thông tin và tự động cung cấp nhiều các tác vụ khác

1.3.2 Các đối tượng trong Access

Hình 1a: Chương trình Microsoft Access

- Bảng (Table): Dùng để lưu trữ dữ liệu Bảng chứa các thông tin về một chủ đề cụ thể Trong một cơ sở dữ liệu có một hay nhiều bảng Một bảng bao gồm có nhiều filed (trường) và record (bản ghi

- Truy vấn (Query): dùng để khai thác cơ sở dữ liệu Là một đối tượng cho phép chọn xem các dữ liệu của một hay nhiều bảng theo ý muốn Trong Microsoft Access, có thể tạo các truy vấn bằng phương tiện truy vấn đồ hoạ theo mẫu (QBE) hoặc viết các lệnh SQL

- Mẫu biểu (Form): dùng để nhập/xuất dữ liệu Mẫu biểu cho phép người sử dụng xem, nhập hay thay đổi thông tin trong cơ sở dữ liệu một cách nhanh nhất bằng cách thể hiện thông tin dưới dạng dễ dùng và hấp dẫn Có thể điều khiển cách trình bày dữ liệu trên màn hình (màu sắc, làm bóng hoặc chọn các quy cách số) Có thể bổ sung các điều khiển như một hộp danh sách thả xuống hoặc một hộp kiểm tra Có thể hiển thị

4

đối tượng OLE như hình ảnh và biểu đồ trực tiếp trên biểu mẫu Có thể biểu thị các tính toán dựa trên các dữ liệu trên một bảng

Báo cáo (Report): dùng để kiết xuất dữ liệu Là một đối tượng được thiết kế

để định quy cách, tính toán, in và tổng hợp các dữ liệu được chọn Có thể xem một báo cáo trên màn hình trước khi in nó Báo biểu có hình thức trình bày phong phú, đẹp mắt vì có thể bao gồm những hình ảnh, đồ thị và có thể export ra các tập tin khác như Word/Exel

- Macro: là một chuỗi các hành động có cấu trúc mà Access sẽ thực hiện để đáp ứng một sự kiện nhất định Ví dụ có thể liên kết một Macro mà nó sẽ mở một mẫu biểu thứ hai khi một phần tử nào đó trên mẫu biểu chính được chọn Cũng có thể thiết kế một macro mà nó sẽ kiểm tra tính hợp lệ của giá trị trong một trường khi giá trị của trường đó thay đổi

- Module: là một đối tượng chứa các thủ tục tuỳ ý được lập trình bằng Microsoft Access Basic, đó là một biến thể của Microsoft Basic được thiết kế để làm việc trong Access Các module tạo ra các chuỗi hành động rời rạc và cho phép bẫy các lỗi mà các macro không thể làm được

Access không chỉ là một hệ quản trị CSDL mà còn là hệ quản trị CSDL quan hệ (Relational Database) Access cung cấp công cụ Wizard để tự động tạo bảng, truy vấn, báo cáo hỗ trợ cho người dùng Ta có thể sử dụng việc phân tách bảng để tránh dư thừa dữ liệu Access hỗ trợ rất tốt cho những người mới bước vào tin học Với Wizard và các phương tiện hoạt động tự động khác, sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức trong việc xây dựng và thiết kế chương trình

5

CHƯƠNG II KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

2.1 Khảo sát bài toán

2.1.1 Giới thiệu về mô hình trường trung học cơ sở

Về tổng quát các trương trung học cơ sở

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cán bộ trong trường

Cơ cấu tổ chức lao động của Trường THCS Đoàn Xá hiện nay:

Một Hiệu trưởng: Phụ trách chung

Một phó Hiệu trưởng: Phụ trách chuyên môn

Trường có 3 khối lớp 6, 7, 8, 9

- Khảo sát được tiến hành trên 3 mức khác nhau:

+ Mức lãnh đạo: Một Hiệu trưởng, một Hiệu phó có nhiệm vụ quản lý chung trong nhà trường

+ Mức điều phối quản lý: Giáo viên chủ nhiệm có nhiệm vụ cập nhật thông tin học sinh, cập nhật xử lý điểm từ giáo viên bộ môn Tính điểm trung bình cho từng học kì, cả năm cho từng học sinh

+ Mức thừa hành: Các thầy cô giáo bộ môn có nhiệm vụ vào điểm thường xuyên, tính điểm trung bình môn học và gửi cho GVCN

2.1.2 Khảo sát thực trạng quản lý học sinh tại trường THCS

1 Quản lý điểm

Đầu học kì Ban Giám Hiệu (BGH) sẽ phổ biến quy chế về điểm và hạnh kiểm cho các giáo viên Bộ Môn (GVBM), phát sổ Điểm Chung, sổ theo dõi hạnh kiểm cho GVCN Trong quá trình giảng dạy các GVBM có sổ điểm cá nhân (SĐCN) để “cho” điểm học sinh

Cuối kì, GVCN chuyển sổ Điểm Chung cho các GVBM để các GVBM chuyển điểm vào sổ Điểm của mỗi môn học được GVBM cập nhật bằng hình thức kiểm tra (miệng, 15’, 1 Tiết, Học Kì) Mỗi loại điểm số lượng con điểm theo từng môn đúng với quy chế của bộ GD-ĐT Sau khi có điểm kiểm tra học kì, GVBM sẽ tổng kết học

kì cho học sinh, sau đó đến lớp đọc các con điểm và hệ số cho học sinh để học sinh

6

tính điểm tổng kết môn học (TKMH) cho mình GVBM đối chiếu giải quyết thắc mắc

về điểm với học sinh về môn học đó Đối chiếu xong, GVBM chuyển điểm TKMH cho GVCN thông qua sổ điểm chung

Khi GVCN nhận được điểm TKMH của tất cả các môn, GVCN sẽ tiến hành tính điểm tổng kết học kì (TKHK) cho học sinh Đến giờ Sinh Hoạt Lớp cuối kì, học sinh sẽ được đọc các điểm THMN và hệ số để tính điểm THHK Nếu có sai sót về điểm TKMH, HS kiếm nghị với GVCN, GVCN trao đổi với GVBM, GVBM thương lượng với HS để thống nhất sửa chữa điểm Nếu không, HS tiến hành tính điểm TKHK cho mình, đối chiếu với GVCN Nếu kết quả đúng thì GVCN vào điểm Còn nếu sai, GVCN và HS cùng tính toán lại để đi đến thống nhất, vào điểm Sau đó dựa vào điểm TKHK để xếp loại học lực

2 Quản lý hạnh kiểm

Thông qua việc theo dõi theo từng tuần về hạnh kiểm GVCN tổng hợp kết quả đánh giá xếp loại hạnh kiểm theo học kỳ và theo năm học cho các học sinh, dựa vào căn cứ xếp loại hạnh kiểm kết hợp với trung bình học kỳ đánh giá xét lên lớp và ở lại lớp

Khi tổng kết học kì xong, GVCN gửi báo cáo cho BGH nhà trường và đồng thời triệu tập cuộc họp phụ huynh để phát Phiếu Báo Điểm, Hạnh kiểm của từng HS cho Phụ huynh

Cuối năm học, sau khi tổng kết học kì II, GVCN tính điểm tồng kết cả năm cho

HS, rồi vào điểm Sau đó gửi báo cáo lên BGH và gửi kết quả rèn luyện, học tập cho Phụ Huynh

2.1.3 Một số biểu mẫu được sử dụng trong quá trình quản lý học sinh trong nhà trường

1 Danh sách học sinh lớp

Hình 1:Mẫu danh sách học sinh lớp học

7

2 Danh sách giáo viên

Hình 2:Mẫu danh sách giáo viên

3 Thống kê xếp loại học lực

Hình 3:Mẫu Thống kê xếp loại học lực

8

4 Thống kê xếp loại hạnh kiểm

Hình 4:Thống kê xếp loại hạnh kiểm

5 Bảng tổng hợp kết quả học tập

Hình 5: Bảng tổng hợp kết quả học tập

9

6 Bảng điểm của từng môn học

Hình 6: Bảng điểm của từng môn

10

2.1.4 Các yêu cầu của người dùng đối với hệ thống quản lý điểm học sinh

Hệ thống thiếu chức năng quản lí điểm để quản lí điểm thành phần các môn học của học sinh, nhằm giúp giáo viên có thông tin hiện tại về điểm của từng học sinh

để kịp thời phê bình, khen thưởng

Do việc tính toán làm bằng tay nên độ chính xác thấp, sai sót lớn do các yếu

tố như tính toán sai, nhìn điểm nhầm, vào điểm sai

Do cuối học kì giáo viên bộ môn mới chuyển điểm từ sổ điểm cá nhân vào

sổ điểm lớp cho giáo viên chủ nhiệm nên giáo viên chủ nhiệm không nắm được tình hình học hành hiện tại của học sinh

Học sinh không nhớ được điểm thành phần của từng môn nên khi tính toán hay thắc mắc

Ban giám hiệu có thể truy cập vào hệ thống để xem xét đánh giá chất lượng của học sinh

Một số yêu cầu của hệ thống:

Nhiệm vụ của người phân tích thiết kế là phải đưa ra được một hệ thống có tính phổ thông áp dụng được cho các điều kiện khác nhau Chương trình được viết ra với mục đích tin học hoá một số khâu trong công tác quản lý điểm ở một trường THCS, giúp cho công việc này đạt hiệu quả nhanh chóng, chính xác và giảm tối thiểu các sai sót

Chương trình phục vụ cho đối tượng là các cán bộ quản lý của phòng giáo

vụ, các giáo viên, và ban giám hiệu nhà trường Chương trình viết ra phải đạt được các yêu cầu sau:

- Hiệu quả quản lý rõ rệt, đáp ứng được các yêu cầu khách quan như: nhanh chóng, chính xác, hiệu quả cao

- Giao diện phải được thiết kế thân thiện với người sử dụng, dễ sử dụng, dễ hiểu, dễ nắm bắt đối với mội đối tượng sử dụng

-Thời gian khởi động, truy cập, xử lý thông tin phải nhanh

- Chương trình phải tương thích với các loại phần cứng, phần mềm phổ biến được sử dụng hiện nay và không yêu cầu máy tính có cấu hình máy quá cao

- Học sinh được xem điểm của lớp mình, hoặc lớp khác nhưng không cho phép sửa điểm Vì vậy mỗi môn học, của mỗi lớp học có một Mã MH riêng, chỉ có

- Nhập điểm HK thì tính ra điểm tổng kết mỗi môn

- Khi có điểm TK các môn thì tính ra điểm trung bình HK tất các môn

- Ban giám hiệu nắm toàn bộ tất cả các Mã Lớp và Mã MH có thể truy cập

HT để có được thông tin hiện thời về tình hình điểm số của tất cả học sinh

2.2 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điểm học sinh

2.2.1 Thông tin vào ra của hệ thống

Qua quá trình khảo sát thực tế và các yêu cầu của người dùng đối với hệ thống quản lý điểm thì các thông tin vào/ra của hệ thống như sau:

a) Thông tin vào của hệ thống

- Khi nhập học sinh cần nhập hồ sơ của học sinh và nhà trường phân phối học sinh vào các lớp theo khối

- Nhà trường căn cứ vào quy chế để phân phối lịch giảng dạy như phân công giáo viên, phân bố lịch học đảm bảo đúng quy chế, phù hợp với điều kiện của nhà trường

- Việc nhập điểm các môn dựa vào điểm kiểm tra của từng môn trong mỗi học kỳ

và điểm thi hoặc kiểm tra cuối kỳ của mỗi môn học

Giáo viên chủ nhiệm phải nộp hạnh kiểm cuối kỳ cho ban giám hiệu, hạnh kiểm

do giáo viên chủ nhiệm và cán bộ lớp xét

b) Thông tin ra của hệ thống

- Danh sách học sinh theo lớp

- Bảng điểm theo lớp, môn học và học kỳ

- Bảng tổng hợp kết quả học tập và hạnh kiểm của từng năm học

12

- Căn cứ vào kết quả học tập, rèn luyện theo từng năm học đưa ra danh sách học sinh lên lớp, lưu ban

2.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng

Hình 7: Biểu đồ phân cấp chức năng

Mức 1 : Nút gốc là chức năng của hệ thống : Quản lý điểm học sinh THCS

Mức 2 : Phân rã thành các chức năng chính :

a Cập nhật : Chức năng này cho phép cán bộ quản lý, cán bộ giáo viên cập

nhật và chỉnh sửa hồ sơ học sinh, điểm ( điểm kiểm tra và điểm thi), khen thưởng kỷ luật của học sinh Việc cập nhật tiến hành theo lớp hoặc theo môn học sau khi đã có

Tìm kiếm

Tìm hs theo

mã Tìm hs theo tên

In DS khen thưởng

Báo cáo kết quả xếp loại

In DS HS thi lại

In DSHS lưu ban

Xử lý điểm

Xử lý kết quả

13

b Xử lý dữ liệu:

Sau khi điểm của một học kỳ đã nhập đầy đủ , máy tính sẽ thực hiện việc tính điểm trung bình cho từng học sinh và theo từng môn học, đồng thời sẽ tính cả điểm trung bình cả học kỳ , cả năm

Khi điểm trung bình cả học kỳ hay cả năm đã được tính xong máy tính sẽ thực hiện xếp loại học lực của học sinh, phân loại học sinh lên lớp, lưu ban, hay phải rèn luyện trong hè, dựa trên điểm trung bình

c Tìm kiếm

Chức năng này thực thi yêu cầu( Do Ban Giám Hiệu, phụ huynh, giáo viên, học sinh hay là của cán bộ phòng giáo vụ ) tìm kiếm hồ sơ( học sinh, giáo viên), tra cứu điểm, khen thưởng, kỷ luật, của học sinh

d Thông kê , báo cáo

Chức năng này thực hiện việc thống kê số liệu theo yêu cầu( Ban Giám Hiệu, phụ huynh học sinh, học sinh ) về học sinh được khen thưởng, thi lại, lên lớp và lưu ban Nó cũng cho phép in ra danh sách các học sinh khen thưởng, thi lại, lên lớp, lưu ban,và đặc biệt là bảng kết quả học tập cho từng học sinh

2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Hình 8:Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Các phiếu kết quả học tập

Giáo viên

Học sinh

Quản lý điểm học sinh THCS

Ban Giám Hiệu

Yªu cÇu

Các kết quả điểm, các thống kê, báo cáo

Yêu cầu

Yêu cầu Cập nhật,

sửa chữa

điểm, hồ sơ

+ Học sinh: Cuối mỗi kì học, năm học yêu cầu ban quản lý cung cấp thông tin

về kết quả của học sinh trong mỗi khóa học

BAN GIÁM

XỬ LÝ (2)

THỐNG KÊ, BÁO CÁO (4)

Yêu cầu tìm kiếm