Lý thuyết access bản 1

Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP HỒ CHÍ MINH TÀI LIỆU ÔN THI TIN A NÔNG LÂM LÝ THUYẾT ACCESS BẢN (tài liệu lưu hành nội dành cho học viên) Biên Soạn : Châu Minh Hoàng Email : minhhoang12061993@gmail.com SĐT : 01265914628 Facebook : chauminhhoang1993@gmail.com Tháng năm 2016 Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com LÝ THUYẾT ACCESS Cơ sở liệu gì? Cơ sơ liệu tập hợp thông tin có liên quan Ví dụ, tập hợp tất ảnh nhau, bạn có sở liệu ảnh Nếu tập hợp tất ảnh có chủ đề, bạn có sở liệu gốc tập toàn sở liệu Nếu sơ liệu nhỏ (ví dụ hợp đồng bảo hiểm bạn), bạn quản lý thông tin bình thường Trong trường hợp vậy, bạn phải sử dụng phương pháp quản lý cũ bảng file hay danh sách đơn giản giấy Tuy nhiên, sở liệu ngày nhiều, thao tác quản lý trở nên khó Ví dụ, khó để quản lý tay sở liệu khách hàng công ty lớn Đây lúc máy tính bạn hệ quản trị sở liệu có ích Phần mềm quản trị sở liệu giúp bạn quản lý thông tin nhanh dễ dàng Trong Access, sở liệu thông tin mà có bảng thông tin xếp, sở liệu Access bao gồm mối quan hệ truy vấn, báo biểu, báo cáo lệnh lập trình Dưới khái niệm số thuật ngữ thường dùng Access: Thế Table (bảng)? Trong Access, bảng chứa thông tin thực tế sơ liệu, có nhiều bảng Thông tin bảng liên quan tới thông tin bảng khác Ví dụ, bạn có bảng chứa ghi tất khóa cửa tòa nhà, bảng khác phải có danh sách tất chìa khóa cho khóa Một bảng chứa tên tất người có chìa khóa Cả bảng có thông tin liên quan đến nhau, chúng tạo thành sở liệu Hình mô tả mối quan hệ bảng sở liệu Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com Hình 1: Mối liên hệ bảng sở liệu Bước việc tạo sở liệu xác định thông tin cần thiết Tiếp theo, sử dụng Access để thiết kế bảng lưu trữ thông tin Hình minh họa xem chế độ Design view, bạn sử dụng chế độ Design view để định cấu trúc cho bảng Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com Hình 2: Chế độ Design view cho bảng Sau thiết kế xong bảng, sử dụng chế độ Datasheet view để nhập xem liệu Hình minh họa cách xem liệu chế độ Datasheet view Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com Hình 3: Chế độ Datasheet view cho bảng Thế Query (truy vấn)? Khi làm việc với sở liệu lớn, tức làm việc với vùng riêng liệu Ví dụ, bạn có sơ liệu công ty, muốn xem tất tên khách hàng sinh sống Hà Nội Với kiện vậy, bạn nên dùng truy vấn Một câu hỏi truy vấn liệu sau “Những khách hàng sinh sống Hà Nội?” Như query định nghĩa việc truy vấn thông tin sơ liệu mà bạn muốn xem Ví dụ, sở liệu chứa tên tất khách hàng mua chi tiết sản phẩm Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com đó, dùng truy vấn đưa danh sách tên khách hàng mua Một truy vấn khác yêu cầu đưa khách hàng trẻ em Về bản, truy vấn giới hạn lọc thông tin từ sở liệu Khi bạn sử dụng query để lọc liệu, Access hiển thị thông tin để đáp ứng truy vấn Tại nên sử dụng truy vấn? Một cách cụ thể bạn làm việc phần sở liệu, truy vấn thực dễ dàng đưa kết dạng ghi theo tiêu chuẩn định Access cho bạn thấy rõ ràng, cụ thể hay phức tạp bạn muốn truy vấn Bạn bắt đầu học truy vấn chương “Sử dụng truy vấn để xử lý liệu” Thế Form (biểu mẫu)? Một sở liệu tồn để lưu giữ thông tin Sau xác định thông tin chứa sơ liệu, nơi bạn cần nhập liệu; sau xem, thêm, thay đổi liệu Bạn nên sử dụng chế độ Datasheet view hoàn thành thao tác, tạo biểu mẫu hiển thị lên hình để nhập, xem thay đổi thông tin Trong Access, biểu mẫu (Form) hiển thị lên hình gọi form Sử dụng form hiển thị thông tin bảng, đồng thời thêm nút, text box, nhãn đối tượng khác để liệu nhập dễ dàng Hình 3, bạn thấy bảng tương tự Datasheet Hình biểu diễn ví dụ form sử dụng để đưa thông tin vào bảng Chú ý: sử dụng form cung cấp giao diện tốt cho người dùng Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com Hình 4: Ví dụ sử dụng form để nhập thông tin cho bảng Record (Bản ghi) gì? Bản ghi khối thông tin độc lập, liệu công nhân hay khách hàng Một bảng tạo lên từ nhiều ghi Ví dụ, bạn có bảng chứa thông tin tập hợp thẻ chơi bóng chày, ghi thông tin riêng thẻ Thông thường, ghi đặt theo dòng bảng, Access trình bày ghi theo dòng Trường (Field) gì? Bảng tạo lên từ ghi, ghi tạo từ trường Như vậy, trường vùng thông tin nhỏ sở liệu Ví dụ, bạn có bảng chứa danh bạ điện thoại, ghi biểu thị cho người hay doanh nghiệp khác Lần lượt, ghi tạo từ trường riêng (như tên, địa chỉ, số điện thoại) Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com Hình 5: biểu diễn mối quan hệ trường, ghi, bảng sở liệu Tạo sở liệu Để tạo sở liệu từ đầu: - Kích chọn Microsoft Office Button - Chọn New - Chọn biểu tượng New Blank Database Hình 1: Tạo sở liệu từ New Blank Database - Nhập tên cho sở liệu vào phần vùng bên phải sau chọn New Blank Database Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com - Kích Create để tạo Hình 2: Bước hoàn thành tạo Database Các mẫu sở liệu Để tạo sở liệu từ mẫu sở liệu: - Kích Microsoft Office Button - Kích New - Chọn mẫu sở liệu bạn muốn tạo Hình 3: Tạo sở liệu từ Templates - Nhập tên cho sở liệu - Kích nút Download để tạo sở liệu từ mẫu Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com Hình 4: Hoàn thành việc tạo Database từ Templates Bảng (Table) Một bảng tập hợp thông tin đặt dòng cột Thông tin mục hiển thị dòng Cột chứa thông tin loại với mục Bảng có dòng đầu cho bạn biết liệu chứa cột Hình 1: Ví dụ thông tin bảng Để xem liệu bảng: - Kích vào mũi tên để mở Navigation pane - Chọn đối tượng Tables - Sau đó, kích đúp vào tên bảng để mở bảng 10 Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com Tính thiết kế truy vấn Bạn thiết kế truy vấn với nút Query Design Để thiết kế truy vấn sử dụng Query Design: - Kích nút Query Design tab Create - Hộp thoại Show Table xuất cho phép bạn lựa chọn bảng - Kích Add để thêm bảng kích nút Close để đóng hộp thoại Show Table 39 Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com - Kích đúp vào tên trường bạn muốn xuất lưới thiết kế - Lặp lại bước trường khác - Kích nút Run để thực thi truy vấn 40 Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com Thiết kế truy vấn kèm theo điều kiện Tiêu chuẩn truy vấn kiếm tìm điều kiện sử dụng truy vấn để lấy liệu Bạn thiết lập tiêu chuẩn số cụ thể hay chuỗi liệu, hay vùng liệu Chỉ hiển thị ghi phù hợp với giá trị xác (thay từ value từ bạn muốn tìm) Bằng Nhỏ Nhỏ Lớn Lớn Khác “value” = < >= Between And Y Is Null And Or Not X Trong khoảng (lấy giá trị khoảng X Y) Giá trị Null Chỉ điều kiện tồn Đúng hai điều kiện tồn Đúng trường hợp không Để tạo điều kiện cho truy vấn: - Kích vào truy vấn bạn muốn thêm điều kiện - Nhập điều kiện truy vấn cho mục Criteria - Sau kích nút Run để thực thi truy vấn Thiết kế Forms Forms cho phép bạn điều khiển giao diện hình nhập liệu báo cáo tạo Form Views Có cách để xem Forms Access: Design View Cho phép bạn thiết kế Form bao gồm header, footer chi tiết Form Bạn thêm hình ảnh điều khiển xuất Form 41 Châu Minh Hoàng Form View Layout View SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com Đây trang động cho phép người dùng nhập chỉnh sửa liệu điều chỉnh liệu lĩnh vực Cách xem cho phép bạn thiết kế Form thao tác liệu Tạo form Bạn tạo Form từ bảng hay truy vấn Để tạo Form: - Kích tab Create - Kích nút Form Design - Kích tab Format - Kích vào nút Add Existing Fields - Trong hộp Field List phía bên phải, kích kéo trường bạn muốn lên Form - Để thay đổi màu sắc font, kích nút Property Sheet tab Arrange 42 Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com Chỉnh sửa thuộc tính hộp thoại Property Sheet - Chọn Section bạn muốn chỉnh sửa - Chọn thuộc tính bạn muốn chỉnh sửa 43 Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com Để xem trước Form: - Kích nút Views tab Home - Kích nút Form View Form Wizard Bạn tạo Form với trợ giúp từ Form Wizard Để sử dụng Form Wizard: - Trên tab Create, kích vào mũi tên xuống chỗ More Forms - Kích Form Wizard - Chọn Tables/Queries mà bạn muốn có Form - Chọn trường bạn muốn cho lên Forms - Kích Next 44 Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com - Chọn cách bố trí cho form - Kích Next - Chọn kiểu - Kích Next 45 Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com - Tạo tiêu đề cho Form - Chọn nơi bạn muốn để mở Form hay chỉnh sửa thiết kế Form - Kích Finish 46 Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com Tạo Reports (báo cáo) Reports (báo cáo) cách thức để xem phân tích số lượng lớn liệu Bạn sử dụng Report Wizard hay tạo báo cáo tùy ý mà bạn cần Report Views Reports hiển thị theo chế độ sau: Chế độ Design View cung cấp cho bạn với cấu trúc báo cáo Bạn thêm, chỉnh sửa hay xóa thành phần report Nhưng bạn thao tác liệu nhiều bảng kết hợp với báo cáo Report Report View cho phép bạn xem liệu từ bảng không thay đổi View cách bố trí báo cáo Layout Chế độ cho phép bạn xem liệu từ bảng thêm, chỉnh View sửa, xóa thành phần báo cáo Print Print Preview cho phép bạn xem báo cáo trông Preview in Design View Để thay đổi chế độ xem báo cáo: - Kích vào nút View tab Home Tạo Report Để tạo báo cáo trắng: - Kích nút Blank Report tab Create - Kích nút Add Existing Fields 47 Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com - Từ danh sách trường, kích kéo trường lên báo cáo Report Wizard Để tạo báo cáo sử dụng Report Wizard: - Trên tab Create, kích nút Report Wizard - Chọn Tables/Queries mà bạn muốn có báo cáo - Chọn trường bạn muốn cho lên báo cáo ấn nút > (nếu bạn chọn trường) ấn nút >> (nếu bạn chọn tất trường) - Kích Next 48 Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com - Chọn xếp theo thứ tự cho báo cáo - Kích Next - Chọn cách bố trí (Layout) định hướng quay ngang hay dọc (Orientation) cho báo cáo - Sau kích Next 49 Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com - Chọn kiểu cho báo cáo - Kích Next - Tạo tiêu đề cho báo cáo - Chọn cách bạn muốn mở báo cáo để xem (Preview the report) chỉnh sửa báo cáo (Modify the report’s design) 50 Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com - Kích Finish Trường tính toán Bạn tạo báo cáo mà có trường tính toán Những báo cáo hiển thị thông tin mà bạn muốn với phép toán số học Để thêm trường tính toán vào báo cáo: - Mở Report bạn muốn tạo thêm trường tính toán - Kích nút View - Kích Design View - Kích tab Design - Kích nút Text Box - Kích vào phần báo cáo, nơi bạn muốn định vị textbox - Kích nút Property Sheet 51 Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com - Kích tab Data - Kích vào nút phía bên phải Control Source có ký hiệu ba chấm - Chèn thêm trường bạn muốn có tính toán - Kích OK 52 Châu Minh Hoàng SĐT 01265914628 Mail : minhhoang12061993@gmail.com 53 [...]... 17 Châu Minh Hoàng SĐT 012 65 914 628 Mail : minhhoang120 619 93@gmail.com Để chỉnh sửa Data Type trong chế độ Design View: - Chọn Design View - Chọn tên trường bạn muốn để định nghĩa hay tạo một trường mới - Kích Data Type - Chọn Data Type thích hợp - Định dạng trường trong hộp thoại Field Properties 18 Châu Minh Hoàng SĐT 012 65 914 628 Mail : minhhoang120 619 93@gmail.com Quản lý bảng Trong việc quản lý bảng,... thể xóa bảng, đổi tên, và tạo các mô tả về bảng sao cho phù hợp với nội dung chứa trong bảng dữ liệu Xóa bảng Để xóa bảng: - Mở cơ dở dữ liệu bạn muốn bằng cách kích Microsoft Office Buttonvà chọn Open - Kích phải vào bảng và chọn Delete Đổi tên bảng Để đổi tên một bảng: - Mở cơ sở dữ liệu từ Microsoft Office Button và kích Open - Kích phải vào bảng và chọn Rename 19 Châu Minh Hoàng SĐT 012 65 914 628 Mail... các bản ghi khác, Access tự động lưu sự thay đổi của bạn (chú ý rằng biểu tượng bút chì được di chuyển từ phía bên trái của bản ghi đã được lưu) Di chuyển quanh bảng Trong khi số các bản ghi ở bảng tăng thêm, bạn có thể sử dụng các phím tắt khác nhau để di chuyển nhanh từ một bản ghi tới bản ghi khác hoặc trong các trường của một bản ghi Bảng 1 liệt kê các phím bạn có thể sử dụng để điều hướng trong bảng... CTRL+END bảng Di chuyển tới trường cuối của một bản ghi mới CTRL+ALT+END (cuối bảng) Bảng 1: Các điều hướng trong bảng Những phím tắt nhập dữ liệu Kèm theo các phím được liệt kê ở bảng 1, Access cung cấp một số các phím tắt để sử dụng khi nhập dữ liệu Một vài phím tắt bạn đã biết, sử dụng chúng để bắt đầu các hàm menu Khi chọn một menu Access, Access hiển thị các phím tắt phía bên phải mỗi menu Bảng 2... chuyển tới bản ghi tiếp theo Phím mũi tên xuống Di chuyển tới bản ghi liền trước Phím mũi tên lên Di chuyển xuống một màn ảnh của các bản ghi PAGE DOWN Di chuyển lên một màn ảnh của các bản ghi PAGE UP Di chuyển tới trường đầu tiên tại bản ghi hiện thời HOME Di chuyển tới trường cuối cùng tại bản ghi hiện END 23 Châu Minh Hoàng SĐT 012 65 914 628 Mail : minhhoang120 619 93@gmail.com thời Nhảy tới một số bản ghi... minhhoang120 619 93@gmail.com - Nhập tên mới Thêm phần mô tả cho bảng Để thêm phần mô tả cho bảng: - Mở cơ sở dữ liệu bằng cách kích Microsoft Office Button và chọn Open - Kích phải vào bảng và chọn Table Properties - Kích vào vùng Description 20 Châu Minh Hoàng SĐT 012 65 914 628 Mail : minhhoang120 619 93@gmail.com - Nhập phần mô tả Nhập thông tin cho bảng Một trong những cách chính để nhập thông tin cho một bảng... trên bên phải cửa sổ Access sẽ đóng cửa sổ lại và xuất hiện cửa sổ Database Bảng 25 Châu Minh Hoàng SĐT 012 65 914 628 Mail : minhhoang120 619 93@gmail.com mới của bạn (Addresses) được liệt kê trong bảng có sẵn của cửa sổ Database Khi muốn làm việc với thông tin trong bảng, bạn có thể kích đúp chuột vào tên bảng hoặc lựa chọn tên bảng và kích chuột vào nút Open Thay đổi thông tin trong bảng Trong phần trước,... trong bảng mà không phải kích vào Replace nhiều lần, có thể kích vào Replace All Khi đó Access sẽ tự động thay thế tất cả trong một bước Quản lý dữ liệu Để dữ liệu hiển thị một cách linh hoạt và đúng theo yêu cầu của bạn Trong bài này, chúng tôi xin giới thiệu một số cách cơ bản để quản lý dữ liệu cho cơ sở dữ liệu 29 Châu Minh Hoàng SĐT 012 65 914 628 Mail : minhhoang120 619 93@gmail.com Thêm bản ghi vào bảng... Kiểu dữ liệu Ý nghĩa Kiểu văn bản, số, hay chuỗi không quá 255 ký tự Text Tương tự như trường văn bản, có thể chứa kiểu text, số, hay dữ Memo liệu không quá 2GB Kiểu số không quá 16 bytes Number 16 Châu Minh Hoàng SĐT 012 65 914 628 Mail : minhhoang120 619 93@gmail.com Kiểu ngày và giờ Kiểu tiền tệ không quá 8bytes và chính xác tới 4 số thập phân Access tạo một số duy nhất cho mỗi bản ghi mới Thường dùng AutoNumber... tượng Queries - Kích đúp vào tên truy vấn 11 Châu Minh Hoàng SĐT 012 65 914 628 Mail : minhhoang120 619 93@gmail.com Hình 3: Ví dụ về thiết kế truy vấn Recordset Recordset là một bảng mà hiển thị nhóm các bản ghi từ một bảng hay một kết quả truy vấn Form Một Form là một giao diện đồ họa được sử dụng để hiển thị và chỉnh sửa dữ liệu Forms có thể được phát triển từ một bảng hay một truy vấn Forms gồm các phép