QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀ GÌ VÀ THIẾT LẬP THỜI GIAN BIỂU NHƯ THẾ NÀO LÀ HỢP LÝ? Chúng ta thấy đa số nhà lãnh đạo vô bận rộn Nhưng họ khác cách tổ chức quỹ thời gian hạn hẹp Nhiều người thích lên lịch làm việc ngày theo đơn vị phút họ nghĩ cách họ tận dụng triệt để tất thời gian mà họ có Tuy nhiên, nhiều người lại không thích lập thời gian biểu cố định họ cho điều khiến họ linh hoạt việc xử lý nhanh vấn đề đột xuất phát sinh Vậy cách thức trên, cách thức tốt hơn? Hãy xem thật kỹ viết để biết kỹ mềm – quản lý thời gian thiết lập thời gian biểu hợp lý nhé: Các chuyên gia cho câu trả lời tùy thuộc vào người Nhưng có điều đặc biệt theo Ben Dattner, người đứng đầu công ty tư vấn Dattner Consutling LLC kiêm trợ giáo đại học New York, nên kết hợp cách thức HÃY LINH HOẠT Dattner cho lập thời gian biểu tốt nghĩa ta phải lệ thuộc hoàn toàn vào thời gian biểu Ví dụ đột xuất có đám cháy xảy bạn phải dập tắt đám cháy thay tiếp tục tiến hành họp định Dattner nói: “Là nhà quản lý, bạn cần cho người khác biết bạn sẵn sàng tiếp nhận thông tin Và thời gian biểu bạn phải phản ánh điều này.” Nếu lên lịch chương trình làm việc sức, bạn không tâm vào công việc thật quan trọng Khi cố lên lịch làm việc theo đơn vị phút tức bạn tập trung vào công việc quan tâm đến kết Phân biệt mức độ quan trọng công việc để dành thời gian giải cho hợp lý việc làm không dễ dàng Bạn thường dành nhiều thời gian cho công việc không thật quan trọng không đủ thời gian để giải vấn đề „hạng nặng‟ khác Do xếp thứ tự ưu tiên cho loại công việc cần thực trước bắt tay vào thực cách điên cuồng Ngoài ra, bạn nên xem lại thời gian biểu sau thực Theo Dattner, thời gian biểu phải phục vụ cho mục đích: cho bạn biết chương trình làm việc ngày bạn, hai ghi chép lại công việc bạn làm ngày Ông nói: “Thời gian biều phải cho bạn biết việc bạn làm làm Hãy thường xuyên theo dõi thời gian biểu bạn kể bạn thay đổi lịch làm việc.” THỜI GIAN CHẾT Dù thích lập thời gian biểu cố định theo đơn vị phút bạn nên có khoảng „thời gian chết‟ (tức để trống khoảng thời gian) Như vậy, bạn có thời gian để tán gẫu thân mật với nhân viên đồng nghiệp Dattner cho khái niệm cũ – “Quản lý cách dạo quanh công ty”- ngày hiệu Nếu bạn không theo sách „mở cửa‟ lúc bạn dành số văn phòng, nhân viên bạn thấy thoải mái vào gặp bạn Trong số trường hợp, bạn không cần phải tổ chức lại hẹn bị hoãn trước Điều vô hiệu Nếu bỏ lỡ họp mặt thông thường, bạn chờ đến họp lần sau Dattner nói: “Thỉnh thoảng, có nhiều họp quan trọng bị trì hoãn không tổ chức lại, ví dụ họp tổng kết thành tích năm với nhân viên.” Đôi khi, lý mà họp quan trọng bị trì hoãn, sau không tổ chức lại Điều sai lầm Ông cho rằng: “Việc tổ chức lại họp quan trọng điều vô cần thiết Tất việc nên giải rõ ràng, không nên mập mờ.” Với phát triển không ngừng khoa học kỹ thuật ngày nay, bạn hoàn toàn tự lập thời gian biểu cho Nhiều doanh nghiệp áp dụng chương trình phần mềm hỗ trợ tạo thời gian biểu Chương trình cho phép họ kiểm tra thời gian biểu đồng nghiệp lên kế hoạch cho họp mà không cần họ phải nhấc điện thoại Ngày nay, chương trình sử dụng rộng rãi khắp tổ chức Bạn tự tìm hiểu internet phần mềm giúp bạn lên thời gian biểu hợp lý Chúc bạn quản lý thời gian hiệu