Bài giảng: tin học văn phòng

Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng. Bài giảng: tin học văn phòng.

Phần I Hệ điều hành Windows Bài 1: Căn hệ điều hành Windows I Các khái niệm máy tính Máy tính - Máy tính thiết bị dùng để lu trữ xử lý thông tin cách tự động theo chơng trình định trớc Máy tính có khả lu trữ khối lợng thông tin lớn diện tích nhỏ, tốc độ xử lý thông tin nhanh chóng xác Máy tính đợc lắp ráp từ vài mạch tích hợp (IC) cỡ lớn bao gồm vi xử lý, nhớ thiết bị vào - Mạng máy tính: Là hệ thống liên kết nhiều máy tính lại với Trong số có máy tính gọi máy chủ (Server), máy khác gọi máy khách (Client) đợc kết nối với máy chủ cáp, đờng điện thoại Máy chủ cung cấp cho máy khách chơng trình, nhớ, dịch vụ gửi th điện tử, in ấn giúp ngời dùng trao đổi thông tin với đợc dễ dàng - Mạng cục (LAN local area network): Là mạng máy tính vùng địa lý nhỏ nh nhà, quan - Mạng diện rộng (WAN wide area network): Là mạng máy tính phân bố vùng rộng nh thành phố - Mạng Internet: Là mạng máy tính toàn cầu, máy tính kết nối với thông qua tập chuẩn chung giao thức gọi TCP/IP (Transmission Control Protocol/ Iternet Protocol), máy tính làm chủ điều khiển tất Mạng Internet mạng cục nhng dùng giao thức TCP/IP để kết nối máy tính mạng Phần cứng máy tính - Hoạt động máy tính kết hợp phần cứng phần mềm Phần cứng tập hợp liên kiện vật lý cách bố trí, kết nối chúng để tạo nên hệ thống máy tính - Phần cứng máy tính bao gồm: Đơn vị xử lý trung tâm (CPU) Bộ nhớ máy tính: Bộ nhớ (RAM, DRAM, SDRAM), nhớ (đĩa cứng, đĩa mềm, nhớ USB, đĩa CD) Các thiết bị vào ra: Màn hình, chuột, bàn phím, máy in, Phần mềm máy tính - Phần mềm chơng trình máy tính đợc xây dựng để can thiệp vào phần cứng nhằm đáp ứng công việc cụ thể Phần mềm trung gian ngời phần cứng, thờng đợc lu trữ đĩa từ Có thể chia thành ba loại: Phần mềm hệ thống, ngôn ngữ lập trình, phần mềm ứng dụng II Khởi động thoát khỏi Windows Giới thiệu hệ điều hành Windowns -WINDOWS hệ điều hành làm việc theo chế độ cửa sổ -WINDOWS có giao diện đồ hoạ thông qua hệ thống thực đơn, biểu tợng hộp thoại - Các Version hệ điều hành Windows: Win98, Win98se, Win2000, Winme, WinXP, WinNT Giới thiệu cách cài đặt hệ điều hành Windows - Chuẩn bị đĩa cài cài Win (Win98, Win98se, winXP, WinNT, Win Vistra) - Cài đặt: Chọn cách khởi động từ đĩa CD (nếu cài từ đĩa CD) Chép khoá Đa đĩa cài vào ổ CD nhấn vào file Setup từ cài lu trữ đĩa Khởi động hệ điều hành Windows - Bật công tác điện cho máy hình đợi cho trình khởi động hoàn tất Nếu máy xuất hộp thoại Wellcome đa vào mật hộp thoại Password chọn OK nhấn vào nút Cancel Xuất hình Win Biểu tợng Nút Start Chơng trình ứng dụng mở Thanh tác vụ Thoát khỏi Windows - Vào Start / Shut down (Turn off computer) Xuất hộp thoại: - Chọn chức sau: Stand by (Hibernate): đặt máy chế độ chờ (chế độ ngủ) Shut down (Turn off): Tắt máy Restart: Khởi động lại máy tính Restart in MS-DOS mode: thoát khỏi Win trở DOS - Sau chọn chức chọn OK - Nếu xuất hộp thoại nhng không muốn thoát (huỷ bỏ hộp thoại để tiếp tục làm việc) nhấn vào nút CANCEL III Các thành phần Windowns Các biểu tợng quan trọng hình Win - My computer: dùng để xem tài nguyên có máy tính dùng, quản lý th mục file - Network (My network place): xem tài nguyên có mạng máy tính đợc nối mạng LAN - Recycle: Lu trữ tạm thời tệp, th mục bị xoá, khôi phục lại tệp, th mục bị xoá - Internet explorer: xem tài nguyên mạng Internet Thanh tác vụ (Taskbar) - Chức năng: dùng để chứa nút Start, chứa chơng trình mở, chơng trình thu nhỏ - Các thao tác: + Sắp xếp cửa sổ ứng dụng: nhấn chuột phải nên tác vụ xuất menu: chọn chức sau: Cascade Windows: cửa sổ ứng dụng mở xếp lợp lên Tile Windows Horizontally: cửa sổ ứng dụng mở xếp lợp lên theo chiều ngang Tile Windows Vertically: cửa sổ ứng dụng mở xếp lợp lên theo chiều đứng Minimize all Windows: cực tiểu hoá cửa sổ mở đa tác vụ + Cho ẩn tác vụ: nhấn chuột phải lên tác vụ, chọn Properties xuất hộp thoại chọn lớp Taskbar Options (Taskbar) sau chọn chức sau: Always on top (Lock the taskbar): tác vụ tất chơng trình ứng dụng Auto hide (Auto-hide the taskbar): tác vụ di chuyển trỏ đến vị trí Show small icons in Start menu: thu nhỏ/ phóng to biểu tợng menu start Show clock: ẩn/ đồ hồ tác vụ + Thay đổi vị trí đặt kích thớc tác vụ Thay đổi vị trí đặt tác vụ: tác vụ đặt vị trí khác cạnh hình cách: nhấn vào giữ kéo đến vị trí cần đặt sau nhả chuột Thay đổi độ rộng (phóng to/ thu nhỏ): đa chuột đến cạnh xuất hình hình mũi tên hai chiều nhấn, giữ kéo chuột để phóng to thu nhỏ tác vụ Menu Start  Program (All program): chứa tất chơng trình chạy Windows Documents: mở tài liệi mở gần Setting: thiết lập hệ thống Find (Search): Tìm kiếm tệp th mục Help: Trợ giúp Run: mở tệp chơng trình tài nguyên khác Shut down (Turn off computer): tắt máy khởi động lại máy IV Kỹ thuật với chuột bàn phím Kỹ thuật với chuột Công cụ làm việc môi trờng Windows chuột bàn phím Trên hình luôn nhìn thấy mũi tên hay trỏ nhỏ, trỏ chuột; sử dụng chuột để điều khiển trỏ - Các thao tác với chuột: Nhấn chuột (Press): nhấn trái nhấn phải chuột lần Trỏ chuột (Point): di chuyển chuột để đa trỏ chuột nằm đối tợng xác định Nhấn đúp chuột (Double click): nhấn trái phải chuột lần liên tiếp Rê chuột: nhấn trái chuột giữ nguyên tay sau di chuyển chuột Kỹ thuật với bàn phím - Chức năng: dùng để nhập liệu vào máy tính, di chuyển trỏ chuột, thao tác khác cách sử dụng phím tắt bàn phím: chép (CTRL+C) - Giới thiệu bàn phím Các phím chức Các phím hiệu chỉnh Các phím số V Sử dụng cửa sổ menu Sử dụng cửa sổ Khi khởi động cửa sổ thờng xuyên xuất cửa sổ tơng ứng: - Trên đỉnh cửa sổ (dòng thứ nhất) tiêu đề: phía trái biểu tợng ứng dụng tên ứng dụng đó, phía phải tiêu đề có nút để điều khiển cửa sổ: Nút Minimize: để cực tiểu hoá cửa sổ đa tác vụ Nút Restore (Maximize): thu nhỏ phóng to cửa sổ Nút Close: đóng cửa sổ ứng dụng - Dới tiêu đề (dòng thứ 2): menu ứng dụng Menu - Khi ứng dụng đợc mở phía dới tiêu đề Menu ứng dụng Nếu nhấn vào mục menu xuất menu dọc bao gồm lệnh ứng dụng - Khi mục bị mờ menu lệnh không đợc dùng ngữ cảnh hành - Khi nhấn chuột vào mục có mũi tên phía phải xuất Menu nhỏ mục - Khi mở menu ta thấy phía bên trái tên mục menu phía bên phải có cách gọi mục tắt từ bàn phím - Khi nhấn chuột phải vào Win, tác vụ, vào biểu tợng xuất menu nhỏ gọi menu tắt VI Làm việc với chơng trình ứng dụng - Khi khởi động chơng trình ứng dụng làm nh sau: nhấn chuột vào nút Start / chọn Program / chọn chơng trình ứng dụng cần khởi động VD: cần khởi động chơng trình ứng dụng Excel Start \ program \ Microsoft Excel - Có thể sử dụng Start \ Run: để chạy chơng trình hay mở tài liệu biết trớc đờng dẫn tên tệp: Nhấn Start \ chọn Run xuất hộp thoại gõ vào tên chơng trình hay tài liệu đờng dẫn (nếu không nhở đờng dẫn nhần vào nút Browse để xác định đờng dẫn) - Dùng Start \ Document để mở tài liệu mà ta mở trớc (tối đa đợc 10 tài liệu): Start \ My document \ chọn tên tài liệu cần mở - Thoát khỏi chơng trình ứng dụng: nhấn chuột vào nút Close góc bên phải cửa sổ ứng dụng VII Thay đổi hình - Nhấn chuột phải lên Win - Chọn Properties xuất hộp thoại - Chọn lớp Background (Desktop) - Chọn ảnh khung Wallpaper nhấn vào nút Brower để chọn đờng dẫn chứa ảnh cần lấy - Chọn OK VIII Thiết lập chế độ bảo vệ hình - Nhấn chuột phải lên Win - Chọn Properties xuất hộp thoại - Chọn lớp Screem Saver - Chọn ảnh khung Screem Saver thiết lập chế độ chờ - Chọn OK Bài 2: Quản lý tệp Windows (explorer) I Khái niệm quản lý tệp (Windows Explorer) Giới thiệu quản lý tệp (Windows Explorer) Quản lý tệp (Windows Explorer): công cụ trợ giúp Windows giúp ta biết đợc toàn máy tính có gì, cho phép xem nội dung máy tính nh hệ thống th bậc hay cấu trúc Ta xem dễ dàng nội dung ổ đĩa, th mục, nh ổ đĩa mạng Khởi động Windows Explorer - Vào Start \ chọn Progran \ Chọn Windows Explorer nhấn đúp chuột vào biểu tợng Windows Explorer hình Windows (nếu có) xuất cửa sổ chơng trình chia hình thành hai phần: khung bên trái khung bên phải Cửa sổ chơng trình a Khung bên trái - Là th mục liệt kê tất tài nguyên máy: ổ đĩa, th mục, Control Panel, - Các thao tác: + Nhấn lên đối tợng (ổ đĩa, th mục, ) nội dung bên đối tợng lên khung bên phải + Nhấn vào dấu (+) phía trớc th mục ổ đĩa xuất tiếp th mục đối tợng + Nhấn vào dấu (-) đứng trớc đối tợng th mục không th mục đối tợng b Khung bên phải Liệt kê chi tiết (gồm th mục tệp) đối tợng có hộp sáng khung bên trái trỏ đến 4 Thoát khỏi Windows Explorer - Nhấn chuột vào nút Close góc bên phải cửa sổ vào File \ chọn Close II Các thao tác với file th mục Thay đổi cách hiển thị th mục file - Vào View \ chọn chức sau: Last Icon: hiển thị biểu tợng lớn Small icon: hiển thị biểu tợng nhỏ theo chiều ngang List: hiển thị biểu tợng nhỏ xếp theo chiều dọc Details: hiển thị chi tiết (biểu tợng, tên th mục/ file name, kích thớc size, thể loại type, ngày tạo date modify) Sắp xếp th mục file - Vào View \ chọn Arrange icon \ chọn chức sạu: By name: xếp theo tên By Type: xếp theo thể loại By Size: xếp theo kích thớc By Date: xếp theo ngày tạo Tạo th mục - Chọn đờng dẫn chứa th mục cần tạo - Vào File \ Chọn New \ Chọn Folder - Gõ vào tên th mục cần tạo - Nhấn Lựa chọn tệp th mục - Lựa chọn đối tợng (tệp th mục): nhấn chuột vào tệp th mục cần chọn - Lựa chọn nhiều đối tợng liên tiếp nhau: dùng chuột để chọn giữ phím Shift nhấn chuột vào đối tợng liên tiếp cần chọn - Lựa chọn nhiều đối tợng không liên tiếp nhau: giữ phím CTRL dùng chuột nhấn vào đối tợng cần chọn Sao chép hay di chuyển tệp th mục - Chọn tệp th mục cần chép hay di chuyển - Vào Edit \ Copy (Cut) nhấn chuột vào biểu tợng Copy (Cut) - Chọn đờng dẫn chứa th mục tệp cần chép di chuyển đến - Vào Edit \ Paste nhấn chuột vào biểu tợng Paste Xoá tệp th mục - Chọn tệp th mục cần xoá - Nhấn vào phím Delete bàn phím nhấn chuột vào biểu tợng Delete Phần II Chơng trình xử lý bảng tính excel Bài 1: Các khái niệm I Khởi động thoát khỏi excel Giới thiệu Excel Excel chơng trình xử lí bảng tính nằm Office hãng Microsoft Bảng tính excel gồm nhiều ô đợc tạo dòng cột Hiện có nhiều phiên excel: 5.0, 97, 2000, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, * Giới thiệu cách cài đặt Microsoft Excel - Đĩa cài cài Office - Cài đặt + Chép khoá + Cài tự động đĩa CD nhấn vào file Setup cài Office Khởi động Excel - Cách 1: Vào Start \ chọn Program \ Microsoft Excel - Cách 2: Nhấn đúp chuột vào biểu tợng Microsoft Excel hình Win (nếu có) - Cách 3: Nhấn chuột vào biểu tợng Microsoft Excel công cụ Office (nếu có) Xuất hình Excel - Thanh tiêu đề (Application title bar): chứa tên ứng dụng file Excel - Thanh thứ hai trình đơn (Menu bar) - Thanh thứ ba công cụ chuẩn (Standard tool bar): chứa biểu tợng lệnh thờng dùng - Thanh thứ t công cụ định dạng (Formatting tool bar): chứa biểu tợng lệnh định dạng -Thanh thứ năm công thức (Formunal): chia làm hai phần: phần chứa địa ô hành, phấn chứa nội dung ô hành - Thanh dọc: di chuyển hình theo chiều dọc - Thanh ngang: di chuyển hình theo chiều ngang Thoát khỏi Excel - Cách 1: nhấn vào nút Close góc bên phải cửa sổ chơng trình - Cách 2: vào File \ Exit II Bảng tính Một tệp tin Excel (Wordbook Sổ tính): gồm nhiều bảng tính (sheet) (16 bảng tính) Một bảng tính: gồm nhiều cột (256 cột) nhiều dòng (65536 dòng) Cột - Đợc đánh số thứ tự từ: A, B, C, Dòng - Đợc đánh số thứ tự từ: 1, 2, 3, Ô - Mỗi ô có địa riêng, địa đợc xác định tên cột tên dòng tạo ô Vd: C8 (ô nằm cột C dòng thứ 8) Vùng Là tập hợp nhiều ô đứng liền nhau, địa vùng đợc xác định địa ô góc trái ô góc dới phải vùng đợc ngăn cách dấu : Vd: C3:H5 Các bảng tính Các bảng tính Excel có tên mặc định Sheet 1, Sheet 2, Dữ liệu bảng tính liên hệ với nh bảng tính III Di chuyển trỏ bảng tính - Cách 1: nhấn chuột vào ô muốn di chuyển đến - Cách 2: Vào Edit \ Goto - Cách 3: Sử dụng phím di chuyển bàn phím IV Cách nhập hiệu chỉnh d liệu Cách nhập liệu Muốn nhập liệu vào ô nhấn chuột ô nhập bình thờng nhấn công thức để nhập liệu cho ô chọn, nhập xong gõ Hiệu chỉnh liệu Nhấn đúp chuột vào ô cần hiệu chỉnh nhấn chuột vào ô cần hiệu chỉnh sau nhấn phím F2 để sửa nội dung ô chọn * Chú ý: Nếu chiều dài liệu dài chiều ngang ô, liệu kiểu số hay công thức ô hiển thị dấu ###### dạng lỹ thừa 1E+., liệu kiểu chuỗi ô hiển thị tràn sang ô bên phải (khi ô bên phải liệu), muốn liệu hiển thị đầy đủ cần phải tăng chiều rộng cột ô V Các kiểu liệu Trong ô chứa kiểu liệu, kiểu liệu ô phụ thuộc vào kí tự Kiểu liệu đợc phân chia nh sau: Kiểu số (Number) chế độ mặc định dạng liệu số hiển thị phía bên phải ô, số âm nhập dấu - đặt dấu ngoặc đơn Kiểu chữ (Text) chế độ mặc định liệu chữ hiển thị phía bên trái ô, liệu kiểu số muốn Excel hiểu kiểu chữ phải nhập dấu nháy đơn vào trớc Kiểu ngày tháng (Date) Nhập ngày tháng bình thờng với dấu phân cách gạch - / Phần tháng Excel hiển thị số chữ tiếng Anh Quy định cách hiển thị hộp thoại Format Cell Kiểu công thức (Formulla) Dữ liệu kiểu công thức phép toán hay hàm, muốn nhập liệu dạng công thức phải nhập dấu = trớc VI Các thao tác vùng Chọn vùng bảng tính - Chọn bảng tính: Dùng chuột nhấn vào ô giao tiêu đề cột tiêu đề dòng nhấn CTRL+A - Chọn dòng cột: nhấn chuột vào ô tiêu đề dòng cột cần chọn - Chọn ô, khối không liền nhau: Giữ phím CTRL nhấn chuột rê chuột để chọn ô, khối không liền Sao chép liệu - Chọn vùng liệu cần chép - Nhấn chuột vào biểu tợng Copy vào Edit\ Copy (CTRL+C) nhấn chuột phải chọn Copy - Đa trỏ tới vị trí cần đặt vùng chép đến - Nhấn vào biểu tợng Paste vào Edit\ Paste (CTRL+V) nhấn chuột phải chọn Paste * Chú ý: Khi chép mà vùng đích kế bên vùng nguồn vùng nguồn nằm cột dòng Sau chọn vùng thực hiện: Vào Edit \ Fill \ Chọn chức sau: Down: chép xuống dới Right: chép sang phải Up: chép lên Left: chép sang trái Chuyển liệu - Chọn vùng liệu cần chuyển - Nhấn chuột vào biểu tợng Cut vào Edit\ Cut (CTRL+X) nhấn chuột phải chọn Cut - Đa trỏ tới vị trí cần đặt vùng chuyển đến - Nhấn vào biểu tợng Paste vào Edit\ Paste (CTRL+V) nhấn chuột phải chọn Paste Xoá liệu - Chọn vùng liệu cần xoá - Nhấn phím Delete bàn phím vào Edit \ Clear \ Contents nhấn chuột phải chọn Clear contents VII Điền dãy số tự động Đánh số thứ tự cho danh mục bảng tính, nhập số vào ô theo thứ tự 1, 2, bình thờng, nhiên Excel cho phép thực công việc cách nhanh chóng phép chép lỹ kế Thực nh sau: - Nhập vào số bắt đầu vào ô cột dòng - Chọn ô - Đa trỏ đến góc dới phải vùng đợc chọn xuất cho trỏ hình dấu cộng + nhấn vào kéo chuột theo cột dòng để chép * Có thể đánh số nh sau: - Gõ giá trị số bắt đầu vào ô - Chọn vùng cần đánh số thứ tự - Vào Edit \ fill \ Serier Xuất hộp thoại - Trong khung Serier: chọn việc đánh số Row: dòng Column: cột - Trung khung Type: chọn kiểu điền liệu Linear: cộng với trị số bớc nhảy Growth: nhân với trị số bớc nhảy Date: theo dạng ngày Autofill: theo chế độ tự động - Trong khung Step Value: chọn trị số bớc nhảy - Trong khung Stop Value: chọn trị số kết thúc - OK hay nhấn VIII Thao tác tệp Tạo tệp tin - Vào File \ New nhấn vào biểu tợng New công cụ chuẩn nhấn CTRL+N Mở tập tin - File \ Open nhấn vào biểu tợng Open công cụ chuẩn nhấn CTRL+O Xuất hộp thoại - Trong khungLook in: chọn đờng dẫn chứa tập tin cần mở - Chọn tập tin cần mở - Nhấn Open 3.Lu trữ tập tin - File \ Save nhấn vào biểu tợng Save công cụ chuẩn nhấn CTRL+S - Nếu lu trữ lần xuất hộp thoại Trong khung Save in: chọn đờng dẫn chứa tập tin cần lu Trong khung File name: gõ vào tên tập tin Nhấn Save - Nếu lu trữ từ lần thứ hai trở không xuất hộp thoại nhng lu trữ * Lu trữ với tên khác - File \ Save As Xuất hộp thoại (làm tơng tự nh lệnh save) Bài 2: Định dạng liệu I Thay đổi độ rộng cột chiều cao dòng Thay đổi độ rộng cột - Đa chuột đến cạnh bên phải cột ô có liệu dài cột, nhấn kéo chuột để chỉnh sửa chiều ngang - Hoặc chọn nhiều ô, cột cần thay đổi vào Format \ Column \Width xuất hộp thoại: nhập chiều ngang cần thiết vào khung Column Width Thay đổi chiều cao dòng - Đa trỏ chuột đến cạnh phía dới dòng ô tiêu đề, nhấn chuột lần liên tiếp để mở rộng chiều cao ô có liệu cao dòng nhấn vào kéo để mở rộng - Hoặc chọn hay nhiều ô, dòng vào Format \ Row \ Height Xuất hộp thoại: nhập vào chiều cao cần thiết vào khung Row Height Gộp nhiều ô thành ô - Chọn nhiều ô muốn gộp - Nhấn vào biểu tợng công cụ định dạng vào Format \ Cell xhht chọn lớp Alignment, đánh dấu tích vào ô Merge cell II Chèn xoá cột, dòng, vùng, bảng tính Chèn thêm cột - Chọn vị trí cột muốn chèn - Insert \ Column Chèn thêm dòng - Chọn vị trí dòng muốn chèn - Insert \ Row Chèn thêm ô, vùng - Chọn ô vùng muốn chèn - Insert \ Cell Xuất hộp thoại: Chọn chức sau: Shift cell right: chuyển liệu vùng chọn sang bên phải Shift cell left: chuyển liệu vùng chọn sang bên trái Entire row: chèn toàn dòng Entire column: chèn toàn cột Chèn thêm bảng tính (Sheet) - Chọn vị trí bảng tính cần chèn - Insert \ WorkSheet Xoá cột - Chọn cột cần xoá - Edit \ Delete Xoá dòng - Chọn dòng cần xoá - Edit \ Delete Xoá ô, vùng - Chọn ô, vùng cần xoá - Edit \ Delete Xuất hộp thoại Shift cell left: chuyển liệu vùng lại sang trái Shift cell up: chuyển liệu vùng lại lên Entire row: xoá toàn dòng Entire column: xoá toàn cột Xoá bảng tính - Chọn bảng tính cần xoá - Edit \ Delete Sheet III Định dạng liệu - Chọn vùng liệu muốn định dạng - Format \ Cell (CTRL+1) Xuất hộp thoại Định dạng số Cùng giá trị nhng số có nhiều cách thể khác nhau, để định dạng số thực nh sau: - Chọn lớp Number - Trong khung Category: chọn Number chọc Custom: để định lại dạng số + Trong ô Decimal place: lấy số lẻ + Use 1000 separator: dùng dấu phẩy ngăn cách hành nghìn + Negative number: chọn cách thể số âm * Chú ý: sử dụng biểu tợng định dạng số công cụ : Dạng tiền tệ : Phân cách hàng nghìn : Lấy thêm số lẻ : Giảm bớt số lẻ - Trong khung khung Category: chọn Date chọc Custom: để định lại dạng ngày tháng (Khi nhập ngày tháng cần nhập tháng trớc ngày sau, nhập ngày tháng năm Excel lấy theo tháng năm hành hệ thống) + Chọn Date + Khung Type: chọn cách hiển thị Chú ý: Ngày tháng hiển thị theo dạng tổng quát: m/d/yy (tháng, ngày , năm) Nếu không vừa ý dạng có sẵn tạo dạng hiển thị riêng cách: Trong khung Category: chọn Custom Trong khung Type: nhập vào dạng ngày cần thiết Vd: dd/mm/yy (2 số ngày, số tháng số năm) Định vị trí đặt liệu ô Dữ liệu nhập vào bảng tính có vị trí mặc định tuỳ theo kiểu liệu Tuy nhiên định dạng lại theo bớc sau: - Chọn lớp Alignment - Trong khung Horizorital: chọn cách hiển thị hàng ngang - Trong khung Vertical: chọn cách hiển thị hàn dọc - Trong khung Oriention: chọn kiểu chữ đứng nghiêng (chỉ độ nghiêng khung Degrees) - Trong vùng Text control: chọn cách điều khiển Wnap text: nhiều dòng ô Shrink to fit: vừa ô Merge cells: gộp nhiều ô thành ô - Ok Định dạng chữ - Chọn lớp Font - Trong khung Font: chọn kiểu chữ - Trong khung Font Style: chọn loại chữ - Trong khung Size: chọn loại chữ - Trong ô Underline: chọn kiểu gạch chân - Trong ô Color: chọn màu cho chữ - Trong khung Effects: chọn hiệu ứng - OK Tạo đờng kẻ theo vùng ô chọn Các đờng kẻ dòng cột Excel không thấy in giấy, cần có khung kẻ phải thực khung nh sau: - Chọn lớp Border - Trong khung Style: chọn dạng đờng kẻ - Trong khung Color: chọn màu cho khung - Trong khung Presets: chọn dạng khung - OK Chú ý: chọn đờng kẻ khung Border Định dạng liệu - Chọn lớp Patterns - Chọn màu - OK IV Sắp xếp liệu - Chọn vùng liệu muốn xếp - Data \ Sort Xuất hộp thoại - Trong khung My list has: Chọn Header row không xếp dòng tiêu đề - Trong Sort by: chọn tên cột cần xếp - Chọn : Ascending: Sắp xếp theo chiều tăng dần Decending: Sắp xếp theo chiều giảm dần - Trong Then by: chọn tên cột xếp phụ cột có nhiều ô giống - OK V In ấn Định dạng trang in - File \ Page setup Xuất hộp thoại a Chọn khổ giấy cách in - Chọn lớp Page - Trong khung Orientation: chọn cách in Portrait: in theo chiều dọc giấy Landscape: in theo chiều ngang giấy - Trong ô Paper size: chọn khổ giấy b Đặt lề giấy - Chọn lớp Margins - Top: lề - Botton: lề dới - Left: lề trái - Right: lề phải - Header : tiêu đề đầu trang - Footer: tiêu đề cuối trang - Trong Center on page: chọn trang Horizontally: theo chiều ngang Vertically: theo chiều dọc Xem trớc in Trớc in nên xem trớc vùng định in - File \ Print Preview nhấn vào biểu tợng Print Preview công cụ chuẩn Phóng to/ thu nhỏ In ấn - File \ Print xuất hộp thoại Đặt lề in Trở hình cũ - Trong khung Print range: chọn kiểu in All: in tất Page: in từ trang đến trang - Trong ô Number of copies: chọn số cần in cho trang - OK Bài 3: Cơ sở liệu bảng tính I Khái niệm sở liệu - Cơ sở liệu: tập hợp thông tin, liệu đợc tổ chức theo cấu trúc dòng cột để liệt kê, tìm kiếm, xoá, rút trích liệu Vùng sở liệu (Database) - Vùng sở liệu gồm dòng Dòng chứa tiêu đề cột, dòng lại chứa liệu gọi ghi Vùng tiêu chuẩn (Criteria) - Là vùng dùng để chứa điều kiện để tìm kiếm, xoá, rút trích hay trích lọc Vùng gồm dòng Dòng chứa tiêu đề, dòng lại chứa điều kiện Vùng rút trích (Extract) - Là vùng liệu chứa ghi vùng sở liệu thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn Vùng rút trích có dòng chứa tiêu đề muốn rút trích * Chú ý: Khi muốn tìm kiếm hay liệt kê ghi theo yêu cầu sở liệu Trong trờng hợp ta dùng phơng pháp để trích lọc II Các thao tác tìm kiếm, trích lọc (rút trích) xoá sở liệu Thao tác tìm kiếm a Phơng pháp tìm kiếm tự động - Đa trỏ vào vùng cần tìm kiếm (hoặc chọn vùng cần tìm kiếm) - Data \ Filter \ AutoFilter mũi tên xuất cột vùng sở liệu -Nhấn vào nút mũi tên để chọn giá trị cột cần xác định điều kiện tìm kiếm Khi ghi thoả mãn điều kiện đợc hiển thị ghi không thoả mãn ẩn * Chú ý: Muốn hiển thị lại ghi: Data \ Filter \ Show all Muốn bỏ tìm kiếm: Data \ Filter \ AutoFilter lần b Phơng pháp tìm kiếm chi tiết * Trong thao tác cần tạo trớc vùng sở liệu vùng điều kiện * Các bớc thực hiện: - Đa trỏ vào ô vùng sở liệu - Data \ Filter \ Advanced Filter xuất hộp thoại - Trong khung Action: Chọn Filter the list in place - Trong khung List range: Nhập địa vùng liệu cần tìm kiếm - Trong khung Criteria range: nhập địa vùng điều kienẹ - Nếu chọn Unique record only: liệu tìm kiếm có dòng trùng giữ lại - OK Thao tác xóa * Trong thao tác cần tạo trớc vùng sở liệu vùng tiêu chuẩn * Các bớc thực hiện: - Thực thao tác giống nh tìm kiếm - Đánh dấu chọn ghi cần xoá - Vào Edit \ Delete Row nhấn chuột phải chọn Delete Row Thao tác rút trích * Cần tạo trớc vùng sở liệu, vùng điều kiện vùng rút trích * Các bớc thực hiện: - Đa trỏ đến vùng sở liệu - Data \ Filter \ Advanced Filter xuất hộp thoại - Trong khung Action: Chọn Copy to another location - Trong khung List range: Nhập địa vùng liệu (nếu cần) - Trong khung Criteria range: nhập địa vùng điều kienẹ - Trong khung Copy to: nhập địa vùng trích rút - Chọn OK III Các dạng tiêu chuẩn (điều kiện) Điều kiện số Ô điều kiện có kiểu số VD: Điều kiện số Chức vụ 2 Điều kiện chuỗi Ô điều kiện có kiểu số Trong ô điều kiện chứa kí tự gộp * : thay cho nhóm kí tự ? : thay cho kí tự VD: Điều kiện chức vụ nhân viên Chức vụ NV Điều kiện so sánh Ô điều kiện chứa toán tử so sánh kèm giá trị so sánh VD: Điều kiện số lớn Chức vụ >2 Điều kiện công thức Ô điều kiện có kiểu công thức Trong trờng hợp cần ý: - Ô tiêu đề vùng tiêu chuẩn phải khác tất ô tiêu đề vùng sở liệu - Trong ô điều kiện phải lấy địa ô ghi để so sánh VD: Điều kiện tổng phụ cấp lơng tháng phải lơn 2000000 Điều kiện liên kết Có thể tìm kiếm, xoá hay trích rút ghi vùng sở liệu phép giao (AND) hay hội (OR) nhiều điều kiện khác - Phép AND: ô điều kiện khác cột - Phép OR: ô điều kiện khác dòng VD: Điều kiện chức vụ nhân viên ngày công lớn 25 IV Tổng hợp liệu theo nhóm * Trên sở liệu thờng có nhu cầu tổng hợp liệu theo nhóm nh: theo nhóm hàng, theo đơn vị, theo ngày, Tính Subtotal Excel dùng để phân tích nhóm liệu đồng thời chèm vào cuối nhóm dòng thống kê, tính toán dòng tổng kết cuối phạm vi * Các bớc thực hiện: - Sắp xếp sở liệu theo cột cần tổng hợp liệu - Đa trỏ vào vùng sở liệu - Vào Data \ Subtotal Xuất hộp thoại - Trong khung At Each Change In: chọn tên cột cần tạo nhóm - Trong khung Use Function: chọn hàm cần thống kê - Trung khung Add Subtotal to: chọn trờng cần thống kê - OK * Chú ý: - Phía trái bảng có nút điều khiển thứ bậc số liệu Nếu nhấn vào nút số 1, sở liệu dòng Grand Total Nếu nhấn nút số sở liệu lại dòng Total dòng Grand total - Nếu muốn huỷ bỏ tính Subtotal thực nh sau: Data \ Subtotal \ Remove all V Tổng hợp liệu từ nhiều nguồn Consolidate Bài 4: Các hàm excel I Cấu trúc hàm Công thức Excel kết hợp liệu ô, thông qua phép toán Khi nhập công thức phải bắt đầu dấu = kí tự +, -, @, Dữ liệu nhập vào công thức số, địa ô, vùng ngày tháng Nếu có dạng chuỗi phải đặt dấu nháy đôi Dạng: = Tên hàm(Danh sách đối số) * Chú ý: - Có thể gõ địa ô vào công thức dùng chuột để chọn tên ô vùng tự động đợc nhập vào công thức - Các báo lỗi thờng gặp nhập công thức: #Div/0: công thức có phép chia cho #Num!: số công thức không hợp lý #Ref!: công thức có tham chiếu đến ô không tồn bị xoá #Value!: công thức sai kiểu liệu nh cộng, trừ liệu dạng chuỗi làm cho kết trở lên vô nghĩa #Name!: sử dụng tên ô, vùng không hợp lý nhập liệu dạng chuỗi không để dấu nháy đôi II Địa tơng đối tuyệt đối Tên vùng gọi địa vùng Có loại địa tơng đối tuyệt đối Địa tơng đối - Đia bình thờng ô vùng nhập vào công thức gọi địa tơng đối - Khi chép công thức (nhấn kéo) địa công thức tự động thay đổi theo vị trí tơng ứng nơi đợc chép đến Dạng: Vd: B3 - cột B dòng thứ Địa tuyệt đối - Các địa công thức sau dấu $ trở thành địa tuyệt đối Có thể đặt địa tuyệt đối theo dòng cột - Khi chép công thức địa tuyệt đối công thức không thay đổi Vd: $B$3 III Chọn hàm mẫu từ hệ thống Menu - Insert \ Function nhấn vào biểu tợng function công cụ công thức xuất hộp thoại - Trong khung Function Category: chọn nhóm hàm cần sử dụng: Most recently used: hàm sử dụng All: tất hàm Financinal: hàm tài Date & time: hàm ngày Statistical: hàm thống kê Loopup: hàm tìm kiếm Text: hàm chuỗi - Trong khung Function: chọn tên hàm cần sử dụng - OK nhập vào tham số cần thiết IV Các hàm số học toán học ABS(số): cho giá trị tuyệt đối số INT(số): cho giá trị phần nguyên số MOD(số bị chia, số chia): cho giá trị phần d phép chia ROUND(Số cần làm tròn, n): làm tròn số n>0: làm tròn đằng sau dấu phẩy n[...]... nhấn VIII Thao tác trên tệp 1 Tạo tệp tin mới - Vào File \ New hoặc nhấn vào biểu tợng New trên thanh công cụ chuẩn hoặc nhấn CTRL+N 2 Mở một tập tin - File \ Open hoặc nhấn vào biểu tợng Open trên thanh công cụ chuẩn hoặc nhấn CTRL+O Xuất hiện hộp thoại - Trong khungLook in: chọn đờng dẫn chứa tập tin cần mở - Chọn tập tin cần mở - Nhấn Open hoặc 3.Lu trữ tập tin - File \ Save hoặc nhấn vào biểu... lần đầu tiên sẽ xuất hiện hộp thoại Trong khung Save in: chọn đờng dẫn chứa tập tin cần lu Trong khung File name: gõ vào tên tập tin Nhấn Save hoặc - Nếu lu trữ từ lần thứ hai trở đi sẽ không xuất hiện hộp thoại nhng vẫn lu trữ * Lu trữ với tên khác - File \ Save As Xuất hiện hộp thoại (làm tơng tự nh lệnh save) Bài 2: Định dạng dữ liệu I Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng 1 Thay đổi độ rộng... Number hoặc có thể chọc Custom: để định lại dạng số + Trong ô Decimal place: lấy bao nhiêu số lẻ + Use 1000 separator: dùng dấu phẩy ngăn cách hành nghìn + Negative number: chọn cách thể hiện số âm * Chú ý: có thể sử dụng các biểu tợng định dạng số trên thanh công cụ : Dạng tiền tệ : Phân cách hàng nghìn : Lấy thêm số lẻ : Giảm bớt số lẻ - Trong khung khung Category: chọn Date hoặc có thể chọc Custom: để... Trong khung Print range: chọn kiểu in All: in tất cả Page: in từ trang đến trang - Trong ô Number of copies: chọn số bản cần in cho 1 trang - OK Bài 3: Cơ sở dữ liệu trên bảng tính I Khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu - Cơ sở dữ liệu: là tập hợp thông tin, dữ liệu đợc tổ chức theo cấu trúc dòng và cột để có thể liệt kê, tìm kiếm, xoá, rút trích dữ liệu 1 Vùng cơ sở dữ liệu (Database) - Vùng cơ sở... các hàm ngày giờ Statistical: các hàm thống kê Loopup: các hàm tìm kiếm Text: các hàm chuỗi - Trong khung Function: chọn tên hàm cần sử dụng - OK và nhập vào các tham số cần thiết IV Các hàm số học và toán học ABS(số): cho giá trị tuyệt đối của số INT(số): cho giá trị là phần nguyên của số MOD(số bị chia, số chia): cho giá trị là phần d của phép chia ROUND(Số cần làm tròn, n): làm tròn số n>0:... số 2 cơ sở dữ liệu chỉ còn lại các dòng Total và một dòng Grand total - Nếu muốn huỷ bỏ tính năng Subtotal thực hiện nh sau: Data \ Subtotal \ Remove all V Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn Consolidate Bài 4: Các hàm trong excel I Cấu trúc của hàm Công thức trong Excel là sự kết hợp dữ liệu giữa các ô, thông qua các phép toán Khi nhập công thức phải bắt đầu bằng dấu bằng = hoặc các kí tự +, -, @, Dữ