QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA

Tài liệu cung cấp một cách đầy đủ và tiết về quy trình xuất khẩu hàng hóa từ khâu tìm kiếm khách hàng cho đến khi hàng xuất sang nước ngoài. Tài liệu cung trình bày về cách thức lập các chứng từ liên quan, thời gian, địa điểm lập/...

QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA

Bước 1: Nghiên cứu thị trường tìm kiếm đối tác, chào bán sản phẩm

Xuất khẩu cái gì, ở thị trường nào, thương nhân giao dịch là ai, giao dịch theo phương thức nào, chiến lược kinh doanh cho từng giai đoạn để đạt được mục tiêu đề ra

Về thị trường cần nắm những điều kiện chính trị, thương mại chung, luật pháp và chính sách buôn bán, những điều kiện về tiền tệ và tín dụng, điều kiện vận tải và tình hình giá cước Bên cạnh đó, đơn vị kinh doanh cũng cần phải nắm vững một số nội dung liên quan đến mặt hàng kinh doanh trên thị trường đó như dung lượng thị trường, tập quán và thị hiếu tiêu dùng của người dân, giá thành và dự biến động giá cả, mức độ cạnh tranh của mặt hàng đó

Bước 2: Gửi email

Sau khi có được đề nghị đặt mua hàng của khách hàng, doanh nghiệp xuất khẩu và đối tác nước ngoài trao đổi những thông tin cơ bản đầu tiên thông qua Email Đây là bước tạo tiền đề cho giao dịch trong tương lai và tạo dựng hình ảnh ban đầu với đối tác

Mẫu Email

Dear Mr Johnson/ Mrs Harrison

Thank you for your enquiry of 15 August and I am pleased to enclose our illustrated catalogue and price list giving the details requested.

A full range of samples has also been sent by separate post When you have had an opportunity to examine them, I feel confident that you will agree that the goods are excellent in quality and very reasonably priced.

On regular purchases of quantities of not less than 500 individual items, we would allow

a trade discount of 33% For payment within 10 days from receipt of invoice, an extra discount of 5% of net price would be allowed.

I am sure you will also be interested to see information on our other products which are shown in our catalogue If you need further details on any of these please contact with me.

I look forward to hearing from you.

Yours sincerely

Bước 3: Gửi hàng mẫu cho khách hàng

Sau khi nhận được những thông tin cần thiết, phía đối tác sẽ yêu cầu doanh nghiệp gửi hàng mẫu cụ thể Hàng mẫu phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chí của khách hàng về ; chất lượng, quy cách, kích thước, kỹ thuật, mầu sắc…Đối với những mặt hàng có tính quy chuẩn thì không cần bước này như: Gạo, tinh bột sắn, sắt thép…

Mẫu email

Bước 4: Đàm phán

Sau khi đối tác chấp nhận hàng mẫu và hài lòng về tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm, hai bên sẽ đàm phán về các điều khoản trong Hợp đồng

*Hợp đồng hàng hoá bao gồm những nội dung sau:

-Số hợp đồng

-Ngày, tháng, năm và nơi kí kết hợp đồng

-Tên và địa chỉ các bên kí kết

-Các điều khoản bắt buộc của hợp đồng

Điều 1: tên hàng, phẩm chất, qui cách, số lượng, bao bì, kí mã hiệu

Điều 2: giá cả

Điều 3: thời hạn, địa điểm, phương thức giao hàng, vận tải

Điều 4: điều kiện kiểm nghiệm hàng hoá

Điều 5: điều kiện thanh toán trả tiền

Điều 6: điều kiện khiếu nại

Điều 7: điều kiện bất khả kháng.

Điều8: điều khoản trọng tài:

Soạn mẫu hợp đồng

http://vinalaw.org/huong-dan-cach-viet-hop-dong-ngoai-thuong-bid61.html

http://www.1nhap.vn/threads/4233-Cac-dieu-khoan-trong-hop-dong-ngoai-thuong#.VvS3GpBik90

Trang cho phép soạn thảo sẵn hợp đồng

https://www.pandadoc.com/features/document-assembly/

mẫu hợp đồng

Mẫu hợp đồng

Bước 5 Gặp đối tác

Đối với các hợp đồng lớn hoặc đối tác có thiện chí hợp tác lâu dài họ sẽ bay sang Việt Nam để thăm quan nhà máy, quy trình sản xuất, cách thức làm việc và quy mô của Doanh nghiệp Đây là bước tạo niềm tin cho hợp đồng sắp tới và hợp tác trong tương lai

Bước 6 Kí hợp đồng

Đây là một trong những bước quan trọng nhất của quy trình xuất khẩu, sau khi hai bên cùng thống nhất với các điều khoản, hợp đồng sẽ được ký qua Fax hoặc ký tại Việt Nam nếu đối tác sang

Bước 7 Lập hóa đơn chiếu lệ

Tìm hiểu các loại hóa đơn

http://thuongmaiwto.com/vi/trang-chinh/Kien-thuc-xuat-nhap-khau/Cac-loai-hoa-don-trong-giao-dich-thuong-mai-quoc-te-277/

Mẫu proforma invoice

http://www.hloom.com/download/free-invoice-templates/

Bước 7 – Mở thanh toán Quốc tế

Yêu cầu đối tác mở thủ tục thanh toán quốc tế theo như thoả thuận đã ký trong hợp đồng bằng hình thức L/C, T/T, ngân hàng sẽ báo có sau khi đối tác mở thanh toán quốc tế từ

3-7 ngày, doanh nghiệp cần kiểm tra các chứng từ có giá xem nội dung có đúng như trong thoả thuận, cần thông báo với đối tác để chỉnh sửa ngay nếu các điều kiện thoanh toán không đúng theo thoả thuận Doanh nghiệp cần xác nhận chứng từ có giá đối với những hợp đồng có giá trị lớn hoặc mở tại những ngân hàng chưa có uy tín Đối với những hợp đồng có điều khoản thanh toán T/T, khách hàng sẽ giao tiền ngay khi ký hợp đồng hoặc chuyển khoản (Lưu ý: Nếu tiền không đi qua ngân hàng thì công ty bạn sẽ không được hoàn thuế VAT)

Bước 8: tài trợ trước khi giao hàng

Xin tài trợ từ phía ngân hàng hoặc đối tác để có vốn liếng chuẩn bị hàng hóa

Bước 9 – Sản xuất và chuẩn bị một số chứng từ

a) Sản xuất

Doanh nghiệp bắt đầu đi vào sản xuất khi xác nhận được thanh toán quốc tế, doanh nghiệp cần hết sức chú ý đến chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng, ngoài ra thường xuyên gửi ảnh và thông báo tiến độ sản xuất cho đối tác, Doanh nghiệp cần lập đội KCS và gửi quy trình kiểm hàng cho đối tác để tạo được niềm tin Sau khi công việc sản xuất hoàn tất, đối tác sẽ chỉ định công ty kiểm hàng hoặc tự kiểm hàng Doanh nghiệp

đóng gói theo yêu cầu của khách hàng Đồng thời kẻ ký mã hiệu Tất cả phải được hoàn tất trước thời hạn hợp đồng và thời hạn thanh toán quốc tế

Khi đóng gói hàng hóa thì đồng thời lập packing list

Hướng dẫn lập packing list

http://damvietxnk.weebly.com/blog/ni-dung-c-bn-ca-packing-list-commercial-invoice Mẫu packing list

Bước 10 BOOK HÃNG TÀU (Nếu bán theo điều kiện CIF, còn không thì bên mua

sẽ book tàu)

Ký kết hợp đồng với forwarder (tìm hiểu trước về giá cước, uy tín)

Book chỗ trên tàu để xếp hàng Để book chỗ bạn phải liên lạc với hãng tàu, đòi họ fax cho cái lịch trình tàu chạy, ngày cập cảng (ETD- Estimated Time of Delivery, ETA-Estimated Time of Arrival) Lịch trình tàu chạy ok với yêu cầu của đối tác rồi bạn làm cái email thông báo lại với đối tác ok chưa? Nếu ok, bạn làm tiếp với hãng tàu vấn đề giá, cước phí Sau đó lại confirm với đối tác về vấn đề giá và lúc này đàm phán luôn điều kiện giao hàng Xong mọi thủ tục vận tải rồi thì quay sang check xem hàng họ đã "ready for delivery" chưa? Nếu đủ rồi thì Phát hành chứng từ xuất khẩu Email đối tác xem cần bao nhiêu bộ chứng từ thì phát hành bấy nhiêu bộ Sau khi hàng đã rời cảng liên lạc thông báo với bên đối tác để họ theo dõi tiến độ giao hàng

Chi tiết về quy trình làm việc với đại lý hãng tàu

https://sites.google.com/site/dichvuxuatnhapkhauvn/viec-lam-tuyen-dung/quy-trinh-van-tai-bien-doi-voi-hang-xuat-khau

Phòng XNK kiểm tra kế hoạch hàng tuần do Phòng Kế Hoạch thông báo vào đầu tuần Nhân viên chứng từ đứng ra liên hệ với khách hàng và hãng tàu, đại lý để nhận lệnh đóng hàng (Booking note), kiểm tra các thông tin trên lệnh: Nước nhập khẩu, phương thức giao

hàng, cửa khẩu đóng hàng, thời gian cắt máng (cut-off time), phương thức đóng hàng (CY hay CFS), rồi chuyển Booking note cho bộ phận phụ trách đơn hàng của Phòng Kế hoạch phối hợp với Xí nghiệp để đóng hàng đúng tiến độ

Lưu ý: Tùy theo chỉ định của khách hàng mà giao hàng theo phương thức đóng hàng

CY hay CFS

• Đối với hàng xuất nguyên container (cont) (CY): Nhân viên giao nhận được thông báo thời gian, địa điểm lấy cont rỗng và nhận seal hãng tàu mang về xí nghiệp để đóng hàng xuất Nếu tờ khai xuất khẩu được phân luồng xanh hoặc vàng (hàng hóa được miễn kiểm tra thực tế) thì sau khi đóng hàng sẽ niêm phong cont bằng seal của hãng tàu Nếu tờ khai xuất khẩu được phân luồng đỏ (hàng hóa phải kiểm tra thực tế) thì niêm phong cont bằng seal “Saigon 3” Kết quả phân luồng do nhân viên chứng từ của phòng XNK cung cấp

• Đối với hàng xuất lẻ (CFS): hàng được đóng trong carton xếp lên xe tải, niêm phong bằng seal “Saigon 3”, đưa ra kho CFS theo lệnh Booking note

Khi hãng tàu đã cấp Bill, đi xin C/O

Tìm hiểu C/O: http://hungnguyenjsc.com/co-la-gi-cac-loai-co-va-co-quan-quan-ly-cap-co/

http://www.saigontiendoan.com/index.php/vi/89-news/132-ca-ch-xin-c-o-certificate-of-origin-form-a-form-b.html

https://sites.google.com/site/dichvuxuatnhapkhauvn/viec-lam-tuyen-dung/thu-tuc-xin- cap-giay-chung-nhan-xuat-xu-hang-hoa-c-o-mau-a-c-o-mau-b-c-o-mau-d-c-o-mau-e-c-o-mau-ak-c-o-mau-aj-c-o-mau-vj-c-o-mau-ai-c-o-mau-aanz-c-o-mau-vc

Mẫu C/o và cách thức xin C/O

http://www.vccidanang.com.vn/63-35-2232/Bao-cao-hoat-dong-VCCI-Da-Nang-thang-10-.aspx

http://co.vietforward.com/HUONG%20DAN/Huong%20dan/Huong%20dan%20lap

%20ho%20so.htm

Khi ghi C/O phải ghi loại form để được hưởng ưu đãi thuế quan C/O ưu đãi là C/o có tỷ

lệ nội địa hóa trong sản phẩm lớn hơn 47.73% Đặc biệt C/o phải thể hiện c/o ưu đãi đặc biệt hay không

Bước 11: Thông quan hàng hóa (như trong báo cáo thực tập chỉ khác phần mềm sử dụng)

Cách thông quan hàng hóa bằng phần mềm ECUS 5 VNACCS

Sau khi hàng đã ra cảng và trước khi xuất bến thì cần thông quan cho nó, cần làm sát ngày để tiết kiệm chi phí và khỏi mất hàng do vậy bạn cần take care ngày giao hàng và hoàn tất thủ tục chuẩn nhất

Bước 12: Chuẩn bị đầy đủ chứng từ

Bộ chứng từ phát hành gồm: Căn cứ vào L/C để lập

* Hợp đồng (Sales Confirmation) hoặc chỉ cần đưa xếp xác nhận nên Purchase Order

"Đơn đặt hàng" mà khách hàng đặt hàng bên bạn Đơn đặt hàng đã xác nhận 2 bên có giá trị pháp lý ngang như hợp đồng

* Invoice

Cách lập và mẫu

* Packing List

Cách lập và mẫu

* Vận đơn biển (sau khi book chỗ trên tàu thì sát ngày giao hàng ra cảng cần alo hãng tàu gửi vận đơn biển 3 bản gốc) và số bản copy tuỳ nhu cầu

* Chứng nhận xuất xứ

Và một số giấy tờ phụ trợ như: Chứng thư kiểm dịch, chứng thư bảo hiểm, chứng thư khử trùng, chứng nhận chất lượng, số lượng, Giấy chứng nhận sức khỏe, chứng nhận của người hưởng, chi tiết xuất khẩu, chứng nhận đóng container)

Nên scan gửi chứng từ cho nhà nhập khẩu để tránh sai sót Trong trường hợp không thể hoàn thành được các yêu cầu của người nhập khẩu ghi trong L/C chẳng hạn về thời gian giao hàng thì nên thương lượng với người nhập khẩu để tu chỉnh L/C

Bước 13: Gửi chứng từ thanh toán

Sau khi tàu chạy, doanh nghiệp đem toàn bộ hồ sơ chứng từ của lô hàng xuất khẩu đến Ngân hàng mà doanh nghiệp đăng ký tài khoản để xin thanh toán quốc tế Công việc đó nếu doanh nghiệp không tự làm được thì doanh nghiệp có thể uỷ nhiệm cho các công ty vận tải trong nước làm giúp Toàn bộ các nội dung của bộ chứng từ phải hoàn toàn chính xác so với chứng từ có giá của ngân hàng thì việc thanh toán sẽ đỡ mất thời gian của doanh nghiệp

Bước 13: Nhận tiền

Từ 7-10 ngày sau khi ngân hàng duyệt bộ chứng từ của doanh nghiệp, tiền sẽ được chuyển về tài khoản của doanh nghiệp một cách đầy đủ (thường áp dụng với các trường hợp thanh toán L/C) Đối với trường hợp thanh toán T/T khách hàng sẽ chuyển tiền khi hàng lên tầu hoặc cập cảng đến, điều này tuỳ thuộc vào điều kiện trong hợp đồng xuất khẩu

Bước 14: Thanh toán hợp đồng xuất khẩu

http://vanban.hanoi.gov.vn/dichvucong/-/dich-vu-cong/BfLXc5XcVZ1A/40954.html;jsessionid=2NCQ7bOnfATZv2JcvH0bVqPc.undefin ed

QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA

Bước 1: Tìm mua hàng hóa sau đó tập hợp tất cả các thông tin về những loại hàng sẽ

nhập

Bước 2: Đàm phán kí kết hợp đồng với đối tác

Trong trường hợp lô hàng lớn nên yêu cầu khách hàng gom hàng để kịp giao

Bước 3: Mở L/C

Chuẩn bị mở L/C từ trước

Phát hành L/C khi có thư đề nghị mở L/C Chọn ngân hàng mở L/C là ngân hàng có quan

hệ quốc tế mạnh

Thủ tục mở L/C: chú ý thỏa thuận về ngày xuất trình bộ chứng từ, bao nhiêu ngày kể từ ngày giao hàng

• Thư đề nghị mở L/C Để hoàn thành 1 thư đề nghị mở L/C thì người nhâp khẩu nên trao đổi quan lại với ngân hàng để thống nhất việc mở 1 L/C hoàn chỉnh

Để mở 1 L/C thuận lợi thì trong quá trình trao đổi thỏa thuận về vấn đề tài chính thì

bộ phận nhập khẩu thỏa thuận với bộ phận thanh toán quốc tế với ngân hàng Nếu cần

mở L/C nhanh hơn nữa thì trong quá trình chờ đợi để thỏa thuận về tài chính thì bộ phận nhập khẩu yêu cầu mở l/c nháp cho xk để tránh tình trạng yêu cầu tu chỉnh trong quá trình NH thỏa thuận về các nội dung L/C

Xem trong vở về cách thức lập thư đề nghị mở L/C

Bước 4: Liên lạc với hãng tàu để thuê tàu vận chuyển trong trường hợp mua CIF (Tìm những đơn vị vận tải chi phí thấp)

Mua bảo hiểm

Bước 5: Kiểm tra chứng từ

Với bộ chứng từ gửi trực tiếp từu người bán đến người mua sẽ giúp cho người nhập khẩu nhận hàng nhanh chóng, hạn chế chi phí Nếu chứng từ hợp lệ đệ trình ngân hàng làm thủ tục kí hậu bill

Cách kiểm tra các chứng từ sau:

* Invoice: tên hàng, số lượng, đơn giá và thành tiền, số và ngày invoice, số hợp đồng, số L/c (nếu có), tên người mua, người bán, người ký

* Packing List: Ngày lập, số invoice, số hợp đồng/đơn hàng, số l/c (nếu có)

* Vận đơn biển (sau khi book chỗ trên tàu thì sát ngày giao hàng ra cảng cần alo hãng tàu gửi vận đơn biển 3 bản gốc) và số bản copy tuỳ nhu cầu

Số series sản phẩm, số bill, ngày bill, chi phí trả trước hay sau, tên tàu/chuyến tàu, số L/C (bắt buộc), ngày dự kiến đi và đến, số container (1 số) /số seal (nhiều số), thông tin chi tiết về đại lý vận tải (địa chỉ, số fone và người phụ trách), hàng nguyên con chuyển tải thì

số seal và con giống nhau trên cả 2 bill

* Chứng nhận xuất xứ: số P/L, B/L, số invoice

Bước 5: Nhận lệnh giao hàng

Khi đến nhận lệnh giao hàng thì mang theo vận đơn gốc, giấy giới thiệu, ủy quyền của người đại điện pháp lý của công ty, chứng minh nhân dân

• Nếu thanh toán T/T thì mang bill gốc, các chứng từ khác, tiền mặt để đến nhận lệnh (tiền mang theo phải lớn hơn thông báo vì có những chi phí phát sinh khác như lưu kho, bãi)

• Nếu L/C thì mang bill gốc có ký hậu, chứng từ khác và tiền mặt đến nhận lệnh

Bước 6: Thông quan cho hàng hóa

Hải quan không thông quan nếu không có lệnh giao hàng Tốt nhất làm tờ khai nháp và đến khi nhận được lệnh giao hàng thì chính thức truyền tờ khai

Các bước tiến hành khai báo trên phần mềm ecus

- DN nhập liệu vào phần mềm khai hải quan điện tử Sau đó, truyền nháp đi, nếu có lỗi gì thì sẽ truyền chính thức Sauk hi truyền chính thức nếu có sai sót thì sẽ sửa đổi, bổ sung Tiếp tục như vậy Sau khi có số tờ khai, luồng thông quan thì tiến hành nộp thuế hoặc bảo lãnh

- Mang hồ sơ giấy tờ đến cơ quan hải quan (các chứng từ liên quan + tờ khai in từ phần mềm – từ phần phân luồng) để chờ kiểm tra Sau khi kiểm tra, tùy theo mức

độ cơ quan hải quan sẽ tiến hàng kiểm hóa

- Cầm 1 bộ chứng từ trong đó có tất cả bill, P/L… bên cạnh bộ chứng từ nộp cho hải quan Sau khi kiểm hóa, bộ phận kiểm hóa thông báo kết quả Gặp bộ phận thông quan để lấy xác nhận kiểm hóa Mang tờ khai đã thông quan liên hệ với cảng làm thủ tục rút hàng

- Sau khi hàng hóa đã được đưa lên phương tiện vận chuyển, bộ phận cảng sẽ phát hàng 1 phiếu ra cổng ghi rõ số phương tiện vận chuyển (2 bản) 1 tờ cùng với tờ khai hải quan đưa đến hải quan thanh lý tờ khai để thanh lý lô hàng Tại đây, hải quan sẽ ký xác nhận trên tờ khai

- Cầm tờ khai xác nhận đến hải quan cảng thông báo hàng chuẩn bị ra khỏi cảng (cùng với tờ đầu tiên, tờ thứ 2 giao cho lái xe vận chuyển lô hàng ra khỏi cảng) Trên đường vận chuyển ít nhất phải có P/L kèm theo lô hàng