QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA

Tài liệu cung cấp một cách đầy đủ và tiết về quy trình xuất khẩu hàng hóa từ khâu tìm kiếm khách hàng cho đến khi hàng xuất sang nước ngoài. Tài liệu cung trình bày về cách thức lập các chứng từ liên quan, thời gian, địa điểm lập/...

QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA Bước 1: Nghiên cứu thị trường tìm kiếm đối tác, chào bán sản phẩm Xuất gì, thị trường nào, thương nhân giao dịch ai, giao dịch theo phương thức nào, chiến lược kinh doanh cho giai đoạn để đạt mục tiêu đề Về thị trường cần nắm điều kiện trị, thương mại chung, luật pháp sách buôn bán, điều kiện tiền tệ tín dụng, điều kiện vận tải tình hình giá cước Bên cạnh đó, đơn vị kinh doanh cần phải nắm vững số nội dung liên quan đến mặt hàng kinh doanh thị trường dung lượng thị trường, tập quán thị hiếu tiêu dùng người dân, giá thành dự biến động giá cả, mức độ cạnh tranh mặt hàng Bước 2: Gửi email Sau có đề nghị đặt mua hàng khách hàng, doanh nghiệp xuất đối tác nước trao đổi thông tin thông qua Email Đây bước tạo tiền đề cho giao dịch tương lai tạo dựng hình ảnh ban đầu với đối tác Mẫu Email Dear Mr Johnson/ Mrs Harrison Thank you for your enquiry of 15 August and I am pleased to enclose our illustrated catalogue and price list giving the details requested A full range of samples has also been sent by separate post When you have had an opportunity to examine them, I feel confident that you will agree that the goods are excellent in quality and very reasonably priced On regular purchases of quantities of not less than 500 individual items, we would allow a trade discount of 33% For payment within 10 days from receipt of invoice, an extra discount of 5% of net price would be allowed I am sure you will also be interested to see information on our other products which are shown in our catalogue If you need further details on any of these please contact with me I look forward to hearing from you Yours sincerely Bước 3: Gửi hàng mẫu cho khách hàng Sau nhận thông tin cần thiết, phía đối tác yêu cầu doanh nghiệp gửi hàng mẫu cụ thể Hàng mẫu phải đáp ứng đầy đủ tiêu chí khách hàng ; chất lượng, quy cách, kích thước, kỹ thuật, mầu sắc…Đối với mặt hàng có tính quy chuẩn không cần bước như: Gạo, tinh bột sắn, sắt thép… Mẫu email Bước 4: Đàm phán Sau đối tác chấp nhận hàng mẫu hài lòng tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm, hai bên đàm phán điều khoản Hợp đồng *Hợp đồng hàng hoá bao gồm nội dung sau: -Số hợp đồng -Ngày, tháng, năm nơi kí kết hợp đồng -Tên địa bên kí kết -Các điều khoản bắt buộc hợp đồng Điều 1: tên hàng, phẩm chất, qui cách, số lượng, bao bì, kí mã hiệu Điều 2: giá Điều 3: thời hạn, địa điểm, phương thức giao hàng, vận tải Điều 4: điều kiện kiểm nghiệm hàng hoá Điều 5: điều kiện toán trả tiền Điều 6: điều kiện khiếu nại Điều 7: điều kiện bất khả kháng Điều8: điều khoản trọng tài: Soạn mẫu hợp đồng http://vinalaw.org/huong-dan-cach-viet-hop-dong-ngoai-thuong-bid61.html http://www.1nhap.vn/threads/4233-Cac-dieu-khoan-trong-hop-dong-ngoaithuong#.VvS3GpBik90 Trang cho phép soạn thảo sẵn hợp đồng https://www.pandadoc.com/features/document-assembly/ mẫu hợp đồng Mẫu hợp đồng Bước Gặp đối tác Đối với hợp đồng lớn đối tác có thiện chí hợp tác lâu dài họ bay sang Việt Nam để thăm quan nhà máy, quy trình sản xuất, cách thức làm việc quy mô Doanh nghiệp Đây bước tạo niềm tin cho hợp đồng tới hợp tác tương lai Bước Kí hợp đồng Đây bước quan trọng quy trình xuất khẩu, sau hai bên thống với điều khoản, hợp đồng ký qua Fax ký Việt Nam đối tác sang Bước Lập hóa đơn chiếu lệ Tìm hiểu loại hóa đơn http://thuongmaiwto.com/vi/trang-chinh/Kien-thuc-xuat-nhap-khau/Cac-loai-hoadon-trong-giao-dich-thuong-mai-quoc-te-277/ Mẫu proforma invoice http://www.hloom.com/download/free-invoice-templates/ Bước – Mở toán Quốc tế Yêu cầu đối tác mở thủ tục toán quốc tế theo thoả thuận ký hợp đồng hình thức L/C, T/T, ngân hàng báo có sau đối tác mở toán quốc tế từ 37 ngày, doanh nghiệp cần kiểm tra chứng từ có giá xem nội dung có thoả thuận, cần thông báo với đối tác để chỉnh sửa điều kiện thoanh toán không theo thoả thuận Doanh nghiệp cần xác nhận chứng từ có giá hợp đồng có giá trị lớn mở ngân hàng chưa có uy tín Đối với hợp đồng có điều khoản toán T/T, khách hàng giao tiền ký hợp đồng chuyển khoản (Lưu ý: Nếu tiền không qua ngân hàng công ty bạn không hoàn thuế VAT) Bước 8: tài trợ trước giao hàng Xin tài trợ từ phía ngân hàng đối tác để có vốn liếng chuẩn bị hàng hóa Bước – Sản xuất chuẩn bị số chứng từ a) Sản xuất Doanh nghiệp bắt đầu vào sản xuất xác nhận toán quốc tế, doanh nghiệp cần ý đến chất lượng sản phẩm thời gian giao hàng, thường xuyên gửi ảnh thông báo tiến độ sản xuất cho đối tác, Doanh nghiệp cần lập đội KCS gửi quy trình kiểm hàng cho đối tác để tạo niềm tin Sau công việc sản xuất hoàn tất, đối tác định công ty kiểm hàng tự kiểm hàng Doanh nghiệp đóng gói theo yêu cầu khách hàng Đồng thời kẻ ký mã hiệu Tất phải hoàn tất trước thời hạn hợp đồng thời hạn toán quốc tế Khi đóng gói hàng hóa đồng thời lập packing list Hướng dẫn lập packing list http://damvietxnk.weebly.com/blog/ni-dung-c-bn-ca-packing-list-commercial-invoice Mẫu packing list Bước 10 BOOK HÃNG TÀU (Nếu bán theo điều kiện CIF, không bên mua book tàu) Ký kết hợp đồng với forwarder (tìm hiểu trước giá cước, uy tín) Book chỗ tàu để xếp hàng Để book chỗ bạn phải liên lạc với hãng tàu, đòi họ fax cho lịch trình tàu chạy, ngày cập cảng (ETD- Estimated Time of Delivery, ETAEstimated Time of Arrival) Lịch trình tàu chạy ok với yêu cầu đối tác bạn làm email thông báo lại với đối tác ok chưa? Nếu ok, bạn làm tiếp với hãng tàu vấn đề giá, cước phí Sau lại confirm với đối tác vấn đề giá lúc đàm phán điều kiện giao hàng Xong thủ tục vận tải quay sang check xem hàng họ "ready for delivery" chưa? Nếu đủ Phát hành chứng từ xuất Email đối tác xem cần chứng từ phát hành nhiêu Sau hàng rời cảng liên lạc thông báo với bên đối tác để họ theo dõi tiến độ giao hàng Chi tiết quy trình làm việc với đại lý hãng tàu https://sites.google.com/site/dichvuxuatnhapkhauvn/viec-lam-tuyen-dung/quy-trinh-vantai-bien-doi-voi-hang-xuat-khau Phòng XNK kiểm tra kế hoạch hàng tuần Phòng Kế Hoạch thông báo vào đầu tuần Nhân viên chứng từ đứng liên hệ với khách hàng hãng tàu, đại lý để nhận lệnh đóng hàng (Booking note), kiểm tra thông tin lệnh: Nước nhập khẩu, phương thức giao hàng, cửa đóng hàng, thời gian cắt máng (cut-off time), phương thức đóng hàng (CY hay CFS), chuyển Booking note cho phận phụ trách đơn hàng Phòng Kế hoạch phối hợp với Xí nghiệp để đóng hàng tiến độ Lưu ý: Tùy theo định khách hàng mà giao hàng theo phương thức đóng hàng CY hay CFS • Đối với hàng xuất nguyên container (cont) (CY): Nhân viên giao nhận thông báo thời gian, địa điểm lấy cont rỗng nhận seal hãng tàu mang xí nghiệp để đóng hàng xuất Nếu tờ khai xuất phân luồng xanh vàng (hàng hóa miễn kiểm tra thực tế) sau đóng hàng niêm phong cont seal hãng tàu Nếu tờ khai xuất phân luồng đỏ (hàng hóa phải kiểm tra thực tế) niêm phong cont seal “Saigon 3” Kết phân luồng nhân viên chứng từ phòng XNK cung cấp • Đối với hàng xuất lẻ (CFS): hàng đóng carton xếp lên xe tải, niêm phong seal “Saigon 3”, đưa kho CFS theo lệnh Booking note Khi hãng tàu cấp Bill, xin C/O Tìm hiểu C/O: http://hungnguyenjsc.com/co-la-gi-cac-loai-co-va-co-quan-quan-ly-capco/ http://www.saigontiendoan.com/index.php/vi/89-news/132-ca-ch-xin-c-o-certificate-oforigin-form-a-form-b.html https://sites.google.com/site/dichvuxuatnhapkhauvn/viec-lam-tuyen-dung/thu-tuc-xincap-giay-chung-nhan-xuat-xu-hang-hoa-c-o-mau-a-c-o-mau-b-c-o-mau-d-c-o-mau-e-co-mau-ak-c-o-mau-aj-c-o-mau-vj-c-o-mau-ai-c-o-mau-aanz-c-o-mau-vc Mẫu C/o cách thức xin C/O http://www.vccidanang.com.vn/63-35-2232/Bao-cao-hoat-dong-VCCI-Da-Nang-thang10-.aspx http://co.vietforward.com/HUONG%20DAN/Huong%20dan/Huong%20dan%20lap %20ho%20so.htm Khi ghi C/O phải ghi loại form để hưởng ưu đãi thuế quan C/O ưu đãi C/o có tỷ lệ nội địa hóa sản phẩm lớn 47.73% Đặc biệt C/o phải thể c/o ưu đãi đặc biệt hay không Bước 11: Thông quan hàng hóa (như báo cáo thực tập khác phần mềm sử dụng) Cách thông quan hàng hóa phần mềm ECUS VNACCS Sau hàng cảng trước xuất bến cần thông quan cho nó, cần làm sát ngày để tiết kiệm chi phí khỏi hàng bạn cần take care ngày giao hàng hoàn tất thủ tục chuẩn Bước 12: Chuẩn bị đầy đủ chứng từ Bộ chứng từ phát hành gồm: Căn vào L/C để lập * Hợp đồng (Sales Confirmation) cần đưa xếp xác nhận nên Purchase Order "Đơn đặt hàng" mà khách hàng đặt hàng bên bạn Đơn đặt hàng xác nhận bên có giá trị pháp lý ngang hợp đồng * Invoice Cách lập mẫu * Packing List Cách lập mẫu * Vận đơn biển (sau book chỗ tàu sát ngày giao hàng cảng cần alo hãng tàu gửi vận đơn biển gốc) số copy tuỳ nhu cầu * Chứng nhận xuất xứ Và số giấy tờ phụ trợ như: Chứng thư kiểm dịch, chứng thư bảo hiểm, chứng thư khử trùng, chứng nhận chất lượng, số lượng, Giấy chứng nhận sức khỏe, chứng nhận người hưởng, chi tiết xuất khẩu, chứng nhận đóng container) Nên scan gửi chứng từ cho nhà nhập để tránh sai sót Trong trường hợp hoàn thành yêu cầu người nhập ghi L/C chẳng hạn thời gian giao hàng nên thương lượng với người nhập để tu chỉnh L/C Bước 13: Gửi chứng từ toán Sau tàu chạy, doanh nghiệp đem toàn hồ sơ chứng từ lô hàng xuất đến Ngân hàng mà doanh nghiệp đăng ký tài khoản để xin toán quốc tế Công việc doanh nghiệp không tự làm doanh nghiệp uỷ nhiệm cho công ty vận tải nước làm giúp Toàn nội dung chứng từ phải hoàn toàn xác so với chứng từ có giá ngân hàng việc toán đỡ thời gian doanh nghiệp Bước 13: Nhận tiền Từ 7-10 ngày sau ngân hàng duyệt chứng từ doanh nghiệp, tiền chuyển tài khoản doanh nghiệp cách đầy đủ (thường áp dụng với trường hợp toán L/C) Đối với trường hợp toán T/T khách hàng chuyển tiền hàng lên tầu cập cảng đến, điều tuỳ thuộc vào điều kiện hợp đồng xuất Bước 14: Thanh toán hợp đồng xuất http://vanban.hanoi.gov.vn/dichvucong/-/dich-vucong/BfLXc5XcVZ1A/40954.html;jsessionid=2NCQ7bOnfATZv2JcvH0bVqPc.undefin ed QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA Bước 1: Tìm mua hàng hóa sau tập hợp tất thông tin loại hàng nhập Bước 2: Đàm phán kí kết hợp đồng với đối tác Trong trường hợp lô hàng lớn nên yêu cầu khách hàng gom hàng để kịp giao Bước 3: Mở L/C Chuẩn bị mở L/C từ trước Phát hành L/C có thư đề nghị mở L/C Chọn ngân hàng mở L/C ngân hàng có quan hệ quốc tế mạnh Thủ tục mở L/C: ý thỏa thuận ngày xuất trình chứng từ, ngày kể từ ngày giao hàng • Thư đề nghị mở L/C Để hoàn thành thư đề nghị mở L/C người nhâp nên trao đổi quan lại với ngân hàng để thống việc mở L/C hoàn chỉnh Để mở L/C thuận lợi trình trao đổi thỏa thuận vấn đề tài phận nhập thỏa thuận với phận toán quốc tế với ngân hàng Nếu cần mở L/C nhanh trình chờ đợi để thỏa thuận tài phận nhập yêu cầu mở l/c nháp cho xk để tránh tình trạng yêu cầu tu chỉnh trình NH thỏa thuận nội dung L/C Xem cách thức lập thư đề nghị mở L/C Bước 4: Liên lạc với hãng tàu để thuê tàu vận chuyển trường hợp mua CIF (Tìm đơn vị vận tải chi phí thấp) Mua bảo hiểm Bước 5: Kiểm tra chứng từ Với chứng từ gửi trực tiếp từu người bán đến người mua giúp cho người nhập nhận hàng nhanh chóng, hạn chế chi phí Nếu chứng từ hợp lệ đệ trình ngân hàng làm thủ tục kí hậu bill Cách kiểm tra chứng từ sau: * Invoice: tên hàng, số lượng, đơn giá thành tiền, số ngày invoice, số hợp đồng, số L/c (nếu có), tên người mua, người bán, người ký * Packing List: Ngày lập, số invoice, số hợp đồng/đơn hàng, số l/c (nếu có) * Vận đơn biển (sau book chỗ tàu sát ngày giao hàng cảng cần alo hãng tàu gửi vận đơn biển gốc) số copy tuỳ nhu cầu Số series sản phẩm, số bill, ngày bill, chi phí trả trước hay sau, tên tàu/chuyến tàu, số L/C (bắt buộc), ngày dự kiến đến, số container (1 số) /số seal (nhiều số), thông tin chi tiết đại lý vận tải (địa chỉ, số fone người phụ trách), hàng nguyên chuyển tải số seal giống bill * Chứng nhận xuất xứ: số P/L, B/L, số invoice Bước 5: Nhận lệnh giao hàng Khi đến nhận lệnh giao hàng mang theo vận đơn gốc, giấy giới thiệu, ủy quyền người đại điện pháp lý công ty, chứng minh nhân dân • Nếu toán T/T mang bill gốc, chứng từ khác, tiền mặt để đến nhận lệnh (tiền mang theo phải lớn thông báo có chi phí phát sinh khác lưu kho, bãi) • Nếu L/C mang bill gốc có ký hậu, chứng từ khác tiền mặt đến nhận lệnh Bước 6: Thông quan cho hàng hóa Hải quan không thông quan lệnh giao hàng Tốt làm tờ khai nháp đến nhận lệnh giao hàng thức truyền tờ khai Các bước tiến hành khai báo phần mềm ecus - DN nhập liệu vào phần mềm khai hải quan điện tử Sau đó, truyền nháp đi, có lỗi truyền thức Sauk hi truyền thức có sai sót sửa đổi, bổ sung Tiếp tục Sau có số tờ khai, luồng thông quan tiến hành nộp thuế bảo lãnh - Mang hồ sơ giấy tờ đến quan hải quan (các chứng từ liên quan + tờ khai in từ phần mềm – từ phần phân luồng) để chờ kiểm tra Sau kiểm tra, tùy theo mức độ quan hải quan tiến hàng kiểm hóa - Cầm chứng từ có tất bill, P/L… bên cạnh chứng từ nộp cho hải quan Sau kiểm hóa, phận kiểm hóa thông báo kết Gặp phận thông quan để lấy xác nhận kiểm hóa Mang tờ khai thông quan liên hệ với cảng làm thủ tục rút hàng - Sau hàng hóa đưa lên phương tiện vận chuyển, phận cảng phát hàng phiếu cổng ghi rõ số phương tiện vận chuyển (2 bản) tờ với tờ khai hải quan đưa đến hải quan lý tờ khai để lý lô hàng Tại đây, hải quan ký xác nhận tờ khai - Cầm tờ khai xác nhận đến hải quan cảng thông báo hàng chuẩn bị khỏi cảng (cùng với tờ đầu tiên, tờ thứ giao cho lái xe vận chuyển lô hàng khỏi cảng) Trên đường vận chuyển phải có P/L kèm theo lô hàng [...]... độ cơ quan hải quan sẽ tiến hàng kiểm hóa - Cầm 1 bộ chứng từ trong đó có tất cả bill, P/L… bên cạnh bộ chứng từ nộp cho hải quan Sau khi kiểm hóa, bộ phận kiểm hóa thông báo kết quả Gặp bộ phận thông quan để lấy xác nhận kiểm hóa Mang tờ khai đã thông quan liên hệ với cảng làm thủ tục rút hàng - Sau khi hàng hóa đã được đưa lên phương tiện vận chuyển, bộ phận cảng sẽ phát hàng 1 phiếu ra cổng ghi rõ... với tờ khai hải quan đưa đến hải quan thanh lý tờ khai để thanh lý lô hàng Tại đây, hải quan sẽ ký xác nhận trên tờ khai - Cầm tờ khai xác nhận đến hải quan cảng thông báo hàng chuẩn bị ra khỏi cảng (cùng với tờ đầu tiên, tờ thứ 2 giao cho lái xe vận chuyển lô hàng ra khỏi cảng) Trên đường vận chuyển ít nhất phải có P/L kèm theo lô hàng ...Hải quan không thông quan nếu không có lệnh giao hàng Tốt nhất làm tờ khai nháp và đến khi nhận được lệnh giao hàng thì chính thức truyền tờ khai Các bước tiến hành khai báo trên phần mềm ecus - DN nhập liệu vào phần mềm khai hải quan điện tử Sau đó, truyền nháp đi, nếu có lỗi gì