CAC THU THUAT TRONG WORD

CÁC THỦ THUẬT TRONG WORD Các tạo trang in dọc lẫn ngang Word Đơn giản thôi, bạn bôi đen trang cần định dạng vào File/page setup, chọn trang dọc ngang, phần apply to chọn selected text OK! Bảo vệ đôi mắt bạn Chúng ta quen thuộc với hình soạn thảo mặc định dạng trắng chữ đen MS Word Tuy nhiên, hình trắng sáng dễ làm mắt mau chóng mệt mỏi đau làm việc lâu với Điều lâu dài có tác động xấu đến mắt sức khỏe bạn MS Word có cách giúp bạn tránh tác động sáng trắng làm việc Đó thay đổi màu màu chữ mặc định từ trắng chữ đen thành xanh chữ trắng Bạn làm sau: vào Tools\Options , chọn thẻ General hộp thoại xuất đánh dấu kiểm vào mục Blue ground, white text, xong nhấn OK Với cách này, hình soạn thảo trở nên dễ chịu mà đảm bảo tốt tương phản cần thiết chữ Lưu ý: văn in giữ nguyên dạng trắng chữ đen Khắc phục lỗi nhảy cách chữ có dấu - Khi soạn thảo văn ngôn ngữ có dấu, thường gặp tiếng Việt với gõ Vietkey hay Unikey, thường hay gặp lỗi chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn “cu a s o ti n ho c” Lỗi phát sinh thường sau bạn dùng thao tác copy, paste tự nhiên Để khắc phục lỗi này, bạn vào mục Tools\Options từ giao diện soạn thảo MS Word, chọn thẻ Edit vào mục Settings Tại hộp thoại Settings, bạn bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence and word spacing automatically nhấn OK hai lần Bây giờ, bạn gõ lại không gặp lỗi chữ nhảy cách Xóa Password Word-Excell Khi tạo file văn MS-Word file bảng tính MS-Excel, bảo mật cách thiết lập mật Sau thời gian, bạn quên mật thiết lập, phải làm ? Phần mềm miễn phí có tên Free Word and Excel password recovery (FWEpr) câu trả lời Dung lượng chương trình 236 KB, tải từ địa http://www.freewordexcelpassword.com , tương thích với Windows 2000 trở lên Máy tính phải cài NET Framwork (tải miễn phí website hãng Microsoft) Sau cài đặt, tiến hành phục hồi pasword theo trình tự sau: - Thẻ Welcome: Giới thiệu tổng quan chương trình địa website - Thẻ Select file: Bấm vào nút Select a file, đến vị trí file word excel cần phục hồi mật (chú ý file word có phần mở rộng doc file excel có phần mở rộng xls, lựa chọn khung File of Style) - Thẻ Dictionary recovery: Được sử dụng trước có file dạng text (*.txt) ghi nhớ mật file danh sách có nhiều mật khác Nên đánh dấu chọn ô Recovery options Bấm nút Select Dictionary đến file dạng txt dic cần thiết Bấm nút Go để chương trình tiến hành tìm kiếm mật thích hợp - Thẻ Brute force recovery: Được sử dụng danh sách mật từ trước (ứng dụng trường hợp trên) Trong đó: + Khung Characters: Cho phép thu hẹp phạm vi tìm kiếm chọn số từ 0-9 ký tự a-z (có thể chữ hoa chữ thường) ký tự đặc biệt khác + Khung From (length) quy định số lượng ký tự có mật Quy định xong bấm nút Go để chương trình tiến hành dò tìm Mật ngắn, đơn giản FWEpr tìm nhanh ngược lại Tùy biến chữ Word Tính đến thời điểm này, Word Art cách để bạn xoay ngang xoay dọc hay kéo dài chữ Hãy thử cách khác, dễ dàng nhiều chức Word Art Đầu tiên, bạn format chữ bao gồm font, màu chữ, đậm hay in nghiêng bôi đen… nhấn Ctrl + C Sau đó, bạn vào menu Edit, chọn Paste Special Trong danh mục Paste Special, chọn Picture OK Lúc này, đoạn text "hoàn trả" dạng ảnh, bạn thoải mái di chuyển, quay nghiêng, kéo dài… Tóm lại, thực thứ làm với ảnh (ảnh) "Nghỉ hiệp" PowerPoint Đang lúc thuyết trình hỗ trợ PowerPoint, bạn cần tạm dừng chút để thảo luận bàn bạc ý tưởng mới, hay đơn giản dùng cà phê cho tỉnh táo Dù lý gì, bạn nên chèn slide "đặc biệt" nhằm báo hiệu cho người biết “nghỉ hiệp” Một thủ thuật đơn giản để chèn slide trống chớp mắt, nhấn phím B để có hình màu đen Nhấn phím W để có hình màu trắng Để tiếp tục "trận đấu" sau nghỉ giải lao, nhấn phím giúp bạn trở tình trạng ban đầu Quá đơn giản tiện lợi! Tìm từ đồng nghĩa Word Bạn thường soạn thảo văn Word thường hay dùng dùng lại từ Thay vắt óc ngồi nhớ từ đồng nghĩa để "thay đổi không khí", dùng đến trợ giúp MS Word Có lẽ bạn chưa biết MS Word có "tàng trữ" từ điển đồng nghĩa (thesaurus) cho tiếng Anh, tiếng Pháp tiếng Tây Ban Nha Để khởi động chức này, bạn vào menu Tools > Language Hoặc muốn dùng phím tắt, bạn nhấn Shift + F7 sau bôi đen chữ cần tìm từ đồng nghĩa Nếu bạn không bôi đen, MS Word mặc định từ cần tìm kiếm nằm bên trái chuột Phần lại bạn, chọn từ ưng ý click chuột phải, chọn Insert để chèn lên từ cũ Viết hoa giây Shift + F3 vốn phím tắt quen thuộc để bạn thay đổi định dạng chữ từ chữ thường sang chữ in hoa Tuy nhiên, Shift + F3 lại chuyển đổi từ chữ viết hoa chữ đầu sang chữ thường đến chữ hoa Một tổ hợp phím giúp bạn tiết kiệm thời gian việc cho phép chuyển trực tiếp từ hoa sang thường ngược lại, Ctrl + Shift + A Để thay đổi từ, bạn để trỏ chuột lên từ nhấn Ctrl + Shift + A để thay đổi cụm từ, bạn thiết phải bôi đen cụm từ nhấn tổ hợp phím Nhấn Ctrl + Shift + A thêm lần giúp quay lại định dạng chữ ban đầu Vô hiệu hoá phím Insert MS Word Như biết, công dụng phím Insert bật tắt chế độ ghi đè Microsoft Word hay chương trình xử lý văn tương tự, bạn dùng tới Tại bạn không vô hiệu hóa phím Insert cho “rảnh mắt, nhẹ tay” nhỉ? Bạn làm theo cách sau: - Mở Word, vào menu Tools\ Macro\ Record New Macro - Trong mục Macro name, bạn gõ DoNothing - Nhấn nút Keyboard - Tại mục Press new shortcut key, nhấn phím Insert Từ Insert xuất Tiếp theo, bạn nhấn Assign, nhấn Close - Quay lại hộp thoại chính, công cụ Stop Recording xuất Bạn phải nhấn chọn Stop Như vậy, bạn tạo Macro có công dụng “không làm cả” cho phím Insert Lần sau, bạn nhấn Insert, chẳng làm Nếu bạn nhấn phím Insert mà làm điều đó, có nghĩa trình tạo Macro, bạn làm thao tác thừa trước nhấn Stop Bạn phải tạo lại Macro nhớ xóa Macro vừa tạo cách vào Tools\ Macro\ Macros, chọn Macro vừa tạo nhấn Delete Tính toán MS Word Trong nhiều trường hợp, người dùng có nhu cầu tính toán văn Biết nên MS Word trang bị công cụ để chiều lòng “thượng đế”, trường (field), dùng để tính bảng lẫn nơi văn - Tính toán bảng: Khi bạn dùng lệnh Table\ Formula tức bạn chèn trường tính toán Trường tính toán bắt đầu dấu Cách thức hoạt động công thức (hoặc hàm) địa tham chiếu đến ô bảng tương tự Excel Nếu nhìn thấy công thức =SUM(LEFT) =SUM(ABOVE) trơ đá bạn chép thay đổi giá trị ô, bạn vội tưởng công thức có giá trị lần chép sang vị trí khác không dùng Trong trường hợp này, chọn trường công thức nhấn F9 để Word cập nhật lại giá trị Nếu muốn Word tự động cập nhật trường in, vào menu Tools\ Options > chọn thẻ Print > chọn Update fields Các trường không cập nhật thực lệnh Print (hoặc xem Print Preview được), Word tự động làm điều cho bạn - Tính toán văn bản: Bạn có số tổng cộng số hạng chi tiết nằm rải rác văn Vì thường xuyên phải điều chỉnh số liệu chi tiết nên bạn muốn số tổng cộng phải cập nhật tự động nhằm tránh sai sót Trước tiên, bạn đánh dấu số liệu chi tiết lệnh Bookmark menu Insert Sau đó, dùng trường công thức để tính toán dựa theo tên bookmark Ví dụ: ta có giá trị 14500, 65000, 2450 với tên bookmark solieu1, solieu2, solieu3, gõ cấu trúc mã trường sau (trước tiên nhấn Ctrl+F9 để có cặp ngoặc nhọn gõ công thức vào bên trong): {=solieu1+solieu2+solieu3 \# “##0.00} Kết hiển thị 81950.00 Bây giờ, dù chi tiết có thay đổi, bạn lo đến số tổng nữa, Word tự động cập nhật bạn in giấy Bạn cộng, trừ, nhân, chia, lũy thừa bookmark thoải mái làm Excel Soạn thư mời họp MS Word 2000 - Bạn băn khoăn phải soạn thư mời họp (họp chi đoàn lớp chẳng hạn) kiểu? Tại bạn không nhờ đến Word nhỉ, MS Word 2000 cung cấp cho bạn “thuật sĩ” để làm điều Đầu tiên, vào File\ New, chọn thẻ Other Documents, chọn Agenda Wizard, nhấn OK Hộp thoại Agenda Wizard xuất hiện, nhấn Next Tại bước này, bạn chọn ba kiểu mẫu mà Word cung cấp sẵn nhấn Next Ở phần Details, gõ ngày, giờ, tên, địa điểm tổ chức buổi họp, sau nhấn Next để tiếp tục Ở phần Headings, đánh dấu chọn hai mục Type of meeting Special notes, nhấn Next Qua phần Names, đánh dấu chọn ba mục nhấn Next Trong phần Topics, khung Agenda Topic, gõ vào tên họp Khung Person, gõ vào số người tham dự, khung Minutes, gõ thời gian bắt đầu họp, sau nhấn Add nhấn Next Phần Minutes, bạn chọn No nhấn Next, nhấn Finish để kết thúc Đợi chút, Word tạo cho bạn thư Tuy nhiên, sản phẩm Microsoft nên thư soạn tiếng Anh, bạn phải chỉnh sửa lại đôi chỗ Cụ thể là: - Nhấp chuột phải vào chữ Agenda góc bên trái, chọn Edit Text thay chữ khác - Chọn dòng minutes khung kế bên thay thời gian bắt đầu họp - Ở phía dưới, chọn dòng thay đơn vị tổ chức họp, đại biểu, thư ký - Chọn dòng chữ Agenda topics thay chữ Kỳ họp, đồng thời xóa bỏ số khung - Cuối cùng, thay dòng chữ Special notes chữ Kính mời gõ vào nội dung thư mời - Bây giờ, bạn việc lưu lại in xong Giấu đoạn văn Trong văn bản, bạn muốn che giấu đoạn lý bảo mật bạn tô chọn đoạn văn truy xuất đến menu Format chọn Font Tại bạn nhấn vào thẻ Font bấm vào tuỳ chọn Hidden vùng Effects bấm Ok đế thấy kết Khi bạn muốn xem lại đoạn văn giấu bạn truy xuất vào menu Tool > Options, bấm vào thẻ View nhấn dấu chọn trước tùy mục Hidden text vùng Formatting marks Những đoạn văn bị bạn che giấu xuất trở lại kèm theo nét gạch bạn dễ phân biệt đâu đoạn văn bình thường đâu đoạn văn che giấu Tự động lưu lại liệu soạn thảo Nếu bạn làm việc môi trường không an toàn điện áp tượng treo máy tự khởi động lại đột ngột điều khó tránh khỏi, để an toàn cho công việc soạn thảo văn bạn nên thiết lập thời gian tự động “lưu trữ” liệu với cách thực sau: Bạn nhấn vào menu Tool > Options, bạn nhấn vào thẻ Save nhấn dấu chọn trước tuỳ mục Save AutoRecover info every sau thiết lập thời gian mà bạn muốn Word tự động “backup” lại liệu (theo mặc định 10 phút) sau bấm OK để chấp nhận việc thay đổi Tự động chèn ngày, vào văn Trong văn bạn muốn thể chi tiết ngày hành vào tài liệu văn nhấn trỏ chuột vào vị trí muốn chèn sau truy xuất vào menu Insert > Date and Time Tại bạn chọn kiểu chèn vùng Available Formats sau nhấn nút OK để chèn chúng vào vị trí mà bạn chọn Thiết lập chế độ tự động chỉnh sửa từ ngữ gõ văn MS Word: Khi gõ văn bản, việc gõ sai tả điều tránh khỏi Trong MS Word có thiết lập chế độ tự động chỉnh sửa từ ngữ dành cho người sử dụng, QuanTriMang.com hướng dẫn bạn cách làm sau: Vào Tools \ AutoCorrect Options… Xuất hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoCorrect: - Nhập ký tự cần sửa ô Replace - Nhập từ ngữ ô With (Bạn nhập chữ cần sửa văn bôi đen vào hộp thoại AutoCorrect) Chọn nút Add để thêm vào danh sách Chọn OK để hoàn thành Sau thiết lập xong, bạn gõ sai tả nhấn phím cách (space), MS Word tự động sửa lại tả từ cho bạn Ở lấy ví dụ gõ chữ “gn” chỉnh sửa thành chữ “ng” Dựa vào tính MS Word, bạn đặt số ký ký tự tắt cho dòng văn Ví dụ đặt: “qh” sửa thành “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” Xóa chế độ tự động sửa từ ngữ Trong vài trường hợp bạn lại muốn xóa bỏ chế độ tự động sửa từ ngữ với từ bạn thiết lập MS Word tự thiết lập (Ví dụ MS Word thường tự động thiết lập sẵn cho bạn nhập chữ ‘i” (i thường) thành chữ “I” (I hoa)) Cách thực sau: Vào Tools \ AutoCorrect Options… Xuất hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoCorrect: Tìm chữ đặt chỉnh sửa từ ngữ danh sách Chọn nút Delete để xóa Chọn OK để hoàn thành Những thao tác chuột Word 1- Sao chép dạng văn bản: Một công cụ định dạng hữu ích Word Format Painter (nút hình cọ công cụ Standard) Bạn dùng để chép dạng từ đoạn văn đến nhiều đoạn khác để thực chức này, dùng chuột tiện lợi Đầu tiên đánh khối văn có dạng cần chép, bấm lần vào nút Format Painter (nếu muốn dán dạng vào đoạn văn khác) bấm kép nút (nếu muốn dán dạng vào nhiều đoạn văn khác) Tiếp theo, để dán dạng vào đoạn văn cần đánh khối chúng xong (nhấn thêm phím Esc để tắt chức trước bạn bấm kép nút Format Painter) 2- Sao chép di chuyển dòng cột table: Trong table, bạn muốn chép thêm hay di chuyển hay nhiều dòng cột dùng cách kéo thả chuột sau: chọn dòng cột cần chép di chuyển, kéo khối chọn (nếu chép trước nhấn giữ phím Ctrl) đặt vị trí mà bạn muốn 3- Dùng thước để xem khoảng cách văn trang: Thông thường bạn dùng thước để định vị dòng văn bản, đặt khoảng cách lề trang hay đặt tab dừng Nhưng công dụng khác không phần thú vị tiện lợi, xem xác (thể trực quan số) khoảng cách văn so với lề, cạnh trang tab Để biết khoảng cách phần nào, bạn bấm giữ chuột vị trí thước ngang, đồng thời bấm giữ tiếp nút chuột phải thấy khoảng cách phần 4- Sao chép di chuyển văn bản: Cũng tương tự table hay đối tượng khác tài liệu, bạn dùng cách kéo thả việc chép di chuyển văn Ở không cần phải nói thêm phương pháp (vì hầu hết biết cách làm này), lưu ý điều để dùng cách tuỳ chọn Drag-and-drop text editing (menu Tools-Options-thẻ Edit) phải đánh dấu 5- Phóng to thu nhỏ tài liệu: Khi cần phóng to thu nhỏ tài liệu, thông thường bạn chọn từ nút Zoom Standard, bất tiện phải qua hai ba thao tác Nếu chuột bạn có nút nhanh chóng phóng to hay thu nhỏ tài liệu từ nút chuột giữa, cách nhấn giữ phím Ctrl đẩy nút chuột lên (phóng to) xuống (thu nhỏ) 6- Mở nhanh hộp thoại Tabs Page Setup: Khi cần chỉnh sửa chi tiết dấu tab dừng đoạn văn bản, bạn phải nhờ đến hộp thoại Tabs, hay thay đổi thiết lập trang giấy bạn lại phải dùng đến hộp thoại Page Setup Thay mở hộp thoại từ menu FormatTabs hay menu File-Page Setup, bạn nhanh chóng mở chúng cách bấm kép chỗ thước ngang (trong khoảng cách nhập văn bản, hàng số để mở hộp thoại Tabs hàng số để mở hộp Page Setup) 7- Đánh khối toàn tài liệu: Trước cung cấp dạng cho toàn văn bản, điều mà bạn làm đánh khối toàn chúng bạn dùng cách bấm menu Edit-Select All nhấn Ctrl+A Nhưng bạn thử cách xem, cần đưa chuột lề trái văn (mũi tên trỏ chuột nghiêng phải) bấm nhanh lần chọn toàn tài liệu Tạo mục lục tự động* Một số tổ hợp phím tắt thường dùng: - Alt + Ctrl + 1: Heading (Đề mục 1) - Alt + Ctrl + 2: Heading (Đề mục 2) - Alt + Ctrl + 3: Heading (Đề mục 3) Từ Heading trở không dùng tiếp phím tắt Tuy nhiên dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + S để vào hộp Style Formatting, sau phím mũi tên lựa chọn loại Heading * Cách tạo Heading: Dùng tổ hợp phím để tạo loại Heading tương ứng Ví dụ: Dùng tổ hơp phím Alt + Ctrl + áp dụng cho loại Heading Nếu không dùng loại Heading 1, 2, vào hộp Style chọn loại Heading tùy thích: Thay đổi lại định dạng font chữ Heading Trường hợp dùng Office 2000: 1, Sau chọn đề mục Heading 1, bạn thay đổi định dạng font chữ bình thường 2, Kích vào hộp Style Formatting (hoặc dùng phím tắt Ctrl + Shift + S), lúc ô định vị hiển thị dòng Heading 3, Gõ phím Enter 4, Xuất thông báo Modify Style ¤Update the style to reflect recent changes?: Bạn có muốn cập nhật thay đổi Style (heading)?” ¡ Reapply the formatting of the style to the selection: Sử dụng kiểu định dạng mặc định þ Automatically update the style from now on: Tự động cập nhật kiểu định dạng 5, Sau thao tác chọn nút OK Close để hoàn thành việc định dạng Heading * Cho hiển thị mục lục tự động theo đề mục tạo Lựa chọn vị trí đặt mục lục: (Thường đặt cuối file đầu file) Vào Insert \ Reference \ Index and Tables… Trường hợp dùng Office 2000: Vào Insert \ Index and Tables… Xuất hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents • • • • Print Preview: Kiểu mục lục hiển thị in Web Preview: Kiểu mục lục hiển thị dạng trang web þ Show page numbers: Hiển thị số trang þ Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải • • • • • þ Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang đặt Heading Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối Heading đến số trang Show levels: Số cấp độ Heading Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị công cụ Outlining cửa sổ MS Word Nút Options…: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm số tính khác Nút Modify…: Mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung phần mục lục tự động Trường hợp file có mục lục tự động, bạn đồng ý thay đổi định dạng font chữ hộp thoại Style xuất thông báo: “Bạn có muốn thay định dạng cho bảng nội dung mục lục không?" Chọn nút Yes: Đồng ý Ngoài font chữ nội dung bảng mục lục thay đổi, MS Word tự động cập nhật lại số trang cho đề mục Kích nút OK để MS Word hiển thị mục lục Ở phần mục lục này, tự động có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp phím Ctrl + click chuột) để nhảy đến mục số trang cần đến Trường hợp bạn tiếp tục làm việc với file, xóa nội dung mục lục tạo làm lại thao tác “Cho hiển thị mục lục tự động theo đề mục tạo” để cập nhật lại đề mục xác số trang hiển thị ST— Nghe Nhạc CD Word Bạn muốn nghe nhạc CD soạn thảo văn Word, điều giúp bạn thuận tiện soạn thảo văn Thật đơn giản với plug-ins CD Plug-ins tích hợp CD player Word hoạt động máy tăng tốc Word Giúp cho trình xử lý văn bạn tính chất khởi động nhanh chóng, thêm chức giải trí Hoạt động CD Player Word, plug-ins hoàn toàn độc lập với tính khác Sau cài đặt, tính thưởng thức âm nhạc word, bạn tặng thêm liều thuốc tăng tốc cho word Tốc độ mở word nhanh đến không ngờ Tốc độ xử lý văn cải thiện Nếu với cấu hình máy yếu, bạn nhờ plug-ins trợ giúp sức khởi động word Thật nhanh chóng hoàn toàn thuận tiện Plug-ins bạn download địa http://www.amfsoftware.com/wwcd.exe Dung lượng 542KB, tương thích cho Windows phiên Office -ST Chuyển đổi dễ dàng kiểu chữ Excel Bạn có bảng tính Excel với nhiều liệu có kiểu chữ hoa thường lẫn lộn với nhau, bạn muốn chuyển chúng lại thành kiểu thống Điều thực dễ dàng bạn dùng Word (do Word có chức Change Case), Excel bạn làm thế, cách gõ lại liệu mà Nhưng với ECCPUL, bạn không cần phải gõ lại nữa, chương trình tự động hoán chuyển dùm bạn Trước cài đặt, bạn đóng cửa sổ Excel mở Sau cài đặt xong, bạn mở lại Excel cách bấm vào biểu tượng chương trình vừa cài đặt desktop Nếu thấy thông báo Macros in this book are disabled bấm OK, mở menu Tools-Macro-Security, chọn mục Medium OK, đóng Excel chạy lại (cũng từ biểu tượng chương trình), chọn Enable Macros để hoàn tất (bạn thấy có thêm menu Case) Bây bạn mở bảng tính có liệu cần chuyển đổi, đánh khối liệu cần thực hoán chuyển, sau bấm menu Case chọn mục Make Selected Cells mà bạn muốn Bạn lưu ý dùng thử nên có thông báo trước chuyển đổi, đừng lo cần bấm No xong - Proper Case : Đổi ký tự từ thành chữ hoa - Upper Case : Đổi tất thành chữ hoa - Lower Case : Đổi tất thành chữ thường - Sentence Case : Đổi ký tự đầu từ thành chữ hoa Chương trình tương thích từ Excel 2000 trở lên, tải dùng thử http://www.sobolsoft nload/setup.exe , dung lượng 392KB Thước đo xác Một khó khăn thường gặp chỉnh sửa bảng tính Word bạn biết kích thước xác ô dòng Thường vẽ bảng, Ruler xuất ô vuông đánh dấu kích thước liệu ô vuông có đủ để bạn tính toán xác bề ngang cột chiều cao hàng? Mọi chuyện giải bạn vừa click chọn lên ô vuông vừa nhấn phím Alt Thật tuyệt vời số xác cho biết kích thước ô, dòng rõ ràng trước mắt Giờ việc điều chỉnh bảng tính trở nên dễ dàng Nếu không tìm thấy Ruler cửa sổ soạn thảo, bạn "lôi" cách vào menu View > chọn Ruler Khéo co ấm Hẳn bạn "một lần đời" cảm thấy khó chịu sau soạn thảo văn bản, trang cuối "vương" lại vài dòng chữ Điều làm tốn thêm tờ giấy in quan trọng hơn, làm văn đẹp Thường nghĩ đến việc thu nhỏ font chữ "cắt xén" bớt số chữ Để khỏi thời gian, bạn nên dùng đến chức Microsoft Word cung cấp sẵn - Shrink to Fit Để mở chức này, bạn vào menu File > Print Preview click button Print Preview công cụ Khi cửa sổ Print Preview mở ra, bạn cần tìm đến button Shrink to Fit click lên Ngay tức thì, Word tự thu nhỏ kích cỡ font chữ để điều chỉnh văn cho vừa với trang giấy Đây lý thủ thuật gọi "khéo co ấm" Nếu gặp bảng báo lỗi Office Assistant trình thao tác bạn cần quay nhấn Save file thử lại lần Bắt đầu lại hay tiếp tục? Đây thủ thuật liên quan đến việc đánh số dòng - Bullets and Numbering mà bạn thường dùng lúc gõ văn Sau đánh số danh sách dài, bạn cách dòng tạo lập danh sách Lúc này, bạn muốn Word đánh số nối tiếp danh sách hay thiết lập thứ tự mới? Nếu câu trả lời "tiếp tục" thật đơn giản, chức mặc định Word muốn "thiết lập mới" sao? Bạn cần click chuột mở menu phải chọn Restart Numbering Continue Numbering Nhưng click chuột phải mà không thấy lựa chọn đâu sao? Bình tĩnh, bạn vào menu Forrmat > Bulleted and Numbering đánh dấu chọn Restart numbering Continue previous list (xem ảnh ) Điều chỉnh chức kiểm tra tả Những thường soạn thảo văn tiếng Anh hẳn yêu thích chức kiểm tra lỗi ngữ pháp tả Microsoft Word Bạn vào menu Tools > chọn Spelling and Grammar nhanh hơn, nhấn phím F7 để khởi động chức Nhưng bạn có cảm thấy bực phải nhấn nhấn lại phím Ignore lần Word báo lỗi acronym - từ cấu tạo chữ đầu nhóm từ, ví dụ NATO, ASEAN - không? Thay ngồi tỉ mẩn nhập từ vào từ điển Word, bạn tiết kiệm khối thời gian cách vào menu Tools > Options > mở thẻ Spelling&Grammar, click chọn Ignore words in UPPERCASE Nhớ đừng quên chọn OK để lưu lại thay đổi -ST - Phím Tắt MICROSOFT WORD Phím Tắt MICROSOFT WORD Tạo mới, chỉnh sửa, lưu văn Ctrl + N tạo mới một tài liệu Ctrl + O mở tài liệu Ctrl + S Lưu tài liệu Ctrl + C chép văn Ctrl + X cắt nội dung chọn Ctrl + V dán văn Ctrl + F bật hộp thoại tìm kiếm Ctrl + H bật hộp thoại thay Ctrl + P Bật hộp thoại in ấn Ctrl + Z hoàn trả tình trạng văn trước thực lệnh cuối Ctrl + Y phục hội trạng văn trước thực lệnh Ctrl + Z Ctrl + F4, Ctrl + W, Alt + F4 đóng văn bản, đóng cửa sổ Ms Word Định dạng Ctrl + B Định dạng in đậm Ctrl + D Mở hộp thoại định dạng font chữ Ctrl + I Định dạng in nghiêng Ctrl + U Định dạng gạch chân Canh lề đoạn văn bản: Ctrl + E Canh giữa đoạn văn bản chọn Ctrl + J Canh đều đoạn văn bản chọn Ctrl + L Canh trái đoạnvăn bản chọn Ctrl + R Canh phải đoạn văn bản chọn Ctrl + M Định dạng thụt đầu dòng đoạn văn bản Ctrl + Shift + M Xóa định dạng thụt đầu dòng Ctrl + T Thụt dòng thứ trở của đoạn văn bản Ctrl + Shift + T Xóa định dạng thụt dòng thứ trở của đoạn văn bản Ctrl + Q Xóa định dạng canh lề đoạn văn bản Tạo chỉ số trên, chỉ số dưới Ctrl + Shift + = Tạo chỉ số Ví dụ m3 Ctrl + = Tạo chỉ số dưới Ví dụ H2O Chọn văn đối tượng Shift + > chọn ký tự phía sau Shift + < chọn ký tự phía trước Ctrl + Shift + > chọn từ phía sau Ctrl + Shift + < chọn từ phía trước Shift + chọn hàng phía Shift + (mủi tên xuống) chọn hàng phía Ctrl + A chọn tất đối tượng, văn bản, slide tùy vị trí trỏ đứng Xóa văn đối tượng Backspace ( >) xóa ký tự phía trước Delete xóa ký tự phía sau trỏ đối tượng chọn Ctrl + Backspace (< ) xóa từ phía trước Ctrl + Delete xóa từ phía sau Di chuyển Ctrl + Mũi tên Di chuyển qua ký tự Ctrl + Home Về đầu văn bản Ctrl + End Về vị trí cuối cùng văn bản Ctrl + Shift + Home Chọn từ vị trí hiện tại đến đầu văn bản Ctrl + Shift + End Chọn từ vị trí hiện tại đến cuối văn bản Sao chép định dạng Ctrl + Shift + C Sao chép định dạng vùng dữ liệu có định dạng cần chép Ctrl + Shift + V Dán định định dạng đã chép vào vùng dữ liệu chọn Menu & Toolbars Tab di chuyển đến mục chọn, nhóm chọn tiếp theo Shift + Tab di chuyển đến mục chọn, nhóm chọn phía trước Ctrl + Tab di chuyển qua thẻ tiếp theo hộp thoại Shift + Tab di chuyển tới thẻ phía trước hộp thoại Alt + Ký tự gạch chân chọn hoặc bỏ chọn mục chọn đó Alt + Mũi tên xuống hiển thị danh sách của danh sách sổ Enter chọn giá trị danh sách sổ ESC tắt nội dung của danh sách sổ Làm việc với bảng biểu: Tab di chuyển tới và chọn nội dung của ô kế tiếp Hoặc tạo dòng mới nếu đứng ở ô cuối cùng của bảng Shift + Tab di chuyển tới và chọn nội dung của ô liền kế trước nó Nhấn giữ phím Shift + các phím mũi tên để chọn nội dung của các ô Ctrl + Shift + F8 + Các phím mũi tên mở rộng vùng chọn theo từng khối Shift + F8 giảm kích thước vùng chọn theo từng khối Ctrl + (khi đèn Num Lock tắt) chọn nội dung cho toàn bộ bảng Alt + Home về ô đầu tiên của dòng hiện tại Alt + End về ô cuối cùng của dòng hiện tại Alt + Page up về ô đầu tiên của cột Alt + Page down về ô cuối cùng của cột Mũi tên lên Lên một dòng Mũi tên xuống xuống dưới một dòng Các phím F: F1 trợ giúp F2 di chuyển văn bản hoặc hình ảnh (Chọn hình ảnh, nhấn F2, kích chuột vào nơi đến, nhấn Enter F3 chèn chữ tự động (tương ứng với menu Insert - AutoText) F4 lặp lại hành động gần nhất F5 thực hiện lệnh Goto (tương ứng với menu Edit - Goto) F6 di chuyển đến panel hoặc frame kế tiếp F7 thực hiện lệnh kiểm tra chính tả (tương ứng menu Tools - Spellings and Grammars) F8 mở rộng vùng chọn F9 cập nhật cho những trường chọn F10 kích hoạt thực đơn lệnh F11 di chuyển đến trường kế tiếp F12 thực hiện lệnh lưu với tên khác (tương ứng menu File - Save As ) Kết hợp Shift + các phím F: Shift + F1 hiển thị trỏ trợ giúp trực tiếp các đối tượng Shift + F2 chép nhanh văn bản Shift + F3 chuyển đổi kiểu ký tự hoa - thường Shift + F4 lặp lại hành động của lệnh Find, Goto Shift + F5 di chuyển đến vị trí có sự thay đổi mới nhất văn bản Shift + F6 di chuyển đến panel hoặc frame liền kề phía trước Shift + F7 thực hiện lệnh tìm từ đồng nghĩa (tương ứng menu Tools Thesaurus) Shift + F8 rút gọn vùng chọn Shift + F9 chuyển đổi qua lại giữ đoạn mã và kết quả của một trường văn bản Shift + F10 hiển thị thực đơn ngữ cảnh (tương ứng với kích phải các đối tượng văn bản) Shift + F11 di chuyển đến trường liền kề phía trước Shift + F12 thực hiện lệnh lưu tài liệu (tương ứng với File - Save hoặc tổ hợp Ctrl + S) Kết hợp Ctrl + các phím F: Ctrl + F2 thực hiện lệnh xem trước in (tương ứng File - Print Preview) Ctrl + F3 cắt một Spike Ctrl + F4 đóng cửa sổ văn bản (không làm đóng cửa sổ Ms Word) Ctrl + F5 phục hồi kích cỡ của cửa sổ văn bản Ctrl + F6 di chuyển đến cửa sổ văn bản kế tiếp Ctrl + F7 thực hiện lệnh di chuyển menu hệ thống Ctrl + F8 thực hiện lệnh thay đổi kích thước cửa sổ menu hệ thống Ctrl + F9 chèn thêm một trường trống Ctrl + F10 phóng to cửa sổ văn bản Ctrl + F11 khóa một trường Ctrl + F12 thực hiện lệnh mở văn bản (tương ứng File - Open hoặc tổ hợp Ctrl + O) Kết hợp Ctrl + Shift + các phím F: Ctrl + Shift +F3 chèn nội dung cho Spike Ctrl + Shift + F5 chỉnh sửa đánh dấu (bookmark) Ctrl + Shift + F6 di chuyển đến cửa sổ văn phía trước Ctrl + Shift + F7 cập nhật văn từ tài liệu nguồn liên kết (chẵng hạn văn nguồn trộn thư) Ctrl + Shift + F8 mở rộng vùng chọn khối Ctrl + Shift + F9 ngắt liên kết đến trường Ctrl + Shift + F10 kích hoạt thước kẻ Ctrl + Shift + F11 mở khóa trường Ctrl + Shift + F12 thực lệnh in (tương ứng File - Print tổ hợp phím Ctrl + P) Kết hợp Alt + các phím F Alt + F1 di chuyển đến trường Alt + F3 tạo từ tự động cho từ chọn Alt + F4 thoát khỏi Ms Word Alt + F5 phục hồi kích cỡ cửa sổ Alt + F7 tìm lỗi tả ngữ pháp văn Alt + F8 chạy marco Alt + F9 chuyển đổi mã lệnh kết tất trường Alt + F10 phóng to cửa sổ Ms Word Alt + F11 hiển thị cửa sổ lệnh Visual Basic Kết hợp Alt + Shift + các phím F Alt + Shift + F1 di chuyển đến trường phía trước Alt + Shift + F2 thực lệnh lưu văn (tương ứng Ctrl + S) Alt + Shift + F9 chạy lệnh GotoButton MarcoButton từ kết trường văn Alt + Shift + F11 hiển thị mã lệnh Kết hợp Alt + Ctrl + các phím F Ctrl + Alt + F1 hiển thị thông tin hệ thống Ctrl + Alt + F2 thực lệnh mở văn (tương ứng Ctrl + O) Các phím F: Phím tắt Chức F1 trợ giúp F2 di chuyển văn bản hoặc hình ảnh (Chọn hình ảnh, nhấn F2, kích chuột vào nơi đến, nhấn Enter F3 chèn chữ tự động (tương ứng với menu Insert - AutoText) F4 lặp lại hành động gần nhất F5 thực hiện lệnh Goto (tương ứng với menu Edit - Goto) F6 di chuyển đến panel hoặc frame kế tiếp F7 thực hiện lệnh kiểm tra chính tả (tương ứng menu Tools - Spellings and Grammars) F8 mở rộng vùng chọn F9 cập nhật cho những trường chọn F10 kích hoạt thực đơn lệnh F11 di chuyển đến trường kế tiếp F12 thực hiện lệnh lưu với tên khác (tương ứng menu File - Save As ) Kết hợp Shift + các phím F: Phím tắt Chức Shift + F1 hiển thị trỏ trợ giúp trực tiếp các đối tượng Shift + F2 chép nhanh văn bản Shift + F3 chuyển đổi kiểu ký tự hoa - thường Shift + F4 lặp lại hành động của lệnh Find, Goto Shift + F5 di chuyển đến vị trí có sự thay đổi mới nhất văn bản Shift + F6 di chuyển đến panel hoặc frame liền kề phía trước Shift + F7 thực hiện lệnh tìm từ đồng nghĩa (tương ứng menu Tools Thesaurus) Shift + F8 rút gọn vùng chọn Shift + F9 chuyển đổi qua lại giữ đoạn mã và kết quả của một trường văn bản Shift + F10 hiển thị thực đơn ngữ cảnh (tương ứng với kích phải các đối tượng văn bản) Shift + F11 di chuyển đến trường liền kề phía trước Shift + F12 thực hiện lệnh lưu tài liệu (tương ứng với File - Save hoặc tổ hợp Ctrl + S) Kết hợp Ctrl + các phím F: Phím tắt Chức Ctrl + F2 thực hiện lệnh xem trước in (tương ứng File - Print Preview) Ctrl + F3 cắt một Spike Ctrl + F4 đóng cửa sổ văn bản (không làm đóng cửa sổ Ms Word) Ctrl + F5 phục hồi kích cỡ của cửa sổ văn bản Ctrl + F6 di chuyển đến cửa sổ văn bản kế tiếp Ctrl + F7 thực hiện lệnh di chuyển menu hệ thống Ctrl + F8 thực hiện lệnh thay đổi kích thước cửa sổ menu hệ thống Ctrl + F9 chèn thêm một trường trống Ctrl + F10 phóng to cửa sổ văn bản Ctrl + F11 khóa một trường Ctrl + F12 thực hiện lệnh mở văn bản (tương ứng File - Open hoặc tổ hợp Ctrl + O) Kết hợp Ctrl + Shift + các phím F: Phím tắt Chức Ctrl + Shift +F3 chèn nội dung cho Spike Ctrl + Shift + F5 chỉnh sửa đánh dấu (bookmark) Ctrl + Shift + F6 di chuyển đến cửa sổ văn phía trước Ctrl + Shift + F7 cập nhật văn từ tài liệu nguồn liên kết (chẵng hạn văn nguồn trộn thư) Ctrl + Shift + F8 mở rộng vùng chọn khối Ctrl + Shift + F9 ngắt liên kết đến trường Ctrl + Shift + F10 kích hoạt thước kẻ Ctrl + Shift + F11 mở khóa trường Ctrl + Shift + F12 thực lệnh in (tương ứng File - Print tổ hợp phím Ctrl + P) Kết hợp Alt + các phím F: Phím tắt Chức Alt + F1 di chuyển đến trường Alt + F3 tạo từ tự động cho từ chọn Alt + F4 thoát khỏi Ms Word Alt + F5 phục hồi kích cỡ cửa sổ Alt + F7 tìm lỗi tả ngữ pháp văn Alt + F8 chạy marco Alt + F9 chuyển đổi mã lệnh kết tất trường Alt + F10 phóng to cửa sổ Ms Word Alt + F11 hiển thị cửa sổ lệnh Visual Basic Kết hợp Alt + Shift + các phím F Alt + Shift + F1 di chuyển đến trường phía trước Alt + Shift + F2 thực lệnh lưu văn (tương ứng Ctrl + S) Alt + Shift + F9 chạy lệnh GotoButton MarcoButton từ kết trường văn Alt + Shift + F11 hiển thị mã lệnh Kết hợp Alt + Ctrl + các phím F Ctrl + Alt + F1 hiển thị thông tin hệ thống Ctrl + Alt + F2 thực lệnh mở văn (tương ứng Ctrl + O) [...]... Nhạc CD trong Word Bạn muốn nghe nhạc CD trong khi soạn thảo văn bản Word, điều này sẽ giúp bạn thu n tiện hơn trong khi soạn thảo văn bản Thật đơn giản với plug-ins CD Plug-ins này sẽ tích hợp một CD player trên Word và hoạt động như một máy tăng tốc Word Giúp cho quá trình xử lý văn bản của bạn ngoài tính chất khởi động nhanh chóng, còn thêm cả chức năng giải trí Hoạt động như một CD Player trên Word, ... năng khác Sau khi cài đặt, ngoài tính năng thưởng thức âm nhạc ngay trên word, bạn còn được tặng thêm liều thu c tăng tốc cho word Tốc độ mở word nhanh đến không ngờ Tốc độ xử lý văn bản hầu như đều được cải thiện Nếu với cấu hình máy yếu, bạn có thể nhờ plug-ins này trợ giúp sức trong khi khởi động word Thật nhanh chóng và hoàn toàn thu n tiện Plug-ins này bạn có thể download tại địa chỉ http://www.amfsoftware.com/wwcd.exe... từ điển của Word, bạn có thể tiết kiệm được khối thời gian bằng cách vào menu Tools > Options > mở thẻ Spelling&Grammar, click chọn Ignore words in UPPERCASE Nhớ đừng quên chọn OK để lưu lại thay đổi -ST - Phím Tắt trong MICROSOFT WORD Phím Tắt trong MICROSOFT WORD Tạo mới, chỉnh sửa, lưu văn bản Ctrl + N tạo mới một tài liệu Ctrl + O mở tài liệu Ctrl + S Lưu tài liệu Ctrl + C sao chép văn bản... năng được Microsoft Word cung cấp sẵn - Shrink to Fit Để mở chức năng này, bạn vào menu File > Print Preview hoặc click button Print Preview trên thanh công cụ Khi cửa sổ Print Preview mở ra, bạn chỉ cần tìm đến button Shrink to Fit và click lên nó là được Ngay tức thì, Word sẽ tự thu nhỏ kích cỡ font chữ để điều chỉnh văn bản cho vừa với trang giấy Đây chính là lý do vì sao thủ thu t này được gọi là... gặp bảng báo lỗi của Office Assistant trong quá trình thao tác thì bạn chỉ cần quay ra nhấn Save file rồi thử lại lần nữa Bắt đầu lại hay tiếp tục? Đây là thủ thu t liên quan đến việc đánh số dòng - Bullets and Numbering mà bạn vẫn thường dùng trong lúc gõ văn bản Sau khi đã đánh số một danh sách dài, bạn cách ra một dòng rồi tạo lập danh sách mới Lúc này, bạn muốn Word đánh số nối tiếp danh sách trên... mọi Windows và phiên bản Office -ST Chuyển đổi dễ dàng giữa các kiểu chữ trong Excel Bạn có một bảng tính Excel với khá nhiều dữ liệu có các kiểu chữ hoa thường lẫn lộn với nhau, bạn muốn chuyển chúng lại thành một kiểu thống nhất Điều này có thể thực hiện dễ dàng nếu như bạn dùng Word (do Word có chức năng Change Case), nhưng trong Excel thì bạn không thể làm được như thế, chỉ còn cách gõ lại các dữ... và chính tả của Microsoft Word Bạn có thể vào menu Tools > chọn Spelling and Grammar hoặc nhanh hơn, nhấn phím F7 để khởi động chức năng này Nhưng bạn có cảm thấy bực mình khi cứ phải nhấn đi nhấn lại phím Ignore mỗi lần Word báo lỗi các acronym - từ được cấu tạo bằng những chữ đầu của một nhóm từ, ví dụ NATO, ASEAN - không? Thay vì ngồi tỉ mẩn nhập từng từ vào từ điển của Word, bạn có thể tiết kiệm... dàng Nếu không tìm thấy Ruler trong cửa sổ soạn thảo, bạn có thể "lôi" nó ra bằng cách vào menu View > chọn Ruler Khéo co thì ấm Hẳn bạn đã từng "một lần trong đời" cảm thấy khó chịu vì sau khi soạn thảo văn bản, trên trang cuối cùng còn "vương" lại vài dòng chữ Điều này làm tốn thêm một tờ giấy in và quan trọng hơn, làm văn bản mất đẹp Thường thì chúng ta sẽ nghĩ đến việc thu nhỏ font chữ hoặc "cắt xén"... bản đang chọn Ctrl + R Canh phải đoạn văn bản đang chọn Ctrl + M Định dạng thu t đầu dòng đoạn văn bản Ctrl + Shift + M Xóa định dạng thu t đầu dòng Ctrl + T Thu t dòng thứ 2 trở đi của đoạn văn bản Ctrl + Shift + T Xóa định dạng thu t dòng thứ 2 trở đi của đoạn văn bản Ctrl + Q Xóa định dạng canh lề đoạn văn bản Tạo chỉ số trên, chỉ số dưới Ctrl + Shift +... đến mục chọn, nhóm chọn phía trước Ctrl + Tab di chuyển qua thẻ tiếp theo trong hộp thoại Shift + Tab di chuyển tới thẻ phía trước trong hộp thoại Alt + Ký tự gạch chân chọn hoặc bỏ chọn mục chọn đó Alt + Mũi tên xuống hiển thị danh sách của danh sách sổ Enter chọn 1 giá trị trong danh sách sổ ESC tắt nội dung của danh sách sổ Làm việc với bảng biểu: