Hoàn thiện công tác xây dựng hệ thống tài liệu trong quá trình áp dụng iso 9000 tại công ty chế tạo điện cơ

Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Lời mở đầu Trong thời đại ngày có nhiều xu xuất giới có xu hội nhập có ảnh hưởng mạnh mẽ đến doanh nghiệp đặc biệt điều kiện nước ta mở cửa Để tồn điều kiện doanh nghiệp tìm nhiều phương thức tồn Là công ty hàng đầu ngành chế tạo động điện, Công ty chế tạo điện Hà Nội tìm cho giải pháp để nâng cao chất lượng , giảm chi phí áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 2000 Để áp dụng thành công hệ thống công ty phải xây dựng cho hệ thống tài liệu phản ánh thực tế công việc diễn công ty phù hợp với tiêu chuẩn Sau kết thúc giai đoạn thực tập đầu với giúp đỡ cô giáo hướng dẫn Phạm Thị Hồng Vinh cán công nhân viên công ty Tôi định chọn đề tài thực tập tốt nghiệp là: “Hoàn thiện công tác xây dựng hệ thống tài liệu trình áp dụng iso 9000 công ty chế tạo điện cơ” Với mục đích đề tài nghiên cứu thực trạng công tác xây dựng hệ thống tài liệu công ty từ thấy mặt chưa cuối đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác Kết cấu chuyên đề gồm chương: Chương 1: Giới thiệu chung công ty chế tạo điện Hà nội Chương 2: Thực trạng xây dựng hệ thống tài liệu công ty Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng hệ thống tài liệu 1 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Trong điều kiện thời gian thực tập có hạn hạn chế mặt kiến thức nên viết em không khỏi có thiếu sót Em mong đóng góp ý kiến cô giáo quý công ty để chuyên đề thực tập hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn Phạm Thị Hồng Vinh toàn thể cán công nhân viên công ty đặc biệt phòng Quản lý chất lượng giúp đỡ em tận tình để hoàn thành chuyên đề thực tập 2 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Chương I Giới thiệu chung Công ty Chế tạo điện Hà Nội I Quá trình hình thành phát triển công ty Công ty Chế tạo Điện Hà Nội sở chế tạo máy điện Việt Nam, thành lập từ năm 1961 Công ty thành viên Tổng công ty Thiết bị kỹ thuật – Bộ Công nghiệp Công ty có tên giao dịch quốc tế: Hanoi Electrical Engineering Company Viết tắt là: CTAMAD Thực chủ trương đẩy mạnh công xây dựng XHCN miền Bắc làm hậu phương vững cho cách mạng dân tộc giải phóng miền Nam Ngày 15/01/1961, Bộ Công nghiệp triệu tập hội nghị hiệp thương sở: Phân xưởng điện I thuộc trường Kỹ thuật I Phân xưởng đồ điện thuộc tập đoàn sản xuất Thống Nhất Phân xưởng khí công tư hợp doanh Tự Lực Khi thành lập nhà xưởng xưởng trường, xưởng sản xuất 22 Ngô Quyền, 2F Quang Trung 44 Lý Thường Kiệt với 571 cán nhân viên Nhà máy nhiều công sức để vượt qua nhiều khó khăn bắt tay vào tổ chức sản xuất Sản phẩm ban đầu động có công suất từ 0,1KW đến 10KW thiết bị phụ tùng sản xuất khác Năm 1968 Công ty tiếp nhận quản lý sở đúc gang nhà máy công cụ số (nay Công ty khí Hà Nội) Đông Ngạc, Hà Nội 3 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Đầu thập niên phủ Việt Nam tiếp nhận viện trợ phủ Hungary đề xây dựng dây truyền sản xuất đồng để sản động điện có công suất từ 40 KW trở xuống Đến năm 1997 hoàn thành việc xây dựng giao cho nhà máy quản lý Ngày 4/12/1977 sở tách khỏi nhà máy để thành lập nhà máy chế tạo điện Việt Nam – Hungary Giai đoạn năm 80 đầu thập niên 90: Do nhu cầu sản phẩm thiết bị điện làm nguồn động lực ngành kinh tế quốc dân dân dụng ngày tăng làm cho nhà máy phải mở rộng mặt nhà xưởng sản xuất, trang thiết bị chuyên dùng để đáp ứng nhu cầu Trong giai đoạn này, nhà máy có thêm số sản phẩm quạt trần sải cánh φ 1400, quạt trần sải cánh φ 1200, quạt bàn φ 400, chấn lưu đèn ống Trong giai đoạn nhà máy xây dựng thêm xưởng khí 2, xây dựng nhà tầng làm văn phòng làm việc cho phận quản lý nhà máy 44B Lý Thường Kiệt Chuyển toàn sở 22 Ngô Quyền cho tổng công ty Dầu khí để lấy tiền bổ xung cho nguồn vốn lưu động mua sắm trang thiết bị tăng cường lực sản xuất Giai đoạn đổi để phát triển Những năm đầu thập niên 90, đứng trước thách thức to lớn là: Nhu cầu sản phẩm điện có đột biến đặc biệt động có công 1) suất lớn, điện áp cao dùng ngành sản xuất xi măng, thép, phân bón đòi hỏi nhà máy phải đầu tư nhà xưởng, thiết bị chuyên dùng, công nghệ tiên tiến để có sản phẩm đáp ứng nhu cầu số lượng chất lượng 4 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Yêu cầu môi trường thành phố xã hội ngày cao Việc để 2) nhà máy khí với rác thải công nghiệp độ ồn cao trung tâm thành phố chấp nhận Từ hai lý đòi hỏi nhà máy phải tìm giải pháp gi chuyển khỏi trung tâm thành phố sớm tốt trước bị quyền buộc phải gi chuyển Cuối nhà máy chọn giải pháp liên doanh với nước ngoài: công ty SAS TRADING Thái Lan xây dựng 44 Lý Thường Kiệt thành tổ hợp khách sạn văn phòng để có 35% vốn góp, tạo thêm ngành kinh doanh Từ năm 1995 – 1998, nhà máy hoàn thành hai việc: Hoàn tất việc xây dựng tổ hợp khách sạn văn phòng 44 Lý Thường Kiệt Hoàn tất việc xây dựng nhà máy Cầu Diễn Từ Liêm Hà Nội với tổng diện tích 40900 m2 (gấp lần nhà máy cũ) Việc xây dựng tiến hành theo phương thức vừa xây dựng vừa di chuyển vừa trì sản xuất Đến ngày 31 tháng 12 năm 1998 xây dựng xong vào sản xuất Để phù hợp với ngành kinh doanh vào ngày 15 tháng 01 năm 1996 nhà máy đổi tên thành công ty chế tạo Điện Hà Nội Năm 2002 cônh ty tiến hành cổ phần hoá thành công phân xưởng đúc gang tách thành Công ty cổ phần Điên Hà Nội (HAMEC) đặt Chèm Đông Ngạc Từ Liêm Hà Nội Côgn ty HEMEC thức vào hoạt động hoạch toán độc lập vào tháng năm 2002 Hiện Công ty có hai sở sản xuất: 5 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Cơ sở I: km 12 quốc lộ 32 Phú Diễn, Từ Liêm, Hà Nội Cơ sở II: Nhà máy khu công nghiệp Lê Minh Xuân, TP Hồ Chí Minh II Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật Công ty Đặc điểm sản phẩm Công ty CTAMAD chuyên sản xuất loại động điện, máy biến áp phân phối, máy phát điện thiết bị điện khác bao gồm: Động điện, máy phát điện chiều xoay chiều Động diện pha Động điện ba pha nhiều tốc độ Máy phát tàu hoả Động thang áy Quạt công nghiệp Bộ ly hợp điện từ, phanh điện từ Các thiết bị điện Máy biến áp phân phối Các loại tụ bảng điện Công suất cuả máy có từ loại 0,12 KW – 2500 KW Sản phảm công ty đạt chất lượng cao, hiệu sử dụng, giao hàng hẹn, hình thức đẹp 6 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Các loại sản phẩm Công ty sản xuất có tới 70 % sản phẩm có công suất từ 15 KW trở xuốn Riêng loaị động có công suất KW, 7,5 KW, 11KW chiếm tới 60 % tổng sản phẩm Nội dung quy trình sản xuất công ty khía quát sau: Từ nguyên liệu chủ yếu tôn silic, dây điện từ, nhôm, thép, tôn bán thành phẩm mua thông qua bước gia công : Dập phôi, dập hoa to, stato, dập épa cánh gió, lắp gió, đúc nhôm tạo stato Gia công khí, tiện, tiện nguội, phay, gò hàn Sau sản phẩm động diện bảo vệ trang trí bề mặt, lăps giáp thành phẩm, KCS sản phẩm xuất xưởng, bao gói nhập kho Đặc điểm thị trường Khách hàng Công ty STAMAD Công ty chế tạo bơm, Tông công ty thép, Tổng công ty xi măng, Tổng công ty phân bón hoá chất Tổng công ty mía đường, Tổng công ty điện lực Việt Nam… người tiêu dùng nước Nhu cầu thị trường nước đa dạng phức tạp với nhiều loại nhu cầu từ động có công suất 0,12 KW trọng lượng kg/chiếc đến loại động có công suất 2500 KW trọng lượng 23 tấn/ Trong loại động công suất giống có tám loại với nhiều cấp vòng bi khác nhau, kiểu lắp đặt khác Nhu cầu loại khác không đồng có loại có 7 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Thị trường Công ty gồm: Thị trường đầu vào, nguyên vật liệu Công ty sản phẩm ngành khí, luyện kim sắt, thép, nhôm, gang…và số vật tư phụ Đầu vào Công ty chủ yếu mua nước Thị trường đầu ra: Hiện Công ty có mạng lưới tiêu thụ phân bố 61 tỉnh, thành phố thông qua cửa hàng bán lẻ, cửa hàng giới thiệu sản phẩm Nhìn chunh thị trường Công ty chủ yếu nội địa Công ty đangcó xu hướng xuất sang số thị trường nước Lào, Campuchia Đối thủ cạnh tranh Công ty: Hiện đối thủ cạnh tranh lớn Công ty Công ty chế tạo máy Việt Nam – Hungary sản xuất kinh doanh loại sản phẩm tương đối giống sản phẩm Công ty miền Nam Công ty thiết bị điện sản xuất động trung bình nhỏ Đặc điểm cấu tổ chức máy sản xuất kinh doanh Công ty bao gồm Giám đốc hai phó giám đốc Công ty trực tiếp phụ trách hai lĩnh vực sản xuất kinh doanh Dưới Ban giám đốc phòng ban, trung tâm, xưởng sản xuất Sơ đồ tổ chức Công ty ( Sơ đồ 1) 8 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 Đại diện chất lượng P GĐ sản xuất MBA & DV P GĐ sản xuất động P GĐ Kế kinh doanh toán trưởng 9 Trung tâm khuôn mẫu thiết bị Nhà máy TP Hồ Chí MInh Phòng kỹ thuật Phòng quảnXưởng lý chấtbiến lượng Phòng tổ chức Phòng kế hoạch Xưởng lắp giáp Xưởng đúc dập Xưởng khíPhòng kinh doanh Phòng tài kế toán GĐ sở Kỹ sư trưởng Giám đốc Lớp quản trị chất lượng 42 Đặng Văn Mạnh Khoa quản trị kinh doanh Chuyên đề thực tập Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh 3.1 Giám đốc +Chụi trách nhiệm chung vầ mặt hoạt động công ty +Chuyên sâu -Chiến lược phát triển chung cảu công ty -Bố chí nhân -Công tác tài -Công tác kế hoạch -Chỉ đạo phó GĐ, kỹ sư trưởng , đại diện chất lượng 3.2 Các phó giám đốc +Phó giám đốc sản xuất :Duyệt kế hoạch tác nghiệp cho đơn vị điều hành sản xuất,tổ chức bố chí làm việc để đảm bảo kế hoạch phê duyệt, đôn đốc giám sát đơn vị thực quy định vệ sih môi trường ,an toàn cho ngơừi lao động, thực trách nhiệm quyền hạn phân công +Phó giám đốc kinh doanh: -Trách nhiệm đạo công tác kinh doanh gồm bao gồm tìm biện pháp để tăng cường doanh thu, mua vật tư đảm bảo kỹ thuật, tiêu thụ sản phẩm ,bảo hành sản phẩm, tiếp nhận ý kiến khách hàng, đạo kế hoạch sản xuất sản phẩm , phụ trách phòng kinh doanh -Quyền hạn:Khai thác hợp đồng dịch vụ cho công ty ,đàm phán với nhà cung ứng, xoát xét hợp đồng mua vật tư, bán thành phẩm chế tạo sản phẩm hợp đồng giám đốc ký duyệt 10 10 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Việc đào tạo càn tuân theo bước sau: _Bước Xác định nhu cầu đào tạo Phòng tổ chức kết hợp với phòng quản lý chất lượng tổ chức kiểm tra tìm hiểu trình độ cán công nhân viên Xem xét hiểu biết họ họ hệ thống tàu liệu hành với hiểu biết họ tài liệu ISO Tiếp theo phân tích yêu cầu iso hệ thống tài liệu từ xác định kỹ cần có cán phụ trách viết tài liệu Kết hợp kết việc xác định xem nhân viên cần đào tạo cần bổ sung trình độ kiến thức mặt tiến hành lập danh sách chúng Thủ tục hướng dẫn công việc cách thức cụ thể để tiến hành hoạt động hay trình Các thủ tục hướng dẫn công việc hệ thống quản lý chất lượng phải văn dùng để lập kế hoạch tổng thể tả mức cân thiết chi tiết để kiểm soát thích đáng hoạt động có liên quan trách nhiệm quyền hạn mối liên hệ tương hỗ nhân viên quản lý, thực việc kiểm tra xác nhận hay xem xét lại công việc ảnh hưởng đến chất lượng cách thức thực hoạt động khác cách sử dụng kiểm soát hệ thống tài liệu Công ty xác định rõ ràng thủ tục hướng dẫn công việc phải mô tả điều cần thực dạng tập hợp công việc phải làm theo trình tự định giúp người thực không buộc phải nhớ hết chi tiết tránh tuỳ tiện Chúng phải giúp cho việc phổ biến rộng rãi kinh nghiệm kỹ số thành viên công ty 65 65 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Các tài liệu phải đơn giản dễ hiểu người có liên quan công ty khuyên nên sử dụng lưu đồ công việc thực theo trình tự * Việc xây dựng thủ tục hướng dẫn công việc công ty tiến hành sau: - Bước 1.Nhận biết nhu cầu Một trình lập thành tài liệu thiếu ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng Lý để công ty tiến hành lạp tài liệu naỳ + Do hệ thống quản lý chất lượng đòi hỏi gồm thủ tục bắt buộc tương ứng với yếu tố hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001 + Lãnh đạo muốn thức hoá hoạt động quan trọng Như trước tiên người có trách nhiệm công tiến hành tìm \hiểu thủ tục hướng dẫn công việc có công ty tiễn hành phân tích sơ chúng Tiếp theo tiến hành nghiên cứu yêu cầu tiêu chuẩn tài liệu sau tiên hành so sánh đối chiếu xem tài liệu cần chỉnh sửa bổ sung tài liệu cần xây dựng thêm Kết bước danh sách tài liệu thủ tục hướng dẫn cẫn chỉnh sửa xây dựng lập Bước 2: Xem xét phê duyệt yêu cầu Giám đốc người uỷ quyền xem xet yêu cầu + Nếu yêu cầu đơn vị chưa đủ nội dung đề nghị đơn vi lập lại phiếu + Nếu đơn vị yêu cầu không phù hợp cho dừng lại + Nếu yêu cầu đơn vị phù hợp phê duyệt định phòng tổ phụ trách công việc 66 66 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh -Bước Tiến hành lập kế hoạch đào tạo Khi xác định nhu cầu đào tạo ta cần lập kế hoạch cụ thể đào tạo xác định rõ : + Những nhân viên cần đào tạo số lượng + Các cần đào tạo cụ thể + Giáo viên tiến hành đào tạo ? cán công ty hay cần thuê bên + Thời gian tiến hành đào tạo Trong kế hoạch cần phải nêu rõ người chịu trách nhiệm theo dõi trình đào tạo trình đọ kỹ nhân viên cần có sau trình đào tạo -Bước 4: Xem xét phê duyệt kế hoạch +Nếu đợt tập huấn công ty tổ chức giám đốc người định phê duyệt kế hoạch +Đợt tập huấn giám đốc định đơn vị tự tổ chức thủ trưởng đơn vị tự phê duyệt kế hoạch Nếu kế hoạch không phù hợp với điều kiện thời gian yêu cầu ngưòi lập làm lại -Bước 5: Tiến hành đào tạo Đơn vị giám đốc định tập huấn sau nhận phiếu yêu cầu giám đốc phê duyệt tiến hành công việc sau: +Thông báo cho đơn vị có đối tượng tập huấn biết về: Danh sách người tập huấn Thời gian tập huấn Địa tập huấn Chuẩn bi cá nhân(tài liệu, giấy bút, tư trang) +Đơn vị giám đốc định tiến hành phải chuẩn bị 67 67 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Giáo viên (người thuyết trình nội dung) Địa điểm phương tiện tài liệu chứng văn Dự trù kinh phí, sổ theo dõi tập huấn +Chuẩn bị nội dung đào tạo bao gôm: Quy tắc 5W.1H cách quy định quy trình hướng dẫn Who? Ai làm? Ai Làm làm? Còn khác What? When Where Why Làm Làm Làm đâu Tại với Khi làm nào đâu trục Tại nguyên Làm khác làm xong Còn Còn khác phải làm How Làm trặc nhân đựơc không Còn đầu Còn Còn cách khác khác nữa khác thể Các tài liệu cách xây dưng lưu đồ: Cách lựa chọn ngôn ngữ kỹ soạn thảo văn +Tổ chức đào tạo: Phòng tổ chức cán kết hợp với nhà cung cấp dịch vụ đào tạo tổ chức khoá đào tạo theo kế hoạch phê duyệt Trong giảng giáo viên phải cung cấp kỹ lý thuyết cần thiết cho học viên Sau giảng viên đưa tình thực tế cho học viên thực hành Công ty cần tổ chức cho học viên chuyến thăm quan thực tế công ty khác để tăng kinh nghiệm thực tế Bước 6: Đánh giá kết đào tạo 68 68 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Giám đốc người định đánh giá kết đào tạo học viên làm thủ tục cấp chứng cho học viên theo yêu cầu Bước 7: Lưu hồ sơ đào tạo Tất tài liệu trình đào tạo phải lưu hồ sơ Phòng tổ chức cán cập nhật hồ sơ đào tạo học viên tiến hành phân loại lưu hồ sơ đào tạo Lợi ích giải pháp - Nhờ đào tạo trình độ công nhân viên công ty việc xây dựng tài liệu nâng cao, góp phần vào việc giảm bớt gánh nặng cho phòng quản lý chất lượng phòng ban có trình đọ nên tự xây dựng tài liệu Do cán có trình đọ mà tài liệu viết có chất lượng cao phù hợp với thực tế đáp ứng nhu cầu ISO 9001 hệ thống tài liệu 69 69 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Lưu đồ đào tạo tập huấn Phiếu yêu càu đào tạo tập huấn Xem xét phê duyệt yêu cầu Dừng Không đủ yêu cầu Không cần thiết Lập kế hoạch đào tạo tập huấn Xem xét phê duyệt kế hoạch \Chưa đạt yêu cầu Tiến hành đào tạo tập huấn Xem xét phê duyệt kết Chưa đạt yêu cầu Lưu hồ sơ 70 70 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Thiết lập chế kiểm soát hoạt động xây dựng tài liệu công ty III Lý áp dụng công ty việc kiểm soát hoạt động xây dựng tài liệu thiếu chặt chẽ Người phân công viết tài liệu nhiều không tham gia vào việc viết chúng mà lại giao cho nhân viên quyền làm tham gia cách thiếu tích cực Có lúc công ty không tìm hiểu kỹ công việc nhân viên nên giao công việc viết tài liệu cho người chuyên môn, không hiểu biết công việc lại đủ thời gian cần thiết để thực công việc khối lượng công việc hàng ngày nhiều dẫn đến nhân viên phải làm việc từ làm cho tài liệu viết chất lượng Mặt khác việc thiết lập chế kiểm soát công tác đòi hỏi tất yếu khách quan để theo dõi công việc thực biết khâu yếu để khắc phục hay điển hình cần tuyên dương phổ biến công ty Đây sở cho hoạt động cải tiến hệ thống quản lí chất lượng công ty Nội - dung biện pháp Do tầm quan trọng giải pháp mà cần ủng hộ ban lãnh đạo công ty tuyên bố cam kết cung cấp đủ nguồn lực cho việc thực công tác - Lãnh đạo cần thành lập ban có nhiệm vu kiểm travà giám sát hoạt động công ty đồng thời ban phải thường xuyên báo cáo tình hình hoạt động cho lãnh đạo công ty - Mọi hoạt động xây dựng tài liệu phải lập kế hoạch cụ thể rõ ràng quy định người chịu trách nhiệm viết tài liệu người có 71 71 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh liên quan phải tham gia giúp đỡ ,quy định thời gian viết hoàn thành mức độ tài liệu phải đạt tới - Ban kiểm soát có nhiệm vụ giám sát hoạt động theo kế hoạch viẹc thực hiễn xây dựng phải tuân thủ theo bước yêu cầu Mọi sai lệch với kế hoạch phải báo cáo người có trách nhiệm để có biện pháp điều chỉnh kịp thời - Công ty cần ý đến việc tìm người để phân công viết tài liệu người viết tài liệu bắt buộc phải thoả mãn tiêu chuẩn sau: + Có trình độ văn , kỹ soạn thảo văn + Có hiểu biết sâu xắc công việc + Có khả tổ chức, thu hút tham gia người + Phải tham gia khoá huấn luyện nghiệp vụ xây dựng tài liệu ISO công ty tổ chức Đồng thời công ty phải dành đủ thời gian để người viết tài liệu hoàn thành thực cách chuyên tâm vào công việc Lợi ích giải pháp Việc thực tốt giải pháp đem lại cho công ty số lợi ích sau: - Hệ thống tài liệu viết hoàn thành theo kế hoạch đề ra, biến động thay đổi việc thực hiên báo cáo có biện pháp sử lí kịp thời - Hệ thồng tài liệu có chất lượng phù hợp với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh người giao thực công việc cách nghiêm túc có trách nhiệm IV Tổ chức thực áp dụng tốt hệ thống văn ban hành 72 72 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Lý áp dụng Một phương trâm quản lý chất lượng viết tất làm làm tất viết Phương trâm thể qua hoạt động xây dựng hệ thống tài liệu công ty Nhiều người trọng đến làm thể để xây dựng đựơc hệ thống tài liệu tốt đủ mà bỏ qua sau phải tổ chức áp dụngđược hệ thồng tài liệu viết đem lại lợi ích cho công ty công việc quan trọng người viết tài liệu tài liệu viết áp dụng cho công việc sản xuất kinh doanh Do chưa nhận thức tầm quan trọng công tác mà người sau cố gắng lực để xây dựng xong lại không đưa vào áp dụng thực lấy lệ không triệt để Vì việc tổ chức tốt hoạt động áp dụng hệ thống tài liệu vào thực tế sản xuất kinh doanh vấn đề cấp bách 2.Nội dung giải pháp Sau tài liệu xây dựng xong lãnh đạo công ty cần ban hành định người hướng dẫn phổ biên nội dung ý nghĩa tầm quan trọng viẹc thực theo tài liệu nêu lợi ích việc áp dụng tài liêu thực tế cử người xuống hướng dẫn trực tiếp việc áp dụng tài liệu vào công việc hàng ngày Chỗ người lao động chưa hiểu phải giảng giải Tổ chức huấn luyện người lao động kiến thức cần thiết để đọc hiểu tài liệu điều đặc biệt quan trọng công nhân sản xuất đặc biệt với người tuyển đụng Trong trình áp dụng phát điểm không phù hợp phải tién hành sửa kịp thời để phù hợp với điều kiện thực tế 73 73 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh áp dụng biện pháp khuyến khích người lao động thực tốt yêu cầu đề ra, đồng thời kích thích người lao động chủ động sáng tạo công việc Tổ chức hoạt động rút kinh nghiệm sau giai đoạn áp dụng tài liệu để phát điểm chưa để từ không ngừng nâng cao chất lượng văn ban hành Lợi - ích giải pháp Hệ thồng văn sau ban hành thực triệt để thực tế tính hiệu lực nâng cao phát huy tác dụng - Khi văn áp dụng mang lại hiệu thu hút quan tâm người vào công tác xây dựng tài liệu làm cho hệ thống tài liệu ngày hoàn thiện - ý thức trách nhiệm trình độ văn cán công nhân viên nâng cao Từ giảm bớt giám sát lãnh đạo đơn vị công việc nhân viên giúp công ty tiết kiệm thời gian nguồn lực mà đảm bảo hiệu cao - Việc thực tốt hệ thống tài liệu ban hành giúp phổ biến kiến thức phương pháp làm việc tốt cho toàn công ty từ nâng cao suất chất lượng giảm giá thành tăng doanh thu tăng lợi nhuận góp phần quan trọng vào việc hoàn thành mục tiêu đề 74 74 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Kết luận Từ thực tế phân tích thực trạng công tác xây dựng hệ thống tài liệu ISO 9001 công ty chế tạo điện cho thấy rõ vai trò tầm quan trọng công việc Việc thực tốt côngtác góp phần vào việc xây dựng hệ thống tài liệu có chất lượng tốt phản ánh thực tế tình hình sản xuất kinh doanh công ty đồng thời góp phần đắc lực vào việc công ty xây dựng áp dụng thành công hệ thống quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 Hơn việc thực công tác góp phần vào việc nâng cao hiệu công tác quản lý chất lượng nâng cao nằng xuất chất lượng tạo hình ảnh tốt tâm trí khách hàng Trong thực tế hoạt động công ty đương nhiên số hạn chế định Việc tuyển chọn đề tài :” Hoàn thiện công tác xây dựng hệ thống tài liêu trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng công ty “ có đưa số giải pháp hoàn thiện cho công tác Tuy nhiên với sinh viên với thời gian thực tập có hạn, trình độ ;hạn chế đương nhiên giải pháp đưa nhiều thiếu sót mong giúp đỡ góp ý kiến người Một lần em xin cảm ơn giúp đỡ tận tình cô giáo hướng dẫn thực tập Phạm Thị Hồng Vinh công ty chế tạo điện Hà Nội giúp đỡ để em hoàn thành chuyên đề 75 75 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Tài liệu tham khảo Giáo trình quản trị chất lượng tổ chức Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc tế Sổ tay chất lượng Công ty chế tạo điện Báo cáo Tài Công ty chế tạo điện Các tài liệu khác Công ty 76 76 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Mục lục Lời mở đầu .1 Chương I: Giới thiệu chung Công ty chế tạo điện Hà Nội .3 I Quá trình hình thành phát triển II Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật Đặc điểm sản phẩm Đặc điểm thị trường Đặc điểm cấu tổ chức Đặc điểm lao động 13 Đặc điểm máy móc thiết bị công nghệ .13 Đặc điểm nguyên liệu 15 Về tổ chức sản xuất 16 Đặc điểm vốn 17 III Tình hình sản xuất kinh doanh Công ty số năm gần .17 Chương II: Thực trạng công tác xây dựng hệ thống văn trình áp dụng ISO 9001 Công ty chế tạo điện 22 I Tình hình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000 Công ty 22 Lý áp dụng 22 Tình hình áp dụng .22 Những kết đạt chưa đạt việc áp dụng hệ thống 24 II, Thực trạng công tác xây dựng hệ thống tài liệu 25 Giới thiệu chung hệ thống tài liệu 25 77 77 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh ý nghĩa hệ thống tài liệu 28 Quá trình xây dựng hệ thống tài liệu Công ty 29 Kế hoạch xây dựng hệ thống tài liệu Công ty 35 Công tác xây dựng sách chất lượng mục tiêu chất lượng 37 Công tác xây dựng sổ tay 41 Công tác xây dựng quy trình - thủ tục hướng dẫn công trình 46 Xây dựng mục tiêu chất lượng 50 Xây dựng kế hoạch chất lượng 52 10 Xem xét yêu cầu .53 11 Hoạt động kiểm soát tài liệu .53 12 Hoạt động kiểm soát hồ sơ 55 III Đánh giá thực trạng công tác xây dựng hệ thống tài liệu 56 Kết công tác đạt 56 Những hạn chế 57 Nguyên nhân hạn chế 58 Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng hệ thống tài liệu trình áp dụng ISO 9001 .60 I Khuyến khích đơn vị tích cực chủ động tham gia xây dựng tài liệu .60 Lý áp dụng 60 Nội dung giải pháp 61 II Tiến hành đào tạo nâng cao trình độ văn hoá theo ISO 9000 cho cán công nhân viên Công ty đặc biệt người phụ trách viết tài liệu 62 Lý áp dụng .62 78 78 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 Chuyên đề thực tập Khoa quản trị kinh doanh Nội dung giải pháp 62 Lợi ích giải pháp 67 III Thiết lập chế kiểm soát hoạt động xây dựng Công ty 69 Lý áp dụng 69 Nội dung giải pháp 69 Lợi ích giải pháp 70 IV Tổ chức thực áp dụng tốt hệ thống văn ban hành 70 Lý áp dụng 70 Nội dung giải pháp 71 Lợi ích giải pháp 72 Kết luận 73 Tài liệu tham khảo .74 79 79 Đặng Văn Mạnh Lớp quản trị chất lượng 42 [...]... trạng công tác xây dựng hệ thống văn bản trong quá trình áp dụng iso 9001 tại công ty chế tạo điện cơ I Tình hình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn iso 9001: 2000 tại công ty 1 Lý do áp dụng Là một công ty lâu đời nhất trong ngành chế tạo máy nó đã xác định cho mình một số lý do để áp dụng hệ thống là: Càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng Thông qua tìm hiểu hệ thống này - công ty xuất... Đây cũng là những khó khăn hạn chế chung của các doanh nghiệp áp dụng hệ thống này II Thực trạng công tác xây dựng hệ thống tài liệu 1 Giới thiệu chung về hệ thống tài liệu của công ty Hệ thống tài liệu của công ty được định nghĩa là những tài liệu bằng văn bản được soạn thảo hoặc sử dụng cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của công ty Hệ thống tài liệu của công ty bao gồm: - Chính sách chất... của hệ thống tài liệu qua hình vẽ nó được ví như hòn chèn để giữ lại các thành quả đã đạt được do quá trình cải tiến đem lại: Sức cản Chất lượng đã cải tiến Động lực Hệ thống tài liệu 3 Quá trình xây dựng hệ thống tài liệu tại công ty Sau khi đã chỉ định người điều phối dự án chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống tài liệu và nghiên cứu kỹ các yêu cầu của tiêu chuẩn iso 9001 nói chung quá trình xây dựng hệ. .. trị kinh doanh Quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống này tại công ty có thể tóm tắt qua các giai đoạn sau: Giai đoạn 1: Phân tích tình hình và hoạch định bao gồm sự cam kết của - lãnh đạo Lập kế hoạch thực hiện, thành lập ban chỉ đạo nhóm công tác Chọn tư vấn: Công ty chọn tư vấn bên ngoài Xây dựng nhận thức chung về iso 9000 tại công ty Đào tạo về xây dựng hệ thống tài liệu Khảo sát hệ thống hiện có... chức, ví dụ quá trình hỗ trợ của công ty như sau: - Các quá trình quản lý chung: xem xét, đánh giá, theo dõi; - Quá trình đào tạo; - Qúa trình cải tiến; - Quá trình quản lý thông tin… Mỗi quá trình bao gồm nhiều công việc, đối với phần lớn các quá trình một số công việc có trình tự nối tiếp nhau Trong một số quá trình khác các công việc không theo một trật tự mà chỉ là một tập hợp các công việc cần... của ISO 9001 không áp dụng được với công việc của tổ chức - Tương ứng giữa các điều của ISO 9001 và các quá trình đang tồn tại trong tổ chức - Những quá trình nào phải đưa vào hệ thống quản lý chất lượng - Những tài liệu nào cần thể hiện dưới tầng 2, tầng 3 b Phân tích quá trình Việc phân tích qúa trình nhằm xem xét, đánh giá trình độ hiện tại của quá trình qua đó lập kế hoạch cụ thể về việc xây dựng. .. lượng Đây là giai đoạn cuối cùng, trên cơ sở phân tích trong giai đoạn trên tổ chức tiến hành viết các tài liệu trong hệ thống bao gồm cả việc lấy ý kiến đóng góp xem xét phê duyệt ban hành Tổ chức cần lập danh mục các tài liệu cầnviết phân công và lập tiến độ cụ thể Trong quá trình xây dựng hệ thống tài liệu của mình công ty luôn bám sát theo các nguyên tắc viết tài liệu đó là: - Nội dung các văn bản... tích một quá trình thường qua các bước sau: - Bước 1: Xác định mục đích và phạm vi của quá trình Quá trình hiện có nhằm mục đích, mục tiêu gì áp dụng cho những đơn vị nào, khu vực hoạ động nào trong công ty - Bước 2: Thu thập thông tin chi tiết về quá trình Trong bước này phải trả lời những câu hỏi sau: + Quá trình bắt đầu như thế nào? + Trình tự các công việc trong quá trình? + Ai thực hiện từng công. .. hình công nghệ sản phẩm theo nghĩa quy mô càng to thì càng cần nhiều văn bản Một điều mấu chốt khi xây dựng hệ thống tài liệu: - Khách hàng chủ yếu của hệ thống tài liệu là nhân viên của tổ chức - Bản thân của hệ thống tài liệu không phải là mục đích mà còn phải là một hoạt động làm gia tăng giá trị nếu một tài liệu nào không làm gia tăng giá trị thì cần mạnh dạn gạt bỏ 2 ý nghĩa của hệ thống tài liệu. .. chuẩn iso 9001 đòi hỏi tổ chức phải xây dựng và áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng dạng tài liệu Tài liệu là mọi dữ liệu có ý nghĩa và môi trường hỗ trợ chúng Tài liệu có thể là quy định kỹ thuật, quy tắc điều hành bản vẽ, báo cáo tiêu chuẩn Môi trường có thể là giấy, đĩa từ, điện tử hay quang ảnh hay tổ hợp các dạng trên Một hệ thống tài liệu tạo khả năng thông báo các ý định và sự nhất quán các