Hoàn thiện công tác xây dựng hệ thống tài liệu trong quá trình áp dụng ISO 9000

Hoàn thiện công tác xây dựng hệ thống tài liệu trong quá trình áp dụng ISO 9000

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại ngày nay có nhiều xu thế xuất hiện trênthế giới trong đó có xu thế hội nhập có ảnh hưởng mạnhmẽ nhất đến các doanh nghiệp đặc biệt trong điều kiệnnước ta mới mở cửa Để tồn tại trong điều kiện hiện naycác doanh nghiệp đã tìm nhiều phương thức tồn tại Là mộtcông ty hàng đầu trong ngành chế tạo động cơ điện, Côngty chế tạo điện cơ Hà Nội đã tìm ra cho mình một giải phápđể nâng cao chất lượng , giảm chi phí đó là áp dụng hệthống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 90012000 Để áp dụng thành công hệ thống này thì công ty phảixây dựng cho mình một hệ thống tài liệu phản ánh đượcthực tế công việc đang diễn ra tại công ty và phù hợp vớitiêu chuẩn.

Sau khi kết thúc giai đoạn thực tập đầu với sự giúp đỡcủa cô giáo hướng dẫn Phạm Thị Hồng Vinh và của cán bộcông nhân viên trong công ty Tôi đã quyết định chọn đề tài

thực tập tốt nghiệp là: “Hoàn thiện công tác xây dựng hệ

thống tài liệu trong quá trình áp dụng ISO 9000 tạicông ty chế tạo điện cơ”.

Với mục đích của đề tài nghiên cứu thực trạng công

tác xây dựng hệ thống tài liệu tại công ty từ đó thấy đượcnhững mặt được và chưa được và cuối cùng đưa ra một sốgiải pháp nhằm hoàn thiện công tác này.

Kết cấu của chuyên đề gồm 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu chung về công ty chế tạo điện cơ Hànội

Chương 2: Thực trạng xây dựng hệ thống tài liệu tại côngty

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xâydựng hệ thống tài liệu.

Trong điều kiện thời gian thực tập có hạn và nhữnghạn chế về mặt kiến thức nên trong bài viết của em khôngkhỏi có những thiếu sót Em rất mong được sự đóng góp ýkiến của cô giáo và quý công ty để chuyên đề thực tập đượchoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn PhạmThị Hồng Vinh cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trongcông ty đặc biệt phòng Quản lý chất lượng đã giúp đỡ emtận tình để có thể hoàn thành được chuyên đề thực tập này.

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TYCHẾ TẠO ĐIỆN CƠ HÀ NỘI

I Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

Công ty Chế tạo Điện cơ Hà Nội là cơ sở chế tạo máyđiện đầu tiên của Việt Nam, được thành lập từ năm 1961.Công ty là thành viên của Tổng công ty Thiết bị kỹ thuật –Bộ Công nghiệp.

Công ty có tên giao dịch quốc tế: Hanoi ElectricalEngineering Company.

Viết tắt là: CTAMAD.

Thực hiện chủ trương đẩy mạnh công cuộc xây dựngXHCN ở miền Bắc làm hậu phương vững chắc cho cuộccách mạng dân tộc giải phóng miền Nam Ngày15/01/1961, Bộ Công nghiệp đã triệu tập hội nghị hiệpthương giữa 3 cơ sở:

Phân xưởng cơ điện I thuộc trường Kỹ thuật I

Phân xưởng đồ điện thuộc tập đoàn sản xuất ThốngNhất.

Phân xưởng cơ khí công tư hợp doanh Tự Lực

Khi thành lập nhà xưởng là các xưởng trường, xưởngsản xuất ở 22 Ngô Quyền, 2F Quang Trung và 44 LýThường Kiệt với 571 cán bộ nhân viên Nhà máy đã mấtnhiều công sức để vượt qua nhiều khó khăn bắt tay vào tổchức sản xuất Sản phẩm ban đầu là động cơ có công suấttừ 0,1KW đến 10KW và các thiết bị phụ tùng sản xuấtkhác.

Năm 1968 Công ty tiếp nhận và quản lý cơ sở đúc gangcủa nhà máy công cụ số 1 (nay là Công ty cơ khí Hà Nội)tại Đông Ngạc, Hà Nội.

Đầu thập niên chính phủ Việt Nam tiếp nhận viện trợcủa chính phủ Hungary đề xây dựng một dây truyền sảnxuất đồng bộ để sản động cơ điện có công suất từ 40 KWtrở xuống Đến năm 1997 hoàn thành việc xây dựng vàgiao cho nhà máy quản lý.

Ngày 4/12/1977 cơ sở này tách khỏi nhà máy để thànhlập nhà máy chế tạo điện Việt Nam – Hungary.

Giai đoạn những năm 80 và đầu thập niên 90:

Do nhu cầu về sản phẩm thiết bị điện làm nguồn độnglực trong các ngành kinh tế quốc dân và dân dụng ngàycàng tăng làm cho nhà máy phải mở rộng mặt bằng nhàxưởng sản xuất, trang thiết bị chuyên dùng để có thể đápứng được nhu cầu này Trong giai đoạn này, nhà máy đã cóthêm một số sản phẩm mới như quạt trần sải cánh  1400,quạt trần sải cánh  1200, quạt bàn  400, chấn lưu đènống Trong giai đoạn này nhà máy cũng xây dựng thêmxưởng cơ khí 2, xây dựng mới nhà 3 tầng làm văn phònglàm việc cho bộ phận quản lý nhà máy tại 44B Lý ThườngKiệt Chuyển toàn bộ cơ sở 22 Ngô Quyền cho tổng côngty Dầu khí để lấy tiền bổ xung cho nguồn vốn lưu động vàmua sắm trang thiết bị mới tăng cường năng lực sản xuất.

Giai đoạn đổi mới để phát triển.

Những năm đầu thập niên 90, đứng trước thách thức tolớn đó là:

1) Nhu cầu về sản phẩm điện cơ có đột biến đặc biệt làcác động cơ có công suất lớn, điện áp cao dùng trong ngànhsản xuất xi măng, thép, phân bón đòi hỏi nhà máy phải

đầu tư về nhà xưởng, thiết bị chuyên dùng, công nghệ tiêntiến để có sản phẩm đáp ứng nhu cầu về cả số lượng và chấtlượng.

2) Yêu cầu về môi trường của thành phố và xã hội ngàycàng cao Việc để một nhà máy cơ khí với rác thải côngnghiệp và độ ồn cao ở trung tâm thành phố là không thểchấp nhận được.

Từ hai lý do trên đòi hỏi nhà máy phải tìm giải pháp gichuyển khỏi trung tâm thành phố càng sớm càng tốt trướckhi bị chính quyền buộc phải gi chuyển.

Cuối cùng nhà máy đã chọn giải pháp liên doanh vớinước ngoài: đó là công ty SAS TRADING của Thái Lanxây dựng ở 44 Lý Thường Kiệt thành tổ hợp khách sạn vàvăn phòng để có 35% vốn góp, tạo thêm ngành kinh doanhmới.

Từ năm 1995 – 1998, nhà máy hoàn thành hai việc:

Hoàn tất việc xây dựng tổ hợp khách sạn và văn phòngtại 44 Lý Thường Kiệt.

Hoàn tất việc xây dựng nhà máy mới tại Cầu Diễn TừLiêm Hà Nội với tổng diện tích 40900 m2 (gấp 4 lần nhàmáy cũ) Việc xây dựng được tiến hành theo phương thứcvừa xây dựng vừa di chuyển vừa duy trì sản xuất

Đến ngày 31 tháng 12 năm 1998 được xây dựng xongvà đi vào sản xuất.

Để phù hợp với ngành kinh doanh vào ngày 15 tháng01 năm 1996 nhà máy đổi tên thành công ty chế tạo Điệncơ Hà Nội Năm 2002 cônh ty đã tiến hành cổ phần hoáthành công phân xưởng đúc gang và tách thành Công ty cổphần Điên cơ Hà Nội (HAMEC) đặt tại Chèm Đông NgạcTừ Liêm Hà Nội Côgn ty HEMEC chính thức đi vào hoạtđộng và hoạch toán độc lập vào tháng 5 năm 2002

Hiện nay Công ty có hai cơ sở sản xuất:

Cơ sở I: km 12 quốc lộ 32 Phú Diễn, Từ Liêm, Hà Nội.Cơ sở II: Nhà máy tại khu công nghiệp Lê Minh Xuân,TP Hồ Chí Minh.

II Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật của Công ty

1 Đặc điểm về sản phẩm

Công ty CTAMAD chuyên sản xuất các loại động cơđiện, máy biến áp phân phối, máy phát điện và các thiết bịđiện khác bao gồm:

Động cơ điện, máy phát điện một chiều và xoay chiều.Động cơ diện một pha

Động cơ điện ba pha nhiều tốc độ.Máy phát tàu hoả.

Động cơ thang áy.Quạt công nghiệp.

Bộ ly hợp điện từ, phanh điện từ.Các thiết bị điện.

Máy biến áp phân phối.Các loại tụ và bảng điện.

Công suất cuả máy có từ loại 0,12 KW – 2500 KW.Sản phảm của công ty đạt chất lượng cao, hiệu quảtrong sử dụng, giao hàng đúng hẹn, hình thức đẹp.

Các loại sản phẩm của Công ty sản xuất thì có tới 70 %sản phẩm có công suất từ 15 KW trở xuốn Riêng các loaịđộng cơ có công suất 3 KW, 7,5 KW, 11KW chiếm tới 60% tổng sản phẩm.

Nội dung cơ bản của quy trình sản xuất trong công tycó thể khía quát như sau: Từ nguyên liệu chủ yếu là tônsilic, dây điện từ, nhôm, thép, tôn tấm và các bán thànhphẩm mua ngoài thông qua bước gia công như :

Dập phôi, dập hoa to, stato, dập và épa cánh gió, lắpgió, đúc nhôm tạo stato.

Gia công cơ khí, tiện, tiện nguội, phay, gò hàn.

Sau đó sản phẩm động cơ diện được bảo vệ trang trí bềmặt, lăps giáp thành phẩm, KCS sản phẩm xuất xưởng,bao gói và nhập kho.

2 Đặc điểm về thị trường

Khách hàng của Công ty STAMAD là các Công ty chếtạo bơm, Tông công ty thép, Tổng công ty xi măng, Tổngcông ty phân bón và hoá chất Tổng công ty mía đường,

Tổng công ty điện lực Việt Nam… và người tiêu dùngtrong cả nước.

Nhu cầu thị trường trong nước đa dạng và phức tạp với

nhiều loại nhu cầu từ động cơ có công suất 0,12 KW trọng

lượng 3 kg/chiếc đến loại động cơ có công suất 2500 KWtrọng lượng 23 tấn/ chiếc.

Trong cùng loại động cơ công suất giống nhau có thể cótám loại với nhiều cấp vòng bi khác nhau, kiểu lắp đặt khácnhau.

Nhu cầu từng loại khác nhau không đồng đều có nhữngloại chỉ có một chiếc.

Thị trường của Công ty gồm:

Thị trường đầu vào, nguyên vật liệu chính của Công tylà các sản phẩm của ngành cơ khí, luyện kim như sắt, thép,nhôm, gang…và một số vật tư phụ Đầu vào của Công tychủ yếu mua ở trong nước.

Thị trường đầu ra: Hiện nay Công ty có mạng lưới tiêuthụ phân bố ở 61 tỉnh, thành phố thông qua các cửa hàng

bán lẻ, cửa hàng giới thiệu sản phẩm Nhìn chunh thịtrường của Công ty chủ yếu là nội địa nhưng hiện nay Côngty đangcó xu hướng xuất sang một số thị trường nước ngoàinhư Lào, Campuchia.

Đối thủ cạnh tranh của Công ty: Hiện nay đối thủ cạnhtranh lớn nhất của Công ty là Công ty chế tạo máy ViệtNam – Hungary sản xuất và kinh doanh các loại sản phẩmtương đối giống sản phẩm của Công ty Ở miền Nam làCông ty thiết bị điện 4 sản xuất động cơ trung bình và nhỏ.

3 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức

Bộ máy sản xuất kinh doanh của Công ty bao gồm mộtGiám đốc và hai phó giám đốc Công ty trực tiếp phụ tráchhai lĩnh vực sản xuất và kinh doanh Dưới Ban giám đốc làcác phòng ban, các trung tâm, các xưởng sản xuất.

Sơ đồ tổ chức của Công ty ( Sơ đồ 1)

-Chỉ đạo các phó GĐ, các kỹ sư trưởng , đại diện chấtlượng.

3.2 Các phó giám đốc.

+Phó giám đốc sản xuất :Duyệt kế hoạch tác nghiệpcho các đơn vị điều hành sản xuất,tổ chức bố chí giờ làmviệc để đảm bảo kế hoạch đã được phê duyệt, đôn đốc giámsát các đơn vị thực hiện các quy định về vệ sih môitrường ,an toàn cho ngơừi lao động, thực hiện trách nhiệmquyền hạn được phân công.

+Phó giám đốc kinh doanh:

-Trách nhiệm chỉ đạo công tác kinh doanh gồm baogồm tìm các biện pháp để tăng cường doanh thu, mua vậttư đảm bảo kỹ thuật, tiêu thụ sản phẩm ,bảo hành sảnphẩm, tiếp nhận ý kiến khách hàng, chỉ đạo kế hoạch sảnxuất sản phẩm , phụ trách phòng kinh doanh.

-Quyền hạn:Khai thác các hợp đồng dịch vụ cho côngty ,đàm phán với các nhà cung ứng, xoát xét các hợp đồngmua vật tư, bán thành phẩm chế tạo sản phẩm và các hợpđồng được giám đốc ký duyệt.

+Kỹ sư trưởng.

-Trách nhiệm chỉ đạo công tác trang thiết bị đổi mớicông nghệ , phương án tổ chức mặt bằng sản xuất, chỉ đạocông tác kỹ thuật của công ty.

+Quyền hạn : Đề xuất kế hoạch trang thiết bị, đổi mớicông nghệ , tổ chức mắt bằng sản xuất , tổ chức các dơn vịliên quan giải quyết các vướng mắc liên quan đế kỹ thuật ,lập kế hoạch chất lượng cho các phương án công nghệ khiđược giám đốc phân công.

3.3 Trưởng phòng kế hoạch.

+Trách nhiệm : Xây dựng kế hoạch sản xuất cho cácđơn vị trong công ty, điều độ để đảm bảo kế hoạc đồng bộcho sản xuất và cung cấp đủ sản phẩm theo yêu cầu kếhoạch của phòng kinh doanh, thống kê bảo quản bán thnhfphẩm.

+ Quyền hạn: dựa vào kế hoạch được duyệt xây dựngtác nghiệp cho các đơn vị trong công ty trình giám đốc ,theo dõi tính đồng bộ của các khâu trong quá trình sảnxuất , kịp thời điều chỉnh , nhắc nhỏ thủ trưởng của các đơn

vị thực hiện sản xuất đồng bộ , tổ chức thống kê và bảoquản bán thành phẩm trong sản xuất koa học và hợp lý.

3.4 Giám đốc cơ sở II.

-Ngoài trách nhiệm và quyền hạn như giám đốc cácxưởng giám đốc cơ sở II có các trách nhiệm và quyèen hạnsau:

Quyết định bổ nhiệm , miễm nhiệm khen thưởng kỷluật các chức danh quản lý từ tổ chức trở xuống Dựa theophương hướng nhiệm vụ , kinh phí được thông qua tổ chứctriển khai thực hiện.

3.5 Trưởng phòng quản lý chất lượng.

+Trách nhiệm là thư ký của công tác ISO, tổ chức chođơn vị thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượngtheo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000và quản lý hệ thống tài liệucủa hệ thống, đảm bảo các vật tư , các bán thành phẩm ,thành phẩm đảm bảo được các yêu cầu do phòng kỹ thiậtđưa ra, đảm bảo tính hợp lý của sản phẩm đưa ra thị trường.

+Quyền hạn: Đề xuất việc tổ chức triến khai xây dựngvà thực hiện , duy trì hệ thống chất lượng ,cấp phát thu hồibảo quản các tài liệu của hệ thống, thay mặt đại diện chấtlượng, thay mặt đại diện chất lượng thu thập các báo cáo vàchuẩn bị cho cuộc họp xem xét của lãnh đạo.

3.6 Đại diện lãnh đạo về chất lượng:

Chịu trách nhiệm trước giám đốc về hoạt động của hệthống đảm bảo chất lượng

3.7 Giám đốc các xưởng chụi trách nhiệm với cấptrên về các vấn đề liên quan đến đơn vị mình.

3.8 Các phòng ban.

- Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ hoạch toáncác nghiệp vụphát sinh trong công ty, cung cấp thông tincần thiết cho ban giám đốc, quản lý nguồn vốn tiền mặt.

- Phòng tổ chức phụ trách quản lý cán bộ , tuyểndụng, đoà tạo nhân lực , lập kế hoạch tiền lương , phânphối tiền lương ,tiền thưởng, giải quyết công việc hànhchíh văn thư.

- Phòng kinh doanh có nhiệm vụ lập kế hoạch sảnxuất , kế hoạch cung ứng vật tư, đảm bảo việc mua sắmbảo quản cung cáp vật tư theo yêu cầu.

- Phòng quản lý chất lượng : Phụ trách theo dõi ,kiểm tra chất lượng sản phẩm , theo dõi thực hiện hệthống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001 2000 , chịu tráchnhiệm đăng ký chất lượng sản phẩm với nhà nước.

- Trung tâm khuôn mẫu và thiết bị quản lý sửachữa đột xuất trang đại tu máy móc thiết bị, nhà xưởngchế tạo khuôn mẫu.

4 Đặc điểm về lao động.

Đến năm 2002 tổng số cán bộ công nhân viên trongcông ty là 630 người trong đó:

-Nữ là 190 người -Nam là 440 người.

Trình độ cán bộ công nhân viên trong công ty là từtrung cấp trở nên trong đó có 150 người có trinhf độ đạihọc.

5 Đặc điểm về máy móc thiết bị và công nghệ.

Thiết bị máy móc trong công ty chủ yếu là được đưavào sử dụng từ những năm 60- 70 có nguồn gốc từ cácnước như : Đức , Trung Quốc, Việt Nam cho đến nay đãtương đối lạc hậu và năng xuất thấp.

Tuổi thọ trung bình của máy móc trong công ty là 30năm.

Tình hình máy móc thiết bị trong công ty được thể hiệnqua bảng sau:

Bảng số lượng máy móc thiết bị công ty Chế tạo Điệncơ.

Tên thiết bị Sốlượng

thiết bị

Sốlượng1 Nhóm máy

động lực

n bàn

172 Nhóm máy

103 Nhóm máy

24 Nhóm máy

thiết bịkhác

18

8 Máy màibavia

thửnghiệmbiến áp

bị nôngla

+Trang bị máy mới thay thế máy cũ làm việc gây ồn.+ Cải tiến làm bảo dưỡng sửa chữa, sơn mới máy móc.+ Tăng cường sử dụng phun nước áp lựccao làm sạchvạt đúc và nơi làm việc.

+Thiết kế kỹ thuật luôn được cải tiến để tiết kiệmnguyên liệu qua đó giảm phế thải.

+ Áp dụng công nghệ đúc phay bằng nhôm.

6 Đặc điểm về nguyên liệu.

Nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành từ70%- 75% nên chi phí nguyên vật liệu có ảnh hưởng lớnnhất đến giá thành sản phẩm.

Năm 2001 chi phí nguyên vật liệu là 32 tỷ.

Năm 2002 chi phí nguyên vật liệu là 37 tỷ trong đó :+Nguyên vật liệu chính 33,3 tỷ

Nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho công ty :

+Thép chủ yếu do công ty thép Thái Nguyên cung cấp.+ Gang cũng cung cấp từ công ty thép Thái Nguên + Vòng bi công ty cơ khí.

Nguên vật liệu phụ được mua trên thị trường nội địa.Công ty lựa chọn nguồn cung ứng chủ yếu trong nước.Đối với nguyên vật liệu chính thường chọn người cung ứngcố định để đạt giá cả hạ và chất lượng ổn định

8 Đặc điểm về vốn của Công ty.

Có bảng số liệu về tình hình vốn của công ty nh sauư sau

Vốn cốđịnh

Vốn lưuđộng

Ta có th th y ể thấy được hiện trạng sản xuất kinh doanh ấy được hiện trạng sản xuất kinh doanh đư sauợc hiện trạng sản xuất kinh doanhc hi n tr ng s n xu t kinh doanhện trạng sản xuất kinh doanh ạng sản xuất kinh doanh ản xuất kinh doanh ấy được hiện trạng sản xuất kinh doanhc a Công ty qua b ng sau:ủa Công ty qua bảng sau: ản xuất kinh doanh

Sản lượng231422325025292282103500037000

Doanh thu(tr.đ) 372693825046250546006200068000% tăng sản

0.467%8.78%11.54%24.06%5.71%% tăng doanh

Còn sản lượng qua các năm của Công ty cũng đều tăng,tăng cao nhất là năm 2002/2001 là 24.06%, thấp nhất lànăm 99/98 là 0.67% Nói chung tốc độ tăng sản lượng thấphơn tăng doanh thu.

Bảng một số chỉ tiêu tài chính của Công ty:

Doanh thu 46,,25 54,6 17,39 62 14,81Thu nhập

bình quân/t

Lợi nhuận 1,8 2,1 16,67 2,5 19,05

Thuế phảinộp

2,878 3,372 17,25%

3,9 4,64%Khấu hao 120,28 125,92 4,69% 138,61 10%Tài sản lưu

động và đầu tưngắn hạn

Bảng 4

Từ số liệu trên ta thấy các chỉ số tài chính của công tyqua các năm đều tăng như năm 2002: doanh thu tăng14,81% thu nhập bình quân đầu người tăng 3,13 %, lợinhuận trước thuế 19,05%, thuế phải nộp 4,64% ,khấuhao10% so với năm 2001.

Về tình hình sử dụng vốn của công ty ta có bảng số liệusau đây:

Về tình hình thực hiện kế hoạch tồn kho của công tyđược thể hiện qua bảng dưới đây:

Chỉ tiêu Kế hoạch Thựchiện

Chênh lệch

Lượng Chênhlệch

Số lượng sảnphẩm sản

3600 cái 34500 1500 14,7%

Vật tư tồnđầu kỳ

8 tỷ 7,5 tỷ -0,5 6,25%Vật tư tồn

Về vật tư tồn kho công ty đã giảm được lượng vật tưtồn kho so với kế hoạch 0,5tỷ ( 6,25%).

Cũng như vậy đối với vật tư tồn cuối kỳ.

Về tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước ta có

bảng sau:(Bảng 7)

Chỉ tiêu

Số cònphảinộp đầunăm

Số phát sinhLuỹ kế từ đầu

Số cònphải nộpPhải

nộp Đã nộp

5 Thuế TNDN0,35670,80,77220,9540,9050,06726.Thuế vốn1,4300,150,15001,4307.Thuế tài sản0,080,080,10,1

8.Tiền thuế đất0,0060,0060,0120,0129.Các loại khác0,0120,0120,030,03II Các khoản phải nộp

Tổng cộng1,7841,81,77282,1422,1021,495

Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng công ty đã hoànthành tương đối đầy đủ nghĩa vuh thuế của mình đối vớinhà nướcmặc dù công ty đã gặp phải một số khó khăn nhất

định Trong các loại thuế phải nộp của công ty thì thuế vốnlà lớn nhất 1,43 tỷ đồng còn các khoản thuế khác thì tươngđối nhỏ dưới 1tỷ.

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂYDỰNG HỆ THỐNG VĂN BẢN TRONG QUÁ TRÌNH ÁP

DỤNG ISO 9001

TẠI CÔNG TY CHẾ TẠO ĐIỆN CƠ

I Tình hình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩniso 9001: 2000 tại công ty.

- Do chiến lược của công ty trong một số năm tới đó làviệc xuất khẩu sản phẩm của mình sang thị trường quốc tếmà ở đó có một số thị trường có yêu cầu phải chứng nhậnđã áp dụng được hệ thống trên đây chính là một bước đitrước chuẩn bị cho tương lai phát triển của mình.

- Do mong muốn bản thân công ty là luôn luôn học hỏiáp dụng những phương pháp quản lý mới đã được chứngminh là tốt để cải tiến được hiểu quả hoạt động của mình.

2 Tình hình áp dụng

Do những lý do trên công ty đã quyết định tiến hànhxây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêuchuẩn iso 9001: 2000 vào tháng 1 năm 2000 bắt đầu bằngcông bố của giám đốc công ty về việc cam kết xây dựngduy trì cải tiến công việc đảm bảo đủ nguồn lực để thựchiện việc này.

Quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống này tại công tycó thể tóm tắt qua các giai đoạn sau:

- Giai đoạn 1: Phân tích tình hình và hoạchđịnh bao gồm sự cam kết của lãnh đạo.

Lập kế hoạch thực hiện, thành lập ban chỉ đạo nhómcông tác

Chọn tư vấn: Công ty chọn tư vấn bên ngoài.

Xây dựng nhận thức chung về ISO 9000 tại công ty.Đào tạo về xây dựng hệ thống tài liệu.

Khảo sát hệ thống hiện có.

Lập kế hoạch thực hiện chi tiết.

- Giai đoạn 2: Viết hệ thống tài liệu: Đây làgiai đoạn quan trọng của việc xây dựng hệ thống côngty tiến hành các công việc viết tài liệu.

Đánh giá sơ bộ

Đánh giá chính thứcQuyết định chứng nhận

Giám sát chứng nhận và đánh giá lại

Xây dựng mục tiêu chất lượng của đơn vị và triển khai.

3 Những kết quả đạt được và chưa đạt được trongviệc áp dụng hệ thống

Công ty đã xây dựng được một hệ thống tài liệu tươngđối đầy đủ phản ánh được những gì đã xẩy ra của công ty.

Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đã đivào nề nếp, có kế hoạch, có tính toán và đều được văn bảnhóa.

Chất lượng sản phẩm của công ty không ngừng đượcnâng cao, chi phí sản xuất ngày càng giảm, uy tín của côngty trên thị trường được khẳng định.

b Những mặt chưa được

Một số cán bộ công nhân viên còn có nhận thức sai lầmvề iso do vậy họ chưa được tích cực tham gia vào việc xâydựng và áp dụng nó Nhiều người nôn nóng trong việc xâydựng hệ thống cho nó là một việc hết sức tốn kém.

Có động cơ chưa đúng về ISO, coi đay chỉ là công cụđể quảng cáo khuyếch trương giành thầu.

Trong giai đoạn đầu việc thực hiện iso kéo theo nhiềuthay đổi cơ cấu tổ chức quan trọng, giảm đặc quyền đặc lợicủa một số ngưòi Do có sự miễn cưỡng thực hiện trongviệc từ bỏ các hoạt động, tổ chức mà trong một thời gian

dài họ cho là tốt và phục vụ cho mục đích, lợi ích doanhnghiệp trong nhiều năm.

Trong giai đoạn thực hiện thiếu cam kết của lãnh đạocấp cao nhất, lập kế hoạch chưa tốt, thiếu nhận thức vàthiếu hiểu biết về các nguyên lý cơ bản của hệ thống quảnlý chất lượng, thiếu một đội ngũ thực thi mạnh, đại diệnlãnh đạo về chất lượng còn thiếu năng lực.

Đây cũng là những khó khăn hạn chế chung của cácdoanh nghiệp áp dụng hệ thống này.

II Thực trạng công tác xây dựng hệ thống tài liệu1 Giới thiệu chung về hệ thống tài liệu của côngty

Hệ thống tài liệu của công ty được định nghĩa là nhữngtài liệu bằng văn bản được soạn thảo hoặc sử dụng cho việcáp dụng hệ thống quản lý chất lượng của công ty Hệ thốngtài liệu của công ty bao gồm:

- Chính sách chất lượng: Là ý đồ định hướngchung của công ty có liên quan đến chất lượng

- Mục tiêu chất lượng: Là điều công ty định tìmkiếm hay hướng tới có liên quan đến chất lượng

- Sổ tay chất lượng: Là tài liệu cung cấp nhữngthông tin nhất quản cả cho nội bộ và bên ngoài về hệthống quản lý chất lượng của tổ chức.

- Kế hoạch chất lượng: Là tài liệu mô tả cách thứcáp dụng hệ thống quản lý chất lượng đối với một sảnphẩm dự án hợp đồng cụ thể

- Yêu cầu, quy định tiêu chuẩn: Là tài liệu công bốcác yêu cầu

- Thủ tục chỉ dẫn các công việc và bản vẻ: Là tàiliệu cung cấp các thông tin và cách thức tiến hành cáchoạt động và quá trình một cách nhất quán.

- Hồ sơ chất lượng: Là tài liệu cung cấp bằngchứng khách quan về các hoạt động đã được thực hiệnhay kết quả thực hiện

Hệ thống tài liệu của công ty được chia làm 4 tầng nhưhình vẽ sau:

- Tầng 1: Bao gồm sổ tây chất lượng, chính sáchvà mục tiêu chất lượng

- Tầng 2: Bao gồm thủ tục quy định quy trình

- Tầng 3: Quy trình hướng dẫn công việc, mẫubiểu, quy định kỹ thuật tiêu chuẩn quy phạm, điều lệ, kếhoạch chất lượng

- Tầng 4: Hồ sơ chất lượng 1

4