Những vấn đề về quản trị theo mục tiêu MBO Quản trị học

ĐẶT VẤN ĐỀ Ngày nay với sự phát triển của xã hội các công việc ngày càng đòi hỏi phải được thực hiện theo yêu cầu rất chặt chẽ, khắt khe,phải được hoàn thành theo đúng yêu cầu đã đề ra nhưng nó cũng bị tác động bởi rất nhiều yếu tố khác. Các tổ chức, nhà quản trị giao việc không rõ ràng,thiếu đi tính mục tiêu và khó có thể đánh giá hiệu quả công việc. Cùng với đó nhân viên không xác định được rõ tổ chức,nhà quản trị mong đợi gì từ họ và phải hoàn thành cái gì, thực hiện nó như thế nào. Hệ quả là đánh giá công việc một cách hình thức,chung chung.Né tránh trách nhiệm. Làm giảm hiệu quả công việc,tính sáng tạo và tinh thần phấn đấu.Mục tiêu kinh doanh không hoàn thành mà cũng không tìm ra được nguyên nhân để có biện pháp chấn chỉnh,hỗ trợ phù hợp. Từ các lý do,yêu cầu trên đưa đến cho chúng ta cần phải nghiên cứu, thực hiện về quản trị theo mục tiêu (Management By Objectives MBO) giúp giải quyết các vấn đề trong công việc và áp dụng vào nhiều lĩnh vực khác cũng như trong đời sống hàng ngày

NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ Q U Ả N TRỊ

THE O M Ụ C T I Ê U ( M B O )

ĐẶT VẤN ĐỀ

Ngày nay với sự phát triển của xã hội các công việc ngày càng đòi hỏi phải được thực hiện theo yêu cầu rất chặt chẽ, khắt khe,phải được hoàn thành theo đúng yêu cầu đã đề ra nhưng nó cũng bị tác động bởi rất nhiều yếu tố khác Các tổ chức, nhà quản trị giao việc không rõ ràng,thiếu đi tính mục tiêu và khó có thể đánh giá hiệu quả công việc Cùng với đó nhân viên không xác định được rõ tổ chức,nhà quản trị mong đợi gì từ họ và phải hoàn thành cái gì, thực hiện nó như thế nào Hệ quả là đánh giá công việc một cách hình thức,chung chung.Né tránh trách nhiệm Làm giảm hiệu quả công việc,tính sáng tạo và tinh thần phấn đấu.Mục tiêu kinh doanh không hoàn thành mà cũng không tìm ra được nguyên nhân để có biện pháp chấn chỉnh,hỗ trợ phù hợp

Từ các lý do,yêu cầu trên đưa đến cho chúng ta cần phải nghiên cứu, thực hiện về quản trị theo mục tiêu  (Management By

hàng ngày

KẾT CẤU ĐỀ TÀI

1 Các bước quản trị theo mục tiêu

2 Ưu nhược điểm của quản trị theo mục tiêu

3 Những khó khăn khi thực hiện quản trị theo mục tiêu

4 Hiện trạng việc áp dụng vào các tổ chức,doanh nghiệp tại Việt Nam

I C ÁC BƯ Ớ C QUẢN LÝ TH E O M Ụ C T I ÊU

1.1 QUÁ TRÌNH RA ĐỜI

-Mô hình này do P.Drucker phát triển từ cuối những năm 150 của thế kỷ 20 và tiếp tục được phát triển bởi nhà nghiên cứu Odiorne (1965) với tên gọi là Quản lý theo mục tiêu (Management by Objectives - MBO)

-Xuất phát từ thực tế là các nhà quản lý đã bị "sa đà" quá nhiều vào các chuỗi công việc hàng ngày mà quên đi mục tiêu chính

-Hiện nay hầu hết các công ty nằm trong danh sách Fortune 500 đều ứng dụng quy trình quản lý theo mục tiêu.

1.2 QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU LÀ GÌ?

-Quản trị theo mục tiêu (MBO – Management by objectives): Là phương thức quản trị trong đó các thành viên tự

xác định mục tiêu, quản lý và thực hiện mục tiêu đã đề ra

-4 yếu tố căn bản của MBO:

+ Sự cam kết

+ Sự hợp tác

+ Sự tự nguyện

+ Sự kiểm soát

1.3 CÁC BƯỚC CĂN BẢN CỦA QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU

1 Dự thảo mục tiêu cấp cao ( xác định mục tiêu chung của tổ chức)

2 Xác định mục tiêu cấp dưới ( Thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng cá nhân)

3 Thực hiện mục tiêu

4 Kiểm tra và thực hiện mục tiêu đã đề ra

5 Tổng kết đánh giá

 Ví dụ về quản trị theo mục tiêu: Xây dựng chỉ số kinh doanh KPI ( Key Performance Index ) cho nhân viên kinh doanh

1 Dựa vào mục tiêu chung của công ty đã đề ra

2 Xây dựng chỉ số KPI cho phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh

3 Tổ chức kiểm tra,giám sát định kì các công việc

4 Xây dựng hệ thống thăng tiến và thưởng theo KPI

I I ƯU, N H Ư Ợ C Đ I Ể M C ỦA QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU

Ưu điểm

 Giúp cho nhà quản trị không sa đà vào các công việc

hàng ngày mà quên mất mục tiêu đã đề ra ( quản trị được

tốt hơn )

 Năng suất lao động cao ( Tập đánh giá vào hiệu quả công

việc ) , khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên

 Kiểm soát đánh giá nhân viên một cách dễ dàng hơn

 Tạo nên sự giao kết theo chiều dọc ( từ cấp quản lí đến

nhân viên ) và chiều ngang (giữa các nhân viên với

nhau ) thông qua các cuộc họp đình kỳ hàng tuần, hàng

tháng…

 Triển khai các biện pháp kiểm tra được hiệu quả hơn

Nhược điểm

 Có nguy cơ thất bại nếu sự cam kết giữa các cấp quản trị yếu, thiếu sự gắn kết, rõ ràng

 Có thể dẫn đến nhấn mạnh quá mức vào mục tiêu định lượng

 Khó khăn trong việc đưa ra mục tiêu

 Tính ngắn hạn của mục tiêu

 Tính cứng nhắc

 Hạn chế về trình độ của người được giao dẫn đến chưa đưa gia mục tiêu chưa đúng, chưa phù hợp

 VÍ DỤ VỀ ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA MBO

Ưu điểm

 Khuyến khích mỗi nhân viên chủ động tìm kiếm khách

hàng

 Kiểm soát đáng giá nhân viên một cách dễ dàng thông

qua doanh số hàng tháng, hàng năm

 Tạo sự trao đổi, gắn kết giữa ban giám đốc với giám đốc

kinh doanh, giám đốc kinh doanh với các nhân viên kinh

doanh nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra



Nhược điểm

 Nếu không có sự cam kết, tự giác thực hiện của nhân viên kinh doanh thì khó thực hiện, kiến cho doanh số bán hàng thấp

 Có thể kinh nhân viên chỉ tập trung vào doanh số ( bán càng nhiều hàng càng tốt ) mà không tập trung vào các yếu tố khác như sự hài lòng của khách hàng

 Tuy nhiên việc đánh giá cũng có hạn chế như là chỉ quan tâm đến doanh số nhân viên đã đạt được mà không quan tâm đến việc nhân viên đã cố gắng như thế nào, gặp khó khăn trở ngại ra sao

 Trình độ hạn chế của nhân viên khiến cho việc tự đưa ra mục tiêu và hoàn thành nó trở lên khó khăn, không đúng với mong đợi của nhà quản trị

III NHỮNG KHÓ KHĂN KHI THỰC HIỆN QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU

 Mục tiêu của tổ chức quá nghèo nàn hoặc không phù hợp với tổ chức Từ đó dẫn đến việc xây dựng và thực hiện các chiến lược không phù hợp

 Có thể xây dựng mục tiêu chung của doanh nghiệp dựa vào 4 quan điểm: Quan điểm tài chính, quan điểm quá trình kinh doanh, quan điểm khách hàng, quan điểm học hỏi và phát triểt

Quan điểm tài chính

Yếu tố bên ngoài

Để đạt được thành công tài chính doanh Nghiệp phải thực hiện như thế nào ?

Quan điểm của khách hàng Quản điểm học hỏi, phát triển

Để đạt được lòng trung thành và Mục Tiêu Để đạt được thành công doanh

sự hài lòng của khách hàng, DN nghiệp cần có kiến thức và bí quyết phải thực hiện mục tiêu như thế nào kinh doanh gì ?

Quản điểm quá trình kinh

Để đạt được thành công trong kinh doanh Yếu tố bên trong

DN phải thực hiện quá trình nào ?

Trong việc triển khai MBO, đôi khi việc kết nối giữa các cấp quản lý và nhân viên gặp khó khăn và dẫn đến thất bại của quá trình triển khai MBO Ví dụ: Các nhân viên thường chỉ quan tâm đến mục tiêu của chính mình mà không quan tâm đến mục tiêu của tổ chứng và mục tiêu của phòng ban (yếu tố con người trong MBO)

 Nên ứng dụng phương pháp BSC (Balance Score Card) nhằm kết nối các mục tiêu giữa các cấp quản lý

I V HIỆN TRẠNG VIỆC ÁP DỤNG VÀO CÁC TỔ CHỨC,DOANH

NGHIỆP TẠI VIỆT NAM

- Các doanh nghiệp Việt Nam hầu như không áp dụng MBO vào việc quản lý Đa số dừng lại ở việc phân tích kết quả đạt được và đặt mục tiêu cho năm sau

- Văn hóa làm việc tại Việt Nam dựa vào việc đánh giá nhân viên theo kiểu “cào bằng” về thời gian, không chú trọng đến khối lượng và hiệu quả công việc

- Chú trọng đến vấn đề thâm niên làm việc hơn là năng lực, dẫn đến việc coi trọng vấn đề quản lý theo quy trình hơn là

quản lý theo mục tiêu.

=> Quản trị theo mục tiêu (MBO) là phương thức quản trị hiện đại phù hợp với nhu cầu hiện nay của tổ chức hay của các doanh nghiệp cũng như có thể áp dụng vào đời sống Chúng ta cần phải hiểu, nắm vững, và áp dụng được nó để theo kịp với thế giới và ngày càng phát triển hơn

- Danh mục tài liệu tham khảo

1 Giáo trình Quản trị học Trường đại học Mỏ - Địa chất

2 Giáo trình Quản trị học (2011) PSG.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền NXB Tài chính ( Trường đai học kinh tế quốc dân )

3 Ngoài ra các thông tin, tài liệu được thu thập trên Internet và một số bài báo và tạp chí

ÁP DỤNG QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU VÀO NHÓM LÀM VIỆC

1) Dự thảo mục miêu cấp cao

- Sau khi thảo luận và có sự thống nhất giữa các thành viên nhóm Nhóm 6 đã đưa ra mục tiêu cấp cao

của nhóm là : Hoàn thành bài tiểu luận đáp ứng được các yêu cầu mà giảng viên đã đề cùng với đó áp dụng vào thực tiễn bây giờ cũng như sau này

2) Xác định mục tiêu cấp dưới

Khi nhóm đã xác định được mục tiêu cấp cao của mình, các thành viên trong nhóm được nhóm trưởng phân công tìm hiểu theo từng phần của bài tiểu luận như sau :

- Chị A được phân công tìm hiểu “ Các bước quản trị theo mục tiêu “

- Anh B được phân công tìm hiểu “ Ưu nhược điểm của quản trị theo mục tiêu “ và viết bài tiểu luận

- Chị C được phân công tìm hiểu “ Những khó khăn khi thực hiện quản trị theo mục tiêu “

- Chị D được phân công tìm hiểu “ Hiện trạng việc áp dụng vào các tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam “

- Chị E tìm hiểu chung và tổ chức kiểm tra, hiệu chỉnh, nhận xét và đánh giá, Khi các thành viên trong nhóm được nhóm trưởng phân công công việc đều tự xác định được mục tiêu của mình

- Chị A đưa ra mục tiêu : Tìm hiểu “ các bước quản tri theo mục tiêu “ ở nhiều tài liệu khác nhau để tham khảo và chắt lọc các ý hay, phù hợp với bài tiểu luận

- Anh B đưa ra muc tiêu : Hoàn thành tốt công việc nhóm trưởng phân công, tìm hiểu trên internet cũng như thực tế về “ Ưu nhược điểm của quản trị theo mục tiêu “ và đưa ra ví dụ cụ thể chính xác

- Chị C đưa ra mục tiêu : Thực hiện tìm hiểu “ Những khó khăn khi thực hiện quản trị theo mục tiêu “ thêm bằng hình vẽ, hình ảnh đề bài tiểu luận thêm sinh động mới mẻ hơn

- Chị E đưa ra mục tiêu : Ngoài các thông tin đã có cố gắng liên hệ, tìm hiểu thực tế với các doanh nghiệp, tổ chức để tìm hiểu sâu hơn việc áp dụng quản trị theo mục tiêu tạo đó

3) Thực hiện mục tiêu

- Chị A thực hiện mục tiêu của mình đã tìm hiểu ở khá nhiều tài liệu điển hình như tài liệu [1],[2]

- Anh B thực hiện mục tiêu đã đề ra của mình từ nhiều nguồn khác nhau như bài giảng trên lớp , Tài liệu [1],[2], Internet chắt lọc ý để đưa ra các ý chính, ý cụ thể rõ ràng về ưu,nhược điểm của quản trị

theo mục tiêu Cùng với đó là thực tiễn làm việc theo nhóm để rút ra ví dụ

- Chị C thực hiện mục tiêu khi đã thu thập được tài liệu hình ảnh từ các anh chị khóa trước, từ các tạp chí lựa chọn hình ảnh phương pháp mới phù hợp đưa vào bài tiểu luận

- Chị D thực hiện tìm hiểu từ báo, Internet thông tin về việc áp dụng quản trị theo mục tiêu vào các công ty của họ

4) Kiểm tra và hiệu chỉnh

Sau khi kiểm tra các công việc mà các thành viên trong được giao có một số điều chỉnh như sau :

- Chị A vẫn chưa chắt lọc được hết ý chính, vẫn có các phần còn dài dòng, lan man chưa được cụ thể,

bị trùng lặp ý

- C tập trung hơi quá về hình ảnh, hình vẽ vẫn phải trọng tâm là các tài liệu đưa ra các ý cụ thể hơn cho bài viết

- Chị D chưa gắn được nhiều với thực tiễn, tìm hiểu ở tổ doanh nghiệp khách nhau Đa số vẫn là nguồn tài liệu có từ internet và các bài báo tạp chí

-5) Tổng kết và đánh giá

Các bạn trong nhóm đã hoàn thành khá tốt công việc được giao Đã biết xác định mục tiêu của mình, quản lý và thực hiện mục tiêu đã đề ra Qua đó hướng đến mục tiêu chung nhất của cả nhóm Các bạn đã có ý thực tự giác tìm tòi, thực hiện công việc được giao Tuy vậy vẫn có nhiều thiếu sót trong khi thực hiện như : nguồn tài liều chưa được sâu rộng, cần phải gắn với thực tế nhiều hơn Tất cả được nhóm rút kinh nghiệm, tìm ra cái được cái chưa được của mình, Giúp cho bài tiểu luận sau được tốt hơn

-