BỘ MÔN KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ

Giả sử, ta dựđoán được những ý kiến phản đối của thính giả đối với chủ đề hoặc một quanđiểm trong chủ đề ta sẽ nói, thì khi đưa ra vấn đề tranh luận thì không nên biểuhiện thái độ cho mì

Tài liệu đọc

BỘ MÔN KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ

Thiết kế và thực hiện bởi:

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU 3

1 CHUẨN BỊ BÀI THUYẾT TRÌNH 4

1.1 Xác định tình huống 4

1.1.1 Giới hạn các vấn đề 4

1.1.2 Đánh giá môi trường bên ngoài 4

1.1.3 Đánh giá văn hóa tổ chức/ quốc gia 4

1.2 Phân tích thính giả và diễn giả 4

1.2.1 Phân tích thính giả 5

1.2.2 Phân tích diễn giả 5

1.3 Xác định mục tiêu 6

1.3.1 Chủ đề thuyết trình 6

1.3.2 Mục đích tổng quát 6

1.3.3 Mục tiêu cụ thể 6

1.4 Thu thập thông tin 7

1.5 Tập luyện 7

2 CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH 9

2.1 Dàn bài cơ bản 9

2.1.1 Phần mở bài 9

2.1.2 Phần thân bài 9

2.1.3 Phần kết luận 9

2.2 Các cách thể hiện các phần chính 10

2.2.1 Phần mở bài 10

2.2.2 Phần thân bài 11

2.2.3 Phần kết luận 12

3 CÁC KỸ NĂNG PHI NGÔN TỪ 14

3.1 Khái niệm, tầm quan trọng và đặc điểm phi ngôn từ 14

3.1.1 Khái niệm và tầm quan trọng của phi ngôn từ 15

3.1.2 Đặc điểm phi ngôn từ 15

3.1.3 Chức năng của phi ngôn từ 16

3.2 Kỹ năng giao tiếp phi ngôn từ 16

3.2.1 Giọng nói 16

3.2.2 Dáng điệu và cử chỉ 19

3.2.3 Trang phục 20

3.2.4 Nét mặt 21

3.2.5 Mắt 21

3.2.6 Tay 22

3.2.7 Động chạm 24

3.2.8 Di chuyển 24

3.2.9 Mùi 25

3.2.10 Khoảng cách 25

4 KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI TRONG THUYẾT TRÌNH 27

4.1 Câu hỏi đóng 27

4.2 Câu hỏi mở 27

4.3 Câu hỏi gián tiếp 27

4.4 Câu hỏi thăm dò 27

4.5 Câu hỏi để chuyển chủ đề 27

4.6 Câu hỏi hùng biện 27

4.7 Câu hỏi để suy nghĩ 27

4.8 Những chú ý khi đặt câu hỏis 28

5 KỸ NĂNG LẬP LUẬN 29

5.1 Lập luận hùng biện 29

5.2 Lập luận tự biện 29

5.3 Chiến thuật lập luận 30

6 KỸ NĂNG VÔ HIỆU HÓA Ý KIẾN ĐỐI TÁC 32

6.1 Trường hợp áp dụng 32

6.2 Chiến thuật vô hiệu hóa 32

6.3 Các bước thực hiện 32

6.4 Các phương pháp vô hiệu hóa 32

7 CÁC KHÂU CHUẨN BỊ TRƯỚC BUỔI THUYẾT TRÌNH 33

7.1 Mời người tham dự 33

7.2 Chuẩn bị chương trình 33

7.3 Chọn địa điểm 33

7.4 Chuẩn bị các thiết bị 34

7.5 Các kỹ thuật và công cụ trực quan 34

7.5.1 Các công cụ và phương tiện 34

7.5.2 Những yếu tố cần thiết đối với giáo cụ trực quan 34

7.5.3 Hướng dẫn sử dụng máy chiếu LCD 34

7.5.4 Hướng dẫn sử dụng máy đèn chiếu OHP 35

7.5.5 Lưu ý khi dùng LCD và OHP 35

7.5.6 Hướng dẫn chuẩn bị trang chiếu 35

7.5.7 Bảng kẹp giấy 35

7.5.8 Phim và băng hình 35

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH HIỆUQUẢ

LỜI NÓI ĐẦU

Thế giới phải chăng được điều hành bởi người đúng? Hay bởi những ngườithuyết phục mình đúng? Chắc gì làm việc đó đã đúng? Chắc gì đi theo người đó

là đúng nhưng mọi người vẫn làm, vẫn theo bởi họ đã bị thuyết phục Suy chocùng, cuộc đời là một chuỗi các thuyết trình, thuyết phục Vì vậy thành công trongcuộc sống phụ thuộc rất nhiều vào cách ta ăn nói, ứng xử, cách ta hùng biện

1 CHUẨN BỊ BÀI THUYẾT TRÌNH

Trong cuộc sống, có một nguyên tắc bất di bất dịch, đó là: Không chuẩn bị là

chuẩn bị cho thất bại Là một người thuyết trình trước công chúng, chúng ta luôn

phải giải quyết rất nhiều tình huống phát sinh một cách linh hoạt Do đó, công tácchuẩn bị càng trở nên quan trọng Chuẩn bị càng kỹ, tỉ lệ rủi ro càng nhỏ và cơ hộithành công của ta càng lớn Để chuẩn bị cho buổi thuyết trình, ta có vô vàn nhữngviệc phải làm, tuy nhiên có thể chia thành sáu mục chính như sau:

1.1 Xác định tình huống

1.1.1 Giới hạn các vấn đề

Khi chuẩn bị một chủ đề, thông thường ta có rất nhiều điều muốn nói Tuy nhiênnếu cố gắng nói hết những điều đó, bài thuyết trình sẽ trở nên vụn vặt và khôngtrọng tâm Để tránh tình trạng đó, ngay từ khi chuẩn bị nội dung, ta phải phân tíchxem: đâu là ý chính, đâu là ý phụ; ý nào bắt buộc phải nói, ý nào là cần nói, ý nàonên nói Thông thường ta sẽ ưu tiên nói những ý bắt buộc trước, còn thừa thờigian thì sẽ cho thêm các ý cần, hay nên nói sau

1.1.2 Đánh giá môi trường bên ngoài

Trong thời đại thông tin như hiện nay, mọi thứ thay đổi như vũ bão Do đó, ta cầncập nhật thông tin và đánh giá môi trường bên ngoài:

 Thường xuyên cập nhật thông tin liên quan đến chủ đề ta sẽ thuyết trình.Điều này sẽ giúp ta tự tin hơn và trả lời linh hoạt các câu hỏi của thính giảkhi thuyết trình Đặc biệt với những lĩnh vực nhạy cảm, thay đổi từng ngàytừng giờ, thì trước khi nói ta phải kiểm tra xem đến thời điểm nói, thông tin,dẫn chứng ta đưa ra đã phải là mới nhất và đúng nhất hay chưa

 Chúng ta cũng cần quan tâm đến những gì đang xảy ra trong lĩnh vực vàlĩnh vực liên quan cũng như sự ảnh hưởng ở phạm vi quốc gia, quốc tế

1.1.3 Đánh giá văn hóa tổ chức/ quốc gia

Mỗi một tổ chức/ quốc gia đều có văn hoá riêng và những nguyên tắc ứng xửkhác nhau Người thuyết trình sẽ gặp khó khăn, bất lợi thậm chí thất bại khi viphạm những nguyên tắc đó Vì vậy trước khi thuyết trình, chúng ta cần tìm hiểu vềvăn hoá của tổ chức/ quốc gia mà ta sẽ thuyết trình

1.2 Phân tích thính giả và diễn giả

Biết mình biết người, trăm trận trăm thắng Thành công của một bài thuyết trìnhkhông chỉ phụ thuộc vào yếu tố chủ quan của diễn giả mà cả của thính giả Phântích diễn giả và thính giả giúp chúng ta có những giải pháp hữu hiệu cho bàithuyết trình của mình

Nguyên tắc của chúng ta là khi xây dựng bài nói là hãy luôn trả lời câu hỏi:

1.2.1 Phân tích thính giả

Càng hiểu về thính giả thì chúng ta càng tự tin thuyết trình và đáp ứng đúng nhucầu thính giả Những thông tin cần thu thập để phân tích: Thông tin cá nhân, quanđiểm, trình độ, mối quan tâm, giá trị riêng của từng người hoặc nhóm người… Tốtnhất là, ta chuẩn bị trước những bảng danh sách phân loại thính giả để dễ dàngtiếp cận hơn

Chúng ta cũng cần xác định rõ, ai là người trực tiếp nghe ta, ai là người khôngnghe trực tiếp nhưng sẽ gián tiếp được nghe và ai là người ra quyết định cuốicùng

Dự đoán các tình huống có thể xảy ra Ví dụ, khi nghe ta phát biểu đưa ra nhữngvấn đề mẫn cảm thì thính giả sẽ phản ứng ra sao? Và những phản ứng đó sẽ ảnhhưởng đến bài thuyết trình của chúng ta như thế nào? Xác định trước những tìnhhuống có thể xảy ra giúp ta xử lý được các tình huống phát sinh Giả sử, ta dựđoán được những ý kiến phản đối của thính giả đối với chủ đề hoặc một quanđiểm trong chủ đề ta sẽ nói, thì khi đưa ra vấn đề tranh luận thì không nên biểuhiện thái độ cho mình là đúng và cũng ko nên dùng những lời nói hài hước vì rất

dễ “xúc phạm” đến thính giả

Một trong những bí quyết thành công của người thuyết trình đó là luôn luôn ở thếchủ động, biết biến điều bất lợi thành cái có lợi Đó là khả năng ứng phó và xoaychuyển tình thế trên hội trường, hay có thể nói đó là phải biết “Xô đẩy hoàn cảnhchứ không phải để hoàn cảnh xô đẩy” Có những lúc chúng ta cần phải cố tình tạo

ra những mâu thuẫn hoặc thắc mắc trong bài nói mà dự đoán rằng chắc chắnthính giả sẽ phản ứng Ví dụ, ta có thể đưa ra cho thính giả một thông tin mới màkhông vội đưa ra câu trả lời để kích thích tính hiếu kỳ của thính giả, sau đó dànhthời gian khi sắp kết thúc để họ đề ra các thắc mắc, chất vấn và rồi giải đáp cho

họ Như vậy, ta đã giúp thính giả thỏa mãn và hứng thú với buổi thuyết trình

Số lượng thính giả ảnh hưởng rất lớn đến phương pháp, cách thức tổ chức buổithuyết trình Nếu số lượng người ít, thì điều kiện giao tiếp với thính giả sẽ nhiềuhơn và ta có thể kết hợp vừa thuyết trình vừa trả lời với thính giả, hoặc có thểthảo luận về những vấn đề liên quan Còn nếu trường hợp số lượng đông thì khithuyết trình mang tính giao lưu nhiều hơn, vì vậy bài nói phải trọng tâm, điểmchính phải rõ ràng, dễ hiểu, thông điệp muốn truyền tải phải thông suốt Có nhưvậy chúng ta mới kéo số đông hứng thú nghe bài thuyết trình của ta từ đầu buổiđến cuối buổi

1.2.2 Phân tích diễn giả

Hãy đặt những câu hỏi cho chính mình để tìm hiểu: Ta muốn gì? Mong đạt đượcgì? Thông điệp ta muốn truyền đến thính giả là gì? Quan hệ của ta với thính giả rasao? Có thể ảnh hưởng tới thính giả như thế nào?… Từ đó, ta có thể xác địnhphương pháp tiếp cận hiệu quả nhất cho bài thuyết trình

Tự mình đặt câu hỏi:

 Sẽ có bao nhiêu thính giả đến nghe buổi thuyết trình của ta?

 Độ tuổi trung bình của thính giả là bao nhiêu?

 Tỷ lệ nam, nữ?

 Thính giả có quan tâm hay tìm hiểu chủ đề của ta không?

 Thính giả tự nguyện hay có người yêu cầu đến nghe?

 Thính giả có đặc điểm chung nào?

 Thính giả có ý kiến gì trước khi đến nghe ta thuyết trình?

 Đặc điểm, trình độ văn hóa của thính giả?

 Tất cả hay một số thính giả có quen biết bạn từ trước?

1.3 Xác định mục tiêu

Một bài thuyết trình thành công khi người thuyết trình phải biết “đứng ở tương lai

để giải quyết vấn đề hiện tại” Đó là phải biết “mường tượng” ra kết quả ta sẽ đạtđược sau bài thuyết trình là gì? Đâu là những thông điệp chính mình muốn truyềntải trong chủ đề đặt ra? Từ đó xây dựng cho mình các mục tiêu sẽ phải đạt đượctrong bài thuyết trình

Thông thường khi thuyết trình, điều hiển nhiên là ta phải biết mục đích mình nói là

để làm gì, mục tiêu mình nói để được cái gì Tuy nhiên, đôi khi chúng ta coi nhẹnhững điều quá hiển nhiên đó, thành ra sau bài nói thính giả không hiểu rõ ràngchúng ta muốn gì, họ được yêu cầu làm gì, tại sao lại như thế v.v Những điềucàng cơ bản, ta lại càng phải xác định rõ ràng, kỹ càng và không được phép chủquan

1.3.1 Chủ đề thuyết trình

Khi chọn chủ đề, ta nên chọn chủ đề thính giả muốn nghe; chủ đề mới mang tínhthời sự; hoặc chủ đề ta biết sâu Bí quyết ở đây là phải biết “tìm cái khác biệt đểtạo ra sự đặc biệt” cho chủ đề của mình Phải nắm được nội dung cơ bản củabuổi thuyết trình, “biết được biển mới nói được về sông”

1.3.2 Mục đích tổng quát

Khi đã có chủ để rồi, ta cần phải xác định rất rõ ràng ta muốn gì:

 Mục đích cung cấp thông tin cho thính giả?

 Mục đích thuyết phục thính giả thực hiện điều gì?

 Hay chỉ đơn thuần là giải trí?

Thông thường khi xác định rõ mục đích, ta sẽ biết mình phải làm gì, tập trung nóivào đâu, phương pháp nào là phù hợp

1.3.3 Mục tiêu cụ thể

Dựa trên mục đích, các thông tin phân tích và nhu cầu của mình, diễn giả thiết lậpmục tiêu cụ thể cho bài thuyết trình Mục tiêu phải đảm bảo những yêu cầu sau:

 Cụ thể, rõ ràng

 Có thể đạt được

 Hướng đến kết quả

 Thời gian thực hiện

Thông thường ngoài việc xác định thông điệp muốn truyền tải của chủ đề này là

gì, chúng ta cần thỏa mãn 3 mục tiêu cơ bản Đó là:

 Mục tiêu thứ 1 là giáo dục: Qua buổi thuyết trình của ta thính giả học đượcmột số điều bổ ích

 Mục tiêu thứ 2 là giải trí: Thính giả thích thú khi nghe ta nói chuyện

 Mục tiêu thư 3 là giải thích: Thính hiểu rõ nội dung bài nói chuyện của bạn

1.4 Thu thập thông tin

Đây là quá trình lâu dài và liên tục Chúng ta có thể thu thập thông tin từ rất nhiềunguồn Tuy nhiên sau đó, chúng ta cần lưu ý việc phân loại và lưu trữ nhữngthông tin đó

Một phương pháp đơn giản cho việc thu thập thông tin mà ta có thể thực hiện mọilúc mọi nơi đó là sử dụng giấy và bút Chúng ta có thể dùng các tờ bìa có kíchthước 1/3 tờ A4 ghi các mục chính Khi ta đọc tài liệu, phỏng vấn hoặc giao tỉếp

có nhiều ý tưởng hay có thể ghi vào các tấm thẻ Những thông tin và ý tưởng đó

sẽ được sắp xếp lại một cách có trật tự trong bài thuyết trình hoặc loại bớt nếucần thiết

1.5 Tập luyện

Bước cuối cùng quan trọng nhất và thường bị bỏ qua nhất, đó là tập luyện trướckhi thuyết trình Đó là cơ hội tốt nhất để ta nắm vững tài liệu, điều chỉnh thời gian,chỉnh sửa nội dung và bổ sung những chỗ chưa chính xác trong bài thuyết trình

“Thao trường đổ mồ hôi, chiến trường bớt đổ máu”.

Để tập các động tác cơ bản, chúng ta có

thể tập trước gương Tuy nhiên để tự tin

và hiệu quả hơn,ta nên tập luyện trước

một vài người, một nhóm nhỏ, rồi đến tập

luyện với những điều kiện y hệt khi ta

thuyết trình thật Chúng ta có thể đề nghị

đồng nghiệp phê phán, đưa ra những câu

hỏi chất vấn hoặc yêu cầu họ chỉ ra

những chỗ cần sửa chữa Quá trình đó sẽ

khiến ta thu thập thêm rất nhiều ý kiến, ý

tưởng mới được người khác đóng góp,

những ý tưởng do quá trình tập luyện ta

nảy sinh thêm Khi luyện tập bạn nên cố

diễn đạt một cách thoải mái và tự nhiên nhất Giọng nên nói với âm lượng to đểtiếng nói có thể truyền đi xa Học tập khống chế âm lượng để khi ta thuyết trìnhđiều khiển âm lượng cho phù hợp Chú ý nhấn dừng ở những từ chốt, từ khóa

hay nộ dung mang tính thông điệp trong bài nói Ở câu đó, giọng bạn sẽ phải nhấn

ra sao? Sắc mặt biểu cảm như thế nào? Mắt sẽ quan sát ai khi nói? Dùng cử chỉtay hay động tác cơ thể để nhấn mạnh lời nói?

Luyện tập dần dần từng bước nhỏ là bí quyết thành công lớn nhất của ngườithuyết trình

Tối ưu nhất là đặt Camera ghi hình lại

nhiên thì ta chỉ cần tập trung vào nội

dung chúng ta cũng có một bài thuyết

trình sinh động

2 CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH

Một công trình tồn tại vững chắc với thời gian là nhờ kết cấu Cũng làm từ Cácbonnhưng Than bùn thì siêu rẻ còn Kim cương thì siêu đắt Điều đó cũng bởi vì chúng

có cấu trúc khác nhau Tương tự như vậy, một bài thuyết trình có hay, có chặt chẽthuyết phục người nghe hay không phụ thuộc nhiều vào cấu trúc của bải thuyếttrình đó

2.1 Dàn bài cơ bản

Dù một bài văn, một bài phát biểu đều có 3 phần: Mở đầu, Thân bài và Kết luận.Tuy nhiên, việc tổ chức và thể hiện các phần như thế nào thì lại là vấn đề khác.Hẳn là khi chuẩn bị bài thuyết trình, chúng ta đều có những câu hỏi trong đầu như:Làm thế nào để có một mở bài sắc nhọn lôi cuốn? Làm thế nào để có một thân bàichặt chẽ phù hợp? Làm thế nào để có một kết luận chắc chắn, dễ nhớ và đi vàolòng người? Cả ba câu hỏi trên có thể trả lời bằng một câu: Hãy thiết kế bài thuyếttrình của ta giống như “Cái đinh”

Chức năng của từng phần:

2.1.1 Phần mở bài.

Phần mở bài giống như cái Mũi đinh Mũi đinh phải sắc nhọn thì mới xuyên đượcqua lớp gỗ đầu tiên Vì vậy phần mở bài phải sắc xảo để có thể:

 Thu hút người nghe

 Tạo bầu không khí ban đầu

 Giúp người nghe chuyển từ trạng thái thiếu tập trung sang trạng thái lắngnghe

2.1.2 Phần thân bài.

Phần thân bài giống như cái Thân đinh Thân đinh cần chắc chắn, độ dài vừa đủ,mức độ to nhỏ phù hợp với vật cần đóng đinh Như vậy phần thân của bài thuyếttrình cần được thiết kế phù hợp với trình độ người nghe, thời gian và bối cảnh củahội trường Một bài thuyết trình quá ngắn với một khoảng thời gian quá dài khôngkhác gì lấy đinh đóng guốc để đóng thuyền Ngược lại một bài thuyết trình quádài, nội dung phức tạp trong một khoảng thời gian quá ngắn thì không khác gì lấyđinh đóng thuyền đi đóng guốc Vậy yêu cầu cần có là một độ dài phù hợp, nộidung phù hợp với người nghe

2.1.3 Phần kết luận.

Phần kết luận giống như Mũ đinh Hai mảnh gỗ không thể kết dính chặt chẽ vàonhau nếu như chiếc đinh không có mũ Vậy người nghe cũng không thể nhớ đượcnội dung chính bài thuyết trình nếu như không có kết luận Phần kết luận giúp chothính giả nắm được những điểm chính của bài thuyết trình và lưu lại những ấntượng về diễn giả và bài thuyết trình.

Khi ta đã xây dựng được dàn bài cơ bản, điều ta cần làm tiếp theo là làm thế nào

để thể hiện các phần đó một cách sắc xảo, thú vị, đầy sức thuyết phục

số tò mò và thắc mắc Tại sao lại như vậy?

Để trở thành một nhà thuyết trình chuyên nghiệp, thành công trong bài nói và gây

ấn tượng ngay từ phút đầu tiên bạn phải nắm được tâm lý khán giả Bạn đã baogiờ đặt ra câu hỏi: Trong đầu thính giả đang nghĩ gì trước khi ta bắt đầu thuyếttrình?( Chuyện gia đình; hai người lâu không gặp lại; một vấn đề thời sự nóng hổinào đó…) Thính giả đã lắng nghe ta chưa? Vội vàng và không khéo léo luôn lànguyên nhân của sự thất bại Vậy, nguyên tắc đầu tiên là phải biết “chuyển kênh”cho thính giả Chuyển họ từ trạng thái nói chuyện riêng, nghĩ về một vấn đề nào

đó sang trạng thái lắng nghe ta Đây chính là điểm mấu chốt của điều khiển đámđông, ta phải biết đưa tất cả tâm trí, tình cảm, cảm xúc của thính giả về cùng mộtthời điểm (trạng thái), đó là chuẩn bị lắng nghe bài thuyết trình của ta

Theo nghiên cứu của các nhà xã hội học thì chúng ta chỉ có 20 giây đề gây ấntượng ban đầu cho thính giả bằng các hành vi phi ngôn từ và chúng ta chỉ có 4phút đầu tiên để gây ấn tượng với thính giả bằng những nội dung chúng ta nói.Thính giả có tiếp tục nghe hay không phục thuộc rất nhiều vào những giây phútđầu tiên và cách ta thu hút sự chú ý của họ Đây là phần khó khăn nhất trongthuyết trình vì:

“Không có cơ hội thứ hai để gây ấn tượng bạn đầu”

“Vạn sự khởi đầu nan”

“Đầu xuôi đuôi lọt”

Ta có thể tạo sự chú ý bằng nhiều cách khác nhau Một số cách phổ biến là:

 Dùng ví dụ, minh họa: Sử dụng chiếc đinh để minh hoạ bài thuyết trình

“Cấu trúc thuyết trình”

 Kể một mẩu chuyện có liên quan đến chủ để

 Các câu/ tình huống gây sốc Diễn giả có thể đưa ra các câu nói hoặc tìnhhuống ngược lại với vấn đề thính giả đang quan tâm để gây sự chú ý

 Số thống kê, câu hỏi hoặc trích dẫn Hãy thổi hồn vào những con số khôkhan ta có thế thu hút được sự chú ý của thính giả.

 Ta cũng có thể nói lên cảm tưởng của bản thân khi bắt đầu thuyết trình để

có được sự đồng cảm của thính giả

 Hài hước hoặc những câu chuyện liên tưởng liên quan đến chủ đề mình sẽnói cũng là một cách mà những người có khiếu hài hước hay làm để thuhút sự chú ý của thính giả

 Còn rất nhiều cách khác mà chúng ta có thể sáng tạo ra hoặc đơn giản chỉbằng việc kết hợp nhiều cách lại với nhau

Tóm lại “Thính giả chưa nghe thì đừng nói” và nắm giữ vũ khí mạnh nhất trongđiều khiển đám đông là đưa tất cả hội trường về một

2.2.1.2 Giới thiệu khái quát mục tiêu và nội dung chính:

Sau khi có được sự chú ý của thính giả, điều chúng ta cần làm tiếp theo đó là cho

họ biết mục đích của bài thuyết trình là gì, họ sẽ nhận được gì từ đó Mục tiêuthuyết trình không rõ ràng thì rất khó có thể thành công Diễn giả cũng cần phảigiới thiệu khái quát những nội dung chính và lịch trình làm việc Điều này giúp chongười nghe có định hướng để nắm bắt được từng nội dung của bài thuyết trình Sau đây là một vài ví dụ về những câu khái quát vấn đề:

 Mục đích của bài thuyết trình là giúp các bạn trẻ xác định mục tiêu cho mình để thành công trong cuộc sống Bài thuyết trình của tôi gồm 3 phần: Phần 1: Tại sao phải đặt mục tiêu; Phần 2: Kỹ năng đặt mục tiêu; Phần 3: Chia sẻ kinh nghiệm cá nhân về đặt mục tiêu.

 Bài thuyết trình của tôi nhằm mục đích thuyết phục các anh chị áp dụng các biện pháp cải thiện tình hình công ty Nội dung chính gồm 2 phần: Phần 1: Nâng cao tinh thần chủ động; Phần 2: Cắt giảm chi phí.

2.2.2 Phần thân bài

2.2.2.1 Lựa chọn nội dung quan trọng:

Một lỗi thường gặp của các nhà thuyết trình là đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình của mình Điều này xảy ra do hai nguyên nhân cơ bản:

 Thứ nhất là không xác định được đâu là

thông tin bắt buộc thính giả phải biết, đâu

là cần biết và nên biết

 Thứ hai là sợ thính giả không hiểu những

gì mình nói “Đa thư thì loạn tâm”.Nếu ta

đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình

có thể gây phản ứng ngược lại là làm thính

giả rối trí không nhớ được gì

Vậy trong phần thân bài cần thiết xác định được

đâu là thông tin quan trọng bắt buộc ta phải

trusyền đạt, đâu là thông tin cần truyền đạt và cuối cùng đâu là thông tin nên

truyền đạt Theo thứ tự này, căn cứ vào thời gian cho phép ta sắp xếp theo thứ tự

từ thông tin bắt buộc đến cần và cuối cùng là thông tin nên biết Thách thức lớnnhất đối với người thuyết trình đó là “giới hạn các điểm chính”

2.2.2.2 Chia thành các phần dễ tiếp thu:

Một bài thuyết trình thông thường được chia làm 2 – 6 phần Các phần này đượcsắp xếp với nhau theo một trật tự lôgíc nhất định Lôgíc có thể theo trình tự thờigian, có thể theo quan hệ nguyên nhân – kết quả

2.2.2.3 Lựa chọn thời gian cho từng nội dung:

Sau khi phân chia thành các phần cơ bản thì điều cần thiết là phải lựa chọn thờigian cho từng nội dung Thông thường phần đầu nên ngắn gọn để gây cho thínhgiả cảm giác bài thuyết trình ngắn gọn và tăng mức độ tập trung

2.2.3 Phần kết luận

“Lời nói gió bay” – đây chính là sự biệt

giữa văn nói và văn viết Vì vậy trong

thuyết trình luôn phải có kết luận Trong

khoảng thời gian tập trung vào phần

thân bài, người nghe có thể mất tập

trung nên có thể không tiếp thu được

toàn bộ thông tin mà ta thuyết trình Kết

luận giúp người nghe tóm tắt lại những

ý chính ta đã trình bày và hơn nữa kết luận chính là thông điệp cuối cùng ta gửiđến thính giả Với thông điệp cối lõi này, thính giả có thể liên tưởng đến toàn bộphần nội dung của bài thuyết trình

2.2.3.1 Thông báo trước khi kết thúc:

Việc thông báo này có thể thể hiện bằng những cụm từ như: Tóm lại ; Để kếtthúc, tôi tóm tắt lại ; Trước khi chia tay, tôi xin tóm tắt lại những gì đã trình bày Việc thông báo này còn giúp thính giá chuẩn bị tinh thần để tiếp thu những thôngtin cốt lõi nhất

2.2.3.2 Tóm tắt điểm chính:

Theo các nghiên cứu về thính giả thì

khoảng thời gian bắt đầu thuyết trình và

khoảng thời gian sắp kết thúc là hai khoảng

thời gian mà độ tập trung chú ý của người

nghe cao nhất Vì vậy ta tóm tắt lại những

điểm chính sẽ giúp thính giả nhớ khái quát

và lâu hơn về nội dung ta đã thuyết trình

Việc tóm tắt có thể là nêu lại những đề mục

kèm những ý cần nhấn mạnh

2.2.3.3 Thách thức và kêu gọi:

Mục đích cuối cùng của thuyết trình là thuyết phục người khác làm theo mình Vìvậy phần kết luận chính là phần kêu gọi, thúc đẩy người nghe đến hành động.Đây cũng là phần quan trọng nhất của buổi thuyết trình, một lần nữa ta nhấnmạnh lại thông điệp muốn truyền đạt tới thính giả và các cam kết để thực hiệnthông điệp đó

“Làm cho người nghe đồng ý, đưa người nghe tới hành động” Trong phần này ta

có thể dùng một số động từ mạnh để hô khẩu hiệu: Quyết tâm, Sẵn sàng hoặc

có thể kêu gọi sự cam kết bằng hành động cụ thể như vỗ tay, giơ tay biểu quyếthoặc thực hiện ngay ví dụ như đóng góp từ thiện

Hồ Chủ Tịch luôn góp ý: “Trình bày một vấn đề phải rõ ràng, đơn giản và dễ hiểu”

3 CÁC KỸ NĂNG PHI NGÔN TỪ

Cha ông ta đã dạy: “Học ăn, học nói, học gói, học mở” Các chính trị gia, các diễngiả luôn tìm cho mình một cách thuyết phục hiệu quả nhất khi đứng nói trướccông chúng bằng những lời lẽ câu từ sắc bén, chặt chẽ, mới lạ và rất logic

Lâu nay các diễn giả thường tập trung và dành nhiều thời gian vào xây dựng nộidung bài nói Các câu chữ được cắt tỉa tới từng lời từ, tới từng dấu chấm, dấuphẩy nhưng kết quả lại không như mong đợi Vậy lý do ở đâu? Trước khi trả lờivấn đề này chúng ta sẽ trả lời một số câu hỏi:

1 Trong cuộc sống hàng ngày, khi chúng ta giao tiếp với nhau, chúng

ta thường tin vào hành vi (cách thể hiện) hay nội dung mà đối tác muốn truyền tải? Rõ ràng chúng ta sẽ tin nhiều vào hành vi của người nói

chứ không phải những câu chữ họ nói ra Có rất nhiều người bị ngườikhác nói "Khẩu xà, tâm phật", đâu có phải là lỗi của họ mà chỉ do họ khôngbiết cách thể hiện "lòng tốt" của mình cho người khác hiểu mà thôi

2 Người câm có thể giao tiếp được không? Họ giao tiếp bằng cách nào? Trong quá trình giao tiếp và truyền tải thông điệp trực tiếp, chúng ta

có 2 kênh ngôn ngữ, đó là kênh ngôn ngữ từ nói và kênh ngôn ngữ hànhvi(Các cử chỉ tay, ánh mắt, cử chỉ, dáng điệu ) vậy mà lâu nay chúng tamới chỉ quan tâm và sử dụng kênh ngôn ngữ chính đó là từ nói và từ viết

3 Rạp hát họ quảng cáo cái gì? Tại sao chúng ta lại quyết định bỏ tiền mua vé ca nhạc? Trong thời đại ngày nay, chúng ta không dưới mười lần

được nhìn thấy những tấm biển pano, áp phích quảng cáo về các showdiễn ca nhạc Vậy trên đó họ quảng cáo cái gì? Nội dung, danh sách cácbài hát, hay ca sĩ sẽ tham gia show diễn này? Chúng ta trả 50 nghìn chomột tấm vé nghe ca nhạc vì ca sĩ mình yêu thích, đang được mến mộ hay

ta quan tâm đến bài hát nào và do nhạc sỹ nào viết ra sẽ được trình diễntối nay? Phải chăng chúng ta mua sự thể hiện(mua ca sỹ) chứ không phảimua nội dung bài hát

4 Cùng một nội dung, một bài phát biểu tại sao có người nói cả hội trường im phăng phắc lắng nghe một cách hứng thú nhưng cũng với nội dung ấy với một số người khác lại gây sự nhàm chán cho thính giả?

Tới đây chúng ta đã tự tìm được câu trả lời

cho mình Làm thế nào để trở thành một nhà

thuyết trình giỏi? Làm thế nào để có một bài

nói ấn tượng, thu hút người nghe? Đó là xây

dựng cho mình một phong cách nói, phong

cách thể hiện ấn tượng đó là các hành vi (Phi

ngôn từ) chứ không phải chỉ tập chung vào

nội dung văn bản ta đã chuẩn bị

3.1 Khái niệm, tầm quan trọng và đặc điểm phi ngôn từ

3.1.1 Khái niệm và tầm quan trọng của phi ngôn từ

Phi ngôn từ Giọng nói (chất giọng, âm lượng, độ cao…), tiếng thở

dài, kêu la

Điệu bộ, dáng vẻ, trang phục, nét mặt, ánh mắt, đi lại, mùi…

Để làm rõ khái niệm Phi ngôn từ, chúng ta hãy phân biệt với Ngôn từ Ngôn từ lànội dung bài thuyết trình được các diễn giả nói ra hoặc viết ra Phi ngôn từ làgiọng nói (bao gồm các yếu tố như: ngữ điệu, chất giọng, độ cao…) và hình ảnh(bao gồm những gì thính giả nhìn thấy: nét mặt, dáng vẻ, trang phục, di chuyển…)khi ta thuyết trình

Các nghiên cứu của các nhà xã hội học cho thấy, để thuyết trình thành công ngoàiyếu tố nội dung diễn giả cần quan tâm đến việc thuyết phục người nghe bằnggiọng nói, dáng điệu cử chỉ, trang phục, mắt quan sát hội trường

Khi ta truyền tải một thông điệp thì hiệu quả của ngôn từ, giọng nói và hình ảnhđược thể hiện như sau:

Tỉ lệ giữa ngôn từ và phi ngôn từ là 7/93- tức là sức ảnh hưởng của phi ngôn từtới người nghe gấp 13,285 lần nội dung

Chắc hẳn là trước khi bước vào một cuộc họp hay hội thảo quan trọng, ai cũngđều phải chuẩn bị bài thuyết trình rất kỹ lưỡng Chúng ta dành hàng tuần, hàngtháng, thậm chí hàng năm hay nhiều năm để chuẩn bị nội dung thuyết trình Baonhiêu tâm huyết như vậy, tại sao đến khi ta nói lại không mấy ai chú ý lắng nghe?Tại sao cũng cùng một nội dung, người này nói thì được cả hội trường chú ý, vỗtay tán thưởng, người khác nói lại không thuyết phục thậm chí khiến cả hội trườngngủ gật?

Vấn đề không phải ta nói cái gì mà là người nghe cảm nhận như thế nào Quan trọng hơn là người nghe sẽ thay đổi như thế nào.

3.1.2 Đặc điểm phi ngôn từ

 Luôn tồn tại: Khi ta đứng trước đám đông, dù ta nói hay không nói thì phingôn từ vẫn luôn thể hiện và được người khác ghi nhận Ví dụ: nét mặt,dáng đứng, trang phục, di chuyển

Ng«n tõ 7%

Giäng nãi 38%

H×nh ¶nh 55%

 Có giá trị thông tin cao: Hai người khác biệt về văn hóa, ngôn ngữ gặpnhau họ vẫn có thể hiểu nhau qua hành vi, cử chỉ Trẻ con chưa biết nói,chưa biết đọc, chưa biết viết vẫn có thể cảm nhận được những gì ngườikhác nói thôn quan phi ngôn từ Phi ngôn từ giúp thay thế, bổ trợ hoặcnhấn mạnh thông tin muốn truyền tải Ví dụ: Khi muốn một người lại gần, tachỉ cần vẫy tay, không nhất thiết phải nói “lại đây”.

 Mang tính quan hệ: Qua hành vi cử chỉ khi thuyết trình thể hiện sự gần gũi,thân thiện giữa người nói và người nghe

 Khó hiểu: Cùng một cử chỉ nhưng được hiểu theo nhiều ý nghĩa khác nhau.Điều này gây nên sự lầm lẫn trong giao tiếp và thuyết trình

 Chịu ảnh hưởng của văn hoá: Phi ngôn từ chịu ảnh hưởng nhiều của vănhóa Một số hành vi, cử chỉ phù hợp với địa phương này nhưng lại khôngphù hợp địa phương khác Vi dụ: Hành động giơ ngón tay cái lên cao, vớiChâu Âu, với Bắc Mỹ được coi là nhất, là khen ngợi, đồng ý nhưng với Úcthì bị coi là chửi tục

3.1.3 Chức năng của phi ngôn từ

Phi ngôn từ có một chức năng đặc biệt quan trọng đó là chức năng điều tiết Cả

cơ thể ta là một thể thống nhất, dáng chững trạc thì giọng nói cũng chững trạc,dáng lỏng lẻo thì giọng cũng lỏng lẻo.Tay vung mạnh mẽ thì giọng nói cũng mạnh

sẽ tự động biến mất

3.2 Kỹ năng giao tiếp phi ngôn từ

Tất cả các hành vi cử chỉ đựợc thể hiện trên cơ thể con người khi giao tiếp đềuđược gọi là phi ngôn từ, tuy nhiên trong thuyết trình ta có thể tạm chia làm 10 loạichính:

3.2.1 Giọng nói

Nhà viết kịch William Shakespeare (1564-1616) người Anh có câu:

Nói không gọt rũa ít nhiều Vận may của bạn như diều đứt dây

Giọng nói thể hiện nhiều đặc điểm của người thuyết trình Qua giọng nói ta co thể

vấn của người thuyết trình Tâm trạng quan hệ với thính giả cũng được thể hiệnrất rõ qua giọng nói.

3.2.1.1 Âm lượng:

Giọng nói cần phải rõ ràng, đủ nghe Giọng nói dù to hay nhỏ đều phải có sinhlực, có khí lực mới có sức thuyết phục Kinh tế toàn cầu, chơi thể thao thì tổnglực, và thuyết trình cũng vậy, phải cả dùng cả người nói chứ không chỉ cái miệngnói Chỉ có như vậy giọng nói ta mói có sinh lực thuyết phục thính giả Thêm vào

đó là độ cao thấp, trầm bổng trong khi nói Giọng nói của ta cũng giống như mộtnhạc cụ và bài thuyết trình là một bản nhạc Ta chơi bản nhạc đó hay, thính giả sẽchăm chú lắng nghe, vỗ tay tán thưởng Nếu bản nhạc của ta đều đều, họ sẽ ngủgật, bất luận là vấn đề ta nói quan trọng đến đâu

âm đúng nhất là ở trong “vòm cộng minh”- vùng giữa khoang miệng có cấu trúcgiống như cái vòm hang động

3.2.1.4 Chất lượng:

Cấu thành tiếng nói có 3 bộ phận:

MÔI – HÀM – LƯỠI

Cả 3 bộ phận này đầu rất quan trọng để tạo ra tiếng nói hay hoặc dở

Hàm dưới cứng: Phát âm không rõ ràng, tiếng chìm Lưỡi ít chuyển động: Tiếng nói bị nghẹn, tắc

Môi ít hoạt động: Tiếng nói bị khô, không tròn tiếng

Theo nguyên lý phát âm, luồng hơi từ trong phổi đi ra chạm vào dây thanh quảnphát ra các nguyên âm Các nguyên âm này kết hợp với các phụ âm do hình dạngcủa lưỡi, môi, răng tạo ra thành âm nói Âm này cộng hưởng trong khoangmiệng rồi bắn ra ngoài Như vậy, muốn phát âm to, rõ ràng thì âm phải nổ trongkhoang miệng, trong vòm cộng minh Cũng giống như khi chúng ta hét trong hangđộng, ta thấy tiếng vọng âm, vang, rền Muốn nói to, rõ, âm mạnh mẽ, tiếng phảiđược phát ra từ giữa khoang miệng

3.2.1.5 Tốc độ: