Alec Mackenzie & Pat Nickerson KIỂM SOÁT THỜI GIAN – CHU TOÀN MỌI VIỆC Bản quyền tiếng Việt © Công ty Sách Alpha Quốc Đạt dịch NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG – XÃ HỘI Lời giới thiệu Mặc dù nhận thức thời gian phần quan trọng mang tính chi phối ảnh hưởng lớn đến công việc sống, phần lớn quản lý hiệu thời gian Hàng đống công việc chất chồng cần giải quyết, thời điểm “vắt chân lên cổ” chạy cho kịp thời hạn dự án hay nhiệm vụ cấp giao phó, có khoảng thời gian “chết”, bạn ngồi bàn làm việc với hàng đống giấy tờ tài liệu lại chẳng biết phải đâu, thời gian trôi vô ích Điều đồng nghĩa với việc bạn rơi vào “những bẫy thời gian” – điều mà hai tác giả Alec Mackenzie Pat Nickerson định nghĩa rõ ràng chi tiết sách hàng đầu giúp bạn quản lý kiểm soát hiệu thời gian – Kiểm soát thời gian – Chu toàn việc Những bẫy lập kế hoạch không thích hợp, giao tiếp hạn chế, họp tổ chức kém, lạm dụng điện thoại, email Internet, tải tài liệu giấy tờ, ủy thác nhiệm vụ thiếu rõ ràng từ cấp khiến người cảm giác thời gian bị tắc lại dòng chảy vô tận công việc trách nhiệm, làm cho sống trở nên khó khăn kiểm soát cho dù cố gắng Sau bốn lần tái với gần triệu ấn phẩm độc giả nhiều quốc gia giới đón nhận nồng nhiệt, nói Kiểm soát thời gian – Chu toàn việc công cụ quản lý thời gian hiệu tính đến thời điểm Với chiến thuật thông minh, kinh nghiệm rút từ vấn chi tiết nhiều công cụ quản lý thời gian hiệu quả, sách giúp bạn xác định nguyên nhân tránh lãng phí thời gian; xếp thời gian hợp lý cho nhiệm vụ, xây dựng theo đuổi mục tiêu đặt đến phút chót; trở nên động chuyên nghiệp công việc Alpha Books trân trọng giới thiệu sách với mong muốn mang đến cho độc giả thêm cẩm nang giúp quản lý kiểm soát hiệu thời gian – tài sản vô giá công việc sống mà biết khai thác sử dụng đắn, bạn đạt thành công to lớn Chúc bạn thành công! Hà Nội tháng 6, năm 2012 CÔNG TY SÁCH ALPHA Phần I: QUẢN LÝ THỜI GIAN TRONG THẾ KỶ XXI Chương 1: TẠI SAO THỜI GIAN VẪN LUÔN NGĂN CẢN PHẦN TỐT NHẤT CỦA CHÚNG TA? Chúng ta thường tự nhủ: “Mình đủ thời gian đâu!” Có lẽ Noah gia đình ông nói hối chọn cặp súc vật để mang lên thuyền lớn Chúng ta có 24 giờ, hay 1.440 phút ngày Vậy lợi Noah gì? Ông có thời hạn xác phải hoàn thành, mục tiêu rõ ràng, hướng dẫn cụ thể từ Đấng Tối cao thời điểm trình xác phải tiến hành Nếu bạn không thấy lợi tương tự, trình bạn tạo khoảng thời gian giao khác hoàn toàn so với văn hóa, hoàn cảnh, đặc biệt lựa chọn bạn Điều hiển nhiên có lựa chọn sống bạn đơn giản Nếu sống sót qua thảm họa thiên nhiên, hay đơn giản đợt cắt điện kéo dài, bạn biết cảm giác bị quăng trở lại với “thời kỳ đồ đá” Bạn phải tích cực làm việc từ sáng sớm tinh mơ tối mịt sinh tồn; bạn chí làm nhiều có thể, nhờ ánh trăng, lửa, nến [...]... chúng ta có thể làm chủ thời gian của mình trong thời kỳ khủng hoảng, nhưng lại không thể làm chủ được thời gian trong những ngày bình thường? Chính bởi sự kết hợp của bộ ba “siêu bẫy” bao quát toàn diện, từ đó hình thành nên những chiếc bẫy thời gian Đó là: Những xao lãng tầm thường Những kỳ vọng quá mức Những vấn đề quan trọng khẩn cấp Sự xao lãng làm rò rỉ quỹ thời gian của chúng ta như thế nào?... vài cách hiệu quả để thoát khỏi những chiếc bẫy thời gian của chúng tôi THOÁT KHỎI SỰ XAO LÃNG: TẬP TRUNG THỜI GIAN VÀO MỘT MỤC TIÊU Giả sử bạn được tặng một giờ quý báu vào thời điểm tùy chọn – không phải khi mệt mỏi (giống như những người tham gia hội thảo đã đồng thanh trả lời là dành thời gian để ngủ), mà là đang tràn đầy năng lượng – khoảng thời gian tuyệt vời nhất trong ngày của bạn – thì câu trả... độ Nhưng cùng lúc, chúng ta cũng nên dành cho mỗi công việc sự tập trung toàn vẹn, chứ không phải là sự tập trung bịphân-tán, để tiết kiệm thời gian tối ưu nhất LÀM THẾ NÀO ĐỂ SỬ DỤNG KHOẢNG THỜI GIAN BẠN TIẾT KIỆM ĐƯỢC? Tại các buổi hội thảo về Quản lý thời gian, chúng tôi thường hỏi những người tham gia – với vẻ mệt mỏi kiệt quệ hiện rõ trên khuôn mặt – rằng nếu được tặng thêm một giờ mỗi ngày, họ... Những Xao lãng tầm thường? Đa nhiệm giúp tiết kiệm hay lãng phí thời gian? Hãy xem xét cuộc sống hiện tại của bạn Ở bất cứ nơi đâu, con người cũng đều cố gắng thuyết phục số đông rằng đa nhiệm là một nhiệm vụ cần thiết Hãy nhìn những người đang lái xe tới công sở ở làn đường kế bên Nếu họ cũng đang thực hiện đa nhiệm để tiết kiệm thời gian, họ sẽ phải sử dụng thiết bị định vị GPS và các chương trình giao... GPS và các chương trình giao thông trên đài để tìm ra một hướng đi thông thoáng Họ cũng có thể sẽ phải cố gắng tiết kiệm thêm thời gian bằng cách đọc tin nhắn hay trả lời điện thoại trong khi đang nhâm nhi ly cà phê và lao xuống dốc với vận tốc 112 km/h Liệu khoảng thời gian họ tiết kiệm được bằng việc thực hiện đa nhiệm có xứng đáng không? Hay nó sẽ tan thành khói bụi khi một người lái xe khác, cũng... chiến trận như sau: Thứ tự ưu tiên chính là phương thức tiết kiệm thời gian ưa thích của tôi Tôi phân định các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và cấp thiết Việc giữ cho các nhiệm vụ không đồng thời trở nên quan trọng và cấp thiết cũng giúp tôi không rơi vào tình trạng “quản lý phản động” Nếu tôi có thể quản lý thành công thời gian của mình, thì phần lớn các nhiệm vụ đều sẽ được xử lý ở mức độ quan... đây được khuyến cáo (Ngay cả các quảng cáo đệm cũng thường khuyên chúng ta nên tối đa hóa giấc ngủ 6 tiếng liên tục bằng việc mua những bộ chăn ga gối đệm tốt hơn!) Nhưng chúng ta đã sử dụng khoảng thời gian lúc sắp đi ngủ như thế nào? Rất nhiều người trưởng thành thú nhận rằng họ thường lăn ra ngủ ngay sau bữa tối, hoặc đờ đẫn “thư giãn” trước màn hình ti vi trong khi con cái họ dán mắt vào các trang... nó sẽ tan thành khói bụi khi một người lái xe khác, cũng đang bận rộn đa nhiệm tương tự, đột nhiên hỏi chuyện? Ngày càng có nhiều nhà nghiên cứu tranh luận về quan niệm rằng đa nhiệm sẽ tiết kiệm thời gian Thực chất, trí não con người không thể xử lý hai dòng suy nghĩ đối ngược nhau tại cùng một thời điểm mà không làm giảm chất lượng của cả hai Thay vào đó, chúng ta hoàn toàn có thể làm tốt hơn nếu... giờ mỗi ngày – không phải để giải quyết công việc cho họ, mà để giải quyết việc của riêng bạn? Vậy có nhiệm vụ nào quan trọng với bạn và sự nghiệp của bạn, không thể hoàn thành do bạn còn phải dành thời gian cho khách hàng, đồng nghiệp, hay cấp trên không? Bạn thường tự nhủ: “Đây là việc của riêng mình Mình sẽ chỉ giải quyết nó khi đã hoàn thành những việc khác.” Nhưng những giờ phút riêng tư ấy sẽ chẳng... làm thêm giờ không lương để giải quyết cho xong việc Có lẽ khi nghiền ngẫm cuốn sách này, bạn có thể thêm công việc đó vào danh sách những mục tiêu xứng đáng với những quyết tâm quản lý tốt nhất thời gian của mình Kỳ vọng: Chúng ta nên làm gì tại nơi làm việc? “Được lựa chọn làm việc gì tại công sở ư? Ai được tự do làm thế?” Bạn hay hỏi như vậy Chính bạn! Đúng vậy, chính bạn Bạn không những có quyền ... nói Kiểm soát thời gian – Chu toàn việc công cụ quản lý thời gian hiệu tính đến thời điểm Với chiến thuật thông minh, kinh nghiệm rút từ vấn chi tiết nhiều công cụ quản lý thời gian hiệu quả, sách... KHẨN CẤP Tại làm chủ thời gian thời kỳ khủng hoảng, lại làm chủ thời gian ngày bình thường? Chính kết hợp ba “siêu bẫy” bao quát toàn diện, từ hình thành nên bẫy thời gian Đó là: Những xao lãng... vẹn, tập trung bịphân-tán, để tiết kiệm thời gian tối ưu LÀM THẾ NÀO ĐỂ SỬ DỤNG KHOẢNG THỜI GIAN BẠN TIẾT KIỆM ĐƯỢC? Tại buổi hội thảo Quản lý thời gian, thường hỏi người tham gia – với vẻ mệt