Kỹ năng quản lý thời gian

QUẢN LÝ THỜI GIAN Bạn nghĩ hai người này?! Mọi nơi giới, ngày ln có 24 Nội dung  Tầm quan trọng việc quản lý thời gian?  Ma trận quản lý thời gian  Cách để kiểm sốt quỹ thời gian hiệu Các loại thời gian Thời gian Thời gian cấp làm việc u cầu tùy ý Thời gian Thời gian dành cho dành cho nhóm gia đình Thời gian Thời gian dành cho rảnh rỗi học tập Thảo luận Nếu khơng quản lý tốt quỹ thời gian ảnh hưởng đến hiệu cơng việc chúng ta? Bạn gặp khó khăn việc quản lý thời gian cơng việc mình? Thời gian tài sản q    Có hạn / hạn chế Vơ hình Khơng định giá “Thời vàng bạc” “Nếu tơi trẻ lại ” Nắm bắt ngay! Hãy nắm bắt lúc này! Bốn hệ quản lý thời gian Thế hệ thứ : o o Những việc phải làm Lưu ý, danh sách kiểm tra Thế hệ thứ hai : o o Lên lịch làm việc xếp hẹn Cố gắng hướng kế hoạch họat động định trước tương lai Bốn hệ quản lý thời gian Thế hệ thứ ba: o o o Xác định cơng việc ưu tiên Thiết lập mục tiêu Kế hoạch hàng ngày Thế hệ thứ tư: o o Quản lý thời gian Quản lý thân Quản lý thời gian Hai nhân tố cần lưu ý: Tính cấp bách, khẩn cấp cơng việc: o o Nó u cầu phải hành động Nó u cầu phải làm Tầm quan trọng cơng việc: o o Nó phải làm để đạt thành Nó đóng góp vào sứ mệnh nhiệm vụ bạn, ưu tiên cao mục đích bạn MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN KHƠNG QUAN TRỌNG QUAN TRỌNG KHẨN CẤP KHƠNG KHẨN CẤP o Vấn đề có tính sức ép, khẩn cấp o Cơng việc tính cách lâu dài o Có nỗ lực thời gian phải kết thúc o Lập kế họach, mang tính lập lại quan trọng o Sứ mệnh, nhiệm vụ, mục đích bạn o Sứ mệnh, nhiệm vụ, mục đích bạn o Cơng việc mang tính gián đọan : gọi điện thọai, họp, mail, báo cáo o Chuyện linh tinh, lặt vặt cơng việc o Cơng việc cận kề, có hối thúc o Những họat động o phổ biến o Những gọi, mail tán gẫu Hao phí thời gian o Những cơng việc khơng căng thẳng, dễ chịu CÁCH THỨC GIẢI QUYẾT KHƠNG QUAN TRỌNG QUAN TRỌNG KHẨN CẤP o Giải cơng việc cách nhanh chóng o Tập trung thời gian nổ lực để giải cơng việc u cầu o Giải nhanh chóng, dứt điểm cơng việc o Ủy quyền sử dụng tối thiểu thời gian cho cơng việc KHƠNG KHẨN CẤP o Lên kế họach thời gian dự trữ để thực cơng việc hòan thành hẹn o Khơng để trở thành cơng việc “ Khẩn cấp” “ Quan trọng “ o Đây cơng việc hàng ngày, thực theo cách hiệu nhất, thời gian ưu tiên o Đơi việc phớt lờ Khắc phục ngun nhân gây lãng phí thời gian o Hội họp o Phân cơng khơng dứt khốt o Mất đồ o Sự xao lãng o Điện thoại o Sự ngắt qng o Trì hỗn o Cơng việc giấy tờ o Khủng hoảng Thay đổi thói quen sử dụng thời gian o o Viết lãng phí thời gian bạn Liệt kê rắc rối gây việc lãng phí thời gian o Tạo thói quen tiết kiệm thời gian o Triển khai thói quen tiết kiệm thời gian Mục tiêu nói chuyện điện thoại o Loại bỏ điện thoại khơng cần thiết o Lấy thơng tin tối đa từ gọi quan trọng o Lên kế hoạch lập mục tiêu cho gọi Khắc phục cơng việc giấy tờ o Vận động giảm bớt cơng việc giấy tờ o Giải cơng việc giấy tờ có hiệu o Lưu hồ sơ có hiệu phương pháp để phân loại thơng tin Theo mẫu tự Theo ngày tháng Theo màu sắc Theo khu vực Theo số Theo chủ đề Tiến trình quản lý thời gian Phân lọai cơng việc theo Ma trận thời gian.( , , , ) Sắp xếp thứ tự thực cơng việc theo thứ tự ấn định thời gian hồn thành Kiểm tra tiến độ thực ngày, hàng tuần, hàng tháng Tiến trình quản lý thời gian Dành vài phút sáng để xem xét lại kế họach Phản ứng lại với kiện khơng dự kiến trước (giải nhanh, giao quyền hay phớt lờ) Ln tự nhủ thân tránh lãng phí thời gian Đây cơng việc bạn phải hồn thành Hơm thứ năm (16/04/2010) Đi cắt tóc Báo cáo doanh số hàng tuần vào thứ bảy Chấm điểm trưng bày cửa hàng, nộp kết vào 12h 16/04 Còn cửa hàng Giải phàn nàn khách hàng sản phẩm, hẹn lúc 8h30 ngày 16/4 Họp với phòng kinh doanh lúc 17h Pho to tài liệu phát cho SR (30 ) Hẹn bạn uống ca fê lúc 12 h trưa Bổ sung hồ sơ, lý lịch hết hạn 18/04 Dọn dẹp góc làm việc văn phòng 10 Thay nhớt rửa xe 11 Đi với nhân viên theo route plan 12 Chuẩn bị báo cáo cho họp vào buổi chiều 13 Thơng báo cho nhân viên hủy bỏ họp đội vào lúc 10h sáng Bạn lên thứ tự hòan thành nào? Thảo luận nhóm o o Bạn trình bày khó khăn việc quản lý thời gian cơng việc Với Ma trận quản lý thời gian, bạn làm để quản lý thời gian hiệu ? Thực tế cơng việc Với việc phân bổ thời gian: o 10% cơng việc văn phòng o 90% cơng việc với đội bán hàng Theo bạn làm với: o o 10% thời gian vào buổi sáng buổi chiều văn phòng? 90% thời gian với đội bán hàng? [...]... việc quản lý thời gian đối với công việc của mình Với Ma trận quản lý thời gian, bạn sẽ làm gì để quản lý thời gian hiệu quả hơn ? Thực tế công việc Với việc phân bổ thời gian: o 10% công việc văn phòng o 90% công việc với đội bán hàng Theo bạn chúng ta sẽ làm gì với: o o 10% thời gian vào buổi sáng và buổi chiều khi về văn phòng? 90% thời gian với đội bán hàng? ... Theo ngày tháng 3 Theo màu sắc 4 Theo khu vực 5 Theo số 6 Theo chủ đề Tiến trình quản lý thời gian 1 Phân lọai công việc theo Ma trận thời gian. ( , , , ) 2 Sắp xếp thứ tự thực hiện công việc theo thứ tự và ấn định thời gian hoàn thành 3 Kiểm tra tiến độ thực hiện mỗi ngày, hàng tuần, hàng tháng Tiến trình quản lý thời gian 4 Dành vài phút mỗi sáng để xem xét lại kế họach của mình 5 Phản ứng lại với... nhất, ít thời gian ưu tiên nhất o Đôi khi những việc này có thể phớt lờ đi Khắc phục những nguyên nhân gây lãng phí thời gian o Hội họp o Phân công không dứt khoát o Mất đồ o Sự xao lãng o Điện thoại o Sự ngắt quãng o Trì hoãn o Công việc giấy tờ o Khủng hoảng Thay đổi thói quen sử dụng thời gian o o Viết ra những lãng phí thời gian của bạn Liệt kê những rắc rối gây ra bởi việc lãng phí thời gian o... sơ, lý lịch hết hạn 18/04 9 Dọn dẹp góc làm việc trong văn phòng 10 Thay nhớt và rửa xe 11 Đi với nhân viên theo route plan 12 Chuẩn bị báo cáo cho cuộc họp vào buổi chiều 13 Thông báo cho nhân viên hủy bỏ cuộc họp của đội vào lúc 10h sáng 1 Bạn sẽ lên thứ tự hòan thành như thế nào? Thảo luận nhóm o o Bạn đã trình bày những khó khăn trong việc quản lý thời gian đối với công việc của mình Với Ma trận quản. .. QUAN TRỌNG KHẨN CẤP o Giải quyết những công việc này một cách nhanh chóng o Tập trung thời gian và nổ lực để giải quyết những công việc này như yêu cầu o Giải quyết nhanh chóng, dứt điểm những công việc này o Ủy quyền nếu có thể và sử dụng tối thiểu thời gian cho những công việc này KHÔNG KHẨN CẤP o Lên kế họach thời gian dự trữ để thực hiện những công việc này hòan thành đúng hẹn o Không để trở thành... Khủng hoảng Thay đổi thói quen sử dụng thời gian o o Viết ra những lãng phí thời gian của bạn Liệt kê những rắc rối gây ra bởi việc lãng phí thời gian o Tạo thói quen tiết kiệm thời gian o Triển khai thói quen tiết kiệm thời gian Mục tiêu nói chuyện điện thoại o Loại bỏ những cuộc điện thoại không cần thiết o Lấy thông tin tối đa từ những cuộc gọi quan trọng o Lên kế hoạch và lập mục tiêu cho mỗi cuộc... thời gian 4 Dành vài phút mỗi sáng để xem xét lại kế họach của mình 5 Phản ứng lại với những sự kiện không dự kiến trước (giải quyết nhanh, giao quyền hay phớt lờ) 6 Luôn tự nhủ bản thân tránh lãng phí thời gian Đây là công việc bạn phải hoàn thành Hôm nay là thứ năm (16/04/2010) Đi cắt tóc 2 Báo cáo doanh số hàng tuần vào thứ bảy 3 Chấm điểm trưng bày các cửa hàng, nộp kết quả vào 12h 16/04 Còn 5 cửa ... trọng việc quản lý thời gian?  Ma trận quản lý thời gian  Cách để kiểm soát quỹ thời gian hiệu Các loại thời gian Thời gian Thời gian cấp làm việc yêu cầu tùy ý Thời gian Thời gian dành cho... lai Bốn hệ quản lý thời gian Thế hệ thứ ba: o o o Xác định công việc ưu tiên Thiết lập mục tiêu Kế hoạch hàng ngày Thế hệ thứ tư: o o Quản lý thời gian Quản lý thân Quản lý thời gian Hai nhân... Bạn trình bày khó khăn việc quản lý thời gian công việc Với Ma trận quản lý thời gian, bạn làm để quản lý thời gian hiệu ? Thực tế công việc Với việc phân bổ thời gian: o 10% công việc văn phòng