Kỹ năng lập kế hoạch

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH Khái niệm  Hoạch định trình ấn định mục tiêu xác định biện pháp tốt để thực mục tiêu  Nó liên hệ với phương tiện với mục đích Tất người quản lý làm công việc hoạch định Ý nghĩa  Tư có hệ thống để tiên liệu tình quản lý  Phối hợp nguồn lực tổ chức hữu hiệu  Tập trung vào mục tiêu sách tổ chức  Nắm vững nhiệm vụ tổ chức để phối hợp với quản lý viên khác  Sẵn sàng ứng phó đối phó với thay đổi môi trường bên  Phát triển hữu hiệu tiêu chuẩn kiểm tra Làm xác định công việc?  Khi bắt đầu công việc mới, làm để triển khai công việc hoàn hảo?  Nếu bạn phương pháp để xác định đầy đủ yếu tố, bạn bỏ sót nhiều nội dung công việc Đó lỗ hổng hoạch định công việc Làm xác định công việc? Phương pháp xác định nội dung công việc: 5WH2C5M        Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why) Xác định nội dung công việc 1W (what) Xác định 3W: where, when, who Xác định cách thức thực 1H (how) Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control) Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check) Xác định nguồn lực thực 5M 3.1 Xác định mục tiêu yêu cầu - W (why)  Khi phải làm việc, điều cần quan tâm là: Tại bạn phải làm công việc này?  Nó có ý nghĩa với tổ chức, phận bạn?  Hậy bạn không thực chúng?   Xác định yêu cầu, mục tiêu giúp bạn hướng trọng tâm công việc vào mục tiêu đánh giá hiệu cuối 3.2 Xác định nội dung công việc - W (what)  W – what: Nội dung công việc gi?  Hãy bước để thực công việc giao 3.3 Xác định 3W Where: đâu, bao gồm câu hỏi sau:  Công việc thực đâu?  Giao hàng địa điểm nào?  Kiểm tra phận nào?  Testing công đoạn nào? 3.3 Xác định 3W When: Công việc thực nào, giao, kết thúc…  Xác định thời hạn phải hoàn thành công việc theo mức độ khẩn cấp quan trọng công việc  Có loại công việc khác nhau: → Công việc quan trọng khẩn cấp → Công việc không quan trọng khẩn cấp → Công việc quan trọng không khẩn cấp → Công việc không quan trọng không khẩn cấp Bạn phải thực công việc quan trọng khẩn cấp trước 3.3 Xác định 3W Who: Ai, bao gồm khía cạnh sau:  Ai làm việc  Ai kiểm tra  Ai hổ trợ  Ai chịu trách nhiệm… 4.4.1 Phân loại mục tiêu   Mục tiêu cấp công ty, phận, cá nhân Theo Peter Drucker, mục tiêu công ty xếp từ ngắn hạn đến dài hạn sau: → Tồn tăng trưởng → Lợi nhuận → Phân bổ nguồn lực rủi ro → Năng suất → Vi cạnh tranh → Phát triển nguồn lực → Phát triển công nghệ → Trách nhịêm xã hội 4.4.2 Điều kiện mục tiêu: Điều kiện mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu nguyên tắc SMART      Specific - cụ thể, dễ hiểu Measurable – đo lường Achievable – vừa sức Realistics – thực tế Timebound – có thời hạn a Specific - cụ thể, dễ hiểu  Chỉ tiêu phải cụ thể định hướng cho hoạt động tương lai → Đừng nói mục tiêu bạn dẫn đầu thị trường bạn chiếm 40 % thị phần → Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ bạn biết phải cố đạt % b Measurable – đo lường  Chỉ tiêu không đo lường có đạt hay không? → Đừng ghi: “phải trả lời thư khách hàng có thể” Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngày nhận c Achievable – vừa sức  Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, đừng đặt tiêu lại đạt → Nếu bạn giọng ca trời phú đừng đặt tiêu trở thành siêu Giữ trọng lượng mức lý tưởng 45kg vừa sức d Realistics – thực tế  Chỉ tiêu cần cân khả thực nguồn lực doanh nghiệp (thời gian, nhân sự, tiền bạc ) → Đừng đặt tiêu giảm 20 kg tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg vòng tháng, không thực tế e Timebound – có thời hạn  Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, không bị trì hoãn  Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho mục tiêu khác 4.4.3 Kế hoạch thực mục tiêu (gantt) STT Nội dung công việc Người thực Thời gian Tiến độ 4.5 Hoạch định kế hoạch năm Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm:  Từ chiến lược công ty  Từ dự án tham gia  Từ mục tiêu công ty mục tiêu phận công ty giao  Từ nhiệm vụ theo chức nhiệm vụ phận 4.5 Hoạch định kế hoạch năm Nội dung kế hoạch công tác năm:  Nội dung mục tiêu công việc  Thời gian thực  Mức độ quan trọng công viêc (để giúp phận đặt trọng tâm vào công tác đánh giá công việc cuối năm) 4.6 Hoạch định kế hoạch tháng Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng:  Các công việc kế hoạch năm  Các công việc tháng trước tồn  Các công việc phát sinh công ty giao 4.6 Hoạch định kế hoạch tháng Nội dung kế hoạch công tác tháng:  Các công việc quan trọng tháng  Phần công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực  Các công việc chưa xác định lịch (nhưng phải làm tháng làm tháng sau) 4.7 Hoạch định kế hoạch tuần Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:  Các công việc kế hoạch tháng  Các công việc tuần trước chưa thực xong  Các công việc phát sinh công ty giao thêm 4.7 Hoạch định kế hoạch tuần Nội dung kế hoạch công tác tháng:  Các công việc quan trọng tuần  Phần công việc cụ thể: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi (yêu cầu kết quả)  Các công việc chưa xác định lịch (nhưng phải làm tuần làm tuần sau) Thanks! [...]... loại hoạch định 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 Hoạch định chiến lược Hoạch định tác nghiệp Hoạch định dự án Mục tiêu Hoạch định năm Hoạch định tháng Hoạch định tuần 4.1 Hoạch định chiến lược Đặc điểm  Thời hạn : vài năm  Khuôn khổ: rộng  Mục tiêu : ít chi tiết Đầu ra của hoạch định chiến lược:  Một bản kế hoạch kinh doanh  Kế hoạch phát triển công ty 4.1 Hoạch định chiến lược Quá trình cơ bản của hoạch. .. 4.4.3 Kế hoạch thực hiện mục tiêu (gantt) STT 1 2 3 4 5 6 Nội dung công việc Người thực hiện Thời gian Tiến độ 4.5 Hoạch định kế hoạch năm Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm:  Từ chiến lược của công ty  Từ các dự án tham gia  Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao  Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận 4.5 Hoạch định kế hoạch năm Nội dung của kế hoạch. .. giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm) 4.6 Hoạch định kế hoạch tháng Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng:  Các công việc trong kế hoạch năm  Các công việc tháng trước còn tồn tại  Các công việc mới phát sinh do công ty giao 4.6 Hoạch định kế hoạch tháng Nội dung của kế hoạch công tác tháng:  Các công việc quan trọng trong tháng  Phần các công việc cụ thể... xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trong tháng sau) 4.7 Hoạch định kế hoạch tuần Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:  Các công việc trong kế hoạch tháng  Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong  Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm 4.7 Hoạch định kế hoạch tuần Nội dung của kế hoạch công tác tháng:  Các công việc quan trọng trong tuần  Phần các công... Lựa chọn phương án Hoạch định các kế hoạch phụ trợ Lượng hóa bằng hoạch định ngân quỹ 4.2 Hoạch định tác nghiệp Đặc điểm    Thời hạn: ngày, tuần, tháng Khuôn khổ: hẹp Mục tiêu: chi tiết xác định Đầu ra của hoạch định tác nghiệp: Hệ thống tài liệu hoạt động của tổ chức như:  Các loại sổ tay, cẩm nang, biểu mẫu  Quy trình hoạt động  Các quy định  Hướng dẫn công việc  Các kế hoạch thực hiện mục... định  Hướng dẫn công việc  Các kế hoạch thực hiện mục tiêu, dự án ngắn hạn 4.3 Hoạch định dự án  Xác định các yêu cầu của dự án  Xác định các quy trình cơ bản  Xác định nguồn lực cung cấp cho dự án  Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án theo sơ đồ gantt 4.4 Mục tiêu:  Phân loại mục tiêu  Điều kiện của mục tiêu  Lập kế hoạch thực hiện mục tiêu: 4.4.1 Phân loại mục tiêu   Mục tiêu cấp công ty, bộ... (5M)  Chỉ có nguồn lực mới đảm bảo kế hoạch được khả thi  Nguồn lực bao gồm các yếu tố: → Man → Money → Material → Machine → Method = nguồn nhân lực = Tiền bạc = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng = máy móc/công nghệ = phương pháp làm việc 3.7 Xác định nguồn lực (5M) Man, bao gồm các nội dung:  Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?... thể đạt nổi → Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao Giữ trọng lượng ở mức lý tưởng 45kg có thể vừa sức hơn d Realistics – thực tế  Chỉ tiêu cần cân bằng giữa khả năng thực hiện và nguồn lực của doanh nghiệp (thời gian, nhân sự, tiền bạc ) → Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, như vậy là không thực... mục tiêu   Mục tiêu cấp công ty, bộ phận, cá nhân Theo Peter Drucker, mục tiêu của công ty xếp từ ngắn hạn đến dài hạn như sau: → Tồn tại và tăng trưởng → Lợi nhuận → Phân bổ các nguồn lực và rủi ro → Năng suất → Vi thế cạnh tranh → Phát triển nguồn lực → Phát triển công nghệ → Trách nhịêm xã hội 4.4.2 Điều kiện của mục tiêu: Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART    ... Hoạch định kế hoạch tuần Nội dung của kế hoạch công tác tháng:  Các công việc quan trọng trong tuần  Phần các công việc cụ thể: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả)  Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc làm trong tuần sau)  ... 4.6 Hoạch định kế hoạch tháng Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng:  Các công việc kế hoạch năm  Các công việc tháng trước tồn  Các công việc phát sinh công ty giao 4.6 Hoạch định kế hoạch. .. 4.7 Hoạch định kế hoạch tuần Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:  Các công việc kế hoạch tháng  Các công việc tuần trước chưa thực xong  Các công việc phát sinh công ty giao thêm 4.7 Hoạch. .. hàng 4 Phân loại hoạch định 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 Hoạch định chiến lược Hoạch định tác nghiệp Hoạch định dự án Mục tiêu Hoạch định năm Hoạch định tháng Hoạch định tuần 4.1 Hoạch định chiến