Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Tam Sơn.

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Tam Sơn. Làm như thế nào để có thể xây dựng cho mình một cơ cấu tổ chức hợp lý. Bởi vì khi có một cơ cấu tổ chức khoa học, rõ ràng, thì mới giúp doanh nghiệp tận dụng được tối đa nguồn nhân lực của mình, phân bổ công việc hợp lý, có các quyết định chính xác và kịp thời nhằm đạt được mục tiêu hướng tới.

3 Giáo viên hướng dẫn: Th.S Dương Thị Thúy Nương.

4 Thời gian thực hiện: từ 26 tháng 2 năm 2015 đến 29 tháng 04 năm 2015

Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng và thương mạiTam Sơn, bằng kiến thức đã tiếp thu được trên lớp cùng với sự định hướng của thầy cô

và các cán bộ nhân viên trong công ty em đã đi sâu tìm hiểu vấn đề cơ cấu tổ chức tạiCông ty Cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Tam Sơn và lựa chọn đề tài “ Hoànthiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Tam Sơn”làm đề tài khóa luận tốt nghiệp

Trên cơ sở tìm hiểu, nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công

ty, nhận định những ưu, nhược điểm và nguyên nhân về những khó khăn, vấn đề còntồn tại của công ty, từ đó đưa ra những đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổchức và phân quyền tại công ty

Do thời gian thực tập có hạn, kiến thức và kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên bàikhóa luận khó tránh khỏi thiếu sót Em rất mong nhận được thêm sự đóng góp từ quýthầy cô để bài khóa luận của em có thể hoàn thành được tốt hơn

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian học tập được sự quan tâm giúp đỡ của Ban giám hiệu nhà trường,

em đã được đi thực tập tại Công ty CP đầu tư XD và TM Tam Sơn Trong thời gianthực tập tại đây, em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tế và cũng đã hoànthành tốt khóa luận tốt nghiệp của mình Có được thành công ấy ngoài sự nỗ lực củabản thân em, còn nhờ có sự giúp đỡ từ phía nhà trường, của các thầy cô giáo cùngban lãnh đạo, tập thể cán bộ công nhân viên Công ty CP đầu tư XD và TM Tam Sơn.Đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn Ban giám Hiệu Trường Đại học ThươngMại, Khoa Quản trị doanh nghiệp cùng các thầy cô giáo thuộc Bộ môn Nguyên lýquản trị

Em xin cảm ơn Th.S Dương Thị Thúy Nương đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ emhoàn thành tốt khóa luận này

Em xin cảm ơn Ban lãnh đạo, các cán bộ công nhân viên của Công ty CP đầu tư

XD và TM Tam Sơn đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt thời gian thực tập

và làm bài khóa luận này

Em xin gửi lời cảm ơn tới gia đình, bạn bè và người thân luôn bên cạnh độngviên và giúp đỡ em để hoàn thành tốt bài khóa luận này

Bài khóa luận tốt nghiệp của em đã hoàn thành nhưng không thể tránh khỏinhững thiếu sót Em mong các thầy cô giáo và các bạn góp ý kiến, bổ sung cho bàikhóa luận tốt nghiệp của em hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, Ngày 01 tháng 05 năm 2015

Sinh viên thực hiện

Phạm Văn Quân

MỤC LỤC

TÓM LƯỢC 1

LỜI CẢM ƠN 2

MỤC LỤC 3

DANH MỤC BẢNG BIỂU 6

DANH MỤC SƠ ĐỒ HÌNH VẼ 6

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 7

PHẦN MỞ ĐẦU 8

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 8

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài 8

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 9

4 Đối tượng và Phạm vi nghiên cứu 9

5 Phương pháp nghiên cứu 10

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp 10

5.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp 10

5.3 Phương pháp phân tích dữ liệu 11

6 Kết cấu đề tài 11

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP 12

1.1 Các khái niệm cơ cấu tổ chức trong DN 12

1.1.1 Khái niệm về tổ chức 12

1.2.2 Khái niệm về cơ cấu tổ chức 13

1.2 Các nội dung lý luận của cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 13

1.2.1 Sự cần thiết của cơ cấu tổ chức 13

1.2.2 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức 14

1.2.3 Nguyên tắc xây dựng và thiết kế cơ cấu tổ chức 15

1.2.4 Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 16

1.2.4.1 Mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản 16

1.2.4.2 Mô hình tổ chức chức năng 17

1.2.4.3 Mô hình tổ chức trực tuyến- chức năng 18

1.2.4.4 Mô hình tổ chức theo sản phẩm 18

1.2.4.5 Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý 19

1.2.4.6 Mô hình tổ chức định hướng khách hàng 20

1.2.4.7 Mô hình tổ chức ma trận 20

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến xây dựng và thiết kế cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 21

1.3.1 Nhân tố khách quan 21

1.3.2 Nhân tố chủ quan 21

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XD VÀ TM TAM SƠN 23

2.1 Khái quát về doanh nghiệp 23

2.1.1 Giới thiệu về công ty 23

2.1.2 Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp 23

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp 24

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng và các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức tại Công ty CP đầu tư XD và TM Tam Sơn 25

2.2.1 Tổng quan về tình hình cơ cấu tổ chức trong công ty 25

2.2.2 Đánh giá việc đảm bảo các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức 26

2.2.2.1 Đảm bảo yêu cầu của chiến lược sản xuất kinh doanh 26

2.2.2.2 Tính tối ưu 27

2.2.2.3 Tính linh hoạt 27

2.2.2.4 Tính tin cậy 27

2.2.3 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của công ty 27

2.2.3.1 Nhân tố khách quan 27

2.2.3.2 Nhân tố chủ quan 29

2.2.4 Đánh giá quá trình phân công công việc 31

2.2.4.1 Phân bổ nhân lực trong các phòng ban của Công ty 31

2.2.4.2 Sự chuyên môn hóa trong công việc 32

2.2.5 Mối quan hệ giữa các bộ phận phòng ban 34

2.3 Các kết luận về thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty CP đầu tư XD và TM Tam Sơn 35

2.3.1 Ưu điểm 35

2.3.3 Nguyên nhân 36

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XD VÀ TM TAM SƠN 37

3.1 Phương hướng hoạt động và mục tiêu của Công ty CP đầu tư XD và TM Tam Sơn trong 5 năm tới 37

3.1.1 Phương hướng hoạt động của Công ty CP đầu tư XD và TM Tam Sơn trong năm năm tới 37

3.1.2 Mục tiêu 38

3.2 Quan điểm nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty CP đầu tư XD và TM Tam Sơn 38

3.2.1 Quan điểm dựa trên cơ sở gọn nhẹ và phù hợp với quy mô công ty 38

3.2.2 Quan điểm dựa trên cơ sở bố trí và sử dụng hợp lý cán bộ công nhân viên 39

3.2.3 Quan điểm dựa trên cơ sở xây dựng môi trường văn hóa của công ty 39

3.2.4 Quan điểm dựa trên cơ sở chiến lược phát triển công ty 40

3.3 Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty CP đầu tư XD và TM Tam Sơn 40

3.3.1 Các đề xuất 40

3.3.1.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty CP đầu tư XD và TM Tam Sơn 40

3.3.1.2 Bổ sung nhân sự, hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh 41

3.3.1.3 Hoàn thiện cơ cấu lao động phòng Tiếp thị đấu thầu 41

3.3.1.4 Các đề xuất khác 42

3.3.2 Kiến nghị với Nhà nước 43

KẾT LUẬN 45

TÀI LIỆU THAM KHẢO 46

DANH MỤC BẢNG BIỂU

1 Bảng 2.1: Đánh giá về mức độ ảnh hưởng của các nhân tố tới

cơ cấu tổ chức

30

2 Bảng 2.2: Cơ cấu lao động của Công ty theo trình độ 32

3 Bảng 2.3: Số lượng lao động trong các phòng ban 33

4 Bảng 2.4: Cơ cấu nhân sự phòng Tổ chức hành chính 34

5 Bảng 2.5: Cơ cấu nhân sự phòng Kế toán tài chính 35

6 Bảng 2.6: Cơ cấu nhân sự phòng Tiếp thị - đấu thầu 35

7 Bảng 2.7: Cơ cấu nhân sự phòng Quản lý thi công 36

9 Bảng 3.1: Cơ cấu nhân sự phòng kinh doanh sau khi điều chỉnh 43

10 Bảng 3.2: Cơ cấu nhân sự phòng Tiếp thị đấu thầu sau khi điều

chỉnh

43

DANH MỤC SƠ ĐỒ HÌNH VẼ

3 Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức trực tuyến – chức năng 18

5 Sơ đồ 1.5: Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý 19

6 Sơ đồ 1.6: Mô hình tổ chức định hướng khách hàng 20

8 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của Công ty CP đầu tư XD và TM

8 WTO World Trade Organization (Tổ chức thương mại thế giới)

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Cùng với sự phát triển chung của thế giới, nền kinh tế Việt Nam cũng đang từngbước đi lên Bên cạnh đó, Việt Nam đã chính thức ra nhập tổ chức thương mại quốc

tế WTO Điều này vừa tạo cho các doanh nghiệp cả cơ hội và thách thức vì vậy cácdoanh nghiệp muốn khẳng định vị trí của mình trên thương trường thì luôn phải hoànthiện cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với điều kiện thị trường Như vậy mới có thểgóp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh Nhưng trên thực tế, nhiều doanh nghiệp làm

ăn thua lỗ, phá sản, phát triển chậm, không theo kịp nền kinh tế thị trường do cơ cấu

tổ chức của doanh nghiệp chưa hợp lý, khoa học và phù hợp với thực tiễn Vậy vấn

đề đặt ra ở đây là các doanh nghiệp cần làm gì? Làm như thế nào để có thể xây dựngcho mình một cơ cấu tổ chức hợp lý Bởi vì khi có một cơ cấu tổ chức khoa học, rõràng, thì mới giúp doanh nghiệp tận dụng được tối đa nguồn nhân lực của mình, phân

bổ công việc hợp lý, có các quyết định chính xác và kịp thời nhằm đạt được mục tiêuhướng tới

Với một doanh nghiệp trẻ như Công ty CP đầu tư XD và TM Tam Sơn thì điềunày lại càng quan trọng và đáng được quan tâm Hiện tại, việc cơ cấu tổ chức củacông ty còn nhiều bất cập, nhiều điểm chưa hợp lý Trong thời gian thực tập tại công

ty em thấy rằng sự phối hợp giữa các phòng ban còn chưa ăn ý, nhuần nhuyễn, phâncông nhiệm vụ chưa rõ ràng, hệ thống kiểm soát và đánh giá công việc chưa hoànthiện,…Để khắc phục những tồn tại và đáp ứng được mục tiêu, nhiệm vụ hoạt độngtrong thời gian sắp tới thì việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty

CP đầu tư XD và TM Tam Sơn là tất yếu khách quan, là nhu cầu cần thiết Nhằm tạo

ra một cơ cấu tổ chức hợp lý, phân công nhiệm vụ rõ ràng, kết hợp nhịp nhàng giữacác phòng ban để đạt hiệu quả tốt nhất Đồng thời giúp công ty nâng cao hiệu quảhoạt động kinh doanh, sức cạnh tranh để phát triển mạnh hơn trong nền kinh tế thịtrường càn ngày càng khốc liệt

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài

Đã có không ít những đề tài nghiên cứu về vấn đề này Sau đây em xin lấy một

số ví dụ về một số công trình nghiên cứu

Đề tài 1:Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần đầu tư và xây lắp dầu khí Kinh Bắc do Lê Thị Nam trường ĐH Thương Mại thực hiện

Đề tài 2: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Châu

do Nguyễn Thị Hải Yến lớp 43A4 trường ĐH Thương Mại thực hiện.

Đề tài 3: Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị của công ty cổ phần công nghệ và thương mại Phú Sỹ Việt Nam do Trần Thu Thủy, lớp K5HQ1C trường ĐH Thương Mại thực hiện.

Đề tài 4: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Cổ phần Intimex trên địa bàn Hà Nội do Lê Thúy An lớp 43A3 trường ĐH Thương Mại thực hiện.

Các luận văn trên đều đã đưa ra một số lý thuyết cơ bản như: khái niệm, đặcđiểm, nhân tố ảnh hưởng…của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Mỗi luận văn đều bám sát vào lý thuyết để phân tích thực trạng của mỗi doanhnghiệp Đó là việc doanh nghiêp đã áp dụng các nguyên tắc, các yêu cầu trong xâydựng cơ cấu tổ chức như thế nào, những thành công và những mặt tồn tại của cơ cấu

tổ chức hiện tại của các doanh nghiệp từ đó đưa ra một số giải pháp và kiến nghị đểhoàn thiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đó Tuy nhiên chưa có luận văn nàonghiên cứu cơ cấu tổ chức của Công ty CP đầu tư XD và TM Tam Sơn Do đó đề tài:

“Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty CP đầu tư XD và TM Tam Sơn” là một đềtài mới và mang tính cấp thiết cao

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Mục đích chính khi tiến hành nghiên cứu đề tài:”Hoàn thiện cơ cấu tổ chức củaCông ty Cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Tam Sơn” là đưa ra được các giảipháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty trong thời gian tới

Và để hoàn thành mục đích chính trên thì cần giải quyết các mục tiêu cụ thể sau:

Thứ nhất, hệ thống hóa một số vấn đề lý luận về cơ cấu tổ chức trong doanh

nghiệp

Thứ hai, phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty CP đầu tư

XD và TM Tam Sơn

Thứ ba, đề xuất và kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của

Công ty CP đầu tư XD và TM Tam Sơn

4 Đối tượng và Phạm vi nghiên cứu.

Về mặt thời gian và không gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của

Công ty CP đầu tư XD và TM Tam Sơn tập trung vào ba năm 2012, 2013, 2014 Trên

cơ sở đó, đề xuất và kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức củacông ty từ năm 2015 đến 2018

Về mặt nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu chủ yếu vấn đề chính đó là cơ cấu

tổ chức Vấn đề này được thể hiện qua các nội dung sau: Thứ nhất là nội dung về hệthống lý luận cơ bản liên quan đến cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp, thứ hai là thựctrạng cơ cấu tổ chức của Công ty CP đầu tư XD và TM Tam Sơn, thứ ba là một sốgiải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty CP đầu tư XD và TM TamSơn

5 Phương pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty CP đầu tư XD và TM TamSơn, em sử dụng chủ yếu hai phương pháp: phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp vàphương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Có nhiều phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp nhưng nhìn chung khi tiến hànhthu thập dữ liệu cho một cuộc nghiên cứu, thường người ta sử dụng phối hợp nhiềuphương pháp với nhau để đạt được hiệu quả mong muốn Trong khóa luận, em sửdụng phương pháp phiếu điều tra trắc nghiệm và phương pháp điều tra phỏng vấn đểthu thập dữ liệu

Phiếu điều tra trắc nghiệm: Bao gồm những câu hỏi đóng do em thiết kế nhằm

thu thập những thông tin cần thiết về cơ cấu tổ chức của công ty Đối tượng hướngđến là nhà quản trị và các nhân viên trong Công ty CP đầu tư XD và TM Tam Sơn để

họ đánh giá một cách khách quan trên quan điểm cá nhân về vấn đề được hỏi

Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Câu hỏi phỏng vấn là những câu hỏi mở

nhằm tìm hiểu sâu những vấn đề mà phiếu điều tra khảo sát chưa làm rõ được, vấn đềthuộc phòng ban nào, khía cạnh nào Thông qua việc phỏng vấn, đã cho thấy nhữngvấn đề còn bất cập, thuộc bộ phận nào, vấn đề nào cần phát huy, vấn đề nào cần đượcthay đổi để hoàn thiện bộ máy …

5.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Dựa vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình cơ cấu lao động củacông ty trong năm: 2012, 2013, 2014, các dữ liệu tại công ty

Tài liệu từ các đề tài nghiên cứu cấp trường, luận văn tốt nghiệp của các sinhviên khóa trước

Thu thập thông tin từ các website

5.3 Phương pháp phân tích dữ liệu

Với các dữ liệu thu thập được, em sử dụng 3 phương pháp phân tích: phươngpháp thống kê, phương pháp so sánh, phương pháp phân tích tổng hợp làm phươngpháp chính để phân tích dữ liệu

Phương pháp phân tích thống kê: Phân tích các số liệu về tình hình kết quả hoạt

động sản xuất kinh doanh công ty trong 3 năm 2012, 2013, 2014, từ đó đưa ra kếtluận về kết quả cơ cấu tổ chức bộ máy

Phương pháp so sánh: So sánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong 3

năm, lập bảng thống kê số liệu và so sánh các chỉ tiêu về số tương đối, số tuyệt đốigiữa các năm với nhau

Phương pháp phân tích tổng hợp: Phân tích kết quả điều tra, phỏng vấn Qua

các số liệu tiến hành thu thập được tiến hành phân tích, so sánh, từ đó rút ra kết luận

6 Kết cấu đề tài

Ngoài phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ

đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục, phần

mở đầu, nội dung của khóa luận tốt nghiệp đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức củaCông ty Cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Tam Sơn” gồm ba chương như sau:

Chương 1: Một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần đầu

tư xây dựng và thương mại Tam Sơn

Chương 3: Đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ

phần đầu tư xây dựng và thương mại Tam Sơn

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG

DOANH NGHIỆP 1.1 Các khái niệm cơ cấu tổ chức trong DN

1.1.1 Khái niệm về tổ chức

Một tổ chức (organization) được định nghĩa là hai hay nhiều người làm việc,phối hợp với nhau để đạt kết quả chung, chẳng hạn một công ty may mặc, trạm xăng,cửa hàng bách hoá, hay siêu thị, vv… Trong khi đó, tổ chức (organize) là một quátrình đề ra những sự liên hệ chính thức giữa những con người và tài nguyên để đi đếnmục tiêu

Theo các giáo sư George P Huber và Reuben R McDaniel, chức năng tổ chức

là sự phối hợp các nỗ lực qua việc thiết lập một cơ cấu về cách thực hiện công việctrong tương quan với quyền hạn Nói một cách khác, chức năng tổ chức là tiến trìnhsắp xếp các công việc tương đồng thành từng nhóm, để giao phó cho từng khâu nhân

sự có khả năng thi hành, đồng thời phân quyền cho từng khâu nhân sự tùy theo côngviệc được giao phó

Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa là ‘hài hòa’, từ tổ chức nói lên mộtquan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống”

Theo Chester I Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lựccủa hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức

Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là

“việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phómỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việctạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”

Trong quá trình làm khóa luận này em đã tiếp cận và sử dụng lý thuyết về tổchức và cơ cấu tổ chức theo bài giảng Quản trị học của trường Đại Học Thương Mại:

“ Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm, và người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và mỗi cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và các cá nhân này trong khi tiến hành công việc nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức”

1.2.2 Khái niệm về cơ cấu tổ chức

Có nhiều cách tiếp cận khác nhau về cơ cấu tổ chức Có thể kể đến một số quanniệm về cơ cấu tổ chức như sau:

Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) – Quản trị học – NXB Thống Kê

Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thànhmột thể thống nhất với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng, nhằm tạo nênmột môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phậnhướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức

Theo PGS.TS Lê Văn Tâm và PGS.TS Ngô Kim Thanh (2006) – Giáo trình quản trị doanh nghiệp – NXB Đại học Kinh tế quốc dân

Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệphụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao những trách nhiệm, quyền hạn

và bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp

Theo Jame H.Donnelly Jr, Jame L.Gibson & Jone M.Ivancench (2001) – Quản trị học căn bản – NXB Thống Kê.

Cơ cấu tổ chức, tương tự như các bộ phận của một cơ thể sống tạo ra một khuônkhổ trong đó sẽ diễn ra các hoạt động sôi nổi và các quá trình làm việc của con người.Trên cơ sở những quan niệm khác nhau, từ những phân tích và tiếp cận với tưcách là chức năng của hoạt động quản lý, chúng ta có thể hiểu:

Cơ cấu tổ chức là tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau,

có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, chuyên môn hóa theo những mục tiêu, chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo các mục tiêu chung đã được xác định.

1.2 Các nội dung lý luận của cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

1.2.1 Sự cần thiết của cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là một yếu tố vô cùng quan trong và cần thiết.Nếu doanh nghiệp xác lập được một cấu trúc tổ chức phù hợp với yêu cầu của hoạtđộng kinh doanh, dựa trên mô hình đã được lựa chọn thì việc kinh doanh cũng nhưhoạt động trong doanh nghiệp sẽ rất dễ dàng và hiệu quả bởi vì:

Thứ nhất, nó tạo ra nền móng cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho quản

trị nói riêng

Thứ hai, mọi hoạt động của doanh nghiệp đều phải cần có sự sắp xếp bố trí công

việc gắn với con người, đối tượng cụ thể nào đó, từ đó thấy được vai trò to lớn của cơcấu tổ chức Cơ cấu tổ chức tốt đem lại hiệu quả cao và ngược lại, nếu cơ cấu tổ chứcyếu kém thì rất dễ xảy ra việc người làm nhiều, người làm ít, phải làm đi làm lạinhiều lần một công việc, lãng phí thời gian và công sức mà hiệu quả công việc khôngcao

Thứ ba, khi cơ cấu tổ chức được xây dựng một cách khoa học, có hiệu quả thì sẽ

giúp cho doanh nghiệp sử dụng một cách triệt để các nguồn lực của tổ chức, nhất lànguồn nhân lực và cơ sở vật chất kỹ thuật (máy móc, trang thiết bị kỹ thuật…) Đồngthời việc tổ chức hợp lý sẽ giúp cho người lao động trong doanh nghiệp hiểu rõ vị trícủa mình, quá trình hoạt động và mối quan hệ của họ với những người khác trong tổchức Từ đó tạo điều kiện cho người lao động có thể phát huy tốt nhất năng lực, sởtrường của họ, nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc

Thứ tư, tạo ra văn hóa tổ chức – nền tảng của sự hợp tác giữa các thành viên

trong tổ chức để nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức Các cá nhân trong doanhnghiệp xác định được ý thức trách nhiệm và khả năng của mình để phấn đấu xâydựng doanh nghiệp vững mạnh, là một yếu tố cấu thành trong văn hóa công ty

Bên cạnh cơ cấu tổ chức thì việc phân quyền cũng rất quan trọng Nhờ có phânquyền mà nhà quản trị cơ sở gắn trực tiếp hơn với các tình huống trên thực tế, việcgiao quyền hạn tương đối lớn khuyến khích phát triển các nhà quản trị chuyênnghiệp Khả năng thực hiện quyền hạn tự quản nhiều hơn, công việc sẽ được thựchiện nhanh hơn Đào tạo cấp dưới, tạo điều kiện cho họ phát triển, động viên khuyếnkhích nhân viên làm việc hiệu quả và tốt hơn Giảm áp lực công việc với các nhàquản trị cấp trên, tạo điều kiện cho họ tập trung vào các vấn đề chiến lược

Do đó, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp là việcrất cần thiết và quan trọng trong doanh nghiệp Nó giúp doanh nghiệp cải thiện, hoànchỉnh cơ cấu tổ chức và phân quyền một cách tốt hơn và phù hợp hơn, giúp doanhnghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh

1.2.2 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp có 3 đặc điểm cơ bản sau:

- Tính tập trung: phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chứccho các bộ phận hay cá nhân Nó chỉ sự phân bổ quyền hạn ra quyết định trong hệthống thứ bậc của tổ chức

- Tính phức tạp: phản ánh mức số lượng các cấp Các khâu trong cơ cấu tổ chức.Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối liên hệ phức tạp thì tính phức tạp càngcao và ngược lại Doanh nghiệp nào có cơ cấu tổ chức nhiều tầng nấc trung gian thìcàng phức tạp và ngược lại

- Tính tiêu chuẩn hóa: phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi củamỗi bộ phận, quy chế… Nếu mức độ ràng buộc càng cao và chặt chẽ thì ta nói tín tiêuchuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức Tiêu chuẩn hóa là quá trình phát triểncác thủ tục của tổ chức mà theo đó các thành viên có thể hoàn thành công việc của họtheo một cách thức thống nhất thích hợp

1.2.3 Nguyên tắc xây dựng và thiết kế cơ cấu tổ chức

Để xây dựng một cơ cấu tồ chức hợp lí đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của hoạtđộng sản xuất kinh doanh cần phải tuân thủ một số nguyên tắc:

Một là, đảm bảo yêu cầu của chiến lược sản xuất kinh doanh: Cơ cấu tồ chức

xác định công việc phải làm và làm như thế nào với một chiến lược hay các chiếnlược nhất định Như vậy, cơ cấu tổ chức liên quan đến các quá trình thực hiện cácnhiệm vụ của doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức đáp ứng được chiến lược của công ty khi nó gắn kết được conngười với chức năng nhiệm vụ và kết nối các hoạt động của những con người vàocác bộ phận khác nhau Mỗi một chức năng trong tổ chức cần phải phát tiển mộtnăng lực gây khác biệt thông qua một hoạt động tạo giá trị theo hướng tăng hiệu quả,chất lượng, cải tiến vả đáp ứng khách hàng Như vậy, mỗi chức năng cần có trong cơcấu tổ chức phải được thiết kế rõ ràng, qua đó có thể chuyên môn hóa, phát triển các

kỹ năng và đạt năng suất cao Và khi các chức năng trở nên chuyên môn hóa caohơn, mỗi bộ phận lại thường theo đuổi các mục tiêu của riêng mình đo vậy cần rấtchú ý tới yêu cầu truyền thông và phối hợp với các chức năng khác

Hai là, đảm bảo tính tối ưu: Cơ cấu tổ chức là phương tiện để các nhà quản trị

có thể phối hợp các hoạt động giữa những chức năng hay các bộ phận khác nhaunhằm khai thác đầy đủ các kỹ năng và năng lực của họ Để có lợi ích từ sự cộnghưởng giữa các bộ phận, nhà quản trị phải thiết kế các cơ chế cho phép mỗi bộ phận

có thể truyền thông và chia sẻ các kỹ năng và hiểu biết của mình

Ba là, đảm bảo tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức hữu hiệu tạo ra tính ổn định cho

công ty để nó thực hiện thành công các chiến lược và duy trì lợi thế cạnh tranh hiệntại, đồng thời cũng cung cấp tính linh hoạt cần thiết để phát triển các lợi thế cạnhtranh cho chiến lược tương lai Nói cách khác, tính ổn định của cơ cấu cung cấp chocông ty khả năng quản trị các công việc hàng ngày một cách kiên định và có thể dựbáo trước, trong khi đó tính linh hoạt của cơ cấu cung cấp các cơ hội khai thác cáckhả năng cạnh tranh, phân bổ nguồn lực cho các hoạt động nhằm định dạng lợi thếcạnh tranh của công ty để nó thành công trong tương lai

Bốn là, đảm bảo tính tin cậy: Khi cơ cấu trực tuyến và quyền lực kéo dài, vấn đề

thông tin bị bóp méo phát sinh Đi dọc xuống phía dưới hay chuyển dịch lên phía trêncủa cơ cấu tổ chức, các nhà quản trị ở các cấp khác nhau có thể hiểu sai thông tin,hoặc là cắt xén một cách tình cờ các thông điệp hoặc là chủ ý phục vụ lợi ích cá nhân.Trong cả hai trường hợp đó thông tin không thể không bị ảnh hưởng khi đi đến đượcđịa chỉ của nó

Do vậy cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác của thông tin trong hệ thống,nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất

cả bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp

Năm là, đảm bảo tính kinh tế: cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc

giảm chi phí và nâng hiệu quả kinh tế Cơ cấu càng phức tạp thì phí quản lí càng cao.Khi công ty chuyên môn hóa cao, các nhà quản trị càng đóng vai trò đặc biệt và càngcần các nguồn lực để mỗi nhà quản trị thực hiện vai trò một cách hiệu lực Lúc đócàng cần nhà quản trị có trình độ cao, trả lương cao và càng cần nhiều nhân viên, cuốicùng là chi phí cao

1.2.4 Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

1.2.4.1 Mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản

Tổng giám đốc

Tổng giám đốc

Giám đốc chức năng

Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức đơn giản

Đây là một trong những loại hình cơ cấu đầu tiên và là dạng của tổ chức trong

đó quyền hành tập trung cao độ vào tay một người Có ít cấp quản trị trung gian, sốlượng nhân viên không nhiều Mọi thông tin đều tập trung về cho người quản lý caonhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó

Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ, chi phí quản lý thấp, kiểm soát và điều chỉnh dễ

dàng

Nhược điểm: Với mô hình tổ chức này, mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công

việc khác nhau cùng một lúc, có thể làm cho bộ máy quản trị rơi vào tình trạng quátải Do đó, mô hình này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và việcquản lý không quá phức tạp

1.2.4.2 Mô hình tổ chức chức năng

Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức chức năng

Chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận hay đơn vịđảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức Cácchức năng giống hoặc gần giống nhau được tập trung lại trong một tuyến chức năngnhư hoạt động sản xuất, nhân sự, tài chính…

Ưu điểm: Mô hình này thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng, tạo điều kiện cho mỗi

cá nhân phát huy đầy đủ năng lực, sở trường của mình, đồng thời có điều kiện để tíchlũy kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân Giảm bớt gánh nặng quản lý cho ngườilãnh đạo chung, những công việc quản lý được chuyên môn hóa một cách sâu sắc và

thành thạo hơn Thu hút được chuyên gia vào công tác lãnh đạo Mô hình này cũng sẽgiúp giảm đị sự trùng lặp về nguồn lực và vấn đề phối hợp trong nội bộ lĩnh vựcchuyên môn Thúc đẩy việc đưa ra các giải pháp mang tính chuyên môn và có chấtlượng cao.

Nhược điểm: Chỉ có nhà quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận còn

các nhà quản trị cấp thấp hơn chỉ có trách nhiệm với bộ phận, chức năng do mình phụtrách Điều này dẫn đến sự hạn chế về tầm nhìn của họ, làm giảm tính phối hợp giữacác bộ phận chức năng và tính linh hoạt của tổ chức kém

1.2.4.3 Mô hình tổ chức trực tuyến- chức năng

Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức trực tuyến - chức năng

Cơ cấu tổ chức loại này là sự kết hợ của hai cơ cấu tổ chức là trực tuyến và chứcnăng, do đó mối liên hệ giữa cấp dưới và lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộphận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời dẫn dắt vàkiểm tra sự hoạt động của các cán bộ trực tuyến

Ưu điểm: Tận dụng ưu điểm của hai mô hình trực tuyến và chức năng đã tạo

điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp theo yêu cầu của các hoạt động để hoàn thành cácmục tiêu chung, đảm bảo được sự thích nghi theo yêu cầu của khách hang nhưngđồng thời vẫn tiết kiệm được chi phí Phát huy năng lực, chuyên môn của các bộ phậnchức năng, đồng thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp caotrong tổ chức

Nhược điểm: Cơ cấu này khá phức tạp và cần nhiều về vốn Bên cạnh đó người

lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết mâu thuẫn giữa các bộ phận trực tuyến

Tổng giám đốc

Giám đốc sản phẩm A Giám đốc sản phẩm B Giám đốc sản phẩm C

Tổng giám đốcGiám đốc khu vực 1 Giám đốc khu vực 2 Giám đốc khu vực 3

với các bộ phận chức năng, cơ cấu chậm đáp ứng các tình huống đặc biệt có thể làmtăng chi phí gián tiếp cho Công ty

1.2.4.4 Mô hình tổ chức theo sản phẩm

Sơ đồ 1.4: Mô hình tổ chức theo sản phẩm

Chia tổ chức thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinhdoanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định

Ưu điểm: Khác với mô hình chức năng, với mô hình tổ chức theo sản phẩm

trách nhiệm lợi nhuận thuộc về các nhà quản trị cấp dưới, rèn luyện kỹ năng tổng hợpcho họ

Mô hình này hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm,vừa giúp phối hợptốt hơn giữa các bộ phận vừa linh hoạt trong việc đa dạng hóa

Nhược điểm: Cần nhiều hơn nhà quản trị tổng hợp, công việc có thể bị trung lắp

ở các bộ phận khác nhau Thêm nữa mô hình này cũng có thể dẫn đến tình trạng khókiểm soát, cạnh tranh nội bộ về nguồn lực

1.2.4.5 Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý

Sơ đồ 1.5: Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý

Mô hình này chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạtđộng của tổ chức theo từng khu vực địa lý.Mỗi nhà quản trị sẽ đại điện ở khu vựcchịu trách nhiệm phân phối sản phẩm và dịch vụ theo một vùng địa lý cụ thể

Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý giúp các nhà quản trị cấp thấp thấy

rõ trách nhiệm của mình Thêm nữa, nó được thiết kế với sự chú ý tới những đặc

Tổng giám đốc

Giám đốc khách hàng

loại 1 Giám đốc khách hàng loại 2 Giám đốc khách hàng loại 3

điểm của thị trường địa phương, giúp tận dụng tốt các lợi thế theo vùng, quan hệ tốtvới các đại diện địa phương và còn tiết kiệm thời gian đi lại cho nhân viên

Nhược điểm: Do mỗi khu vực có một giám đốc nên sẽ cần nhiều nhà quản trị

tổng hợp Công việc cũng có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau, phân tánnguồn lực và khó khăc ho việc kiểm soát hơn

1.2.4.6 Mô hình tổ chức định hướng khách hàng

Sơ đồ 1.6: Mô hình tổ chức định hướng khách hàng

Cơ cấu tổ chức theo khách hàng chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảmnhận toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó.Mỗi đơn vị khách hàng tập trung vào việc thỏa mãn nhu cầu của từng nhóm kháchhàng chuyên biệt

Ưu điểm: Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn, phục vụ các dạng khách hàng

khác nhau Toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng vào hoạt động bán hàng để đạtđược kết quả cuối cùng Và rèn luyện kỹ năng tổn hợp cho các nhà quản trị

Nhược điểm: Cơ cấu này tạo ra nhiều sự trùng lắp ở các bộ phận khách hàng

khác nhau, khó kiểm soát và cạnh tranh nội bộ về nguồn lực

1.2.4.7 Mô hình tổ chức ma trận

Sơ đồ 1.7: Mô hình cấu trúc ma trận

20Tổng giám đốc

Cấu trúc ma trận là cấu trúc kết hợp các cấu trúc tổ chức trên để tận dụng các ưuđiểm của mỗi loại và hạn chế tối đa những nhược điểm của chúng Cấu trúc mà trận

có hai hệ thống chỉ huy cặp đôi (theo chức năng và theo sản phẩm hoặc theo khu vựcđịa lý, theo khách hàng) vì vậy tồn tại cùng lúc hai tuyến chỉ đạo trực tuyến

Ưu điểm: Cho phép tổ chức đạt được đồng thời nhiều mục đích, trách nhiệm của

từng bộ phận được phân định rõ, sự phối hợp các bộ phận cũng tốt hơn Ngoài ra còngiúp rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị

Nhược điểm: Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy, do đó tồn tại song song

hai tuyến chỉ đạo trực tuyến nên dễ nảy sinh mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnhlệnh và có sự tranh chấp quyền lực giữa các bộ phận

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến xây dựng và thiết kế cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

1.3.1 Nhân tố khách quan

Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp

Môi trường bên ngoài tổ chức là những nhân tố nằm ngoài tầm kiểm soát củadoanh nghiệp, ảnh hưởng đến hoạt động và kết quả kinh doanh của tổ chức Từ đóảnh hưởng đến việc hình thành cơ cấu tổ chức Cụ thể như:

- Môi trường kinh tế: Kinh tế phát triển tạo điều kiện kinh doanh thuận lợi cho

doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp mở rộng quy mô, lĩnh vực hoạt động… ảnhhưởng gián tiếp đến cấu trúc tổ chức của công ty

- Môi trường chính trị- pháp luật ảnh hưởng đến việc xây dựng mục tiêu, chiến

lược kinh doanh cũng như việc lựa chọn loại hình kinh doanh Chính vì vậy nó ảnhhưởng đến việc hình thành cơ cấu tổ chức

- Môi trường văn hóa- xã hội tác động đến nhu cầu, thị hiếu, thói quen tiêu dùng

của khách hàng, quyết định mặt hàng lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp Từ đóảnh hưởng gián tiếp đến việc lựa chọn mô hình tổ chức của doanh nghiệp

1.3.2 Nhân tố chủ quan

- Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn.

Nguyên tắc cơ bản trong xây dựng cơ cấu tổ chức là” Cơ cấu tổ chức phải đitheo và đáp ứng yêu cầu của hoạt động kinh doanh” Tùy thuộc vào chiến lược kinhdoanh mà doanh nghiệp thiết lập cơ cấu tổ chức cho phù hợp Những thay đổi trongchiến lược kinh doanh sẽ kéo theo những thay đổi của cơ cấu tổ chức cho phù hợp.Tuy nhiên sự thay đổi về chiến lược không phải bao giờ cũng bắt buộc phải có sựthay đổi của cơ cấu tổ chức

- Nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp

Các hoạt động trong doanh nghiệp được thể hiện bằng những công việc, chứcnăng cụ thể, những công việc này đỏi hỏi những kỹ năng chuyên môn, những phươngtiện kỹ thuật và qui trình công nghệ khác nhau, tức là cần những nguồn lực khác nhau

và cách thức khác nhau trong việc sử dụng nguồn lực đó Và khi đó cơ cấu tổ chứcphải thể hiện được những khâu khác nhau đó Một điều rõ ràng là doanh nghiệpthương mại có mô hình tổ chức khác nhau với một doanh nghiệp sản xuất hay doanhnghiệp dịch vụ Do đó việc xây dựng cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị là khác nhau ởmỗi doanh nghiệp

- Qui mô doanh nghiệp.

Qui mô doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.Doanh nghiệp có qui mô càng lớn, cơ cấu tổ chức quản trị càng phức tạp, phải hìnhthành nhiều cấp quản trị hơn, nhiều bộ phận, đơn vị hơn và ở mỗi cấp cũng bao gồmnhiều nơi làm việc hơn rất nhiều so với doanh nghiệp có qui mô nhỏ

- Trình độ lao động và trang thiết bị quản trị

Trong thời buổi hiện đại hóa hiện nay, trang thiết bị quản trị càng ngày càng tácđộng trực tiếp và mạnh mẽ đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp vì trongcông tác quản trị nhân sự phải biết sử dụng các nhân viên có năng lực quản trị phùhợp Với đội ngũ quản lý có trình độ và kinh nghiệm, doanh nghiệp chỉ sử dụng một

số ít nhân lực song vẫn đảm bảo hoàn thành công việc quản trị với chất lượng cao.Cùng với yếu tố trình độ con người, thì trang thiết bị hiện đại cũng là yếu tố tác độngtrực tiếp đến việc tổ chức bộ máy quản trị có tốt và hiệu quả hay không, bởi đội ngũnhân viên thành thạo, biết sử dụng thuần thục hệ thống máy tính và các phần mềmlàm việc nhanh, gọn, hiệu quả là thật sự cần thiết nhằm tiết kiệm thời gian và tăngcường sức sáng tạo của các nhân viên lên rất nhiều do đó cơ cấu tổ chức sẽ đơn giảnhơn

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ

CHỨC CỦA CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XD VÀ TM TAM SƠN

2.1 Khái quát về doanh nghiệp

2.1.1 Giới thiệu về công ty

Tên Công ty: Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng và Thương Mại Tam Sơn

Tên giao dịch Quốc tế: TAM SON TRADING AND CONSTRUCTIONINVESTMENT JOINT STOCK COMPANY

Tên viết tắt: TAM SON TRAINVEST ,JSC

Tru sở chính: Tòa nhà A2/158 Nguyễn Khánh Toàn, P.Quan Hoa, Q.Cầu Giấy,

có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng

Năm 2003, Công ty Cổ phần xây dựng Tam Sơn được thành lập và hoạt độngvới vốn điều lệ 20.000.000.000 đồng Giai đoạn đầu công ty chủ yếu hoạt động tronglĩnh vực xây dựng

Tháng 5 năm 2007, Công ty đổi tên thành Công ty cổ phần đầu tư xây dựng vàthương mại Tam Sơn đồng thời mở rộng lĩnh vực kinh doanh sang các hoạt độngkhác như đầu tư xây dựng, kinh doanh vật liệu xây dựng, kinh doanh bất động sản…Hiện nay, công ty đã trở thành một đơn vị mạnh trong lĩnh vực xây dựng và đầu

tư xây dựng Với Ban điều hành giàu kinh nghiệm, năng lực lãnh đạo cao cùng vớiđội ngũ nhân viên nhiệt tình, tận tâm, giàu trình độ chuyên môn, công ty đã và đang

cố gắng trở thành một trong những công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng hàngđầu khu vực phía Bắc

2.1.2 Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp

+ Khai thác khoáng sản

+ Xây dựng các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp.

+ Khoan khảo sát địa chất và xử lý nền móng công trình

+ Tư vấn đầu tư, tư vấn xây dựng

+ Sản xuất và kinh doanh thiết bị nội thất và thủ công mỹ nghệ

+ Sản xuất và kinh doanh rượu, bia, nước giải khát, thực phẩm

+ Tư vấn, giới thiệu việc làm

+ Buôn bán, lắp đặt, sửa chữa bảo hành hệ thống điều hòa không khí, điện lạnh

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp

a Chức năng

Công ty CP đầu tư XD và TM Tam Sơn là công ty chuyên về lĩnh vực xây dựngdân dụng, công trình Công nghiệp, đầu tư, tư vấn thiết kế xây dựng và cung cấpnhững tòa nhà đáp ứng nhu cầu, sự hài lòng của khách hàng cả về chất lượng, giá cả,thiết kế Mang đến một phong cách khác biệt và độc đáo tới khách hàng

b Nhiệm vụ

+ Xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty với phươngchâm năm sau cao hơn năm trước Làm tốt nghĩa vụ với Nhà nước về việc nộp đầy đủcác khoản tiền cho ngân sách Nhà nước dưới hình thức thuế thu nhập doanh nghiệp.+ Thực hiện tốt chính sách cán bộ, tiền lương, làm tốt công tác quản lý lao động,đảm bảo công bằng trong thu nhập, bồi dưỡng để không ngừng nâng cao nghiệp vụ,tay nghề cho cán bộ công nhân viên của Công ty

+ Thực hiện tốt những cam kết trong hợp đồng kinh tế với các đơn vị nhằm đảmbảo đúng tiến độ sản xuất Quan hệ tốt với khách hàng, tạo uy tín với khách hàng.+ Làm tốt công tác bảo vệ an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trường

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng và các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức tại Công ty CP đầu tư XD và TM Tam Sơn

2.2.1 Tổng quan về tình hình cơ cấu tổ chức trong công ty

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty CP đầu tư XD và TM Tam Sơn

Nguồn: Phòng tổ chức hành chính

Tam Sơn là công ty cổ phần đa hữu về vốn, hoạt động theo điều lệ công ty cổphần; Hội đồng bổ nhiệm Tổng Giám Đốc, Giám đốc tài chính Tổng giám đốc bổnhiệm các Phó tổng giám đốc, Lãnh đạo các phòng ban chức năng và các đội trưởng.Tổng giám đốc tổ chức, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty và chịutrách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Pháp luật

Trong hoạt động thi công xây lắp, công ty giao cho các đơn vị, đội sản xuất đảmnhận thi công trực tiếp tại công trình Công ty quản lý, giám sát về chất lượng, tiến

độ, an toàn lao động và tài chính Đối với các công trình có quy mô lớn, Công ty lậpban điều hành, trực tiếp tổ chức triển khai thi công

 Ưu nhược điểm của cơ cấu tổ chức của Công ty

- Ưu điểm

Tập trung quyền lực và quyền ra quyết định vào các nhà quản trị cấp cao, tráchnhiệm quyền hạn của Giám đốc và Phó Giám đốc rất rõ rang, do đó họ có thể đưa raquyết định nhanh chóng, kịp thời Các trưởng phòng ban chỉ đóng góp ý kiến, xâydựng kế hoạch thực hiện, truyền đạt mệnh lệnh của cấp trên giao xuống cho nhân

viên phòng ban mình và có trách nhiệm báo cáo, giám sát tiến độ thực hiện và kết quảthực hiện công việc.

Với mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng sẽ thể hiện được tính chuyên mônhóa cao trong công việc Mỗi phòng ban sẽ thực hiện chức năng nhiệm vụ riêng, chonên hiệu quả làm việc cao và kích thích được tính sang tạo của mỗi phòng ban

Việc đào tạo và huấn luyện nhân sự sẽ trở lên đơn giản hơn vì mỗi nhân viên sẽchỉ thực hiện chức năng nhiệm vụ riêng của phòng ban mình Nhân viên trong mỗiphòng ban có cơ hội nâng cao kỹ năng tay nghề trong lĩnh vực chuyên môn hóa của

họ và gia tang hiệu quả hoạt động thông qua sự phối hợp với các đồng nghiệp trongphòng ban của mình

- Nhược điểm

Với có cấu tổ chức theo chức năng thì mỗi phòng ban chỉ chú trọng đến việcthực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình được giao, chỉ tập trung vào thực hiệnmục tiêu của phòng ban mình mà không cần quan tâm tới các phòng ban khác cũngnhư mục tiêu chung của công ty Ban lãnh đạo phải thường xuyên giải quyết mâuthuẫn giữ các phòng ban, việc thống nhất ý kiến trở lên khó khan gây trở ngại choquá trình ra quyết định quản trị

Cơ cấu tổ chức của Công ty chưa linh hoạt, chưa thích nghi được với sự thay đổicủa môi trường kinh doanh

Sự phối hợp giữa các phòng ban chưa thực sự tốt, quá trình truyền đạt thông tin

và quá trình phản hồi vẫn còn chậm trễ, không tạo được sự gắn kết trong toàn Công

ty làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc

2.2.2 Đánh giá việc đảm bảo các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức

2.2.2.1 Đảm bảo yêu cầu của chiến lược sản xuất kinh doanh

Hiện nay trong Công ty, các chức năng đã được thiết kế khá rõ rang với từngphòng ban đảm nhiệm chức năng, nhiệm vụ riêng song cơ cấu tổ chức lại chưa đápứng được yêu cầu đặt ra bởi chiến lược của Công ty Tính chuyên môn hóa của các

bộ phận và của nhân viên trong công ty không được đánh giá cao, điều này sẽ làn chocác chức năng này khó tạo ra được các giá trị cá biệt của mình để thực hiện mục tiêuchiến lược của Công ty