Ða số khách đến khách sạn đã có đăng ký phòng trước. Một số khác chưa đăng ký thì thuê được phòng nếu còn phòng Khi khách hàng đến, nhân viên tiếp nhận sẽ hỏi xem vị khách đó có đăng ký phòng trước hay không, và đăng ký phòng trước với tên nào. Như vậy cần phải tham khảo đến hồ sơ đăng ký phòng trước. Khi khách đến không đăng ký phòng trước, nhân viên tiếp nhận phải xem còn phòng trống hay không. Nếu không, nhân viên này phải thông báo cho khách biết để khách đến khách sạn khác. Nếu có phòng đáp ứng yêu cầu của khách nhân viên tiếp tân yêu cầu khách xuất trình giấy tờ và giữ lại chứng minh nhân dân hay giấy tờ tùy thân khác (nếu khách không có chứng minh nhân dân). Giấy tờ này sẽ trả lại khi khách hoàn thành thủ tục rời khách sạn. Mỗi căn phòng, tùy theo kiểu, vị trí và những tiện nghi bố trí bên trong mà có một giá biểu riêng. Khi khách đến thuê, nhân viên tiếp tân phải ghi nhận phiếu đăng ký thuê phòng. Mỗi phiếu đăng ký thuê phòng chỉ lập cho một người khách, thường là người chịu trách nhiệm thanh toán sau này. Trên phiếu đăng ký thuê phòng cần phải ghi rõ khách nào được bố trí ở phòng nào, vào khoảng thời gian nào (ngày nào) để thuận tiện trong việc khai báo tạm trú, tạm vắng khi nhà chức trách đến kiểm tra. Nếu khách có yêu cầu dịch vụ (giặt ủi, gọi điện thoại, karaoke,...), nhân viên tiếp tân phải lập một bảng kê dịch vụ. Mỗi bảng kê có một số thứ tự và lập cho một khách, ghi tất cả những dịch vụ mà khách yêu cầu trong suốt quá trình lưu trú tại khách sạn. Trong đó phải ghi chi tiết khách yêu cầu dịch vụ gì vào thời điểm nào, chi phí tương ứng là bao nhiêu. Bảng kê này nhân viên tiếp tân giữ lại và sẽ yêu cầu khách thanh toán khi rời khỏi khách sạn sau đợt nghỉ. Nếu khách có yêu cầu đặt tiệc tùng, nhân viên tiếp tân phải lập một hóa đơn đặt tiệc. Trên hóa đơn ghi nhận những món mà khách yêu cầu. Qua hóa đơn đó thể hiện các yêu cầu của khách (số lượng, thẩm mỹ, cách và thời gian bày trí,...) và từ đó nhân viên tiếp tân thoả thuận với khách đơn giá tương ứng cho từng món. Một bản sao hóa đơn được giao cho nhà hàng để bộ phận phục vụ chuẩn bị. Mỗi hóa đơn có một số thứ tự và ghi cho chỉ một khách hàng. Khách hàng có thể thanh toán hóa đơn ngay hoặc bộ phận tiếp tân giữ lại yêu cầu khách trả sau này. Khi khách đi: Mọi thủ tục cũng diễn ra ở Phòng tiếp tân. Lúc đó, phiếu đến, bảng kê dịch vụ và hoá đơn tiệc tùng chưa thanh toán là cơ sở yêu cầu khách phải trả. Bộ phận phục vụ kiểm tra các phòng mà khách đã ở xem có hư hao gì không và xác nhận vào phiếu đến. Nếu khách làm hư hại đồ đạc trong phòng thì khách phải đền bù hoặc trả thêm tiền để khách sạn sắm sửa lại. Khi khách trả tiền một hóa đơn thanh toán được lập. Mỗi hóa đơn có một số thứ tự, thu tiền của chỉ một khách hàng, ngày thu, lý do (thu của phiếu đến, bảng dịch vụ và các hoá đơn nào) với số tiền thu là bao nhiêu. Nhân viên tiếp tân chịu trách nhiệm ký xác nhận vào phiếu thu và lập thành hai bản chuyển cho bộ phân kết toán để thanh toán tiền với khách. Cuối mỗi ngày bộ phận kế toán phải lập báo cáo về danh sách khách đã thuê phòng , danh sách tình hình các phòng, doanh thu thuê phòng và doanh thu tiệc trong khách sạn cho lãnh đạo.Cuối mỗi tháng và mỗi quý phải báo cáo tình hình doanh thu, hoạt động của khách sạn cho lãnh đạo.
Lời Nói Đầu Hiện nay, dịch vụ du lịch ngày phát triển mạnh mẽ, khách sạn mọc lên nhiều, lượng khách du lịch ngày đông, việc quản lý khách sạn giới thiệu khách sạn ngày cần thiết, Web lựa chọn tuyệt vời cho khách sạn, nhằm giới thiệu quảng bá tên tuổi của Giúp khách hàng đặt phòng xem thông tin giá phòng website Mang lại lợi ích kinh tế: Giảm chi phí hoạt động Mang lại lợi ích sử dụng, nhanh chóng, thuận tiện Từ nhu cầu nêu trên, thời gian làm đề tài tốt nghiệp em sử dụng vốn kiến thức tìm hiểu phân tích toán website giới thiệu quản lý khách sạn Nó mang tính chất thử nghiệm để học hỏi, trao đổi kinh nghiệm làm quen với thực tế Đề tài gồm phần: Phụ lục Phần I: Phân tich hệ thống Phần II: Thực website Kết luận Hướng phát triển Tài liệu tham khảo Tuy cố gắng học hỏi dựa kiến thức học thực tế khả thời gian có hạn nên báo cáo em tránh khỏi thiếu sót Em kính mong quý Thầy cô bạn bè thông cảm góp ý để em kịp thời lấp kín lỗ hổng kiến thức website đạt hiệu cao Trang Lời Cảm Ơn ! Để có kiến thức thàng công ngày hôm trước hết em xin chân thành cảm ơn quý Thầy Cô Trường Cao Đẳng Nghề Số 8.Trong suốt thời gian qua tận tình bảo,giúp đỡ có nhiều ý kiến đóng góp giúp nhóm em hoàn thành tốt công việc học tập Và chúng em chân thành cảm ơn Thầy Bá Vĩnh tận tình hướng dẫn tạo điều kiện giúp chúng em hoàn thành chương trình Vì khả có hạn thời gian hạn hẹp không tránh thiếu sót sai lầm Rất mong đóng góp ý kiến quý thầy cô bạn để chương trình ngày hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! Nhận Xét Của Giảng Viên Hướng Dẫn Trang TPHCM, Ngày ……Tháng……Năm2011 Chữ ký giảng viên Trang Nhận Xét Của Giảng Viên Phản Biện TPHCM, Ngày ……Tháng ……Năm2011 Chữ ký giảng viên MỤC LỤC Trang Chữ ký giảng viên .3 Nhận Xét Của Giảng Viên Phản Biện TPHCM, Ngày ……Tháng ……Năm2011 I.4 Cơ cấu tổ chức: I.5 Biểu đồ phân cấp chức I.6 Sơ đồ hệ thống tổng quát 10 I.7 Sơ đồ DFD 11 I.8 Sơ đồ chức 11 8.11.Chức cho thuê phòng 18 18 8.12.Chức báo cáo thống kê 19 19 I.9 Sơ đồ luồng liệu: 19 I.11 Mô hình quan hệ 21 Phần I: Phân tích hệ thống I.1 Nhiệm vụ - Tìm hiểu cấu tổ chức Khách sạn HOÀNG KIM - Tìm hiểu nhiệm vụ qui trình thực công việc Khách sạn - Khảo sát tình hình thực tế Khách sạn - Áp dụng kiến thức Cơ sở liệu Phân tích - thiết kế hệ thống thông tin quản lý để xây dựng website giới thiệu quản lý Khách sạn thực số công việc máy tính thay phần công việc cho người I Mục tiêu Nghiên cứu thử nghiệm Phân tích - Thiết kế hệ thống thông tin quản lý Từ phân tích thiết kế website giới thiệu Quản lý Khách sạn I.3 Quá trình thuê phòng khách Trang Khi khách hàng đến: Ða số khách đến khách sạn có đăng ký phòng trước Một số khác chưa đăng ký thuê phòng phòng Khi khách hàng đến, nhân viên tiếp nhận hỏi xem vị khách có đăng ký phòng trước hay không, đăng ký phòng trước với tên Như cần phải tham khảo đến hồ sơ đăng ký phòng trước Khi khách đến không đăng ký phòng trước, nhân viên tiếp nhận phải xem phòng trống hay không Nếu không, nhân viên phải thông báo cho khách biết để khách đến khách sạn khác Nếu có phòng đáp ứng yêu cầu khách nhân viên tiếp tân yêu cầu khách xuất trình giấy tờ giữ lại chứng minh nhân dân hay giấy tờ tùy thân khác (nếu khách chứng minh nhân dân) Giấy tờ trả lại khách hoàn thành thủ tục rời khách sạn Mỗi phòng, tùy theo kiểu, vị trí tiện nghi bố trí bên mà có giá biểu riêng Khi khách đến thuê, nhân viên tiếp tân phải ghi nhận phiếu đăng ký thuê phòng Mỗi phiếu đăng ký thuê phòng lập cho người khách, thường người chịu trách nhiệm toán sau Trên phiếu đăng ký thuê phòng cần phải ghi rõ khách bố trí phòng nào, vào khoảng thời gian (ngày nào) để thuận tiện việc khai báo tạm trú, tạm vắng nhà chức trách đến kiểm tra Nếu khách có yêu cầu dịch vụ (giặt ủi, gọi điện thoại, karaoke, ), nhân viên tiếp tân phải lập bảng kê dịch vụ Mỗi bảng kê có số thứ tự lập cho khách, ghi tất dịch vụ mà khách yêu cầu suốt trình lưu trú khách sạn Trong phải ghi chi tiết khách yêu cầu dịch vụ vào thời điểm nào, chi phí tương ứng Bảng kê nhân viên tiếp tân giữ lại yêu cầu khách toán rời khỏi khách sạn sau đợt nghỉ Nếu khách có yêu cầu đặt tiệc tùng, nhân viên tiếp tân phải lập hóa đơn đặt tiệc Trên hóa đơn ghi nhận mà khách yêu cầu Qua hóa đơn thể yêu cầu khách (số lượng, thẩm mỹ, cách thời gian bày trí, ) từ nhân viên tiếp tân thoả thuận với khách đơn giá tương ứng cho Một hóa đơn giao cho nhà hàng để phận phục vụ chuẩn bị Mỗi hóa đơn có số thứ tự Trang ghi cho khách hàng Khách hàng toán hóa đơn phận tiếp tân giữ lại yêu cầu khách trả sau Khi khách đi: Mọi thủ tục diễn Phòng tiếp tân Lúc đó, phiếu đến, bảng kê dịch vụ hoá đơn tiệc tùng chưa toán sở yêu cầu khách phải trả Bộ phận phục vụ kiểm tra phòng mà khách xem có hư hao không xác nhận vào phiếu đến Nếu khách làm hư hại đồ đạc phòng khách phải đền bù trả thêm tiền để khách sạn sắm sửa lại Khi khách trả tiền hóa đơn toán lập Mỗi hóa đơn có số thứ tự, thu tiền khách hàng, ngày thu, lý (thu phiếu đến, bảng dịch vụ hoá đơn nào) với số tiền thu Nhân viên tiếp tân chịu trách nhiệm ký xác nhận vào phiếu thu lập thành hai chuyển cho phân kết toán để toán tiền với khách Cuối ngày phận kế toán phải lập báo cáo danh sách khách thuê phòng , danh sách tình hình phòng, doanh thu thuê phòng doanh thu tiệc khách sạn cho lãnh đạo.Cuối tháng quý phải báo cáo tình hình doanh thu, hoạt động khách sạn cho lãnh đạo Trang I.4 Cơ cấu tổ chức: TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG PHÒNG PHÒNG BỘ BỘ BỘ KINH NHÂN KẾ PHẬN PHẬN PHẬN DOANH SỰ TOÁN LỄ TÂN BUỒNG NHÀ PHÒNG HÀNG Trong đó: TỔNG GIÁM ĐỐC: Điều hành hoạt động khách sạn PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC: Giám sát điều hành trực tiếp phòng ban phận BỘ PHẬN BUỒNG:Phục vụ dọn dẹp phòng bàn ăn khách PHÒNH KINH DOANH: Cung cấp hàng hoá, vật tư phục vụ nhu cầu khách sạn BỘ PHẬN LỄ TÂN: Có nhiệm vụ hướng khách đăng ký đặt phòng, nhận phòng, trả phòng yêu cầu dịch vụ… BỘ PHẬN NHÀ HÀNG: Phục vụ tiệc khách có nhu cầu I.5 Biểu đồ phân cấp chức Trang HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Cập Cho thuê Thanh Báo cáo nhật danh phòng toán thống kê mục 1.1.Cập nhật DS đăng ký 2.1 Đăng ký Thuê phòng phòng 1.2.Cập 2.1 Đăng ký nhật P sử dụng dịch 4.1 Báo cáo toán phòng DS phòng 3.2.Thanh toán Dịch vụ 4.2 Báo cáo doanh thu DV phòng 4.3 Báo cáo 1.4.Cập nhật doanh thu DS khách dịch vụ 1.3.Cập nhật vụ 3.1 Thanh Mô tả chi tiết chức năng: 1.1 Cập nhật danh sách đăng ký P: Các khách hàng đăng ký phòng trước 1.2 Cập nhật phòng: Các loại phòng có khách sạn đuợc cập nhật thường xuyên trang thiết bị, tình trạng khả phục vụ 1.3 Cập nhật dịch vụ : loại dịch vụ mà khách sạn phục vụ với giá tuơng ứng cập nhật hàng ngày 1.4 Cập nhật danh sách khách: thông tin thân khách hàng đến thuê phòng 2.1 Đăng ký thuê phòng: khách có nhu cầu thuê phòng khách làm việc với lễ tân phải thông báo rõ ràng nhu cầu phòng cần thuê (bao nhiêu người, cần phòng,loại phòng giường ,tiện nghi sao? ) để từ lễ tân xếp phù hợp với khách Trang 2.2 Đăng ký sử dụng dịch vụ: Ngoài việc đăng ký nghỉ phòng đăng ký, khách sử dụng dịch vụ khác mà khách sạn có ( du lịch, điện thoại, bơi,…) cần đăng ký với phận phục vụ khách sạn 3.1 Thanh toán phòng: Khi khách kết thúc khách sạn phải thông bái với lễ tân để nhận lại phòng kiểm tra đối chiếu thiết bị phòng so với lúc nhận phòng 3.2 Thanh toán Dịch vụ: Ngoài việc toán tiền phòng khách phải toán tiền sử dụng dịch vụ(điện thoại, đồ uống….) thời gian khách sạn 4.1 Báo cáo danh sách phòng: Danh sách phòng khách thuê ở, phòng trống, phòng bị hư hỏng không sử dụng đựợc 4.2 Báo cáo doanh thu phòng: Doanh thu tiền thuê phòng khách hàng ngày, tháng, quý năm 4.3 Báo cáo doanh thu dịch vụ: báo cáo tình hình thu từ dịch vụ mà khách sử dụng hàng ngày I.6 Sơ đồ hệ thống tổng quát KHÁCH QUẢN LÝ BỘ PHẬN KHÁCH QUẢN LÝ SẠN Trong đó: 1: Khách hàng đặt phòng, đăng kí sử dụng dịch vụ, yêu cầu toán…… 2: Khách sạn đáp ứng yêu cầu khách hàng: Phân phòng, đáp ứng dịch vụ, gửi phiếu toán… 3: Yêu cầu báo cáo thống kê 4: Đáp ứng báo cáo thống kê Trang 10 D1: Nhập thông tin Người dùng kiểm tra phòng D1 D2: Cập nhật thông tin D6 kiểm tra phòng D3: Kiểm tra thông tin Xử lý kiểm tra phòng D2 D5 Xử lý danh D4: truy vấn liệu sách phòng cho xử lý danh sách phòng D4 D3 D5: Lấy thông tin xử lý danh sách phòng cung cấp cho xử lý kiểm tra 8.7 Sơ đồ chức toán hóa đơn Người dùng Xử lý D1 D8 tiền dịch vụ D Xử lý toán hóa đơn D2 D6 Xử lý D5 tiền phòng D4 D3 Trang 14 D1: : Nhập đầy đủ thông tin hóa đơn D2: Cập nhật thông tin hóa đơn D3: Kiểm tra thông tin hóa đơn D4: truy vấn liệu cho xử lý tiền phòng D5: Lấy thông tin xử lý tiền phòng cung cấp cho xử toán hóa đơn D6: truy vấn liệu cho xử lý tiềndịch vụ D7: Lấy thông tin xử lý tiền dịch vụ cung cấp cho xử toán hóa đơn D8:Thông báo kết cho người dùng Khách Khách Thanh toán Thanh toán Gửi phiếu Gửi phiếu Thanh toán DV Thanh toán P Y/C Y/C Hóa đơn toán toán BPQL BPQL 8.8 Sơ đồ chức quản lý nhân viên Trang 15 Người dùng D1: Nhập đầy đủ thông tin D1 nhân viên D2: Cập nhật thông tin nhân viên Xử lý thêm D3: Kiểm tra trả kết nhân viên D2 D3 8.9.Sơ đồ chức tìm theo phòng D1: Nhập thông tin Người dùng D1 cần tìm D2: Cập nhật thông D6 tin cần tìm D3: Kiểm tra thông Xử lý tìm kiếm D5 phòng Xử lý danh tin sách phòng D4: truy vấn liệu cho xử lý danh sách D2 D3 D4 phòng D5: Lấy thông tin xử lý danh sách phòng cung cấp cho xử lý 8.10.Chức cập nhật danh mục Trang 16 BPQL BPQL Yêu cầu TT Đáp ứng Yêu cầu TT Đáp ứng yêu cầu yêu cầu Cập Cập nhật nhật K DV Danh mục Cập nhật Cập nhật Yêu cầu TT P DS đăng Yêu cầu ký K TT Đáp ứng BPQL Đáp ứng yêu cầu Khách yêu cầu Trang 17 8.11.Chức cho thuê phòng BPQL Khách Ktra DV Đặt P Đáp ứng Đáp ứng y/c yêu cầu Đăng Đăng ký P ký DV Đáp ứng Ktra DS P KQ Ktra ĐK DV y/c Danh mục Khách BPQL Trang 18 8.12.Chức báo cáo thống kê BPQL BPQL Yêu cầu Yêu cầu Báo cáo báo cáo báo cáo Bóa Báo cáo DS cáo P P Danh mục Yêu cầu báo cáo Báo cáo DV BPQL Báo cáo I.9 Sơ đồ luồng liệu: Trang 19 Báo cáo Các thực thể KHÁCH HÀNG: Mỗi thực thể tượng trưng cho khách hàng đến đặt phòng Các thuộc tính: MaKH, TenKH, DiaChi, DienThoai, Email PHÒNG: Mỗi thực thể tượng trưng cho phòng khách sạn Các thuộc tính: MaP, SoLuongP, DienTich, KieuPhong, Gia, TrangBi, img DỊCH VỤ: Mỗi thực thể tượng trưng cho dịch vụ khách sạn Các thuộc tính: MaDV, TenDV, GiaDV, MoTa PHIẾU ĐĂNG KÝ: Mỗi thực thể tượng trưng cho phiếu đăng ký khách hàng Các thuộc tính: MaPDK, NgayDen, NgayDi, SoNguoiLon, SoTreEm, YeuCauKhac PHIẾU THANH TOÁN: Mỗi thực thể tượng trưng cho phiếu toán cho khách hàng Các thuộc tính: MaPTT, SoNgay, NgayThanhToan, Thue, TongTien LOẠI PHÒNG: Mỗi thực thể tượng trưng cho loại phòng khách sạn Các thuộc tính: MaLP, TenLP I.10 Mô hình ERD Trang 20 PHONG LOAI PHONG MaPhong MaLP SoLuongP TenLP KHACH HANG MaKH TenKH DienTich DiaChi KieuPhong DienThoai MaLP PHIEU DANG KY Gia MaPDK Email TrangBi PHIEU THANH TOAN img NgayDen DICH VU MaPTT NgayDi MaDV SoNgay SoNguoiLon NgayThanhToan SoTreEm ThueVAT MaP TongTien MaKH MaPDK MaDV TenDV GiaDV MoTa YeuCauKhac MaPhong I.11 Mô hình quan hệ Các mối quan hệ: KHACH HANG(MaKH, TenKH, DiaChi, DienThoai, Email) PHONG(MaP, SoLuongP, DienTich, KieuPhong, Gia, TrangBi, img, MaLP) DICH VU( MaDV, TenDV, GiaDV, MoTa) PHIEU DANG KY(MaPDK, NgayDen, NgayDi, SoNguoiLon, SoTreEm, YeuCauKhac,MaP, MaKH, MaDV) PHIEU THANH TOAN(MaPTT, SoNgay, NgayThanhToan, Thue, TongTien, MaPDK) LOAI PHONG (MaLP, TenLP) Phần II: Thực website Trang 21 II.1.Tổng quan Website xây dựng ngôn ngữ PHP Cơ sở liệu: mysql Công cụ thực hiện: Dreamwear MX 2004, XAMPP 1.7.2 Website kham khảo: duytanhotel.com, huunghihotel.com, izwebz.com… II.2 Giao diện cho người dùng khách hàng Giao diện giới thiệu khách sạn, thông tin phòng, đặt phòng 1.Trang chu 2.Thông tin phòng Trang 22 3.Chi tiết phòng Trang 23 4.Khách hàng đặt phòng Trang 24 5.Một số dịch vụ Trang 25 6.PHẦN ADMIN Chỉ có quản lý cho phép đăng nhập Trang 26 Khi đăng nhập cho phép chỉnh sửa thêm Phòng người dùng Thông tin chi tiết website hoangkimhotel.com Hướng phát triển đề tài Mở rộng website để áp dụng cho nhiều khách sạn riêng biệt Trang 27 Website cung cấp thong tin phòng, giá cả, để khách hàng đặt phòng qua mạng Hoàn thiện vứng mắc chưa giải Lời kết Trong trình thực đề tài, tránh khỏi sai sót, em kính mong quý Thầy cô bạn bè thông cảm góp ý để em kịp thời lấp kín lỗ hổng kiến thức website đạt hiệu cao THANK YOU! Trang 28 ... ThueVAT MaP TongTien MaKH MaPDK MaDV TenDV GiaDV MoTa YeuCauKhac MaPhong I.11 Mô hình quan hệ Các mối quan hệ: KHACH HANG(MaKH, TenKH, DiaChi, DienThoai, Email) PHONG(MaP, SoLuongP, DienTich, KieuPhong,... thuộc tính: MaLP, TenLP I.10 Mô hình ERD Trang 20 PHONG LOAI PHONG MaPhong MaLP SoLuongP TenLP KHACH HANG MaKH TenKH DienTich DiaChi KieuPhong DienThoai MaLP PHIEU DANG KY Gia MaPDK Email TrangBi... cáo thống kê 19 19 I.9 Sơ đồ luồng liệu: 19 I.11 Mô hình quan hệ 21 Phần I: Phân tích hệ thống I.1 Nhiệm vụ - Tìm hiểu cấu tổ chức Khách sạn