tài liệu ôn thi môn văn thư lưu trữ

Câu 1: nêu khái niệm công tác văn thư Anh chị phân tích yêu cầu công tác văn thư? Khái niệm Văn thư từ gốc Hán, dùng để loại văn bản, giấy tờ “Văn” có nghĩa văn tự, “thư” có nghĩa thư tịch Theo quan niệm triều đại phong kiến trước làm công tác văn thư tức làm công việc có liên quan đến văn tự, thư tịch Ngày nay, khái niệm văn thư không xa lạ quan, tổ chức tất quan sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp thức với Làm công việc soạn thảo văn bản, quản lý văn … tức làm công tác văn thư Như định nghĩa công tác văn thư sau: Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, đơn vị Vũ trang Nhân dân (dưới gọi chung quan, tổ chức) Từ khái niệm ta thấy công tác văn thư có mặt hầu hết quan, đơn vị Hoạt động trở thành hoạt động thường xuyên quan, góp phần không nhỏ việc nâng cao chất lượng quản lý quan chừng mực định định hiệu hoạt động máy nhà nước Yêu cầu công tác văn thư Trong trình thực nội dung công việc, công tác văn thư quan phải bảo đảm yêu cầu đây: Nhanh chóng Quá trình giải công việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn Do đó, xây dựng văn nhanh chóng, giải văn kịp thời góp phần vào việc giải nhanh chóng công việc quan Giải văn chậm làm giảm tiến độ giải công việc quan, giảm ý nghĩa việc đề cập văn Đồng thời gây tốn tiền của, công sức thời gian quan Chính xác • Chính xác nội dung văn bản: + Nội dung văn phải tuyệt đối xác mặt pháp lý, tức phải phù hợp với Hiến pháp, Pháp luật văn quy định quan nhà nước cấp + Dẫn chứng trích dẫn văn phải hoàn toàn xác, phù hợp thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu thật… + Số liệu phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng • Chính xác thể thức văn bản: + Văn ban hành phải có đầy đủ thành phần Nhà nước quy định: Quốc hiệu; Tác giả; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; Thể thức đề ký, chữ ký, dấu quan; Nơi nhận văn Các yếu tố thông tin nêu phải trình bày vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ + Mẫu trình bày phải tiêu chuẩn Nhà nước ban hành • Chính xác khâu kỹ thuật nghiệp vụ: + Yêu cầu xác phải quán triệt cách đầy đủ tất khâu nghiệp vụ đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn + Yêu cầu xác phải thể thực với chế độ quy định Nhà nước công tác văn thư Bí mật Trong nội dung văn đến, văn quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn bản, bố trí phòng làm việc cán văn thư đến việc lựa chọn cán văn thư quan phải bảo đảm yêu cầu quy định Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia Uỷ ban Thường vụ Quốc hội Hiện đại Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại Vì vậy, yêu cầu đại hoá công tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng có suất, chất lượng cao Hiện đại hoá công tác văn thư ngày trở thành nhu cầu cấp bách, phải tiến hành bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung đất nước điều kiện cụ thể quan Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng phương tiện đại, phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu công tác văn thư Câu 2: Yêu cầu người cán văn thư Tính chất, nội dung công việc quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi người cán văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu lĩnh vực như: - Yêu cầu phẩm chất trị - Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ - Những yêu cầu khác Yêu cầu phẩm chất trị Người cán văn thư quan ngày tiếp xúc với văn bản, nắm hoạt động quan trọng quan, có vấn đề có tính chất bí mật Vì vậy, đòi hỏi với người cán văn thư yêu cầu phẩm chất trị Nói chung người cán văn thư phải có phẩm chất trị tốt Cụ thể là: - Người cán văn thư phải có lòng trung thành Lòng trung thành phải thể trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với quan trung thành với thân mình; - Người cán văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối sách Đảng Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vô sản tình - Người cán văn thư phải luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, coi việc chấp hành luật pháp nghĩa vụ - Người cán văn thư phải luôn rèn luyện thân, coi việc học tập trị, nâng cao trình độ hiểu biết Đảng, Nhà nước, giai cấp vô sản nhiệm vụ thường xuyên Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ Yêu cầu nghề nghiệp chuyên môn cán văn thư phải thể hai mặt: Lý luận nghiệp vụ kỹ thực hành - Về lý luận nghiệp vụ: Người cán văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, biểu nội dung nghiệp vụ, sở khoa học điều kiện thực tiễn để tiến hành nghiệp vụ Bên cạnh hiểu biết nghiệp vụ chuyên môn phải có hiểu biết số nghiệp vụ khác để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn Điều quan trọng đặt học tập lý luận nghiệp vụ trường mà phải có ý thức luôn học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ suốt trình công tác; bước hoàn thiện thân với hoàn thiện lý luận nghiệp vụ Về kỹ thực hành: Người cán văn thư không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ thực hành Chính kỹ thực hành thước đo lực thực tế người cán văn thư Không thể nói: người cán văn thư giỏi mà không thực hành nghiệp vụ công tác văn thư cách thành thạo, có chất lượng suất cao Qúa trình thực hành nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư giúp cán văn thư bước nâng cao tay nghề mà giúp vào việc nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ Những yêu cầu khác Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán văn thư quan phải có yêu cầu bất cư lao động tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công mà đòi hỏi phải có yêu cầu đây: Tính bí mật Tính bí mật người cán văn thư phải thể cụ thể: - Có kín đáo - Có ý thức giữ gìn bí mật - Bất trường hợp khỏi phòng làm việc không để văn bản, tài liệu bàn; ghi chép có nội dung quan trọng không vứt vào sọt rác - Luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật Nhà nước, bí mật quan Tính tỉ mỉ Nội dung công việc ngày đòi hỏi phải cụ thể đến chi tiết Vì cán văn thư phải có tính tỉ mỉ Tính tỉ mỉ phải thể nội dung: - Bất công việc phải thực hoàn chỉnh đến chi tiết nhỏ, không bỏ qua chi tiết dù nhỏ nhất, đặc biệt việc thống kê kiểm tra nhiệm vụ, ghi chép chuyển lời nhắn v.v - Không bỏ sót công việc nhiệm vụ thường ngày công việc đột xuất nảy sinh Tính thận trọng Trước làm việc đề xuất việc phải suy xét cách thận trọng Đặc biệt việc phát sai sót cán quan công tác văn thư; trường hợp nghi ngờ văn giấy tờ giả mạo, nghi vấn việc sử dụng dấu không quy định có đề xuất tổ chức cải tiến công việc Tính thận trọng giúp cán văn thư có ý kiến chắn, tránh phạm phải sai lầm Tính ngăn nắp, gọn gàng Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn thường trực người cán văn thư Người cán văn thư tiếp xúc với văn giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, không gọn gàng ngăn nắp ảnh hưởng không tốt đến công việc Mặt khác, phòng làm việc văn thư không người văn thư làm việc mà nơi có nhiều người đến liên hệ công việc xin giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, xin đóng dấu giấy tờ v.v Nếu không trật tự ngăn nắp gây ấn tượng không tốt cán văn thư Tính tin cậy Cán văn thư người tiếp xúc với văn bản, nắm nội dung hoạt động quan Vì người văn thư luôn phải thể tính tin cậy Do có nhiều công việc nên lãnh đạo quan tâm kiểm tra công việc văn thư Phần lớn thủ trưởng tin tưởng văn thư Vì cán văn thư phải giữ vững tin tưởng để Thủ trưởng yên tâm làm việc Mặt khác người cán văn thư phải đào tạo nghiệp vụ chuyên môn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót Điều làm cho cán lãnh đạo yên tâm Tính nguyên tắc Nội dung nghiệp vụ văn thư phải thực theo chế độ quy định Nhà nước quan, trước hết quy định quan chế độ bảo vệ bí mật, quy định công tác văn thư, lưu trữ v.v Dù lúc hoàn cảnh người cán văn thư phải giữ chế độ quy định không phép thay đổi quy định Đặc biệt người cán văn thư phải có ý thức ngoại lệ quy định Trong trường hợp vấn đề đặt có chi tiết khác với quy định Nhà nước quan, tốt phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, không tự ý giải việc quy định Tính tế nhị Công việc người cán văn thư tạo môi trường tiếp xúc với nhiều đối tượng khác Vì người cán văn thư phải lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng không hài lòng, phân tán thiếu kiên trì, mệt mỏi, xúc cảm, kể thái độ suồng sả kiểu bạn bè đồng nghiệp người quen biết Đặc biệt phải tránh nóng vội có việc khẩn cấp phải trả lời yêu cầu người khác nghi ngờ điều công việc Tính tế nhị giúp cho cán văn thư ngày chiếm lòng tin yêu mến bạn bè đồng nghiệp người quan Điều giúp cho người cán văn thư tạo bầu không khí thoải mái phòng làm việc Đó điều kiện để nâng cao hiệu công việc Câu Quản lý văn đến Tất loại văn bản, bao gồm văn Quy phạm Pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng văn mật), đơn, thư từ quan, cá nhân khác gửi đến đường trực tiếp hay tài liệu quan trọng cá nhân mang từ hội nghị qua đường bưu điện gọi chung văn đến Nói cách khác: Văn đến văn quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến quan để yêu cầu, đề nghị giải vấn đề mang tính chất công Quy trình quản lý văn đến Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức • Quy trình quản lý văn đến - Tiếp nhận đăng ký văn đến - Trình chuyển giao văn đến - Giải theo dõi tến độ giải văn đến Tiếp nhận đăng ký văn đến a Tiếp nhận đăng ký văn đến * Tiếp nhận văn đến văn đến không đa dạng loại hình, phong phú nội dung mà đòi hỏi xử lý nhanh chóng mặt thời gian đáp ứng yêu cầu đạo, điều hành quan Về nguyên tắc, tất loại văn đến phải tập trung vào phận Văn thư thuộc Văn phòng Phòng Hành quan Theo nhiệm vụ giao, Văn thư quan tiếp nhận tất văn nơi gửi đến (kể văn gửi theo đường bưu điện, cán dự Hội nghị họp trực tiếp mang về, văn nhận qua Fax, mạng máy tính … ) Ngoài văn thức đối tượng có liên quan gửi đến, Văn thư quan nhận số Văn đơn từ, khiếu nại, khiếu tố cá nhân tập thể khác Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận)… Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì không nguyên vẹn văn chuyển muộn thời gian ghi bì (Đối với văn có dấu “ hoả tốc”, hẹn giờ), văn thư người giao nhiệm vụ phải báo cáo cho người giao trách nhiệm quản lý công tác văn thư biết Trong trường hợp cần thiết lập Biên với người giao văn Trường hợp văn gửi đến có kèm theo Phiếu gửi sau nhận phải ký nhận đóng dấu vào Phiếu gửi chuyển trả lại cho quan gửi để theo dõi, xử lý kịp thời “sự cố” đường vận chuyển xảy (nhận chậm so với thời gian gửi, bì bị rách nát, nhầm lẫn địa gửi ) Đối với văn đến chuyển phát qua Fax qua mạng phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn … Nếu phát sai sót phải báo cho nơi gửi văn người giao trách nhiệm xem xét, giải Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Sau tiếp nhận, bì văn phân loại sơ xử lý sau: Trước hết chia văn đến thành 02 loại: + Loại phải đăng ký bao gồm văn gửi cho đơn vị, cá nhân quan + Loại không đăng ký bao gồm sách, báo, tư liệu tham khảo Loại phải đăng ký chia thành hai loại: Loại phải bóc bì: bì văn đến gửi cho quan, tổ chức - Loại không bóc bì: bì văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân tổ chức đoàn thể quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký - Việc bóc bì văn mật thực theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể Cơ quan, tổ chức (Trường hợp văn bản đến có đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” văn thư phép vào sổ số ghi bì chuyển đến người có tên bì Nếu người có tên bì vắng chuyển đến người có trách nhiệm giải Văn thư không bóc bì) Việc bóc bì văn phải đảm bảo yêu cầu: - Những bì có đóng dấu chi mức độ khẩn phải bóc trước để giải kịp thời; - Không gây hư hại văn bản, không bỏ sót văn bì, không làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi bì với số, ký hiệu văn bì; văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần phải kiểm tra, xác minh điểm văn đến mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng Đóng dấu “Đến”, Ghi số đến, ngày đến Văn đến quan, tổ chức phải đăng ký tập trung văn thư trừ văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật quy định quan (Hoá đơn, Chứng từ kế toán …) Tất văn đến thuộc dạng phải đăng ký văn thư phải đóng đấu “Đến”, ghi số đến ngày đến (Có thể ghi đến trường hợp cần thiết) Đối với Fax cần chụp lại trước đóng dấu “Đến”; Văn đến qua mạng, trường hợp cần thiết in đóng dấu “Đến” Đối với văn đến không thuộc diện đăng ký văn thư không cần đóng dấu “Đến”, văn chuyển cho quan, đơn vị có liên quan theo dõi, giải Dấu đến phải đóng rõ ràng mực dấu đỏ phần giấy trống số, ký hiệu văn (Đối với văn có tên loại) trích yếu nội dung văn (Đối với Công văn) vào khoảng giấy trống ngày tháng năm văn • Mẫu dấu “Đến” 50mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC 35 Số: ……………… ĐẾN mm Ngày: ………… Chuyển: …………………… Lưu hồ sơ số: …………… a) Hình dạng kích thước Dấu “Đến” phải khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm b) Mẫu trình bày Mẫu dấu “Đến” trình bày minh họa hình vẽ * Hướng dẫn ghi nội dung thông tin dấu “Đến” a) Số đến Số đến số thứ tự đăng ký văn đến Số đến đánh liên tục, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm b) Ngày đến Ngày đến ngày, tháng, năm quan, tổ chức nhận văn (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến đăng ký; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 27/7/11, 31/12/11 Giờ đến: văn đến có đóng dấu “Thượng khẩn” “Hỏa tốc” (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải ghi nhận (trong trường hợp cần thiết, cần ghi phút, ví dụ: 14.30) c) Chuyển Ghi tên đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải d) Lưu hồ sơ số Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn lập theo Danh mục hồ sơ quan./ Đăng ký văn đến Hiện nay, nhiều quan đăng ký văn đến hai phương pháp: * Đăng ký văn đến sổ a) Lập Sổ đăng ký văn đến Căn số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Cụ thể sau: - Trường hợp 2000 văn đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn đến dùng để đăng ký tất loại văn (trừ văn mật) sổ đăng ký văn mật đến; - Từ 2000 đến 5000 văn đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn đến bộ, ngành, quan trung ương; Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn mật đến; - Trên 5000 văn đến, nên lập sổ đăng ký chi tiết theo nhóm quan giao dịch định Số đăng ký văn mật đến; - Các quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; - Đối với quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành công yêu cầu, đề nghị khác quan, tổ chức công dân lặp thêm Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định pháp luật b) Đăng ký văn đến - Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, xác thông tin cần thiết văn bản; không viết bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng * Đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến máy vi tính a) Yêu cầu chung việc xây dựng Cơ sở liệu quản lý văn đến thực theo quy định hành pháp luật lĩnh vực b) Việc đăng ký (cập nhật) văn đến vào Cơ sở liệu quản lý văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm c) Văn đến đăng ký vào Cơ sở liệu quản lý văn đến phải in giấy để ký nhận đóng sổ để quản lý d) Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội mạng diện rộng để đăng ký văn mật đến Mẫu sổ việc đăng ký văn đến, kể văn mật đến thực theo mẫu sau: Mẫu sổ Sổ đăng ký văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến (loại thường) trình bày theo minh họa hình vẽ ………….(1)………… ………….(2)………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20… (3)… Từ ngày …… đến ngày … (4)……… Từ số ……… đến số ……… (5)……… Quyển số: ….(6)… Ghi chú: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có); (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với số đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6): Số thứ tự sổ Trên trang đầu loại sổ phải có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng Việc ký đóng dấu thực khoảng giấy trống Từ số đến số Quyển số b) Phần đăng ký văn đến Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu đây: Đơn vị Ngày Số Tác Số, kýNgày Tên loại trích Ký Ghi người đến đến giả hiệu tháng yếu nội dung nhận nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12 Cột 2: Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn họ tên, địa người gửi đơn, thư Cột 4: Ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm văn đến đơn, thư Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11 Cột 6: Ghi tên loại văn đến (trừ công văn; tên loại văn viết tắt) trích yếu nội dung Trường hợp văn đến đơn, thư trích yếu người đăng ký phải tóm tắt nội dung văn đơn, thư Cột 7: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 8: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 9: Ghi điểm cần thiết văn đến (văn số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, v.v ) Sổ đăng ký văn mật đến Mẫu số đăng ký văn mật đến giống số đăng ký văn đến (loại thường), phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) sau cột “Tên loại trích yếu nội dung” (cột 6) Việc đăng ký văn mật đến thực tương tự đăng ký văn đến (loại thường) theo hướng dẫn khoản Phụ lục này; riêng cột “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn đến; văn đến độ “Tuyệt mật”, ghi vào cột trích yếu nội dung sau phép người có thẩm quyền./ Đăng ký vào sổ chuyển giao văn đến Văn đến sau có ý kiến phân phối đạo giải người có thẩm quyền, Văn thư quan phải chuyển văn đến đối tượng có trách nhiệm giải Việc chuyển giao văn phải đảm bảo yêu cầu sau đây: + Nhanh chóng: Văn cần chuyển giao cho đối tượng có liên quan ngày chậm vào đầu làm việc ngày hôm sau + Đúng đối tượng: Văn phải chuyển đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải + Chặt chẽ: Khi chuyển giao văn phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận Đối với văn có dấu “Thượng khẩn”, “Hoả tốc” cần phải ưu tiên chuyển giao trước phải ghi rõ thời gian chuyển Tại đơn vị, sau nhận văn đến, cán nhận văn phải vào sổ đơn vị trình văn cho Thủ trưởng đơn vị xem xét, cho ý kiến phân phối, giải sau văn chuyển cho cá nhân trực dõi, giải Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, cán văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến chuyển cho đơn vị, cá nhân nhận Fax văn chuyển qua mạng Khi chuyển giao văn bản, văn thư cần lập sổ chuyển giao để tiện theo dõi, tránh tình trạng thất lạc, mác tài liệu Đối với quan tiếp nhận 2000 văn đến năm nên sử dụng sổ đăng ký văn đến để chuyển giao văn Những quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm thìu nên lập sổ riêng để chuyển giao văn Mẫu sổ sau: I Sổ chuyển giao văn đến (loại thường) Mẫu số Sổ chuyển giao văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm 148mm x 210mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ chuyển giao văn đến” dòng chữ “Từ số đến số ” b) Phần chuyển giao văn đến Phần chuyển giao văn đến trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày Số đến Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi chuyển (1) (2) (3) (4) (5) Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 27/7, 31/12 Cột 2: Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 4: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 5: Ghi điểm cần thiết (bản sao, số lượng ) II Sổ chuyển giao văn mật đến Trong trường hợp cần thiết, quan, tổ chức lập sổ chuyển giao văn mật đến riêng Mẫu sổ chuyển giao văn mật đến tương tự sổ chuyển giao văn đến (loại thường), phần đăng ký chuyển giao văn có bổ sung cột “Mức độ mật” sau cột “Số đến” (cột 2) Việc đăng ký chuyển giao văn mật đến thực tương tự văn đến (loại thường) theo hướng dẫn khoản 2, Mục I Phụ lục này, riêng cột “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn đến./ Câu 4: Quy trình quản lý văn đi? Trình bày cách ghi số ngày tháng năm? Cách đóng dấu quan, tổ chức? dấu độ khẩn, mật, dấu tài liệu thu hồi? cách đăng ký văn vào sổ? cho ví dụ Quy trình quản lý văn a Khái niệm văn Tất loại văn bản, bao gồm văn Quy phạm Pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành quan, tổ chức phát hành để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn gửi đến đối tượng có liên quan gọi văn Nói cách khác: Văn tất văn bản, giấy tờ quan soạn thảo để gửi đến quan, đơn vị khác nhằm giải công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ Như vậy, văn đa dạng thể loại phong phú nội dung Người ta khái quát chúng thành ba nhóm sau đây: - Thứ nhóm văn quy phạm luật - Thứ hai nhóm văn thông thường - Thứ ba “Thư công” người lãnh đạo quan viết cho đối tượng có liên quan nhằm thực thi công vụ b Quy trình quản lý văn - Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ghi ngày tháng văn - Trình ký, chụp, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật - Đăng ký văn - Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn - Lưu văn Ghi số ngày, tháng, năm văn a) Ghi số văn Ghi số ghi ngày tháng văn yêu cầu bắt buộc không loại trừ văn Mỗi văn ghi số ngày tháng định, tính từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối ngày 31 tháng 12 hàng năm Ghi số văn từ đến 9, ngày đến ngày tháng đến tháng phải thêm số trước để tránh nhầm lẫn xảy ngày 01 thành 11, tháng 02 thành tháng 12 * Đối với văn Quy phạm Pháp luật, việc đánh số quy định sau: Số: …/năm ban hành/Tên loại VB-Tên quan ban Ví dụ: - Số: 58/2001/NĐ-CP - Số: 34/2001/PL-UBTVQH10 - Số 20/2002/QĐ-BKHCN - Số: 110/2004/QĐ-UB * Đối với văn thông thường, số văn ghi sau: Số: …/Tên văn bản-Tên Ví dụ: - Số: 112/TB-VP - Số: 234/BC-BKHCN - Số: 345/KH-STM - Số: 346/CKN ĐA-ĐT Ở quan lớn, có nhiều văn bản, số văn ghi riêng cho loại, tức loại văn đánh hệ thống số riêng theo số Ả rập (0, 1, 2, …) Ví dụ: - Nghị định số: 01/2004/NĐ-CP - Nghị định số: 02/2004/NĐ-CP - Nghị định số: 03/2004/NĐ-CP - Nghị định số: 04/2004/NĐ-CP Số văn đánh cho nhóm văn bản, theo cách đánh số văn Quy phạm Pháp luật quan đánh hệ thống số riêng, nhóm văn thông thường đánh hệ thống số riêng - Quyết định số: 10/2004/QĐ-UB Ví dụ: - Chỉ thị số: 11/2004/CT-UB - Quyết định số: 12/2004/QĐ-UB - Chỉ thị số: 13/2004/CT-UB Với cách đánh số tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tra tìm văn nhanh chóng, xác, đồng thời tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ Tuy nhiên, thực tế, quan ban hành văn với khối lượng lớn, có nhiều quan trình hoạt động lại ban hành văn Trong trường hợp này, số văn đánh liên tục cho tất loại văn quan ban hành: Ví dụ: - Quyết định số: 01/QĐ-CKNĐA - Thông báo số: 02/TB-CKNĐA - Công văn số: 03/CKNĐA-TH - Quyết định số: 04/QĐ-CKNĐA ………………………………… Cách đánh số tạo tính liên tục cho hệ thống số văn bản, nhiên lại gây khó khăn cho công tác quản lý tra tìm, trường hợp xếp lưu theo tên gọi chúng Số văn ghi phía trên, bên trái tác giả văn - Tất văn quan, tổ chức ghi số theo hệ thống số chung quan, tổ chức Văn thư thống quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác - Việc ghi số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành đăng ký riêng - Việc ghi số văn hành thực theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, đăng ký sau: + Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn đăng ký vào số hệ thống số + Các loại văn hành khác đăng ký vào số hệ thống số riêng - Văn mật đăng ký vào số hệ thống số riêng b) Ghi ngày, tháng, năm văn - Việc ghi ngày, tháng, năm văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành - Viêc ghi ngày, tháng, năm văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV “Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước, cụ thể: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009 Quận 1,ngày 10 tháng 02 năm 2010” [...]... chuyển giao văn bản, văn thư cần lập sổ chuyển giao để tiện theo dõi, tránh tình trạng thất lạc, mất mác tài liệu Đối với những cơ quan tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm thìu nên lập sổ riêng để chuyển giao văn bản Mẫu sổ như sau: I Sổ chuyển giao văn bản đến (loại thư ng)... “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến./ Câu 4: Quy trình quản lý văn bản đi? Trình bày cách ghi số ngày tháng năm? Cách đóng dấu cơ quan, tổ chức? dấu độ khẩn, mật, dấu tài liệu thu hồi? cách đăng ký văn bản đi vào sổ? cho ví dụ 1 Quy trình quản lý văn bản đi a Khái niệm văn bản đi Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan,... nhất là nhóm văn bản quy phạm dưới luật - Thứ hai là nhóm văn bản thông thư ng - Thứ ba là các Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối tượng có liên quan cũng nhằm thực thi công vụ b Quy trình quản lý văn bản đi - Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ghi ngày tháng của văn bản - Trình ký, sao chụp, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật - Đăng ký văn bản đi -... giao văn bản mật đến Trong trường hợp cần thi t, các cơ quan, tổ chức có thể lập sổ chuyển giao văn bản mật đến riêng Mẫu sổ chuyển giao văn bản mật đến tương tự như sổ chuyển giao văn bản đến (loại thư ng), nhưng phần đăng ký chuyển giao văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Số đến” (cột 2) Việc đăng ký chuyển giao văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thư ng)... chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn bản đi - Lưu văn bản đi 2 Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản a) Ghi số văn bản Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ bất kỳ văn bản nào Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng nhất định, tính từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm Ghi số văn bản từ 1 đến 9, ngày 1 đến ngày 9... được văn bản đến, cán bộ nhận văn bản phải vào sổ của đơn vị mình và trình văn bản cho Thủ trưởng của đơn vị xem xét, cho ý kiến phân phối, giải quyết sau đó văn bản được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến và chuyển cho đơn vị, cá nhân đã nhận bản Fax hoặc văn bản... hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền./ 4 Đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đến Văn bản đến sau khi đã có ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, Văn thư cơ quan phải chuyển văn bản đến đúng đối tượng có trách nhiệm giải quyết Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo... số riêng, nhóm văn bản thông thư ng sẽ được đánh một hệ thống số riêng - Quyết định số: 10/2004/QĐ-UB Ví dụ: - Chỉ thị số: 11/2004/CT-UB - Quyết định số: 12/2004/QĐ-UB - Chỉ thị số: 13/2004/CT-UB Với cách đánh số như trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm văn bản được nhanh chóng, chính xác, đồng thời tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ Tuy nhiên, trên thực tế, không phải cơ quan... ban hành văn bản với khối lượng lớn, có nhiều cơ quan trong quá trình hoạt động lại ban hành rất ít văn bản Trong trường hợp này, số văn bản được đánh liên tục cho tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành: Ví dụ: - Quyết định số: 01/QĐ-CKNĐA - Thông báo số: 02/TB-CKNĐA - Công văn số: 03/CKNĐA-TH - Quyết định số: 04/QĐ-CKNĐA ………………………………… Cách đánh số này tạo tính liên tục cho hệ thống số của văn bản,... nhiên nó lại gây khó khăn cho công tác quản lý và tra tìm, nhất là trong trường hợp sắp xếp các bản lưu theo tên gọi của chúng Số của văn bản ghi ở phía trên, bên trái dưới tác giả của văn bản - Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác - Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được ... người cán văn thư Không thể nói: người cán văn thư giỏi mà không thực hành nghiệp vụ công tác văn thư cách thành thạo, có chất lượng suất cao Qúa trình thực hành nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư giúp... gọn gàng phải luôn thư ng trực người cán văn thư Người cán văn thư tiếp xúc với văn giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, không gọn gàng ngăn nắp ảnh hưởng không tốt đến công việc Mặt khác,... công việc văn thư Phần lớn thủ trưởng tin tưởng văn thư Vì cán văn thư phải giữ vững tin tưởng để Thủ trưởng yên tâm làm việc Mặt khác người cán văn thư phải đào tạo nghiệp vụ chuyên môn luôn bảo