Tài liệu môn tin học văn phòng thi tuyển công chức

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG BÌNH THUẬN TÀI LIỆU TIN HỌC VĂN PHÒNG - LƯU HÀNH NỘI BỘ - Trường Cao đẳng Cộng đồng Bình Thuận MỤC LỤC BÀI 1: MÁY TÍNH ĐIỆN TỬ VÀ HỆ ĐIỀU HÀNH .6 1.1 Tin học 1.1.1 Khái niệm tin học 1.1.2 Phần cứng phần mềm 1.2 Kiến trúc chung máy tính điện tử 1.3 Đơn vị đo thông tin 1.4 Hệ đếm 1.4.1 Hệ đếm không theo vị trí 1.4.2 Hệ đếm theo vị trí 1.4.3 Biến đổi biểu diễn số 10 1.5 Hệ điều hành Windows XP 13 1.5.1 Khởi động máy 13 1.5.2 Mô tả hình Windows XP 14 1.5.3 Tắt máy 14 1.6 Thao tác với chuột 15 1.7 Khởi động chương trình 15 1.8 Cửa sổ chương trình 15 1.8.1 Các thành phần cửa sổ (Hình 1.4) 15 1.8.2 Các thao tác cửa sổ 16 1.8.3 Chuyển đổi cửa sổ làm việc 16 1.9 Bàn phím 17 BÀI 2: WINDOWS EXPLORER 19 2.1 Ổ đĩa, tập tin thư mục 19 2.1.1 Ổ đĩa (driver) 19 2.1.2 Tập tin (File) 19 2.1.3 Thư mục (Folder) 20 2.1.4 Đường dẫn (Path) 20 2.2 Làm quen Windows Explorer 21 2.2.1 Khởi động 21 2.2.2 Cửa sổ Windows Explorer 21 2.3 Các thao tác quản lí tập tin thư mục 22 2.3.1 Mở ổ đĩa 22 2.3.2 Triển khai, thu gọn thư mục khung trái 23 2.3.3 Mở thư mục 23 2.3.4 Các kiểu thể xếp nội dung khung phải 23 2.3.5 Tạo thư mục 24 2.3.6 Chọn đối tư ợng khung phải 24 2.3.7 Xóa tập tin hay thư mục 25 2.3.8 Copy (sao chép) 25 2.3.9 Move (di chuyển) 25 2.3.10 Đổi tên 26 2.3.11 Phục hồi đối tượng xóa 26 2.3.12 Bài thực hành Windows Explorer 26 2.3.13 Tìm kiếm tập tin, thư mục máy tính 27 2.3.14 Tạo shortcut Desktop 29 Trang Tin học văn phòng 2.3.15 Xem thông tin đĩa, đổi nhãn đĩa 30 2.3.16 Bài thực hành Windows Explorer 30 BÀI 3: BÀI MỞ ĐẦU MI CROSOFT WINWORD .31 3.1 Giới thiệu phần mềm Microsoft Winword 31 3.2 Cách khởi động 31 3.3 Môi trường làm việc 32 3.4 Tạo tài liệu 32 3.5 Lưu tài liệu lên đĩa 33 3.6 Mở tài liệu tồn đĩa 33 3.7 Thoát khỏi môi trường làm việc 34 BÀI 4: SOẠN THẢO CƠ BẢN .35 4.1 Nhập văn 35 4.1.1 Sử dụng bàn phím 35 4.1.2 Tiếng Việt Windows 35 4.1.3 Khởi động gõ tiếng Việt 36 4.1.4 Chọn font chữ theo bảng mã 36 4.1.5 Các phương pháp gõ tiếng Việt 36 4.1.6 Các lệnh soạn thảo văn đơn g iản 38 4.2 Thao tác khối văn 38 4.2.1 Sao chép khối văn 38 4.2.2 Di chuyển khối văn 39 4.2.3 Xóa khối văn 39 4.2.4 Phục hồi 39 4.3 Nhập kí tự đặc biệt 39 4.4 Thực hành 40 BÀI 5: ĐỊNH DẠNG KÍ TỰ, ĐOẠN 41 5.1 Định dạng kí tự (Font) 41 5.2 Định dạng đoạn (Paragragh) 42 5.3 Thực hành 44 BÀI 6: ĐỊNH DẠNG TAB , BULLETS VÀ NUMBERING 45 6.1 Định dạng Tab 45 6.2 Bullets Numbering 46 6.2.1 Định dạng Bullets 46 6.2.2 Định dạng Numbering 46 6.3 Thực hành 47 BÀI 7: ĐỊNH DẠNG KHU NG, NỀN, CỘT BÁO VÀ DROP CAP 48 7.1 Định dạng khung cho khối kí tự (Border) 48 7.2 Định dạng cho khối kí tự (Shading) 48 7.3 Định dạng khung cho trang văn (Page Border) 49 7.4 Định dạng cột báo (Column) 49 7.4.1 Chia cột văn 49 7.4.2 Sửa lại định dạng 50 7.5 Tạo chữ lớn đầu đoạn văn 50 Trang Trường Cao đẳng Cộng đồng Bình Thuận 7.5.1 Cách tạo 50 7.5.2 Điều nh chữ lớn đầu đoạn 50 BÀI 8: HÌNH TRONG VĂN BẢN 51 8.1 Vẽ khối hình đơn giãn 51 8.1.1 Sử dụng mẫu hình đơn giãn 51 8.1.2 Sử dụng khối hình AutoShape 51 8.1.3 Định dạng hình vẽ 51 8.1.4 Làm việc tập hợp hình vẽ 52 8.2 Tạo chữ nghệ thuật 53 8.2.1 Chèn chữ nghệ thuật 53 8.2.2 Hiệu chỉnh 54 8.3 Chèn ảnh lên tài liệu 54 8.3.1 Chèn ảnh từ file 54 8.3.2 Chèn ảnh từ thư viện ảnh Clip Gallery 55 8.3.3 Chụp ảnh từ hình vào tài liệu 55 8.4 Thực hành 57 BÀI 9: TABLE 58 9.1 Tạo cấu trúc bảng 58 9.1.1 Chèn bảng 58 9.1.2 Sửa cấu trúc bảng 58 9.2 Định dạng bảng biểu 59 9.2.1 Cách nhập liệu table 59 9.2.2 Định dạng liệu Table 59 9.2.3 Xác định vị trí Table 60 9.2.4 Tô nền, kẻ viền 60 9.3 Tính toán bảng 61 9.3.1 Tính tổng 61 9.3.2 Tính trung bình cộng 61 9.4 Sắp xếp liệu bảng 62 9.5 Thanh công cụ Tables and Borders 62 9.6 Thực hành 63 BÀI 10: XỬ LÍ VĂN BẢN .65 10.1 Định dạng trang in 65 10.2 Đặt tiêu đề đầu trang cuối trang 66 10.3 Chèn số trang tự động 68 10.4 Xem tài liệu trước in 68 10.5 In ấn tài liệu 69 10.6 Tìm kiếm thay văn 69 10.6.1 Tìm kiếm văn 70 10.6.2 Tìm thay văn 70 10.7 Tính AutoCorrect 71 10.7.1 Thêm từ viết tắt 71 10.7.2 Xoá từ viết tắt 71 10.7.3 Các tuỳ chọn sửa lỗi tả 72 10.8 Soạn thảo công thức toán học 72 Trang Tin học văn phòng 10.9 Tạo quản lý Style 73 10.9.1 Tạo Style 73 10.9.2 Gán Style cho mẫu định dạng 74 10.9.3 Điều chỉnh Style 74 10.10 Bảo vệ tài liệu 75 10.10.1 Bảo vệ mở file tài liệu 75 10.10.2 Bảo vệ sửa nội dung tài liệu 75 BÀI 11: KHỞI ĐỘNG VÀ LÀM QUEN VỚI EXCEL 76 11.1 Khởi động 76 11.2 Màn hình làm việc 76 11.3 Thoát khỏi Excel 77 BÀI 12: THAO TÁC VỚI WORKBOOK 78 12.1 Tạo tập tin (WorkBook) 78 12.2 Mở tập tin Excel có sẵn 78 12.3 Lưu tập tin 78 12.4 Lưu tập tin hành với t ên khác 78 12.5 Các loại địa ô 79 12.5.1 Địa tương đối 79 12.5.2 Địa tuyệt đối 79 12.5.3 Địa hổn hợp 79 12.6 Nhập liệu 79 12.6.1 Di chuyển ô hành 79 12.6.2 Chọn ô, vùng, dòng, cột 80 12.6.3 Nhập liệu cho ô 81 12.6.4 Tăng tốc nhập liệu 82 12.7 Sửa liệu 83 12.8 Sao chép 83 12.8.1 Sao chép toàn thông tin 83 12.8.2 Sao chép phần thông tin 83 12.8.3 Di chuyển (move) 84 12.9 Định dạng liệu 84 12.9.1 Định dạng nhanh định dạng 84 12.9.2 Định dạng cửa sổ Format 84 12.9.3 Định dạng mặc định Font cho Excel 85 12.10 Định dạng bảng tính 85 12.10.1 Thay đổi độ rộng, chiều cao 85 12.10.2 Chèn dòng, cột, ô 86 12.10.3 Xóa dòng, cột 86 12.10.4 Trộn tách ô 86 12.10.5 Cố định hàng, cột 86 12.10.6 Cố định tiêu đề liệu cho trang 87 12.11 Sắp xếp tìm kiếm, thay 87 12.11.1 Sắp xếp 87 12.11.2 Tìm kiếm 88 12.11.3 Thay 88 BÀI 13: CÔNG THỨC VÀ HÀM 90 Trang Trường Cao đẳng Cộng đồng Bình Thuận 13.1 Biểu thức 90 13.2 Hàm Excel 90 13.2.1 Cấu trúc hàm 90 13.2.2 Cách nhập hàm vào ô 90 13.2.3 Các hàm 91 13.3 Bài tập 99 BÀI 14: KHAI THÁC VÀ QUẢN LÍ CƠ SỞ DỮ LIỆU 105 14.1 Sắp xếp liệu 105 14.2 Lọc liệu .105 14.3 In bảng tính 106 14.3.1 Định dạng trang in 106 14.3.2 In tài liệu 107 Trang Tin học văn phòng BÀI 1: MÁY TÍNH ĐIỆN TỬ VÀ HỆ ĐIỀU HÀNH 1.1 Tin học 1.1.1 Khái niệm tin học Tin học khoa học tổ chức, lưu trữ, xử lí, truyền nhận thông tin cách tự động máy tính điện tử khoa học nguyên lí hoạt động phương pháp điều khiển máy tính điện tử 1.1.2 Phần cứng phần mềm  Phần cứng (Hardware) tập hợp thiết bị, linh kiện kết nối với theo thiết kế định trước Phần cứng máy tính phần tối thiểu bắt buộc phải có để cấu tạo thành máy tính, cần người ta lắp đặt thêm thiết bị khác phục vụ cho nhu cầu cụ thể, ví dụ: máy in, máy scan v.v  Phần mềm (Software) chương trình xây dựng phục vụ cho yêu cầu thực tế Quá trình hoạt động máy tính gắn liền với trình thực chương trình Quá trình sử dụng máy tính (từ bật máy) trình sử dụng chương trình kết thúc (tắt máy) 1.2 Kiến trúc chung máy tính điện tử Dựa vào chức năng, người ta chia phận máy vi tính thành ba khối (Hình 1.1): - Khối nhập xuất - Khối nhớ - Khối xử lý Bộ nhớ Thiết bị nhập Thiết bị xuất Đơn vị xử lý trung ương Thiết bị nhập xuất Bộ nhớ phụ Hình 1: Sơ đồ khối máy vi tính Trang Trường Cao đẳng Cộng đồng Bình Thuận  Khối nhập xuất: bao gồm thiết bị nhập (Input devices) bàn phím, chuột, máy quét, micro…và thiết bị xuất (Output devices) hình, máy in, loa, máy chiếu…  Khối nhớ: nơi lưu giữ thông tin ban đầu (thông tin chưa xử lí), kết trung gian kết cuối Khối nhớ phân làm hai loại: Bộ nhớ nhớ phụ  Bộ nhớ (primary memory): lưu chương trình thực liệu tương ứng với chương trình Bộ nhớ có hai loại: nhớ đọc ROM (Read Only Memory) nhớ truy xuất ngẫu nhiên RAM (Random Access Memory)  Bộ nhớ phụ (secondary memory): kho lưu trữ chương trình liệu người sử dụng, ví dụ: đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa CD, đĩa DVD, băng từ…  Khối xử lý: chứa phận gọi đơn vị xử lý trung ương (central processing unit) Đây đơn vị đầu não bên máy tính Đơn vị thực lệnh bên chương trình nhớ Đơn vị điều khiển phối hợp tất phận máy tính 1.3 Đơn vị đo thông tin Đơn vị đo thông tin nhỏ bit, thời điểm, bit chứa là 1, tám bit tạo thành byte, đơn vị đo thông tin thường sử dụng Ngoài ra, để đo lượng tin lớn, người ta dùng số đơn vị bội byte bảng sau: Tên Viết tắt Giá trị 10 Kilobyte Megabyte Gigabyte Terabyte KB MB GB TB B (1024 byte) KB (2 20 B = 1,048,576B » 106B) 10 MB (2 30 B = 1,073,741,824B » 109B) 10 GB (2 40 B = 1,099,511,627,776B » 1012B) 10 TB (2 50 B = 1,125,899,906,842,624B » 1015B) 10 PB (2 60 B = 1,152,921,504,606,846,976B » 1018B) 10 EB (2 70 B = 1,180,591,620,717,411,303,424B » 1021B) 10 ZB (2 80 B = 1,208,925,819,614,629,174,706,176B » 1024B) Petabyte PB Exabyte EB Zettabyte ZB Yottabyte YB Xonabyte XB 290 B Wekabyte WB 2100 B Vundabyte VB 2110 B Udabyte UB 2120 B Tredabyte TDB 2130 B 10 Sortabyte 2140 B Rintabyte 2150 B Quexabyte 2160 B Peptabyte 2170 B Trang Tin học văn phòng Ochabyte 2180 B Nenabyte 2190 B Mingabyte 2200 B Lumabyte 2210 B 1.4 Hệ đếm Để có sở hình dung trình xử lý thông tin xảy bên MTĐT nào, cần có số kiến thức hệ đếm Hệ đếm hiểu tập ký hiệu quy tắc sử dụng tập ký hiệu để biểu diễn xác định giá trị số Có hai loại hệ đếm hệ đếm không theo vị trí hệ đếm theo vị trí 1.4.1 Hệ đếm không theo vị trí Hệ đếm La mã thuộc loại hệ đếm Tập ký hiệu hệ đếm La mã gồm chữ cái: I, V, X, L, C, D, M Mỗi ký hiệu biểu thị giá trị, cụ thể : I = ; V = ; X = 10; L = 50 ;C = 100 ; D = 500 ; M = 1000 Quy tắc để tính giá trị dùng hệ đếm La mã là:  Nếu ký hiệu xếp từ trái qua phải theo chiều giảm giá trị giá trị biểu diễn số tính tổng giá trị ký hiệu Ví dụ MLVI cho giá trị 1000+50+5+1 = 1056  Nếu biểu diễn số tính từ trái qua phải có cặp hai ký hiệu mà ký hiệu đứng trước c ó giá trị nhỏ thi giá trị cặp tính hiệu hai giá trị Ví dụ CIX thể số 109 Trong biểu diễn số nhiều hai ký hiệu liên tiếp xếp theo chiều tăng giá trị Biểu diễn IXC không hợp lệ gây nhập nhằng không đơn nghĩa với quy tắc tính giá trị Như vậy, ký hiệu biểu thị giá trị nhất, không phụ thuộc vào vị trí xuất biểu diễn số Vì có tên gọi hệ đếm không theo vị trí 1.4.2 Hệ đếm theo vị trí Trước hết xét hệ đếm thập phân (hệ đếm 10) thường dùng gồm tập mười ký hiệu chữ số 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, Giá trị chữ số hệ đếm 10 phụ thuộc vào vị trí biểu diễn Ví dụ, số 545, chữ số hàng đơn vị mang giá trị đơn vị chữ số hàng trăm mang giá trị 500 đơn vị Như vậy, giá trị ký hiệu hệ đếm 10 phụ thuộc vào vị trí biểu diễn số Quy tắc tính giá trị đơn vị hàng có giá trị 10 đơn vị hàng ế cận bên phải Do đó, giá trị biểu diễn viết dạng đa thức k số Ví dụ: 536,4 = 5x10 + x 10 + 6x10 + 4x10 -1 Hệ đếm theo vị trí hệ đếm mà giá trị ký hiệu dùng phụ thêm vào vị trí xuất biểu diễn số Số lượng ký hiệu khác hệ đếm gọi số hệ đếm Hệ đếm thập phân sử dụng 10 chữ số nên số hệ đếm 10 Bất kỳ số tự nhiên b lớn chọn làm số cho hệ đếm Các ký hiệu dùng cho hệ đếm ký hiệu đại diện cho g iá trị: Trang Tin học văn phòng  Công dụng: đếm ô kiểu số  Ví dụ: Ô A5 kết đếm có ô kiểu số hàm COUNT(A1:A4) COUNTA(Value1, Value2,…)  Công dụng: đếm ô có liệu bao gồm số chữ (không phải ô rỗng) vùng tham chiếu COUNTIF(Range, Criteria)  Công dụng: đếm ô vùng range thỏa điều kiện criteria  Ví dụ : với bảng liệu =COUNTIF(A2:A5,"apples") 2; =COUNTIF(B2:B5,">55") MAX(Number1, Number2,…)  Công dụng: trả giá trị lớn Number i MIN(Number1, Number2,…)  Công dụng: trả giá trị nhỏ Number i SUM(Number1, Number2,…)  Công dụng: tính tổng số danh sá ch tham số 13.2.3.3Nhóm hàm văn (Text) LEFT(Text, n)  Công dụng: lấy n kí tự từ trái chuỗi Text  Ví dụ : LEFT(“Hồ Chí Minh”, 2) trả “Hồ” RIGHT(Text, n)  Công dụng: lấy n kí tự từ phải chuỗi Text  Ví dụ : RIGHT(“Hồ Chí Minh”, 4) trả “Minh” MID(Text, m, n)  Công dụng: lấy n kí tự vị trí m tính từ trái sang chuỗi Text  Ví dụ : MID(“Hồ Chí Minh”, 4,3) trả “Chí” Trang 94 Trường Cao đẳng Cộng đồng Bình Thuận LEN(Text)  Công dụng: trả chiều dài chuỗi Text UPPER(Text)  Công dụng: đổi chuỗi Text thành chữ hoa LOWER(Text)  Công dụng: đổi chuỗi Text thành chữ thường PROPER(Text)  Công dụng: đổi chữ từ thành chữ hoa  Ví dụ: =PROPER(“hồ chí minh”) trả “Hồ Chí Minh” TRIM(Text)  Công dụng: cắt bỏ khoảng trắng đầu cuối chuỗi Text TEXT(value, format_text)  Công dụng: đổi value thành chữ theo khuôn dạng định format_text  Ví dụ: =TEXT(1234.56,"##.###") trả “1234.56”, chuỗi, số 10 VALUE(Text)  Công dụng: đổi chuỗi có kiểu số thành số  Ví dụ: =VALUE(“123”) trả 123 13.2.3.4Nhóm hàm ngày, DATE(year, month, day)  Công dụng: trả ứng với ngày, tháng năm tham số  Ví dụ: =DATE(2006, 10, 26) trả 26/10/2006 DAY(Date)  Công dụng: trả ngày biểu thức ngày tháng  Ví dụ: =DAY(“26/10/2006”) trả 26 NOW()  Công dụng: trả ngày, hành hệ thống TODAY()  Công dụng: trả ngày hành hệ thống MONTH(Date)  Công dụng: trả tháng biểu thức ngày tháng YEAR(Date)  Công dụng: trả năm biểu thức ngày tháng HOUR(Time)  Công dụng: trả biểu thức thời gian  Ví dụ : =HOUR(“06:30:25”) trả Trang 95 Tin học văn phòng MINUTE(Time)  Công dụng: trả phút biểu thức thời gian SECOND(Time)  Công dụng: trả giây biểu thức thời gian 13.2.3.5Nhóm hàm logic AND(Logic1, Logic2,…)  Công dụng: cho kết TRUE FALSE phép “và” biểu thức logic  Ví dụ: =And(3>5) trả FALSE; =AND(5>3, 2>3) trả FALSE OR(Logic1, Logic2,…)  Công dụng: cho kết TRUE FALSE phép “hoặc” biểu thức logic NOT(Logic)  Công dụng: cho kết TRUE FALSE phép “phủ định” biểu thức logic IF(Logic_test, Value_if_true, Value_if_false)  Công dụng: Trả giá trị điều kiện đúng, Trả giá trị khác điều kiện sai  logical_test: điều kiện để xét, logical kết hàm luận lý nh AND, OR,  value_if_true: giá trị trả điều kiện logical_test TRUE  value_if_false: giá trị trả điều kiện logical_test FALSE 13.2.3.6Nhóm hàm tìm kiếm HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)  Công dụng: Dò tìm giá trị dòng bảng liệu Nếu tìm thấy trả giá trị cột với giá trị tìm thấy hàng mà bạn định Hàm HLOOKUP thường dùng để điền thông tin vào bảng liệu từ bảng liệu phụ  lookup_value: tìm giá trị dùng đ ể tìm kiếm, giá trị, tham chiếu hay chuỗi ký tự  table_array vùng chứa liệu cần tìm Đây bảng liệu phụ có nội dung thường cố định, bao quát để bạn lấy liệu - Các giá trị dòng giá trị số, chuỗi ký tự, logic - Nếu range_lookup TRUE giá trị dòng bảng liệu phụ phải xếp tăng dần từ -2,1,0,1,2, ,A-Z,FALSE,TRUE Nếu không hàm HLOOKUP trả giá trị không chuẩn xác - Để xếp giá trị bảng liệu t trái qua phải để hàm cho kết phù hợp bạn dùng range_lookup TRUE: Chọn vùng liệu cần xếp, kích vào menu Data, Sort Nhấn nút Options bên dưới, đánh dấu Soft left to right, nhấn OK Kích chọn dòng cần xếp danh sách Chọn Ascending, nhấn OK  row_index_num số thứ tự dòng bảng liệu phụ mà liệu bạn cần lấy Giá trị trả nằm dòng bạn định cột mà hàm tìm thấy giá trị dò tìm lookup_value Trang 96 Trường Cao đẳng Cộng đồng Bình Thuận  range_lookup giá trị logic bạn định muốn HLOOKUP tìm ki ếm xác tương đối Nếu range_lookup TRUE hàm trả kết tìm kiếm tương đối Nếu không tìm thấy kết xác, trả giá trị lớn mà nhỏ giá trị tìm kiếm lookup_value Nếu range_lookup FALSE hàm tìm kiếm xác, trả lỗi #N/A!  Ví dụ:  Trong ô C3, bạn nhập = HLOOKUP(B3,$B$10:$E$11,2,0) để lấy mức thuế nhập tương ứng biểu thuế mặt hàng bên  Copy công thức xuống ô lại Lưu ý địa vùng ô bảng liệu phụ phải địa tuyệt đối để copy công thức hàm HLookup cho ô VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)  Công dụng: Dò tìm giá trị cột bên trái bảng liệu Nếu tìm thấy trả giá trị dòng với giá trị tìm thấy cột mà bạn định Hàm VLOOKUP thường dùng để điền thông tin vào bảng liệu từ bảng liệu phụ  lookup_value: tìm giá t rị dùng để tìm kiếm, giá trị, tham chiếu hay chuỗi ký tự  table_array vùng chứa liệu cần tìm Đây bảng liệu phụ có nội dung thường cố định, bao quát để bạn lấy liệu - Các giá trị cột giá trị số, c huỗi ký tự, logic - Nếu range_lookup TRUE giá trị cột bảng liệu phụ phải xếp tăng dần từ -2,-1,0,1,2, ,A-Z,FALSE,TRUE Nếu không hàm VLOOKUP trả giá trị không chuẩn xác - Để xếp giá trị bảng d ữ liệu từ xuống để hàm cho kết phù hợp bạn dùng range_lookup TRUE: Chọn vùng liệu cần xếp, kích vào menu Data, Sort Nhấn nút Options bên dưới, đánh dấu Soft top to bottom, nhấn OK Kích chọn cột cần xếp danh sách Chọn Ascending, nhấn OK Trang 97 Tin học văn phòng  col_index_num số thứ tự cột bảng liệu phụ mà liệu bạn cần lấy Giá trị trả nằm cột bạn định dòng mà hàm tìm thấy giá trị dò tìm lookup_value  range_lookup giá trị logic bạn định muốn VLOOKUP tìm kiếm xác tương đối Nếu range_lookup TRUE hàm trả kết tìm kiếm tương đối Nếu không tìm thấy kết xác, trả giá trị lớn mà nhỏ giá trị tìm kiếm lookup_value Nếu range_lookup FALSE hàm tìm kiếm ch ính xác, trả lỗi #N/A!  Lưu ý:  Nếu lookup_value nhỏ giá trị nhỏ cột bảng liệu phụ, VLOOKUP trả lỗi #N/A!  Khi xuất lỗi #N/A! bạn mắc lỗi nhập dư khoảng trống phía sau giá trị dò tìm bảng liệu, kể phụ  Khi dùng hàm VLOOKUP để điền liệu cho bảng liệu công thức cần phải tạo địa tuyệt đối cho bảng liệu phụ table_array để công thức cho hàng lại bạn copy công thức xuống ô bên  Ví d ụ:  Trong ô C3, bạn nhập =VLOOKUP(B3,$C$11:$D$15,2,0) để lấy mức thuế nhập tương ứng biểu thuế mặt hàng bên  Copy công thức xuống ô lại Lưu ý địa vùng ô bảng liệu phụ phải địa tuyệt đối để copy công thức hàm VLookup cho ô 13.2.3.7Nhóm hàm sở liệu (Database Function) Các hàm sở liệu hàm có chữ D đầu tên hàm Chức hàm hàm tính toán có điều kiện Cấu trúc chung hàm sở liệu: Trang 98 Trường Cao đẳng Cộng đồng Bình Thuận Tên hàm(Database, field, criteria) Trong đó: - Database: vùng liệu, bao gồm tiêu đề cột - Field: cột cần tính toán - Criteria: vùng chứa điều kiện (bảng điều kiện) DSUM(Database, field, criteria)  Công dụng: tính tổng theo điều kiện DAVERAGE(Database, field, criteria)  Công dụng: tính trung bình cộng theo điều kiện DCOUNT(Database, field, criteria)  Công dụng: đếm số lượng ô liệu kiểu số theo điều kiện DCOUNTA(Database, field, criteria)  Công dụng: đếm tất liệu (bao gồm chữ số) theo điều kiện DMAX(Database, field, criteria)  Công dụng: tìm giá trị lớn theo điều kiện DMIN(Database, field, criteria)  Công dụng: tìm giá trị nhỏ theo điều kiện 13.3 Bài tập Các phép toán số học Các phép toán logic Trang 99 Tin học văn phòng Các hàm toán học Các hàm thống kê Trang 100 Trường Cao đẳng Cộng đồng Bình Thuận Các hàm ngày, Các hàm văn Trang 101 Tin học văn phòng Các hàm dò tìm Các hàm dò tìm (tt) Trang 102 Trường Cao đẳng Cộng đồng Bình Thuận 10 Trang 103 Tin học văn phòng 11 Trang 104 Trường Cao đẳng Cộng đồng Bình Thuận BÀI 14: KHAI THÁC VÀ QUẢN LÍ CƠ SỞ DỮ LIỆU 14.1 Sắp xếp liệu  Bước 1: Chọn vùng sở liệu cần xếp  Bước 2: Vào Data  Sort, hộp thoại Sort xuất     Sort by: chọn cột cần xếp Ascending: tăng dần Descending: giảm dần Then by: chọn cột cần có nhiều giá trị cột thứ  Header row: chọn mục vùng bạn chọn để xếp có dòng tiêu đề  No header row: bạn không chọn dòng tiêu đề vào vùng cần xếp 14.2 Lọc liệu Trong phần này, tìm hiểu cách lọc Excel lọc AutoFilter Lọc giữ lại tập ghi sở liệu mà không làm ảnh hưởng đến sở liệu  Bước 1: Chọn vùng sở liệu cần lọc  Bước 2: Vào Data  Filter  AutoFilter Cạnh trường xuất mũi tên trải xuống để kích vào ta chọn tiêu chuẩn lọc Có tiêu chuẩn sau:  All: Hiển thị toàn ghi cho cột (mục ngầm định)  Top 10…: Cho phép lọc số ghi có giá trị đứng đầu đứng cuối danh sách  Custom…: Hiểu thị cửa sổ Custom AutoFilter để tạo tiêu chuẩn, bạn dùng kết hợp với toán tử AND, OR để tạo tiêu chuẩn lọc phức tạp Để hủy bỏ chế độ lọc, vào lại Data  Filter  AutoFilter, bỏ chọn mục AutoFilter Trang 105 Tin học văn phòng 14.3 In bảng tính 14.3.1 Đị nh dạng trang in  Bước 1: Vào File  Page Setup xuất hộp thoại Page Setup  Bước 2: Xác định dạng trang in chọn chế độ in cách xử lí mục:  Thẻ Page - Orientation: chọn Portrait để in dọc hay Landscape để in ngang - Scaling: chọn tỉ lệ in (nên để 100% Normal Size Trường hợp thiếu vài dòng chọn Fit to Page(s) lúc Excel ép lại cho vừa trang) - Page size: chọn khổ giấy in, thường chọn khổ giấy A4 - Print quality: chọn chất lượng in, dpi cao (dot per inche), chữ in nét  Thẻ Margin: lề trang in - Top: định dạng cho lề trên, khoảng cách từ đầu trang đến dòng trang - Bottom: định dạng lề - Left: định dạng lề trái - Right: định dạng lề phải - Header: khoảng cách từ tiêu đề đến mép trang in - Footer: khoảng cách từ tiêu đề đến mép trang in - Center on Page: chọn / bỏ theo chiều ngang ( Horizontally) theo chiều dọc ( Vertically) ẻ  Th Header/Footer: tiêu đề đầu trang, cuối trang Excel cho phép ta chọn số nội dung có sẳn để làm tiêu đề đầu trang ( Header) dòng cuối trang gọi ( Footer) Bạn chọn dòng in mục tương ứng Nếu muốn in nội dung khác, ta chọn mục Custom Header…và Custom Footer…để điều chỉnh lại Bạn chọn Left section để nội dung c ăn lề trái Center section hay Right section để nội dung lề phải  Thẻ Sheet Trang 106 Trường Cao đẳng Cộng đồng Bình Thuận - Print area: Nhập địa vùng muốn in bảng tính hành Rows to repeat at top: địa dòng tiêu đề mà bạn muốn in lại đầu trang in Columns to repeat at left: địa cột tiêu đề mà bạn muốn in lại phía bên trái trang in Gridlines: bật/ tắt đường kẻ mặc định (thông thường tắt chế độ này) Comments: bật/tắt việc in thích Page order: thứ tự in, bạn không nên thay đổi thông số này, Down then over (in từ xuống dưới, qua phải), Over then down (in từ trái sang phải, xuống dưới) 14.3.2 In tài liệu 14.3.2.1Xem trước in Vào File  Print Preview nhấp biểu tượng Print Preview công cụ, hiệu chỉnh tổng quát bố cục, nội cho phép xem v hình Print Preview xuất bạn dung liệu bảng trước in 14.3.2.2In  Cách 1: Nhấp chuột vào biểu tượng Print công cụ chuẩn  Cách 2: Vào File  Print (hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + P) để mở hộp thoại Print: Trang 107 Tin học văn phòng  Name: Chọn tên máy in, t hông thường, máy in mặc định kết nối với máy tính bạn chọn sẳn, bạn không cần phải thay đổi thông số  Print range: phạm vi in - All: in tất - Page(s) From: To: : In từ trang: đến trang:  Print what - Selection: in vùng chọn - Active sheet(s): in sheet (bảng tính) chọn - Entire workbook: in hết bảng tính có chứa liệu workbook - Number of copies: số cần in Trang 108 [...]... một nhóm công việc nào đó Ví dụ: khi soạn thảo văn bản, bạn sẽ cần sử dụng thanh công cụ chuẩn Standard và thanh công cụ định dạng Formating; hoặc khi vẽ hình thì dùng thanh công cụ Drawing Để bật/tắt thanh công cụ, bạn vào menu View  Toolbars  nhấp vào tên thanh công cụ cần sử dụng  Thước kẻ: gồm 2 thước (ruler) bao viền trang văn bản Sử dụng thước này bạn có thể điều chỉnh được lề trang văn bản,... nút Views chọn một trong năm kiểu sau: trên thanh công cụ rồi Trang 23 Tin học văn phòng  Large Icons: Hiện các tập tin và các thư mục con ở dạng biểu tượng lớn  Small Icons: Hiện các tập tin và các thư mục con ở dạng biểu tượng nhỏ  List: Hiện các tập tin và các thư mục con ở dạng liệt kê danh sách Năm kiểu  Details: Liệt kê chi tiết các thông tin như thể hiện tên (Name), kiểu (Type), kích thước... hoặc bấm Open trên thanh công cụ Trang 33 Tin học văn phòng Hộp thoại Open xuất hiện, nhắp vào nút sổ xuống trong khung Look in để tìm đối ợng ối ợng ối ợng tư cần mở, khi thấy đ tư thì nhắp đôi lên đ tư để mở Mặt khác, bạn cũng có thể thực hiện mở rất nhanh những file tài liệu đã làm việc gần đây nhất bằng cách :  Nhấp vào menu File  Tiếp theo nhấn chuột lên tên file tài liệu cần mở 3.7 Thoát khỏi... xử lí thông tin Ví dụ có thể đặt một cái nhãn gợi mở nội dung thông tin chứa trong ổ đĩa hoặc đặt một nhãn ghi tên người sử dụng để phân chia khu vực trong trường hợp nhiều người cùng dùng chung một máy Qui cách đặt tên nhãn cho thư mục giống như qui cách đặt phần chính tên tập tin sẽ được nói tới dưới đây 2.1.2 Tập tin (File) Dữ liệu lưu vào đĩa thành tập tin Các tập tin trong đĩa được tổ chức lưu vào... được lề trang văn bản, cũng như thi t lập các điểm dịch (tab) một cách đơn giãn và trực quan Để bật/tắt thanh thước kẻ, bạn vào View  Ruler  Thanh trạng thái: giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thi t khi làm việc Ví dụ: bạn đang làm việc ở trang mấy, dòng bao nhiêu, v.v 3.4 Tạo một tài liệu mới Làm việc với word là làm việc trên các tài liệu (Documents) Mỗi tài liệu phải được lưu lên đĩa thành... để lưu thêm tất cả những gì bạn đã thay đổi trên tài liệu kể từ sau lần lưu trước đó lên đĩa ii Lưu thành file có tên khác: Vào File  Save as, xuất hiện hộp Save as và thực hiện giống như lưu lần đầu 3.6 Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa Tài liệu sau khi đã soạn thảo trên Word được lưu trên đĩa d ướ i dạng file có phần mở rộng là DOC Để mở một tài liệu Word đã có trên đĩa:  Cách 1: Vào File  Open;... WINWORD 3.1 Giới thi u phần mềm Microsoft Winword Soạn thảo văn bản là công việc được sử dụng rất nhiều trong các cơ quan, xí nghiệp cũng như nhu cầu của bất kỳ cá nhân nào hiện nay Từ thủa xa xưa con người đã biết sử dụng máy móc vào việc soạn thảo văn bản (máy gõ chữ) Gõ đến đâu, văn bản được in ra ngay đến đó trên giấy Các công việc dịch chuyển trên văn bản , cũng như các kỹ năng soạn thảo văn bản còn... tác vụ ( task bar), trên màn hình Desktop của Windows, vv  Cách 3: Nếu muốn mở nhanh một file văn bản vừa soạn thảo gần đây nhất trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start  Documents, chọn tên file văn bản (Word) cần mở Khi đó Word sẽ khởi động và mở ngay file văn bản vừa chỉ định Trang 31 Tin học văn phòng 3.3 Môi trường làm việc Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của Word t hường có dạng... chế bản tài liệu Bạn có thể gõ văn bản , định dạng, chèn các hình ảnh lên đây Nội dung trên cửa sổ này sẽ được in ra máy in khi sử dụng lệnh in  Thanh menu: chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Word trong khi làm việc Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này ho ặc sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn  Hệ thống thanh công cụ: bao gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công cụ... phím Shift bên phải và trái có công dụng như nhau  Hàng thứ 6: Trang 17 Tin học văn phòng  Hai phím Ctrl (Control): là phím điều khiển có công dụng như nhau, không dùng một mình mà thường dùng kèm với các phím khác, tùy ứng dụng cụ thể  Hai phím : thường có tác dụng như việc bấm chuột vào nút Start trên thanh Taskbar  Hai phím Atl (Alternate): là phím điều khiển có công dụng như nhau, không dùng ... 107 Trang Tin học văn phòng BÀI 1: MÁY TÍNH ĐIỆN TỬ VÀ HỆ ĐIỀU HÀNH 1.1 Tin học 1.1.1 Khái niệm tin học Tin học khoa học tổ chức, lưu trữ, xử lí, truyền nhận thơng tin cách tự động máy... CƠ BẢN 4.1 Nhập văn Nhập văn khâu qui trình soạn thảo tài liệu Thơng thường lượng văn (Text) tài liệu nhiều, bạn tiếp cận nhiều tính nhập văn tốt, lẽ làm tăng tốc độ chế tài liệu 4.1.1 Sử dụng... tập tin nói tới 2.1.2 Tập tin (File) Dữ liệu lưu vào đĩa thành tập tin Các tập tin đĩa tổ chức lưu vào thư mục (folder) Hệ điều hành Windows quản lí thơng tin đĩa theo đơn vị tập tin Mỗi tập tin