QUẢN Lý d6cntt epu dai

LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, ngành CNTT ngày mở rộng, trọng đầu tư phát triển, khẳng định tầm quan trọng tất lĩnh vực sống Việc ứng dụng CNTT vào quy trình quản lý công văn trực tuyến đóng góp tích cực cho vấn đề lưu trữ, tìm kiếm, quản lý văn thư Xây dựng hệ thống quản lý công văn trực tuyến cho công ty TNHH Công nghệ tư vấn Điểm Nhấn ví dụ thực tế CNTT vào trình quản lý hoạt động công ty Việc ứng dụng hệ thống quản lý công văn trực tuyến giúp ích cho trình hoạt động doanh nghiệp vấn đề quản lý văn thư, giảm thiểu nhân lực văn thư, giảm thời gian tìm kiếm, lưu trữ dễ dàng Độ bảo mật cao, tỷ lệ thất thoát liệu so với quy trình quản lý công văn cũ Dựa vào kiến thức học nhu cầu thực tế, em định chọn đề tài: “quản lý công văn trực tuyến” Với đồ án này, em hi vọng tạo hệ thống quản lý công văn trực tuyến giúp ích cho công ty Điểm Nhấn Xây dựng chương trình mà sử dụng thực tế trở thành công cụ đắc lực cho người quản lý, cho công ty Góp phần tích cực công việc quản lý công văn công ty, giúp giảm nhẹ quy trình quản lý công văn cũ Sử lý nhanh, gọn, dễ dàng, thân thiện với người sử dụng Quản lý công văn trực tuyến giúp cho việc quản lý công văn trở nên dễ dàng Ở nơi đâu có internet truy cập vào hệ thống để làm việc, tìm kiếm, xử lý công văn Với đồ án quản lý công văn trực tuyến tạo điều kiện tốt giúp em có điều kiện áp dụng kiến thức học vào thực tiễn, củng cố khả thực hành, tạo điều kiện làm quen với môi trường thực tế Quy trình quản lý công văn hệ thống quản lý công văn, giấy tờ công ty Khảo sát thực tế công ty TNHH công nghệ tư vấn Điểm Nhấn Phương pháp thực nghiên cứu phương pháp Phương pháp phương pháp thực khâu trình nghiên cứu, xong bước chuyến sang bước khác Trong đề tài này, khâu thực sau: - Khảo sát thực tế, tìm hiểu đề tài, xác định rõ mục đích, đối tượng nội dung - nghiên cứu Tiến hành vấn thu thập tài liệu có thông tin đề tài Biến đổi thông tin thu thập thành liệu máy tính Triển khai thực đề tài theo liệu thu thập Tiến hành khảo sát lại đề tài để kiểm lỗi, bổ sung thiếu sót, đánh giá trình thực Cấu trúc đề tài: Lời mở đầu: nêu rõ mục đích, ý nghĩa chọn đề tài Chương 1: Khảo sát toán 1.1 1.2 1.3 Thực trạng hệ thống quản lý công ty Quy trình xử lý công văn công ty Kết luận chương Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý công văn trực tuyến 2.1 Mô tả hệ thống 2.2 Sơ đồ tổng quát chức hệ thống 2.3 Đặc tả use case 2.4 Kiến trúc hệ thống 2.5.Thiết kế sở liệu 2.6 Kết luận chương Chương 3: Cài đặt chương trình thử nghiệm 3.1 Môi trường cài đặt 3.2 Giao diện hệ thống 3.3 Thử nghiệm chương trình 3.4 Kết luận chương MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH DANH MỤC BẢNG DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU PHẦN TỬ MÔ HÌNH Biểu đồ USE CASE KÝ HIỆU Tác nhân (Actor) Ý NGHĨA Một người / nhóm người thiết bị hệ thống tác động thao tác đến chương trình Use-case Biểu diễn chức xác định (“Ca” sử dụng) hệ thống Use case sử dụng lại chức Mối quan hệ use case use case Use case mở rộng từ use case cách thêm chức cụ thể Use case kế thừa chức từ use case Biểu đồ LỚP Lớp Biểu diễn tên lớp, thuộc tính, (Class) phương thức lớp Quan hệ kiểu kết Biểu diễn quan hệ hai lớp độc hợp lập, có liên quan đến Quan hệ hợp thành Biểu diễn quan hệ phận – tổng thể Quan hệ phụ thuộc Các lớp phụ thuộc lẫn hoạt động hệ thống Biểu đồ TRẠNG THÁI Trạng thái Biểu diễn trạng thái đối tượng vòng đời đối tượng Trạng thái khởi đầu Khởi đầu vòng đời đối tượng Trạng thái kết thúc Kết thúc vòng đời đối tượng Chuyển tiếp Chuyển từ trạng thái sang trạng (transition) thái khác Hướng (Fork) Chia nhánh theo nhiều hướng Biểu đồ TUẦN TỰ Procedure Là phương thức B mà đối (Phương thức) tượng A gọi thực Message Là thông báo mà B gửi cho A (Thông điệp) Biểu đồ THÀNH PHẦN Mô tả thành phần biểu đồ, Thành phần thành phần chứa nhiều lớp nhiều chương trình Mối quan hệ phụ thuộc thành phần Giao diện Mỗi quan hệ thành phần(nếu có) Giao diện tương tác với người dùng Biểu đồ TRIỂN KHAI Các node Biểu diễn thành phần biểu (các thiết bị) đồ Ghi Dùng chứa thông tin thích cho node DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT 10 11 12 13 14 Từ viết tắt TNHH GVHD TS SVTH CSDL GĐ, PGĐ TTLT BNV VBCP CP NĐ CNTT HN HCM Ý nghĩa Trách nhiệm hữu hạn Giảng viên hướng dẫn Tiến sĩ Sinh viên thực Cơ sở liệu Giám đốc, phó giám đốc Thông tin liên tịch Bộ Nội Vụ Văn phủ Chính phủ Nghị định Công nghệ thông tin Hà Nội Hồ chí Minh CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT BÀI TOÁN Trong chương này, tìm hiểu tổ chức công ty Điểm Nhấn, tìm hiểu sâu quy trình quản lý, sử lý công văn công ty Để từ phân tích, đánh giá trạng việc quản lý công văn công ty xác lập dự án quản lý công văn Chương cung cấp nhìn tổng quan hệ thống quản lý công văn công ty 1.1 Thực trạng hệ thống quản lý công ty 1.1.1 Tổng quan công ty - Thông tin công ty Tên công ty: Công ty TNHH Công nghệ tư vấn Điểm Nhấn Địa chỉ: • Trụ sở HCM: 235 Nhật Tảo, Phường 8, Quận 10, HCM • Chi nhánh: 11 Bàu cát, Phường 14, Quận Tân Bình, HCM • Chi nhánh HN: Tầng 10, tòa nhà CTM, 299 Đường Cầu Giấy, Quận Cầu Giấy, HN Điện thoại : (HCM): 0839493400 (HN): 04.32242989 Website: http://diemnhan.com.vn/ , http://diemnhan.com/ Email: sales@diemnhan.com - Lĩnh vực hoạt động Công ty TNHH Công nghệ tư vấn Điểm Nhấn nhà cung cấp giải pháp CNTT chuyên nghiệp, cung cấp dịch vụ tư vấn cho khách hàng Và Công ty Điểm Nhấn trở thành đối tác tin cậy doanh nghiệp nhiều lĩnh vực hoạt động khác Đúng tên gọi công ty Điểm Nhấn cung cấp dịch vụ tư vấn cho khách hàng dùng dịch vụ công nghệ cho đạt hiệu Hiện tại, công ty kinh doanh sản phẩm makesting online: 10 Hình 2.43: Bảng CSDL nhật ký hệ thống - Công văn(text) Hình 2.44: Bảng CSDL công văn - File đính kèm công văn(Textattachment) 49 Hình 2.45: Bảng CSDL file đính kèm công văn - Công văn đến đi(Textinbox) Hình 2.46: Bảng CSDL công văn đến - Công văn thuộc sổ công văn(Textinbook) Hình 2.47: Bảng CSDL công văn thuộc sổ công văn - Độ cấp thiết công văn(Textlevel) 50 Hình 2.48: Bảng CSDL độ cấp thiết công văn - Công văn đi(Textout) Hình 2.49: Bảng CSDL công văn - Độ bảo mật công văn(Textsecurity) Hình 2.50: Bảng CSDL độ bảo mật công văn - Công văn tới(Textto) 51 Hình 2.51: Bảng CSDL công văn tới - Loại lịch làm việc(Typecalendar) Hình 2.52: Bảng CSDL loại lịch làm việc - Loại công văn(Typetext) Hình 2.53: Bảng CSDL loại công văn - Công việc(work) 52 Hình 2.54: Bảng CSDL công việc - Tình trạng công việc(Workingstate) Hình 2.55: Bảng CSDL tình trạng công việc 2.6 Kết luận chương Sau phân tích thiết kế hệ thống, ta lựa chọn công nghệ xây dựng chương trình quản lý công văn trực tuyến, cài đặt thử nghiệm hệ thống 53 CHƯƠNG 3: CÀI ĐẶT VÀ CHƯƠNG TRÌNH THỬ NGHIỆM 3.1 Môi trường cài đặt Với chương trình quản lý công văn trực tuyến cần sử dụng ngôn ngữ lập trình có độ bảo mật cao, môi trường giao diện thân thiện với người dùng, giao tiếp với mạng tốt, chương trình xảy lỗi CSDL cần phải có hệ quản trị giúp cho việc lưu trữ tốt, mã hóa tốt, để truy xuất thông tin nhanh Dựa vào yếu tố này, định sử dụng ngôn ngữ lập trình ASP.NET SQL server để cài đặt thử nghiệm chương trình 3.1.1 Ngôn ngữ lập trình ASP.NET -Định nghĩa: ASP.NET tảng ứng dụng web(web application framwork) phát triển cung cấp microsoft, cho phép người lập trình tạo trang web động, ứng dụng web dịch vụ web Lần đưa thị trường vào tháng năm 2002 với phiên 1.0 NET framework, công nghệ nối tiếp microsoft’s active server pages(ASP) ASP.NET biên dịch dạng common language runtime(CLR), cho phép người lập trình viết mã ASP.NET với ngôn ngữ hỗ trợ NET language - Đặc điểm, lý sử dụng ngôn ngữ ASP.NET ASP.NET công nghệ trường đưa vào giảng dạy chủ yếu Nên kiến thức công nghệ tốt sau trình học tập ASP.NET Microsoft tảng lập trình tập hợp thư viện lập trình cài thêm có sẵn hệ điều hành windows Nó cung cấp giải pháp thiết yếu cho yêu cầu thông thường chương trình điện toán lập 54 trình giao diện người dùng, truy cập liệu, kết nối CSDL, ứng dụng web, giải thuật số học giao tiếp mạng Công cụ lập trình visual studio hỗ trợ nhiều thư viện, hỗ trợ trình debug lỗi tốt Theo đánh giá chung, giải pháp ASP Microsoft đáp ứng tốt cấp độ enterprise(cấp doanh nghiệp vừa lớn) Tốc độ phát triển nhanh Sử dụng thư viện access database enginecuar Microsoft để hỗ trợ import liệu Sử dụng thư viện chuẩn kendo telerik, sử dụng js, css HighChart Sử dụng MVC5 HTML 5, jquery, script, bootstrap, linq, ajax, css 3.1.2 Hệ quản trị sở liệu SQL server 2008 - Định nghĩa Hệ quản trị sở liệu phần mềm hay hệ thống thiết kế để quản trị CSDL Cụ thể, chương trình thuộc loại hỗ trợ khả lưu trữ, sửa, xóa tìm kiếm thông tin CSDL Có nhiều loại hệ quản trị CSDL khác nhau: từ phần mềm nhỏ chạy máy tính cá nhân hệ quản trị phức tạp chạy nhiều siêu máy tính Tuy nhiên, đa số hệ quản trị CSDL thị trường có số đặc điểm chung sử dụng ngôn ngữ truy vấn theo cấu trúc mà tiếng anh gọi structured query language (SQL) Các hệ quản trị CSDL phổ biến nhiều người biết đến MySQL, oracle, sql server, DB2, infomix… Phần lớn hệ quản trị CSDL kể hoạt động tốt nhiều hệ điều hành khách linux, unix, MacOS ngoại trừ SQL server chạy hệ điều hành windows - Ưu điểm hệ quản trị CSDL SQL server • Quản lý liệu dư thừa • Tạo khả chia sẻ liệu nhiều 55 • • • • • • Đảm bảo tính quán cho liệu Cải tiến tính toàn vẹn cho liệu Nhược điểm SQL server SQL server sử dụng tốt phức tạp Chiếm nhiều dung lượng nhớ Giá khác phù thuộc vào môi trường chức SQL server viết cho nhiều người sử dụng nên thường chậm 3.2 Cài đặt chương trình 3.2.1 Giao diện quản trị - Đăng nhập Mô tả: Khi chạy chương trình, admin nhân viên đăng nhập từ trang đăng nhập để đăng nhập vào hệ thống Giao diện hệ thống: 56 Hình 3.1: Giao diện đăng nhập vào hệ thống - Quản trị nhân viên Mô tả: Đăng nhập mục quản trị, cho phép người quản lý thông tin nhân viên, từ quản trị công văn gửi, email nhân viên Giao diện: 57 Hình 3.2: Giao diện quản trị nhân viên 3.2.2 Giao diện quản lý công văn - Quản lý công văn đến, Mô tả: Từ mục công văn chọn công văn đến mục công văn tìm kiếm công văn theo yêu cầu Giao diện hệ thống Hình 3.3: Giao diện hệ thống công văn đến 58 - Tạo, triển khai công văn Mô tả: Người dùng chọn tạo triển khai công văn mục công văn Dựa vào quyền mà tạo triển khai công văn Giao diện Hình 3.4: Giao diện tạo triển khai văn 3.2.3 Giao diện lịch công tác Mô tả: Sau đăng nhập, người dùng vào tạo công việc xem lịch làm việc tạo Giao diện: 59 Hình 3.5: Giao diện lịch công tác 3.2.4 Giao diện hộp thư Mô tả: sau đăng nhập vào hệ thống, quản lý hộp thư nội Xem thư đến, để theo dõi, trao đổi vấn đề công ty Giao diện: Hình 3.6: Giao diện hộp thư 60 3.3 Thử nghiệm chương trình Trong trình xây dựng chương trình thực nghiệm, tổng hợp liệu thực tế từ công ty Điểm Nhấn, liệu tìm kiếm mạng Các liệu hầu hết nhập dạng file excel, hệ thống chạy ổn đinh, có bắt lỗi trùng lặp, tồn tại, định dạng liệu… Các chức tìm kiếm ta tìm lọc cột với nhiều tiêu chí Chức xuất excel xuất liệu tìm kiếm grid Chức xóa xóa đơn, tích chọn nhiều đối tượng đồng thời Các tài khoản phân chia chức tương ứng với tài khoản sử dụng chức 3.4 Kết luận chương Sau phân tích, thiết kế hệ thống, ta lựa chọn công nghệ, xây dựng chương trình quản lý công văn trực tuyến, cài đặt thực nghiệm hệ thống Trong trình ban đầu chạy thử test lỗi, phần mềm đảm bảo chức đề tài đề ra, áp dụng vào thực tiễn quản lý Trong quy mô lớn hơn, phần mềm đc nâng cấp chi tiết để đảm bảo chức nhiệm vụ phục vụ cho trình quản lý công việc hệ thống 61 KẾT LUẬN Kết đạt Sau thời gian nghiên cứu bắt tay vào thực hiện, với mong muốn xây dựng website quản lý công văn trực tuyến Được quan tâm hướng dẫn tận tình TS Nguyễn Thị Thanh Tân, em bước đầu hoàn thành đề tài:”quản lý công văn trực tuyến” Kết đạt được: o Tìm hiểu quy trình hoạt động quản lý công văn công ty Điểm Nhấn o Xây dựng website quản lý công văn trực tuyến Vì thời gian triển khai có hạn, việc tìm hiểu công nghệ cón gặp nhiều khó khăn nhiều tài liệu nên không tránh sai sót Em mong nhận đóng góp ý kiến hướng dẫn thầy cô để đồ án thêm hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hướng phát triển Với mục đích ngày hoàn thiện để đáp ứng tốt cho quản lý công văn công ty, tương lai em cố gắng tìm hiểu kỹ hơn, sâu hơn, cố gắng hoàn thành tốt đề tài 62 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt: [1] TS Đào Nam Anh Phân tích thiết kế hướng đối tượng [2] Nguyễn Tuấn Anh – Đại học Công Nghệ Thông Tin & Truyền Thông - Đại học Thái Nguyên Các viết mô hình MVC4 ASP.NET [3] TS Huỳnh Văn Đức (Chủ biên), ThS Đoàn Thiện Ngân (Hiệu đính) Giáo trình nhập môn UML Nhà xuất bản: Lao động xã hội Tiếng Anh: [1] Adam Freeman Pro ASP.NET MVC5 December 30, 2013 [2] Tim Wright Learning Javascript Publisher: Addison-Wesley, 2012 63 [...]... cho việc quản - lý, tăng năng xuất lao động • Mang lại lợi ích sử dụng: thuận tiện, nhanh chóng, chính xác Khái quát hệ thống mới: 17 Dựa vào nhu cầu thực tế của công ty, xây dựng hệ thống quản lý công văn trực tuyến bao gồm: quản lý công văn, quản lý lịch làm việc, quản trị • • • - Quản lý công văn :Quản lý công văn đến, Quản lý công văn đi., Tìm kiếm công văn Quản lý lịch làm việc: quản lý lịch làm việc... Use case tạo hệ thống Hình 2.5: Use case phân quyền hệ thống 2.2.1.5 Quản lý menu 21 Hình 2.6: Use case quản lý menu 2.2.1.6 Quản lý thông tin nhân viên Hình 2.7: Use case quản lý thông tin nhân viên 2.2.1.7 Quản lý sổ công văn 22 Hình 2.8: Use case quản lý sổ văn bản, công văn 2.2.1.8 Quản lý lịch làm việc Hình 2.9: Use case quản lý lịch làm việc 2.2.1.9 Tìm kiếm 23 Hình 2.10: Use case tìm kiếm 2.2.2... làm việc cá nhân và toàn công ty Quản lý quản trị: quản lý phòng ban, quyền quản trị, quản lý nhân viên Yêu cầu hệ thống Với mục đích nâng cao độ hiệu quả cho công việc quản lý công văn, hệ thống phải đảm bảo được những yêu cầu sau: • • • 1.4 Giao diện thân thiện, khoa học Hệ thống truy cập nhanh chóng, chính xác theo yêu cầu Có đầy đủ tính năng của một chương trình quản lý Kết luận chương Qua quá trình... lý menu: Chức năng này có thể cho người quản trị chỉnh sửa tên menu, tạo mới menu 24 - Quản lý thông tin của nhân viên: Chức năng này dùng để quản lý thông tin của nhân viên được cấp phát tài khoản truy cập vào hệ thống - Quản lý sổ công văn: thêm vào công văn để lưu loại văn bản - Quản lý email của hệ thống: phân ra email đến, đi và email nháp để người quản lý và nhân viên gửi email dến tài khoản... lâu (quản lý công văn đến và công văn đi) Việc lưu trữ dữ liệu khó khăn Chưa có phần mềm cụ thể được sử dụng để quản lý - công văn Tìm kiếm công văn còn tốn khá nhiều thời gian Và có thể không đạt hiệu quả Độ an toàn không cao, mất mát thông tin: do giấy tờ sử dụng lâu năm Quản lý công văn hiện tại tốn nhiều thời gian, nhân lực cho quá trình tìm kiếm và - lư trữ Khu vực quản lý hệ thống quản lý còn hạn... quản lý không phù hợp 1.3 - do công ty có nhiều chi nhánh Cần có hệ thống quản lý đồng bộ Xác lập dự án Mục tiêu: Để khắc phục những nhược điểm trên thì cần có hệ thống quản lý công văn trực tuyến nhằm: • Mang lại lợi ích nghiệp vụ: tăng khả năng xử lý, đáp ứng yêu cầu, hệ thống đáng tin cậy, chính xác, an toàn và độ bảo mật cao • Mang lại lợi ích kinh tế: giảm thiểu khối lượng thời gian cho việc quản. .. thực tế tại công ty Điểm Nhấn, và tiến hành khảo sát quy trình hoạt động của hệ thống quản lý công văn của công ty Ta có thể nhìn thấy được những ưu điểm, nhược điểm của hệ thống quản lý hiện tại Cần có hệ thống quản lý công văn mới, để đáp ứng nhu cầu của của công ty 18 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN TRỰC TUYẾN Sau khi tìm hiểu thực trạng và xác lập hệ thống ở chương 1, chương... của công ty 1.2 Quy trình xử lý công văn, giấy tờ tại công ty 1.2.1 Mục đích, phạm vi áp dụng và tài liệu tham khảo của quản lý công văn Mục đích quản lý công văn: quản lý công văn đi, đến, nội bộ và lưu trữ tài liệu, hồ sơ theo một phương pháp thống nhất và khoa học Giúp việc sử lý công văn nhanh, hồ sơ lưu trữ được sắp xếp khoa học Phạm vi áp dụng: trong các hoạt động của công ty Tài liệu tham khảo:... định được các tác nhân của hệ thống bao gồm: - Admin: là người quản lý có quyền cao nhất trong hệ thống, có quyền thực hiện tất - cả hệ thống Nhân viên văn thư: là người quản lý trực tiếp công văn đến, công văn đi, tiến hành - lưu trữ và tìm kiếm văn thư Nhân viên phòng ban: là người quản lý lịch làm việc cá nhân, theo dõi công văn và sử lý công văn của phòng ban mình nếu có yêu cầu 2.2.3 Các use case... trách nhiệm code wesite, chạy từ khóa để quảng cáo google, - viết bài, chỉnh sửa ảnh và chạy quảng cáo cho khách về quảng cáo facebook Bộ phận văn phòng: (bao gồm: kế toán, nhân sự, văn thư tổng hợp) lưu trữ công văn, giấy tờ, xử lý hợp đồng, nhiệm thu tiền, quản lý nhân viên, giờ làm cho nhân viên Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 1.2 Quy trình xử lý công văn, giấy tờ tại công ty 1.2.1 Mục ... tuyến bao gồm: quản lý công văn, quản lý lịch làm việc, quản trị • • • - Quản lý công văn :Quản lý công văn đến, Quản lý công văn đi., Tìm kiếm công văn Quản lý lịch làm việc: quản lý lịch làm việc... đồ cấu tổ chức công ty 1.2 Quy trình xử lý công văn, giấy tờ công ty 1.2.1 Mục đích, phạm vi áp dụng tài liệu tham khảo quản lý công văn Mục đích quản lý công văn: quản lý công văn đi, đến, nội... Giải công văn nội giải văn Các phòng, ban cá nhân nhận công văn nội tiến hành giải quyết, xử lý tương tự với công văn đến Công văn nội lưu trữ giống với công văn đến, quan công ty 1.2.4 Quản lý công