Ứng dụng Horenso trong giao tiếp công việc “Một người Nhật chưa hẳn đã hơn 1 người Việt, nhưng 3 người Nhật chắc chắn sẽ hơn 3 người Việt”, câu này được nghe khá lâu, ngay từ ngày tôi bắt đầu quan tâm đến văn hóa của Nhật (vào thời điểm cuối năm 2003). Tôi không có dịp để tìm hiểu nhiều về ý nghĩa của câu nói trên, nhưng theo tôi, thì rõ ràng khả năng làm việc nhóm của người Nhật tốt hơn nhiều so với người Việt (theo nội dung câu nói trên). Có thể có nhiều điểm để xem xét, cá nhân tôi nghĩ, việc truyền thông nội bộ, việc hiểu và thực hiện đúng mục tiêu của team, việc hiểu được năng lực lẫn nhau của từng member trong team là những yếu tố chính tạo nên sự thành công của team.
Ứng dụng HORENSO thực tế công việc Những ví dụ thực tế, cụ thể cách tốt để hiểu HORENSO, đũa thần truyền thông nội quản lý công việc người Nhật Ví dụ Khi làm trễ vài phút, có cần thiết phải báo cáo với cấp không? Nếu có liên lạc cách nào? - Nếu liên lạc sợ làm to chuyện, thời gian cấp trên, kết ngược lại (Bình thường trễ vài phút vấn đề gì) Nếu không liên lạc không lo - Có tìm cách liên lạc, cấp không nhấc điện thoại, có nên liên lạc tiếp hay không? Ví dụ Có điều không hiểu muốn hỏi cấp đồng nghiệp lúc trông cấp trên/đồng nghiệp bận rộn, không tiện xen vào Làm cách để hỏi? (Khi hỏi? Hỏi để không tạo cảm giác làm phiền? Ví dụ Cấp giao việc phải xong trước 5h chiều Bây 5h, chút xong chưa hoàn chỉnh Nếu gửi sợ chưa hoàn chỉnh, bị cấp mắng Nếu không gửi sợ bị mắng tội không làm hẹn Làm bây giờ? Nguyên tắc người Nhật: Không tước quyền nhận báo cáo sếp Vậy nên, trường hợp phải báo cáo thời điểm hẹn trước Nguyên tắc người Nhật không tước quyền nhận báo cáo sếp Báo cáo: Hokoku Mục đích: Cấp nắm tiến độ công việc, kịp thời điều chỉnh nhằm đạt kết tốt Đối tượng nhận: Người thị trực tiếp (cấp trên/khách hàng) Quyền lợi cấp trên/khách hàng: Muốn bỏ qua báo cáo phải có đồng ý Thời điểm: thời hạn quy định Nội dung: - Sự việc xảy ra; - Việc giao; - Việc xử lý xong; - Sự việc thực tế, cảm tưởng, kết Nguyên tắc: Tin xấu báo sớm; Báo cáo trước hỏi Hình thức: Văn bản, miệng (nên trịnh trọng, thức) Phải chắn báo cáo đến nơi Liên lạc- Renraku Mục đích: Chia sẻ thông tin, thông báo trạng thái, chia sẻ trách nhiệm Đối tượng nhận: Mọi đối tượng liên quan Quyền lợi đồng nghiệp: Không tự ý bỏ qua Thời điểm: Càng sớm tốt Nội dung: - Sự việc xảy ra; - Tình hình thực tế; - Tình trạng tại; - Thông tin cần chia sẻ Nguyên tắc: - Phản hồi trước thông tin nhận được; - Ngắn gọn, tránh làm thời gian Hình thức: - Trực tiếp, email, điện thoại; - Có thể informal, nhẹ nhàng Câu hỏi thảo luận: - “Liên lạc” có cần phải chắn thông tin đến nơi không? - Email, tin nhắn có khả không đến nnơi, dùng cho “báo cáo”, “liên lạc” không? Thảo luận/hỏi ý kiến- Soudan Mục đích: - Tìm kiếm tương trợ; - Chia sẻ thông tin, thu thập ý kiến, kinh nghiệm Đối tượng: - Những người có kinh nghiệm, có kỹ giải vấn đề; - Là quyền lợi thân Thời điểm: cần thiết Nội dung: - Vấn đề gặp phải; - Những việc khó; - Những việc muốn giải Nguyên tắc: - Chuẩn bị trước nội dung; - Lập sẵn phương hướng giải cho cấp cân nhắc; - Không hỏi How, What hỏi Which; - Lựa chọn thời điểm thích hợp, tránh làm phiền Hình thức: Nên gặp trực tiếp Ví dụ Hỏi sếp câu, bị mắng lại “một việc mà phải hỏi à!” Làm bây giờ? Những cần hỏi? Những không nên hỏi? Ví dụ Đã hỏi khách hàng việc chờ không thấy trả lời Hỏi nhiều ngại làm phiền khách hàng Làm bây giờ? Để lấy thông tin mà không tạo ấn tượng xấu với khách hàng Ví dụ Sếp A: Cuối hôm qua không gửi Hợp đồng cho tôi, để lỡ hết kế hoạch Nhân viên B: Cuối hôm qua em gửi qua Email cho anh Sếp A: Sao chưa thấy mail tới (Mail bị rơi vào Spam Mail) Ai có lỗi? Làm để tránh xảy trường hợp này? Mối quan hệ Horenso PDCA Ở giai đoạn nào, hình thức cần trọng? Thực Horenso theo quy trình định Cách báo cáo (nâng cao): Báo cáo theo quy trình PDCA Ví dụ tình huống: - Một tổ công nhân gồm 10 người, gọi tổ A - Một tổ trường quản lý 10 tổ viên (Ms B) - Cấp (Ms Boss) người giao việc cho tổ trưởng, nghe tổ trưởng báo cáo Một ngày, Ms Boss gọi Ms B lên: Ms Boss: “ngày mai, bố trí tổ A kiểm tra lại toàn lô hàng máy ảnh mà phân xưởng C sản xuất tuần trước Do sơ xuất dây chuyền sản xuất, hình số máy ảnh bị mờ vài điểm Nhiệm vụ tổ A kiểm tra lại toàn máy ảnh, máy lỗi lọc ra, thống kê lại tỷ lệ phế phẩm, báo cáo lại cho Việc vài ngày, nhớ hàng ngày viết báo cáo tình hình cho tôi.” Tình 1: Sau nhận nhiệm vụ trên, Ms B tổ triển khai Báo cáo ngày Ms B gửi lên cấp sau: “Tổ A bắt đầu làm công việc giao Hôm 10 người check 2000 sản phẩm, phát 10 sản phẩm hình bị mờ” Câu hỏi: Nội dung báo cáo ổn chưa? Theo PDCA nên: - Plan: Tất sản phẩm phải kiểm tra? Dự tính ngày kiểm tra sản phẩm? - Do: Đã kiểm tra sản phẩm? - Check: Kết “Do”, “Do” so với dự định nào? Nhanh hay chậm? - Action: Nếu chậm tiến độ dự định làm để cải thiện Tình 2: Một ngày Ms B phát sơ suất mình, có số sản phẩm kiểm tra sót, chưa kiểm tra xem đạt, gửi cho công đoạn sau Hành động là: Liên lạc trực tiếp với công đoạn sau, tìm cách thu hồi lại sản phẩm bị sót? Liên lạc với cấp sai lầm mắc phải? Vì vậy, Horenso kỹ nên học hỏi áp dụng người Nhật ... báo cáo phải có đồng ý Thời điểm: thời hạn quy định Nội dung: - Sự việc xảy ra; - Việc giao; - Việc xử lý xong; - Sự việc thực tế, cảm tưởng, kết Nguyên tắc: Tin xấu báo sớm; Báo cáo trước hỏi... này? Mối quan hệ Horenso PDCA Ở giai đoạn nào, hình thức cần trọng? Thực Horenso theo quy trình định Cách báo cáo (nâng cao): Báo cáo theo quy trình PDCA Ví dụ tình huống: - Một tổ công nhân gồm... đạt, gửi cho công đoạn sau Hành động là: Liên lạc trực tiếp với công đoạn sau, tìm cách thu hồi lại sản phẩm bị sót? Liên lạc với cấp sai lầm mắc phải? Vì vậy, Horenso kỹ nên học hỏi áp dụng người