Phân tích và thiế kế thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Hưng Long

Phân tích và thiế kế thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Hưng Long

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 lời Mở đầu Việt Nam bớc vào thiên niên kỷ mới, kỷ nguyên khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin. Nớc ta đang trên con đờng thực hiện công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc từng bớc hội nhập với các nớc trong khu vực và trên thế giới. Đảng và nhà nớc ta rất chú trọng, u tiên cho sự nghiệp phát triển công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc, khai thác và ứng dụng tin học trong công cuộc đổi mới. Trong bất kỳ lĩnh vực nào, việc nắm bắt thông tin, xử lý thông tin chính xác, kịp thời ngày càng đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý và điều hành. Thực chất, quản lý thông tin, xử lý thông tin một cách khoa học là nhằm đảm bảo an toàn thông tin, tránh thông tin bị mất mát, sai sót, đồng thời tiết kiệm thời gian, tiền bạc và những chi phí không đáng có. Quản lý thông tin trên máy tính là quản lý dữ liệu, do đó mọi thông tin quản lý trên máy tính phải sắp xếp khoa học và xử lý khoa học. Trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay, vấn đề quản lý dựa vào máy tính là nhu cầu thiết yếu của mỗi doanh nghiệp. Trong đó, quản lý nhân sự là đề tài đang thu hút đợc sự quan tâm, chú ý nhất. Hệ thống thông tin về nhân lực của một doanh nghiệp là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng lao động, bao gồm: về số lợng, chất lợng, trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tơng lai. Vì vậy, công tác quản lý nhân sự phải tiến hành thờng xuyên, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo yêu cầu của quản lý cấp trên nhằm hoàn thành tốt kế hoạch và nhiệm vụ của công ty trong từng giai đoạn. Với đề tài: Phân tích và thiết kế thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hng Long giúp cho vấn đề quản lý nhân sự và đặc biệt là việc tính lơng của từng công nhân, giúp công tác quản lý nhanh chóng, tiện lợi, phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh của công ty. Xây dựng 1 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 chơng trình quản lý nhân sự với mục đích nhằm giảm bớt sức ngời sức của, nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty TNHH Hng Long. Nội dung của đề án: chơng I: Khảo sát hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hng Long Trong chơng này sẽ giới thiệu về công ty TNHH Hng Long, khảo sát hệ thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hng Long và xác định những yêu cầu cảu nó. Từ thực trạng đó cho thấy sự cần thiết của tin học hoá. chơng II: Phân tích hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hng Long Dựa vào phần khảo sát ở Chơng I, trong Chơng này sẽ trình bày các sơ đồ chức năng BFD, sơ đồ luồng dữ liệu DFD và mô hình dữ liệu thực thể ERD. chơng Iii: Thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hng Long Trong chơng này sẽ trình bày cụ thể phần thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế giao diện vào - ra và thiết kế chơng trình quản lý nhân sự của công ty TNHH Hng Long. Phần Cảm ơn Do thời gian có hạn cho nên đề tài của em chỉ là phân tích thiết kế một số phân hệ trong hệ thống thông tin quản trị nhân lực tại Công ty TNHH Hng Long, hơn nữa do trình độ và kinh nghiệm còn hạn chế, vì vậy khó tránh khỏi nhiều thiếu sót. Rất mong nhận đợc sự chỉ bảo của các thầy cô và sự quan tâm, góp ý của các bạn. Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đối với sự giúp đỡ tận tình của cô Trần Thị Song Minh_ ngời đã trực tiếp hớng dẫn em hoàn thành đề án này. Em xin chân thành cảm ơn! 2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 chơng I khảo sát hệ thống quản lý nhân sự tại công ty tnhh hng long. 1.1_Giới thiệu về công ty TNHH Hng Long: Công ty TNHH Hng Long thành lập ngày 01/05/2002 dới sự góp vốn của 3 thành viên: Giám đốc: Đặng Đăng Đạt Hai phó giám đốc: - Đặng Thị Chính (quản lý xởng 1) - Nguyễn Văn Nghĩa (quản lý xởng 2) Cơ Cấu Tổ Chức Của Công ty TNHH Hng Long Địa chỉ: - Xởng 1: * 02 - ngõ 2 - Đờng Chợ Thơng - Lê Lợi - Bắc Giang. Điện thoại: 0240855213/0912801388 - Xởng 2: * 53 - Đờng Chợ Thơng - Lê Lợi - Bắc Giang. Điện thoại: 0240854667/0904160176 3 Ban giám đốc Quản lý xưởng 1 Quản lý xưởng 2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 chức năng nghiệp vụ của công ty tnhh hng long Đây là một công ty chuyên thêu công nghiệp phục vụ các đơn vị may hàng nội địa và xuất khẩu. Sản phẩm thêu có thể chỉ là một chi tiết hay một nhãn mác với mỗi sản phẩm thêu đã đựơc lập trình sẵn số mũi thêu và vị trí thêu sản phẩm trên chi tiết hay nhãn mãc đó. Mỗi dàn thêu với 18 đầu thêu sẽ tự động thêu theo đĩa mềm đã đợc lập trình trớc. Khi thành lập công ty chỉ có một máy thêu, nhng máy chạy cả ngày mà vẫn không kịp giao hàng, công ty Hng Long ngày càng có nhiều hợp đồng thêu các chi tiết, các nhãn mácvới các công ty may mặc hàng nội địa và xuất khẩu. Sau 2 năm công ty đã thu đợc lợi nhuận để có thể nghĩ đến việc mở rộng sản xuất. Hiên tại công ty đã có 3 dàn máy thêu (số vốn đầu t khoảng hơn 3 tỷ đồng). 1.2_ Khảo sát hệ thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH H- ng Long: Công ty TNHH Hng Long làm việc theo chế độ 6 ngày, nghỉ chủ nhật, một ngày làm việc 8 tiếng. Ngoài ra, tuỳ theo tình hình công việc mà nhân viên công ty có thể làm thêm ngày chủ nhật, tuỳ theo sự điều động của ban giám đốc. Hiện nay công ty TNHH Hng Long quản lý vấn đề nhân sự_tiền lơng trên sổ sách giấy tờ và đợc chia làm 3 công đoạn chính đó là: - Quản lý hồ sơ công nhân: Cập nhật và điều chỉnh hồ sơ công nhân. - Quản lý chấm công: Cập nhật và điều chỉnh kết quả chấm công hàng tháng. - Quản lý lơng: Tính lơng và lập các báo cáo lơng. a. Quản lý hồ sơ công nhân: Công nhân khi vào làm việc tại công ty đều phải nộp hồ sơ xin việc bao gồm: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khoẻ. Khi đợc tuyển dụng thì phải thử 4 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 việc trớc một tháng. Tháng thử việc đầu tiên đợc hởng 70% lơng. Nếu hồ sơ nào đ- ợc chấp nhận thì sẽ chính thức là công nhân và đợc hởng lơng bình thờng, nếu không đợc thì hoàn trả lại hồ sơ. Thông tin của công nhân cần cập nhật vào sổ sách để quản lý gồm: họ tên , giới tính, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ hiện tại, trình độ học vấn, ngày vào làm việc. Những thông tin trên đợc ghi chép trong sổ Danh sách Công nhân có dạng nh sau: STT Họ Tên Ngày Sinh Nơi Sinh Địa chỉ HT Trinh độ HV Ngay vao LV b. Quản lý chấm công: Công việc chấm công hàng ngày đợc ghi vào sổ theo dõi năng suất. Sau đó tổng hợp lại cuối mỗi tháng để làm cơ sở tính lơng. Bảng theo dõi năng suất bao gồm: Họ tên, ngày tháng, mã sản phẩm, số lợng sản phẩm, số mũi sản phẩm, tổng số mũi. Bảng theo dõi năng suất sẽ đợc kiểm tra, đối chiếu với số lợng báo công xem có đúng hay không. Nếu không đúng sẽ điều chỉnh lại. Nếu đúng thì thực hiện tính lơng cho công nhân theo bảng theo dõi năng suất. Bảng theo dõi năng suất có dạng: Ngày / Họ tên Ngày tháng Mã sản phẩm Số lợng SP Sổ mũi SP Tổng số mũi c. Quản lý lơng: 5 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Công ty TNHH Hng Long tính lơng cho công nhân theo sản phẩm mà họ làm ra. Công thức tính lơng nh sau: Lơng cuối tháng = (Lơng tính theo sản phẩm + thởng) - lơng tạm ứng Lơng tính theo sản phẩm = (Số lợng SP * Số mũi thêu*DGTCMT)/0.016 Trong đó: - DGTCMT: là đơn giá tiền công mũi thêu. - Số lợng SP: là số lợng sản phẩm mà công nhân làm đợc. - Số mũi thêu: là số mũi thêu đợc quy định trớc của sản phẩm. - Thởng: là số tiền mà công nhân nào đó đợc nhận cuối mỗi tháng sau 1 tháng làm việc dới sự quan sát và chấm công của quản lý xởng với thành tích lao động suất sắc hoặc có thể là số tiền thởng các dịp lễ, tết, tổng kết quý. - Tạm ứng: là số tiền công nhân ứng trớc trong tháng. * Báo cáo lơng hàng tháng bao gồm: - Bảng lơng tạm ứng: dùng để phát lơng tạm ứng giữa tháng. - Bảng lơng cuối tháng: lơng định kỳ trả cho công nhân cuối mỗi tháng. Sau khi đã so sánh ghi chép về chấm công của công nhân với quản lý xởng để tính toán lơng thì số lơng công nhân đợc nhận hàng tháng sẽ ghi trong sổ lơng có dạng: Lơng tháng 5/2002: STT Họ Tên Tạm ứng Lơng SP Thởng Lơng tháng Ký nhận 1.3_Xác định yêu cầu hệ thống: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty TNHH Hng Long không phải là lớn nhng số lợng ngời quản lý không nhiều và phải kiêm nhiệm trong khi đó 6 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 việc quản lý công nhân đang xử lý thủ công làm mất nhiều thời gian và quan trọng là có thể nhầm lẫn. Quản lý nhân sự tiền lơng trong công ty TNHH Hng Long chỉ là một bộ phận công việc trong những công việc mà ban giám đốc phải làm. Nhng hệ thống thông tin quản lý nhân sự lại đóng vai trò quan trọng vì không ai khác chính là những ngời công nhân làm ra sản phẩm thu về lợi nhuân cho công ty. Qua hệ thống quản lý nhân sự ngoài quản lý lơng bổng phải chính xác thì vấn đề theo dõi năng suất, tay nghề của công nhân là rất quan trọng vì qua đó ban giám đốc có thể chọn lựa dào tạo công nhân của mình về công nghệ thêu Nhận xét tình hình thực tế: Chi tiết các công việc đã đợc nêu ra đã cho thấy rõ những thiếu xót trong quản lý nhân sự của công ty TNHH Hng Long: - Việc theo dõi chấm công từng ngày và tính lơng hàng tháng trên sổ sách giấy tờ là không thể tránh khỏi những sai xót khi mà 1 tháng công nhân có thể làm nhiều mã sản phẩm với hàng nghìn mũi thêu khác nhau. - Thống kê báo cáo là một nhiệm vụ quan trọng nhng đợc thực hiện không hoàn chỉnh. Mà có báo cáo thì mỗi thành viên trong ban giám đốc (những thành viên trong gia đình) mới tiếp cận đợc đầy đủ thông tin. Nhợc điểm Giải pháp - Chi phí về thời gian cho việc tìm kiếm, lu trữ thông tin lớn, xử lý chậm chạp, thiếu chính xác, dễ nhầm lẫn, thông tin không đồng bộ. - Không đáp ứng kịp thời yêu cầu của ban giám đốc cho việc tìm thông tin nhanh. - Xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự đáp ứng đợc yêu cầu của công tác quản lý, phù hợp với sự phát triển của công ty. - Giảm đợc các khâu xử lý thủ công, giảm số lợng cán bộ làm công tác quản lý nhân sự, tiết kiệm chi phí cả về vật chất lẫn con ngời song vẫn đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác. 7 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 - Khối lợng hồ sơ lớn, việc cập nhật, lu trữ, bổ sung, tra cứu tiêu tốn nhiều về vật chất và con ngời. - Với sự phát triển bùng nổ của thông tin, vấn đề khai thác, xử lý thông tin yêu cầu ngày càng cao, đòi hỏi chính xác, kịp thời, đầy đủ mà hệ thống thông tin hiện tại cha đáp ứng đợc. - Chơng trình đợc thiết kế sao cho tìm kiếm nhanh chóng, giao diện thân thiện với ngời sử sụng, truy cập nhanh, cung cấp các bảng biểu với dữ liệu chính xác, đầy đủ, xử lý kịp thời các yêu cầu phát sinh. Yêu cầu về hệ thống quản lý nhân sự của công ty TNHH Hng Long: - Hệ thống mới đợc xây dựng gần gũi với hệ thống cũ tạo điều kiện chuyển đổi đễ dàng từ hệ thống quản lý thủ công sang hệ thống quản lý tin học hóa. 1.4_Lợi ích tin học hoá và đánh giá tính khả thi của hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới của công ty TNHH H ng Long: 1.4.1_Lợi ích tin học hoá hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty TNHH Hng Long: - Dựa vào yêu cầu do công ty TNHH Hng Long đa ra, dựa vào thông tin thực tế đã cho thấy áp dụng tin học hóa trong quản lý nhân sự là cần thiết. - Một khi hệ thống quản lý nhân sự của công ty TNHH Hng Long từ sổ sách giấy tờ, thủ công đợc tin học hoá thì những yêu cầu trên của hệ thống sẽ đợc đáp ứng một cách dễ dàng nhanh chóng. Mục đích chính của chơng trình là giúp công tác quản lý tiết kiệm đợc thời gian, công sức, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. 8 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 1.4.2_Đánh giá tính khả thi hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới của công ty TNHH Hng Long: a. Tính khả thi về kinh tế * Chi phí kinh tế: - Phân tích và thiết kế hệ thống: 15 tr - Thiết bị : 1 PC (8 tr) + 1 máy in (2 tr) - Phần mềm: 15 tr - Đào tạo: 2 tr - Lắp đặt và bảo trì: miễn phí * Lợi ích kinh tế - Tiết kiệm lao động: chỉ cần 1 ngời để thực hiện quản lý hệ thống. - Xử lý nhanh và hiệu quả hơn hệ thống hiện thời. - Có lợi cho việc quản lý. - Giảm sai sót tính toán. - Dễ dàng đa ra các thống kê, báo cáo. b. Tính khả thi về kỹ thuật: - Đối với công việc, hệ thống mới sẽ đáp ứng đầy đủ đòi hỏi về yêu cầu công việc hiện tại và tơng lai. - Do tính chất các công việc là xảy ra thờng xuyên nên xây dựng chơng trình phần mềm quản lý và cải thiện trang thiết bị tính toán là hợp lý và cần thiết. - Hệ thống thực hiện hoàn chỉnh những công việc tính toán, tổng kết với độ chính xác cao và tốc độ xử lý hơn hẳn hệ thống thủ công. - Chi phí về lu trữ và xử lý dữ liệu nhỏ, gọn và dễ tìm kiếm hơn hệ thống quản lý nhân sự cũ của công ty TNHH Hng Long. c. Tính khả thi về tổ chức: Hệ thống mới đợc xây dựng gân gũi với hệ thống cũ, các công việc gần nh không thay đổi sẽ dễ dàng trong sử dụng. 9 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 chơng II phân tích hệ thống thông tin quản lý nhân sự Tại công ty tnhh hng long. 2.1_Sơ đồ chức năng BFD (Business Function Diagram): 10 [...]... quản lý nhân sự của công ty TNHH Hng Long: - Quản lý hồ sơ công nhân: để quản lý thông tin của công nhân do bộ phận quản lý hồ sơ đợc sử dụng, chỉ có ban giám đốc và admin đợc sử dụng - Quản lý chấm công (chấm công theo ngày): để chấm công của công nhân theo ngày làm việc do bộ phận quản lý chấm công sử dụng (quản lý xởng), chỉ có quản lý xởng và admin đợc sử dụng Quản lý chấm công gồm những mục nhỏ: +... hồ sơ mới: Cập nhật thông tin khi có công nhân mới Xoá hồ sơ công nhân: Khi công nhân thôi việc thì xoá thông tin của công nhân đó Xem thông tin: Báo cáo thông tin cá nhân của từng công nhân Điều chỉnh hồ sơ: Điều chỉnh các thông tin của công nhân 11 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Nhập bảng CC( nhập bảng chấm công ): chấm công của công nhân từng ngày qua bảng... mà công nhân tạm ứng trong tháng đó Sơ đồ quan hệ thực thể 18 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Chơng III thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự Tại công Ty TNHH Hng long 19 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Giới thiệu công cụ sử dụng thực hiện đề tài Chơng trình quản lý nhân sự của công ty TNHH Hng Long sẽ dùng SQL 2000 và. .. (: 0918.775.368 Hồ sơ công nhân (Trong phần quản lý hồ sơ): Giao diện này có chức năng nh sau: - Cập nhập công nhân mới thông qua nút Mới - Chỉnh sửa thông tin công nhân thông qua nút Sửa - Xoá thông tin công nhân thông qua nút Xoá - Khi muốn lu hay huỷ thông tin công nhân đã cập nhật hoặc chỉnh sửa hay không thì thông qua nút Lu hay Huỷ - Thoát khỏi chơng trình cập nhật này thông qua nút Thoát 30... thể ERD (Entity Relationship Diagram) Qua việc phân tích sơ đồ dòng dữ liệu DFD, ta hiểu rõ các chức năng đợc thi hành nh thế nào để tạo ra và lu trữ dữ liệu Qua đó ta có thông tin gốc ban đầu cần lu trữ ( hay còn gọi là thực thể ) nh sau: Bảng hồ sơ công nhân: Lu trữ thông tin về công nhân Bảng chấm công: Lu thông tin chấm công của công nhân Bảng lơng: Lu thông tin tính lơng của công nhân Bảng tạm... ứng với mã công nhân - Giới tính (GioiTinh): Cho biết công nhân là nam hay nữ - Ngày sinh (NgaySinh): Cho biết ngày sinh của công nhân - Nơi sinh (NoiSinh): Cho biết nơi sinh của côngnhân - Địa chỉ hiện tại (DiaChiHT): Mô tả địa chỉ hiện tại của công nhân - Trình độ học vấn (TrinhDoHV): Cho biết trình đọ học vấn của công nhân - Ngày vào làm việc (NgayVaoLV): Cho biết ngày công nhân vào công ty làm việc... phẩm mà công nhân làm đợc trong ngày d Thực thể 4: Luong Xác định các thuộc tính cho thực thể: - Mã công nhân (MaCN): Đây là thuộc tính khoá, nhờ thuộc tính này ta phân biệt công nhân này với công nhân khác - Ngày chấm công (NgayChamCong): Ngày công nhân làm việc - Thởng (Thuong): Cho biết số tiền mà công nhân đợc nhận cuối mỗi tháng sau 1 tháng làm việc dới sự quan sát và chấm công của quản lý xởng... Lu thông tin tạm ứng hàng tháng của công nhân Bảng danh mục sản phẩm: Lu thông tin về sản phẩm a Thực thể 1: HoSoCN Xác định các thuộc tính cho thực thể: 16 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 - Mã công nhân (MaCN): Đây là thuộc tính khoá, nhờ thuộc tính này ta phân biệt đợc công nhân này với công nhân khác - Họ và tên công nhân (HoTen): Mô tả họ và tên công nhân. .. Bảng chấm công - Quản lý lơng: dùng để tính lơng sản phẩm, theo dõi tạm ứng, ghi thởng vào cuối tháng và theo dõi trả lơng của các công nhân do bộ phận lơng sử dụng, chỉ có bộ phận quản lý lơng và admin đợc sử dụng Quản lý lơng gồm những mục nhỏ: + Chi tạm ứng + Thởng + Tính lơng + Trả lơng - Báo cáo: gồm các báo cáo: chấm công, tạm ứng và lơng do ban giám đốc sử dụng, chỉ có ban giám đốc và admin đợc... DFD mức 0 - Quản lý nhân sự: 13 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Sơ đồ DFD mức 1: Quản lý Hồ sơ công nhân Sơ đồ DFD mức 1: Quản lý chấm công 14 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Sơ đồ DFD mức 1: Quản lý l ơng 15 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Sơ đồ DFD mức 1: Báo cáo quản lý 2.3_Mô hình