Sử dụng google server để vận hành hệ thống email riêng

Sử dụng Google Server để vận hành CTU email I Đặt vấn đề: Trường ĐHCT tập trung đầu tư trang thiết bị để xây dựng hệ thống CNTT đáp ứng nhu cầu làm việc, giảng dạy học tập cán sinh viên Đến trường cung cấp email cho tất cán sinh viên, nhiên, khả lưu trử server không nhiều nên trường cung cấp dung lượng chứa email (quota) cho user có hạn (100 MB cho cán 25 MB cho sv) Giới hạn làm hạn chế khả khai thác email Quota sinh viên nhỏ sinh viên máy tính riêng để chép mail nên hộp thư thường xuyên bị đầy không nhận thư được, thông báo trường không đến dược sinh viên gây trở ngại cho công tác quản lý trường Mặc dù quota cán lớn sinh viên cán phải thường xuyên download mail máy tính cá nhân (PC) xóa mail cũ server, không quota bị đầy nhận mail Giải pháp giải phần hạn chế quota, tồn nhiều trở ngại: - Khi download mail máy tính cá nhân (PC) xóa mail cũ server người dùng đọc mail cũ internet công tác trường Nhiều cán phải dùng PC chung với nhiều người, việc download mail xuống PC phức tạp gặp khó khăn việc bảo mật thông tin cá nhân Có thể gặp cố hard disk hư bị virus công làm liệu email bị theo Hiện có nhiều virus lây nhiễm qua đường email, thư rác ngày nhiều… tạo khó khăn cho người quản lý server người dùng Nguồn điện khu vực bị thường xuyên Trong thời điểm trường phải chạy máy phát riêng tốn kém, không trì server vận hành liên tục người làm việc email nơi có điện, lúc mail gởi đến bị mất… Giữa năm 2007 Cục CNTT Bộ GD&ĐT hợp đồng với công ty Google hỗ trợ cho ngành giáo dục lĩnh vực Nhân trường ĐHCT nhờ cục CNTT trao đổi với Google công ty uỷ thác cho sử dụng server công ty để điều hành lưu trữ email tất cán sinh viên trường Với hỗ trợ user cung cấp quota 6,5GB (65 lần so với quota cũ), với dung lượng user không cần phải xoá mail cũ Giải pháp khắc phụ hạn chế nêu trên, đáng ý mail đến server lọc virus thư rác hiệu quả, user can thiệp vào việc lọc thư rác Ngoài giao diện Gmail server thể nhiều tính ưu việt Xa nữa, người chuyển sang sử dụng hệ thống mail khai thác dịch vụ có sẵn server “lịch làm việc” “trao đổi, soạn thảo tài liệu” mạng… Vì ưu điểm trường định chuyển email tất sinh viên sang server google (đã có thông báo riêng cho sinh viên) Đối với cán bộ, trường mở account tất người server với user name giống CTU mail, trì CTU mail server phục vụ cho cán Với giải pháp tất cán chọn lựa sử dụng hệ thống mail để tăng quota lên đến 6,5GB khai thác thuận lợi vừa nêu, sử dụng mail cũ (không cần thay đổi cả) Trường khuyến kích cán sử dụng mail để vừa tận dụng ưu điểm nêu trên, vừa giảm tải server trường Do tiếp tục theo dõi tính ổn định hệ thống mail nên trường yêu cầu cán tham gia tinh thần tự nguyện II Cách sử dụng email google server Account, user name, password Tất cán mở account hệ thống mail với username giống hệ thống mail cũ trường - Username: giống hệ thống CTU mail Password: gởi email đến địa ttdien@ctu.edu.vn để yêu cầu cung cấp Địa truy cập mail Truy cập mail theo địa http://mail.st.ctu.edu.vn (st viết tắt chữ staff) Trong lần truy cập gặp khó khăn vào địa chỉ: http://www.google.com/a/st.ctu.edu.vn Bước 1: Vào địa http://mail.st.ctu.edu.vn để log-in với username password riêng Khi login lần đầu gặp screen Điền thông tin vào vùng có dấu khoanh tròn màu đỏ Nhập ký tự xác nhận và bấm vào nút « I accept Create my account » Bước 2: Sau login vào hệ thống mail người dùng vào mục “setting” để đổi password thành password riêng screen Địa hệ thống mail @st.ctu.edu.vn Nếu không muốn sử dụng địa mail để giao tiếp cài đặt để gởi mail danh nghĩa địa cũ (@ctu.edu.vn) cách chọn (a) bước mục III III Lấy mail từ CTU mail server Các mail gởi theo địa cũ (@ctu.edu.vn) chuyển đến CTU mail server Cần chép mail CTU server hệ thống mail để quản lý chung Để làm việc thực theo bước sau: Bước 1: Vào địa http://mail.st.ctu.edu.vn log-in với username password riêng Bước 2: Khi login thành công ta screen Click vào mục « setting » góc bên phải để thực việc cài đặt theo hướng dẫn screen Click vào vùng đánh dấu vòng tròn màu đỏ Click vào nút « Account » Bước 3: Điền địa CTU email @ctu.edu.vn vào khoảng trống bấm nút “next step” Điền thông tin cần thiết Click vào ô vuông trước dòng chữ “Leave a copy of….” Nếu muốn giữ mail lại máy chủ CTU Click nút “Add Account” screen Bước 4: a Nếu muốn gởi mail với địa cũ click vào nút “Yes, I want to be able to send mail as @ctu.edu.vn” b Nếu muốn đổi sang địa email @st.ctu.edu.vn click vào nút “No” Sau bấm nút “Next step” bấm nút “Next step” lần screen Sau click vào nút “Send Verification” máy chủ gởi thư xác nhận vào địa CTU mail Bước 5: Login vào CTU mail (mail.ctu.edu.vn) để đọc code xác nhận Bước 6: Copy code xác nhận paste vào ô tướng ứng với screen Bước 7: Sau bấm nút “Verify” screen Nếu chọn mục (a) bước (giữ địa mail cũ) bấm vào nút “make default” Nếu chọn mục (b) bước ngừng Click vào nút “Inbox” để thực thao tác email Sau cài đặt xong trình chuyển mail server thực tự động, từ trở người dùng cần vào địa http://mail.st.ctu.edu.vn đọc tất mail gởi đến hai địa IV Backup mail Email liệu quan trọng, mua lại được, cần lưu trử vào nơi khác cho « ăn » Ngoài ra, hệ thống mail vận hành Google server, hệ thống kết nối với domain name mail.st.ctu.edu.vn trì server đặt khu ĐHCT, khu bị cúp điện, server down, login vào hệ thống mail Để thực việc backup đăng ký account free mail dùng tính POP3 để lấy mail từ mail.st.ctu.edu.vn Có nhiều khác Yahoo, Hotmail,… Lấy Gmail làm thí dụ để mô tả việc theo bước sau: Bước 1: Mở tùy chọn POP3 hệ thống mail.st.ctu.edu.vn Click vào nút « setting » chọn tab « Forwarding and POP/IMAP» screen dước Click vào vị trí vòng màu đỏ hình Bước 2: Đăng ký account Gmail (nếu chưa có) địa http://www.gmail.com Sau mở account vào địa để login vào Gmail Bước 3: Cài đặt tính chép mail từ hệ thống mail Gmail Click vào mục « setting », chọn tab « Accounts » có screen Click vào mục “Add another mail account” thực bước giống bước đến bước mục II Bước 5: Login vào mail.st.ctu.edu.vn để lấy đọc email xác nhận lấy code xác nhận Bước 6: Làm giống bước mục III Bước 7: Làm giống bước mục III chọn “make default” V Lấy mail máy tính cá nhân Khi cài đặt mail gởi danh nghĩa địa cũ (chọn a bước 4&5 mục III) thư trả lời chuyển đến CTU server Do cần vào POP3 CTU server lấy tất thư Việc lấy mail PC trước Nếu muốn lấy mail trực tiếp từ POP3 hệ thông mail tham số khác với tham số CTU server Tùy theo loại mail client mà cách cài đặt có số điểm khác (mặc dù nguyên lý chung giống nhau) Chúng lấy thí dụ Outlook để hướng dẫn việc cài đặt Bước 1: Mở tùy chọn POP3 hệ thống mail (bỏ qua bước thực rồi) thực bước mục IV 10 Bước 2: Khai báo tham số Outlook 2003 Chọn menu « Tools » « Email Account », screen Điền vào tham số tương ứng screen 11 Chọn nút More Settings để có screen Chọn tab tương ứng điền tham số giống hình 12 Việc cài đặt mail client khác (như Outlook, Pegasus, Thunderbird, Eudora,…) tham khảo link http://mail.google.com/support/bin/answer.py?ctx=%67mail&hl=en&answer=12103 10/03/2008 Đỗ Văn Xê 13 [...]... Outlook 2003 Chọn menu « Tools » và « Email Account », được screen như dưới đây Điền vào các tham số tương ứng như screen dưới đây 11 Chọn nút More Settings để có screen dưới đây Chọn các tab tương ứng và điền tham số giống như trong hình 12 Việc cài đặt trên các mail client khác (như Outlook, Pegasus, Thunderbird, Eudora,…) có thể tham khảo ở link dưới đây http://mail .google. com/support/bin/answer.py?ctx=%67mail&hl=en&answer=12103 ... » Ngoài ra, hệ thống mail vận hành Google server, hệ thống kết nối với domain name mail.st.ctu.edu.vn trì server đặt khu ĐHCT, khu bị cúp điện, server down, login vào hệ thống mail Để thực việc... Cách sử dụng email google server Account, user name, password Tất cán mở account hệ thống mail với username giống hệ thống mail cũ trường - Username: giống hệ thống CTU mail Password: gởi email. .. vào hệ thống mail người dùng vào mục “setting” để đổi password thành password riêng screen Địa hệ thống mail @st.ctu.edu.vn Nếu không muốn sử dụng địa mail để giao tiếp cài đặt để gởi