Quản lý mượn trả sách thư viện

Trang 1

BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN:

QUẢN LÝ MƯỢN TRẢ SÁCH THƯ VIỆN

1.Mẫu kế hoạch phỏng vấn:

Kế hoạch phỏng vấn Ngườiđượchỏi: Thầy Trần HữuTrung

Cô Nguyễn Thị Oanh Người phỏng vấn: Nhóm 2-CT702 Địa chỉ:Thư viện-Trường ĐHDLHP Thời gian hẹn: 6/5/2006

Thời điểm bắt đầu: 8h30 Thời điểm kết thúc:9h30 Đối tượng:

+Đối tượng được hỏi là: Thầy Trung

Cô Oanh

+Cần hỏi về cách thức hoạt động của

thư viện như thế nào( Khi mượn và

khi trả sách)

+Xin bản mẫu của :

-Phích sách

-Phiếu yêu cầu

-Phiếu mượn

-Phiếu trả

-Phiếu thanh toá

-Biên bản sự cố

Các yêu cầu đòi hỏi:

+Người được hỏi phải là người hiểu

rõ về hệ thống mượn trả sách thư viện và cũng là người nắm vững cách thức hoạt động của hệ thống đó

Chương trình:

-Giới thiệu

-Tổng quan về dự án

-Tổng quan về phỏng vấn,

Chủ đề sẽ đề cập

Chủ đề 1:câu hỏi và trả lời

Chủ đề 2:câu hỏi và trả lời

Tổng hợp các nội dung chính kiến

của người được hỏi

Kết thúc(thỏa thuận)

Ước lượng thời gian:

1 phút

2 phút

1 phút

10 phút

2 phút

5 phút

1 phút

(Dự kiến tổng cộng: 22 phút ) 2.Phiếu phỏng vấn:

1

Trang 2

PHIẾU PHỎNG VẤN

Dự án: Quản lý đào tạo Tiểu dự án: Quản lý mượn trả sách

thư viện

Người được hỏi: Thầy Trung Ngày:6/5/2006.Người hỏi:

Nhóm 2-CT702

Câu 1: Các hồ sơ tài liệu được xử lý

như thế nào? Trả lời:Đều được xử lý và lưu trữ trên máy

Câu 2:Nếu có sự cố xảy ra thì giải

quyết như thế nào?

Trả lời:Tuỳ từng trường hợp cụ thể(giải thích chi tiết)

Đánh giá chung:

2

Trang 3

3.Mẫu ghi khi phỏng vấn:

Dự án

Tiểu dự án: QUẢN LÝ MƯỢN TRẢ SÁCH THƯ

VIỆN

Trang …

Loại: lưu đồ LẬP PHIẾU MƯỢN SÁCHNhiệm vụ: Ngày: 6/5/2006

Hồ sơ DL liên

3

(D1) Biên lai thu tiền

Sinh viên

Lập và chuyển biên lai thu tiền (T1)

Tiếp nhận, thu tiền (T2)

Sinh viên

Lập phiếu mượn sách(T1) Sinh viên

(D2)

Phiếu yêu

cầu

(D3)

Thẻ sinh

viên

(D4) Phiếu mượn

Trang 4

Dự án

Loại: Lưu đồ LẬP PHIẾU TRẢ SÁCHNhiệm vụ: Ngày: 6/5/2006

Hồ sơ DL liên

4

Sinh viên

Lập phiếu trả sách(T2) Sinh viên

(D4)

Phiếu mượn

(D5) Phiếu trả

Trang 5

Dự án

Loại: Lưu đồ LẬP BIÊN BẢN SỰ CỐNhiệm vụ: Ngày: 6/5/2006

Hồ sơ DL liên

5

Sinh viên

Lập biên bản sự cố(T3) Sinh viên

(D4)

Phiếu mượn

(D5) Biên bản sự cố

(D5)

Phiếu trả

Trang 6

4.Bảng mô tả chi tiết công việc:

Dự án

Tiểu dự án:

trang …

Loại:Phân tích hiện

Ký hiệu:

Ngày:6/5/2006

Công việc :Cập nhật sách

-Điều kiện bắt đầu :

+ Khi sách trong thư viện được sinh viên mượn

+ Thủ thư phải nắm được số lượng sách còn trong thư

viện và cập nhật thông tin đó lên hệ thống để SV tra cứu

-Thông tin đầu vào : Sách trong thư viện giảm

-Kết quả đầu ra : Trả lại cho thủ thư tình hình sách trong hệ thống -Nơi sử dụng : Thư viện

-Tần suất : Bất cứ khi nào sau khi sinh viên mượn sách

-Thời lượng : Rất mất thời gian

-Quy tắc : Phải thường xuyên cập nhật thông tin sách trong thư

viện

-Lời bình : Do số lượng sách trong thư viện lớn mà lực lượng

nhân viên của thư viện ít và tốc độ của hệ thống chậm nên thông tin sách còn trong thư viện thường không được cập nhật ngay cho sinh viên khi đến tra cứu sách nên vẫn có hiện tượng sinh viên sau khi đăng kí mượn sách xong đến khi nhận sách được thông báo là sách đó đã hết

6

Trang 7

Dự án

Tiểu dự án:

trang …

Ký hiệu:

Ngày:6/5/2006

Công việc :Tra cứu sách

-Điều kiện bắt đầu :

+ Sinh viên có nhu cầu mượn sách

-Thông tin đầu vào : Thông tin sách muốn mượn

-Kết quả đầu ra : Danh sách những cuốn sách cần mượn

-Nơi sử dụng : Phòng máy của thư viện

-Tần suất : Từ thứ 2 thứ 6

-Thời lượng : 5-10phút /1 lượt

-Quy tắc :

+Phải nhập các thông tin liên quan đến sách muốn

mượn để tiện cho việc tìm kiếm như: Tên sách, Tác giả,…

+ Phải nhập mã sinh viên trước khi chọn nút đồng ý

mượn

-Lời bình : Phòng tra cứu sách nhỏ, số lượng sinh viên nhiều nên

việc tra cứu nhanh, mỗi người chỉ được tối đa là 5 phút10phút

7

Trang 8

Dự án

Tiểu dự án:

trang …

Ký hiệu:

Ngày:6/5/2006

Công việc :Lập phiếu yêu cầu

-Điều kiện bắt đầu : Sau khi tra cứu sách xong sinh viên sẽ lập phiếu yêu

cầu

-Thông tin đầu vào : Danh sách sách muốn mượn

-Kết quả đầu ra : Một phiếu yêu cầu trên đó có thông tin của sinh viên

và thông tin sách cần mượn, ngày mượn

-Nơi sử dụng : Thư viện

-Tần suất : Bất cứ khi nào muốn mượn từ thứ 2 thứ 6

-Thời lượng : 5 phút /1 phiếu

-Quy tắc :Phải ghi chính xác thông tin của mình và của sách

cần mượn -Lời bình :Tra cứu sách trên máy nhưng lập phiếu nhập lại là do

sinh viên lập bằng tay nên việc ghi lại thông tin sách cần mượn từ máy ra cũng mất thời gian và mất công

8

Trang 9

Dự án

Tiểu dự án:

trang …

Ký hiệu:

Ngày:6/5/2006

Công việc :Lập phiếu mượn

-Điều kiện bắt đầu : Khi sinh viên và giáo viên trong trường có nhu cầu

mượn sách

-Thông tin đầu vào : Phiếu yêu cầu và mã số người mượn

-Kết quả đầu ra : Phiếu mượn

-Thời lượng : 25 phút /1 phiếu

-Quy tắc :

+Số lượng sách tối đa là 10 quyển

+Thời gian mượn: 1 kỳ

+Nếu mất, hỏng, hay quá hạn sẽ phải nộp phạt theo

quy định -Lời bình : +Lượng sách có giới hạn nhưng nhu cầu mượn lớn  Không đủ cung cấp

+Thể loại sách không phong phú  cần bổ sung

9

Trang 10

Dự án

Tiểu dự án:

trang …

Ký hiệu:

Ngày:6/5/2006

Công việc :Lập phiếu trả

-Điều kiện bắt đầu : Khi sinh viên đến trả sách

-Thông tin đầu vào : Sách trả và phiếu mượn

-Kết quả đầu ra : Phiếu trả

-Quy tắc :

+Sách khi trả phải có tình trạng như ban đầu mượn +Nếu rách nát hay mất sẽ bị phạt

-Lời bình : Khi trả sách mà không bị thiệt hại thì trả bình

thường,còn nếu không trả theo đúng thời hạn thì thông báo mất sách và phạt gấp đôi giá trị sách

Dự án

Tiểu dự án:

trang …

Ký hiệu:

Ngày:6/5/2006

Công việc :Lập phiếu thanh toán

-Điều kiện bắt đầu : Sau khi sinh viên trả sách

-Thông tin đầu vào : Phiếu mượn

-Kết quả đầu ra : Tổng tiền sinh viên phải trả và phiếu thanh toán cho

sinh viên ký

-Quy tắc :

+Phải thanh toán hết tiền mới được mượn tiếp

-Lời bình : ………

10

Trang 11

Dự án

Tiểu dự án:

trang …

Ký hiệu:

Ngày:6/5/2006

Công việc :Lập biên bản sự cố

-Điều kiện bắt đầu : Khi sinhviên không trả sách thư viện và số tiền phạt rất lớn, thư viện sẽ thông báo để sinh viên đó làm 1 đơn xin giảm mức phạt

-Thông tin đầu vào : Phiếu mượn, phiếu trả

-Kết quả đầu ra : Biên bản sự cố

-Quy tắc :

+Không phải sự cố nào cũng lập biên bản, tuỳ mức

độ nặng hay nhẹ của sự cố xày ra -Lời bình : ………

11

Trang 12

5.Bảng mô tả chi tiết tài liệu :

Dự án Lập phiếu yêu cầuTểu dự án: Trang …

Loại: Phân tích hiện

Ký hiệu:…

Ngày:6/5/2006 Tên dữ liệu: -Sinh viên

-Sách

-Định nghĩa :+Sinh viên: Chỉ những người theo học tại trường đại

học

+Sách: chỉ những vật lưu trữ thông tin ỏ dạng văn

bản

-Cấu trúc và :Kiểu kí tự và số, viết hoa chữ cái đầu và chữ viết tắt khuôn dạng

-Loại hình :Dữ liệu gốc

-Số lượng :2  5 phiếu/1 lượt( tuỳ từng thời điểm)

-Ví dụ :Sinh viên ĐÀO THỊ THU HƯỜNG, viết tắt ĐÀO

HƯỜNG -Lời bình :Tên sinh viên thường viết đầy đủ và viết hoa chữ cái

đầu Đi theo tên sinh viên còn có những đặc trưng cho mỗi sinh viên như: mã sinh viên, địa chỉ, khoa, khoá…

6.Bảng tổng hợp hồ sơ, tài liệu :

D2 Phiếu yêu cầu :ghi số sách SVmuốn mượn T1

D4 Phiếu mượn: Thông tin SV và sách mượn T1

D6 Phiếu thanh toán: Số tiền SV phải trả và ký T2

D7 Biên bản sự cố:Lưu thông tin về sự cố T3

12

Trang 13

7.Bảng tổng hợp công việc :

Ký

hiệu Mô tả công việc Vị trí làm việc Tần suất Hồ sơ vào Hồ sơ ra T1 Lập phiếu mượn

sách

Quản lý thư viện

10-20 phiếu/ngày

T2 Lập phiếu trả

sách

10-20 phiếu/ngày

T3 Lập biên bản sự

cố

1-3 biên bản/ngày

8.Bảng tổng hợp từ điển dữ liệu:

Số

TT

Tên gọi, ý

Khuôn dạng Lĩnh vực

Quy tắc,ràng buộc

3

4

13

Trang 14

BẢNG NỘI QUY PHÒNG MƯỢN

I)Đối với cán bộ phục vụ

1.Mở đóng cửa đúng quy định

2.Thái độ phục vụ vui vẻ,nhiệt tình,lịch sự

3.Hướng dẫn độc giả tra cứu tìm tài liệu

4.Kiểm tra tài liệu trước khi giao cho độc giả

5.Thông báo cho độc giả biết hiện trạng sách trước khi vào sổ

6.Chỉ nhận sách đúng số,đúng hiện trạng sách đã ghi trong sổ

II)Đối với độc giả

A-Đối với cán bộ;Giáo viên;Công nhân viên

1.Được mượn tài liệu theo đề tài nghiên cứu hoặc chuyên môn giảng dạy

và tài liệu tham khảo

2.Thời gian mượn không quá một học kỳ.Nếu có nhu cầu mượn lại phải trà sách đến thư viện đăng ký tại phòng mượn

B-Đối với sinh viên

1.Khi mượn tài liệu phải có thẻ sinh viên do trường cấp

2.Được mượn tài liệu theo từng học kỳ.Phải trả tài liệu của học kỳ trước thì mới được mượn tiếp tài liệu của từng học kỳ sau

3.Trước khi ký mượn sách,độc giả phải kiểm tra và đối chiếu với hiện trạng sách đã ghi trong sổ.Nếu có gì sai sót phải báo ngay cho thủ thư biết

để điều chỉnh kịp thời và phải chịu trách nhiệm trước thư viện số tài liệu trong sổ mượn của mình

4.Không được tẩy,nháp,xé trang,ký tên vào tài liệu

5.Trường hợp bị mất hoặc làm hỏng tài liệu,độc giả phải đền gấp đôi giá trị tài liệu

QUI ĐỊNH MỨC PHÍ

1.Mượn 1 tháng = 5% giá sách

2.Mượn 3 tháng = 10% giá sách

3.Mượn 1 học kỳ = 15% giá sách

4.Trường hợp mượn dưới 1 tháng sẽ trả 200đ/ngày/cuốn

5.Giữ sách quá hạn độc giả phải trả 500đ/ngày/cuốn

14

Định dạng
Số trang	15
Dung lượng	120,5 KB