Xác định nhu cầu mua hàng

Đồng thời xác định cụ thể lượng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lượng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế h

Xác định nhu cầu mua hàng

Bởi:

Học Viện Tài Chính

Mua cái gì?

Mua cái gì doanh nghiệp cần tức là thị trường cần Để xác định xem mình cần mua cái

gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn Nghiên cứu thị trường giúp cho các doanh nghiệp xác định được nhu cầu, từ đó xác định được tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn

và mua hàng Đồng thời xác định cụ thể lượng cung của từng khu vực, từng chủng loại

để lựa chọn chủ hàng, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lượng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp, hiệu quả

Mua với số lượng bao nhiêu? Trên thực tế người ta thường dựa vào công thức cân đối

M + D dk = B + D ck + Dhh

Trong đó :

M- Lượng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh

B – Lượng hàng bán ra ( theo kế hoạch ) của doanh nghiệp trong kì

D dk- Lợng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh

D ck – Lượng hàng hoá dự trữ cuối kì ( kế hoạch ) để chuẩn bị cho kì kinh doanh tiếp theo

Dhh: Định mức hao hụt ( nếu có )

Từ công thức cân đối có thể xác định được nhu cầu mua vào trong kì nh sau:

M = B + D ck – D dk

Công thức trên được dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng Tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng mua vào của từng mặt hàng

Mua với chất lượng như hế nào? xác định theo nhu càu bán ra của doanh nghiệp Mua vào phụ thuộc vào nhu cầu bán ra của doanh nghiẹp cả về số lượng,chất lượng ,giá cả

và cơ cấu

• Yêu cầu về chất lượng:

+ doanh gnhiệp phải đưa ra mục tiêu chất lượng đối với hàng hoá mua vào

+ cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lượng tối ưu chứ không phải mục tiêu chất lượng tối đa

+ Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, mẫu mã, thời gian

để đảm bảo được mục tiêu chi phí và mục tiêu an toàn

Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có được lượng hàng tối ưu mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp

Tìm và lựa chọn nhà cung cấp.

Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai Để thực hiện được mục tiêu trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Tìm nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu đã xác định ở trên của doanh nghiệp và việc tìm nhà cung cấp có thể được thực hiện thông qua:

+ Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp

+ Thông qua hội chợ triển lãm

+ Thông qua đơn thư chào hàng

+ Thông qua hội nghị khách hàng

- Lựa chọn nhà cung cấp:

Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp ” Muốn vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng như với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị

Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp Quan điểm truyền thống cho rằng phải thường xuyên chọn nhà cung cấp vì có như thế mớicó thể lựa chọn được nhà cung cấp với giá cả đem lại với chi phí thấp nhất Họ thường thay đổi nhà cung cấp bằng các biện pháp: thường xuyên tính toán lựa chọn người cấp hàng, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng

Có quan điểm hoàn toàn ngược lại: thông qua marketing lựa chọn người cấp hàng thư-ờng xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo và giá cả hợp lý

Để xác định và lựa chọn nhà cấp hàng phải có số liệu về số lượng người, giá cả, chất l-ượng, chủng loại, điều kiện thanh toán, hình thức tiền tệ thanh toán, giảm giá của từng người cung cấp cụ thể đồng thời phải thu thập, phân tích các số liệu về quãng đờng, ph-ương thức thanh toán và phph-ương tiện vận chuyển, hệ thống kho tàng, phph-ương thức kiểm tra, giao nhận hàng hoá

Ngoài ra cần phải xem xét về kỹ thuật của nguyên vật liệu cung ứng, tuổi thọ của nguyên vật liệu, sự tin cậy đối với ngời cấp hàng, tính rõ ràng minh bạch của người cung cấp

từ đấy tìm kiếm nhà cung cấp tối ưu

Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: người cung cấp đã sẵn có trên thị trường và người cung cấp mới xuất hiện

Những người cung cấp mới xuất hiện thường tự tìm đến giới thiệu xin được cung cấp hàng hoá mà doanh nghiệp đang có nhu cầu Con đường tìm đến của nhà cung cấp có thể trực tiếp hoặc gián tiếp Doanh nghiệp cũng có thể tự tìm đến nhà cung cấp thông qua hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua tạp chí, qua niêm qiám, qua gọi thầu

Qua phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cung ứng so sánh và cân nhắc những người cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn người cấp hàng cho mình Các nguyên tắc lựa chọn được đặt ra cân nhắc là:

+ Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lượng mua nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá ưu đãi, về lâu dài có thể trở thành khách hàng truyền thống nhưng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà cung cấp gặp rắc rối không

có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho doanh nghiệp trong trường hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ hàng để bán, đôi khi bị ép giá

+ Ngược lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có ưu điểm là giảm được độ rủi

ro, tránh đợc sự ép giá nhưng lại có hạn chế là không được giảm giá do mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính ổn định về giá cả và chất lượng không cao các nhà quản trị cần có sự lựa chọn hợp lý Ngoài ra các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau:

+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng ( tức là những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh ) thì việc có cần phải tìm kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “ nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ

+ Đối với những hàng hoá mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp

- Phương pháp lựa chọn:

Xây dựng hàng loạt các tiêu chuẩn và cho điểm các nhà cung cấp khác nhau để có quyết định lựa chọn

Trên cơ sở danh sách đã lập ở trên tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dựa trên các tiêu thức khác nhau gắn với mục tiêu của việc mua hàng

Các tiêu chuẩn để lựa chọn nhà cung cấp

+ Vị thế và uy tín của nhà cung cấp ( so với các nhà cung cấp khác)

+ Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp.( xét về quy mô)

+ Các diieù kiẹn có liên quan đến mua hàng( điều kiện thanh toán, điều kiện vận chuyển, thời gian, điều kiẹn giao hàng.)

+ Giá cả của hàng hoá

+ Chất lượng hàn hoá, nhãn hiệu, mẫu mã, bao bì

Sự đánh giá được thực hiện bằng các tiêu chuẩn theo thứ tự ưu tiên mà doanh nghiệp quy định, phương pháp này còn được dùng để đánh giá thường xuyên nhà cung cấp hiện tại của doanh nghiệp Tuỳ thuộc vào từng mặt hàng, vị trí của nó trên thang sản phẩm

mà doanh nghiệp quyết định có phải lựa chọn kĩ các nhà cung cấp hay không, ở mức

độ nào Sau khi lựa chọn đợc nhà cung cấp tốt nhất doanh nghiệp nên tiến hành thương lượng và đặt hàng

Thương lượng và đặt hàng.

Sau khi đã có trong tay nhà cung cấp doanh nghiệp tiến hành thương lượng và đặt hàng

để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với nhà cung cấp

Thương lượng giữa doanh nghiệp và các nhà cung cấp thực chất là việc giải bài toán mua hàng với các hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các ràng buộc bằng

cac ràng buộc chặt và các ràng buộc lỏng, những ràng buộc này liên quan đến mẫu mã, chủng loại, chất lượng, giá cả…

Trong đó, thương luợng giữ một vị trí quan trọng ảnh hưởng tới quyết định mua hàng các vấn đề liên quan đến quá trình thương lượng bao gồm:

- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất lượng, phương tiện và phương pháp kiểm tra

- Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trường lúc giao hàng có biến động

- Xác định phương thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ… và xác định thời hạn thanh toán

Khi đã tham gia đàm phán thương lượng với các đối tác, doanh nghiệp phải lựa chọn những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng giao tiếp tốt Có như vậy, doanh nghiệp mới đạt được các mục đích của mình trong đàm phán

Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bước thương lượng nếu chấp nhận, doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản Đây là cơ sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó là bằng chứng để đưa ra trọng tài kinh tế

- Doanh nghiệp có thể tién hành đặt hàng bằng các hình thức như:

+ Kí kết hợp đồng mua bán : nội dung của hợp đồng bao gồm

Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc người đại diện cho các bên

Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá

Đơn giá và phương định giá

Phương pháp và điều kiện giao nhận

Điều kiện vận chuyển

Phương thức và điều kiện thanh toán( thời hạn thanh toán, hình thức và phương thức thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán nếu có)

+ Gửi đơn đặt hàng( đứng ten người mua) đây là hợp đồng mang tình pháp lí thấp hơn hợp đồng kí kết mua bán

+ Hoá đơn bán hàng( đứng tên người bán) đây là hợp đòng mà tính pháp lí là thấp nhất

Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:

Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm gián đoạn quá trình lưu thông Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng không Cụ thể :

+ Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận : làm tốt khâu này hay không sẽ ảnh hởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát

tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay người tiêu dùng nhằm nâng cao

uy tín của công ty

+ Kiểm tra số lượng : căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm kê số lượng Nếu không có gì sai sót kí vào biên bản nhận hàng

+ Kiểm tra chất lượng : căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra tên hàng hoá, mẫu mã, chất lượng Nếu phát hiện hàng hoá và đơn hàng không phù hợp như hàng

bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên bản và báo ngay cho

ngư-ời cung cấp

Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong người quản lí kho hàng kí vào biên bản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản cho người cung cấp, đến đây quá trình thu mua kết thúc

Đánh giá kết quả thu mua:

Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng được xác định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng

và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp Có thể xảy ra hai trường hợp :

+ Trường hợp 1 : Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là người cung cấp đáp ứng được các cho nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vào được ổn định Như vậy quyết định mua hàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả

+ Trường hợp 2 : Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanh nghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm ra và khắc phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó

Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng như những mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lường sự đóng góp của các thành viên, từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận

Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động quản trị luôn gắn liền với từng bước của quá trình này từ khâu khởi điểm đến khâu kết thúc Bất kể một sai sót nào của nhà quản trị cũng đều ảnh hưởng đến kết quả mua hàng, từ đó ảnh hưởng đến kết quả bán ra của doanh nghiệp