Chương 16 hệ thống thông tin tài chính

Phần IV Các hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp * * * Chơng XVI Hệ thống thông tin tài Đ1 Khái quát thông tin tài Các hệ thống thông tin tài hệ thống thông tin cần thiết cho tổ chức doanh nghiệp Cũng nh hệ thống thông tin khác, hệ thống thông tin tài đợc xếp thành ba mức: tác nghiệp, chiến lợc sách lợc HTTT mức sử dụng liệu có phần khác chất Về nguyên tắc hệ thống thông tin đợc nhân viên mức khác doanh nghiệp sử dụng chúng hỗ trợ định mức khác Thực chất tách biệt tuyệt đối ba mức hệ thống thông tin tài chính, mà chúng hợp thành chuỗi liên hoàn, mô tả trình liên tục hoạt động xảy doanh nghiệp Có nhiều phần mềm hệ thống thông tin tài đợc xây dựng để hỗ trợ công tác quản trị tài doanh nghiệp Trong số có phần mềm đợc sử dụng cho nhiều lĩnh vực chức khác nh: Phần mềm bảng tính Phần mềm thống kê Phần mềm quản trị sở liệu Bên cạnh phần mềm chuyên dùng cho chức quản trị tài nh: Phần mềm quản lý ngân quỹ Phần mềm quản lý vốn Phần mềm phân tích báo cáo tài Phần mềm quản trị đầu t Phần mềm mô hình hóa Phần mềm tự Một quản trị viên tài chính, dù tổ chức quốc tế lớn phòng ban nhỏ tổ chức doang nghiệp, có chức định tài Đó định liên quan đến vấn đề sau: - Nên mua thiết bị hay nên thuê thiết bị cho chu kì ba năm? -Sẽ chi ngân quỹ cho khoản mục điện thoại thay chi phí lại? - Có tiền nhàn rỗi thời điểm khác năm? Số tiền dã đợc dầu t có hiệu cha? - Lợng tiền có tháng có đủ để trang trải chi phí tiền dự trù tháng không? - Liệu có nên đầu t tiền để mua sắm thiết bị máy tính hay nên để kinh doanh? - Có cho phép khách hàng định mua chịu khoản tiền lớn không? Để đợc định tài kiểu nh hoạc tơng tự, ngời quản trị cần có hiểu biết hệ thống kế toán tài có phần lớn tổ chức kinh tế Các nhà quản trị cần hiểu rõ hệ thống thông tin kế toán, có chứa hệ thống kế toán tài chính, có thểb trợ giúp họ trình định tài Chức quản trị tài 2.1 Các chức quản trị tài Chức quản trị tài doanh nghiệp bao gồm hàng loạt nhiệm vụ quan trọng sau: - Kiểm soát phân tích điều kiện tài doanh nghiệp - Quản trị hệ thống kế toán, chuẩn bị kê báo cáo tài - Quản trị trình lập ngân sách, dự toán vốn - Quản trị công nợ khách hàng - Tính chi trả lơng, quản lý quỹ lơng, tài sản, thuế hàng hóa loại thuế khác - Quản trị bảo hiểm thích đáng cho công nhân viên tài sản doanh nghiệp - Hỗ trợ trình kiểm toán nhằm đảm bảo xác thông tin tài bảo vệ đợc vốn đầu t - Quản lý tài sản cố định, quỹ lơng hu khoản đầu t khác - Đánh giá khoản đầu t khả huy động vốn cho khoản đầu t - Quản lý dòng tiền doanh nghiệp 2.2 Các hệ thống thông tin phục vụ quản trị tài Quản lý tài đóng vai trò quan trọng đói với doanh nghiệp nhà quản trị tài cần đến nhwngx hệ thống thông tin có khả cung cấp thông tin xác, kịp thời phù hợp nhằm hỗ trợ họ hoàn thành công việc chức Các hệ thống thông tin tài bao gồm thông tin tài tác nghiệp nh: hệ thống tài sản cố định, hệ thống công nợ phải thu khách, hệ thống công nợ phải trả ngời bán, hệ thống xử lý đơn hàng, hệ thống mua hàng, hệ thống hàng tồn kho, hệ thống toán lơng Bên cạnh hệ thống thông tin hỗ trợ cho trình định sách lợc chiến lợc nh: hệ thống ngân sách, hệ thống quản lý vốn, hệ thống lập ngân sách vốn, hệ thống phân tích tình hình tài chính, hệ thống quản trị đầu t hệ thống dự báo Hệ thống thông tin tài tác nghiệp Thông thờng, hệ thống đợc tự động hóa tổ chức doanh nghiệp hệ thống kế toán mức tác nghiệp Các hệ thôngg thông tin tài phục vụ quản lý mức sách lợc chiến lợc thờng đợc xây dựng, sau hệ thống thông tin mức tác nghiệp đợc xây dựng vào hoạt động Mức quản lý Kế hoạch chiến lợc Các hệ thống thông tin tài - Hệ thống thông tin phân tích tình hình tài - Hệ thống dự báo dài hạn - Hệ thống thông tin ngân quỹ Chiến thuật - Hệ thống thông tin quản lý vốn tiền - Hệ thống thông tin dự toán vốn - Hệ thống thông tin quản lý đầu t - Hệ thống sổ - Hệ thống tài sản cố định - Hệ thống xử lý lệnh bán hàng Tác nghiệp - Hệ thống phải thu khách - ngời mua - Hệ thống phải trả cho khách - ngời bán - Hệ thống xử lý đơn mua hàng - Hệ thống theo dõi hàng tồn kho - Hệ thống lơng Ba mức hệ thống thông tin tài Các hệ thống thông tin tài mức tác nghiệp cung cấp thông tin đầu có tính thủ tục, lặp lại cần cho doanh nghiệp Thông tin đầu phiếu trả lơng, séc toán với nhà cung cấp, hoá đơn bán hàng cho khách, đơn mua hàng, báo cáo hàng tồn kho mẫu biểu, báo cáo thông thờng khác Các hệ thống thông tin tài mức tác nghiệp có đặc trng hớng nghiệp vụ Chúng tập trung vào việc xử lý nghiệp vụ tài chính, nhằm cung cấp thông tin tài cần thiết Vậy nên, hệ thống thông tin tài mức tác nghiệp thờng đợc gọi hệ thống thông tin xử lý nghiệp vụ CHứNG Từ Phiếu kế toán Bút toán định kỳ Bút toán kết chuyển tự động Bút toán phân bổ tự động số liệu chuyển từ phân hệ khác sang Phân hệ Kế toán tổng hợp Số liệu chuyển đến phân hệ khác Báo cáo Báo cáo tài Sổ sách kế toán Báo cáo thuế Phân hệ kế toán tổng hợp mối liên kết với phân hệ khác 3.1 Các hệ thống thông tin kế toán Có thể nói, hạt nhân hệ thống thông tin tài tác nghiệp hệ thống kế toán Một hệ thống kế toán tự động hoá bao gồm loạt mô đun chơng trình hay gọi phân hệ kế toán, đợc sử dụng cách độc lập theo kiểu tích hợp Đó phân hệ điển hình nh: - Kế toán vốn tiền - Kế toán bán hàng công nợ phải thu - Kế toán mua hàng công nợ phải trả - Kế toán hàng tồn kho - Kế toán tài sản cố định - Kế toán chi phí giá thành - Kế toán tổng hợp Khi phân hệ kế toán tự động hoá đợc tính hợp với phân hệ nhận liệu đầu vào từ phân hệ khác, đồng thời phân hệ thực chức cung cấp thông tin đầu cho phân hệ khác (xem hình vẽ trên) 3.1.1 Các chu trình nghiệp vụ hệ thống thông tin kế toán Các kiện kinh tế Chu trình tiêu thụ Chu trình cung cấp Chu trình sản xuất Các giao dịch Chu trình tài Chu trình tài Báo cáo tài Nghiệp vụ kiện việc diễn hoạt động kinh doanh mà làm thay đổi tình hình tài số lời lãi thu Các nghiệp vụ đợc ghi lại sổ nhật ký sau đợc chuyển vào sổ Một chu trình nghiệp vụ đợc hiểu chuỗi hoạt động lặp lặp lại doanh nghiệp hoạt động Mặc dù hai tổ chức doanh nghiệp giống hoàn toàn, nhng đa phần tổ chức có hoạt động kinh tế nh Các hoạt động làm phát sinh nghiệp vụ chúng đợc xếp vào bốn nhóm chu trình nghiệp vụ điển hình hoạt động sản xuất kinh doanh nh sau: - Chu trình tiêu thụ: Gồm kiện liên quan đến hoạt động bán hàng hoá dịch vụ tới tổ chức đối tợng khác, vận chuyển hàng, khoản phải thu khoản thu - Chu trình cung cấp: Gồm kiện liên quan đến hoạt động mua hàng hoá, dịch vụ từ tổ chức đối tợng khác, khoản phải trả toán - Chu trình sản xuất: Gồm kiện liên quan đến việc biến đổi nguồn lực thành hàng hoá, dịch vụ dự trữ kho - Chu trình tài chính: Gồm kiện liên quan đến việc huy động quản lý nguồn vốn quỹ dự trữ kho Mỗi chu trình nghiệp vụ lại gồm nhiều hệ thống ứng dụng Một hệ thống ứng dụng xử lý nhiều nghiệp vụ có quan hệ logic với A - Chu trình tiêu thụ Chức Chu trìng tiêu thụ ghi chép kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu Các kiện kinh tế - Nhận đơn đặt hàng khách hàng - Giao hàng hoá dịch vụ cho khách hàng - Yêu cầu khách hàng toán tiền hàng - Nhận tiền toán Các hệ thống ứng dụng - Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng - Hệ thống giao hàng hoá dịch vụ - Hệ thống lập hoá đơn bán hàng - Hệ thống thu quỹ Các chứng từ - Lệnh bán hàng (do phận ghi nhận đặt hàng lập) - Phiếu gửi hàng (do phận gửi hàng lập) - Hoá đơn bán hàng (do phận lập hoá đơn lập) - Phiếu thu tiền (đối với bán hàng thu tiền ngay) - Giấy báo trả tiền khách hàng gửi tới (đối với bán chịu), xác định số tiền toán cho khoản nợ - Chứng từ ghi nhận hàng bán bị trả lại giảm giá hàng bán (do phận lập hoá đơn bán hàng lập) - Bảng phân tích nợ theo thời gian - phân tích nợ không thu hồi đợc (do phận bán chịu lập) chứng từ ghi sổ - ghi việc xoá nợ khó đòi sổ chi tiết khách hàng tài khoản liên quan sổ (do phận kế toán lập) Các báo cáo - Báo cáo khách hàng: đợc lập định kỳ hàng tháng gửi cho khách hàng, liệt kê tất nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo khách hàng tháng - Báo cáo phân tích nợ theo thời gian: đợc lập hàng tháng, phân tích nợ cuả khách hàng theo số ngày nợ theo giới hạn nợ với giới hạn 30, 60 90 ngày - Báo cáo nhận tiền: liệt kê toàn tiền séc nhận đợc ngày - Ba nhật ký đặc biệt: nhật ký bán hàng, nhật ký giảm giá hàng bán hàng bán bị trả lại nhật ký thu tiền - Một sổ chi tiết phải thu khách hàng: theo dõi chi tiết cho khách hàng B - Chu trình cung cấp Chức Chu trình cung cấp ghi chép kiện phát sinh liên quan đến mua hàng hay dịch vụ Các kiện kinh tế - Yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết - Nhận hàng hay dịch vụ - Xác định nghĩa vụ toán với nhà cung cấp - Đơn vị tiến hành toán theo hoá đơn Các hệ thống ứng dụng - Hệ thống mua hàng - Hệ thống nhận hàng - Hệ thống toán theo hoá đơn - Hệ thống chi tiền Các chứng từ - Yêu cầu mua hàng (do phận doanh nghiệp lập có nhu cầu gửi đến phận mua hàng) - Đơn đặt hàng (do phận mua hàng lập) - Báo cáo nhận hàng (do phận nhận hànglập) - Chứng từ toán (do phận kế toán phải trả lập sở chứng từ đặt hàng, báo cáo nhận hàng hoá đơn nhà cung cấp, làm sở cho phận tài vụ phát hành séc chi trả) - Séc (do phận tài vụ phát hành) - Yêu cầu trả lại hàng (do ngời mua lập gửi kèm theo hàng trả lại) Các báo cáo - Báo cáo hoá đơn cha xử lý: liệt kê hoá đơn cha đợc toán tổng số theo khách hàng - Báo cáo chứng từ toán: tóm tắt chứng từ phải toán theo thời hạn toán - Báo cáo yêu cầu tiền: liệt kê chứng từ toán theo ngày phải toán Các sổ sách kế toán - Nhật ký ghi chép chứng từ toán - Nhật ký ghi chép séc C - Chu trình sản xuất Chức Chu trình sản xuất ghi chép xử lý nghiệp vụ kế toán liên quan đến kiện kinh tế - tiêu thụ lao động, vật liệu chi phí sản xuất chung để tạo thành phẩm dịch vụ Các kiện kinh tế - Mua hàng tồn kho - Bán hàng tồn kho - Chuyển đổi nguyên vật liệu, lao động chi phí sản xuất khác trình sản xuất - Chuyển đổi chi phí tạo thành phẩm - Thanh toán lơng Các hệ thống ứng dụng * Hệ thống tiền lơng Chức năng: Tính toán tiền lơng phải trả cho nhân viên, in séc toán lơng nghiệp vụ liên quan tới thu nhập cá nhân Với hệ thống lơng riêng biệt cho phép thực khấu trừ khoản phải trừ vào lơng thuế thu nhập tổng hợp báo cáo thu nhập, đồng thời cho phép kiểm soát tốt nghiệp vụ lơng Chứng từ: Thẻ thời gian (nhân viên làmviệc theo giờ) hợp đồng lao động (đối với nhân viên hởng lơng), thẻ đếm sản phẩm bút toán kế toán tính lơng, bút toán chi tiền tiến hành séc toán Báo cáo: Ghi chép lơng (liệt kê nhân viên đợc toán, tổng Đ Bản chất văn phòng 2.1 Văn phòng nh địa điểm làm việc Nhiều nhà quản trị xem văn phòng nh nơi làm việc, vị trí xác định nhà Công việc nhân viên văn phòng đợc hoàn thành đây, nơi có bàn ghế, điện thoại tiện nghi làm việc khác 2.2 Văn phòng nh chức Với phát triển công nghệ viễn thông máy tính xách tay, rõ ràng văn phòng đâu, nhà, sân bay, tàu hoả xe nơi ngời tiến hành công việc, trách nhiệm văn phòng đợc xem nh chức nh chỗ làm việc Cách làm làm cho ngời quan tâm tới công cụ thông tin cần thiết để tiến hành công việc họ không quan tâm đến vấn đề văn phòng đóng đâu có ngời Với phát triển công nghệ máy tính công nghệ viễn thông, văn phòng mạng trở thành thực Đó trình nhân viên văn phòng nhà lãnh đạo làm việc phần hay toàn nhà kết nối với văn phòng thông qua máy tính có nối mạng họ Trong chức xử lý liệu văn phòng bao gồm hoạt động tác nghiệp liên quan đến việc tạo, xử lý trì ghi liệu tài chức hỗ trợ quản trị lại bao gồm hàng loạt hoạt động hỗ trợ cho nhà quản trị nh lập lịch trì lịch hẹn cho nhân viên quản trị, xử lý th tín, xếp chuyến công tác họp cho nhà quản trị, cho phép nhà quản trị tập trung vào công việc định Nhập Quét (hình ảnh, số, nhận diện ký tự quang học), đọc từ đĩa, Fax, bàn phím, nhận biết giọng nói Xử lý Hiệu chỉnh, trộn, định dạng lại, phóng to Lu trữ Đĩa, băng, COM (Computer Output Microfilm) Đa Máy in, Fax, COM, đĩa, băng từ, tổng hợp giọng nói, chép điện tử Nhân In, chép, COM Phân phối Fax, hệ thống th điện thoại, th điện tử, LAN, WAN Chu trình xử lý tài liệu Chức xử lý tài liệu hay gọi xử lý văn bao gồm việc tạo, lu trữ, sửa chữa, phân phối chụp tài liệu Chức xử lý tài liệu khác chức xử lý liệu chỗ đối tợng xử lý văn bản, từ ngữ Tài liệu th, báo cáo, tối hậu th hay đề nghị Xử lý tài liệu bao gồm nhiều bớc nh xử lý liệu, bớc tuân thủ chu tình xác định: nhập tài liệu, xử lý tài liệu, lu giữ đa tài liệu ra, nhng có phần phức tạp - Nhập tài liệu: Tài liệu đợc nhập vào nhiều phơng tiện khác nh bàn phím, máy quét - Xử lý tài liệu: Quá trình gồm thao tác nh chép lại tài liệu, hiệu chỉnh tài liệu có trộn ảnh vào văn - Lu trữ tài liệu: Lu trữ số dạng chép sử dụng đợc sau Có thể lên đĩa từ, lên vi phim - Đa tài liệu ra: Là trình tạo tài liệu dạng dùng đợc Kết đa th, bảng hình máy tính hay tài liệu đợc lu lên từ đĩa - Nhân tài liệu: Tài liệu đợc phân phối tới đích cần thiết, gửi tài liệu qua bu điện, truyền tệp tài liệu qua mạng viễn thông gửi tài liệu qua hệ thống th tín liên văn phòng Đặc điểm công việc văn phòng phần lớn mức tác nghiệp, định hớng nguồn lực nh mức chiến thuật hay hớng mục tiêu nh mức chiến lợc 2.3 Văn phòng nh hệ thống tích hợp Với phát triển công nghệ văn phòngvà đặc biệt công nghệ viễn thông làm thay đổi đáng kể quan niệm văn phòng Văn phòng đợc nhìn nhận nh hệ thống chỗ việc hay loạt chức rời rạc Quan niệm văn phòng nh hệ thống kiếm tìm khả tự động hoá nhiều tốt chức văn phòng, thông qua công nghệ tự động hoá văn phòng tích hợp chức tự động hoá dựa công nghệ truyền thông nh mạng LAN, WAN Cũng theo quan điểm này, bớc chu trình xử lý tài liệu cần đợc tự động hoá tích hợp với bớc khác nh vậy, bớc chu trình không đợc tự động hoá nh mắt xích yếu chuỗi kiện cần thiết để tạo tài liệu Vậy nên chẳng có ý nghĩa có tay thiết bị phần mềm xử lý văn đào tạo nhân viên soạn thảo văn mà không ý đến bớc khác nh nhập, xuất, lu trữ phân phối tài liệu soạn thảo viên soạn 2.4 Một số phơng pháp tổ chức văn phòng Vấn đề yếu công tác văn phòng tổ chức công việc nhân viên văn phòng Có nhiều cách tổ chức văn phòng khác Việc lựa chọn phơng pháp tuỳ thuộc vào quy mô đặc điểm doanh nhiệp Phơng pháp tập trung hoá Phơng pháp tập trung hoá dịch vụ văn phòng có nhiều u điểm Nó cho phép: - Mua thiết bị phần cứng cỡ lớn, nhanh đủ tiện ích cho dịch vụ trung tâm mua sắm thiết bị nhỏ, chậmvà giới hạn tiện ích để sử dụng nhiều văn phòng nhỏ - Chuyên môn hoá nhân viên - Chuẩn hoá thiết bị văn phòng - Mua thiết bị văn phòng phẩm theo khối lợng lớn, tiết kiệm đợc tài nhờ chiết khấu hàng bán Theo cách này, dịch vụ văn phòng đợc tổ chức tập trung theo nhóm nh dịch vụ chép, dịch vụ th tín, dịch vụ xử lý văn dịch vụ in ấn Mặc dù vậy, tập trung hoá có nhợc điểm định nh: Công việc không liên tục, chi phí truyền thông vận chuyên tăng, tăng thời gian chờ đợi công việc cần thực Phơng pháp phi tập trung Phi tập trung hoạt động có u, nhợc điểm định Nó cho phép tập trung vào công việc quản trị viên, đảm bảo mức độ liên tục công việc, tăng độ tin cậy, chi phí truyền giao nhậ tài liệu Phơng pháp tổ chức theo chức Có thể tổ chức dịch vụ văn phòng theo tuyến chức năng, theo kiểu tập trung Nghĩa nhân viên chụp đợc huấn luyện trung tâm dịch vụ văn phòng, nhng làm việc cho phận chức định nh quản trị Marketing, hay quản trị sản xuất Cách tổ chức kết hợp đợc u điểm hai hình thức: tập trung phi tập trung, đồng thời giảm đợc vấn đề liên quan đến tính liên tục, mức độ tin tởng, chi phí truyền giao nhận tài liệu Phơng pháp tổ chức nhóm làm việc Một số văn phòng lại tổ chức dịch vụ theo nhóm làm việc Đó cấu trúc phòng ban hay uỷ ban tơng đối ổn định hoặcnhững nhóm làm việc tạm thời đợc hinhgf thành để hoàn thành dự án công việc đột xuất Các nhóm làm việc thờng có nhu cầu: - Chia sẻ tệp, báo cáo, tài liệu liệu khác - Chia sẻ lịch làm việc ảnh hởng công nghệ máy tính tới tổ chức văn phòng Trên thực tế, công nghệ máy tính ngày làm thay đôỉ cách tổ chức làm phân bố truyền thống chức văn phòng, hệ thống máy tính làm thay đổi cách thức làm việc nhà quản trị nhân viên văn phòng Các nhà quản trị có thể: - Truy vấn tin trực tiếp từ sở liệu, thay công việc lục tìm hồ sơ th ký Sử dụng bảng tính để lập ngân sách Ghi nhớ thông tin cần thiết máy tính riêng họ hay máy tính sách tay , thay phải đọc cho th ký viết - Soạn thảo báo cáo trực tiếp máy tính mà không cần viết để th ký đánh máy lại sau - Đặt vé máy bay cho thông qua dịch vụ du lịch trực tuyến - Lập lịch cho chức lập lịch trực tuyến hệ thống máy tính - Làm việc nhà cách sử dụng thiết bị đầu cuối hay máy tính cá nhân với modem nối mạng Đ Công nghệ văn phòng Các công nghệ văn phòng chủ yếu đợc sử dụng để tự động hoá công việc văn phòng gồm sử lý văn bản, chụp, xử lý ảnh, th điện tử th nói, hội nghị điện tử, vi đồ hoạ 3.1 Các hệ thống xử lý văn (Word Processing) Ngày nay, nói đến xử lý văn nói đến phần mềm soạn thảo văn Chúng đợc thiết kế để chạy máy tính phục vụ mục tiêu chung để sử dụng loạt thiết bị khác Tuy nhiên phần mềm xử lý văn máy tính, phần mềm đợc thực hiện, yếu tố cấu thành nên hệ thống xử lý tài liệu mà Các nhà thiết kế hệ thống phải quan tâm đến vấn đề nh nhập tài liệu, lu trữ tài liệu cung cấp xử lý văn bản, nhân nh vấn đề phân phối tài liệu Các chơng trình soạn thảo ngày có tính mạnh nh: tạo ghi trú, lập dàn bài, vẽ, đồ hoạ, trộn th tín, hỗ trợ truyền thông, th điện tử chí chơng trình cho phép chuyển đổi tài liệu đợc soạn thảo hệ soạn thảo khác Đối với hệ thống thông tin văn phòng, vấn đề quan trọng không tự động hoá trình mà vấn đề truyền thông trình đó.vậy nên việc chuẩn hoá tơng thích phần mềm soạn thảo văn phần cứng máy tính quan trọng tổ chức doanh nghiệp, nhằm đản bảo vấn đề truyền thông chúng Gần phần mềm soạn thảo văn cao cấp - gọi phần mềm chế điện tử - đợc kết hợp với cac máy in chất lợng cao nh Laser, hình máy tính có độ phân giải cao, máy quét quang học nhằm tạo hệ thống xử lý tài liệu cho phép nhập, đọc, trộn văn bản, vẽ biểu đồ, hình hoạ trang tài liệu, cách sử dụng máy vi tính Máy quét cho phép số hoá văn bản, hình ảnh, sơ đồ, hình vẽ chèn chúng vào tài tiệu, hình máy in voi độ phân giả caođảm bảo tài liệuco chất lợng cao ảnh Tài liệu giấy Máy quét Máy vi tính Máy in Laser Phần mềm chế điện tử Tài liệu sau xử lý Hệ thống chế điện tử Những ngời dùng thấy hình đợc in Với khả WYSIWYG (What - You - See - Is - What - You - Get) này, không cần phải in thử tài liệu để kiểm tra, trớc in khối lợng lớn Sau tài liệu đợc xử lý xong, đpực photo lại đem in opset tài liệu đợc in số lợng lớn máy in Laser đợc nối với máy tính, chạy phần mềm chế điện tử Nhiều công ty phần mềm soạn thảo văn tìm cách đa chức chế điện tử vào sản phẩm nhằm trì vị trí cạnh tranh thị trờng, soạn thảo văn đồ hoạ Chế điện tử trở thfnh công cụ chuẩn mực giành cho việc tạo xử lý tài liệu văn văn phòng 3.2 Các hệ thống chụp (Reprographies) Sao chụp nhu cầu thiếu đợc công tác văn phòng Đó trình tạo nhiều tài liệu, kể tài liệu đầu trình soạn thảo văn hay trình xử lý số liệu Nó bao gồm nhiều thiết bị tiến trình, từ giấy than máy in Laser Có nhiều phơng pháp đợc sử dụng chụp tài liệu Có thể dùng máy in để in tài liệu trực tiếp máy in Laser, trờng hộp số cần in không nhiều trờng hợp cần tạo th hàng loạt, th có nội dung gần giống nhau, khác số thông liên quan đến số liệu cá nhân Khi này, ngời ta sử dụng tính trộn th tín hệ soạn thảo văn để trộn mẫu thue với sở liệu cá nhân kết l;à tạo hàng loạt loạt th tín cho cá nhân liên quan Trong trờng hợp số lợng in nhiều tốc độ vấn đề cần quan tâm chọn phơng pháp chép hay in ấn Chọn công nghệ tuỳ thuộc vàonhiều yếu tố nh: tốc độ, chất lợng số lợng in, số lợng trang in tài liệu, chi phí đặc điểm tài liệu cần in ra( kích cỡ, màu sắc ) Thiết bị chụp tỏ u việt máy chụp thông minh Các máy chụp thiết bị điều khiển máy tính, có khả truyền thông với máy tính khác hay máy chụp thông minh khác Chúng lu giữ chuyển giao theo kiểu điện tử tài liệu để tạo in Một ứng dụng điển hình máy chụp thông minh trộn mẫu biểu nghiệp vụ, đợc lu giữ nhớ nó, với giữ liệu nhận đợc từ hệ thống máy tính khác, sau cung cấp theo thức điện tử theo mẫu biểu hoàn chỉnh cho hệ thống máy tính khác 3.3 Các hệ thống hình ảnh đồ hoạ (Imaging) Có hai loại hệ thống hình ảnh: hệ thống số hoá hình ảnh hệ thống nhận dạng quang học Các thiết bị số hoá chuyển đổi ảnh, sơ đồ hình ảnh khác thành chuỗi điểm chuyển điểm dạng từ lên đĩa hay nhớ Ngợc lại với thiết bị nhận diện quang học, thiết bị số hoá không hiểu quét Nó thực việc số hoá hình ảnh lu trữ kết dạng chữ số Một dạng từ, phần mềm đồ thị cho phép ngời dùng phóng to, thu nhỏ, cắt sửa thực thao tác khác hình ảnh Các thiết bị quét - dạng hệ thống số hoá hình ảnh - hay đợc sử dụng chế điện tử để quét hình ảnh vào máy nên thực trộn hình ảnh vào văn Fax dạng thiết bị số hoá đợc sử dụng từ lâu Đó thiết bị quét quang học, có tác dụng "biến đổi " vaen hình ảnh đồ hoạ giấy thành xung điện, truyền tải tới thiết bị fax tơng thích thông qua đờng điện thoại mạng khác Về bản, hệ thống fax hệ thống cung cấp tài liệu điện tử, hệ thống kết hợp công nghệ quét với công nghệ modem Các thiết bị fax thiết bị số tơng tự Thiết bị quét tơng tự phải quét chuyền toàn tài liệu, kể phần không dùngdesn phần trắng tài liệu Để fax trang thiết bị quét tơng tự, cần từ đến phút Thiết bị quét số hoá có khả nén tài liệu cần chuyển nên tốc độ nhanh nhiều Các máy fax tốc độ cao truyền trang 20 giây Để tăng hiệu văn phòng, máy fax đợc trang bị trọn tự động nạp giấy tự động nên thực đợc việc nhận gửi fax cách tự động Các thiết bị fax đợc sử dụng hỗn hợp với hệ thống hội nghị viễn thông để thực chia sẻ tài liệu in Các chụp bảng viết,các tài liệu co thể đợc gửi nhanh tới địa điểm tham gia hội nghị, chí có mầu Tuy cần ý rằng, hệ thông fax cung cấp tài liệu nh hình ảnh - chuỗi chấm đen trang trắng, số chữ cái,mà hình ảnh văn tì không thẻ đợc xử lý xử lý văn bản,trừ chúng đợc chuyển đổi trở lại thành số ký tự Đây chức hệ thống nhận dạng ký tự quang học Các hệ thống nhận dạng quang hoạc gồm thiết bị & phần mềm nhận dạng ký tự quang học (OCR - Optical Character Recognition) thiết bị & phần mềm nhận dạng ký hiệu Thiết bị OCR không quét liệu văn mà "hiểu" quét Nó quét văn giấy, chuyển đổi avnr thành thông tin số thực lu trữ chúng đĩa dạng số ký tự Và thông tin đợc lu đĩa, dùng xử lý liệu văn để hiệu chỉnh tiến hành thao tác khác Thiết bị OCR đợc sử dụng để chuyển đổi từ hệ thống xử lý văn thủ công sang hệ thống điện tử từ hệ thống điện tử sang hệ thống khác Đối với tổ chức phải xử lý lợng lớn giấy tờ sổ sách đợc đánh máy in máy quét quang học tỏ kinh tế Các thiết bị OCR ngày trở nên bé kích cỡ: Có loại để bàn (máy quét ảnh), có loại cầm tay (quét giá hàng hoá dạng mã số mã vạch siêu thị) Có loại bé, đủ quét dòng tài liệu lu thông tin quét đợc lên đĩa từ để xử lý sử lý văn máy vi tính Thiết bị quét quang học thờng đợc dùng trờng hợp sau: - Quét liệu kiểu số: Bảng tính hay tài liệu in chứa số khác (cần cho phân tích tài chính, kế toán viên hay th ký) - Quét tài liệu đợc in đánh máy trớc vào máy tính cá nhân: Cần cho nhà nghiên cứu, th ký hay nhân viên xử lý văn - Quét ảnh đồ hoạ: Ví dụ quét biểu tợng công ty vào máy tính cá nhân thực hiệu chỉnh ảnh quét đợc phần mềm tơng ứng (cần cho hoạ sỹ, kỹ s thiết kế, kiến trúc s hay nhà tạo mẫu) - Quét tài liệu đợc in trớc chế điện tử (bao gồm văn đồ hoạ): Sau quét tài liệu kiểu này, tiến hành hiệu chỉnh thông tin quét đợc phần mềm tơng ứng (cần cho hoạ sỹ, nhà nghiên cứu) - Chuyển Fax: Với card mô đem, tài liệu giấy đợc quét sau đợc truyền điện tử tới mô đem máy tính cá nhân khác hay máy Fax khác (phục vụ ứng dụng truyền thông) 3.4 Các thiết bị đa Thiết bị đa chức thiết bị văn phòng co sử dụng tích hợp nhiều công nghệ khác nh truyền fax, chép in tài liệu Ví dụ Xerox DocuTech thiết bị đa chức cho phép quét kiểu số hoá, xủ lý ảnh, chép với tốc độ caovà khả in ấn hay Ricoh's DS32OFX mmột thiết bị với hai chức nănảitong một:sao chép kiểu số hoá fax Laser Các hệ thống th điện tử th điện thoại Các hệ thống th điện tử gồm hệ thống truyền tài liệu, th điện tử Th điện thoại truyền văn fax, máy chép thông minh hay thiết bị truyền văn điện tử mạng máy tính Với hệ thống th điện tử dựa máy tính, ngời dùng truyền th tín tới hay tất ngời sử dụng mạng mà không cần đến th giấy(ví dụ quản trị viên bán hàngcó thể thông báo bảng giá tới hay tất nhân viên bán hàng chùng lúc th điện tử) ngời sử dụng thực truyền th , xem, lu hay chia sẻ, hiệu chỉnh xoá th hay thông báo mà không cần đến máy in Các hệ thống th điện tử cho phép truyền mà không cần đến hệ thống dịch vụ chuyển th bu điện Một hệ thống th điện tử cần phải có mạng máy tính, dung lợng đĩa định vá phần mềm quản trị kiểm sáot hệ thống th Mỗi ngời sử dụng phải có thiết bị đầu cuối, thiết bị đầu cuối câm đợc nối kết với máy tính mini hay máy tính lớn máy tính cá nhân có hòa vào mạng cục Mỗi ngời sử dụng đợc phân phần dung lợng đĩa đợc gán địa E-mail, giúp ngời sử dụng cá nhân khác định danh địa hộp th ngời Nhiều hệ thống th điện tử cho phép ngời dùng gắn kèm tệp tin vào th điện tử nên ngời dùng sử dụng hệ thống để truyền tài liệu tệp tin kèm theo nội dung th Nếu có máy quét kèm, tiến hành chuyển văn đồ họa qua hệ thống th điện tử Với hệ thống th điện tử tân tiến hơn, ngời ta gắn kèm nội dung âm điện tử vào th điện tử để gửi đi, nh vậy, nhận th điện tử ngời nhận đợc nghe yêu cầu hay lời nhắc ngời gửi th nh "Yêu cầu gửi báo cáo bán hàng tháng 1!" để trả lời th điện tử ngời nhận cần nói câu ngắn gọn "Tôi gửi báo cáo ngày hôm nay" mà không cần soạn nội dung th, câu trả lời đợc gửi theo hình thức th điện tử Một u điểm th điện tử tránh đợc tình hay gặp phải sử dụng điện thoại để liên lạc, gọi điện thoại mà máy bị bận hay ngời đợc gọi mặt Vậy để đạt đợc mục tiêu thông tin tới đối tợng liên quan mà không bị phụ thuộc vào tình trạng điện thoại, cách để lại th điện tử hộp th ngời tốt Một hệ thống khác có tác dụng giúp khắc phục tình trạng nghẽn điện thoại hệ thống th điện thoại Các hệ thống th điện thoại thờng sử dụng phần mềm chạy thiết bị PBX - Private Branch Exchange, ví dụ nh phần mềm Audix AT&T hay phần mềm CINDI tổ hợp điện tử Genessis Hay Phone Mail tổ hợp Rolm Những hệ thống kiểu giống với hệ thống th điện tử, khác điểm thay thông báo dạng văn thông báo dạng âm PBX thực chất hệ thống máy tính với chức chuyển mạch tín hiệu điện thoại, kể âm lẫn liệu Có nhiều lý cho việc mua sắm sử dụng PBX, là: - Tính kinh tế việc mua sắm thiết bị PBX so với chi phí thuê dịch vụ điện thoại - PBX không dừng khả truyền âm thanh, máy tính hoạt động theo chơng trình, đợc thiết kế dành riêng cho liên lạc điện thoại Máy điện thoại A Hệ thống th điện thoại PBX Máy điện thoại B Hệ thống th điện thoại - PBX có hàng loạt chức bật mà hệ thống điện thoại thờng có đợc: Cho phép sử dụng bàn phím điện thoại nh thiết bị đầu cuối để nhập liệu (nhân viên bán hàng nhập hóa đơn, sinh viên đăng ký nhập hóa đơn, sinh viên đăng ký nhập học trực tiếp qua điện thoại), cung cấp dịch vụ th điện thoại (ngời dùng nghe lại gọi trớc đợc số hóa lu trữ hộp th điện thoại nh khả truy nhập đến hộp th điện thoại từ máy điện thoại nào), kết hợp hai hình thức truyền âm truyền liệu mạng điện thoại cách sử dụng PBX Ngoài PBX đợc sử dụng nh Gateway cho thiết bị Terminal máy vi tính việc liên lạc với máy chủ, máy tính xa hay sở liệu nghiệp vụ Các hệ thống th điện thoại yêu cầu phải có máy tính, nhớ đĩa hộp th nh hệ thống th điện tử Thiết bị gửi nhận thông báo điện thoại Các gọi số hóa đợc mở nghe lại, gửi cho một/một nhóm hay tất địa chỉ; đợc lu lại xóa đi, nh th điện tử Ngời sử dụng truy nhập vào hộp th cách quay số từ điện thoại sử dụng phím bấm điện thoại để nghe lại gọi hộp th điện thoại Hội thảo điện tử cho phép tiến hành hộinghị, mà thành viên tham dự không cần đến chuyến để gặp địa điểm hội nghị nh truyền thống Có ba kiểu hội nghị điện tử khác nhau: Cầu điện thoại, cầu truyền hình cầu máy tính Cầu điện thoại Sử dụng điện thoại để giao tiếp ba ngời hay nhiều hai địa điểm Tuy khókhăn số ngời tham gia đông vào cầu điện thoại Cầu truyền hình Cho phép ngời tham gia gặp trực diện thông qua cáp truyền hình nhng đến địa điểm, loại trừ đợc lãngphí thời gian công sức Hình thức hội thảo kết hợp âm hình ảnh vô tuyến, cho phép hội thảo hai chiều nhóm với Cầu máy tính Là trao đổi điệin tử tài liệu dạng viết đợc dựa vào máy tính địa điểm khác để thảo luận vấn đề Hình thức tơng tự nh th điện tử, khác hệ thống th điện tử cho phép trao đổi thành viên với một/hay nhiều thành viên khác, cầu máy tính cho phép nhiều thành viên trao đổi, đối thoại với nhiều thành viên khác Nội dung hội thoại đợc gõ vào bàn phím máy tính hiển thị hình Vi đồ họa Là trình thu nhỏ văn giấy tờ giấy thành khuôn nhỏ lu chúng lên film Kĩ thuật vi đồ họa thờng đợc sử dụng để giảm không gian lu trữ lợng lớn giấy tờ sổ sách có tỷ lệ tìm kiếm thấp Đ Tích hợp công nghệ văn phòng vào hệ thống thông tin văn phòng Hiện tại, công nghệ cha đợc ứng dụng cách tích hợp công tác văn phòng Việc tích hợp công nghệ văn phòng vào hệ thống thông tin văn phòng hình thành nên khái niệm văn phòng tơng lai, dạng văn phòng có giấy tờ Các tài liệu nhận đợc dạng điện tử, đợc xử lý, lu giữ, nhân phân phối dạng điện tử Ngời ta dự đoán rằng, văn phòng không giấy tờ sử dụng máy quét quang học, máy fax, xử lý văn bản, máy tính, máy in, thiết bị nhớ công nghệ văn phòng khác với nhau, với máy chủ tổ chức với mạng diện rộngbên thông qua công Trong hệ thống nh vậy, nhu cầu tạo săocngs hầu nh không có, tài liệu đợc hiển thị, hiệu chỉnh lu giữ phơng tiện từ tính đợc truyền tải tới nơi hệ thống Hiện có mặt công nghệ cho phép thực hóa hình thức văn phòng không giấy tờ Mạng LAN, WAN mạng PBX, loại máy tính có mục đích đặc biệt dùng để chuyển mạch điện thoại, đợc sử dụng để nối nhiều loại thiết bị văn phòng khác nhằm cung cấp đờng điện tử cho tài liệu, thông báo, th tín, kể thông báo lời Một tiền đề quan trọng cho việc phát triển dạng văn phòng tơng lai xây dựng LAN WAN nh yếu tố thông thờng văn phòng Một mạch LAN WAN trở thành bình thờng liên kết quan trọng dành cho việc chuyển điện tử thông tin đợc thực Khi cha có văn phòng không giấy tờ, việc tích hợp công nghệ văn phòng vào hệ thống thông tin văn phòng quan trọng Sau đâylà số kiểu tích hợp công nghệ văn phòng - Khi máy quét số thiết bị đọc quang học đợc sử dụng để nhập thông tin vào máy tính có chạy phần mềm chế điện tử, sau thông tin lại đợc gửi tới máy in Laser để thực phân phối tài liệu nội đợc gửi tới máy fax để thực phân phối khoảng cách xa - Khi đầu hệ thống chế điện tử đợc tải lên máy chủ, để từ chúng đợc phân phối đến nhân viên liên quan phận tổ chức thông qua hình thức th điện tử tới văn phòng giới thông qua mạng giá trị gia tăng VAN (Value - Added - Network) - Khi hệ quản trị sở liệu lu trữ hình ảnh nh liệu liệu đợc đọc sử dụng hệ soạn thảo văn bản, trộn chúng vào tài liệu Nhìn chung, phát triển hàng loạt công nghệ văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho trình tự động hóa văn phòng tích hợp nh: Các mạng truyền thông ứng dụng truyền thông (th điện tử, gói groupware tích hợp, hệ quản trị sở liệu khách - chủ cho phép chia xẻ liệu nguồn lực máy tính nội mạng) [...]... trọng tâm các hệ thống thông tin mức tác nghiệp là xử lý giao dịch thì các hệ thống thông tin mức sách lợc lại tập trung vào vấn đề phân chia các nguồn lực Có thể thiết kế rất nhiều hệ thống thông tin sách lợc dựa trên máy tính để hỗ trợ quá trình ra các quyết định tài chính, điển hình là các hệ thống thông tin ngân sách, hệ thống quản lý vốn bằng tiền, hệ thống dự toán vốn và các hệ thống quản lý... có những hệ thống danh mục từ điển khác nhau Sau đây là các danh mục từ điển cơ bản, thờng đợc sử dụng trong hệ thống kế toán của các tổ chức kinh tế a Danh mục tài khoản Danh mục tài khoản đợc sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản, xơng sống của toàn bộ hệ thống kế toán Hầu hết mọi thông tin kế toán đều đợc phản ánh trên tài khoản Hệ thống tài khoản của các tổ chức cần tuân theo hệ thống tài khoản... toán 3.2 Hệ thống thông tin kế toán tự động hóa 3.2.1 Giới thiệu chung tin học hóa hệ thống kế toán trong các tổ chức lớn thực sự bắt đầu từ những năm 50 và 60, nhằm sử lí 1 lợng khổng lồ các nghiệp vụ tài chính và đến những năm 80 thì phổ biến cả trong các tổ chức nhỏ Công nghệ thông tin đợc ứng dụng trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liêu kế toán thành ngững thông tin tài chính kế... tạo ra các báo cáo tài chính Các hệ thống ứng dụng - Hệ thống sổ cái - Hệ thống báo cáo tài chính 3.1.2 Xử lý nghiệp vụ kế toán Công việc đầu tiên của hệ thống thông tin kế toán là xác định các nghiệp vụ cần đợc xử bởi hệ thống Mọi trao đổi tài chính với các đối tác, đều cần đợc phản ánh trong các báo cáo tàib chính của doanh nghiệp Hệ thống thông tin kế toán của tổ chức doanh nghiệp có nhiệm vụ xử lý... các quyết định quản trị Là 1 hệ thống phụ thuộc hệ thống thông tin quản lí của doanh nghiệp, hệ thông tin kế toán dựa trên máy tính gồm đầy đủ các yếu tố cần có của một hệ thống thông tin hiện đại:phần cứng(MTĐTvà các thiết bị mạng), phần mềm (hệ điều hành, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu và phần mềm kế toán ), các thủ tục (tổ chức và quản trị các hoạt động xử lí thông tin nh thiết kế và triển khai... dụng 4 Hệ thống thông tin tài chính sách lợc Tin học hóa hệ thống kế toán đã thay đổi cách nhìn của các nhà quản lý đối với thông tin kế toán Một cơ sở dữ liệu lớn đợc thiết lập và lu trữ trong máy tính, đợc quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu, phục vụ nhu cầu khi xuất thông tin của nhiều ngời dùng trong nhiều ứng dụng khác nhau Vì vậy nên các nhà quản lý có thể sử dụng các thông. .. tại của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tinvề các hoạt động hàng ngày, những thông tin cho phép kiểm soát đợc hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 3.2.2 Phần mềm kế toán Với phần mềm kế toán, 1 hệ thống các chơng trình để duy trì sổ sách kế toán trên máy vi tính, ngời ta có thể ghi chép các nhiệm vụ, duy trì các số d tài khoản và chuẩn bị ra báo cáo và thông báo về tài chính Có... t 4.1 Các hệ thống thông tin ngân sách Hệ thống thông tin ngân sách cho phép các nhà quản lý theo dõi số thu/chi thực hiện và so sánh chúng với số thu/chi kế hoạch Nó cũng cho phép các nhà quản lý so sánh ngân sách của kỳ hiện tại với ngân sách của các kỳ tài chính trớc đó hoặc so sánh ngân sách giữa các bộ phận, phòng ban với nhau Trên cơ sở so sánh dữ liệu tài chính, các nhà quản trị tài chính có... trình tài chính Chức năng: Duy trì ghi chép chính xác về tất cả các sự kiện liên quan đến việc huy động và quản lý các nguồn vốn quỹ, kể cả tiền mặt Các sự kiện kinh tế - Hoạt động tăng vốn từ chủ doanh nghiệp đầu t và từ đi vay - Sử dụng vốn để tạo các tài sản mà việc sử dụng các tài sản sẽ tạo ra doanh thu Các hệ thống ứng dụng - Hệ thống thu quỹ - Hệ thống chi quỹ E- Chu trình báo cáo tài chính. .. Loại tài khoản: tài khoản đợc phân làm hai loại- tổng hợp và chi tiết (Chỉ cập nhật số d và phát sinh cho các tài khoản chi tiết) - Tài khoản mẹ: số hiệu tài khoản, mà tài khoản liên quan là tiểu khoản trực tiếp của nó - Bậc của tài khoản: là một số tự nhiên phản ánh bậc của tài khoản Tài khoản càng chi tiết bậc càng cao Bậc của tài khoản hiện thời bằng bậc của tài khoản mẹ cộng 1, nếu bậc của tài khoản ... liên hệ - Hệ thống thông tin hớng dẫn Tác nghiệp - Hệ thống thông tin tài liệu - Hệ thống thông tin bán hàng qua điện thoại - Hệ thống thông tin quảng cáo qua th Ba mức hệ thống thông tin Marketing... tài - Hệ thống thông tin phân tích tình hình tài - Hệ thống dự báo dài hạn - Hệ thống thông tin ngân quỹ Chiến thuật - Hệ thống thông tin quản lý vốn tiền - Hệ thống thông tin dự toán vốn - Hệ. .. triển - Hệ thống thông tin quản lý bán hàng - Hệ thống định giá sản phẩm Sách lợc - Hệ thống thông tin xúc tiến bán hàng - Hệ thống phân phối - Hệ thống thông tin khách hàng - Hệ thống thông tin