CÔNG TY CỔ PHẦN ABCD QUI ĐỊNH CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC, CÔNG TÁC PHÍ Mã tài liệu: HC - 12 Hà Nội, 15/02/2008 Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày sửa đổi Vị trí Người biên soạn Nội dung sửa đổi Phó ban ISO Lần sửa Ghi Giám đốc Họ tên Chữ ký I/ MỤC ĐÍCH: - Xác định mức mà quản lý, nhân viên phải thực công tác - Xác định sách, chế độ quản lý, nhân viên công tác II/ PHẠM VI: - Áp dụng cho toàn công ty III/ ĐỊNH NGHĨA: - Không có IV/ NỘI DUNG: Quy trình công tác: Quy trình công tác áp dụng cho trường hợp công tác ngoại tình công tác nước Đề nghị công tác: - Người có nhu cầu công tác phải làm giấy đề nghị công tác theo mẫu: HC – 12 – BM 01 - Giấy đề nghị công tác phải quản lý trực tiếp xem xét ký xác nhận Duyệt - Thẩm quyền phê duyệt công tác quy định sau: - Giám đốc phận tất nhân viên trực thuộc (ngoài thẩm quyền trưởng phòng) - Giám đốc điều hành trường hợp Giám đốc bộ phận công tác tỉnh với tất trường hợp công tác nước - Đối với cấp nhân viên công tác nội tỉnh,thành phố cần cấp Trưởng phòng phê duyệt Chuẩn bị - Đối với trường hợp công tác nước phòng HCQT làm thủ tục xin cấp passport visa - Đối với trường hợp công tác liên tỉnh trợ lý hay thư ký giám đốc chuẩn bị, trường hợp Trưởng phòng tự TP chuẩn bị - Ngoài nội dung chuẩn bị trên, việc chuẩn bị công cụ, phương tiện khác thư ký chuẩn bị (đối với cấp giám đốc), cấp TP nhân viên tự chuẩn bị Quy định công tác: - Thực chương trình, kế hoạch nội dung giao thời gian công tác - Không sử dụng việc công tác để làm công việc cá nhân (trong làm việc) - Không thực hành vi gây ảnh hưởng đến uy tín công ty - Trong trình thực hiện, có vướng mắc phải báo cho người có thẩm quyền xin ý kiến đạo giải Báo cáo: Đối với trường hợp công tác liên tỉnh hay công tác nước ngoài, người công tác phải làm công việc sau: - Lập bảng xác nhận công theo mẫu quy định quản lý công chuyển cho phòng nhân tính lương Lập bảng báo cáo công tác thời gian công tác bao gồm + Các công việc thực + Các công việc chưa thực được, nêu lý Thanh toán công tác phí: Quy định chung: - Thanh toán công tác phí nhằm tạo điều kiện cho người công tác giải công việc công ty có khả toán chi phí cần thiết ăn, ở, lại, phụ cấp theo mức thông thường ngày công tác theo phân công TGĐ người TGĐ uỷ quyền phân công Giấy giới thiệu, Giấy đường định cử công tác - Trường hợp công tác nước phải có định văn TGĐ TGĐ công tác nước phải có định văn Chủ tịch HĐQT - Chủ tịch HĐQT, TGĐ người TGĐ uỷ quyền phải xem xét, cân nhắc định cử cán nhân viên công tác (về số lượng, thành phần, thời gian) nhằm đảm bảo tiết kiệm chi phí đạt hiệu công việc - Nội dung toán công tác phí gồm: + Tiền vé tàu, xe, máy bay về, tiền thuê phương tiện từ văn phòng Công ty đến nơi công tác, từ nơi đến nơi làm việc + Phụ cấp lưu trú (phụ cấp đường) + Tiền thuê chỗ nơi đến công tác (khách sạn, nhà trọ, phòng nghỉ) + Tiền khoán công tác phí hàng tháng yêu cầu phải liên hệ công tác thường xuyên mà không toán theo ngày + Các khoản phí, lệ phí khác theo thông lệ quốc tế (trường hợp công tác nước ngoài) - Các trường hợp sau không toán công tác phí: + Thời gian điều trị, điều dưỡng sở y tế, nghỉ nhà điều dưỡng, dưỡng sức + Những ngày học tập, đào tạo toán theo chế độ đào tạo theo định văn TGĐ + Những ngày làm việc riêng thời gian công tác + Những ngày tham quan du lịch toán theo dự toán duyệt kèm theo định cử tham quan du lịch văn TGĐ + Thời gian giao nhiệm vụ thường trú, biệt phái địa phương, đơn vị khác theo định TGĐ người TGĐ uỷ quyền phân công văn Định mức toán công tác phí: a/ Tiền vé tàu, xe, máy bay: - CBNV Công ty công tác tự túc phương tiện lại toán tiền vé tàu, vé xe, vé máy bay, phí qua phà, cầu, đường, đò; phí sân bay, phí bến bãi, thuê mướn xe ôtô, taxi, xe máy, xe thồ lại ; cước hành lý phục vụ cho chuyến công tác mà CBNV trực tiếp chi trả theo giá cước vận tải hành khách quy định hành (ghi vé hợp lệ, hợp pháp) - Hạng vé tàu, xe, máy bay quy định sau: + Các thành viên Ban lãnh đạo công ty gồm HĐQT, BKS, TGĐ, Phó TGĐ, GĐCM, phó GĐCM, Kế toán trưởng, Trưởng phòng chuyên môn, Trưởng văn phòng đại diện chi nhánh, chuyên gia cố vấn cao cấp chức danh khác có hệ số lương từ 3.7 trở lên toán phương tiện lại vé máy bay phương tiện taxi xe ô-tô công ty bố trí + Các cấp Phó trưởng phòng, Phó quản đốc cấp phó tương đương chức danh khác có mức lương từ3.0 : toán phương tiện lại vé tàu, xe hạng giường nằm phương tiện taxi + Các cấp nhân viên lại: toán phương tiện lại vé tàu, xe hạng ngồi mềm phương tiện xe máy, xe thồ - Trường hợp xe ô-tô Công ty, xe ô-tô thuê mượn theo hợp đồng không toán tiền tàu, xe, máy bay - Trường hợp cần thiết, giải công việc gấp, quan trọng mà thời gian tàu, xe không đảm bảo (người công tác không đủ tiêu chuẩn toán vé máy bay mua vé theo hạng quy định) tuỳ theo tình hình thực tế, hiệu công việc, TGĐ xem xét định phê duyệt đồng ý cho công tác phương tiện máy bay phương tiện khác vượt hạng quy định văn theo mẫu đính kèm quy định b/ Phụ cấp lưu trú (phụ cấp đường) - Phụ cấp lưu trú nhằm hổ trợ thêm tiền ăn, ở, tiêu vặt, phí phục vụ … mức bình thường ngày công tác (không có bia, rượu, chiêu đãi, tiếp khách, mua quà ), tính từ ngày bắt đầu công tác đến nơi tính theo Giấy đường - Phụ cấp lưu trú áp dụng trường hợp người cử công tác theo Giấy giới thiệu Giấy đường TGĐ người TGĐ uỷ quyền phê duyệt đến địa điểm cách xa nơi làm việc từ 30Km trở lên có xác nhận nơi đến công tác (dấu quan, đơn vị liên hệ, khách sạn nơi công tác nước dấu quan xuất nhập cảnh trường hợp công tác nước ngoài) - Mức phụ cấp lưu trú nước quy định theo ngày sau: + Phụ cấp lưu trú TP trực thuộc Trung ương: 100.000 đ/người/ngày + Phụ cấp lưu trú tỉnh, thành phố khác: 50.000 đ/người/ngày - Mức phụ cấp lưu trú nước quy định theo ngày sau: + Phụ cấp lưu trú nước nhóm 1: Mức A: Mức B: + Phụ cấp lưu trú nước nhóm 2: Mức A: Mức B: + Phụ cấp lưu trú nước nhóm 3: Mức A: Mức B: + Phụ cấp lưu trú nước nhóm 4: Mức A: Mức B: 105 USD/người/ngày 95 USD/người/ngày 100 USD/người/ngày 90 USD/người/ngày 85 USD/người/ngày 75 USD/người/ngày 75 USD/người/ngày 65 USD/người/ngày + Phụ cấp lưu trú nước toán theo mẫu đính kèm quy định c/ Tiền thuê chỗ ở: - CBNV công tác nước toán tiền thuê chỗ nơi đến công tác với mức tối đa theo quy định sau: Mức A: + Tiền TP trực thuộc Trung ương: + Tiền tỉnh, thành phố khác: 500.000 đ/người/ngày 300.000 đ/người/ngày Mức B: + Tiền TP trực thuộc Trung ương: + Tiền tỉnh, thành phố khác: 300.000 đ/người/ngày 150.000 đ/người/ngày + Trường hợp mình, đoàn có lẻ người, khác giới buộc phải thuê phòng riêng, phòng đơn (1 người) toán mức tối đa sau: Mức A: * Tiền TP trực thuộc Trung ương: 1.000.000 đ/người/phòng/ngày * Tiền tỉnh, thành phố khác: 500.000 đ/người/phòng/ngày Mức B: * Tiền TP trực thuộc Trung ương: * Tiền tỉnh, thành phố khác: 500.000 đ/người/phòng/ngày 300.000 đ/người/phòng/ngày + Trường hợp đặc biệt phải thuê chỗ mức cao định mức phải TGĐ đồng ý toán theo hoá đơn thực tế hợp lý, hợp lệ + Trường hợp người công tác tự thu xếp chỗ (ngoài hệ thống dịch vụ khách sạn, nhà trọ, nhà nghỉ ) mà đảm bảo hiệu công việc toán mức khoán tự xếp chỗ 75.000đ/người/ngày - Các trường hợp công tác đi, ngày công ty, đơn vị nơi đến công tác bố trí chỗ không áp dụng toán tiền thuê chỗ - CBNV công tác nước toán tiền thuê chỗ theo hoá đơn chứng từ hợp lệ, phù hợp với thực tế nơi công tác nước theo dự toán duyệt d/ Tiền khoán công tác phí hàng tháng: + CBNV phải thường xuyên công tác lưu động, quan hệ giao dịch ngoại tỉnh/TP 30km/ngày 15ngày/tháng (mà không toán phụ cấp đường theo ngày quy định điểm b mục 4.2.2) toán tiền khoán công tác phí hàng tháng tối đa không 200.000 đ/người/tháng để chi tiêu cho hao mòn xe, nhiên liệu, phí giữ xe cá nhân + Đối tượng toán tiền khoán công tác phí hàng tháng mức tiền khoán cụ thể TGĐ người TGĐ uỷ quyền định phê duyệt toán theo tháng văn theo mẫu đính kèm e/ Các khoản phí, lệ phí khác theo thông lệ quốc tế (trường hợp công tác nước ngoài) toán theo hoá đơn chứng từ hợp lệ, phù hợp với thực tế nơi công tác V/ BIỂU MẪU KÈM THEO: Giấy đề nghị công tác Giấy giới thiệu Kế hoạch công tác Bảng xác nhận công tác Báo cáo kết công tác Bảng kê toán công tác phí Bảng kê phụ cấp lưu trú nước Tờ trình công tác phí vượt khung hạng ... hạng quy định) tuỳ theo tình hình thực tế, hiệu công việc, TGĐ xem xét định phê duyệt đồng ý cho công tác phương tiện máy bay phương tiện khác vượt hạng quy định văn theo mẫu đính kèm quy định. .. Xác định mức mà quản lý, nhân viên phải thực công tác - Xác định sách, chế độ quản lý, nhân viên công tác II/ PHẠM VI: - Áp dụng cho toàn công ty III/ ĐỊNH NGHĨA: - Không có IV/ NỘI DUNG: Quy. .. theo phân công TGĐ người TGĐ uỷ quy n phân công Giấy giới thiệu, Giấy đường định cử công tác - Trường hợp công tác nước phải có định văn TGĐ TGĐ công tác nước phải có định văn Chủ tịch HĐQT - Chủ