Sử dụng data validation trong microsoft excel 2013

Sử dụng Data Validation Microsoft Excel 2013 Data Validation tính hiệu Microsoft Excel bạn cần chia sẻ bảng tính với nhiều người khác lại muốn giữ cho nội dung bảng tính thống Trong ô kích hoạt Data Validation, người tạo bảng tính bắt buộc người dùng lựa chọn liệu từ danh sách định trước, hạn chế ô số loại liệu vài thứ khác thiết lập tùy chỉnh phức tạp có liên quan Bạn sử dụng tính Data Validation cho toàn hàng, cột cho ô riêng lẻ Bài viết minh hoạ việc áp dụng cho tất liệu nhập vào cột B Sau chọn cột B, bạn nhấp vào thẻ Data menu Ribbon nhấn nút Data Validation nhóm Data Tools Cửa sổ Data Validation ra, bạn thiết lập để Excel giới hạn liệu loại ngày tháng, số, số thập phân, thời gian có chiều dài định cách chọn thẻ Settings Nếu bạn muốn tạo danh sách chọn dạng trình đơn thả xuống, chọn List Các lựa chọn cho trình đơn nhập vào ô Source hai cách sau Cách 1: gõ trực tiếp lựa chọn riêng biệt phân cách với dấu phẩy Cách hữu ích số lượng lựa chọn Tuy nhiên, bạn có nhiều lựa chọn muốn quản lý chúng dễ dàng hơn, bạn nên sử dụng cách 2: gõ trước lựa chọn vào số ô gần dùng nút chọn vùng liệu bên cạnh hộp Source để tham chiếu đến ô Tiếp theo, ta chuyển đến thẻ Input Message Đây tuỳ chọn để hiển thị thông báo hướng dẫn gửi đến người dùng ô liệu Data Validation chọn Tương tự thế, thẻ Error Alert hiển thị thông báo lỗi người người dùng nhập liệu không phù hợp với yêu cầu Data Validation Bạn nhập bật nội dung cho thông báo tốt nên ngắn gọn đầy đủ thông tin Tất sẵn sàng, mũi nhỏ xuất bên phải ô Data Validation ô chọn Nếu bạn nhấp vào mũi tên, trình đơn thả xuống mở để bạn chọn chi tiết từ danh sách ô Source thẻ Settings Khi làm việc môi trường Excel, không hài lòng với cấu hình mặc định đó, bạn hoàn toàn thay đổi theo ý Bằng cách đó, Excel giúp bạn làm việc hiệu hơn, hữu ích Sau số thiết lập phổ biến mà bạn cần quan tâm Đường dẫn lưu File: Có nhiều người không thích sử dụng thư mục lưu file mặc định My Documents Vì người ta nhanh chóng thay đổi thư mục mặc định thao tác sau - Với Excel 2007, từ cửa sổ bạn nhấn chọn Office Button click vào nút Excel Options phía Trong Excel 2003, chọn Options từ danh mục Tools - Trong Panel bên trái, chọn mục Save Với Excel 2003, chọn thẻ General - Trong ô nhập sau dòng chữ Default File Location, bạn gõ đường dẫn tới thư mục mà muốn lưu file nhấn Browser để duyệt chọn Sau nhấn OK 2 Số bảng tính (Sheets): Mỗi cửa sổ kích hoạt bao gồm Sheet cung cấp theo mặc định, bạn xóa, thêm thay đổi số bảng tính mặc định Cũng Options, bạn chọn thẻ General cho Excel 2003 mục Popular Excel 2007 Tiếp theo với Excel 2007, nhập số Sheet tùy ý vào ô tùy chọn sau dòng chữ Include This Many Sheets field Với Excel 2003, nhập số Sheet tùy ý vào ô trông sau dòng chữ Sheet in new workbook Mở file bảng tính cụ thể khởi động: Ngoài viêc tạo Shortcut cho file liệu Desktop việc tự động mở file bảng tính cụ thể Excel cách tốt để tiết kiệm thời gian truy xuất thường xuyên làm việc với bảng tính Tùy thuộc vào phiên Windows mà bạn sử dụng, mở thư mục XLStart theo đường dẫn: - Windows XP: C:\Documents and Settings\user name\Application Data\Microsoft\Excel\XLStart - Windows Vista: C:\Users\user name\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart - Windows 7: C:\Program Files\Microsoft Office\Office \XLStart Sau chép file cần sử dụng vào thư mục Con trỏ di chuyển: Khi bạn nhập liệu xong ô Enter trỏ chuyển xuống ô phía dưới, bạn nhập liên tiếp liệu ô bên trái bên phải sao? Và thay đổi di chuyển trỏ sau: - Từ Options, chọn mục Advanced với Excel 2007 thẻ Edit với Excel 2003 - Tiếp theo, danh mục xổ xuống dòng chữ After pressing Enter, move selection Excel 2007, bạn chọn kiểu di chuyển Right Left Trong Excel 2003, tùy chọn sau dòng chữ Move Selection After Enter Kích thước hàng: Như bạn biết, bảng tính Excel có nhiều hàng với số thứ tự từ Trong trường hợp bạn nhập hàng trăm liệu muốn dùng chuột kéo thay đổi kích thước hàng nhiều thời gian Có cách kích thước tất hàng chọn sau: Rê chuột vào ô thứ tự số nhấn chuột trái đồng thời giữ kéo xuống để chọn toàn số hàng cần thay đổi Sau click chuột phải vào khu vực cột số thư tự chọn Row Height Tại đây, bạn thay đổi kích thước mặc định theo ý muốn 6 Định dạng tệp tin: Khi chia sẻ tệp tin Excel 2007 2010 (.xlsx) cho sử dụng Excel 2003 chắn người sử dụng vấn đề tương thích phiên Office mà họ phải tìm cách chuyển đổi định dạng xls Chẳng lẽ bạn phải chuyển office 2003 hay lần muốn lưu têp tin phải vào Save as để định dạng lại Do bạn cần thay đổi định dạng tệp tin mặc định xls lần sau: - Với Excel 2003, chọn thẻ … từ cửa sổ Options Với Excel 2007, chọn mục Save từ Panel bên trái cửa sổ Excel Options - Ngay tùy chọn sau dòng chữ Save files in this format, bạn chọn kiểu định dạng tệp tin Excel 97 – 2003 Workbook từ danh mục xổ xuống tương ứng Kích hoạt tính Wrap Text Wrap Text tạm dịch tính bao văn bản, nghĩa bạn nhập chuỗi dài văn ô sau Enter qua ô khác, bạn không nhìn thấy toàn nội dung hiển thị ô trước vừa nhập chiếm dụng vùng biên ô kế bên phải Do khắc phục điều cách mặc định cho toàn bảng tính sau: - Từ thẻ Home cửa sổ Excel 2007, nhấn chọn biểu tượng Cell Styles nhóm lệnh Styles, với Excel 2003 bạn nhấn vào mục Style từ danh mục Format - Tiếp theo, cửa sổ bật nhấn chuột phải vào ô Normal nằm đàu tiên chọn Modify Với Excel 2003, chọn Normal Style Name nhấn Modify chuyển qua bước thứ - Trong cửa sổ Style Excel 2007, nhấn nút Format - Duyệt chọn thẻ Alignment, đánh dấu kiểm trước mục Wrap text khung Text control Nhấn OK lần để thừa nhận Kích thước font cho Comment Với Comment Excel, bạn dễ dàng thay đổi kiểu font kích thước font từ tùy chọn hiển thị công cụ click chuột phải vào chọn Format Comment Tuy nhiên việc thay đổi kích thước font mặc định cho tất Comment toàn bảng tỉnh bạn thực thông qua Excel mà phải thiết lập sau: Với Windows 7: Nhấn chuột phải lên hình Desktop chọn Personalize, chọn biểu tượng Windows Color phía dưới, cửa sổ nhấn tiếp vào dòng chữ màu xanh Advanced appearance settings Từ danh mục xổ xuống Item, bạn chọn ToolTip, từ định dạng thuộc tính tuơng ứng phía kiểu font, kích thước màu chữ Cuối nhấn OK Với Windows XP: Nhấn chuột phải lên hình Desktop chọn Properties, duyệt thẻ Appearance nhấn nút Advanced phía Thực bước lại tương tự Windows [...]... chọn mục Advanced với Excel 2007 và thẻ Edit với Excel 2003 - Tiếp theo, trong danh mục xổ xuống dưới dòng chữ After pressing Enter, move selection trong Excel 2007, bạn hãy chọn kiểu di chuyển là Right hoặc Left Trong Excel 2003, tùy chọn sau dòng chữ Move Selection After Enter 5 Kích thước của các hàng: Như bạn đã biết, trong bảng tính Excel có rất nhiều hàng với số thứ tự từ 1 Trong trường hợp bạn... Tiếp theo, trong cửa sổ bật ra hãy nhấn chuột phải vào ô Normal nằm đàu tiên và chọn Modify Với Excel 2003, chọn Normal trong Style Name và nhấn Modify rồi chuyển qua bước thứ 4 - Trong cửa sổ Style của Excel 2007, nhấn nút Format - Duyệt chọn thẻ Alignment, đánh dấu kiểm trước mục Wrap text trong khung Text control Nhấn OK 2 lần để thừa nhận 8 Kích thước font cho Comment Với mỗi Comment trong Excel, bạn... một chuỗi dài văn bản trong một ô sau đó Enter qua ô khác, bạn sẽ không nhìn thấy toàn bộ nội dung được hiển thị trong ô trước đó vừa nhập hoặc nó sẽ chiếm dụng vùng biên của các ô kế bên phải Do đó chúng ta có thể khắc phục điều một cách mặc định cho toàn bộ bảng tính như sau: - Từ thẻ Home trong cửa sổ Excel 2007, nhấn chọn biểu tượng Cell Styles trong nhóm lệnh Styles, với Excel 2003 bạn nhấn vào... khu vực của cột chứ số thư tự và chọn Row Height Tại đây, bạn hãy thay đổi kích thước mặc định theo ý muốn 6 Định dạng tệp tin: Khi chia sẻ một tệp tin Excel 2007 và 2010 (.xlsx) cho một ai đó đang sử dụng Excel 2003 thì chắc chắn người đó không thể sử dụng được ngay vì vấn đề tương thích giữa các phiên bản Office mà họ phải tìm cách chuyển đổi về định dạng xls Chẳng lẽ bạn phải chuyển về office 2003... bạn chỉ cần thay đổi định dạng tệp tin mặc định là xls một lần duy nhất như sau: - Với Excel 2003, chọn thẻ … từ cửa sổ Options Với Excel 2007, chọn mục Save từ Panel bên trái trong cửa sổ Excel Options - Ngay trong tùy chọn đầu tiên sau dòng chữ Save files in this format, bạn hãy chọn kiểu định dạng tệp tin là Excel 97 – 2003 Workbook từ danh mục xổ xuống tương ứng 7 Kích hoạt tính năng Wrap Text... chọn được hiển thị trong thanh công cụ hoặc click chuột phải vào nó và chọn Format Comment Tuy nhiên việc thay đổi kích thước font mặc định cho tất cả các Comment đối với toàn bộ các bảng tỉnh thì bạn không thể thực hiện thông qua Excel được mà phải thiết lập như sau: Với Windows 7: Nhấn chuột phải lên màn hình Desktop và chọn Personalize, chọn biểu tượng Windows Color phía dưới, trong cửa sổ tiếp theo ... nameApplication Data Microsoft Excel XLStart - Windows Vista: C:Usersuser nameAppDataLocal Microsoft Excel XLStart - Windows 7: C:Program Files Microsoft OfficeOffice XLStart Sau chép file cần sử dụng. ..Sau chọn cột B, bạn nhấp vào thẻ Data menu Ribbon nhấn nút Data Validation nhóm Data Tools Cửa sổ Data Validation ra, bạn thiết lập để Excel giới hạn liệu loại ngày tháng, số, số thập... sau - Với Excel 2007, từ cửa sổ bạn nhấn chọn Office Button click vào nút Excel Options phía Trong Excel 2003, chọn Options từ danh mục Tools - Trong Panel bên trái, chọn mục Save Với Excel 2003,