Khai thác tiện ích thư điện tử Bất kể bạn người dùng hay quen thuộc với việc sử dụng thư điện tử (email), với 13 thủ thuật dành cho phần mềm gửi nhận email thông dụng Microsoft Outlook 2003, Outlook Express Mozilla Thunderbird 1.5 giới thiệu viết bạn khám phá tận dụng tính đơn giản hữu ích phần mềm Quản lý nhiều tài khoản: Nếu sở hữu nhiều tài khoản thư điện tử khác không muốn mở hộp thư bạn nên cấu hình để phần mềm nhận email thực công việc Hầu hết phần mềm gửi nhận email có khả quản lý lúc nhiều tài khoản thư điện tử Trong Outlook, để bổ sung tài khoản email, bạn chọn Tools.E-mail Accounts, đánh dấu tùy chọn Add a new e-mail account nhấn Next Tiếp đến, chọn chuẩn nhận thư thích hợp (thường POP3), nhấn Next sau nhập thêm thông tin cần thiết họ tên, địa máy chủ dịch vụ thư điện tử Sau nhấn Next Finish Nếu sử dụng Outlook Express (OE) bạn chọn Tools.Accounts.Add.Mail, nhập tên hộp thư điện tử nhấn Next Sau đó, nhập địa máy chủ dịch vụ thư điện tử, nhấn Next lần nữa, tiếp đến bạn nhập tên tài khoản mật Sau nhấn Next.Finish.Close để kết thúc Với Thunderbird, bạn chọn Tools.Account Settings.Add Account.Email account.Next, sau nhập tên địa hộp thư điện tử, nhấn Next, chọn giao thức chuyển/nhận thư, nhập địa máy chủ dịch vụ thư điện tử, tiếp tục nhấn Next lần Sau nhập tên người dùng, tên tài khoản sau nhấn Finish Đồng hộp thư: Thông thường, hầu hết phần mềm gửi nhận email tự động xóa thư lưu máy chủ sau người dùng tải thư máy tính Điều có nghĩa bạn thấy thư điện tử cũ (hay xác thư đọc) sử dụng máy tính khác để kiểm tra hộp thư (ví dụ nhà hay quán cafe internet) Để lúc đọc thư lẫn thư cũ nhiều máy tính khác nhau, bạn cần cấu hình để phần mềm gửi nhận email không tự tiện xóa thư máy chủ Với Outlook, bạn chọn Tools.E-mail Accounts, nhấn Next, chọn tài khoản thư điện tử cần thay đổi danh sách E-mail Accounts nhấn nút Change Tiếp đến, chọn More Settings.Advanced, đánh dấu tùy chọn Leave a copy of messages on the server chọn OK.Next.Finish để kết thúc Ngoài ra, thẻ Advanced, bạn đánh dấu tùy chọn Remove from server when deleted from "Deleted Items" muốn xóa thư máy chủ bạn thực xóa thư mục Deleted Items Outlook Nếu sử dụng OE, chọn Tools.Accounts, chọn tài khoản thư cần thay đổi thẻ Mail, chọn Properties.Tại thẻ Advanced, đánh dấu tùy chọn Leave a copy of messages on server (cũng đánh dấu tùy chọn Remove from server when deleted from "Deleted Items" sử dụng Outlook) sau nhấn OK, đến Close Với Thunderbird, bạn chọn Tools.Account Settings, chọn Server Settings bên tài khoản thư điện tử cần thay đổi, đánh dấu tùy chọn Leave messages on server (và Until I delete or move them from "Inbox" muốn) cuối chọn OK Thao tác nhanh với phím tắt: Với phím tắt, bạn tiết kiệm nhiều thời gian so với thao tác chuột Để nhận thư Outlook Outlook Express, bạn ấn tổ hợp phím – M Thunderbird ấn – - T Để mở cửa sổ soạn thảo thư ứng dụng trên, bạn sử dụng tổ hợp phím tắt - N, để gửi thư đó, bạn ấn - S (trong Outlook Outlook Express) hay – Thunderbird Ngoài ra, bạn sử dụng phím mũi tên lên/xuống để duyệt qua thư thư mục, ấn để xem, sau ấn để đóng cửa sổ vừa mở Gửi thư trang web: Thông thường, muốn gửi trang web cho người dùng khác, đơn cần thích liên kết đến trang web nội dung thư Tuy nhiên, có cách đơn giản để bạn "nhúng" toàn trang web vào thư, giống hệt đính kèm tập tin Với Outlook, bạn chọn Tools.Options, thẻ Mail Format, chọn HTML danh sách thả xuống Compose in this message format cuối nhấn OK Sau sử dụng trình duyệt Internet Explorer (IE) để truy cập đến địa trang web cần gửi, chọn File.Send.Page by E-mail Một thư Outlook tạo với nội dung toàn trang web mục Subject xuất dòng chữ "Emailing:" kèm theo địa trang web Sau đó, bạn nhập địa người nhận nhấn phím Send (hay sử dụng tổ hợp phím tắt - S) để gửi thư Xin lưu ý, trang web hiển thị xác Outlook Để gửi trang web OE , bạn chọn Message.New Message Using.Web Page Trong hộp thoại Send Web Page, nhập địa trang web cần gửi nhấn OK (hay ấn ) Trang web hay xác toàn nội dung trang web dán vào thư, nhập địa người nhận, tiêu đề thư gửi bình thường Với Thunderbird, ấn phím tắt - N, chọn File.Attach.Web Page, nhập địa trang web ấn Sau đó, toàn nội dung trang web đính kèm vào thư Đổi địa máy chủ dịch vụ: Nếu vài tình đó, máy chủ dịch vụ thư điện tử SMTP (dùng để gửi thư đi) không hoạt động bạn thay dịch vụ khác Dĩ nhiên, thủ thuật giả sử bạn sử dụng nhiều tài khoản email) Trong Outlook, chọn Tools.E-mail Accounts, đánh dấu tùy chọn View or change existing e-mail accounts, nhấn Next, chọn tài khoản email cần thay đổi địa máy chủ dịch vụ nhấn Change Sau nhập địa máy chủ SMTP cần sử dụng vào mục Outgoing mail server (SMTP) Nếu máy chủ đòi hỏi mật khẩu, nhấn More Settings, chọn thẻ Outgoing Server, chọn mục My outgoing server (SMTP) requires authentication, đánh dấu tùy chọn Log on using, sau nhập tên tài khoản mật khẩu, cuối nhấn OK.Next.Finish Với Outlook Express, bạn chọn Tools.Accounts.Mail, chọn tài khoản cần thay đổi, chọn Properties.Servers, nhập địa máy chủ SMTP vào mục Outgoing mail (SMTP) Nếu máy chủ đòi hỏi mật khẩu, chọn mục My server requires authentication nhấn Settings, sau nhập mật đăng nhập, nhấn OK hai lần cuối Close Với Thunderbird, bạn chọn Tools.Account Settings.Outgoing Server.Add Nhập thông tin mô tả, địa máy chủ dịch vụ địa hộp thư Sau nhấn OK, tiếp đến hộp thoại Account Settings, chọn Set Default để tạo phần cấu hình máy chủ dịch vụ thư điện tử mặc định Sử dụng Gmail Outlook OE: Dù dịch vụ thư điện tử Gmail () có giao diện đơn giản bạn muốn sử dụng phần mềm gửi nhận email máy tính để truy xuất tài khoản Gmail Bạn thực cài đặt cách thủ công hay sử dụng công cụ Google thiết kế riêng cho Outlook OE Đăng nhập dịch vụ Gmail với tài khoản thư điện tử bạn, chọn Settings Forwarding and POP, sau đánh dấu tùy chọn Enable POP nhấn Save Changes để lưu lại thay đổi vừa thực Sau tải chạy tiện ích cấu hình tự động Gmail Client Configuration từ địa find.pcworld.com/50404 Tiếp đến, cửa sổ chương trình vừa xuất hiện, bạn chọn chương trình gửi nhận thư điện tử mà bạn muốn sử dụng để truy xuất hộp thư Gmail sau nhấn Configure Dù tính cho không hoạt động với Outlook 2003, Outlook tự động nhắc nhở bạn đồng tài khoản Gmail mà bạn bổ sung vào Outlook Express Với phần mềm gửi nhận thư điện tử khác, mục Forwarding and POP trang chủ Gmail, bạn nhấn vào liên kết Configuration instructions để xem hướng dẫn cần thiết Thông báo thư Gmail mới: Một nhược điểm dễ nhận thấy dịch vụ thư điện tử tảng web (hay Webmail) bạn phải nhớ thường xuyên kiểm tra chúng Với Gmail, bạn giải phóng khỏi việc bổ sung tài khoản Gmail vào Outlook hay OE Ngoài ra, tiện ích Gmail Notifier (tải thử nghiệm Beta find.pcworld.com/50412) thông báo đến bạn hộp thư Gmail nhận thư Tự động thêm chữ ký: Chữ ký thư điện tử (signature) đoạn văn thường tự động chèn vào cuối thư gửi giúp người nhận biết thư gửi từ đâu thông tin cần thiết người gửi Một chữ ký thư điện tử thiết kế hợp lý, với đầy đủ thông tin thực tỏ hiệu lần bạn phải liên hệ với qua email Để chèn signature vào thư Outlook, bạn chọn Insert.Signature lựa chọn chữ ký điện tử cần hiển thị từ trình đơn vừa xuất Để tạo signature, bạn chọn Tools.Options, thẻ Mail Format, bạn nhấn vào nút Signatures Trong hộp thoại Create Signature, chọn New thực bước lại theo hướng dẫn Với Outlook Express, để chèn signature vào thư soạn thảo, bạn chọn Insert.Signature Để tạo mới, bạn chọn Tools.Options.Signatures.New) Còn với Thunderbird, bạn sử dụng Notepad để thiết kế chữ ký thư điện tử lưu lại dạng tập tin văn Khởi động Thunderbird chọn Tools.Account Settings, chọn tài khoản thư điện tử cần tự động chèn chữ ký vào cuối thư đánh dấu tùy chọn Attach this signature, nhấn Choose, chọn chữ ký cần hiển thị cuối nhấn OK Tận dụng Stationery: Một thư điện tử trình bày cách tạo nhiều thiện cảm ý từ phía người nhận Để áp dụng mẫu trình bày có sẵn Outlook, bạn chọn Actions, New Mail Message Using.More Stationery, sau lựa chọn mẫu thư muốn sử dụng danh sách liệt kê (có thể xem trước) cuối nhấn OK Nếu sử dụng Outlook Express, chọn Message.New Message Using, chọn mẫu thư Nếu bạn muốn thấy toàn mẫu thư, chọn Select Stationery Nếu muốn tự tạo mẫu thư bạn nhấn vào nút Create New hộp thoại Select Stationery, sau thực bước theo hướng dẫn 10 Đọc tin RSS Thunderbird: Ngoài tính thông thường, Thunderbird 1.5 dùng làm công cụ để đọc blog tin điện tử RSS Thủ tục thực sau: chọn Tools.Account Settings, nhấn Add Account, chọn RSS News & Blogs, nhấn Next hai lần, cuối Finish Từ đây, bạn sẵn sàng để bổ sung tin: danh sách thư mục khung cửa sổ bên trái, chọn News & Blogs, nhấn Manage Subscriptions.Add, sau nhập địa tin vào hộp thoại Feed Properties cuối nhấn OK 11 Đọc tin RSS Outlook: Tích hợp tính đọc RSS tiện ích gửi nhận thư điện tử ý tưởng tốt, Microsft hỗ trợ tính phiên Outlook Office 12 dự kiến giới thiệu vào cuối năm Nhưng không muốn chờ đợi, bạn sử dụng Attensa for Outlook (w), tiện ích bổ sung cho Outlook có khả cập nhật tức thời tin RSS Ngoài ra, Attensa kèm công cụ RSS dành cho trình duyệt Firefox Internet Explorer, hỗ trợ thêm chức phát podcast iTunes Windows Media Player khả chèn đường dẫn đến tin RSS vào trang nhật ký trực tuyến (blog) bạn 12 Giấu danh sách người nhận: Việc gửi thư lúc cho nhiều người giúp bạn tiết kiệm thời gian, nhiên đôi lúc bạn muốn người nhận (cũng vài người hay tất cả) biết nhận thư lý Khi ấy, bạn nên nhập địa người nhận muốn "giấu mặt" vào mục Bcc (Blind Carbon Copy) Nếu tạo thư Outlook mà không thấy mục Bcc, chọn View.Bcc Field Với OE, bạn chọn View.All Headers Còn sử dụng Thunderbird, bạn nhấn chuột vào hình mũi tên xuống bên cạnh mục To: chọn Bcc 13 Lọc thư Outlook: Với Outlook, bạn dễ dàng thiết lập quy luật để chuyển thư tương tự vào thư mục (ví dụ từ nhóm địa hay phần tiêu đề thư có chữ "PCW" chẳng hạn) cảnh báo xuất chúng thông báo hay âm Cách thực sau: chọn Rules and Alerts, thẻ Email Rules, bạn nhấn vào mục New Rule thực theo hướng dẫn Một cách khác đơn giản bạn nhấn phải chuột lên thư, chọn Create Rule, sau thực theo bước hướng dẫn Ngoài ra, để Outlook nhắc nhở bạn thư quan trọng, nhấn phải chuột lên thư chọn Follow Up Add Reminder, sau thiết lập ngày thời gian trình đơn "Due by" ... find.pcworld.com/50412) thông báo đến bạn hộp thư Gmail nhận thư Tự động thêm chữ ký: Chữ ký thư điện tử (signature) đoạn văn thư ng tự động chèn vào cuối thư gửi giúp người nhận biết thư gửi từ đâu thông tin cần... địa hộp thư Sau nhấn OK, tiếp đến hộp thoại Account Settings, chọn Set Default để tạo phần cấu hình máy chủ dịch vụ thư điện tử mặc định Sử dụng Gmail Outlook OE: Dù dịch vụ thư điện tử Gmail... tài khoản thư điện tử cần tự động chèn chữ ký vào cuối thư đánh dấu tùy chọn Attach this signature, nhấn Choose, chọn chữ ký cần hiển thị cuối nhấn OK Tận dụng Stationery: Một thư điện tử trình